Рабочее время при приеме на работу: как установить в 2026

Рабочее время новому сотруднику устанавливают двумя документами: правилами внутреннего трудового распорядка и трудовым договором. По статье 100 ТК РФ режим задают ПВТР, а в трудовой договор его переносят тогда, когда режим конкретного работника отличается от общих правил работодателя. Нормальная продолжительность — не более 40 часов в неделю по статье 91 ТК РФ, для отдельных категорий она сокращается до 39, 36, 35 или 24 часов. Ознакомить работника с ПВТР под подпись нужно до подписания трудового договора, этого требует статья 68 ТК РФ. Главное различие: офисному сотруднику на пятидневке отдельный пункт о режиме в договоре не пишут, сменному, дистанционному и работающему неполный день — пишут обязательно.

Разберем, какую норму часов ставить каждой категории, какие семь элементов режима закрепляют до первого рабочего дня и как оформить сменный график, гибкое время и суммированный учет. Покажем, с какого дня открывается табель и какие коды в нем ставят. Лимиты сверхурочной работы после 1 сентября 2026 года, размеры штрафов по статье 5.27 КоАП, стоимость перевода кадровых документов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Конструктор соберет трудовой договор с готовым разделом о рабочем времени: продолжительность недели, время начала и окончания работы, перерыв и выходные подставятся в текст.

Где закрепляется режим рабочего времени: ПВТР или трудовой договор

Статья 100 ТК РФ отдает режим рабочего времени правилам внутреннего трудового распорядка. Трудовой договор подключается только в одном случае: когда режим работника отличается от общих правил, действующих у данного работодателя. Это же условие продублировано в статье 57 ТК РФ, где режим рабочего времени и времени отдыха назван обязательным условием договора с оговоркой «если для данного работника он отличается от общих правил».

Отсюда практическое правило, которое снимает большую часть споров с инспектором. Приняли менеджера на пятидневку с 9:00 до 18:00, как у всей компании, — отдельный пункт о режиме в договоре не нужен, достаточно ПВТР и подписи об ознакомлении. Приняли того же менеджера на четыре часа в день или на скользящие выходные — режим описывается в договоре целиком, а не отсылкой к ПВТР.

Порядок действий тоже закреплен жестко. Статья 68 ТК РФ требует ознакомить работника с ПВТР и другими локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, под подпись до подписания трудового договора. Практика допускает ознакомление одновременно с подписанием, но не позже: подпись в листе ознакомления, датированная днем позже договора, читается как нарушение процедуры. Полномочия и порядок применения норм о режиме подробно описаны в разъяснениях Минтруда о режиме рабочего времени, там же разобраны случаи установления рабочего дня для отдельных категорий.

Важный нюанс из практики: в бумажном варианте очередность ознакомления и подписания подтверждается только датами, проставленными от руки, и при споре ее легко оспорить. В электронном виде очередность фиксирует метка времени системы: видно, что лист ознакомления с ПВТР подписан раньше трудового договора, с точностью до минуты.

Отдельная развилка — микропредприятия. По статье 309.2 ТК РФ они вправе полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов, включая ПВТР, и перенести их условия в типовую форму трудового договора. Тогда режим прописывается в договоре у всех работников без исключения. Критерий микропредприятия — до 15 человек, а не до 100: до 100 человек — это малое предприятие, и у него право на отказ от ЛНА не работает.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Ошибка в одной цифре здесь стоит дорого. Компания на 80 человек, решив, что она микропредприятие, отказывается от локальных актов и получает нарушение по каждому из них отдельно. Категорию субъекта мы проверяем по единому реестру субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте налоговой службы, а не по памяти и не по обзорным роликам. Проверьте свою запись в реестре до того, как решите не принимать ПВТР.»

Ниже — разбор по сценариям: где именно фиксируется режим и что оформляется дополнительно.

Три нижние строки таблицы объединяет одна деталь: в каждой из них документ, который защищает работодателя, оформляется отдельно от договора и по своему сроку. Отсутствие графика сменности или перечня должностей с ненормированным днем обнуляет условие, записанное в договоре.

Какую норму часов ставить: нормальная, сокращенная и неполная продолжительность

Нормальная продолжительность рабочего времени — не более 40 часов в неделю, это статья 91 ТК РФ. Дальше начинаются две разные конструкции, которые в кадровых документах путают чаще всего.

