Норма рабочего времени — это количество часов, которое работник должен отработать за календарный период при своей продолжительности рабочей недели. Считается она по единому правилу приказа Минздравсоцразвития от 13.08.2009 № 588н: недельная норма делится на 5, умножается на число рабочих дней по календарю пятидневки и уменьшается на 1 час за каждый предпраздничный день. При 40-часовой неделе на 2026 год это 1972 часа за год, 247 рабочих дней и 4 сокращённых дня: 30 апреля, 8 мая, 11 июня и 3 ноября. Норма не зависит от того, работает человек по пятидневке, по сменам или по гибкому графику: график меняет распределение часов, а не их количество.
Дальше разберём, как считать норму на месяц и квартал, что вычитается из неё за отпуск и больничный конкретного работника и почему при суммированном учёте сверхурочные считают только по итогам учётного периода. Покажем, какие расхождения между табелем и нормой инспекция читает как переработку, а какие как недоработку по вине работодателя. Готовая таблица нормы 2026 по месяцам и кварталам для 40, 36 и 24-часовой недели, чек-лист сверки перед закрытием табеля, стоимость автоматизации и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Конструктор ниже собирает табель по форме Т-13 на 31 день с условными обозначениями явки, выходного, больничного, отпуска и командировки: в него удобно сразу переносить фактические часы для сверки с нормой.
Откуда берутся 1972 часа: нормальная продолжительность и порядок исчисления
Нормальная продолжительность рабочего времени по статье 91 ТК РФ не может превышать 40 часов в неделю. Из этой недельной величины и выводится норма на любой период: месяц, квартал, год. Механика описана в приказе Минздравсоцразвития от 13.08.2009 № 588н и одинакова для всех работодателей независимо от отрасли и формы собственности.
Расчёт всегда идёт от пятидневной рабочей недели с двумя выходными, даже если работник трудится по сменам, по шестидневке или по гибкому графику. Это первое место, где ошибаются: в сменном производстве пытаются считать норму по собственному графику смен и получают цифру, которая не совпадает с производственным календарём. Норма — величина внешняя по отношению к графику. График показывает, когда человек работает, норма показывает, сколько он должен отработать.
Производственный календарь при этом не нормативный акт. Это удобная форма представления расчёта по приказу 588н плюс перенос выходных, который Правительство устанавливает ежегодно отдельным постановлением. На 2026 год постановлением Правительства РФ от 24.09.2025 № 1466 перенесены два дня: суббота 3 января на пятницу 9 января и воскресенье 4 января на четверг 31 декабря. Именно из-за переносов норма января отличается от того, что даёт простой подсчёт по календарной сетке.
Сокращённая продолжительность рабочего времени по статье 92 ТК РФ меняет исходную недельную величину, а не саму формулу. Для работников до 16 лет это не более 24 часов в неделю, от 16 до 18 лет и для инвалидов I и II группы — не более 35 часов, для занятых на работах с вредными условиями труда 3 или 4 степени — не более 36 часов. Подставляете в формулу 36 или 24 вместо 40 и получаете норму этой категории.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Часовая ставка, через которую потом считают доплаты и сверхурочные, выводится из оклада и нормы часов. Проверяйте результат не по федеральному МРОТ, а по региональному: с 1 января 2026 года федеральный минимум составляет 27 093 рубля, а в Москве — 32 916 рублей, и по статье 133.1 ТК РФ региональное значение не может быть ниже федерального. Сверка по федеральной цифре в московской компании даёт формально верный, но неправомерный результат.»
Как посчитать норму на месяц, квартал и год: формула и готовые значения 2026
Формула из приказа 588н состоит из трёх действий. Недельная норма делится на 5 — получается расчётная продолжительность ежедневной работы. Она умножается на количество рабочих дней по календарю пятидневной недели в нужном периоде. Из результата вычитается по 1 часу за каждый день, который непосредственно предшествует нерабочему праздничному, по статье 95 ТК РФ.
