Приложение для самозанятых «Мой налог» формирует чек, без которого компания не может учесть в расходах оплату услуг исполнителя на НПД: это прямое правило части 8 статьи 15 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ. Компания сообщает исполнителю свой ИНН, проверяет его статус на дату оплаты и получает чек со ссылкой или QR-кодом, который ведёт на запись в системе ФНС. При расчёте наличными или электронным средством платежа чек выдают в момент оплаты, при переводе с расчётного счёта по платёжному поручению — не позднее 9-го числа следующего месяца. Если самозанятый без статуса ИП утратил право на НПД, компания с этой даты удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы, а по самозанятому ИП такой обязанности не возникает.
Материал поможет бухгалтеру и HR-специалисту выстроить приём чеков так, чтобы ни один платёж не остался без подтверждения. Покажем, какие 12 реквизитов проверять в чеке, как сверять статус исполнителя в сервисе ФНС и что делать, если чек аннулирован или не пришёл к 9-му числу. Самозанятый найдёт здесь, какие данные запросить у заказчика и когда выдавать чек. Сценарная таблица рисков, порядок подписания договора и акта электронной подписью, стоимость и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какой чек из «Мой налог» компания может принять: 12 реквизитов по 422-ФЗ
Чек из «Мой налог» принимается к учёту, только если в нём заполнены реквизиты из части 6 статьи 14 422-ФЗ. Самозанятый формирует его в мобильном приложении, в веб-версии кабинета самозанятого на сайте ФНС либо через уполномоченного оператора электронной площадки или банк. Источник формирования на юридическую силу чека не влияет: во всех трёх случаях запись попадает в автоматизированную информационную систему ФНС и получает уникальный номер.
Таблица ниже собрана по тексту закона. Во втором столбце — то, что бухгалтер сверяет при приёме чека.
| Реквизит чека (ч. 6 ст. 14 422-ФЗ) | Что сверяет компания |
|---|---|
| 1. Наименование документа | В документе указано «Чек» |
| 2. Дата и время расчёта | Совпадение с датой платёжного поручения или выдачи наличных |
| 3. ФИО продавца | Совпадение с исполнителем по договору |
| 4. ИНН продавца | Совпадение с ИНН, по которому проверяли статус |
| 5. Указание на режим «Налог на профессиональный доход» | Отметка о режиме НПД есть в чеке |
| 6. Наименование товаров, работ, услуг | Соответствие предмету договора и акта |
| 7. Сумма расчётов | Совпадение с суммой выплаты |
| 8. ИНН покупателя — организации или ИП | ИНН вашей организации; сообщить его исполнителю — обязанность заказчика |
| 9. QR-код | Считывается и открывает запись о расчёте в системе ФНС |
| 10. ИНН оператора площадки или банка | Только если чек сформирован через них |
| 11. Наименование оператора площадки или банка | Только если чек сформирован через них |
| 12. Уникальный номер чека | Номер записи в системе ФНС, по нему ведётся реестр чеков |
Чаще всего чек не проходит проверку из-за восьмого реквизита. Закон возлагает обязанность сообщить ИНН на заказчика, поэтому чек без ИНН компании или с ИНН физлица-руководителя — следствие того, что реквизиты не передали исполнителю заранее. ФНС вправе устанавливать дополнительные реквизиты чека по части 7 статьи 14, поэтому шаблон проверки стоит сверять с действующей редакцией закона раз в год.
Способ передачи чека закон оставляет на выбор: на бумаге или в электронной форме — на номер телефона или электронную почту, которые дал заказчик, либо через считывание QR-кода в момент формирования. Для компании удобнее всего электронная почта бухгалтерии: чек сразу попадает туда, где его сопоставят с платежом. Проверить, что чек не выдуман и не изменён, можно сканированием QR-кода: он открывает запись в системе ФНС, а не картинку, присланную исполнителем.
Как выстроить приём чеков от самозанятых: договор, статус, чек, акт
Отказ в учёте расходов почти всегда связан с тем, что порядок работы с исполнителем не закреплён в договоре. Если в договоре с самозанятым прописаны ИНН заказчика, адрес для чеков, срок выдачи и последствия аннулирования, бухгалтерия получает чек без напоминаний, а спор о задержке решается по тексту договора.