Сокращенная продолжительность по статье 92 ТК РФ — это уменьшенная норма, установленная законом для категории работников. Она оплачивается как полная: работник с инвалидностью II группы трудится 35 часов и получает полный оклад по должности. Неполное рабочее время по статье 93 ТК РФ — это уменьшение нормы по соглашению сторон, и оплата идет пропорционально отработанному времени или выработке. При неполном рабочем времени зарплата законно оказывается ниже МРОТ, который с 1 января 2026 года составляет 27 093 рубля в месяц: пропорционально уменьшается и минимум. Региональный МРОТ по статье 133.1 ТК РФ выше федерального, в Москве на 2026 год — 32 916 рублей, и сверять оклад надо с региональным значением.

Если работник попадает сразу в две строки, применяется меньшая норма. Педагог с инвалидностью II группы работает 35 часов, а не 36.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Неполное рабочее время работодатель обязан установить по заявлению беременной женщины, одного из родителей ребенка до 14 лет или ребенка-инвалида до 18 лет, а также работника, ухаживающего за больным членом семьи по медицинскому заключению. Отказать в этих случаях нельзя, и с 1 сентября 2026 года у работодателя появился жесткий срок на оформление.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Совместитель на вредном производстве — место, где компании попадают регулярно. Нельзя работать во вредных условиях и на основной работе, и по совместительству: организм у человека один. Поэтому при приеме совместителя на такие работы вы обязаны запросить справку с основного места и выяснить условия труда там. Не спросили, взяли, человек отработал два года в двойной вредности — отвечать будете вы, а не он.»

Семь элементов режима, которые фиксируют до первого рабочего дня

Статья 100 ТК РФ перечисляет, из чего складывается режим рабочего времени. Пунктов семь, и пропуск любого превращает условие договора в неполное.

1. Продолжительность рабочей недели. Пятидневка с двумя выходными, шестидневка с одним выходным, неделя с выходными по скользящему графику или неполная рабочая неделя.
2. Работа с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников.
3. Продолжительность ежедневной работы или смены, в том числе неполного рабочего дня.
4. Время начала и окончания работы. Конкретные часы, а не формулировка «в соответствии с графиком».
5. Время перерывов. По статье 108 ТК РФ перерыв для отдыха и питания — не менее 30 минут и не более двух часов, в рабочее время он не включается. Если ежедневная работа не превышает четырех часов, перерыв можно не предоставлять, но это должно быть записано в ПВТР или трудовом договоре.
6. Число смен в сутки.
7. Чередование рабочих и нерабочих дней.

К этим семи пунктам добавляются два правила, которые в договоре не пишут, но применять обязаны. Рабочий день, непосредственно предшествующий нерабочему праздничному дню, сокращается на один час по статье 95 ТК РФ. Ночное время — с 22:00 до 6:00, продолжительность работы в ночное время сокращается на час без последующей отработки по статье 96 ТК РФ.

Что проверить до того, как сотрудник выйдет

Проверка занимает 15 минут и снимает большую часть претензий при последующей проверке ГИТ.

• Действующая редакция ПВТР утверждена приказом, приказ подписан, дата введения наступила.
• Режим будущего работника сверен с ПВТР: совпадает или отличается. От ответа зависит, нужен ли отдельный пункт в договоре.
• Наименование должности сверено с новым классификатором ОК 016-2025, который действует с 1 января 2026 года взамен ОК 016-94.
• Должность есть в штатном расписании с той же нормой часов и той же ставкой, что и в проекте договора.
• Для сменного режима готов график сменности на ближайший месяц, для суммированного учета определен учетный период.
• Если должность включена в перечень с ненормированным рабочим днем, перечень утвержден и дополнительный отпуск заложен.
• Собран комплект по статье 65 ТК РФ, а для совместителя на вредных работах — справка с основного места работы.

Как установить рабочее время новому сотруднику: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите категорию работника и предельную норму часов по таблице выше. Если работник попадает в несколько категорий, берите меньшую норму.
2. Шаг 2. Сравните нужный режим с ПВТР. Совпадает — в договоре достаточно ссылки на правила. Отличается — переходите к шагу 3.
3. Шаг 3. Опишите в трудовом договоре все семь элементов статьи 100 ТК РФ применительно к этому работнику: недельная продолжительность, часы начала и окончания, перерыв, выходные, число смен, чередование дней, ненормированный день при наличии.
4. Шаг 4. Ознакомьте работника под подпись с ПВТР, положением об оплате труда, положением о защите персональных данных и другими ЛНА, связанными с его работой, до подписания договора.
5. Шаг 5. Подпишите трудовой договор в двух экземплярах. При многостраничном договоре собирайте подпись на каждой странице: это снимает возможность подмены листа при споре о содержании.
6. Шаг 6. Издайте приказ о приеме. Содержание приказа должно соответствовать условиям договора, включая продолжительность рабочего времени и размер ставки.
7. Шаг 7. Откройте табель на работника с даты начала работы, указанной в договоре, и выдайте график сменности, если режим сменный.

