Трудовой договор: порядок оформления и подписание ЭП в 2026

Трудовой договор оформляется в письменной форме в двух экземплярах: его подписывают до выхода на работу, а если человека фактически допустили к работе раньше, то не позднее 3 рабочих дней со дня допуска (статья 67 ТК РФ). Маршрут одинаков для бумаги и электронного вида: документы по статье 65, ознакомление с ЛНА до подписания, сам договор, приказ о приёме по решению работодателя, сведения по форме ЕФС-1 в Социальный фонд. Бессрочный договор остаётся правилом, срочный заключается не больше чем на 5 лет и только по основаниям статьи 59. Способ подписи зависит от формы: на бумаге стороны расписываются собственноручно, в КЭДО работодатель ставит УКЭП, а работник — УКЭП, УНЭП или УНЭП Госключа; простой электронной подписью трудовой договор не подписывается.

Ниже разобран весь путь от заявления кандидата до файла, подписанного обеими сторонами: какие сроки жёсткие, какие документы требовать нельзя, когда срочный договор суд признаёт бессрочным и почему испытание, не записанное в договоре, не действует. Отдельно показано, где электронное оформление не сработает: работники со стажем до 2022 года без согласия, иностранцы, подпись после испытательного срока. Штрафы за ошибки, пошаговая инструкция для КЭДО, образцы документов, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Порядок оформления трудового договора: этапы и сроки по ТК РФ

Трудовые отношения возникают либо из подписанного договора, либо из фактического допуска к работе с ведома работодателя. Во втором случае договор всё равно оформляется письменно, и отсчёт идёт с первого дня, когда человек приступил к работе, а не с даты, которую стороны потом впишут в документ. Статья 67 ТК РФ даёт на это 3 рабочих дня.

Процедура приёма состоит из последовательных этапов. Порядок этапов 2-4 менять нельзя: ознакомление с локальными актами по статье 68 ТК РФ идёт до подписания договора, а не после.

Жёстких сроков в таблице 2: 3 рабочих дня на договор при фактическом допуске и следующий рабочий день на ЕФС-1. Приказ о приёме с 2022 года стал правом работодателя, а не обязанностью, но большинство компаний его сохраняет: от даты приказа удобно считать срок подачи ЕФС-1 и на нём держится учёт в 1С:ЗУП. Для человека, который устраивается впервые, работодатель заводит сведения о трудовой деятельности только в электронном виде, бумажную трудовую книжку ему не оформляют.

Официальный разбор возрастных ограничений, перечня документов и формы договора Минтруд держит на странице о заключении трудового договора: её удобно открыть, если нужно показать кандидату или руководителю норму первоисточника.

Какие документы работник приносит и что требовать нельзя

Перечень статьи 65 ТК РФ закрытый. Для всех работников в нём паспорт (при отсутствии отметки о регистрации — справка из МВД), трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, СНИЛС, документы воинского учёта для военнообязанных и подлежащих призыву, документы об образовании, если должность требует квалификации. Трудовая книжка не нужна тому, кто устраивается впервые или идёт на работу по совместительству.

Отдельные категории приносят больше. Справка об отсутствии судимости нужна там, где к работе не допускаются лица с судимостью или уголовным преследованием, в первую очередь в педагогике. Внешний совместитель на вредную или опасную работу приносит справку с основного места работы о характере и условиях труда. Для несовершеннолетних нужны согласия родителей или органа опеки, для иностранцев — патент, разрешение на работу или вид на жительство.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Расширить перечень статьи 65 может только федеральный закон, указ Президента или постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и внутренний регламент компании такого права не дают. Когда служба безопасности просит принести справку о доходах с прошлого места или характеристику, законного основания для этого нет: кандидат вправе отказать, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя. ИНН и свидетельства о рождении детей работник приносит только по собственной инициативе, для вычета, а не для приёма.»

Проверить себя перед приёмом можно по трём вопросам: есть ли в нашем списке документ, которого нет в статье 65 или в федеральном законе для этой должности; требуется ли справка о судимости именно для этой должности; не совместитель ли кандидат на вредную работу.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Образцы документов для оформления приёма на работу

Начните с трудового договора по основному месту работы, остальные документы оформляются вокруг него в том порядке, в каком стоят в таблице.

Срок трудового договора: бессрочный, срочный и период испытания

Если в договоре не указан срок, он заключён на неопределённый срок. Срочный договор допустим только тогда, когда характер работы или условия её выполнения не позволяют заключить бессрочный (часть 2 статьи 58 ТК РФ), либо по соглашению сторон в случаях, прямо перечисленных в части 2 статьи 59. Перечень оснований закрытый, а минимальный срок срочного договора закон не устанавливает.

