Официальный сайт проверки самозанятого — это сервис ФНС «Проверить статус налогоплательщика налога на профессиональный доход»: вы вводите ИНН и дату, получаете ответ «да» или «нет» на эту дату. Больше он не показывает ничего: ни сумму дохода и остаток лимита 2,4 млн рублей, ни виды деятельности, ни то, работал ли исполнитель у вас по трудовому договору последние два года, ни факт формирования чека. Ответ считается в момент запроса, поэтому проверка на дату акта и на дату оплаты — две разные проверки: датой снятия с учёта считается дата направления заявления в налоговый орган, и статус меняется в тот же день. Для налоговых последствий заказчику нужна связка «статус на дату расчёта плюс чек», для спора о подмене трудовых отношений статус исполнителя не значит ничего.
Разберём, какие риски закрывает ответ сервиса, а какие остаются на заказчике и чем закрываются: справкой КНД 1122035, чеком из «Мой налог», выпиской ЕГРИП, открытыми реестрами. Покажем, чего стоит скриншот проверки и почему справка налогового органа с квалифицированной подписью весит больше. Пороги, по которым сведения о компании уходят в межведомственную комиссию с 16 февраля 2026 года, порядок действий перед выплатой, образцы соглашений об электронном обмене и тарифы на подписание документов с исполнителями — во второй половине статьи.
Что именно показывает сервис ФНС: два поля и ответ из одного слова
Сервис бесплатный, регистрация не нужна. На странице два поля: ИНН проверяемого лица и дата, на которую вы хотите узнать статус. Результат — утверждение о том, применял ли человек специальный налоговый режим на указанную дату. Ни ФИО, ни регион, ни вид деятельности, ни сумма дохода в ответе не появляются: поиск по фамилии в сервисе не предусмотрен, ИНН обязателен. Для массовых расчётов ФНС отдельно публикует описание API публичного сервиса, через который проверка встраивается в учётную систему и запускается по списку исполнителей.
Юридический смысл положительного ответа узкий и вполне конкретный. Компания не удерживает НДФЛ и не начисляет страховые взносы с вознаграждения такому исполнителю, а затраты принимает в расходы при наличии чека. Отрицательный ответ означает обратное: с выплаты физическому лицу удерживается НДФЛ и начисляются взносы, независимо от того, что написано в договоре подряда или оказания услуг. Проверить свой случай можно за минуту в сервисе ФНС «Проверить статус налогоплательщика налога на профессиональный доход»: он же отвечает на вопрос, чем закончится проверка со стороны инспекции по конкретной дате расчёта.
Чего сервис не показывает: шесть зон, которые остаются на заказчике
Статус НПД — один из примерно десяти параметров, по которым исполнитель либо подходит компании, либо нет. Остальные параметры сервис не проверяет, и это не дефект: он создан под одну задачу, а не под комплексную проверку контрагента.
- Остаток лимита дохода. Предел 2,4 млн рублей за календарный год установлен 422-ФЗ. Доход считается по всем заказчикам сразу, вы видите только свою часть. Сервис ответит «да» ровно до того момента, пока налоговый орган не снял человека с учёта.
- Разрешённые виды деятельности. Перепродажа товаров, работа по агентскому договору, договору комиссии и поручения, добыча полезных ископаемых под НПД не попадают. Статус при этом остаётся действующим, а доход по такой сделке объектом налогообложения НПД не признаётся.
- Трудовую историю у вас же. Запрет работать с бывшим работодателем в течение двух лет после увольнения виден только вам и налоговому органу.
- Факт формирования чека. Статус подтверждён, чека нет — расходы компания принять не вправе.
- Статус индивидуального предпринимателя. ИП может применять НПД, а может слететь на другой режим и остаться ИП. Сведения о регистрации проверяются выпиской из ЕГРЮЛ и ЕГРИП на сайте ФНС, там же видны дата регистрации и основной вид деятельности.
- Платёжеспособность и благонадёжность. Исполнительные производства, банкротство, судебные споры, дисквалификация в сервисе не отражаются вовсе.
