Штатное расписание закрепляет структуру организации: подразделения, наименования должностей, количество штатных единиц, оклады, надбавки и месячный фонд оплаты труда. На этих данных держатся конкретные кадровые решения: формулировка трудовой функции в трудовом договоре по статье 57 ТК РФ, размер оклада, поручение совмещения, сокращение должности с предупреждением работника не менее чем за 2 месяца. Документ утверждается приказом руководителя, а форма Т-3 с 2013 года необязательна. Организация и ИП-работодатель расходятся в сроках при сокращении: организация сообщает в службу занятости за 2 месяца, при массовом увольнении за 3, индивидуальный предприниматель — за 2 недели.
Ниже — разбор всех граф штатного расписания и таблица решений, которые на нём основаны, с нормами и сроками. Покажем, где изменение штатного расписания требует согласия работника, а где достаточно уведомления по статье 74 ТК РФ, и что суд в 2026 году потребовал от работодателя при предложении вакансий. Ведение документа в 1С:ЗУП 8.3 и в КЭДО, сроки хранения, стоимость электронного документооборота и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что закрепляет штатное расписание: графы, данные и их смысл
Форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, и указания к ней до сих пор служат ориентиром даже для работодателей, которые разработали собственный бланк. С 1 января 2013 года унифицированные формы первичных учётных документов необязательны, поэтому коммерческая организация вправе утвердить свою форму. На практике большинство собственных форм повторяют состав граф Т-3: так проще отвечать на запросы ГИТ и суда, где документ читают именно в этой логике.
Указания по заполнению Т-3 раскладывают данные штатного расписания по 10 графам.
| Графа Т-3 | Что указывается | Какое решение на этом основано |
|---|---|---|
| 1, 2 | Наименование структурного подразделения и его код | Место работы в трудовом договоре, оргструктура, круг сравнения при сокращении |
| 3 | Должность (специальность, профессия) с указанием квалификации | Трудовая функция по статье 57 ТК РФ, запись в трудовой книжке и сведениях ЕФС-1 |
| 4 | Количество штатных единиц, в том числе неполных: 0,25; 0,5; 2,75 | Наличие вакансий, приём на неполную ставку, сокращение численности |
| 5 | Тарифная ставка (оклад) | Оклад в трудовом договоре, равная оплата по одноимённым должностям |
| 6-8 | Надбавки | Дифференциация оплаты по квалификации и условиям труда |
| 9 | Всего: месячный фонд оплаты по позиции | Планирование фонда оплаты труда |
| 10 | Примечание | Пояснения: временная должность, особые условия позиции |
Из таблицы видно, что половина граф напрямую переходит в трудовой договор, а графа 4 работает как реестр вакансий. Поэтому ошибка в количестве единиц всплывает позже — при сокращении, когда суд сверяет штатные расписания до и после изменений.
Штатное расписание не закрепляет фамилии работников. Распределение конкретных людей по позициям — это штатная расстановка: в 1С:ЗУП её показывает одноимённый отчёт на выбранную дату. Персональные данные в само штатное расписание не вносятся, и это упрощает его использование: документ можно показывать руководителям подразделений и аудиторам без обезличивания.
Должности в штатном расписании: наименование и квалификация
Графа 3 определяет, как будет записана трудовая функция. Часть 2 статьи 57 ТК РФ называет трудовую функцию обязательным условием трудового договора и описывает её как работу по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой работы. Если в штатном расписании значится «менеджер по продажам», а в договоре — «специалист отдела продаж», работник формально занимает должность, которой в структуре нет. Сверка наименований должностей в штатном расписании и в трудовых договорах — первое, что стоит сделать при аудите кадровых документов.
Оклады и вилка окладов
Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 допустил указание диапазона оклада по свободной должности со ссылкой на статью 143 ТК РФ, но сделал вывод: по одноимённым должностям размеры окладов в штатном расписании следует устанавливать одинаковые. Основание — статьи 22 и 132 ТК РФ о равной оплате за труд равной ценности. Работнику в трудовом договоре указывается конкретный оклад. Разницу в оплате специалистов на одной должности обосновывают квалификацией и вкладом через надбавки в графах 6-8, а не разбросом окладов.