Письменный договор нужен не всегда. ФНС в разъяснениях о применении НПД указывает: при сделке, которая исполняется в момент её совершения, письменная форма не требуется, а расходы заказчика подтверждает чек с ИНН организации и наименованием услуги. Для длящихся работ, предоплаты и помесячной оплаты договор подряда или возмездного оказания услуг всё же заключают: без него сложнее доказать, за что именно заплачены деньги и какой период закрывает чек.
Акт с самозанятым закон не требует, а чек актом не заменяется. Позиция ФНС по частям 8-10 статьи 15 422-ФЗ: наличие чека обязательно для учёта расходов у организаций и ИП, акт может быть дополнительным документом, который показывает период или дату оказания услуги, например при предоплате. Акт по итогам месяца без чеков расходы не подтверждает.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Перед каждой выплатой статус исполнителя сверяют в сервисе ФНС для проверки статуса налогоплательщика НПД: нужны ИНН самозанятого и дата, на которую идёт проверка. Сервис бесплатный и подтверждает, что человек стоит на учёте как плательщик НПД и компания вправе не удерживать НДФЛ и не начислять взносы. Проверку делают на дату оплаты, а не на дату подписания договора: статус можно утратить в середине срока договора.
Договор и акт с исполнителем удобно подписывать электронной подписью, но здесь действуют правила гражданского оборота, а не КЭДО. Статьи 22.1-22.3 ТК РФ регулируют документы работников по трудовому договору и на договор ГПХ с самозанятым не переносятся. Юридическую силу подписи определяет 63-ФЗ: УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, ПЭП и УНЭП — только при соглашении сторон об их использовании.
Полезно знать: для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками обмена, без него равнозначности собственноручной подписи нет. Этот документ чаще всего теряют, а обнаруживают пропажу уже в споре.
Самозанятому не обязательно ехать в удостоверяющий центр. УКЭП выдают только очно и продлевают каждый год за плату, а мобильную УНЭП выпускают на смартфоне по паспорту, и её хватает для договоров ГПХ и актов выполненных работ. Выбор вида подписи под конкретный документ удобно делать по дереву решений.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Меня регулярно спрашивают, примет ли суд электронный договор или акт. Примет: электронный документ считается письменным доказательством и в арбитражном, и в гражданском процессе. Споры проигрывают из-за того, как документ создан и кто его подписал, а электронная форма здесь ни при чём. Если подписываете договор с исполнителем ПЭП или УНЭП, заключите соглашение об электронной подписи до первого документа.»
В Добыто ПЭП и УНЭП выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП можно получить через партнёров сервиса — удостоверяющие центры. Если вы работодатель и уже ведёте КЭДО со штатными сотрудниками, договор и акт с исполнителем подписываются той же электронной подписью, отдельный ЭДО-оператор для этого не нужен.
Как принять чек от самозанятого: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте статус исполнителя в сервисе ФНС по ИНН на дату заключения договора и сохраните скриншот или выгрузку результата.
- Шаг 2. Впишите в договор ИНН компании, адрес электронной почты для чеков, срок выдачи чека и порядок действий при аннулировании.
- Шаг 3. Подпишите договор, а при необходимости и акт, с соглашением об использовании ПЭП или УНЭП, если выбрана не УКЭП.
- Шаг 4. Перед каждой выплатой повторите проверку статуса на дату оплаты. Если статуса нет, платёж по договору с физлицом облагается НДФЛ и взносами.
- Шаг 5. Получите чек: в момент расчёта при оплате наличными или электронным средством платежа, не позднее 9-го числа следующего месяца при переводе с расчётного счёта.
- Шаг 6. Сверьте 12 реквизитов, особенно ИНН компании и сумму, отсканируйте QR-код и убедитесь, что запись открывается в системе ФНС.
- Шаг 7. Внесите уникальный номер чека в реестр, привяжите к платёжному поручению и акту, а перед закрытием квартала повторно проверьте, не аннулирован ли чек.