По таблице видно, что срок договора и срок испытания связаны: чем короче срочный договор, тем меньше возможностей проверить работника. Для договора на 6 недель испытание не предусматривается вовсе, и увольнение по статье 71 ТК РФ в таком случае невозможно.

Истечение срока — самостоятельное основание прекращения по пункту 2 части 1 статьи 77 ТК РФ. Если ни одна сторона не потребовала расторжения в связи с истечением срока, а работник продолжает работать, договор становится бессрочным (часть 4 статьи 58). Если суд установит, что достаточных оснований для срочного договора не было, он тоже считается заключённым на неопределённый срок (часть 5 статьи 58). Основание срочности поэтому пишется в самом договоре: не «на время проекта», а конкретная норма статьи 59 и обстоятельство, которое её подтверждает.

Испытание работает, только если оно записано в договоре

Условие об испытании включается в трудовой договор по соглашению сторон. Если его там нет, работник принят без испытания, даже если в приказе или в устной договорённости срок назван. Исключение из статьи 70 — случай, когда человека фактически допустили без договора: тогда условие об испытании можно включить, только если оно оформлено отдельным соглашением до начала работы.

Кассационная практика 2022-2023 годов добавляет две границы. Повторное испытание при новом договоре на ту же должность Верховный Суд квалифицировал как злоупотребление правом, увольнение признано незаконным. Восстановленному по суду работнику испытание не устанавливается: это возврат в прежние отношения, а не новый приём.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Испытание проверяет соответствие поручаемой работе, а поручаемая работа определяется трудовой функцией и должностной инструкцией. Если обязанностей нет ни в договоре, ни в инструкции, с которой человек ознакомлен, суд не видит предмета проверки, и увольнение по итогам испытания не устоит. Минимум перед установлением испытания: обязанности записаны, работник ознакомлен под подпись до начала работы, задачи на период испытания доведены, доступ к рабочим системам выдан.»

Форма трудового договора и обязательные условия по статье 57 ТК РФ

Отсутствие обязательного условия не делает договор недействительным: по статье 57 ТК РФ его дописывают дополнительным соглашением или приложением. Но до этого момента у работодателя незакрытое нарушение, которое инспектор ГИТ фиксирует при проверке, а в споре о трудовой функции или испытании оно работает против компании.

Обязательными статья 57 называет:

• место работы, а если работник принимается в филиал или обособленное подразделение в другой местности, — место работы с указанием подразделения;
• трудовую функцию: должность по штатному расписанию, профессию или специальность с квалификацией, конкретный вид работы;
• дату начала работы, а для срочного договора — срок действия и обстоятельства или причины, послужившие основанием для срочности;
• условия оплаты труда: оклад или тарифную ставку, доплаты, надбавки, поощрительные выплаты;
• режим рабочего времени и времени отдыха, если он отличается от общих правил у работодателя;
• гарантии и компенсации за работу с вредными или опасными условиями труда с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;
• условия, определяющие характер работы: подвижной, разъездной, в пути;
• условия труда на рабочем месте;
• условие об обязательном социальном страховании.

С 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025. Если наименование или код должности меняется, в штатное расписание вносится изменение приказом, а в трудовые договоры — дополнительными соглашениями; классификатор связан с кодом трудовой функции, который уходит в ЕФС-1.

Дополнительные условия — испытание, неразглашение тайны, обязанность отработать после обучения за счёт работодателя, уточнение прав и обязанностей сторон. Для работников государственных и муниципальных учреждений в договор или дополнительное соглашение по рекомендациям Минтруда вносятся продолжительность основного и дополнительного отпусков и меры социальной поддержки.

Типовая форма договора для микропредприятий

Работодатель — микропредприятие вправе не принимать ЛНА и заменить их положениями трудового договора по типовой форме (статья 309.2 ТК РФ, форма утверждена постановлением Правительства от 27.08.2016 № 858). Микропредприятие — это численность до 15 человек, малое предприятие — до 100. Путаница этих двух порогов встречается даже в обучающих видео, и компания на 80 человек, принявшая её за правило, получает нарушение по каждому непринятому ЛНА.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «От отнесения к микропредприятиям зависит право не издавать локальные акты, применять типовую форму договора и упрощённый порядок обучения по охране труда. Поэтому категорию субъекта мы проверяем по единому реестру субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте ФНС, а не по памяти. Если компании там нет или она значится как малое предприятие, типовая форма вместо ЛНА не подходит.»

