Штатные единицы работников как посчитать и распределить по подразделениям

Штатные единицы работников считают сложением утверждённых ставок. Сначала складывают ставки по каждой должности внутри подразделения, затем итоги подразделений сводят в общий итог организации. В сумму входят дробные доли вроде 0,25 или 0,5 и вакантные позиции. Общеобязательной формулы ТК РФ не устанавливает, поэтому число ставок обосновывают трудоёмкостью: месячный объём работ в нормо-часах делят на эффективный фонд времени одного работника за тот же месяц. Итог расписания показывает плановое число ставок. Людей считают отдельно, по указаниям Росстата. Работник на 1,0 ставки с внутренним совместительством на 0,5 занимает 1,5 единицы и остаётся 1 человеком. Совмещение должностей по статье 60.2 ТК РФ новую единицу не создаёт.

В материале есть расчёт на условных числах, таблица распределения ставок по двум подразделениям и проверка, при которой сумма по отделам сходится с итогом расписания. Отдельная таблица показывает, как отражать в расписании внутреннее и внешнее совместительство, совмещение, отпуск по уходу за ребёнком, неполное время, договоры ГПХ и вакансии. Разобраны сроки на случай, когда условия договора меняются по организационным причинам: организация предупреждает работника не позднее чем за 2 месяца, ИП — не менее чем за 14 календарных дней. Во второй половине статьи — данные формы Т-3, штатное расписание в 1С:ЗУП, тарифы КЭДО на октябрь 2026 года, образцы для скачивания и ответы на частые вопросы.

Штатная единица и численность работников: что считает штатное расписание

В штатном расписании для каждого подразделения указывают должности и количество штатных единиц по ним. Форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, и её графа 4 допускает дробные значения: 0,25, 0,5, 2,75. Одна единица соответствует полной ставке по должности. Долю ставки занимает совместитель или работник на неполном времени, либо она остаётся свободной.

Штатную численность получают сложением всех утверждённых единиц по должностям и подразделениям, включая дробные доли и вакансии. Это плановый показатель: он отвечает на вопрос, сколько ставок предусмотрела организация. С числом работников он не совпадает. Вакантная позиция остаётся в утверждённом плане, но фактической численности не создаёт.

Для статистической формы П-4 людей считают по своим правилам. С 2026 года действуют указания, утверждённые приказом Росстата от 17.11.2025 № 638 в редакции от 20.02.2026. По ним работник, который занимает несколько ставок или работает у того же работодателя по внутреннему совместительству, входит в списочную численность как 1 человек. Внешних совместителей и исполнителей по договорам ГПХ учитывают отдельно от списочного состава. Неполное время статистика учитывает пропорционально, но это правило методики Росстата. На число ставок в штатном расписании оно автоматически не влияет.

Полная ставка не всегда означает 40 часов в неделю. Закон устанавливает для некоторых категорий работников сокращённую 36-часовую норму по статье 92 ТК РФ. Работник такой категории, который полностью отрабатывает свою норму, может занимать 1,0 единицы. Сокращённая продолжительность по статье 92 и неполное рабочее время по статье 93 ТК РФ относятся к разным категориям, и при расчёте ставок их не смешивают.

Перед расчётом определите, какой показатель вам нужен: число ставок для штатного расписания или численность людей для отчётности. У них разные формулы, сроки и источники данных.

Как посчитать штатные единицы по трудоёмкости работ

Общей обязательной для всех работодателей формулы расчёта штатных единиц Трудовой кодекс РФ не содержит. Потребность в ставках обосновывают методом трудоёмкости. Результат зависит от перечня операций, норм времени на них, фонда рабочего времени и организации труда. Поэтому одна и та же должность в двух компаниях может потребовать разного числа ставок.

Количество штатных единиц = объём работ за месяц в нормо-часах ÷ эффективный фонд рабочего времени одного работника за тот же месяц.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Условный пример: подразделение должно выполнить за месяц работы на 360 нормо-часов, эффективный фонд одного работника за этот месяц равен 144 часам. 360 ÷ 144 = 2,5 штатной единицы. Это планировочная модель: она показывает потребность в ставках. Результат записывают в расписание с долей, потому что графа 4 формы Т-3 дробные значения допускает. Период в числителе и знаменателе совпадает: месячный объём работ делят только на месячный фонд.