Подпишите договор или акт с исполнителем электронной подписью
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Сроки выдачи чека, аннулирование и что делать, если чека нет
Срок выдачи чека зависит от способа оплаты, а не от договорённости сторон. Часть 3 статьи 14 422-ФЗ устанавливает два режима: при расчёте наличными или электронным средством платежа чек формируется и передаётся в момент расчёта, при иных безналичных расчётах — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты. Компания, которая платит с расчётного счёта 25 сентября, вправе ждать чек до 9 октября включительно. Договор может установить более короткий срок, но налоговую обязанность самозанятого он не меняет.
За нарушение порядка или срока передачи сведений отвечает самозанятый, а не заказчик. Статья 129.13 НК РФ предусматривает штраф 20% от суммы расчёта, а при повторном нарушении в течение 6 месяцев — в размере всей суммы расчёта. У компании последствия другие: по части 8 статьи 15 422-ФЗ организация на налоге на прибыль не учитывает расходы на услуги самозанятого без чека.
Сколько стоит принятая без чека выплата
Выплата самозанятому 100 000 руб. без чека не уменьшает базу по налогу на прибыль, и при ставке 25% компания доплачивает 25 000 руб. налога. Если к дате оплаты исполнитель без статуса ИП уже утратил право на НПД, к этому добавляются НДФЛ, который компания как налоговый агент обязана удержать, и страховые взносы с суммы вознаграждения. Ошибку обнаруживают при проверке, когда удержать НДФЛ из уже выплаченной суммы нельзя, и налог приходится платить за счёт компании.
Если чек не пришёл в срок, компания запрашивает его у исполнителя письменно, по адресу из договора. При отказе заказчик вправе сообщить о нарушении в ФНС, в том числе через сервис «Обратиться в ФНС России»: такой порядок прямо назван в разъяснениях ФНС о применении налога на профессиональный доход. Там же ФНС отвечает на вопросы о форме договора, акте вместо чека, хранении чеков и утрате статуса при превышении лимита 2,4 млн руб.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Аннулировать чек самозанятый вправе в двух случаях по частям 3 и 4 статьи 8 422-ФЗ: деньги возвращены заказчику или сведения введены некорректно. При аннулировании пересчитывается налог исполнителя, а компания, получившая возврат, корректирует свою налоговую базу по правилам своего режима. Если услуга оказана и деньги не возвращались, основания для аннулирования нет, и компания запрашивает у исполнителя новый чек с верными данными. Поэтому реестр чеков сверяют с системой ФНС не только при получении, но и перед сдачей отчётности за период.
Лайфхак: переводите исполнителей на электронное подписание с одного массового документа. В одной компании начали только с заявлений на отпуск и за 3-4 недели перевели на электронные документы более 250 сотрудников: люди сами скачали приложение и научились подписывать.
Кейс из практики: логистическая компания с филиалами в 7 городах работает с 12 000 перевозчиков, и на каждый рейс нужен пакет из договора, заявки и закрывающего акта, подписанный до выполнения заказа. Заявка поступает вечером, договор нужен к 8 утра следующего дня, а перевозчик может находиться в 1200 км от филиала. Выпуск УКЭП требовал очной явки в удостоверяющий центр и занимал не меньше дня, и перевозчики отказывались ехать. После перехода на мобильную УНЭП выпуск подписи и подписание первого документа стали занимать 5-10 минут со смартфона.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Когда договоры с удалёнными исполнителями шли почтой, отправка в одну сторону занимала до 4 дней, столько же уходило на возврат второго экземпляра, и к работе приступали только через неделю после договорённости. С мобильной подписью выпуск ключа занимает минуту-две, а первый документ подписывают через 5 минут. Если исполнители разбросаны по стране, закладывайте подписание договора в тот же день, когда договорились о работе.»