Как рассчитать норму рабочего времени за период: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите недельную норму работника: 40 часов по общему правилу либо 36, 35 или 24 часа, если применяется статья 92 ТК РФ, либо величину неполного рабочего времени из трудового договора по статье 93 ТК РФ.
- Шаг 2. Разделите недельную норму на 5. Для 40 часов это 8 часов, для 36 часов — 7,2 часа, для 24 часов — 4,8 часа. Дробные значения не округляйте: округление на этом шаге даёт расхождение в несколько часов на квартале.
- Шаг 3. Посчитайте рабочие дни периода по календарю пятидневки с учётом переносов выходных. За 2026 год их 247, за I квартал — 55, за апрель — 22.
- Шаг 4. Умножьте результат шага 2 на число рабочих дней периода.
- Шаг 5. Вычтите предпраздничные часы. В 2026 году сокращаются четыре дня: 30 апреля, 8 мая, 11 июня и 3 ноября. При 40-часовой неделе вычитается по 1 часу за каждый, итого 4 часа за год: 8 × 247 — 4 = 1972 часа.
- Шаг 6. Для конкретного работника уменьшите полученную норму на часы, приходящиеся по его графику на отпуск, больничный и другие периоды освобождения от работы. Норма подразделения и норма человека — разные цифры.
Ниже собраны готовые значения на 2026 год для трёх самых частых величин недельной нормы. Строки кварталов и года нужны тем, кто ведёт суммированный учёт: сверхурочные считаются именно по итогу учётного периода, а не по месяцу.
| Период 2026 | Рабочих дней | 40 ч/нед | 36 ч/нед | 24 ч/нед |
|---|---|---|---|---|
| Январь | 15 | 120,0 | 108,0 | 72,0 |
| Февраль | 19 | 152,0 | 136,8 | 91,2 |
| Март | 21 | 168,0 | 151,2 | 100,8 |
| I квартал | 55 | 440,0 | 396,0 | 264,0 |
| Апрель | 22 | 175,0 | 157,4 | 104,6 |
| Май | 19 | 151,0 | 135,8 | 90,2 |
| Июнь | 21 | 167,0 | 150,2 | 99,8 |
| II квартал | 62 | 493,0 | 443,4 | 294,6 |
| Июль | 23 | 184,0 | 165,6 | 110,4 |
| Август | 21 | 168,0 | 151,2 | 100,8 |
| Сентябрь | 22 | 176,0 | 158,4 | 105,6 |
| III квартал | 66 | 528,0 | 475,2 | 316,8 |
| Октябрь | 22 | 176,0 | 158,4 | 105,6 |
| Ноябрь | 20 | 159,0 | 143,0 | 95,0 |
| Декабрь | 22 | 176,0 | 158,4 | 105,6 |
| IV квартал | 64 | 511,0 | 459,8 | 306,2 |
| Год 2026 | 247 | 1972,0 | 1774,4 | 1181,6 |
Разброс месячной нормы при 40-часовой неделе в 2026 году составляет от 120 часов в январе до 184 часов в июле, то есть больше полутора рабочих недель. Поэтому фиксированная «средняя» норма в 160 часов на каждый месяц, которую иногда закрепляют в положении об оплате труда, не работает: в январе она завышает норму на 40 часов, в июле занижает на 24.
Что уменьшает индивидуальную норму конкретного работника
Норма по производственному календарю относится к должности, а не к человеку. Индивидуальная норма получается после того, как из календарной вычтены часы, в которые работник был освобождён от работы. Уменьшают норму ежегодные и учебные отпуска, периоды временной нетрудоспособности и выполнение государственных или общественных обязанностей.
Вычитаются именно часы по графику этого работника, а не календарные дни отсутствия. При пятидневке разница незаметна, при сменном графике она принципиальна: две недели отпуска у работника со сменами по 12 часов и у работника со сменами по 8 часов уменьшают норму на разное количество часов. Считать надо по графику, который был утверждён до начала периода.
