Сменное рабочее время как составить график и ознакомить бригады

Сменное рабочее время оформляется графиком сменности по статье 103 ТК РФ. Работодатель составляет его с учётом мнения представительного органа работников, доводит до каждого работника не позднее чем за 1 месяц до введения и не ставит одного человека на две смены подряд. Часы по графику сводятся к норме учётного периода по производственному календарю: в 2026 году это 1 972 часа при 40-часовой неделе. С 1 сентября 2026 года сверхурочная работа ограничена 4 часами в день и 120 часами в год, а если есть коллективный договор или отраслевое соглашение — 240 часами. Способ ознакомления зависит от того, перевели ли бригаду на КЭДО: работники, давшие письменное согласие, подписывают график в системе, остальные — на бумажном листе ознакомления.

Материал поможет собрать график, к которому не будет вопросов у ГИТ. Покажем, как считать баланс рабочего времени за учётный период, какие нормы о ночной работе, отдыхе и праздниках ограничивают расстановку смен и почему переработку нельзя закладывать в график заранее. Отдельно разберём ознакомление бригад без рабочих компьютеров. Во второй половине статьи — пошаговая инструкция, образцы табеля и листа ознакомления, стоимость КЭДО на 2026 год и ответы на вопросы о вахте и суточных сменах.

Когда нужен график сменности, а когда хватит графика работы

Сменная работа — это работа в две, три или четыре смены. Статья 103 ТК РФ допускает её, когда производственный процесс длится дольше допустимой ежедневной работы, а также для более эффективного использования оборудования и увеличения выпуска продукции или услуг. Порядок работы в каждой смене определяет график сменности. Как правило, его оформляют приложением к коллективному договору, а сам сменный режим закрепляют в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или в трудовом договоре.

Внешне похожий режим «сутки через трое» к сменной работе в смысле статьи 103 не относится: работники сменяют друг друга не внутри одних суток. Так прямо сказано в памятке Роструда о сменном режиме работы на Онлайнинспекция.рф. Там же указано, что при суммированном учёте график может составляться на весь учётный период. Для суточного режима оформляют график работы. Сам режим закон не запрещает, но часы должны уложиться в норму учётного периода.

Какой документ нужен и на чём он чаще всего ломается, зависит от режима бригады:

Для любой бригады с длинными сменами график сменности и суммированный учёт оформляют вместе: один документ без другого не позволяет законно отклониться от восьмичасового дня и сорокачасовой недели.

Когда график сменности не нужен

Если вся бригада работает в одну смену в пределах обычной продолжительности рабочего дня, режим описывают в ПВТР, и отдельный график сменности не требуется. Он не нужен и тем, кто работает по договору ГПХ: исполнитель сам распоряжается своим временем, а табель на него не ведут. Для суточных режимов составляют график работы, а не сменности, а срок и порядок его доведения до работников закрепляют в ПВТР.

Норма часов, учётный период и табель: как сводится баланс рабочего времени

Норму рабочего времени на 2026 год задаёт производственный календарь. При пятидневной неделе в году 247 рабочих дней, норма — 1 972 часа при 40-часовой неделе, 1 774,4 часа при 36-часовой и 1 181,6 часа при 24-часовой. Выходные дни перенесены с 3 января на 9 января и с 4 января на 31 декабря.

Перенос выходных закреплён постановлением Правительства РФ от 24.09.2025 № 1466. Работодателям с непрерывным производством перенос рабочего дня на 31 декабря касается напрямую: в календаре это рабочий день, и в графике сменности на него ставят смены по обычному правилу, а не по правилу праздников.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Норму учётного периода считают по порядку, который утверждён приказом Минздравсоцразвития от 13.08.2009 № 588н. Продолжительность рабочей недели делят на 5 и умножают на число рабочих дней периода по календарю пятидневки, затем вычитают часы сокращения в предпраздничные дни. Если работник был в отпуске или на больничном, норму уменьшают на часы, которые пришлись на время отсутствия. Статья 104 ТК РФ ограничивает учётный период одним годом, а для работников с вредными или опасными условиями труда — 3 месяцами.

Баланс рабочего времени за период — это разница между отработанными часами и нормой периода. Отрицательный баланс означает недоработку. Положительный баланс — это сверхурочная работа, её оплачивают по статье 152 ТК РФ. График составляют так, чтобы плановый баланс был нулевым. Плюс возникает только из-за фактических отклонений: заменили заболевшего, продлили смену из-за аварии.