Когда исполнитель перестаёт быть самозанятым для компании
Чек из «Мой налог» защищает компанию только при условии, что исполнитель вправе применять НПД именно к этому доходу. Статус на дату оплаты, лимит дохода и прошлое исполнителя в компании проверяются отдельно: чек сформируется технически, даже если доход по закону не облагается НПД. Сценарии ниже различаются тем, что компания проверяет и какие обязанности у неё возникают.
| Сценарий | Что критично проверить | Последствия для компании |
|---|---|---|
| Статус подтверждён на дату оплаты, чек с ИНН компании | Реквизиты чека, запись по QR-коду | Расходы учитываются, НДФЛ и взносы не начисляются |
| Чек не выдан | Срок: момент расчёта или 9-е число следующего месяца | Расходы не учитываются (ч. 8 ст. 15 422-ФЗ) |
| Физлицо без ИП превысило 2,4 млн руб. дохода за год | Статус на дату каждой выплаты | С даты утраты права компания исчисляет НДФЛ и страховые взносы, договор перезаключать не нужно |
| Исполнитель был работником компании менее 2 лет назад | Дата увольнения по кадровым документам | Доход не облагается НПД (п. 8 ч. 2 ст. 6 422-ФЗ), выплаты облагаются как по договору с физлицом |
| ИП перешёл на НПД, в цене договора был НДС | Условие о цене в договоре | ИП на НПД не платит НДС (ч. 9 ст. 2 422-ФЗ), цену уточняют дополнительным соглашением |
| Расчёт идёт через посредника по агентскому договору | Кто принимает оплату | Самозанятый чек не передаёт, посредник применяет ККТ, если обязан |
Самая дорогая строка таблицы — бывший работник: чек выглядит корректно, статус в сервисе ФНС подтверждается, а доход по закону не облагается НПД. Дату увольнения исполнителя сверяют по кадровым документам до подписания договора, а не после первой выплаты.
Когда работа с самозанятым не подходит
Режим НПД закрыт для части исполнителей и видов дохода. По части 2 статьи 4 422-ФЗ его не вправе применять лица, которые продают подакцизные и маркированные товары, перепродают чужие товары и имущественные права, добывают и продают полезные ископаемые, имеют работников по трудовым договорам, ведут посредническую деятельность по договорам поручения, комиссии или агентским договорам, а также те, чей доход за календарный год превысил 2,4 млн руб. Если человек выполняет постоянную трудовую функцию по графику и подчиняется руководителю, с ним нужен трудовой договор: чек из «Мой налог» трудовые отношения не отменяет.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Правильно оформленный пакет документов защищает, пока спор идёт о самих документах. Как только суд доходит до вопроса, когда выдали ключ подписи и мог ли человек им пользоваться, положение и перечень документов уже не помогают. Поэтому мы разводим по времени выдачу подписи и первые юридически значимые действия с ней. Проверьте, фиксирует ли ваша система дату и обстоятельства выдачи подписи исполнителю.»
Шаблоны соглашений об электронной подписи и согласия на обработку данных
Первым откройте соглашение об использовании ПЭП и НЭП: без него договор и акт с исполнителем на ПЭП или УНЭП не приравниваются к бумажным, а шаблоны из раздела КЭДО нужно адаптировать под договор ГПХ.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Шаблон соглашения по ЭДО | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
Как хранить чеки, договоры и акты с самозанятыми для налоговой проверки
Чек самозанятого можно хранить в электронной форме или распечатанным: ФНС допускает оба варианта, а подлинность подтверждает уникальный номер записи в системе налоговых органов. Документы, подтверждающие расходы, налогоплательщик хранит 5 лет по подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Для компании с десятками исполнителей в месяц рабочая схема — реестр, где в одной строке стоят ИНН исполнителя, номер договора, номер платёжного поручения, уникальный номер чека и дата проверки статуса.
Договор и акт, подписанные электронной подписью, хранятся вместе с файлом подписи. При откреплённой подписи рядом с документом лежит отдельный файл с расширением .sig, и без него подпись под договором проверить нельзя.
Факт: распечатка электронного документа оригиналом не становится, это копия. Чтобы она имела вес, её заверяют оператор ЭДО, удостоверяющий центр, нотариус либо сама организация с отметкой о верности копии.