Нормы времени по операциям можно брать из отраслевых нормативов. Минтруд публикует перечень типовых и рекомендательных норм труда, где можно поискать сборник для своей категории работ. Обязательна ли конкретная норма, решает применимый к вашей категории работ акт. Считать все нормы из перечня обязательными для всех работодателей нельзя.

Что подготовить до расчёта штатных единиц

• Перечень операций по каждой должности и нормы времени на каждую операцию.
• Объём работ за расчётный месяц в нормо-часах.
• Эффективный фонд рабочего времени одного работника за тот же месяц с учётом нормы, установленной для категории. Для работников с сокращённой продолжительностью по статье 92 ТК РФ фонд будет меньше.
• Отраслевой акт с нормами труда для вашей категории работ, если такой акт применяется к организации.
• Действующие трудовые договоры с указанием должности и подразделения.
• Список занятых позиций, вакансий, работников в отпуске по уходу за ребёнком, совместителей и работников, которые совмещают должности.
• Наименования должностей, по которым работникам положены льготы и компенсации или для которых установлены ограничения. Их сверяют с квалификационными справочниками или профстандартами по части 2 статьи 57 ТК РФ.

Когда расчёт по трудоёмкости не подходит

Если к вашей категории работ применяется акт с обязательными нормами, считают по этим нормам. Собственная модель трудоёмкости их не заменяет.

Если нормы времени по операциям не определены, посчитать объём работ в нормо-часах не получится, и формулу применить нельзя.

Численность людей по этой формуле тоже не считают. 2,5 единицы из примера могут занять 2 работника на полных ставках и совместитель на 0,5. Их же могут занять 3 человека, если один из них работает неполное время. Для отчёта П-4 применяют методику Росстата.

До того как опираться на собственные нормативы, проверьте, есть ли для вашей категории работ акт с обязательными нормами.

Как распределить штатные единицы по подразделениям

Единицы по позициям складывают в итог отдела, итоги отделов — в общий итог расписания. Общий итог равен сумме подразделений, и по этому равенству проверяют арифметику. Если цифры расходятся, в каком-то отделе позиция пропущена или учтена дважды.

Условный пример распределения ставок между двумя подразделениями с полными и дробными единицами:

Итог 3,75 означает 3,75 ставки. Сколько людей их занимают, таблица не показывает. Долю 0,25 в подразделении А может занимать совместитель или работник на неполном времени, а может пустовать. На итог расписания это не влияет.

Подразделение входит в характеристики позиции. Бывает, что подразделение указано в трудовом договоре работника или в другом согласованном условии. Тогда перенос его ставки в другой отдел требует юридического оформления перевода. Если перераспределить единицы только в расписании и не оформить переводы на занятых позициях, расписание и трудовые договоры начнут расходиться.

В сервисе Добыто в профиле сотрудника указаны должность, отдел и дата устройства. По профилю работник видит, в какое подразделение и на какую должность его оформили.

Как посчитать и распределить штатные единицы: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Составьте список подразделений и должностей в каждом из них. Наименования должностей, по которым положены льготы и компенсации или действуют ограничения, сверьте с квалификационными справочниками или профстандартами.
2. Шаг 2. Для каждой должности определите месячный объём работ в нормо-часах и эффективный фонд рабочего времени одного работника за тот же месяц.
3. Шаг 3. Разделите объём работ на фонд времени. Результат запишите с долей: значения 2,5 или 0,25 допустимы.
4. Шаг 4. Сложите единицы по должностям внутри подразделения и получите итог отдела.
5. Шаг 5. Сложите итоги подразделений и проверьте, что общий итог расписания совпадает с суммой отделов.
6. Шаг 6. Отметьте, кто занимает каждую позицию: работник по основному договору, совместитель, временный заместитель отсутствующего работника. Свободные позиции отметьте как вакансии.
7. Шаг 7. Посчитайте месячный фонд оплаты по каждой строке: сумму оклада и надбавок умножьте на количество единиц. Оклад указывайте полный, даже если в строке 0,5 единицы.
8. Шаг 8. Утвердите расписание и зафиксируйте дату его ввода в действие.