Соберите трудовой договор по своим условиям

Конструктор формирует файл .docx с разделами о предмете договора, испытании, оплате, рабочем времени и отпуске; реквизиты сторон подставляются в текст. Готовый файл можно подписать на бумаге или загрузить в КЭДО на электронное подписание.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Ознакомление с ЛНА, приказ о приёме и сведения в Социальный фонд

Статья 68 ТК РФ требует ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, и коллективным договором до подписания трудового договора. Ознакомление в момент подписания — допустимая практическая уступка, ознакомление после подписания — нарушение. В электронном виде очерёдность фиксирует метка времени в системе: лист ознакомления подписан раньше договора, и это видно по журналу событий.

Должностная инструкция к этому этапу относится напрямую. Если её не показали при приёме, а обязанностей нет в договоре, работодатель лишается основы и для испытания, и для дисциплинарных претензий по трудовой функции.

Приказ о приёме с 2022 года издаётся по решению работодателя. Если его издают, в нём нет условий, которых нет в договоре: должность, подразделение, оклад и испытание переносятся из договора дословно. Сведения о приёме уходят в Социальный фонд России в составе ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после приказа или иного документа о приёме. Для военнообязанных сведения о приёме направляются в военкомат. Если учёт ведётся в 1С:ЗУП, в Добыто для неё есть готовый модуль: он устанавливается и настраивается за один день, после чего кадровые документы синхронизируются с сервисом автоматически.

Кейс из практики: федеральное медицинское учреждение формировало резерв врачей для выезда в зоны чрезвычайных ситуаций. При одном из выездов около 200 специалистов оформляли за несколько дней без кадрового электронного документооборота, через общий документооборот и ручные компромиссы. После этого учреждение перевело резерв на личные кабинеты: сейчас в нём около 800 специалистов по всей стране, и к моменту мобилизации большая часть комплекта документов на приём уже готова. Бумажным осталось то, что закон пока требует оформлять с личной подписью, — вводный инструктаж по охране труда.

Электронный трудовой договор: какую подпись ставит каждая сторона

Статья 22.3 ТК РФ перечисляет документы, для которых работник подписывает электронный документ только усиленной подписью: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор об обучении, изменения к ним, согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв, а также ознакомление с уведомлением об изменении условий договора и с приказом о дисциплинарном взыскании. Для остальных кадровых документов работнику достаточно простой электронной подписи, например для заявления на отпуск или ознакомления с ЛНА.

Логин и пароль от Госуслуг — это ПЭП ЕСИА, а не УНЭП, их путают постоянно. УНЭП Госключа создаётся средствами электронной подписи, сертифицированными ФСБ России, и гарантирует неизменность подписанного файла. Для ПЭП и УНЭП, выданной не через Госключ, равнозначность собственноручной подписи появляется только при соглашении между участниками обмена; без него суд не признаёт подпись равнозначной.

Для кандидата, который ещё не работник, электронное подписание возможно, если сведения собраны заранее: анкета, сканы документов, согласие на обработку персональных данных. В практике крупной ИТ-компании на 450 сотрудников в 16 городах такая предварительная анкета сократила оформление новичка в первый день до 30 минут, включая выпуск подписи онлайн. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП работник может получить через партнёрские удостоверяющие центры.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Многие компании выдают подпись только после испытательного срока, чтобы не отзывать ключи у тех, кто не останется. Следствие у этого решения одно: трудовой договор и всё, что оформляется при приёме, остаётся на бумаге. При низкой текучести я выдавала бы подпись при приёме, при высокой доле непрошедших испытание — после него. Третий вариант — Госключ: подпись у человека уже есть, если есть подтверждённая учётная запись на Госуслугах.»

Как оформить трудовой договор через КЭДО: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте основание для электронного оформления: в компании принят ЛНА о КЭДО с перечнем документов, а у кандидата со стажем до 1 января 2022 года есть письменное согласие на взаимодействие в электронном виде.
2. Шаг 2. Соберите данные кандидата через анкету: документы по статье 65 ТК РФ, согласие на обработку персональных данных, контакт для уведомлений.
3. Шаг 3. Определите подпись работника: УНЭП Госключа, УНЭП, выпущенную в системе, или УКЭП. Для УНЭП, выпущенной работодателем, заключите соглашение о порядке её проверки.
4. Шаг 4. Направьте работнику на подписание ЛНА и лист ознакомления. Подпись под ознакомлением должна получить метку времени раньше договора.
5. Шаг 5. Сформируйте трудовой договор с обязательными условиями статьи 57 и подпишите его УКЭП руководителя или уполномоченного лица.
6. Шаг 6. Отправьте договор работнику. После его подписи документ получает статус «подписан обеими сторонами», а работник — доступ к своему экземпляру в личном кабинете.
7. Шаг 7. Издайте приказ о приёме, если компания его оформляет, и подайте ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня.

