Приложение самозанятого «Мой налог» формирует чек, который в момент создания становится записью в информационной системе ФНС. Поэтому подлинность проверяют по этой записи, а внешний вид документа ничего не доказывает. Отсканируйте QR-код или откройте ссылку из чека: подлинный чек открывается на сайте lknpd.nalog.ru, аннулированный открывается с отметкой об аннулировании, а поддельный не открывается. Затем проверьте статус исполнителя по ИНН на дату оплаты в сервисе ФНС и сверьте реквизиты: ИНН заказчика, наименование услуги, сумму. Приложение ФНС «Проверка чеков» здесь не поможет: чек НПД не кассовый. Требования зависят от того, кто платит. Организации и ИП нужен чек со своим ИНН, иначе расход не учесть, а в чеке для частного покупателя ИНН покупателя не указывают.
Разберём, как отличить подлинный чек от скриншота или отредактированного PDF, что делать с аннулированным или непереданным чеком и как собрать комплект «договор, акт, чек», который выдержит налоговую проверку. Самозанятый исполнитель увидит, какие реквизиты заказчик проверит первыми и когда аннулировать чек можно законно. Во второй половине статьи — сценарная таблица по аннулированным чекам, расчёт цены ошибки для заказчика, ограничения режима НПД и ответы на частые вопросы.
Чек самозанятого: что это за документ и какие реквизиты в нём проверять
Чек плательщика налога на профессиональный доход (НПД) регулирует Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход»». Закон о контрольно-кассовой технике 54-ФЗ на него не распространяется. У чека НПД нет фискального признака, номера фискального накопителя и реквизитов кассы. Его идентифицирует уникальный номер — номер записи в автоматизированной информационной системе налоговых органов, который присваивается в момент формирования.
По части 1 статьи 14 422-ФЗ сформировать чек и передать его заказчику самозанятый обязан через мобильное приложение «Мой налог», через уполномоченного оператора электронной площадки или через уполномоченную кредитную организацию. Веб-версия «Мой налог» работает на lknpd.nalog.ru, там же открываются чеки по ссылкам и QR-кодам. Чек передают в электронной форме, на телефон или электронную почту заказчика либо показом QR-кода в момент расчёта, или на бумаге. Хранить его можно в любом из этих видов.
При получении чека прежде всего сверяют реквизиты, от которых зависит налоговый учёт заказчика.
| Реквизит чека | Что сверить | Если не совпадает |
|---|---|---|
| ФИО и ИНН продавца | Совпадают с договором и с данными, по которым проверяли статус НПД | Чек выдал другой человек; оплата не подтверждена |
| Указание на режим НПД | Есть отметка о налоге на профессиональный доход | Документ не является чеком по статье 14 422-ФЗ |
| ИНН покупателя (заказчика) | Указан ИНН вашей организации или ИП (пункт 8 части 6 статьи 14) | Расход не подтверждён; сообщить ИНН исполнителю обязан сам заказчик |
| Наименование работ или услуг | Соответствует предмету договора и акту (пункт 6 части 6 статьи 14) | Связь чека со сделкой придётся доказывать отдельно |
| Сумма расчётов | Равна сумме в платёжном поручении | Исполнитель аннулирует чек как некорректный и формирует новый |
| Дата и время расчёта | Совпадают с датой оплаты или относятся к тому же месяцу | Проверьте, не нарушен ли срок передачи чека |
| QR-код и номер чека | QR-код открывает запись на lknpd.nalog.ru | Запись не найдена: чек не существует в системе ФНС |
Два реквизита заказчик не проверит, пока не откроет запись в системе ФНС: номер чека и его текущий статус. Все остальные строки можно подделать в графическом редакторе за минуту, поэтому сверка по картинке без перехода по QR-коду подлинность не подтверждает.
Срок передачи чека зависит от способа оплаты (часть 3 статьи 14 422-ФЗ). Наличные и электронные средства платежа, включая карту, — чек в момент расчёта. Иные безналичные расчёты, например перевод организацией на счёт по платёжному поручению, — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем расчёта. Если бухгалтерия оплатила услугу 20 марта, законный срок чека истекает 9 апреля, и запрос чека 21 марта нарушением со стороны исполнителя не считается.