Собрали в таблицу, какой риск чем закрывается. Колонка «Основание» показывает, на чём держится требование, чтобы юрист компании мог перепроверить формулировку.
| Риск заказчика | Виден в сервисе | Чем закрывается | Основание |
|---|---|---|---|
| Исполнитель не применяет НПД на дату расчёта | Да | Проверка по ИНН на дату акта и на дату оплаты | Сервис ФНС, статья 5 422-ФЗ |
| Превышен лимит 2,4 млн рублей за год | Нет | Справка о состоянии расчётов КНД 1122036 от исполнителя, условие договора об уведомлении | Часть 2 статьи 4 422-ФЗ |
| Исполнитель был вашим работником менее двух лет назад | Нет | Сверка ИНН исполнителя с кадровой базой и отчётностью по ЕФС-1 | Пункт 8 части 2 статьи 6 422-ФЗ |
| Чек не сформирован или аннулирован | Нет | Получение чека к каждой выплате, сверка суммы и ИНН заказчика в чеке | Статья 14 422-ФЗ |
| Вид деятельности не допускает НПД | Нет | Предмет договора сверяется с перечнем ограничений до подписания | Статьи 4 и 6 422-ФЗ |
| Долги, банкротство, дисквалификация исполнителя | Нет | Банк данных исполнительных производств ФССП, ЕФРСБ, картотека судебных дел, реестр дисквалифицированных лиц | Открытые государственные реестры |
| Отношения похожи на трудовые | Нет | Аудит текста договора, актов и фактического порядка работы | Статья 19.1 ТК РФ |
Пять строк из семи закрываются документами от самого исполнителя и открытыми реестрами. Порядок сбора этих документов стороны фиксируют в договоре, иначе исполнитель не обязан ничего присылать.
Статус «на дату»: почему проверка накануне оплаты ничего не гарантирует
Сняться с учёта самозанятый может в любой момент через приложение «Мой налог», и датой снятия считается дата направления заявления в налоговый орган. Постановка на учёт работает так же: дата подачи заявления и есть дата статуса. Отсюда практическое следствие для бухгалтерии — проверять статус нужно на дату, которой вы оформляете расчёт, а не «вчера вечером на всякий случай».
Второй способ потерять статус в середине договора — превышение лимита. При достижении 2,4 млн рублей дохода за календарный год право на НПД прекращается, причём сработать это может посреди месяца и без предупреждения заказчика. Ваш договор в этот момент продолжает действовать, а налоговые последствия выплаты меняются: с даты утраты статуса компания удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы как при обычном договоре ГПХ с физическим лицом.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Проверку статуса привязывайте к событию, а не к календарю: акт подписан — проверили, платёжное поручение ушло — проверили ещё раз. Дата снятия с учёта совпадает с датой заявления самозанятого, поэтому разрыв в один день между проверкой и оплатой уже создаёт риск доначислений. Сохраняйте результат каждой проверки с датой и временем запроса, иначе восстановить картину через год вы не сможете».
Как проверить самозанятого перед выплатой: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Возьмите ИНН исполнителя из договора. ИНН физического лица состоит из 12 цифр и должен совпадать с тем, что указан в чеке и в реквизитах для оплаты.
- Шаг 2. Проверьте статус на дату подписания акта. Отрицательный ответ на этом шаге останавливает оплату по схеме НПД и переводит расчёт в обычный режим с удержанием НДФЛ и начислением взносов.
- Шаг 3. Сверьте предмет договора с ограничениями 422-ФЗ: перепродажа товаров, агентские и комиссионные схемы, работа по договору поручения под спецрежим не подпадают.
- Шаг 4. Проверьте по кадровой базе, не работал ли исполнитель у вас по трудовому договору в последние два года. Проверка делается по ИНН, а не по фамилии: однофамильцы и смена фамилии ломают поиск.
- Шаг 5. Повторите проверку статуса на дату платежа и сохраните результат вместе с платёжным документом.
- Шаг 6. Получите чек и сверьте в нём сумму, дату расчёта и ИНН вашей организации как заказчика. Расхождение хотя бы в одном реквизите означает, что чек придётся переоформлять.
Важный нюанс из практики: в Добыто КЭДО расчёты с внешними исполнителями ведутся отдельным модулем выплат, где по каждой строке видны статус, дата и история начисления, а весь массив выгружается архивом. Когда инспекция запрашивает подборку расчётов за период, документы и платежи собираются из одного места, а не из переписки в трёх мессенджерах.
