Перевод сотрудника и штатное расписание согласуют в одном порядке: сначала должность появляется в штатном расписании, затем стороны подписывают дополнительное соглашение, и только после этого работодатель издаёт приказ о переводе. Перевод по статье 72.1 ТК РФ требует письменного согласия работника, кроме случаев статьи 72.2 ТК РФ. Постоянный перевод отражают в ЕФС-1 не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем перевода, временный как перевод в ЕФС-1 не подают. Порядок работы со ставкой зависит от вида перевода: при постоянном прежняя штатная единица освобождается, и её можно исключить или отдать другому работнику, при временном прежняя работа остаётся за сотрудником, и на его ставку принимают только по срочному трудовому договору.
Покажем, как датировать приказ об изменении штатного расписания, допсоглашение и приказ о переводе, чем перевод отличается от перемещения, совмещения должностей и переименования должности и что делать, если вакантной ставки нет. Отдельно разберём штатное расписание у ИП, проверку кадрового перевода в 1С 8.3 ЗУП и то, какой электронной подписью работник подписывает согласие на перевод в КЭДО. Сценарная таблица, образцы штатного расписания и допсоглашения, стоимость электронного оформления и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Как штатное расписание связано с переводом и что проверяет ГИТ
Статьи 15 и 57 ТК РФ описывают трудовую функцию как работу по должности в соответствии со штатным расписанием. Из этого Роструд в письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 выводит прямое правило: должность в трудовом договоре указывают в строгом соответствии со штатным расписанием, а принимать работника на должность, которой в штатном расписании нет, недопустимо. Перевод — это изменение трудовой функции или структурного подразделения, указанного в договоре, поэтому к новой должности применяется то же требование, что и при приёме.
Штатное расписание — локальный нормативный акт, в котором в сводном виде закреплено разделение труда: перечень структурных подразделений, должностей, количество штатных единиц, оклады, надбавки и месячный фонд оплаты труда. Когда инспектор ГИТ сверяет кадровые документы, он кладёт рядом три бумаги: дополнительное соглашение о переводе, приказ о переводе и действующую на дату перевода редакцию штатного расписания. Расхождение в любой из граф даёт повод для предписания:
- наименование должности в допсоглашении отличается от наименования в штатном расписании;
- подразделение в приказе не совпадает с подразделением, за которым числится ставка;
- оклад в допсоглашении ниже оклада по штатному расписанию для этой должности;
- на дату перевода вакантной единицы по новой должности нет, а в штатном расписании по ней уже работает столько сотрудников, сколько предусмотрено ставок.
Отсутствие должности в штатном расписании Роструд относит к нарушениям, за которые отвечают по статье 5.27 КоАП РФ. По части 1 этой статьи штраф для юридического лица составляет от 30 000 до 50 000 рублей, по части 4, когда нарушение касается ненадлежащего оформления трудового договора, от 50 000 до 100 000 рублей. Перед подписанием допсоглашения откройте действующую редакцию штатного расписания и сверьте наименование должности, подразделение и оклад дословно, до буквы.
Перевод, перемещение, совмещение и переименование: когда меняют штатное расписание
Часть кадровых изменений только выглядит как перевод. Статья 72.1 ТК РФ отделяет перевод от перемещения: перемещение к другому работодателю не относится, это работа на другом рабочем месте, в другом структурном подразделении в той же местности или на другом механизме, если определённые сторонами условия трудового договора не меняются. Совмещение должностей по статье 60.2 ТК РФ вообще не меняет трудовую функцию по договору, работник выполняет дополнительную работу в пределах своего рабочего дня. От вида изменения зависят согласие, документы и то, нужно ли трогать штатное расписание.
