Рабочее время по ТК РФ: нормы, учёт и сверхурочные 2026

Рабочее время по Трудовому кодексу — это время, когда работник исполняет трудовые обязанности по правилам внутреннего трудового распорядка и условиям трудового договора, плюс периоды, которые закон приравнивает к рабочим. Нормальная продолжительность не превышает 40 часов в неделю по статье 91 ТК РФ, и той же статьёй работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником. Обязательный минимум документов: ПВТР с режимом работы, условие о режиме в трудовом договоре, если он отличается от общего, график сменности при сменной работе и табель. Дальше всё определяет одно различие: при поденном и недельном учёте норма считается внутри дня и недели, при суммированном — внутри учётного периода до года, и сверхурочные часы там выявляются только по итогам периода.

Разберём, какие нормы часов закон закрепляет жёстко, а какие работодатель устанавливает сам, какие документы инспектор запрашивает первыми и почему табель с ровными восьмёрками работает против работодателя. Отдельно покажем правила, действующие с 1 сентября 2026 года: лимит сверхурочной работы, письменное согласие сверх 120 часов и порядок оплаты. Сценарная таблица по режимам работы, чек-лист самопроверки перед визитом ГИТ, размеры штрафов по статье 5.27 КоАП и стоимость перевода учёта в электронный вид — во второй половине статьи.

Нормы рабочего времени, которые работодатель не устанавливает сам

40 часов в неделю — это потолок, а не обязательная величина. Работодатель вправе установить меньше, но не больше, и для ряда категорий закон снижает потолок принудительно. Сокращённая продолжительность по статье 92 ТК РФ и неполное рабочее время по статье 93 ТК РФ — разные конструкции с разными последствиями для зарплаты, и их путают чаще всего: сокращённое время оплачивается как полная норма, неполное — пропорционально отработанному.

Практический вывод из таблицы: экономия на зарплате возможна только в последней строке. Все остальные снижения нормы работодатель оплачивает как полное рабочее время, и попытка урезать оклад несовершеннолетнему или работнику с вредными условиями труда пропорционально часам — это уже нарушение оплаты труда, а не режима.

Режим рабочего времени по статье 100 ТК РФ работодатель выстраивает сам: продолжительность недели, пятидневка или шестидневка, время начала и окончания работы, перерывы, чередование рабочих и нерабочих дней. Закрепляется всё это в правилах внутреннего трудового распорядка, а для конкретного работника, чей режим отличается от общего, — в трудовом договоре. Проверьте по своему договору с дистанционным сотрудником: если режим там не описан и в ЛНА тоже не описан, работник по статье 312.4 ТК РФ определяет его сам.

Учёт рабочего времени: какие документы должны быть у работодателя

Обязанность вести учёт фактически отработанного времени не привязана к численности, отрасли или системе оплаты. Она одна для всех и закрыта табелем. Форму Т-12 или Т-13 из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 негосударственная организация применять не обязана: с 2013 года она вправе утвердить собственную форму приказом руководителя, но реквизиты первичного учётного документа в ней остаться должны. Организации бюджетной сферы ведут табель по форме 0504421 из приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

Рабочий комплект по рабочему времени выглядит так: ПВТР с описанием режима, трудовой договор с индивидуальным режимом, если он есть, график сменности при сменной работе, приказ о введении суммированного учёта с указанием учётного периода, табель за каждый месяц, приказы и письменные согласия на сверхурочную работу и работу в выходные. Отсутствие любого из них инспектор фиксирует отдельным нарушением.

В практике Добыто аудит перед внедрением начинается с этого комплекта, а не с настройки системы: пока форма табеля не утверждена приказом, а перечень должностей с суммированным учётом не закреплён в ЛНА, переводить в электронный вид нечего.