Как проверить подлинность чека самозанятого по QR-коду, ссылке и ИНН
Проверка идёт в два слоя: существует ли чек в системе ФНС и был ли исполнитель плательщиком НПД на дату оплаты. Первый слой отсекает подделку, второй защищает заказчика от доначисления НДФЛ и страховых взносов. Подлинный чек, выданный человеком, который к дате оплаты уже утратил статус, от этого риска не защищает.
Статус проверяют в сервисе ФНС проверка статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход: он бесплатный, запрашивает ИНН и дату, на которую нужно узнать статус. Дату ставьте по дню оплаты, а не по дню проверки: исполнитель мог сняться с учёта или утратить право на режим между этими датами. Сервис доступен и через API, поэтому при потоке исполнителей проверку встраивают в учётную систему.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как проверить чек самозанятого: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Получите чек в электронном виде: ссылкой, файлом с QR-кодом или письмом из «Мой налог». Скриншот без ссылки и QR-кода для проверки не подходит, попросите исполнителя переслать чек из приложения.
- Шаг 2. Отсканируйте QR-код камерой смартфона или откройте ссылку. Проверьте адрес страницы: запись должна открыться на домене lknpd.nalog.ru. Страница с другим адресом или ошибка открытия означают, что чека в системе ФНС нет.
- Шаг 3. Сверьте открывшуюся запись с документом, который прислал исполнитель: номер чека, сумму, дату, наименование услуги, ИНН продавца и ИНН покупателя. Расхождение между присланным файлом и записью в системе ФНС означает, что файл отредактирован.
- Шаг 4. Убедитесь, что на странице нет отметки об аннулировании. Если отметка есть, переходите к порядку действий по аннулированному чеку.
- Шаг 5. Проверьте статус исполнителя по ИНН на дату оплаты в сервисе ФНС и сохраните результат проверки вместе с чеком.
- Шаг 6. Сохраните ссылку на чек и его электронную копию в карточке сделки рядом с договором, актом и платёжным поручением. Повторно откройте ссылку перед сдачей отчётности по налогу на прибыль: аннулировать чек исполнитель может и после его передачи.
Распечатка или PDF-файл чека остаются копией записи в системе ФНС. Хранить чек в распечатанном виде ФНС допускает, но при споре о подлинности решающей будет запись по номеру чека, а не лист бумаги в папке.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа, а не его оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила, её заверяют: оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии. Прежде чем положить распечатку в дело, определите, кто и как её заверит.»
Приложение ФНС «Проверка чеков» и сервис «Мои чеки онлайн» работают с кассовыми чеками по 54-ФЗ. Чек самозанятого в них не находится, и это не признак подделки. Проверку по QR-коду и по статусу ИНН достаточно пройти один раз на каждый чек, а повторное открытие ссылки перед отчётностью закрывает риск позднего аннулирования.
Договор с самозанятым, акт и чек: комплект, который подтверждает расход
По частям 8-10 статьи 15 422-ФЗ организации и ИП учитывают расходы на товары, работы и услуги плательщика НПД только при наличии чека, сформированного по статье 14. Акт выполненных работ чек не заменяет. В разъяснениях ФНС России о применении налога на профессиональный доход акт назван дополнительным документом: он фиксирует период или дату оказания услуги, например при предоплате, но расход без чека не подтверждает.
Письменный договор нужен не всегда. Для сделки, которая исполняется немедленно при заключении, ФНС допускает устную форму: факт договора подтверждает оплата, а расход — чек с ИНН организации и наименованием услуги. Для работ и услуг с отложенным результатом, этапами или предоплатой договор ГПХ, чаще всего договор подряда или возмездного оказания услуг, оформляют письменно. Письменная форма соблюдена и при обмене электронными документами по каналам связи, если можно достоверно установить, что документ исходит от стороны договора (пункт 2 статьи 434 ГК РФ).
Какой электронной подписью подписывать договор ГПХ с самозанятым
Договор с самозанятым — гражданско-правовой, поэтому требования статей 22.1-22.3 ТК РФ о видах подписи для кадровых документов на него не распространяются. Стороны сами выбирают вид подписи по 63-ФЗ: простую электронную подпись (ПЭП), усиленную неквалифицированную (УНЭП) или усиленную квалифицированную (УКЭП). Для ПЭП стороны заранее фиксируют, как подпись формируется и как определяется подписант, обычно в оферте или соглашении об электронном взаимодействии.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «По договорам оказания услуг, подписанным простой подписью через код из SMS, практика уже накоплена: суды признают такие документы, опираясь на часть 2 статьи 5 63-ФЗ. Довод «это не мой номер телефона» не срабатывает, когда человек сам указал номер в заявлении о присоединении и в анкете. На кадровые документы эта логика не переносится: там действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своими требованиями к виду подписи. Проверьте, что номер исполнителя зафиксирован в подписанном им заявлении или анкете.»