| Ситуация | Норма ТК РФ | Согласие работника | Штатное расписание | ЕФС-1 |
|---|---|---|---|---|
| Постоянный перевод на другую должность | ст. 72.1 | письменное, допсоглашение | нужна вакантная ставка; если её нет, сначала приказ об изменении штатного расписания | подраздел 1.1, не позднее 25-го числа следующего месяца |
| Временный перевод по соглашению сторон | ст. 72.2, ч. 1 | письменное соглашение, срок до 1 года или до выхода отсутствующего работника | нужна вакантная ставка или ставка отсутствующего работника; прежняя ставка остаётся за переведённым | как мероприятие «ПЕРЕВОД» в общем случае не подают |
| Временный перевод в чрезвычайных обстоятельствах | ст. 72.2, ч. 2-3 | не требуется, срок до 1 месяца | как правило, не меняют: перевод краткосрочный | как мероприятие «ПЕРЕВОД» в общем случае не подают |
| Перемещение без изменения условий договора | ст. 72.1, ч. 3 | не требуется | ставка числится за подразделением, поэтому в новом подразделении она должна быть | не подают |
| Совмещение должностей | ст. 60.2, ст. 151 | письменное, срок, объём и доплата по соглашению | не меняют: основную должность работник не покидает | не подают |
| Переименование должности без изменения функции | ст. 72 или ст. 74 | допсоглашение; без согласия только по ст. 74 с уведомлением за 2 месяца | приказ об изменении штатного расписания | переводом не является |
Штатное расписание приходится менять до подписания документов в двух случаях: когда вакантной ставки по новой должности нет и когда меняется наименование должности или подразделения. Совмещение и чрезвычайный временный перевод обходятся без правки штатного расписания. Если ваша ситуация не попадает ни в одну строку, определите, что именно меняется в трудовом договоре: функция, подразделение, место работы или только название, и от этого выбирайте норму.
Порядок оформления перевода по штатному расписанию
При проверке даты документов читают в одну линию: изменение штатного расписания вступает в силу не позже даты перевода, допсоглашение подписано не позже приказа, запись в трудовой книжке и сведения в ЕФС-1 идут после приказа. Если приказ о переводе датирован 1 марта, а штатная единица введена приказом от 5 марта, на 1 марта работник формально переведён на должность, которой в организации не было.
Как оформить перевод сотрудника с учётом штатного расписания: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите вид изменения по таблице выше: постоянный перевод, временный перевод, перемещение, совмещение или переименование. От этого зависят согласие, срок и отчётность.
- Шаг 2. Откройте редакцию штатного расписания, которая будет действовать на дату перевода, и найдите вакантную единицу по новой должности в нужном подразделении. Для временного перевода на место отсутствующего работника подходит его ставка.
- Шаг 3. Если вакансии нет или должность называется иначе, издайте приказ об изменении штатного расписания: введите штатную единицу, переименуйте должность или перенесите ставку в другое подразделение. Дата ввода изменений — не позже даты перевода.
- Шаг 4. Подпишите с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в письменной форме: новая должность и подразделение дословно по штатному расписанию, оклад, дата начала работы, для временного перевода — срок или событие, до которого он действует.
- Шаг 5. Издайте приказ о переводе на основании допсоглашения и ознакомьте с ним работника под подпись. Форма Т-5 с 2013 года не обязательна, можно использовать форму, утверждённую в организации.
- Шаг 6. После перевода подайте ЕФС-1 по постоянному переводу не позднее 25-го числа следующего месяца, внесите запись в бумажную трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней, если работник её сохранил, а освободившуюся ставку оставьте вакантной или исключите приказом об изменении штатного расписания.
Форма Т-5 утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26, но с 1 января 2013 года унифицированные формы первичных учётных документов в общем случае не обязательны. Собственная форма приказа должна содержать те же сведения: прежнюю и новую должность, подразделение, оклад, вид перевода и основание. Допсоглашения и приказы о переводе ТК РФ разрешает оформлять в электронном виде, поэтому весь пакет можно провести через КЭДО без бумажных экземпляров.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Сформируйте приказ о переводе с прежней и новой должностью
Конструктор собирает приказ в формате .docx с таблицей прежней и новой должности, оклада и вида перевода. Наименования в таблицу переносите из штатного расписания без сокращений: именно по ним ГИТ сверяет приказ с допсоглашением. В сервисе Добыто такой приказ вместе с допсоглашением уходит работнику по маршруту согласования, а после подписания оба документа ложатся в электронный архив.
Образцы штатного расписания и допсоглашения для перевода
Начните с формы Т-3: по ней удобно проверить, есть ли вакантная единица, а заполненный образец покажет, как отразить изменения.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 (бланк) | Скачать |
| Штатное расписание: заполненный образец | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе | Скачать |
Изменение штатного расписания под перевод: если ставки нет, если она занята, если освобождается
Вакантной единицы по нужной должности нет в большинстве переводов, которые готовят под конкретного человека. Тогда в штатное расписание вносят изменения приказом руководителя: вводят новую единицу, переименовывают должность или переносят ставку в другое подразделение. Изменения оформляют либо приказом с перечнем изменённых позиций, либо утверждают новую редакцию штатного расписания целиком; во втором случае у документа меняется номер и дата, и все последующие кадровые документы сверяются уже с новой редакцией.