Как выстроить учёт рабочего времени: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите для каждой должности продолжительность недели и вид учёта: поденный, недельный или суммированный. От этого зависит, в какой момент вообще возникает сверхурочная работа.
2. Шаг 2. Опишите режим в правилах внутреннего трудового распорядка: начало и окончание работы, перерывы, выходные, порядок чередования смен. Работников ознакомьте под подпись.
3. Шаг 3. Для должностей с суммированным учётом издайте приказ с учётным периодом и закрепите порядок расчёта нормы в ЛНА. Для вредных и опасных условий учётный период не может превышать трёх месяцев.
4. Шаг 4. Утвердите форму табеля приказом руководителя, если не применяете унифицированную, и назначьте ответственного за его ведение по подразделениям.
5. Шаг 5. Составьте график сменности и доведите его до работников не позднее чем за месяц до введения в действие. Две смены подряд для одного работника запрещены статьёй 103 ТК РФ.
6. Шаг 6. Закройте табель фактическими часами, а не плановыми, и по итогам учётного периода сверьте отработанное с нормой. Расхождение в плюс — сверхурочные часы, расхождение в минус — вопрос оплаты по вине работодателя или работника.

Важный нюанс из практики: формально оформленный документ не спасает, если фактическое исполнение не подтверждается. Инспектор проверяет не только бумаги, но и опрашивает самих работников. Когда люди рассказывают, что смены заканчиваются позже, чем стоит в табеле, у проверяющего появляется доказательство фиктивности документа, и дальше он идёт уже по оплате труда, а не по режиму.

Соберите табель за текущий месяц по форме Т-13

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Табель, в котором у всей смены стоят ровные восьмёрки, а на проходной журнал показывает другое время, я рассматриваю как заранее проигранный документ. Инспектор и суд смотрят на фактически отработанное время, а не на то, что вы проставили в графе. Сверьте за любой прошлый месяц данные табеля с данными системы контроля доступа: расхождение больше чем на полчаса по одному работнику — это уже вопрос, на который придётся отвечать.»

Сменный график и суммированный учёт: когда обычная норма не работает

Суммированный учёт по статье 104 ТК РФ вводится там, где ежедневную или еженедельную продолжительность соблюсти невозможно: непрерывное производство, круглосуточная охрана, транспорт, розница с длинными сменами. Переработка в одни недели погашается недоработкой в другие внутри учётного периода. Период работодатель выбирает сам, но не больше года, для работников с вредными и опасными условиями труда — не больше трёх месяцев, для водителей — один месяц.

Норма часов за период рассчитывается по производственному календарю и уменьшается на время отпуска, больничного и исполнения государственных обязанностей. Пропустить это уменьшение — типовая ошибка: работник, отгулявший в квартале две недели отпуска, при сравнении с полной квартальной нормой всегда окажется в недоработке, и бухгалтерия начнёт удерживать то, что удерживать нельзя. Подробный порядок расчёта и оплаты разобран в разъяснении государственной инспекции труда о суммированном учёте рабочего времени.

Полезно знать: сверхурочные часы при суммированном учёте нельзя заложить в график заранее. Подсчёт ведётся только после окончания учётного периода, поэтому график сменности, где норма перекрыта уже на этапе планирования, инспектор читает как нарушение при первом взгляде на документ.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Образцы кадровых документов по режиму и учёту рабочего времени

Комплект закрывает четыре обязательных элемента: форму табеля, ответственного за его ведение, фиксацию режима в договоре и порядок изменения условий. Начните с табеля Т-12, если своя форма ещё не утверждена приказом.

Сверхурочная работа в 2026 году: лимиты, согласие и оплата

Сверхурочной признаётся работа по инициативе работодателя за пределами установленной продолжительности: сверх дневной нормы при поденном учёте и сверх нормы часов за период при суммированном. Если работник задержался по собственному желанию и распоряжения не было, часы сверхурочными не считаются и в повышенном размере не оплачиваются. Продолжительность ограничена четырьмя часами в течение двух дней подряд.

Годовой лимит с 1 сентября 2026 года стал двухуровневым. Базовые 120 часов в год сохранились, но при наличии коллективного договора или отраслевого (межотраслевого) соглашения, распространяющегося на работодателя, лимит поднимается до 240 часов. Без такого документа увеличить лимит нельзя, сколько бы согласий работник ни подписал.

