Табель рабочего времени в 1С как заполнять и выгружать без ошибок

Табель рабочего времени в 1С фиксирует фактически отработанные часы каждого работника: эту обязанность работодателю ставит статья 91 ТК РФ. В 1С:ЗУП 3.1 отчёт Т-13 строится по графикам работы и зарегистрированным отклонениям, поэтому незарегистрированный отпуск, больничный или прогул программа покажет как плановую явку «Я». Заполнение табеля начинается с проверки производственного календаря, графиков и документов-отклонений за месяц, и только потом формируется сам отчёт. Порядок работы зависит от режима учёта: при пятидневке хватает регистрации отклонений, при сменном графике с суммированным учётом нужны индивидуальные графики и документ «Регистрация переработок», при сплошной фиксации часов табель заполняется отдельным документом.

Покажем, какие коды Т-13 ставить в спорных ситуациях, чем табель в 1С:Бухгалтерии 3.0 отличается от ЗУП и как отражать сверхурочную работу после поправок 144-ФЗ, которые действуют с 1 сентября 2026 года: лимит до 240 часов в год и категории работников, для которых предел остаётся 120 часов. Отдельно разберём выгрузку табеля для КЭДО и подписание электронной подписью. Пошаговая инструкция, типичные ошибки с ценой каждой, сроки хранения, стоимость КЭДО с интеграцией 1С и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что должно попасть в табель учёта рабочего времени

Статья 91 ТК РФ обязывает работодателя учитывать время, фактически отработанное каждым работником, а нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Табель — основной документ этого учёта: по нему начисляют зарплату, доплаты за ночные часы, работу в выходные и сверхурочную работу, и по нему же ГИТ сверяет фактический режим с графиком. Как инспекторы проверяют учёт по табелям и графикам, описано в руководстве Роструда по соблюдению обязательных требований (приказ от 11.11.2022 № 253): по нему удобно пройтись перед плановой проверкой.

Унифицированные формы Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны их применять и вправе утвердить собственную форму табеля и свои обозначения. На практике большинство компаний остаются на Т-13: 1С формирует её штатно, а коды из постановления № 1 понимают и бухгалтерия, и инспектор. Если компания ввела собственную форму, её утверждают локальным актом, и коды в 1С настраивают под неё.

Ниже — коды из приложения к постановлению № 1, которые чаще всего вызывают вопросы при закрытии месяца.

Две пары кодов путают чаще остальных. РВ и В: день, в который работник вышел на работу по приказу, получает РВ с часами, а не В. ПР и НН: пока причина отсутствия не подтверждена документами, в табеле стоит НН, а прогул ставят только после того, как он установлен. Сверьте коды в справочнике видов времени своей 1С с этой таблицей до первого закрытия месяца.

Как 1С формирует табель: отклонения, сплошная регистрация и Бухгалтерия 3.0

В 1С:ЗУП 3.1 табель Т-13 — это отчёт, а не документ: программа берёт плановое время из графика работы сотрудника и вычитает зарегистрированные отклонения. Отпуск, больничный, командировка, работа в выходные и сверхурочная работа вводятся своими документами, и только после этого отчёт показывает реальную картину. Если отклонение не введено, плановые часы по графику попадают в Т-13 как явка «Я». Для сплошной регистрации, когда фактические часы фиксируют по каждому дню, в ЗУП есть отдельный документ табеля отработанного времени.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» тоже есть. В полном интерфейсе он находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадры» → «Отчёты по кадрам», в простом — «Сотрудники» → «Основное» → «Зарплата» → «Табель (Т-13)». Если пункта нет в меню, сначала проверьте настройки кадрового учёта и зарплаты. Ряд отклонений, например прогул и сверхурочная работа, в табеле Бухгалтерии автоматически не отражается, их сверяют и правят вручную. В ЗУП путь к Т-13 зависит от редакции и настроек интерфейса, обычно отчёт ищут в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате».