Ставка занята или её недостаточно
Одну штатную единицу не могут одновременно занимать два работника на полную ставку. Если переводят на должность, где все единицы заняты, вариантов три: ввести дополнительную единицу, разделить единицу на доли (например, 0,5 и 0,5, если оба работника согласны на неполное рабочее время по статье 93 ТК РФ) или переводить на место временно отсутствующего работника по статье 72.2 ТК РФ, до его выхода. Третий вариант подходит только для временного перевода.
Ставка переведённого работника: постоянный и временный перевод
После постоянного перевода прежняя единица становится вакантной. Её можно оставить под нового сотрудника или исключить из штатного расписания приказом. Исключение вакантной единицы процедурой сокращения не является: работник на ней уже не числится, уведомлять профсоюз и службу занятости по этой позиции не нужно.
При временном переводе прежняя работа сохраняется за сотрудником. Его единицу нельзя исключить и нельзя отдать другому работнику по бессрочному договору: на это время принимают только по срочному трудовому договору по статье 59 ТК РФ, на период отсутствия работника, за которым сохраняется место работы. Статья 72.2 ТК РФ добавляет условие, которое часто упускают: если по окончании срока временного перевода прежняя работа не предоставлена, а работник не потребовал её и продолжает работать, перевод становится постоянным. С этого дня его прежняя ставка фактически освобождается, а новая закрепляется за ним без допсоглашения, и штатное расписание перестаёт соответствовать реальной расстановке.
Цена ошибки в согласовании двух документов
Самые частые расхождения возникают из-за экономии времени: перевод оформляют «задним числом», а штатное расписание правят, когда о нём вспомнят. Для юридического лица такое нарушение квалифицируют по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ со штрафом от 30 000 до 50 000 рублей, а если нарушение связано с оформлением трудового договора — по части 4 со штрафом от 50 000 до 100 000 рублей. Кроме штрафа, работодатель получает предписание ГИТ и переоформление всего пакета: приказа об изменении штатного расписания, допсоглашения, приказа о переводе и, при расхождении дат, корректирующих сведений ЕФС-1. В трудовом споре документ о переводе на должность, которой не было в штатном расписании, работнику легче оспорить.
Когда штатное расписание под перевод не меняют
Правка штатного расписания не нужна, если вакантная единица по новой должности уже есть в нужном подразделении, если оформляется совмещение должностей, перемещение внутри подразделения или временный перевод в чрезвычайных обстоятельствах на срок до 1 месяца. Не нужна она и при временном переводе на ставку отсутствующего работника: единица числится в штатном расписании, меняется только тот, кто её фактически занимает. Перед тем как готовить приказ об изменении штатного расписания, проверьте, нет ли свободной единицы с тем же наименованием в другом подразделении: иногда проще перенести её приказом, чем вводить новую.
Совмещение должностей и штатное расписание
При совмещении работник остаётся на своей должности и в пределах установленной продолжительности рабочего дня выполняет дополнительную работу по другой или такой же должности. Статья 60.2 ТК РФ требует письменного согласия работника, срок, содержание и объём дополнительной работы устанавливает работодатель с этим согласием, а размер доплаты по статье 151 ТК РФ стороны определяют соглашением. Работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, работодатель — отменить поручение, в обоих случаях с письменным предупреждением другой стороны не позднее чем за 3 рабочих дня.
Штатное расписание при совмещении не меняют. Если работнику поручают работу по другой должности, в штатном расписании должна быть вакантная единица по этой должности или единица временно отсутствующего работника: совмещающий её не занимает, он выполняет часть работы за доплату, и единица формально остаётся вакантной. При расширении зоны обслуживания или увеличении объёма работ по своей же должности отдельная ставка не нужна. Совмещение не путают с внутренним совместительством: совместитель работает по отдельному трудовому договору в свободное от основной работы время по статьям 60.1 и 282 ТК РФ, и под него в штатном расписании нужна ставка или её доля. Оформите совмещение отдельным приказом со сроком и размером доплаты и приложите письменное согласие работника: по этим двум документам инспектор отличает совмещение от незаконного перевода без допсоглашения.
Штатное расписание у ИП: нужно ли оно для перевода
Отдельной нормы, которая обязывала бы индивидуального предпринимателя утверждать именно штатное расписание, в ТК РФ нет. Роструд в ответе на портале «Онлайнинспекция.РФ» по вопросу о штатном расписании у ИП указал, что предпринимателю с работниками его следует утвердить, и сослался на обязательность трудовой функции в трудовом договоре по статье 57 ТК РФ. Это позиция ведомства, а не самостоятельное требование закона, но инспекторы на проверках опираются именно на неё.