Табель фиксирует, сколько работник отработал на самом деле. Статья 91 ТК РФ обязывает работодателя учитывать время, фактически отработанное каждым работником. Унифицированные формы Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 2013 года их применение необязательно, и компания вправе утвердить собственную форму, если в ней есть обязательные реквизиты первичного документа. Для сменной бригады в табеле разделяют часы ночной работы, сверхурочные часы и работу в выходные и праздничные дни: у каждого из этих видов свой коэффициент оплаты.

График и табель сверяют по каждой смене. Если по табелю смена длиннее, чем по графику, разницу оформляют как сверхурочную работу с письменного согласия работника. Если по графику у работника выходной, а в табеле стоит смена, этот день оформляют как работу в выходной по статье 113 ТК РФ. В Добыто кадровые документы синхронизируются с 1С:ЗУП автоматически через готовый модуль, так что кадровик и расчётчик работают с одними и теми же данными.

Соберите табель Т-13 под смены бригады

Конструктор формирует файл .docx на 31 день с условными обозначениями явки, выходного, больничного, отпуска и командировки. Перед распечаткой или загрузкой в систему табель сверяют с графиком сменности.

Ограничения при расстановке смен: отдых, ночь, праздники

Если график уложился в норму учётного периода, это ещё не значит, что он законен: каждая смена должна проходить ещё и по нормам об отдыхе и особых периодах. Рядом с каждой нормой указано, как она отражается в графике:

Общего предела длительности смены для взрослых работников статья 94 ТК РФ не устанавливает, поэтому на практике длину смены ограничивают междусменный отдых и норма учётного периода. Двенадцатичасовая смена законна, если после неё работник отдыхает не меньше 24 часов, а сумма смен за период не превышает нормы.

Ночная смена короче дневной на 1 час без последующей отработки. Это правило не применяется к работникам, у которых уже есть сокращённое рабочее время, и к тем, кого приняли специально для работы ночью, если коллективный договор не предусматривает иное. Доплату считают за каждый час с 22:00 до 06:00. Смена с 20:00 до 08:00 даёт 8 ночных часов, а смена с 18:00 до 06:00 — тоже 8, хотя по времени она начинается на два часа раньше.

Праздники в непрерывном производстве ставят в график как обычные рабочие дни. Статья 113 ТК РФ допускает работу в нерабочие праздничные дни, если приостановить её нельзя по производственно-техническим условиям, но оплата за такую смену всё равно идёт по статье 153 ТК РФ — не меньше чем в двойном размере. Пересчитайте, сколько смен каждой бригады приходится на праздники 2026 года: от этого числа зависит фонд оплаты труда.

Сверхурочная работа при сменном графике с 1 сентября 2026 года

Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ, который действует с 1 сентября 2026 года, изменил статьи 99 и 152 ТК РФ. Прежнее ограничение «4 часа в течение двух дней подряд» больше не действует. Теперь сверхурочная работа не может превышать 4 часов в день и 120 часов в год для каждого работника. Если на работодателя распространяется коллективный договор или отраслевое соглашение, годовой предел можно поднять до 240 часов.

Предел 120 часов остаётся жёстким для двух категорий: работников государственных и муниципальных учреждений, у которых внутреннее совместительство превышает четверть нормы за период, и работников с вредными условиями труда подклассов 3.3 и 3.4. Пенсионеров, работников предпенсионного возраста и работников с вредностью подклассов 3.1 и 3.2 можно привлекать сверх 120 часов только при трёх условиях: есть письменное согласие, нет медицинского запрета, работника ознакомили с правом отказаться.

Сверхурочную работу по-прежнему оформляют с письменного согласия работника и с учётом мнения выборного профсоюзного органа. Без согласия привлекают только в чрезвычайных случаях из части 3 статьи 99 ТК РФ. Порядок допуска к работе сверх 120 часов закрепляют в коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте.

Для суммированного учёта главное изменение касается оплаты. Общее сверхурочное время по-прежнему определяют по итогам учётного периода, но оплачивают его по часам, которые пришлись на конкретные смены. За первые два сверхурочных часа смены платят не меньше чем в полуторном размере, за последующие — не меньше чем в двойном. Начиная со 121-го часа в году каждый час оплачивают не меньше чем в двойном размере. Оплату считают с учётом компенсационных и стимулирующих выплат. По желанию работника повышенную оплату можно заменить дополнительным временем отдыха.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Пример. По итогам квартала у сменщика 6 сверхурочных часов: 4 часа в одну смену, когда он задержался из-за аварии на линии, и 2 часа в другую. Если за год у него ещё нет 120 сверхурочных часов, первая смена оплачивается так: 2 часа в полуторном размере и 2 часа в двойном. Вторая смена — 2 часа в полуторном размере.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Многие материалы о поправках 144-ФЗ писались до 1 сентября 2026 года и описывают их в будущем времени, хотя нормы уже действуют. Общий лимит сверхурочной работы остался 120 часов, а 240 часов возможны только при коллективном договоре или отраслевом соглашении и с письменного согласия работника. Прежде чем планировать работу сверх 120 часов, проверьте, распространяется ли на вас такой документ и нет ли в бригаде работников, для которых лимит остался прежним.»