Кейс из практики: телеком-компания федерального уровня начала переход на кадровый электронный документооборот с пилота Минтруда в 2017 году, сначала с односторонних документов и документов под ПЭП, а с августа 2022 года стала подписывать кадровые документы сертификатами Госключа через личный кабинет кандидата и сотрудника. По итогам первого квартала 2026 года 64% кандидатов трудоустроены с электронной подписью, 72% сотрудников перешли на КЭДО, всего с кандидатами и сотрудниками подписано 301 244 документа.

Когда электронный трудовой договор оформить не получится

Согласие работника на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ не нужно только тем, кто принят после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа на эту дату. Кандидат со стажем до 2022 года вправе отказаться, и тогда его договор, как и остальные документы, оформляется на бумаге. Способ сбора самого согласия на КЭДО работодатель выбирает сам; возможность подписывать его электронно в Госключе прорабатывают Минтруд и Минцифры, и на практике позиции расходятся, поэтому надёжнее собирать его на бумаге.

Ещё четыре ограничения, которые обнаруживаются уже в процессе:

• иностранный работник получит УНЭП Госключа только при подтверждённой учётной записи на Госуслугах и указанном СНИЛС; УКЭП в Госключе доступна только гражданам РФ;
• Госключ работает на смартфоне и без интернета не работает; версию для Windows и Linux Минцифры анонсировало до конца 2026 года;
• трудовая книжка, акты о несчастных случаях на производстве и документы об инструктажах по охране труда в КЭДО не переводятся;
• при временной недоступности государственной инфраструктуры подписи работодатель может перейти на бумагу, если исключительные случаи утверждены в ЛНА по абзацу 4 части 3 статьи 22.2 ТК РФ.

Мы в Добыто рекомендуем не начинать переход с трудовых договоров: сначала отпуска, командировки и ознакомление с ЛНА, где работнику хватает ПЭП, затем договоры, дополнительные соглашения и договоры о материальной ответственности. Работник, который несколько раз подписал в системе заявление на отпуск, к электронному договору относится спокойнее.

Ошибки при оформлении трудового договора и сколько они стоят

Уклонение от оформления трудового договора, его ненадлежащее оформление и договор ГПХ, который фактически регулирует трудовые отношения, квалифицируются по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ. Штраф для должностного лица — от 10 000 до 20 000 рублей, для ИП — от 5 000 до 10 000 рублей, для организации — от 50 000 до 100 000 рублей. Повторное нарушение по части 5 той же статьи: дисквалификация должностного лица на срок от 1 года до 3 лет, штраф для организации от 100 000 до 200 000 рублей.

Штраф — не главная статья расходов. Срочный договор без основания суд переквалифицирует в бессрочный, и увольнение по истечении срока становится незаконным со всеми выплатами за вынужденный прогул. Испытание, не записанное в договоре, не позволяет уволить по статье 71. Совместитель на вредной работе, у которого не запросили справку с основного места, отработал в двойной вредности — ответственность за это несёт работодатель, а не работник.

Важный нюанс из практики: в споре об увольнении через систему КЭДО работодатель выиграл в районном суде и в апелляции: положение о КЭДО было, перечень документов утверждён, согласие работника получено. Кассация отменила решения, потому что в деле не было сведений об идентификации подписанта. При новом рассмотрении работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления об увольнении, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Правильно оформленный КЭДО защищает работодателя, пока спор идёт о документах. Когда суд доходит до того, когда выдали ключ и мог ли человек им пользоваться, положение и перечень уже не помогают. Поэтому мы разводим по времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, умеет ли человек работать в системе. Проверьте у себя три вещи: описан ли в ЛНА порядок идентификации при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении электронного заявления об увольнении.»

Что проверить до первого рабочего дня

• Выбрана форма отношений: трудовой договор или ГПХ определяется существом работы, а не удобством сторон.
• Для срочного договора названо конкретное основание из статьи 59 ТК РФ и срок не превышает 5 лет.
• Документы от кандидата не выходят за перечень статьи 65 и федеральных законов для этой должности.
• Для совместителя на вредную работу запрошена справка с основного места, для несовершеннолетнего — согласия родителей или опеки, для иностранца — патент, разрешение или вид на жительство.
• В договоре есть все обязательные условия статьи 57, трудовая функция совпадает со штатным расписанием.
• Условие об испытании записано в договоре, срок соответствует статье 70, должностная инструкция готова к ознакомлению.
• Лист ознакомления с ЛНА подписывается раньше договора или одновременно с ним.
• Для электронного договора: принят ЛНА о КЭДО, получено согласие работника со стажем до 2022 года, определён вид подписи, для УНЭП заключено соглашение о порядке проверки.
• Запланирована подача ЕФС-1 на следующий рабочий день после приказа или иного документа о приёме.