Совместительство, совмещение должностей, отпуск по уходу и ГПХ в штатном расписании

При внутреннем совместительстве и при совмещении должностей один работник выполняет больше работы. На число ставок эти два случая влияют по-разному. Как каждая ситуация отражается в плане ставок и в численности людей, показывает таблица:

Сумма занятых долей не обязана совпадать ни с числом работников, ни с итогом расписания. Типичная ошибка возникает со ставкой работника в отпуске по уходу за ребёнком: её считают свободной и принимают на неё человека по бессрочному договору. Место за отсутствующим работником сохраняется, и после его выхода позицию 1,0 будут занимать 2 работника.

При неполной ставке меняется оплата работника, но оклад в форме Т-3 остаётся полным. Условный пример: полный месячный оклад по должности 80 000 руб., работник занят на 0,5 нормы за месяц. По статье 93 ТК РФ оплата идёт пропорционально отработанному времени или объёму работ: 80 000 × 0,5 = 40 000 руб. до иных начислений и удержаний. В графе 5 формы Т-3 по этой позиции по-прежнему стоит 80 000 руб. Месячный фонд по строке с 0,5 единицы составит 40 000 руб., если надбавок нет. Доля ставки в расписании не заменяет условий трудового договора: оплату определяют договор и фактический режим работы.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Сверьте каждую дробную долю в расписании с тем, кто её занимает, и с условиями его трудового договора.

Данные штатного расписания: форма Т-3, должности и оклады

С 01.01.2013 унифицированная форма Т-3 обязательна не для всех работодателей. По части 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухгалтерском учёте форму первичного учётного документа определяет руководитель. Организация может оставить Т-3 или утвердить собственную форму. В любой форме расписание содержит подразделения, должности, количество штатных единиц, оклады и надбавки.

Оклад в графе 5 формы Т-3 указывают полностью, без пересчёта на долю ставки. Месячный фонд оплаты по строке равен сумме оклада и надбавок, умноженной на количество единиц. Полный оклад по позиции не равен зарплате работника на полставки: её определяют трудовой договор и отработанное время.

Штатное расписание связано с трудовым договором через статью 57 ТК РФ. Трудовая функция входит в обязательные условия договора. Её описывают как работу по должности в соответствии со штатным расписанием либо другим способом, например через конкретный вид поручаемой работы. Если работнику положены льготы и компенсации или для его работы установлены ограничения, наименование должности и требования к квалификации должны соответствовать квалификационным справочникам или профстандартам.

Федеральный закон от 26.07.2026 № 246-ФЗ меняет абзац 3 части 2 статьи 57 ТК РФ с 01.03.2027. На дату публикации действует прежняя редакция. Прежде чем переделывать шаблоны трудовых договоров, сверьте новую формулировку с текстом закона.

С 01.01.2026 классификатор ОК 016-2025 заменил ОК 016-94 (приказ Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст). Если в кадровом справочнике хранятся коды по старому классификатору, сверьте их с новым.

Для государственных и муниципальных учреждений действует отдельное изменение. Приказ СФР от 15.04.2026 № 389 с 30.05.2026 обновил коды должностей для подраздела 1.3 формы ЕФС-1. С 01.07.2026 ЕФС-1 в электронном виде передают в новом формате. Обновлённый код должности учреждения состоит из 12 цифр, прежний был пятизначным буквенно-цифровым. Порядок применения новых кодов разобран в разъяснении Социального фонда России о кодах должностей в ЕФС-1 от 02.10.2026. Универсальным кодом для всех компаний он не является и на расчёт ставок не влияет.

Образцы штатного расписания и документов для КЭДО в 1С:ЗУП

Если собственную форму в организации не утверждали, начните с формы Т-3. Остальные файлы нужны тем, кто оформляет кадровые документы электронно.

Штатное расписание ИП и микропредприятия

Индивидуальный предприниматель, у которого есть работники, ведёт штатное расписание. Такую позицию Роструд высказал в ответе на портале Онлайнинспекция.РФ от 11.12.2024 со ссылкой на абзац 3 части 2 статьи 57 ТК РФ. Это позиция государственной инспекции, отдельной статьи о такой обязанности ИП в ТК РФ нет.

Отсутствие отдельной нормы не означает, что расписание можно не вести. Если в трудовом договоре должность указана по штатному расписанию, договор исходит из того, что расписание существует. Статья 57 ТК РФ допускает и другой способ описать трудовую функцию: указать конкретный вид поручаемой работы.