Для перевода у ИП действуют те же статьи 72.1 и 72.2 ТК РФ, что и у организации: письменное согласие, допсоглашение, приказ, ЕФС-1. Если штатное расписание не утверждено, наименование новой должности в допсоглашении ничем не подкреплено, и при споре или проверке сверять его не с чем. У ИП с несколькими работниками штатное расписание по форме Т-3 занимает одну страницу; утвердите его приказом до оформления первого перевода, и дальше меняйте по тем же правилам, что и в организации.
Штатное расписание и кадровый перевод в 1С 8.3 ЗУП
В 1С:ЗУП 3.1 штатное расписание и кадровые документы связаны настройкой: раздел «Настройка» — «Кадровый учёт» — ссылка «Настройка штатного расписания», флажок автоматической проверки кадровых документов на соответствие штатному расписанию. С включённым флажком документ «Кадровый перевод» не проведётся, если в выбранной позиции нет свободной единицы или оклад в документе не совпадает с окладом позиции. Кнопка «Проверить» в документе показывает несоответствие до проведения.
Отсюда порядок работы в программе: сначала документ «Изменение штатного расписания» с датой, не позже даты перевода, затем «Кадровый перевод» на новую позицию. Типичная ситуация начала года: оклады повышают с 1 января кадровыми переводами, а штатное расписание не меняют, и программа сообщает о несоответствии штатному расписанию. Причина в том, что оклад в позиции остался прежним. Правьте штатное расписание, а не отключайте проверку: выключенный флажок убирает сообщение, но не расхождение, которое увидит ГИТ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полный учёт штатного расписания с историей изменений и проверкой документов ведётся именно в 1С:ЗУП. Для кадровых переводов, которые подписываются электронно, мы используем готовый модуль для 1С:ЗУП: он устанавливается и настраивается за один день, а документы синхронизируются автоматически, поэтому приказ о переводе из 1С попадает к работнику на подпись без повторного ввода данных.
Перевод в КЭДО: какая электронная подпись нужна работнику
Статья 22.3 ТК РФ разрешает работнику подписывать согласие на перевод и изменения трудового договора в информационной системе работодателя только УКЭП или УНЭП. ПЭП для допсоглашения о переводе не подходит; ей работник может подписывать иные электронные кадровые документы, например ознакомление с приказом, если с ним заключено соглашение о правилах идентификации и конфиденциальности ключа. Работодатель подписывает электронные кадровые документы УКЭП.
ПЭП, УНЭП и УКЭП в пакете документов о переводе
В одном переводе обычно участвуют два вида подписи работника: УНЭП или УКЭП на допсоглашении и, при наличии соглашения, ПЭП на ознакомлении с приказом. Если в компании выпущены только ПЭП, допсоглашение о переводе придётся подписывать на бумаге или выпустить работнику УНЭП. В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП работник может получить через партнёров — удостоверяющие центры.
Полезно знать: работник может подписать допсоглашение о переводе через Госключ — это бесплатная УКЭП для работников, которая выпускается по подтверждённой учётной записи Госуслуг.
Как работник подписывает перевод с телефона
Через Госключ подписание проходит в 4 шага: работник устанавливает приложение и входит по подтверждённой учётной записи Госуслуг, выпускает УНЭП или УКЭП, получает документ из системы КЭДО и подтверждает подпись, после чего документ возвращается работодателю. Для перевода в другой филиал или на удалённую позицию это снимает вопрос с пересылкой бумажных экземпляров допсоглашения.
ЕФС-1 и трудовая книжка после перевода
С 30 декабря 2025 года ЕФС-1 подают по форме, утверждённой приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. Сведения о постоянном переводе отражают в подразделе 1.1 не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором оформлен перевод: перевод с 10 марта отчитывают до 25 апреля. Временный перевод СФР к мероприятию «ПЕРЕВОД» не относит, и в общем случае его в ЕФС-1 не отражают. Порядок заполнения и актуальные формы СФР публикует в базе знаний по ЕФС-1 для страхователей.
Наименование должности в ЕФС-1 берут из приказа о переводе, а тот, в свою очередь, из штатного расписания, поэтому ошибка в штатном расписании переходит в отчётность. Государственным и муниципальным учреждениям нужно учесть приказ СФР от 15.04.2026 № 389: с 30 мая 2026 года он обновил справочник кодов должностей для подраздела 1.3 ЕФС-1. Частных работодателей это изменение не затрагивает.