В Добыто электронный архив входит в тариф «Бизнес», а готовый модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, после чего документы синхронизируются автоматически. Договоры и акты с исполнителями, подписанные в сервисе, выгружаются вместе с файлами подписей, если их запросит налоговая или суд.
Стоимость подписания договоров и актов с исполнителями в Добыто
Стоимость зависит от выбранного тарифа и численности подключённых пользователей: расчёт идёт за сотрудника в месяц, ПЭП и УНЭП включены во все тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Итоговая сумма складывается из тарифа и числа пользователей, а при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Отдельной строки для исполнителей по ГПХ и самозанятых в тарифной сетке нет, поэтому формат их подключения рассчитывается индивидуально. Актуальные условия опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО, цены указаны на дату публикации статьи.
Выводы
Чек из «Мой налог» — единственный документ, который подтверждает расходы компании на услуги самозанятого, и акт его не заменяет. Приём чеков держится на трёх привычках: сообщить исполнителю ИНН компании до первой оплаты, проверять статус на дату каждой выплаты и сверять реестр с записями ФНС перед закрытием периода. Бывшие работники, превышение лимита 2,4 млн руб. и запрещённые для НПД виды деятельности выводят выплату из режима, даже когда чек сформирован технически правильно.
Договор и акт с исполнителем, подписанные электронной подписью с соглашением сторон, закрывают документальную часть этой схемы. В Добыто такие документы подписываются ПЭП, УНЭП или УКЭП в том же сервисе, где компания ведёт кадровый электронный документооборот со штатными сотрудниками.
Частые вопросы о чеках самозанятых
Можно ли принять один чек на несколько выплат за месяц?
Нет. По части 1 статьи 14 422-ФЗ самозанятый передаёт сведения и формирует чек по каждому расчёту. Сводные сведения за месяц закон допускает только при расчётах через посредника по договорам поручения, комиссии или агентским договорам, и тогда чек заказчику не передаётся вовсе. Если компания платит исполнителю тремя платежами, она должна получить три чека с датами этих платежей.
Когда выдаётся чек, если компания платит самозанятому аванс?
Датой получения дохода по части 1 статьи 7 422-ФЗ считается дата поступления денег, поэтому чек формируется на дату аванса, а не на дату сдачи работы. При переводе с расчётного счёта срок — не позднее 9-го числа следующего месяца. Акт в этом случае полезен как дополнительный документ: он показывает период, за который оказана услуга, и помогает правильно признать расход во времени.
Какой налог платит самозанятый с выплаты от компании?
С доходов от организаций и ИП ставка НПД — 6%, от физлиц — 4% (статья 10 422-ФЗ). Налог исчисляет ФНС и присылает уведомление в «Мой налог», а самозанятый платит его сам не позднее 25-го числа следующего месяца. Компания из вознаграждения ничего не удерживает, поэтому сумма в договоре и сумма в чеке совпадают.
Нужно ли компании сдавать 6-НДФЛ по выплатам самозанятым?
Нет, если исполнитель на дату выплаты применял НПД и выдал чек. У организации по таким доходам не возникает обязанностей налогового агента: НДФЛ не удерживается, 6-НДФЛ и справки о доходах по ним не подаются, страховые взносы не начисляются. Обязанности появляются только с даты, когда физлицо без статуса ИП утратило право на НПД.
Может ли ИП на УСН одновременно быть самозанятым?
Нет. НПД не совмещается с УСН, ЕСХН и патентом. ИП, который встал на учёт как плательщик НПД, в течение одного месяца уведомляет налоговую о прекращении другого специального режима, иначе постановку на учёт по НПД аннулируют. Для заказчика это значит: чек из «Мой налог» от ИП действителен, только если в сервисе ФНС ИП значится плательщиком НПД на дату оплаты.
Может ли самозанятым быть иностранный гражданин?
Применять НПД вправе граждане России и граждане государств — членов ЕАЭС: Беларуси, Армении, Казахстана и Киргизии. Для остальных иностранных граждан режим закрыт, и выплата им по договору ГПХ облагается в общем порядке с исполнением компанией обязанностей налогового агента. Перед заключением договора с иностранцем проверьте его статус в сервисе ФНС по ИНН на дату оплаты.