По статье 309.2 ТК РФ микропредприятие может отказаться от ЛНА, содержащих нормы трудового права, и перенести соответствующие условия в трудовые договоры на основе типовой формы. Прямо от штатного расписания статья 309.2 не освобождает. Нужен ли документ, решают по его роли: если договоры ссылаются на должность по штатному расписанию, без расписания не обойтись.

Сроки при изменении штата у ИП отличаются от сроков у организации. По статье 306 ТК РФ ИП предупреждает работника письменно не менее чем за 14 календарных дней, если согласованные условия договора нельзя сохранить по причинам из части 1 статьи 74. По статье 307 ТК РФ сроки предупреждения об увольнении, случаи и размеры выходного пособия и компенсаций определяет трудовой договор. Двухмесячный срок и выплаты, обязательные для организации, на ИП автоматически не распространяются.

Откройте трудовые договоры с работниками и проверьте две вещи: как описана трудовая функция и какие условия об увольнении согласованы. От этого зависит порядок изменения штата у ИП.

Изменение штатного расписания: перевод, сокращение и замещение

По статье 72 ТК РФ условия трудового договора меняют письменным соглашением сторон. Работодатель может изменить условия и в одностороннем порядке, по организационным или технологическим причинам. Тогда действует статья 74 ТК РФ: трудовая функция остаётся прежней, организация письменно уведомляет работника не позднее чем за 2 месяца. Если работник не согласен, ему предлагают подходящие вакансии.

Если упразднить ставку, которую занимает работник, это сокращение по пункту 2 части 1 статьи 81 ТК РФ с гарантиями статей 178-180. Работника организации предупреждают не менее чем за 2 месяца, предлагают ему вакансии и выплачивают выходное пособие. Временное замещение отсутствующего работника расписание не меняет. Заместителя оформляют по срочному договору по статье 59 ТК РФ или поручают обязанности по совмещению по статье 60.2.

Дополнительные соглашения и уведомления при изменении штата можно оформлять в КЭДО. Статья 22.1 ТК РФ распространяет электронный документооборот на документы, которые трудовое законодательство требует оформлять на бумаге или для письменного ознакомления. Исключения: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, приказ об увольнении, акт о несчастном случае и документы об инструктажах по охране труда. Поэтому приказ об увольнении по сокращению штата оформляют на бумаге.

В Добыто кадровый документ проходит 4 шага. Специалист по кадрам создаёт или загружает документ. Система строит маршрут согласования и отправляет уведомление. Сотрудник читает документ и подписывает его электронной подписью с телефона. Подписанный документ уходит в электронный архив.

Сколько стоит ошибка при изменении штатного расписания

За само количество ставок штраф не назначают. Ответственность наступает за нарушение трудового законодательства. Нарушением может стать, например, упразднение занятой ставки без предупреждения в установленный срок или без предложения вакансий. По части 1 статьи 5.27 КоАП РФ это предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц и ИП и от 30 000 до 50 000 руб. для юридических лиц. Повторное аналогичное нарушение квалифицируют по части 2 той же статьи.

Перед изменением штата составьте перечень затронутых работников. Для каждого определите основание (статья 72, 74 или 81 ТК РФ, для ИП статья 306 или 307) и дату, до которой нужно вручить уведомление.

Штатное расписание в 1С 8.3 и ЗУП 3.1: что хранит программа

1С:Предприятие 8.3 — платформа, на которой работает прикладное решение. Штатное расписание ведут в конфигурации, например в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП). Меню и кадровые документы зависят от конфигурации, её редакции и релиза. Единого пути меню для изменения числа ставок во всех версиях нет: его ищут в документации к своему релизу.

Позиция штатного расписания в ЗУП содержит должность, подразделение, начисления и доплаты, условия труда, отпуск и количество штатных единиц. Расписание ведут с историей или без неё. В режиме с историей каждое новое утверждение сохраняет предыдущую редакцию с датами ввода и исключения должностей. По ней можно восстановить состав ставок на прошлую дату.

Перед изменением числа ставок сформируйте отчёт «Штатная расстановка». Он показывает, кто занимает каждую позицию и какие позиции вакантны. Рядом с ним в программе есть отчёт «Занятость штатного расписания». В ЗУП КОРП 3.1 расписание дополнительно связано с фондом оплаты труда, а позиции можно бронировать.