Порядок оплаты по статье 152 ТК РФ выглядит так: первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие часы — не менее чем в двойном, начиная со 121-го часа в году — не менее чем в двойном размере за каждый час. База для расчёта с 1 сентября 2024 года не оклад, а размер заработной платы по действующей системе оплаты труда, включая компенсационные и стимулирующие выплаты: это изменение внесено Федеральным законом от 22.04.2024 № 91-ФЗ, и оно до сих пор не учтено в значительной части внутренних методик расчёта. Конкретные размеры можно поднять коллективным договором, отраслевым соглашением, ЛНА или трудовым договором. По желанию работника повышенная оплата заменяется дополнительным временем отдыха.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Значительная часть материалов про поправки 2026 года написана до 1 сентября и говорит о них в будущем времени, а инициативы Минтруда там же подаются как решённый вопрос. Перед тем как переписывать положение об оплате труда, откройте действующую редакцию статьи и сверьте дату вступления нормы в силу. Проект и действующая норма в одном абзаце — самая частая причина того, что ЛНА приходится переделывать через месяц после утверждения.»

Ночные смены, выходные и перерывы

Ночное время по статье 96 ТК РФ — с 22 до 6 часов, и каждый такой час оплачивается с повышением. Минимальный размер повышения составляет 20 процентов часовой тарифной ставки или рассчитанного за час оклада: с 1 сентября 2025 года он установлен постановлением Правительства РФ от 04.04.2025 № 436 и действует до 1 сентября 2031 года. Постановление от 22.07.2008 № 554, на которое ссылается большинство старых положений об оплате труда, утратило силу, и формально ЛНА с этой ссылкой устарел, хотя сама величина в 20 процентов не изменилась.

Перерыв для отдыха и питания по статье 108 ТК РФ длится не менее 30 минут и не более двух часов, в рабочее время не включается и не оплачивается. При смене продолжительностью не более четырёх часов перерыв можно не предоставлять, но это условие должно стоять в ПВТР или трудовом договоре, иначе работник вправе его требовать. Еженедельный непрерывный отдых по статье 110 ТК РФ — не менее 42 часов, и при составлении сменного графика это ограничение нарушают чаще, чем годовой лимит сверхурочных.

Работа в выходной или нерабочий праздничный день требует письменного согласия работника по статье 113 ТК РФ и оплачивается не менее чем в двойном размере по статье 153 ТК РФ. По желанию работника двойная оплата заменяется одинарной плюс другой день отдыха, и этот выбор делает работник, а не работодатель.

Как режим работы меняет требования: сценарии и границы

Универсальных правил по рабочему времени почти нет: то, что критично для круглосуточного производства, для офиса на пятидневке вторично, и наоборот. Ниже — разбивка по типовым режимам.

Строка про ненормированный день объясняет самую дорогую путаницу: переработки при этом режиме компенсируются дополнительным отпуском, а не оплатой в полуторном и двойном размере. Если бухгалтерия начисляет по ним сверхурочные, компания платит дважды, а если кадры при этом не ведут перечень должностей в ЛНА, режим признают неустановленным и переработки пересчитают как обычные сверхурочные.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Когда суммированный учёт вводить не нужно

Суммированный учёт — инструмент для режимов, где норма не укладывается в неделю. Он не нужен и создаёт лишнюю работу в трёх ситуациях. Первая: весь штат работает по фиксированной пятидневке, а переработки разовые — их проще оформить приказом о сверхурочной работе. Вторая: у работников неполное рабочее время по соглашению сторон, норма для них и так индивидуальная. Третья: компания хочет через суммированный учёт скрыть системные переработки. Это не работает: по итогам учётного периода часы всё равно выйдут за норму, но теперь ещё и с приказом о введении учёта, который подтвердит, что работодатель знал о ситуации.