Закладывать переработку в график заранее нельзя: по позиции Роструда запланированная переработка недопустима, график должен давать норму учётного периода. Сверхурочные часы появляются только по факту — при замене отсутствующего, задержке смены, аварии — и каждый раз требуют распоряжения работодателя и согласия работника.

Как составить график сменности: подготовка и порядок действий

График, начатый без исходных данных, обычно приходится переделывать уже после ознакомления, а значит, снова ждать месяц. До начала работы над ним проверьте шесть позиций:

1. В ПВТР описан сменный режим: число смен, время начала и окончания, перерывы, применение суммированного учёта и длительность учётного периода.
2. Норма часов на учётный период посчитана по производственному календарю 2026 года для каждой категории: 40-, 36- или 24-часовая неделя.
3. Из графика отпусков выписаны периоды отсутствия: на эти часы уменьшается индивидуальная норма.
4. Составлен список работников с ограничениями: несовершеннолетние, работники с вредными условиями и сокращённым временем, те, кого нельзя ставить в ночь без письменного согласия или вовсе.
5. По каждому работнику известен накопленный с начала года объём сверхурочных часов, чтобы не превысить 120 или 240 часов.
6. Понятно, кто из бригады дал согласие на КЭДО и у кого уже выпущена электронная подпись, а кого знакомят на бумаге.

Последний пункт определяет сроки сильнее, чем кажется. Если подпись выпустить в день рассылки графика, у бригады не будет времени разобраться с приложением, а месячный срок ознакомления начнёт сокращаться.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Если подпись выдана в тот же день, когда подписан документ, суд оценивает это как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Выпустите подписи бригаде заранее и проверьте по своей системе, что дата выдачи и дата первого ознакомления не совпадают.»

Как составить график сменности для бригады: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите параметры режима: число смен в сутках, длительность смены, время начала и окончания, перерыв для отдыха и питания, учётный период. Если чего-то из этого нет в ПВТР, сначала внесите изменения в ПВТР.
2. Шаг 2. Рассчитайте норму часов за учётный период: недельную норму разделите на 5, умножьте на число рабочих дней периода по календарю пятидневки и вычтите часы сокращения в предпраздничные дни. Уменьшите норму на часы отпусков из графика отпусков.
3. Шаг 3. Выберите цикл чередования, например «день — ночь — отсыпной — выходной» при 12-часовых сменах, и распределите работников по бригадам так, чтобы каждая смена была укомплектована.
4. Шаг 4. Проверьте каждого работника по ограничениям: нет двух смен подряд, междусменный отдых не меньше двойной длительности предыдущей смены, еженедельный отдых не меньше 42 часов, ночные смены не стоят у тех, кому они запрещены, ночная смена сокращена на 1 час, где это требуется.
5. Шаг 5. Сведите итог часов по графику с индивидуальной нормой. Плановый баланс должен быть нулевым: при недоработке добавьте смены, при превышении уберите их, а не оставляйте «в запас».
6. Шаг 6. Направьте проект в представительный орган работников, если он есть. По статье 372 ТК РФ мотивированное мнение даётся в течение 5 рабочих дней со дня получения проекта.
7. Шаг 7. Утвердите график и ознакомьте с ним каждого работника не позднее чем за 1 месяц до начала периода: под подпись на бумаге или в системе КЭДО.
8. Шаг 8. Ведите табель по фактическим сменам и в конце учётного периода сверяйте его с графиком, чтобы вовремя оформить и оплатить сверхурочные часы.

Образцы табеля и листа ознакомления для сменного графика

В комплекте бланк табеля Т-12, заполненный образец табеля и лист ознакомления; если бригаду знакомят на бумаге, начните с листа ознакомления.