Если работник сохранил бумажную трудовую книжку, запись о постоянном переводе вносят на основании приказа не позднее 5 рабочих дней по пункту 9 Порядка, утверждённого приказом Минтруда России № 320н. Сверьте формулировку записи с приказом: должность и подразделение пишут полностью, так же как в штатном расписании.
Внимание: даже при полном переходе на КЭДО трудовая книжка остаётся на бумаге. Допсоглашение и приказ о переводе подписываются электронно, а запись о переводе в бумажную книжку вносится вручную.
Стоимость электронного оформления переводов в КЭДО
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С:ЗУП.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП для сотрудников | через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу |
Для компании до 25 человек, где переводы подписывают УНЭП, достаточно тарифа «Старт». Если переводы готовят в 1С:ЗУП и нужна УКЭП или электронный архив, подходит «Бизнес»; тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальный состав тарифов и условия минимальной оплаты указаны на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Перевод законен, когда три документа говорят одно и то же: штатное расписание на дату перевода содержит свободную единицу, допсоглашение повторяет её наименование, подразделение и оклад, а приказ издан на основании допсоглашения. Правку штатного расписания делают первой, а временный перевод требует следить за сроком, чтобы он не превратился в постоянный без документов. Совмещение, перемещение и чрезвычайный временный перевод обходятся без изменения штатного расписания, но и у них есть свои условия по согласию и срокам.
В Добыто допсоглашение и приказ о переводе подписываются электронно по маршруту согласования, а связка с 1С:ЗУП переносит данные из кадрового перевода без повторного ввода, поэтому расхождения между документами видны до подписания, а не на проверке.
Частые вопросы о переводе и штатном расписании
Нужно ли согласие работника, если меняется только подразделение, а должность остаётся прежней?
Зависит от текста трудового договора. Если подразделение в договоре указано, его смена — перевод по статье 72.1 ТК РФ: нужны письменное согласие, допсоглашение и приказ, а постоянный перевод отражают в ЕФС-1. Если подразделение в договоре не названо и место работы остаётся в той же местности, это перемещение по части 3 статьи 72.1 ТК РФ, согласие не требуется. В обоих случаях ставка в штатном расписании должна числиться за новым подразделением.
По какому классификатору называть должности в штатном расписании в 2026 году?
С 1 января 2026 года вместо ОК 016-94 действует классификатор ОК 016-2025, утверждённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст. Если с должностью связаны компенсации, льготы или ограничения, статья 57 ТК РФ требует называть её так, как в квалификационных справочниках или профстандартах. Изменение наименования в штатном расписании само по себе переводом не является и оформляется допсоглашением по статье 72 ТК РФ.
Можно ли повторно перевести работника без согласия, если чрезвычайные обстоятельства не закончились?
Роструд в письме от 19.05.2026 № ПГ/14124-6-1 допустил повторный временный перевод без согласия на срок до 1 месяца, если каждый новый перевод обоснован новым эпизодом обстоятельств или продолжением работ по устранению последствий. Каждый перевод оформляют отдельным приказом с описанием основания. Штатное расписание при этом не меняют, а в ЕФС-1 такой перевод как мероприятие «ПЕРЕВОД» в общем случае не отражают.
Можно ли постоянно перевести работника на ставку сотрудника в отпуске по уходу за ребёнком?
Нет. За отсутствующим работником сохраняется место работы, поэтому его ставку можно занять только временно: переводом по статье 72.2 ТК РФ до выхода этого работника или по срочному трудовому договору по статье 59 ТК РФ. Для постоянного перевода нужна отдельная вакантная единица, которую вводят приказом об изменении штатного расписания.
Что делать, если перевод уже оформлен, а должности в штатном расписании не было?
Издайте приказ об изменении штатного расписания текущей датой и введите единицу с тем же наименованием, подразделением и окладом, что в допсоглашении. Составлять приказ задним числом нельзя: даты документов сверяются по журналам регистрации и сведениям ЕФС-1. Период, когда работник числился на должности вне штатного расписания, остаётся нарушением по статье 5.27 КоАП РФ, но устранённое до проверки расхождение не переходит в следующие документы.
Можно ли подать в ЕФС-1 сведения о временном переводе и обратном переводе одновременно?
СФР разъяснил, что временный перевод к мероприятию «ПЕРЕВОД» не относится, а одновременная подача сведений о временном переводе и обратном переводе нарушением не является. Для постоянного перевода действует обычный срок: подраздел 1.1 ЕФС-1 не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем оформления перевода.