Ошибки работодателя и цена нарушения

Нарушения по рабочему времени квалифицируются по статье 5.27 КоАП РФ. По части 1 штраф на должностное лицо составляет от 1 000 до 5 000 рублей, на индивидуального предпринимателя — от 1 000 до 5 000 рублей, на организацию — от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 обойдётся должностному лицу в 10 000 — 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трёх лет, организации — в 50 000 — 70 000 рублей. Считается каждый выявленный эпизод: отсутствие графика сменности, непроведённое ознакомление, табель с плановыми часами вместо фактических — это разные составы.

Основные деньги теряются не на штрафе. Неоплаченные сверхурочные и ночные часы работник взыскивает за весь период, а сверху идут проценты по статье 236 ТК РФ за каждый день задержки и компенсация морального вреда. Производство на 300 человек, где по каждому за год недосчитали 40 часов сверхурочных, получает перерасчёт на 12 000 часов — сумма несопоставима с 50 000 рублей штрафа. Предписание ГИТ при этом обязывает пересчитать всем, а не только тому, кто пожаловался.

Что об этом думает ГИТ: мораторий на плановые проверки не означает отсутствия контроля. Прокурорские проверки соблюдения трудового законодательства приходят по уведомлению, между уведомлением и приходом проверяющих проходят часы. Сигналом служат несвоевременная выплата заработной платы, жалобы работников и низкий уровень зарплаты по отношению к региональному уровню.

Чек-лист самопроверки перед визитом инспектора

1. ПВТР утверждены, режим работы в них описан, есть подтверждение ознакомления каждого работника.
2. Форма табеля утверждена приказом руководителя, если не применяется унифицированная.
3. Табели закрыты за все месяцы проверяемого периода и подписаны ответственными лицами.
4. График сменности доведён до работников не позднее чем за месяц, есть отметки об ознакомлении.
5. Приказ о введении суммированного учёта содержит учётный период, и он не превышает трёх месяцев для вредных и опасных условий.
6. На каждую сверхурочную работу есть приказ и письменное согласие, годовой счётчик по каждому работнику ведётся.
7. Расчёт оплаты сверхурочных сделан от заработной платы с учётом компенсационных и стимулирующих выплат, а не от голого оклада.
8. В положении об оплате труда ссылка на нормативный акт по ночным часам актуальна.

Табели и графики в электронном виде: что разрешено

Табель учёта рабочего времени, график сменности, приказы о привлечении к сверхурочной работе и согласия работников закон разрешает вести и подписывать электронно. Условие одно, и оно закрывает вопрос целиком: в компании должен быть введён КЭДО по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ — с приказом о введении, положением, перечнем документов и категорий работников и письменным согласием каждого работника по статье 22.2 ТК РФ. Без введённого КЭДО электронный табель остаётся внутренним файлом, а не кадровым документом.

В практике Добыто это первое, что приходится объяснять на внедрении, и почти всегда оказывается неожиданностью: компания рассчитывает убрать бумагу из кадрового блока целиком, а получает гибридную схему. Второе по частоте удивление — требования к самой системе. Она должна обеспечивать выгрузку журналов действий, иначе при споре подтвердить, кто и когда согласовал табель или график, будет нечем.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Журнал действий в системе не выборочный, он показывает всё, включая то, что работает против работодателя: дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Мы смотрим выгрузку до того, как спор начался, а не после. Перед проверкой или конфликтным увольнением поднимите журнал по спорным документам и убедитесь, что действия в нём совершал тот человек, чья подпись стоит.»

В личном кабинете сервиса Добыто у работника выведены блоки учёта рабочего времени с кнопкой согласования и панель отсутствий со счётчиками дней отпуска: подтверждение часов и согласование графика проходят там же, где человек подписывает кадровые документы. Модуль интеграции с 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, после чего данные по табелям синхронизируются автоматически.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: первые дни работы человека в системе — зона повышенного риска, и это подтверждается судебной практикой. Начните с одного подразделения на сменном графике, где ошибки в учёте видны за неделю, а не за квартал. Если табель и график проходят полный цикл согласования без ручных правок в обход системы, можно расширять контур.»