Готовый модуль Добыто для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за 1 день, документы между системами синхронизируются автоматически. Из 1С в КЭДО уходят документы на подпись, обратно возвращается подписанный документ со статусом. Срок в 1 день относится к настройке модуля, а не к полному внедрению КЭДО или расчёту штата.

Прежде чем сократить или перенести ставку в ЗУП, проверьте по «Штатной расстановке», занята ли позиция и кем.

Стоимость КЭДО для кадровых документов при изменении штатного расписания

Стоимость КЭДО зависит от тарифа и числа сотрудников, которых подключают к электронному документообороту. Отдельной цены за расчёт штатных единиц на странице тарифов нет. Цены приведены по состоянию на 06.10.2026.

Итог зависит от численности. «Старт» рассчитан на компании до 25 сотрудников. У «Бизнеса» число сотрудников не ограничено, а минимальная оплата составляет 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Условия «Корпорации» согласуют отдельно. Состав функций и текущие условия опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Тариф можно сменить в любое время. При повышении разницу пересчитывают пропорционально оставшемуся периоду. НДС, лимиты документов и срок хранения архива на странице тарифов не указаны, их уточняют при подключении.

Выводы

Число штатных единиц складывается из ставок по позициям: сначала внутри отдела, затем по всей организации, вместе с вакансиями и дробными долями. Расчёт по трудоёмкости обосновывает план ставок, а численность людей для отчётности определяют по методике Росстата. Совместитель занимает долю позиции. Совмещение и временное замещение отсутствующего работника ставок не добавляют. При изменении занятых позиций нужны уведомления в сроки, которые у организации и у ИП различаются.

Дополнительные соглашения и уведомления, которые появляются при перераспределении ставок, в Добыто подписываются электронно. Статус подписания возвращается в 1С:ЗУП, где ведётся штатное расписание.

Частые вопросы о штатных единицах и численности

Как посчитать среднесписочную численность, если работник занимает полторы ставки?

Для статистики работник, который занимает 1,0 ставки по основному договору и 0,5 по внутреннему совместительству, считается 1 человеком. По указаниям Росстата (приказ от 17.11.2025 № 638 в редакции от 20.02.2026) среднесписочную численность за месяц считают так: складывают списочную численность за каждый календарный день месяца и делят на число календарных дней. Результат указывают с 2 десятичными знаками. Работников на неполном времени, как правило, учитывают пропорционально отработанному времени. Исключение — категории, которые методика считает целыми единицами, например работающие неполное время по инициативе работодателя.

Нужно ли сообщать в службу занятости о вакансии, которая появилась после изменения штатного расписания?

Да. По части 5 статьи 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ о занятости населения работодатель сообщает в службу занятости о появлении вакансии в течение 5 рабочих дней. Если сведения изменились, их обновляют в течение 5 рабочих дней после изменения. За непредставление или несвоевременное представление обязательных сведений статья 19.7 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф: от 300 до 500 руб. для должностных лиц и от 3 000 до 5 000 руб. для юридических лиц.

За сколько дней можно досрочно отменить совмещение должностей?

Совмещение по статье 60.2 ТК РФ оформляют письменным согласием работника, в котором указывают срок, содержание и объём дополнительной работы. Доплату устанавливают по статье 151. Работник может досрочно отказаться от дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение. В обоих случаях другую сторону предупреждают письменно не позднее чем за 3 рабочих дня. Штатное расписание после отмены не меняется, потому что отдельной ставки совмещение не создавало.

Занимает ли штатную единицу исполнитель по договору ГПХ?

Нет, работа для организации по гражданско-правовому договору штатной единицы не создаёт. В отчёте П-4 такие исполнители — отдельная категория вне списочного состава: их учитывают целыми единицами за календарные дни действия договора. Если в отношениях есть признаки трудовых, договор может быть переквалифицирован в трудовой по статье 15 ТК РФ.

Сколько времени у работодателя на ответ по просьбе о неполном рабочем времени?

Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ дополнил статью 93 ТК РФ сроком: работодатель принимает решение по письменной просьбе работника не позднее 5 рабочих дней с даты обращения. При неполном рабочем времени оплата идёт пропорционально отработанному времени или объёму выполненных работ. Сокращённая продолжительность по статье 92 ТК РФ — отдельная категория, и по этой процедуре её не устанавливают.