Неполное рабочее время по статье 93 ТК РФ уменьшает норму на весь срок его действия. Здесь есть срок, о котором часто забывают: с 1 сентября 2026 года работодателю дано пять рабочих дней с даты заявления работника на то, чтобы заключить дополнительное соглашение и издать приказ. До оформления соглашения индивидуальная норма остаётся прежней, и любая недоработка в этом промежутке ложится на работодателя.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: с 1 сентября 2026 года отзыв из отпуска работников, занятых на работах с вредными условиями труда, запрещён. Исключение сделано только для катастроф, аварий и стихийных бедствий, если такая возможность закреплена в локальном нормативном акте, и с оплатой не менее чем в двойном размере. Пересчитать норму периода «обратно» из-за досрочного выхода такого работника больше нельзя.
Ночные смены норму не уменьшают, но меняют продолжительность конкретной смены: по статье 96 ТК РФ смена в ночное время с 22:00 до 06:00 сокращается на один час без последующей отработки, а каждый ночной час оплачивается с доплатой не менее 20 процентов часовой ставки. В табеле ночные часы выделяются отдельно, иначе доплата не начислится.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Табель заполняется по должностям из штатного расписания, а с 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Если наименование или код должности меняются, нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение его в новой редакции, дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление справочников в кадровой программе. Сверьте наименования в табеле со штатным расписанием до закрытия месяца, иначе расхождение всплывёт при выгрузке в ЕФС-1.»
Суммированный учёт рабочего времени: когда норма считается за период, а не за месяц
Суммированный учёт по статье 104 ТК РФ вводится, когда по условиям производства соблюсти ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени невозможно. Смысл конструкции в том, что переработка в одном месяце гасится недоработкой в другом, а сверять факт с нормой нужно один раз — по итогам учётного периода.
Учётный период не может превышать одного года. Для работников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда, предельный учётный период составляет три месяца. Для водителей автомобилей действует отдельное правило: учётный период равен одному месяцу. Конкретная длительность закрепляется правилами внутреннего трудового распорядка, а не приказом «по случаю».
Что об этом думает ГИТ: инспекция труда прямо указывает, что наибольшее количество нарушений касается установления нормы рабочего времени именно при суммированном учёте. Типовые претензии: норма периода не уменьшена на время отпусков, больничных и исполнения государственных обязанностей, а график составлен с переработкой, заложенной авансом. Подробные разъяснения инспекции труда о суммированном учёте рабочего времени разбирают порядок подсчёта сверхурочных и требования к графику.
График сменности при суммированном учёте по статье 103 ТК РФ доводится до работников не позднее чем за один месяц до введения в действие. График, в котором сумма плановых часов уже превышает норму периода, признаётся нарушением сам по себе, до всякого факта: сверхурочная работа не планируется заранее, она возникает по итогу.
Внимание: увеличенный годовой лимит сверхурочных в 240 часов действует не для всех. Введены категории работников, для которых лимит остаётся 120 часов в год, а привлечение любого работника сверх 120 часов допускается только с его письменного согласия.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Общий лимит сверхурочной работы остался 120 часов в год, и поднять его до 240 часов можно только при наличии коллективного договора или отраслевого (межотраслевого) соглашения, распространяющегося на работодателя. Приказ или положение об оплате труда для этого не годятся: локальный акт лимит не меняет. Прежде чем закладывать в график 240 часов, проверьте, есть ли у вас действующий коллективный договор и попадает ли компания под отраслевое соглашение.»
Когда суммированный учёт вводить не нужно
Суммированный учёт усложняет расчёт и добавляет обязанностей, поэтому вводить его «на всякий случай» невыгодно. Он не нужен, когда работники трудятся по стабильной пятидневке, а редкие переработки закрываются приказами о привлечении к сверхурочной работе: при поденном учёте сверхурочные видны сразу и считаются проще. Он избыточен и там, где сменного персонала мало, а учётный период всё равно придётся держать коротким из-за вредных условий труда, — выигрыш в гибкости не окупает трудозатрат на пересчёт индивидуальной нормы каждому работнику за каждый квартал.