Режим регистрации выбирают по тому, как устроен рабочий график, а не по привычке бухгалтерии.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Если в компании одновременно есть офис на пятидневке и смены с суммированным учётом, держать их в Бухгалтерии 3.0 трудоёмко: сверхурочные часы и баланс за учётный период придётся вести за пределами программы. Для таких компаний табель переводят в ЗУП, где индивидуальные графики и регистрация переработок предусмотрены штатно.

Соберите табель Т-13 без 1С за несколько минут

Конструктор собирает файл .docx по форме Т-13 на 31 день с обозначениями явки, выходного, больничного, отпуска и командировки. Он пригодится, если 1С в компании нет или нужно быстро сверить табель подразделения с выгрузкой из программы.

Производственный календарь и графики работы: что проверить до заполнения табеля

При пятидневной неделе в 2026 году 247 рабочих дней, из них 4 сокращены на час, и норма при 40-часовой неделе составляет 1 972 часа. Эти цифры должны совпасть с производственным календарём в 1С: графики работы сотрудников заполняются по нему, а норма в Т-13 считается по графику. В ЗУП календари хранятся в классификаторе «Производственные календари» и обычно обновляются вместе с программой. Если обновление ставили с задержкой, график может содержать старые даты переносов.

Календарь на 2027 год стоит проверить уже сейчас. Постановление Правительства РФ от 17.09.2026 № 1187 перенесло выходные: с 2 января на 5 ноября, с 3 января на 31 декабря и с 20 февраля на 22 февраля. Графики на 2027 год, созданные до выхода постановления, нужно перезаполнить по обновлённому календарю, иначе январский и ноябрьский табели разойдутся с нормой.

Второй источник ошибок — графики работы. В ЗУП у каждого сотрудника есть график, по которому программа считает плановое время; для сменщиков и работников с нестандартным режимом заводят индивидуальные графики на месяц. Массовый перевод на другой график оформляют документом «Изменение графика работы списком», а не правкой карточек по одной. Если график назначен неверно, ошибочным будет и табель, и начисление: доплата за ночные часы, работа в выходные и сверхурочные считаются от него.

При суммированном учёте по статье 104 ТК РФ норма соблюдается не за день или неделю, а за учётный период: обычно не более года, для работников с вредными или опасными условиями труда — не более трёх месяцев, кроме предусмотренных законом исключений. Отработанные сверх нормы периода часы являются сверхурочными, и в ЗУП их регистрируют документом «Регистрация переработок». Баланс часов удобно сверять по итогам каждого месяца периода, а не в последний день: так недоработку можно закрыть графиком, а переработку видно до того, как она превысила лимит.

Чек-лист перед формированием табеля за месяц

• Производственный календарь в 1С совпадает с официальным на текущий год, переносы выходных учтены.
• У каждого сотрудника назначен график, у сменщиков заполнен индивидуальный график на месяц.
• Введены все отпуска, больничные, командировки и отпуска без сохранения зарплаты за месяц.
• Работа в выходные и праздничные дни оформлена приказом и зарегистрирована в 1С.
• Сверхурочная работа оформлена письменным согласием и зарегистрирована; при суммированном учёте переработки отражены документом «Регистрация переработок».
• По каждому дню отсутствия без документов стоит НН, а не плановая явка.
• Ночные часы с 22:00 до 06:00 попадают в график или зарегистрированы отдельно.

Пункт про отсутствие без документов проверяют в последнюю очередь: к закрытию месяца часть больничных и объяснительных ещё не поступила, и их статус меняется в последние дни.