Обязательно ли штатное расписание: организации и ИП
Прямой нормы «работодатель обязан утвердить штатное расписание» в ТК РФ нет. Обязанность выводят из статьи 57 ТК РФ: раз трудовая функция определяется должностью по штатному расписанию, документ должен существовать. Так рассуждает Роструд в письмах от 22.03.2012 № 428-6-1 и от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1. Норма сформулирована так, что её читают по-разному, поэтому безопаснее исходить из позиции Роструда: документ есть у каждого работодателя, у которого есть работники по трудовым договорам.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Для штатного расписания ИП действует та же логика, но с границей. Индивидуальный предприниматель без наёмных работников работодателем не является, и штатное расписание ему составлять не для чего. ИП с работниками по трудовым договорам находится в том же положении, что и организация: трудовая функция в договоре всё равно привязывается к должности. Исполнители по договорам ГПХ и самозанятые в штатное расписание не включаются — у них нет должности и трудовой функции в смысле ТК РФ.
Отдельного штрафа за отсутствие штатного расписания нет. Часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает за нарушение трудового законодательства предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для ИП и от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц. На практике санкция наступает за последствия: незаконное сокращение, несоответствие договоров структуре, разную оплату на одинаковых должностях.
Нужно ли знакомить работников со штатным расписанием
Статус документа в разъяснениях Роструда описан неединообразно: в письме № 428-6-1 его называли ЛНА, а в письме от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 ведомство указало, что штатное расписание не связано непосредственно с трудовой деятельностью конкретного работника и знакомить с ним под подпись не обязательно. Ту же позицию Роструд повторяет в памятке инспекции труда для кадрового работника: ознакомление нужно, только если оно закреплено в коллективном договоре или локальном акте. Проверьте свой коллективный договор и ЛНА: если такая обязанность там записана, ознакомление становится обязательным уже по вашим собственным правилам.
Какие решения основаны на штатном расписании
Каждое решение по персоналу опирается на конкретную графу штатного расписания, и у каждого свой срок и своя норма. Сводка ниже показывает связь штатного расписания с трудовым договором, оплатой, совмещением, сокращением и обязанностями перед службой занятости.
| Решение | Что берётся из штатного расписания | Норма | Срок или условие |
|---|---|---|---|
| Приём на работу | Вакантная единица, должность, подразделение, оклад | ч. 2 ст. 57 ТК РФ | Трудовая функция в договоре совпадает с должностью по штатному расписанию |
| Изменение оклада или условий по соглашению сторон | Новый оклад, новое наименование должности | ст. 72 ТК РФ | Письменное дополнительное соглашение |
| Изменение условий по инициативе работодателя | Изменённая структура, оклады, условия | ст. 74 ТК РФ | Письменное уведомление не позднее чем за 2 месяца; трудовую функцию менять нельзя |
| Совмещение должностей | Должность, обязанности по которой поручаются | ст. 60.2, 151 ТК РФ | Письменное согласие и доплата; досрочная отмена — с предупреждением не позднее чем за 3 рабочих дня |
| Сокращение численности или штата | Исключаемые единицы и перечень вакансий | п. 2 ч. 1 и ч. 3 ст. 81, ст. 180 ТК РФ | Предупреждение работника лично и под подпись не менее чем за 2 месяца |
| Уведомление профсоюза о сокращении | Сокращаемые должности | ст. 82 ТК РФ | Не позднее чем за 2 месяца, при массовом увольнении — за 3 месяца |
| Уведомление службы занятости о сокращении | Сокращаемые должности и численность | ч. 4 ст. 53 Закона № 565-ФЗ | Организация — за 2 месяца, при массовом увольнении за 3; ИП — за 2 недели |
| Сведения о вакансиях в службу занятости | Вакантные штатные единицы | ст. 53 Закона № 565-ФЗ | 5 рабочих дней со дня появления вакансии или изменения сведений |
Из всех сроков в таблице только у совмещения он считается в рабочих днях и короче недели. Остальные решения требуют планирования минимум за 2 месяца, поэтому изменение штатного расписания, которое влечёт сокращение или новые условия труда, стоит утверждать с запасом до даты, с которой оно должно действовать.