Мы закладываем в проекты перехода на электронный табель пилотную группу из одного подразделения со сменным графиком. На ней видно, совпадает ли расчёт нормы в системе с ручным расчётом кадровика, и именно на пилоте вылезают расхождения из-за неучтённых предпраздничных часов.
Табель учёта рабочего времени: как свести факт с нормой
Обязанность вести точный учёт отработанного каждым работником времени закреплена частью 4 статьи 91 ТК РФ. Формы Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 и с 2013 года не обязательны для коммерческих организаций: можно применять собственную форму, если в ней есть обязательные реквизиты первичного учётного документа. На практике почти все остаются на Т-13, потому что её понимают и бухгалтерия, и инспектор.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Сверка строится на трёх колонках: норма периода для этого работника, фактически отработанные часы из табеля и разница между ними. Разница со знаком плюс — это кандидат в сверхурочные, разница со знаком минус — недоработка, у которой обязательно есть причина и адресат. Отдельно из факта выделяются часы, которые в норму не входят и в разницу попадать не должны: работа в выходные и нерабочие праздничные дни, оплаченная по статье 153 ТК РФ.
Что проверить до закрытия табеля: чек-лист
- Норма периода взята из производственного календаря на 2026 год и уменьшена на предпраздничные часы: 30 апреля, 8 мая, 11 июня, 3 ноября.
- Индивидуальная норма каждого работника уменьшена на часы отпуска, больничного и исполнения государственных обязанностей по его графику, а не по календарным дням.
- Наименования должностей в табеле совпадают со штатным расписанием в действующей редакции.
- Ночные часы выделены отдельной строкой, иначе доплата по статье 154 ТК РФ не начислится.
- Дни работы в выходные и праздники отмечены собственным кодом и не попали в общий массив часов для расчёта переработки.
- Дни командировки отмечены кодом К и не содержат проставленных часов.
- Сверхурочные часы подтверждены приказом о привлечении и письменным согласием работника там, где оно требуется.
- Табель подписан ответственным лицом и руководителем подразделения до срока сдачи в расчёт.
Важный нюанс из практики: перевод табеля в электронный вид работает только внутри введённого КЭДО. Статья 22.2 ТК РФ требует письменного согласия каждого работника на электронное взаимодействие, и без него электронные кадровые документы по этому работнику ведутся неправомерно. При споре доказывать приходится четыре обстоятельства подряд: получено ли согласие на КЭДО, ознакомлен ли работник с локальным актом о КЭДО, использовал ли он электронную подпись и получил ли электронный документ.
В сервисе Добыто блок «Рабочее время» в профиле сотрудника позволяет отслеживать и согласовывать часы, а модуль «График отсутствий» показывает отпуска, командировки и больничные цветовой разметкой: синий — командировки, оранжевый — отпуск и отсутствия, красный — больничный. Кадровику это даёт готовый источник для вычета часов из индивидуальной нормы, а не пересбор данных из четырёх файлов.
Образцы кадровых документов для учёта рабочего времени
Комплект для сверки: начните с бланка Т-12, если считаете вручную, и со штатного расписания, если сверяете наименования должностей.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Табель учёта рабочего времени, форма Т-12 (бланк) | Скачать |
| Образец заполненного табеля рабочего времени | Скачать |
| Должностная инструкция табельщика | Скачать |
| Штатное расписание, форма Т-3 | Скачать |
| График отпусков, форма Т-7 | Скачать |
| Лицевой счёт работника, форма Т-34 | Скачать |
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Информационная система должна обеспечивать выгрузку журналов действий и отслеживание действий работника — без этого при споре нечем подтвердить факт отправки, доставки и работы с документом. Журнал не выборочный, он показывает и то, что играет против работодателя: дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном табеле. Смотрите журнал до того, как спор начался: мы делаем такую сверку перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт.»