УКЭП для договора с исполнителем обычно избыточна. Её выпускают очно в удостоверяющем центре, за выпуск и ежегодное продление платят, а исполнитель, который живёт за рубежом, выпустить её не сможет: удостоверяющие центры работают только в России. УНЭП подтверждает, что документ подписан владельцем ключа и после подписания не изменён, и подходит для большинства документов, где не участвуют государственные органы.
Кейс из практики: логистическая компания с филиалами в 7 городах работает с 12 000 перевозчиков и выполняет около 5000 рейсов в месяц. С каждым перевозчиком до выезда нужно подписать договор, заявку и закрывающий акт, причём день в день: заявка приходит в 18:00, договор нужен к 8:00 следующего дня, а перевозчик может находиться за 1200 км от ближайшего филиала. При УКЭП выдача подписи занимала не меньше дня и требовала приезда в удостоверяющий центр, и перевозчики отказывались ехать. После перехода на мобильную УНЭП выпуск подписи и подписание первого документа стали занимать 5-10 минут, а пакет документов подписывается до начала рейса, даже если перевозчика нашли накануне.
Полезно знать: скан договора, подписанного от руки, — это электронный образ, а не электронный документ. Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 № 57 разграничивает эти формы, и требования к подписи у них разные. Если в файле есть изображение собственноручной подписи, перед вами образ.
Проверьте электронную подпись на договоре и акте с самозанятым
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Для присоединённой подписи загружают один файл, для откреплённой — документ и отдельный файл подписи с расширением .sig. В сервисе Добыто проверка запускается из браузера без регистрации и показывает, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат подписанта. Проверка подписи подтверждает договор и акт, но не чек: чек НПД электронной подписью не подписывается и проверяется только по записи в системе ФНС.
Кейс из практики: страховая группа работает с агентской сетью примерно из 5500 агентов — физических лиц, ИП и организаций. Основание для выплаты агенту — подписанный акт выполненных работ, а 90% агентов подписывали акты УКЭП. Часть агентов не могла получить УКЭП физически: удостоверяющих центров в их городах не было, а поездка в крупный город занимала время, которое агенты тратить отказывались. После подключения второй системы электронного документооборота с мобильной подписью агент выпускает подпись по паспорту и подписывает акт за 5 минут, не приезжая в офис. Порядок подписания выстроили под бизнес-процесс: компания создаёт акт, агент подписывает первым, компания подписывает последней.
Для заказчика итоговый комплект по каждой выплате самозанятому выглядит так: договор или принятая оферта, акт с периодом работ, платёжное поручение, чек с ИНН заказчика и результат проверки статуса на дату оплаты. Без чека расход не учесть, а без остальных документов сложнее спорить с исполнителем и с налоговой.
Самозанятый аннулировал чек или не прислал его: что делать заказчику
Аннулирование само по себе нарушением не является. По частям 3 и 4 статьи 8 422-ФЗ самозанятый вправе скорректировать сведения о расчётах, приводящие к завышению налога, в двух случаях: при возврате денег заказчику и при некорректном вводе данных. В «Мой налог» он указывает причину корректировки. Технически приложение позволяет аннулировать любой чек, поэтому заказчику важно не само действие, а его основание.
Порядок действий заказчика зависит от того, почему чек перестал действовать и были ли возвращены деньги.