Как ознакомить бригады с графиком сменности

Месячный срок из статьи 103 ТК РФ отсчитывают до введения графика в действие, и он действует для каждого работника отдельно. Изменить уже утверждённый график позже этого срока работодатель не может: Роструд прямо указал это в ответе на Онлайнинспекция.рф от 18.04.2018. Если человека нужно вывести в смену, которой нет в его графике, это оформляют как сверхурочную работу или работу в выходной, с согласием работника и повышенной оплатой.

На бумаге график знакомят через лист ознакомления: фамилия, подпись и дата каждого члена бригады. Для сменного производства у этого способа есть два слабых места. Работники разных смен не пересекаются, поэтому лист собирают неделями. Работник в отпуске или на больничном подписывает его только после возвращения, и месячный срок по нему может оказаться пропущен. Дата в листе — единственное доказательство соблюдения срока, поэтому её ставит сам работник, а не бригадир.

В электронном виде график доводят через КЭДО. Статьи 22.1-22.2 ТК РФ позволяют включать в КЭДО кадровые документы, с которыми работника нужно знакомить письменно. Работник переходит на электронное взаимодействие по письменному согласию, а если отказался — работодатель обязан бесплатно выдавать ему кадровые документы на бумаге. Поэтому в одной бригаде может получиться смешанный порядок: часть подписывает график в системе, часть — на листе ознакомления.

Для ознакомления с графиком сменности усиленная подпись не обязательна. По статье 22.3 ТК РФ для иных кадровых документов в информационной системе работодателя работник может использовать простую электронную подпись, если соглашением сторон установлены правила идентификации и соблюдения конфиденциальности ключа. Без такого соглашения ознакомление по ПЭП ничего не доказывает.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что документ подписан в системе от имени работника, для спора недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте о КЭДО порядок идентификации не описан, ознакомление с графиком может не устоять даже при технически исправной подписи, поэтому откройте этот акт и проверьте, что такой раздел в нём есть.»

Важный нюанс из практики: в споре об увольнении через КЭДО Девятый кассационный суд общей юрисдикции (дело № 8Г-10825/2022) отменил решения в пользу работодателя, хотя у того были Положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания. В материалах дела не оказалось сведений о порядке идентификации работника. При новом рассмотрении работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления, а сам он системой пользоваться не умел, и за него подписывал другой человек. Для ознакомления бригад вывод тот же: каждый работник подписывает график сам и со своего устройства.

Рабочим без компьютера на рабочем месте график приходит на телефон. Подписание через Госключ занимает четыре шага: работник входит в приложение по подтверждённой учётной записи Госуслуг, выпускает УНЭП или УКЭП, получает документ из системы КЭДО и подтверждает подпись. Работник в отпуске подписывает график тем же способом, и месячный срок по нему соблюдается.

В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому всю бригаду можно перевести на электронное ознакомление без отдельной закупки подписей. УКЭП работник при необходимости получает через партнёров — удостоверяющие центры.

Ошибки в графике сменности и во что они обходятся

Каждое нарушение статей 96, 99, 103, 104 или 152 ТК РФ подпадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф до 5 000 рублей для должностных лиц и ИП и до 50 000 рублей для юридических лиц. Штрафом последствия не ограничиваются. Работнику доплачивают сверхурочные, ночные и праздничные часы, а при споре об оплате работодатель должен доказать, что работник знал о графике. Ошибки, которые встречаются чаще других:

• Ознакомление позже чем за месяц. График рассылают в последнюю неделю перед периодом, чтобы учесть свежие увольнения и отпуска. В результате нарушена статья 103 ТК РФ, а смены, о которых работник не знал заранее, оспариваются как работа в выходной.
• Две смены подряд при подмене. Заболевшего сменщика заменяют коллегой, который только что отработал свою смену. Это прямой запрет статьи 103 ТК РФ, а часы сверх смены становятся сверхурочными и оплачиваются по статье 152 ТК РФ.
• Переработка, заложенная в график. Так проще закрыть смены при нехватке людей. По позиции Роструда запланированная переработка недопустима, а каждый сверхплановый час всё равно оплачивается в повышенном размере.
• Учётный период больше 3 месяцев во вредных условиях. Годовой период удобнее планировать, но для работников с вредными и опасными условиями он допустим только по коллективному договору и отраслевому соглашению. Без них переработку пересчитывают по кварталам.
• Ночная смена без сокращения на 1 час и без доплаты. Смена 20:00-08:00 учитывается как обычная двенадцатичасовая. Работник вправе требовать доплату не меньше 20% часовой ставки за каждый из 8 ночных часов.
• Работа сверх 120 часов в год без оснований. Лимит 240 часов применяют, хотя коллективного договора или отраслевого соглашения нет, или не берут письменное согласие. Для работников с вредностью подклассов 3.3 и 3.4 превышение 120 часов запрещено при любых документах.
• Бригадир подписывает лист или ПЭП за бригаду. Так ускоряют сбор подписей, но такое ознакомление не доказывает, что работник знал о графике.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а его реальная способность работать в системе. Если документы за работника подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Прежде чем переводить на электронное ознакомление всю бригаду, убедитесь, что каждый работник сам открыл и подписал хотя бы один документ.»