Расхождение факта и нормы: переработка, недоработка и порядок действий
Сверхурочная работа по статье 99 ТК РФ — это работа по инициативе работодателя за пределами установленной продолжительности рабочего времени, а при суммированном учёте — сверх нормального числа часов за учётный период. Ключевое слово здесь «по инициативе работодателя»: часы, которые работник отсидел по собственному решению, сверхурочными не становятся и повышенной оплате не подлежат.
Предел по статье 99 ТК РФ — 4 часа в течение двух дней подряд. Годовой лимит с 1 сентября 2026 года устроен двухуровнево: базовые 120 часов в год, и до 240 часов, если это закреплено коллективным договором или отраслевым соглашением, распространяющимся на работодателя. Привлечение сверх 120 часов идёт с письменного согласия работника.
Факт: работники, привлекаемые к сверхурочной работе более 120 часов в год, получили право на ежегодную диспансеризацию с освобождением от работы и сохранением среднего заработка. Планируя лимит в 240 часов, закладывайте в график и эти дни отсутствия.
Мария Ж, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции: «Порядок оплаты сверхурочной работы стал единым: за первые два часа не менее чем в полуторном размере, за последующие часы не менее чем в двойном, а начиная со 121-го часа в году — не менее чем в двойном размере за каждый час. Более высокие размеры можно установить коллективным договором, отраслевым соглашением, локальным нормативным актом или трудовым договором. Замена повышенной оплаты дополнительным временем отдыха возможна только по желанию работника, а не по решению работодателя: инициатива фиксируется письменно.»
Отдельная зона ошибок — праздничные дни при суммированном учёте. Часы, отработанные в нерабочие праздничные дни и уже оплаченные в повышенном размере по статье 153 ТК РФ, при подсчёте сверхурочных по итогам учётного периода повторно не учитываются. Позиция подтверждена решением Верховного Суда РФ от 30.11.2005 № ГКПИ05-1341. Если эти часы оставить в общем массиве, компания оплатит одни и те же часы дважды.
Недоработка разбирается по причине. Если работник не выработал норму из-за графика, составленного работодателем, или из-за того, что работу не предоставили, это не проблема работника: он получает оплату по правилам статьи 155 ТК РФ, а при простое — по статье 157 ТК РФ. Если недоработка возникла по вине работника, оплачивается фактически отработанное время. Записывать недоработку по вине работодателя в отпуск без сохранения зарплаты нельзя: такой отпуск предоставляется только по письменному заявлению работника.
Ниже сведены сценарии, которые чаще всего дают расхождение между табелем и нормой, и то, что в каждом из них проверяют в первую очередь.
| Сценарий | Что критично | Что вторично | Основание |
|---|---|---|---|
| Пятидневка, переработка в отдельные дни | Письменное согласие работника и предел 4 часа за два дня подряд | Равномерность нагрузки по неделям месяца | Ст. 99 ТК РФ |
| Суммированный учёт, превышение в отдельном месяце | Итог по учётному периоду, подсчёт после его окончания | Само по себе превышение месячной нормы | Ст. 104, 99 ТК РФ |
| Недоработка из-за графика сменности | Кто составил график и доведён ли он за месяц до введения | Причина отсутствия работника в отдельный день | Ст. 103, 155 ТК РФ |
| Работа в выходной или нерабочий праздничный день | Отдельный код в табеле и повышенная оплата | Попадание этих часов в массив для расчёта переработки | Ст. 153 ТК РФ |
| Неполное рабочее время по заявлению работника | Допсоглашение и приказ в течение 5 рабочих дней с даты заявления | Значение нормы в производственном календаре | Ст. 93 ТК РФ |
| Отпуск или больничный внутри периода | Вычет часов по графику работника из нормы периода | Число календарных дней отсутствия | Приказ 588н, ст. 104 ТК РФ |
Три верхние строки закрывают большую часть споров с инспекцией, а две нижние — большую часть арифметических расхождений в расчётном листке. Если вы работник и сверяете свой табель, начинайте с последней строки: чаще всего расхождение объясняется тем, что норму периода не уменьшили на ваши дни отпуска.