| Ситуация | Правовая оценка | Действие заказчика |
|---|---|---|
| Чек аннулирован, исполнитель вернул деньги | Законное основание, часть 4 статьи 8 422-ФЗ | Скорректировать налоговую базу по своему режиму налогообложения |
| Чек аннулирован из-за ошибки в сумме или ИНН заказчика | Законное основание: некорректный ввод сведений | Получить новый чек с верными данными и заново проверить его по QR-коду |
| Чек аннулирован, деньги остались у исполнителя | Может быть основанием для проверки самозанятого; расход заказчика при наличии чека по статье 14 не снимается | Потребовать восстановить чек, при отказе обратиться в ФНС с договором, актом и платёжным поручением |
| Чек не передан до 9-го числа следующего месяца при безналичной оплате | Нарушение части 3 статьи 14 422-ФЗ; штраф исполнителю по статье 129.13 НК РФ | Не учитывать расход до получения чека, сообщить в ФНС через сервис «Обратиться в ФНС России» |
| Чек подлинный, но на дату оплаты исполнитель уже утратил статус | Выплата облагается как доход физического лица | Исчислить НДФЛ и страховые взносы с даты утраты права на НПД |
| Оплата идёт через посредника по агентскому договору, договору поручения или комиссии | У самозанятого нет обязанности передавать чек по таким операциям | Запросить кассовый чек посредника, если он обязан применять ККТ |
Самый частый спорный сценарий — аннулирование без возврата денег. В письме ФНС России от 28.10.2021 № ПА-4-20/15213 разъяснено, что такое аннулирование не лишает заказчика права учесть расходы, если у него есть чек, соответствующий статье 14 422-ФЗ. Отсюда практическое правило: сохраняйте ссылку и копию чека в день получения, пока запись в системе ФНС действует. Штраф самозанятому за нарушение порядка или сроков передачи сведений о расчёте — 20% от суммы расчёта, при повторном нарушении в течение 6 месяцев — 100% суммы.
Факт: электронный документ признан письменным доказательством частью 3 статьи 75 АПК РФ и статьёй 71 ГПК РФ. Договор и акт, подписанные электронной подписью, не нужно распечатывать, чтобы приложить к обращению в налоговую или к иску.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Чек НПД существует только в электронном виде, поэтому его подлинность подтверждает запись по номеру в системе ФНС, а сделку — договор, акт и платёжное поручение. В Добыто подписанные документы хранятся в электронном архиве, который входит в тариф «Бизнес»; ссылку на чек и результат проверки статуса стоит держать в той же карточке сделки.
Когда подлинный чек не защищает заказчика: ограничения режима НПД
Подлинный чек подтверждает расчёт с плательщиком НПД, но не легализует любую схему. Есть ситуации, в которых выплата самозанятому облагается как обычный доход физического лица или сама сделка ставится под сомнение.
Кому не подходит оформление через самозанятого
- Бывшим работодателям исполнителя. По пункту 8 части 2 статьи 6 422-ФЗ доходы от лица, которое было работодателем самозанятого менее 2 лет назад, не являются объектом налогообложения НПД. Перевести работника на НПД и платить ему за ту же работу по чекам нельзя: заказчик исчисляет НДФЛ и взносы как с обычной выплаты физическому лицу.
- Исполнителям, которые превысили лимит. Доход плательщика НПД в календарном году не должен превышать 2,4 млн рублей (часть 2 статьи 4 422-ФЗ). Право на режим утрачивается с даты превышения (часть 19 статьи 5), и с этой даты НДФЛ и страховые взносы с выплат физическому лицу исчисляет и уплачивает заказчик. Доходы до даты утраты права облагаются по-прежнему, перезаключать договор не требуется, если не меняются существенные условия.
- Работе с признаками трудовых отношений. График, подчинение правилам внутреннего распорядка, оплата за процесс, а не за результат, одна и та же трудовая функция из месяца в месяц — признаки, по которым договор ГПХ признают трудовым (статья 19.1 ТК РФ). Штраф за заключение договора ГПХ, фактически регулирующего трудовые отношения, для организации — от 50 000 до 100 000 рублей по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ. Идеальные чеки по каждой выплате в таком споре ничего не доказывают.
Если вы работодатель и видите по списку выше, что самозанятый фактически выполняет работу штатного сотрудника, выход один — трудовой договор. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому трудовые документы подписываются в КЭДО без поездок в офис. Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней: суд проверяет, мог ли работник фактически пользоваться системой.
Во что обходится заказчику ошибка с чеком
Цена ошибки — не только сам платёж. Возьмём оплату самозанятому 100 000 рублей, по которой нет чека с ИНН организации. Расход не учитывается при расчёте налога на прибыль (часть 8 статьи 15 422-ФЗ), налоговая база растёт на 100 000 рублей, и при ставке 25% это 25 000 рублей налога. Если недоимку выявит налоговая проверка, к ней добавятся пени и штраф по статье 122 НК РФ — 20% от неуплаченной суммы налога, то есть 5000 рублей. При утрате исполнителем статуса к этим суммам добавляются НДФЛ и страховые взносы с выплат после даты утраты права на НПД.