Как заполнить и выгрузить табель в 1С:ЗУП: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Откройте классификатор «Производственные календари» и сверьте рабочие, выходные и сокращённые дни месяца с официальным календарём. Для 2026 года при пятидневке — 247 рабочих дней и 1 972 часа.
2. Шаг 2. Проверьте графики работы сотрудников. Переводы на другой график оформите документом «Изменение графика работы списком», сменщикам заполните индивидуальные графики.
3. Шаг 3. Зарегистрируйте все отклонения месяца: отпуска, больничные, командировки, работу в выходные и праздничные дни, сверхурочную работу. При суммированном учёте переработки вводятся документом «Регистрация переработок».
4. Шаг 4. Если компания ведёт сплошную регистрацию, заполните документ табеля отработанного времени: часы по каждому дню и каждому виду времени.
5. Шаг 5. Сформируйте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» за месяц по организации или подразделению.
6. Шаг 6. Проверьте итоги: по сотрудникам с отсутствием не должно быть плановой явки «Я», дни работы по приказу в выходной должны иметь код РВ, сверхурочные часы — код С.
7. Шаг 7. Выгрузите печатную форму. Для КЭДО без дублирования на бумаге файл сохраняют в формате PDF/A-1A, затем отправляют на подпись лицам, указанным в форме табеля.

После шага 6 закрывать месяц и запускать расчёт зарплаты можно только тогда, когда исправлены все расхождения: правка табеля после расчёта тянет за собой перерасчёт начислений.

Образцы табеля и документы для ответственного за учёт времени

Первым откройте табель по форме Т-12: в нём видна вся структура граф, которую 1С заполняет в Т-13 автоматически.

Сверхурочная работа в табеле: правила с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года действует новая редакция статей 99 и 152 ТК РФ, внесённая Федеральным законом от 25.05.2026 № 144-ФЗ. Текст закона опубликован на официальном портале правовой информации, и по нему стоит сверять локальные акты о сверхурочной работе. Часть 10 статьи 99 прямо обязывает работодателя обеспечить точный учёт продолжительности сверхурочной работы каждого работника, поэтому код С в табеле теперь проверяют не только по годовой сумме, но и по дням.

Без согласия работника сверхурочная работа по-прежнему допускается только в случаях из части 3 статьи 99: предотвращение катастрофы или аварии, восстановление централизованных систем, чрезвычайные обстоятельства. Во всех остальных случаях нужно письменное согласие, и его отсутствие табель не исправит. Если в компании нет коллективного договора или отраслевого соглашения с повышенным лимитом, 240 часов к ней не относятся.

В 1С:ЗУП 3.1 сверхурочная работа регистрируется своим документом, при суммированном учёте — документом «Регистрация переработок», и результат попадает в Т-13 с кодом С. Отдельный штатный контроль годового лимита 120 или 240 часов в документации ЗУП не описан, поэтому сумму часов С с начала года сверяют отдельно, до того как подписать очередное согласие или приказ.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Большая часть материалов о лимите сверхурочных в открытых источниках написана до 1 сентября 2026 года, поэтому поправки там описаны в будущем времени, а иногда приведено прежнее правило о 4 часах за два дня подряд. Сверяйте дату статьи и действующую редакцию статьи 99 ТК РФ, прежде чем менять локальный акт или настройки в 1С. Инициативы Минтруда, которые ещё в проекте, в документы компании не переносите.»

Ночные часы и работа в выходные: коды Н и РВ

Ночным считается время с 22:00 до 06:00. Постановление Правительства РФ от 22.07.2008 № 554 устанавливает минимальную доплату за каждый час ночной работы в размере 20% часовой тарифной ставки или оклада, рассчитанного за час. В табеле эти часы отражаются кодом Н (02) отдельно от дневных часов с кодом Я, иначе доплату не начислят: расчёт зарплаты в 1С берёт ночные часы из табеля. Компания вправе установить доплату выше 20% локальным актом или трудовым договором, ниже — нельзя.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Работа в выходной или нерабочий праздничный день отражается кодом РВ (03) на основании приказа о привлечении. В ЗУП для неё предусмотрен отдельный документ: он заменяет плановый В на РВ с часами и передаёт данные в расчёт. Если приказ есть, а документ в 1С не введён, Т-13 покажет выходной, и доплата не начислится. Сверьте приказы о работе в выходные за месяц с документами в программе до формирования табеля.

Типичные ошибки в табеле 1С и во что они обходятся

Чаще всего данные в 1С верны, но введены не все или не в том порядке. Эти ошибки всплывают при закрытии месяца и при проверке ГИТ.