Справка КНД 1122035 против скриншота: что весит в споре
Скриншот страницы сервиса — изображение экрана. Он подтверждает, что вы заходили на сайт, и ничего не подтверждает о самом статусе, если оппонент начнёт спорить. Документ с юридической силой формирует сам исполнитель в приложении или веб-кабинете «Мой налог»: справка о постановке на учёт в качестве налогоплательщика НПД по форме КНД 1122035 и справка о состоянии расчётов по форме КНД 1122036. Обе подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью налогового органа, то есть приходят к вам полноценным электронным документом.
Отсюда правило работы с файлами: справку храните в том виде, в котором её выгрузил исполнитель, вместе с файлом подписи. Пересохранение в другой формат, печать и повторное сканирование убивают подпись, и на выходе остаётся картинка.
Внимание: распечатка электронного документа остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила в споре, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Проверьте подпись налогового органа на справке исполнителя
Для проверки понадобятся два файла: сама справка и файл подписи к ней, если подпись откреплённая.
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о документе, — в каком режиме он создавался. Скан и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на присланную справку: если внутри только картинка с печатью, перед вами электронный образ, а подтверждением статуса он не работает».
Образцы документов для работы с внешними исполнителями
Комплект собран под электронный обмен с подрядчиками и самозанятыми, начинать удобнее с соглашения об использовании ПЭП и НЭП: без него простая и неквалифицированная подпись юридически не приравниваются к собственноручной.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Регламент двустороннего обмена документами | Скачать |
| Шаблон соглашения по ЭДО | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи (образец) | Скачать |
Правило двух лет: ограничение, которое видите только вы
Вознаграждение от заказчика, который был работодателем исполнителя менее двух лет назад, не признаётся объектом налогообложения НПД. Норма прямая, оговорок про должность, объём работ и перерыв в отношениях в ней нет. Совместительство ситуацию не спасает: одновременная работа по трудовому договору и оказание услуг тому же работодателю как самозанятый попадают под тот же запрет.
Сервис статуса про это молчать будет всегда: он не знает, кто у вас работал. Зато знает налоговый орган. В каждом чеке из «Мой налог» указан ИНН заказчика, сведения о прежних местах работы поступают из отчётности по форме ЕФС-1, и сопоставление делается автоматически, без выездной проверки.
Цена ошибки считается не штрафом, а доначислением. Выплаты бывшему работнику переквалифицируют в облагаемый доход, компании доначислят НДФЛ и страховые взносы за весь период договора, а признанные расходы снимут. Проверяется это заранее одним запросом: прогоните ИНН исполнителя по кадровой базе и по сданным формам ЕФС-1 за два предыдущих года, прежде чем подписывать договор. В практике Добыто эту сверку ставят на этап согласования договора, а не на этап выплаты: на выплате отказаться от сделки уже дороже, работа к тому моменту принята.
Факт: при подготовке пакета поправок в ТК РФ, который действует с 1 сентября 2026 года, обсуждались новые признаки трудовых отношений и право Роструда обращаться в суд по отношениям с самозанятыми без трудового договора. В итоговый текст закона эти нормы не вошли, ссылаться на них как на действующие нельзя.
Чек: подтверждённый статус без чека расходы не закрывает
Чек формируется исполнителем в приложении «Мой налог» и передаётся заказчику в электронном виде или на бумаге. Сроки в 422-ФЗ разведены по способу расчёта: при наличных и расчётах электронными средствами платежа чек выдаётся в момент расчёта, при иных формах безналичных расчётов — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором прошёл платёж. Для компании, которая платит по безналу до конца месяца, это означает простую дисциплину: чек должен быть на руках к 9-му числу следующего месяца, иначе бухгалтерия закрывает период без подтверждённых расходов.
Отдельная история — аннулирование. Самозанятый может аннулировать выданный чек в приложении, например при возврате денег или ошибке в сумме. Аннулированный чек перестаёт подтверждать ваши расходы, а уведомления об этом заказчику никто не присылает. Поэтому перед сдачей отчётности сумма и статус ключевых чеков сверяются повторно, а сами чеки хранятся файлами, а не ссылками на приложение исполнителя.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что собирать чеки и справки по сотне исполнителей вручную нереально, для этого не нужен отдельный сотрудник: маршруты подписания и хранение подтверждающих файлов настраиваются в системе документооборота один раз, дальше документ идёт по цепочке сам.