Ошибки при расчёте нормы и во что они обходятся
Первая ошибка — усреднение нормы. В положении об оплате труда фиксируют 160 или 168 часов на каждый месяц, чтобы не пересчитывать часовую ставку. Мотив понятный: так проще считать оклад по часам. Результат: в январе 2026 года при норме 120 часов работник, отработавший все смены, формально оказывается в недоработке, а в июле при норме 184 часа его переработка исчезает из расчёта.
Вторая ошибка — расчёт нормы по фактическому графику смен вместо календаря пятидневки. При графике «сутки через трое» годовая сумма плановых часов почти никогда не совпадает с 1972 часами, и её принимают за норму. Тогда сверхурочные не появляются вовсе, потому что факт сравнивают сам с собой.
Третья ошибка — неуменьшенная индивидуальная норма. Работник был в отпуске 14 календарных дней, а норму периода ему оставили полную. При суммированном учёте это превращает отпуск в недоработку и даёт заниженную оплату.
Четвёртая ошибка — двойной счёт праздничных часов, о котором сказано выше: часы, оплаченные по статье 153 ТК РФ, повторно уходят в сверхурочные.
Цена ошибки считается не по одному человеку. Норма и график в сменном подразделении общие, поэтому неверная норма периода тиражируется на всю смену и на весь учётный период. При учётном периоде в год пересчитывать приходится двенадцать месяцев по каждому работнику подразделения. К самой недоплате добавляются проценты по статье 236 ТК РФ — не ниже 1/150 действующей ключевой ставки Банка России от невыплаченных сумм за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты.
Административная часть отдельная. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ влечёт предупреждение или штраф на должностных лиц и на индивидуальных предпринимателей от 1000 до 5000 рублей, на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 статьи 5.27 КоАП РФ обходится должностному лицу в 10 000-20 000 рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трёх лет, юридическому лицу — в 50 000-70 000 рублей.
В практике Добыто кадровики чаще всего спотыкаются не на самой формуле, а на переносе данных: норма считается в одном файле, отпуска ведутся во втором, табель заполняется в третьем, и расхождение появляется на стыке. Когда отсутствия и часы живут в одной системе, вычет из индивидуальной нормы происходит автоматически и сверять остаётся только итог.
Лайфхак: поставьте в календарь кадровика напоминание на пятый рабочий день после каждого заявления о неполном рабочем времени. С 1 сентября 2026 года именно пять рабочих дней даётся на заключение дополнительного соглашения и издание приказа, а до их оформления индивидуальная норма работника остаётся прежней.
Стоимость автоматизации учёта рабочего времени в КЭДО
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграция с 1С:ЗУП, электронный архив и УКЭП доступны начиная с тарифа «Бизнес». Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах и отдельно не оплачиваются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | при подключении |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного тарифа, а для компаний до 25 человек разница между «Стартом» и «Бизнесом» сводится к тому, нужны ли УКЭП, кастомные шаблоны и интеграция с 1С. Условия по каждому тарифу и состав функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: там же указано, что при смене тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Для расчёта нормы и сверки табеля критична именно интеграция с 1С:ЗУП: без неё часы придётся переносить руками, и стык между системами снова станет источником расхождений.
Выводы
Норма рабочего времени считается по одной формуле для всех: недельная величина делится на 5, умножается на рабочие дни календаря пятидневки и уменьшается на предпраздничные часы. На 2026 год при 40-часовой неделе это 1972 часа за год при разбросе от 120 часов в январе до 184 часов в июле. Индивидуальная норма отличается от календарной на часы отпуска, больничного и исполнения государственных обязанностей, а при суммированном учёте факт сравнивают с нормой один раз — по итогам учётного периода. Расхождение всегда разбирается по причине: переработка по инициативе работодателя оплачивается по статье 152 ТК РФ, недоработка по его же вине — по статье 155 ТК РФ.