1. Т-13 сформирован до ввода отклонений. Больничный пришёл после закрытия месяца, а в табеле уже стоит «Я». Делают так, чтобы успеть к расчёту зарплаты. Цена — оплата дней болезни как рабочих и перерасчёт зарплаты за закрытый месяц.
2. Графики построены по необновлённому календарю. Норма месяца сдвигается, переработка или недоработка в Т-13 не видна. Особенно актуально для графиков 2027 года после постановления № 1187.
3. Сверхурочные по старым правилам. Учёт 4 часов за два дня вместо 4 часов в день или лимит 240 часов без коллективного договора. Это нарушение статьи 99 ТК РФ.
4. Табель в 1С:Бухгалтерии 3.0 без ручной сверки. Прогулы и сверхурочная работа автоматически не отражаются, и Т-13 показывает плановое время вместо фактического.
5. Учётный период длиннее трёх месяцев для работников с вредными условиями. Статья 104 ТК РФ ограничивает его тремя месяцами, кроме предусмотренных законом исключений.
6. ПР поставлен до выяснения причины. Код ПР ставят, когда прогул установлен, до этого день отмечается кодом НН. Если причина отсутствия окажется уважительной, ПР придётся исправлять, а расчёт за день пересчитывать.

За общее нарушение трудового законодательства часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица и ИП и от 30 000 до 50 000 рублей для юридического лица. Как квалифицируют конкретное нарушение учёта, зависит от обстоятельств проверки. Кроме штрафа, недоплату за сверхурочные и ночные часы работодатель доплачивает по правилам статьи 152 ТК РФ и постановления № 554.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Больничный — основание для выплаты пособия, при этом закон не запрещает человеку на листке нетрудоспособности находиться на рабочем месте. Но если в эти дни он полноценно работал, возникает вопрос к обоснованности пособия. Подписать несколько документов и выйти на работу с больничного — разные ситуации, и табель должен показывать, какая из них произошла.»

Важный нюанс из практики: если табель подразделения подписывает его руководитель, на время отпуска, командировки или болезни руководителя назначьте уполномоченное лицо приказом с конкретным перечнем полномочий. Формулировка «возложить исполнение обязанностей» без перечня порождает спор о том, вправе ли заместитель подписывать именно этот документ. Проверьте, есть ли такой приказ на ближайший период отсутствия руководителей.

Как выгрузить табель из 1С и подписать его в КЭДО

Статья 22.1 ТК РФ разрешает оформлять и хранить табель в КЭДО, если информационная система работодателя и применяемая электронная подпись соответствуют требованиям закона. Из электронного режима исключены трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы об инструктажах по охране труда. Табеля в этом перечне нет, поэтому после формирования Т-13 в 1С бумажная распечатка для подписей не нужна.

Со стороны работодателя кадровые документы подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью: подписью руководителя или подписью уполномоченного сотрудника по машиночитаемой доверенности. Работник подписывает усиленной неквалифицированной подписью, и для неё с ним заключают соглашение, где описан порядок проверки подписи. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП получают через партнёров — удостоверяющие центры.

Важный нюанс из практики: если у пользователя 1С, который сформировал табель, нет своей электронной подписи, он передаёт документ на подпись пользователю с правом подписи. Тот находит его в архиве документов КЭДО в списке «на подпись мне», просматривает печатную форму и подписывает. Назначьте в отделе кадров или бухгалтерии нескольких сотрудников с делегированным правом подписи, чтобы табель не ждал одного руководителя.

Как табель из 1С:ЗУП попадает на подпись в систему КЭДО

При интеграции 1С остаётся системой учёта: там ведутся графики, отклонения и формируется Т-13. Система КЭДО получает документ на подпись, ведёт маршрут подписантов и возвращает в 1С подписанный документ со статусом. В Добыто для 1С:ЗУП есть готовый модуль: он устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Электронные кадровые документы проигрывают в суде из-за дефектов процедуры: момента выдачи подписи, отсутствия порядка идентификации, неверного вида подписи для конкретного документа. Суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, и подпись в журнале ознакомления её не заменяет. Поэтому мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию. Проверьте, описан ли в вашем локальном акте порядок идентификации работника при подписании.»