Переквалификация в трудовые отношения: пороги мониторинга и цена ошибки
Статус НПД в трудовом споре не защищает. Отношения признаются трудовыми по фактическим признакам: подчинение правилам внутреннего трудового распорядка, регулярные выплаты в дни зарплаты, рабочее место и оборудование заказчика, длящаяся трудовая функция вместо конкретного результата. Основанием служит статья 19.1 ТК РФ, и суд смотрит на то, как стороны работали, а не на название договора.
С 16 февраля 2026 года действует обновлённая редакция критериев Минтруда, по которым сведения о компании передаются в межведомственную комиссию по противодействию нелегальной занятости. Пороги разведены по периодичности мониторинга.
| Вид мониторинга | Число исполнителей | Среднемесячный доход | Третье условие |
|---|---|---|---|
| Годовой | более 35 самозанятых | свыше 35 000 рублей | сотрудничество более 3 месяцев |
| Квартальный | более 10 самозанятых | свыше 25 000 рублей | в предыдущем квартале состояли в трудовых отношениях с этой же компанией |
Условия внутри строки работают в связке: попадание под мониторинг наступает при одновременном выполнении всех трёх. Компания с восемью постоянными подрядчиками под квартальный порог не подпадает, компания с двенадцатью бывшими работниками на НПД — подпадает.
Дальше считается цена. Заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения, наказывается по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ: от 50 000 до 100 000 рублей на юридическое лицо, от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо, от 5 000 до 10 000 рублей на предпринимателя. При повторном нарушении суммы вырастают до 100 000-200 000 рублей для организации, а должностному лицу грозит дисквалификация на срок от одного года до трёх лет. Поверх штрафа идут доначисления НДФЛ и взносов за весь период и снятые расходы, и эта часть обычно больше самого штрафа.
Когда проверка статуса не нужна и когда она не работает
Есть сценарии, в которых сервис ФНС либо избыточен, либо бесполезен, и проверять нужно другое.
- Исполнитель — ИП на УСН или общей системе. Статус НПД у него не проверяется в принципе. Смотрите выписку ЕГРИП, применяемый режим и реквизиты расчётного счёта.
- Разовая покупка имущества у физического лица. Продажа личных вещей и имущества под НПД не подпадает, статус исполнителя тут ни на что не влияет.
- Работа через агрегатор или электронную платформу занятости. Договор у вас с платформой, порядок проверки исполнителей и распределение ответственности определяются этим договором.
- Отношения фактически трудовые. График, рабочее место, ежемесячная фиксированная сумма и подчинение руководителю дают трудовые отношения, и положительный ответ сервиса на этот вывод не влияет.
- Исполнитель — бывший работник, уволенный менее двух лет назад. Проверять статус бессмысленно: спецрежим к вашим выплатам не применяется, даже когда человек официально самозанятый.
В первых трёх случаях онлайн-проверка заменяется другим документом, в двух последних она не спасает вовсе и вопрос решается до подписания договора.
Обмен документами с самозанятым: чем он отличается от КЭДО
Кадровый электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ распространяется на работников по трудовому договору. Самозанятый исполнитель работником не является, согласие на КЭДО у него не берут, положение о КЭДО на него не распространяется. Обмен документами с ним строится по гражданскому законодательству: стороны договариваются об электронной форме и о том, какой подписью подписывают договор, акты и приложения.
Виды подписи здесь разводятся жёстко. Квалифицированная подпись равнозначна собственноручной в силу закона, дополнительных условий не требуется. Простая и неквалифицированная подписи дают такую равнозначность только при наличии соглашения между участниками обмена, и это соглашение подписывается до первого документа.
Полезно знать: отсутствие соглашения об использовании ПЭП и УНЭП — самая частая причина, по которой электронный документ теряет силу в споре. УКЭП работает без соглашения, остальные виды подписи — только с ним.