Стоимость перевода учёта рабочего времени на КЭДО

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора функций и необходимости интеграции с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не оплачиваются.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного тарифа: до 25 человек считается по «Старту», дальше начинается «Бизнес» с минимальным годовым платежом. Состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Рабочее время держится на трёх опорах: недельная норма из статьи 91 ТК РФ и её сокращённые варианты, документально закреплённый режим и фактический, а не плановый учёт отработанных часов. Выбор между обычным и суммированным учётом определяет, когда возникает сверхурочная работа и как считается норма, а с 1 сентября 2026 года годовой лимит сверхурочных стал двухуровневым: 120 часов по умолчанию и 240 при коллективном договоре или отраслевом соглашении. Цена небрежности складывается не из штрафа по статье 5.27 КоАП, а из перерасчёта недоплаченных часов всему коллективу с процентами за задержку.

Перевод табелей, графиков и согласий в электронный вид снимает основную часть расхождений между документом и фактом, но работает только при корректно введённом КЭДО. В Добыто мы начинаем внедрение с аудита комплекта документов по рабочему времени и пилотной группы на сменном графике, потому что именно там ошибки учёта проявляются быстрее всего.

Частые вопросы о рабочем времени и его учёте

Считается ли сверхурочной работа, если сотрудник задержался по своей инициативе?

Нет. Статья 99 ТК РФ определяет сверхурочную работу как работу по инициативе работодателя за пределами установленной продолжительности. Если распоряжения не было и работник остался сам, часы в повышенном размере не оплачиваются. Спорная зона возникает, когда объём задач объективно невыполним в пределах смены и это подтверждается перепиской или производственными нормами: тогда суд может признать инициативу работодателя фактической, даже без приказа.

Обязательно ли применять унифицированные формы Т-12 и Т-13?

Негосударственные организации с 2013 года вправе утвердить собственную форму табеля приказом руководителя, сохранив обязательные реквизиты первичного учётного документа. Формы Т-12 и Т-13 из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 остаются удобной базой. Организации бюджетной сферы применяют форму 0504421 из приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, для них выбор формы не предусмотрен.

Сколько хранится табель учёта рабочего времени?

Пять лет — тот же срок, что и у графиков отпусков. Для работников с вредными и опасными условиями труда срок хранения увеличивается до 50 или 75 лет, поскольку табель подтверждает специальный стаж. Перевод табеля в электронный вид сроки хранения не меняет: система должна обеспечивать доступность документа весь этот период.

Как считать норму часов, если работник был в отпуске или на больничном?

Норма рабочего времени за учётный период уменьшается на часы, приходящиеся на отпуск, больничный и исполнение государственных обязанностей. Сравнивать фактически отработанное с полной нормой периода в этом случае нельзя: работник автоматически окажется в недоработке, а удержание за неё будет незаконным. Уменьшенная норма рассчитывается по графику работы конкретного сотрудника, а не по производственному календарю пятидневки.

Что грозит работнику за отказ от сверхурочной работы сверх 120 часов в год?

Ничего. Привлечение сверх 120 часов допускается только с письменного согласия, поэтому отказ — это реализация права, а не дисциплинарный проступок. Для лиц пенсионного и предпенсионного возраста, а также работников с вредными условиями подклассов 3.1 и 3.2 дополнительно требуется, чтобы такая работа не была запрещена им по состоянию здоровья.

Нужно ли вести табель на дистанционных работников?

Да, обязанность вести учёт фактически отработанного времени по статье 91 ТК РФ на дистанционных работников распространяется в полном объёме. Разница в том, что режим рабочего времени дистанционный работник по статье 312.4 ТК РФ устанавливает сам, если иное не закреплено коллективным договором, ЛНА или трудовым договором. Практический вывод: либо режим и порядок учёта прописаны в договоре, либо в табеле проставляется норма по графику, и тогда претензии к недоработанным часам предъявить не получится.