Сколько хранить табели и графики учёта рабочего времени

По статье 402 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, табели и графики учёта рабочего времени хранят 5 лет, а при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет. Для электронных табелей в КЭДО действуют те же сроки. Отдельно проверьте сотрудников с вредными условиями: их табели нельзя уничтожать вместе с общим массивом по истечении пяти лет.

В тарифе «Бизнес» Добыто есть электронный архив: подписанные табели хранятся вместе с файлами подписи и выгружаются для проверки без поиска по папкам.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Переход на электронные табели не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Стоимость КЭДО с интеграцией 1С для электронных табелей

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С:ЗУП и электронный архив.

Интеграция с 1С и электронный архив доступны с тарифа «Бизнес», поэтому для электронного подписания табелей из 1С:ЗУП ориентируйтесь на него. Актуальные условия, состав тарифов и порядок перехода между ними — на странице тарифов Добыто КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Табель в 1С точен ровно настолько, насколько полны исходные данные: календарь, графики и документы-отклонения проверяются до формирования Т-13, а не после расчёта зарплаты. Сверхурочные часы после 1 сентября 2026 года сверяются по дням и по годовой сумме, с учётом наличия коллективного договора и категорий работников, для которых предел остаётся 120 часов. Для электронного подписания табель выгружается в PDF/A-1A, подписывается видами подписи, допустимыми для работодателя и работника, и хранится не меньше 5 лет.

Добыто подключает КЭДО к 1С:ЗУП так, чтобы табели и другие кадровые документы уходили на подпись из учётной системы и возвращались со статусом в электронный архив, без распечаток и сбора подписей по кабинетам.

Частые вопросы о табеле и электронном учёте рабочего времени

Нужно ли согласие работника, чтобы знакомить его с табелем в КЭДО?

Для работников, у которых был стаж на 31 декабря 2021 года, нужно письменное согласие на переход на КЭДО, после того как работодатель издал локальный акт о введении электронного документооборота и уведомил их. Если человек принят на работу после 31 декабря 2021 года и не имел стажа на эту дату, согласие не требуется: КЭДО применяется к нему по умолчанию. В обоих случаях работнику нужна электронная подпись и соглашение о её использовании.

Может ли руководитель подписать табель, находясь на больничном?

Может. Полномочия руководителя не прекращаются на время болезни: больничный — основание для выплаты пособия, а полномочия прекращаются решением уполномоченного органа. Документ, подписанный директором в период нетрудоспособности, действителен. Если же в эти дни он полноценно работал, возникает вопрос к обоснованности пособия, поэтому подписание нескольких документов и полноценный выход на работу различают.

Можно ли распечатать электронный табель и считать распечатку оригиналом?

Нет. Распечатка электронного документа остаётся его копией. Чтобы копия имела значение, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом или самой организацией с отметкой о верности копии. Суд при этом вправе потребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела.

Может ли работник подписывать документы в «1С:Кабинете сотрудника» своей УКЭП или Госключом?

Нет. В «1С:Кабинете сотрудника» работник использует облачную усиленную неквалифицированную подпись, которую выпускает себе сам в личном кабинете. Скопировать или использовать её вне кабинета нельзя, и сторонние подписи, включая Госключ и УКЭП физического лица, там не применяются. Если работник забыл пароль, подпись обновляют в профиле, и у неё появляется новая дата.

Можно ли подписывать электронные документы за работника, который не разобрался в системе?

Нельзя: это разрушает всю доказательственную конструкцию КЭДО. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 отменил решения в пользу работодателя, и при новом рассмотрении 20 января 2023 года работник выиграл спор об увольнении. Суд учёл, что подпись выдали в день подписания заявления, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек. Разводите во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и фиксируйте в локальном акте порядок идентификации работника.