Мы в Добыто ведём учёт рабочего времени, отсутствия и кадровые документы в одном контуре: отпуска и больничные подтягиваются в индивидуальную норму автоматически, а журнал действий сохраняет подтверждение по каждому подписанному документу. Это снимает основную часть расхождений, которые возникают при ручном переносе часов между таблицами.
Частые вопросы
Как считать норму работнику, принятому в середине месяца?
Норма периода берётся полная, а индивидуальная норма считается только за отработанную часть: из календарной нормы вычитаются часы, приходящиеся по графику пятидневки на дни до даты приёма. Например, при приёме 16 марта 2026 года из мартовской нормы в 168 часов вычитаются часы за 10 рабочих дней с 2 по 13 марта, остаётся норма за 11 рабочих дней. Тот же порядок применяется при увольнении в середине периода, включая учётный период при суммированном учёте: он для увольняемого закрывается досрочно, и сверхурочные считаются на дату увольнения.
Можно ли установить одинаковую норму часов на каждый месяц года?
Нет. Норма исчисляется по приказу Минздравсоцразвития от 13.08.2009 № 588н и объективно различается по месяцам из-за разного числа рабочих и предпраздничных дней. Фиксированная величина вроде 160 часов на каждый месяц противоречит порядку исчисления и при проверке читается как нарушение статьи 91 ТК РФ. Единственное, что можно закрепить локальным нормативным актом, — способ определения часовой ставки: из нормы конкретного месяца или из среднемесячного числа часов за год. Второй вариант допустим, но он касается ставки, а не самой нормы.
Как считается норма при неполной рабочей неделе, например четыре дня по восемь часов?
Формула та же, меняется только исходная недельная величина. При четырёх днях по восемь часов недельная норма равна 32 часам, расчётная продолжительность ежедневной работы — 6,4 часа (32 разделить на 5). Умножаете 6,4 на число рабочих дней месяца по календарю пятидневки и вычитаете предпраздничные часы. За март 2026 года при 21 рабочем дне получается 134,4 часа. Считать по фактическим четырём дням в неделю нельзя: приказ 588н привязывает расчёт к календарю пятидневки независимо от режима работника.
Обязательно ли применять формы Т-12 и Т-13?
Для коммерческих организаций — нет. Формы утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 и с 2013 года применяются по решению работодателя: допустима собственная форма, если она содержит обязательные реквизиты первичного учётного документа и утверждена в составе учётной политики. Обязательной остаётся сама обязанность вести точный учёт времени по части 4 статьи 91 ТК РФ. Для организаций бюджетной сферы форма табеля утверждается отдельными приказами Минфина, и свободная форма там не применяется.
Как отражать в табеле дни командировки?
Дни командировки отмечаются буквенным кодом К или цифровым 06, часы по ним не проставляются: за эти дни начисляется средний заработок, а не оплата за отработанное время. В норму периода дни командировки входят, поэтому «недоработки» из-за поездки не возникает. Если в командировке работник по письменному распоряжению работодателя выходил в свой выходной, этот день отмечается кодом РВ или 03 и оплачивается по статье 153 ТК РФ отдельно.
Считается ли переработка при ненормированном рабочем дне сверхурочной?
Нет. При ненормированном рабочем дне по статье 101 ТК РФ работник эпизодически привлекается к работе за пределами нормы, и такие часы сверхурочными не признаются: повышенная оплата по статье 152 ТК РФ к ним не применяется. Компенсация другая — дополнительный оплачиваемый отпуск не менее трёх календарных дней по статье 119 ТК РФ. В табеле такие часы отражаются как обычная явка. Ненормированный рабочий день устанавливается только перечнем должностей в коллективном договоре или локальном нормативном акте и условием в трудовом договоре, поэтому режим нельзя применить к работнику задним числом, обнаружив у него переработку.