Совмещение и совместительство: что из них связано со штатом
Совмещение должностей по статье 60.2 ТК РФ — дополнительная работа в пределах обычного рабочего дня, по другой или такой же должности, с письменного согласия работника и за доплату. Размер доплаты стороны определяют с учётом содержания и объёма работы по статье 151 ТК РФ. Совместительство по статьям 60.1 и 282 ТК РФ — отдельная регулярная оплачиваемая работа в свободное от основной работы время по отдельному трудовому договору, и под совместителя нужна собственная штатная единица. При совмещении новая единица не нужна: работник берёт обязанности по существующей позиции. Работник вправе досрочно отказаться от совмещения, а работодатель — отменить поручение, письменно предупредив другую сторону не позднее чем за 3 рабочих дня.
Совмещение не переносится на исполнителей по договорам ГПХ: у них нет рабочего дня и должности, поэтому поручить им обязанности штатной позиции через приказ о совмещении нельзя.
Сокращение: штатное расписание как доказательство
Пункт 29 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 допускает увольнение по сокращению, только если работника невозможно перевести с его согласия на другую работу. Штатные расписания до и после изменений подтверждают фактическое исключение должности, но процедуру сами по себе не доказывают: суд отдельно проверяет предупреждение, предложение вакансий и уведомления.
Решение суда от 26.03.2026 по делу № 2-361/2026 уточнило границы обязанности по вакансиям. Работодатель должен предлагать всем сокращаемым работникам все подходящие вакансии, которые были на дату предупреждения и появились до дня увольнения, включая нижестоящие и нижеоплачиваемые. Отсутствие зафиксированного отказа работника суд не приравнял к отказу. Перед каждым увольнением по сокращению сверяйте штатное расписание на текущую дату со списком уже предложенных вакансий и фиксируйте ответ работника письменно.
Лайфхак: в уведомление о сокращении удобно сразу включить ссылку на п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ и таблицу предлагаемых вакансий: работник видит перечень в том же документе, который подписывает.
Подготовьте уведомление о сокращении с перечнем вакансий
Конструктор в Добыто формирует файл .docx уведомления со ссылкой на основание увольнения и таблицей вакансий. Перечень вакансий в таблицу переносится из штатного расписания на дату уведомления, и его нужно обновлять, если до увольнения появляются новые свободные единицы.
Квоты и вакансии: где штатная численность не работает
Квота для приёма инвалидов считается от среднесписочной численности, а не от количества штатных единиц. Работодателю с численностью более 35 человек субъект РФ устанавливает квоту от 2 до 4% среднесписочной численности по статье 38 Закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ. С 1 марта 2026 года по Федеральному закону от 28.11.2025 № 445-ФЗ регион вправе устанавливать квоту не только для филиалов и представительств, но и для иных обособленных подразделений; для них квота рассчитывается по среднесписочной численности подразделения за предыдущий квартал. Если у компании есть обособленные подразделения в других регионах, проверьте региональный закон о квотировании по каждому из них: штатное расписание подразделения показывает, есть ли в нём позиции, на которые можно принять работника по квоте.
Изменение штатного расписания: порядок, сроки и цена ошибки
Изменения в штатное расписание по указаниям к форме Т-3 вносятся приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица. Сам приказ работодатель издаёт без согласования с работниками, но последствия для занятых позиций регулируются ТК РФ отдельно. Новая вакантная единица или переименование свободной должности не затрагивают ничьих прав. Переименование занятой должности, изменение оклада или исключение единицы, на которой работает человек, требуют либо согласия работника, либо процедуры по статье 74 или по пункту 2 части 1 статьи 81 ТК РФ.