Предотвращает эти потери одна процедура: проверка QR-кода, статуса по ИНН на дату оплаты и реквизитов чека при каждой выплате, а при потоке исполнителей — автоматическая проверка статуса через API ФНС.
Стоимость электронного подписания кадровых документов в Добыто: тарифы 2026 года
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и нужных интеграций; цены указаны на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в рамках подключения |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма складывается из числа сотрудников и выбранного тарифа: на «Бизнесе» минимальный платёж рассчитывается за 50 сотрудников, даже если их меньше. Условия каждого тарифа и порядок перехода между ними описаны на странице тарифы Добыто КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Подлинность чека самозанятого подтверждает только запись в системе ФНС: QR-код или ссылка должны открыть её на lknpd.nalog.ru без отметки об аннулировании, а реквизиты в записи должны совпасть с присланным файлом. Второй обязательный шаг — статус исполнителя по ИНН на дату оплаты: подлинный чек от человека, утратившего право на НПД, не освобождает заказчика от НДФЛ и взносов. Аннулирование без возврата денег расход заказчика не снимает, если чек был сохранён, а договор, акт и платёжное поручение закрывают спор с исполнителем.
Договоры и акты с исполнителями, как и кадровые документы штатных сотрудников, удобнее подписывать и хранить в одной системе электронного документооборота. Добыто закрывает эту часть: выпуск ПЭП и УНЭП, подписание, проверку подписи и электронный архив.
Частые вопросы о чеках самозанятых
Можно ли принять чек самозанятого, в котором не указан ИНН организации?
Для учёта расходов — нет. По пункту 8 части 6 статьи 14 422-ФЗ при расчётах с организациями и ИП ИНН покупателя является обязательным реквизитом чека, и сообщить его исполнителю обязан сам заказчик. Чек без ИНН исполнитель аннулирует как сформированный с некорректными сведениями и формирует новый с правильным ИНН. Новый чек проверяют по QR-коду так же, как первый.
Нужен ли чек, если самозанятый оказал услугу обычному гражданину?
Да. Обязанность сформировать и передать чек по статье 14 422-ФЗ действует при любых расчётах, доходы от которых облагаются НПД, в том числе с физическими лицами. ИНН покупателя в таком чеке не указывается. За нарушение порядка или сроков передачи сведений о расчёте штраф — 20% от суммы расчёта, при повторном нарушении в течение 6 месяцев — вся сумма расчёта.
Что делать, если QR-код чека не открывается?
Попросите исполнителя переслать чек прямо из «Мой налог» ссылкой или на электронную почту, а не скриншотом. Если запись по новой ссылке не находится на lknpd.nalog.ru, считайте чек непереданным. При безналичной оплате у исполнителя есть срок до 9-го числа следующего месяца, после него заказчик вправе сообщить о нарушении в ФНС через сервис «Обратиться в ФНС России».
Когда и сколько самозанятый платит налог по выданным чекам?
Налог исчисляет налоговый орган и присылает уведомление в «Мой налог» с суммой и реквизитами. Уплатить его нужно не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом. Ставка — 4% с доходов от физических лиц и 6% с доходов от организаций и ИП. Уплату можно поручить уполномоченному банку или оператору площадки либо дать налоговому органу право списывать налог со счёта.
Может ли ИП применять НПД и нужно ли перезаключать с ним договор?
ИП вправе перейти на НПД при соблюдении тех же ограничений, включая лимит дохода 2,4 млн рублей в год. На НПД индивидуальный предприниматель не является плательщиком НДС, кроме НДС при ввозе товаров (часть 9 статьи 2 422-ФЗ). Если цена в действующем договоре включала НДС, ФНС рекомендует оформить дополнительное соглашение о цене с указанием даты перехода на НПД. В остальных случаях перезаключать договор не нужно, если существенные условия не меняются.
До какого срока действует режим самозанятых?
НПД введён 422-ФЗ как эксперимент, который проводится до 31 декабря 2028 года. На дату публикации действуют ставки 4% и 6% и лимит дохода 2,4 млн рублей в календарном году. Требования к чеку по статье 14 422-ФЗ в течение эксперимента применяются ко всем плательщикам НПД, независимо от того, работают ли они через «Мой налог», банк или оператора электронной площадки.