Важный нюанс из практики: мы разводим по времени выдачу подписи и первые юридически значимые действия с ней. В разобранном трудовом споре совпадение даты выдачи подписи и даты подписанного заявления суд прочитал как обстоятельство не в пользу работодателя, хотя положение о КЭДО и перечень документов у компании были оформлены правильно. С внешними исполнителями логика та же: соглашение об электронном обмене подписывается раньше, чем первый акт.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Электронная форма сама по себе спор не проигрывает: электронный документ признан письменным доказательством и в арбитражном, и в гражданском процессе. Проигрывают на процедуре — когда не описан порядок идентификации подписанта, когда подпись выдана в день подписания документа, когда вид подписи не соответствует документу. Проверьте по своей системе, фиксирует ли она дату выдачи подписи и кто именно подписывал».
В Добыто КЭДО договоры и акты с внешними исполнителями идут теми же маршрутами подписания, что и кадровые документы, а подписанные файлы вместе с подписью складываются в электронный архив с доступом по ролям.
Стоимость электронного обмена документами с исполнителями: тарифы Добыто КЭДО
Стоимость зависит от числа пользователей, набора видов подписи и необходимости интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по числу сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для пользователей | входит в тариф | при подключении |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма считается по числу подключённых пользователей и выбранному набору функций, а УКЭП выпускается через партнёрские удостоверяющие центры. Актуальные условия по каждому тарифу и состав включённых опций опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Официальный сервис ФНС отвечает ровно на один вопрос: применял ли человек с этим ИНН спецрежим на указанную дату. Лимит дохода, допустимые виды деятельности, прошлую работу у вас, наличие чека и характер отношений он не показывает, и эти зоны закрываются документами от исполнителя, открытыми реестрами и текстом договора. Юридическую силу даёт справка из «Мой налог» с квалифицированной подписью налогового органа, а не изображение экрана, и хранить её нужно файлом вместе с подписью.
Мы в Добыто ежедневно закрываем смежную часть задачи: договоры, акты и приложения с внешними исполнителями подписываются электронно, идут по заданным маршрутам и остаются в архиве вместе с файлами подписи, поэтому подборка документов к запросу инспекции собирается за несколько минут.
Частые вопросы
Сервис не находит ИНН или выдаёт ошибку. Что делать?
Сначала проверьте длину и правильность номера: у физического лица ИНН состоит из 12 цифр, у организации из 10. Если номер верный, а ответа нет, запросите у исполнителя справку о постановке на учёт по форме КНД 1122035 из приложения «Мой налог»: она формируется за минуту и подписана квалифицированной подписью налогового органа. Свой ИНН физическое лицо узнаёт по паспортным данным через отдельный сервис ФНС.
Можно ли проверить самозанятого по ФИО или номеру телефона?
Нет, поиск идёт только по ИНН. Поэтому ИНН включается в договор и в реквизиты для оплаты как обязательное условие, а не как справочная информация. Если исполнитель отказывается сообщать ИНН, проверить его статус вы не сможете ни через сервис, ни через API.
Можно ли узнать статус на будущую дату, например на день планируемой оплаты?
Нет. Сервис отвечает по состоянию на момент запроса и на уже наступившие даты, потому что снятие с учёта происходит по заявлению самозанятого в любой день. Отсюда практика двух проверок: на дату акта и на дату платежа, с сохранением обоих результатов.
Исполнитель зарегистрирован как ИП. Проверка отличается?
Индивидуальный предприниматель вправе применять НПД, и его статус проверяется тем же сервисом по ИНН. Дополнительно берётся выписка из ЕГРИП: она показывает, что регистрация действующая, и даёт основной вид деятельности. Если предприниматель утратил право на спецрежим, он остаётся ИП на другом режиме, налоги платит сам, но чек из «Мой налог» вы уже не получите и подтверждать расходы придётся актом и договором.
Что делать, если статус утрачен в середине действия договора?
С даты утраты права на спецрежим выплаты физическому лицу облагаются НДФЛ и страховыми взносами, обязанность удержать налог ложится на заказчика. Чтобы узнавать об этом не постфактум, в договор включают обязанность исполнителя письменно сообщить об утрате статуса и срок такого уведомления, а также его ответственность за доначисления, возникшие из-за несообщения.
Хранит ли сервис историю проверок?
Нет, журнал запросов пользователю не доступен, каждая проверка существует только в момент выполнения. Фиксировать результат приходится самостоятельно: сохранять ответ с датой и временем запроса и прикладывать его к комплекту по конкретной выплате. При большом числе исполнителей эту задачу закрывает обращение к API публичного сервиса ФНС с сохранением ответов в собственной системе.