Стоимость КЭДО для оформления трудовых договоров: тарифы 2026

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и интеграции с учётной системой; электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников в цену не добавляются.

Для компании до 25 человек, которая оформляет договоры с работниками на УНЭП, хватает тарифа «Старт»; УКЭП работника, интеграция с 1С и электронный архив начинаются с тарифа «Бизнес». Условия и ответы на вопросы о смене тарифа собраны на странице тарифов Добыто КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Оформление приёма держится на последовательности: закрытый перечень документов, ознакомление с ЛНА до подписи, договор со всеми условиями статьи 57 в пределах 3 рабочих дней от фактического допуска, затем ЕФС-1 на следующий рабочий день. Срочность и испытание действуют только тогда, когда они записаны в договоре и опираются на основания статей 59 и 70. В электронном виде к этому добавляется выбор подписи работника и доказуемость её выдачи: УКЭП работодателя плюс УНЭП, УНЭП Госключа или УКЭП работника, а ПЭП для договора не годится.

В Добыто этот маршрут проходит в одной системе: ПЭП и УНЭП сотрудникам выпускаются в сервисе без доплаты, договор и ЛНА подписываются из личного кабинета, а документы синхронизируются с 1С:ЗУП и хранятся в электронном архиве.

Частые вопросы о трудовом договоре

Обязательно ли заявление о приёме на работу, если подписан трудовой договор?

Нет. ТК РФ не называет заявление обязательным документом: приём оформляется трудовым договором по статье 68. Заявление остаётся внутренней практикой, и если компания его собирает, в КЭДО работник подписывает его простой электронной подписью, поскольку заявления о приёме нет в перечне статьи 22.3.

Можно ли требовать ИНН, характеристику или справку о доходах с прошлого места?

Нет. Перечень статьи 65 ТК РФ дополняют только федеральные законы, указы Президента и постановления Правительства. ИНН работник предоставляет по желанию: налоговая принимает отчётность и без ИНН физического лица. Свидетельства о рождении детей приносят в бухгалтерию для налогового вычета, для приёма они не нужны.

Можно ли установить испытание при повторном договоре на ту же должность?

Риск высокий. Верховный Суд поддержал вывод о злоупотреблении правом, когда с работником несколько раз заключали договоры на одну должность и каждый раз устанавливали новое испытание: так обходится предел в 3 месяца из части 5 статьи 70. Повторное испытание допустимо при приёме на другую должность после реального перерыва.

Может ли иностранный гражданин подписать трудовой договор через Госключ?

Да, УНЭП в инфраструктуре электронного правительства доступна иностранцу с подтверждённой учётной записью на Госуслугах и указанным СНИЛС. Квалифицированную подпись в Госключе получают только граждане РФ. Разрешительные документы — патент, разрешение на работу или вид на жительство — проверяются до подписания так же, как при бумажном оформлении.

Что делать, если срок сертификата Госключа у работника закончился?

Сертификаты УНЭП и УКЭП в Госключе действуют 12 месяцев. Напоминание приходит за 30 календарных дней пуш-уведомлением, за 14 дней на Госуслуги и за 7 дней в приложение. Новый сертификат УНЭП выпускается за несколько минут, и при отправке документа Госключ сам сообщит работнику, что сертификат нужно перевыпустить.

Где хранится электронный трудовой договор, подписанный в Госключе?

Подписанный файл и откреплённая подпись в формате .sig доступны работнику в ленте уведомлений Госуслуг и в приложении Госключ. Обязанность архивного хранения по части 8 статьи 22.1 ТК РФ лежит на работодателе, поэтому документ и файл подписи сохраняются в его информационной системе. Госключ ставит метку доверенного времени и возвращает подпись в формате CAdES-T, что позволяет проверить её и после окончания срока сертификата.

Нужно ли подписывать уведомление об окончании срочного договора?

Да, работника предупреждают в письменной форме не менее чем за 3 календарных дня до увольнения по статье 79 ТК РФ. Исключение — договор на время исполнения обязанностей отсутствующего работника: он прекращается с выходом этого работника на работу. В КЭДО уведомление подписывается работником как ознакомление, для этого достаточно подписи, предусмотренной ЛНА о кадровом электронном документообороте.