Граница проходит по трудовой функции. Статья 74 ТК РФ разрешает в одностороннем порядке менять условия трудового договора при изменении организационных или технологических условий труда, но трудовую функцию по этой статье менять нельзя. Если новая позиция в штатном расписании означает другую работу, нужен перевод с письменного согласия работника по статье 72.1 ТК РФ или сокращение старой должности с предложением новой как вакансии.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как изменить штатное расписание: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте перечень изменений: какие штатные единицы вводятся, какие исключаются, где меняются наименования должностей, оклады и надбавки.
- Шаг 2. Разделите изменения на затрагивающие вакантные и занятые позиции. По вакантным достаточно приказа; по занятым определите основание для каждого работника.
- Шаг 3. Для изменения оклада или условий по соглашению подготовьте письменные дополнительные соглашения по статье 72 ТК РФ. Если работник не согласен, а изменение вызвано организационными или технологическими условиями, вручите письменное уведомление не позднее чем за 2 месяца по статье 74 ТК РФ.
- Шаг 4. Если исключаются занятые единицы, запустите процедуру сокращения: предупреждение работника лично и под подпись не менее чем за 2 месяца, предложение всех подходящих вакансий до дня увольнения, уведомление профсоюза и службы занятости в сроки статьи 82 ТК РФ и статьи 53 Закона № 565-ФЗ.
- Шаг 5. Издайте приказ руководителя об изменении штатного расписания с датой, с которой изменения вступают в силу. Дата должна быть не раньше окончания сроков уведомления из шагов 3 и 4.
- Шаг 6. Отразите изменения в учётной системе отдельным документом, сохранив прежнюю редакцию, и сверьте наименования должностей в трудовых договорах с новой редакцией.
Порядок шагов 3-5 нельзя переставлять: приказ, который вводит новые оклады раньше, чем истёк двухмесячный срок уведомления, противоречит статье 74 ТК РФ, и работник вправе требовать прежних условий.
Во что обходится ошибка в штатном расписании
Штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ — от 30 000 до 50 000 рублей для юридического лица и от 1 000 до 5 000 рублей для ИП — меньшая часть цены ошибки. При незаконном сокращении суд восстанавливает работника на прежней работе и взыскивает средний заработок за всё время вынужденного прогула по статье 394 ТК РФ. Если процедура длилась полгода, компания оплачивает эти месяцы работнику, должность которого уже исключена из штатного расписания, и заново проходит сокращение со всеми сроками. Ошибка в окладах по одноимённым должностям ведёт к спорам о дискриминации в оплате по статьям 22 и 132 ТК РФ и к доплате разницы.
В Добыто дополнительные соглашения об изменении оклада и уведомления по статье 74 ТК РФ уходят сотрудникам на подпись электронной подписью по маршруту согласования, а дата подписания фиксируется в системе. Для двухмесячного срока это закрывает вопрос, когда именно работник получил уведомление.
Образец штатного расписания по форме Т-3
Файл содержит бланк Т-3 со всеми 10 графами: его можно взять за основу собственной формы, оставив графы, которые нужны вашей структуре.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3, файл .xlsx | Скачать |
Штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3 и в КЭДО
В 1С:ЗУП 8.3 штатное расписание ведётся с историей изменений: каждая редакция сохраняется, а фонд оплаты труда учитывается по позициям. Утверждение оформляется документом «Утверждение штатного расписания», последующие правки — документом «Изменение штатного расписания». Отчёт «Штатная расстановка» показывает, какие сотрудники занимают позиции на выбранную дату, и именно его удобно сверять с перечнем вакансий при сокращении. Для штатного расписания в 1С это даёт то, чего нет у файла Excel: можно восстановить состав позиций на любую прошлую дату, если его запросит суд или ГИТ.
Кадровые данные и штатное расписание из 1С передаются в систему КЭДО, где документы подписываются и уходят в архив, а статус подписания возвращается в учётную систему. В Добыто готовый модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.