Поэтому в Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: первой на электронное ознакомление с графиками переходит одна группа работников, и только после неё — остальные бригады.

Стоимость КЭДО для ознакомления бригад с графиками сменности

Стоимость электронного ознакомления зависит от численности работников, нужных видов подписи и того, нужна ли интеграция с 1С:ЗУП и электронный архив.

Для сменного производства с несколькими бригадами итог обычно определяет численность: до 25 человек хватает тарифа «Старт», при большей численности нужен «Бизнес» с минимальной оплатой за 50 сотрудников. Тариф можно повысить или понизить в любой момент, разницу при повышении пересчитывают пропорционально оставшемуся периоду. Условия по каждому тарифу собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Законный сменный график держится на трёх расчётах: норма учётного периода по календарю 2026 года, отдых между сменами и в течение недели, накопленные сверхурочные часы каждого работника. Переработку в графике не планируют. С 1 сентября 2026 года фактические сверхурочные часы ограничены 4 часами в день и оплачиваются по сменам, а лимит 240 часов в год доступен только при коллективном договоре или отраслевом соглашении и с согласия работника. Месячный срок ознакомления действует для каждого члена бригады отдельно, и без подписи самого работника доказать его соблюдение нельзя.

Добыто переводит ознакомление с графиками сменности, табелями и другими кадровыми документами в КЭДО: работники подписывают их с телефона, подписи для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, а данные синхронизируются с 1С:ЗУП.

Частые вопросы о графиках сменности

Нужно ли знакомить с графиком сменности работника, принятого после его утверждения?

Да. По части 3 статьи 68 ТК РФ при приёме на работу до подписания трудового договора работника знакомят с ПВТР и иными локальными нормативными актами, которые непосредственно связаны с его трудовой деятельностью, в том числе с действующим графиком сменности. Месячный срок из статьи 103 ТК РФ касается введения графика, а новичок подписывает уже действующий график в день оформления.

Как посчитать переработку вахтовика, уволенного до окончания вахты?

Конституционный Суд РФ в постановлении от 06.02.2026 № 5-П установил временный порядок на этот случай. Переработку считают по фактически отработанному периоду в сравнении с календарной нормой. Работнику выплачивают компенсацию за неиспользованные дни междувахтового отдыха, а неполные дни оплачивают по часовой ставке.

Кого нельзя ставить в ночные смены?

По статье 96 ТК РФ к ночной работе не допускают беременных женщин и работников младше 18 лет, кроме отдельных категорий творческих работников. Женщин с детьми до 3 лет, инвалидов, работников с детьми-инвалидами и некоторые другие категории привлекают к ночной работе только с их письменного согласия, при отсутствии медицинского запрета и после письменного ознакомления с правом отказаться.

Нужно ли согласовывать график сменности, если в компании нет профсоюза?

Статья 103 ТК РФ требует учесть мнение представительного органа работников, только если такой орган есть. Если его нет, график утверждает работодатель самостоятельно, а месячный срок ознакомления и остальные требования к сменам сохраняются. Если орган есть, он направляет мотивированное мнение в течение 5 рабочих дней по статье 372 ТК РФ.

Можно ли заменить оплату сверхурочных часов отгулом при суммированном учёте?

Да, по желанию работника. Вместо повышенной оплаты по статье 152 ТК РФ предоставляют дополнительное время отдыха не меньше времени, отработанного сверхурочно. Желание работника фиксируют письменным заявлением, а сами сверхурочные часы в этом случае оплачивают в одинарном размере.

Что делать, если по итогам учётного периода работник не выработал норму?

Сначала выясняют причину. Если график изначально дал меньше часов, чем норма, недоработка возникла по вине работодателя, и по статье 155 ТК РФ её оплачивают не ниже средней заработной платы работника. Если работник отсутствовал по уважительной причине, на часы отсутствия уменьшают его норму, и недоработки не возникает. Прогулы и опоздания в табеле отражают отдельно, они не оплачиваются.