Можно ли вести штатное расписание в электронном виде
Статья 22.1 ТК РФ определяет кадровый электронный документооборот как создание, подписание, использование и хранение электронных документов без дублирования на бумаге. Из этого режима закон исключает, в частности, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда; штатное расписание в число исключений не входит. Специального разъяснения Роструда или Минтруда о том, какой электронной подписью руководитель утверждает штатное расписание, на дату публикации нет. Разъяснения Минтруда об электронном кадровом документообороте подтверждают, что переход на него для работодателя добровольный.
Полезно знать: даже при полном переходе на КЭДО на бумаге остаются приказ об увольнении, трудовая книжка, журнал инструктажей и акт о несчастном случае. Уведомление о сокращении и дополнительные соглашения можно оформить электронно, а итоговый приказ об увольнении по сокращению — нет.
Сотрудники подписывают дополнительные соглашения и уведомления, связанные с изменением штатного расписания, своей подписью: в Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП руководителя оформляется через партнёрские удостоверяющие центры. Перед переводом штатных документов в электронный вид проверьте, утверждён ли ЛНА о КЭДО и есть ли согласия работников на электронное взаимодействие.
Сколько хранить штатное расписание и приказы о его изменении
По пункту 40 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, штатные расписания и изменения к ним хранятся постоянно по месту утверждения. В организациях, которые не являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, срок хранения — до ликвидации организации. Для коммерческой компании это означает, что ни одну прежнюю редакцию нельзя уничтожить после утверждения новой: в споре о сокращении через несколько лет потребуются именно старые редакции.
Факт: штатные расписания и ЛНА хранятся постоянно, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет, графики отпусков и табели — 5 лет. Для документов в КЭДО действуют те же сроки.
Проверьте, где хранятся все редакции штатного расписания с приказами об их утверждении: если часть существует только в учётной системе без подписанного приказа, восстановите приказы и подшейте их к соответствующим редакциям.
Типичные ошибки в штатном расписании и когда оно не нужно
Большинство претензий к штатному расписанию возникает не из-за формы документа, а из-за расхождения его данных с другими кадровыми документами.
- Наименование должности в трудовом договоре не совпадает со штатным расписанием. Причина — договор готовят по шаблону, а штатное расписание по другому шаблону. Следствие: трудовая функция по статье 57 ТК РФ привязана к должности, которой нет в структуре, и при сокращении спорно, какая единица исключается.
- Разные оклады на одноимённых должностях. Причина — желание выделить сильного специалиста без пересмотра системы надбавок. Следствие: требования о доплате разницы по статьям 22 и 132 ТК РФ.
- Приказ о новых окладах вступает в силу раньше двухмесячного срока уведомления. Причина — изменения согласуют с бюджетом, а не с ТК РФ. Следствие: работник вправе требовать прежних условий по статье 74 ТК РФ.
- Исполнители по договорам ГПХ включены в штатное расписание. Причина — стремление показать всю команду в одном документе. Следствие: появляются признаки трудовых отношений, которые ГИТ и суд оценивают при переквалификации договора.
- Перечень вакансий при сокращении не обновляется до дня увольнения. Причина — вакансии предлагают один раз вместе с уведомлением. Следствие: по логике решения суда от 26.03.2026 увольнение признаётся незаконным, если появившуюся вакансию не предложили.
- Совместитель принят без отдельной штатной единицы. Причина — совместительство путают с совмещением. Следствие: отдельный трудовой договор по статье 282 ТК РФ заключён на позицию, которой нет в штатном расписании.
Когда штатное расписание не нужно
Штатное расписание не нужно ИП без наёмных работников: он не работодатель, и закреплять в документе нечего. Не нужно оно и тому, кто привлекает только самозанятых и исполнителей по договорам ГПХ: у них нет должности и трудовой функции, а оплата определяется договором, а не окладом. Как только появляется первый работник по трудовому договору, его должность нужно записать в трудовой договор так, как она названа в штатном расписании, поэтому документ стоит утвердить до оформления приёма.
Стоимость КЭДО для работы со штатным расписанием и кадровыми документами
Стоимость электронного документооборота для кадровых документов зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С:ЗУП.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Интеграция с 1С:ЗУП (в тарифе «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в рамках подключения |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма определяется численностью и тарифом; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия по каждому тарифу и состав функций приведены на странице тарифов Добыто КЭДО, цены указаны на дату публикации.
Выводы
Штатное расписание фиксирует структуру, должности, количество единиц и оклады, и из этих граф напрямую берутся трудовая функция в договоре, размер оплаты, перечень вакансий и основание для сокращения. Прямой обязанности его утверждать ТК РФ не содержит, но при первом работнике по трудовому договору документ фактически нужен. Любое изменение, затрагивающее занятые позиции, требует либо согласия работника, либо уведомления за 2 месяца, а все редакции хранятся постоянно или до ликвидации организации.
В Добыто штатные изменения связываются с подписанием документов: дополнительные соглашения, уведомления и приказы уходят сотрудникам на электронную подпись из 1С:ЗУП, а даты вручения и подписания сохраняются в электронном архиве.
Частые вопросы о штатном расписании
Можно ли принять работника на должность, которой нет в штатном расписании?
Сначала вводится штатная единица приказом руководителя об изменении штатного расписания, затем заключается трудовой договор. Иначе трудовая функция по части 2 статьи 57 ТК РФ окажется привязана к должности, которой нет в структуре, а наименование в трудовом договоре и в сведениях ЕФС-1 не совпадёт со штатным расписанием. Приказ и договор можно оформить в один день, если приказ датирован не позже договора.
Как отразить в штатном расписании неполную ставку?
Указания к форме Т-3 разрешают показывать неполные штатные единицы долями: 0,25; 0,5; 2,75 в графе 4. Оклад в графе 5 указывается за полную единицу, а месячный фонд в графе 9 рассчитывается с учётом доли. Работнику на 0,5 ставки в трудовом договоре фиксируется режим неполного рабочего времени и оплата пропорционально отработанному времени.
Нужно ли утверждать новое штатное расписание каждый год?
ТК РФ не требует ежегодного переутверждения. Документ действует, пока его не изменят приказом руководителя, и изменения можно вносить в любой момент. Некоторые работодатели утверждают новую редакцию к началу года под бюджет, но это внутреннее решение. Все прежние редакции и приказы к ним хранятся постоянно по пункту 40 Перечня Росархива от 20.12.2019 № 236 либо до ликвидации организации.
Совпадает ли среднесписочная численность с количеством штатных единиц?
Нет. Штатное расписание показывает плановое количество единиц, включая вакантные и дробные. Среднесписочная численность считается по фактически работающим людям за период. Квота для инвалидов по статье 38 Закона № 565-ФЗ, от 2 до 4% для работодателей с численностью более 35 человек, определяется от среднесписочной численности, а для обособленных подразделений с 1 марта 2026 года — от среднесписочной численности подразделения за предыдущий квартал.
Что делать с единицей работника, который находится в отпуске по уходу за ребёнком?
Единица остаётся занятой: за работником сохраняется место работы, и исключать позицию или сокращать её нельзя. На время его отсутствия на ту же единицу можно принять другого работника по срочному трудовому договору по статье 59 ТК РФ. Вакансией при сокращении такая позиция не считается, потому что основной работник вернётся на неё.
Что считается верным, если штатное расписание в 1С расходится с утверждённым приказом?
Юридическую силу имеет редакция, утверждённая приказом руководителя. Учётная система отражает её, но не заменяет: если в 1С:ЗУП внесли изменение без приказа, для суда и ГИТ оно не существует. Расхождение исправляют документом «Изменение штатного расписания» с датой, совпадающей с датой приказа, чтобы история редакций в 1С соответствовала бумажным или электронным приказам.