Образцы кадровых документов для установления режима работы

Комплект собран под оформление приема, первым смотрите трудовой договор: раздел о рабочем времени в нем уже структурирован по статье 100 ТК РФ.

Сменный график, гибкое время и суммированный учет: как оформить нестандартный режим

Нестандартный режим требует не одного документа, а связки из двух-трех. Именно на этой связке процедура чаще всего рвется: условие в договоре есть, а обеспечивающий документ не оформлен.

Сменная работа и ночные часы

Сменная работа вводится по статье 103 ТК РФ, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы. График сменности доводится до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения в действие. Работа в течение двух смен подряд запрещена. Для нового сотрудника это означает простую вещь: если он выходит через две недели, а график на его месяц еще не утвержден, месячный срок соблюсти невозможно, и первый период придется закрывать индивидуальным графиком, согласованным с работником.

Ночные часы считаются отдельно от общего учета: с 22:00 до 6:00 применяется повышенная оплата, минимальный размер доплаты — 20 процентов часовой ставки за каждый час работы в ночное время.

Суммированный учет рабочего времени

Суммированный учет по статье 104 ТК РФ применяют, когда по условиям работы нельзя соблюсти ежедневную или еженедельную продолжительность. Норма выдерживается не за неделю, а за учетный период: месяц, квартал или другой отрезок, но не более одного года. Для работников с вредными и опасными условиями труда учетный период — не более трех месяцев. Порядок введения суммированного учета устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, поэтому одного приказа недостаточно: без изменения ПВТР режим считается не введенным.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Сотруднику, принятому в середине учетного периода, норма считается не за весь период, а за отрезок со дня приема до его окончания. Ошибка здесь дает ложную переработку или ложную недоработку уже в первом расчете.

Гибкое время и дистанционная работа

При гибком рабочем времени по статье 102 ТК РФ начало, окончание и общая продолжительность рабочего дня определяются соглашением сторон. Работодатель обеспечивает отработку суммарного количества часов в течение учетного периода. Условие о гибком графике живет только в трудовом договоре: в ПВТР его прописать нельзя, потому что это индивидуальное соглашение.

Дистанционная работа устроена наоборот. По статье 312.4 ТК РФ режим дистанционного работника он определяет по своему усмотрению, если иное не предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. Молчание документов здесь работает в пользу работника: не описали режим — претензии к тому, что человек вышел на связь в 14:00, юридически несостоятельны.

Маршруты согласования в Добыто КЭДО настраиваются под тип документа: график сменности уходит сразу всей смене одним маршрутом, а соглашение о гибком времени — конкретному работнику и его руководителю. Статус каждого участника виден в карточке документа, поэтому месячный срок по статье 103 ТК РФ отслеживается по факту получения, а не по дате рассылки.

Учет рабочего времени: с какого дня и в какой форме вести табель

Обязанность вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, установлена частью 4 статьи 91 ТК РФ. Табель открывается с даты начала работы, указанной в трудовом договоре, а не с даты фактического появления человека в офисе. Если сотрудник в первый день не вышел, в табеле все равно проставляется код: неявка по невыясненным причинам, а не пустая клетка.

Формы Т-12 и Т-13 с 2013 года не обязательны для коммерческих организаций: работодатель вправе утвердить свою форму приказом, но она должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа. На практике большинство компаний оставляет Т-13, потому что кадровые программы печатают именно ее. Табели хранятся 5 лет — тот же срок действует и для электронных табелей в системе КЭДО.

Кадровые документы о рабочем времени переводятся в электронный вид без ограничений: табели, графики отпусков, приказы, заявления и уведомления допустимы в КЭДО при соблюдении статей 22.1-22.3 ТК РФ. На бумаге закон оставляет узкий перечень, и рабочего времени он не касается.

В сервисе Добыто КЭДО учет рабочего времени вынесен в профиль сотрудника: работник видит свои часы и отправляет их на согласование, руководитель подтверждает в том же окне. Табель при этом собирается из подтвержденных данных, а не переносится руками из мессенджера.

Кейс из практики: при разборе спора об увольнении суд учел, что заявление могло быть сформировано работником ошибочно при первичном использовании системы КЭДО, и восстановил его на работе. Вывод, который мы перенесли в регламент внедрения: первые дни работы человека в системе — зона повышенного риска, и любое значимое действие в этот период подтверждается вне системы.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Суд оценивает не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическую способность человека работать в системе. Когда за новичка документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому: проверьте, что новый сотрудник сам открыл документ и сам нажал кнопку подписания.»

Сверхурочная работа: лимиты и оплата после 1 сентября 2026 года

Сверхурочная работа — это работа за пределами установленной продолжительности рабочего времени по инициативе работодателя. Продолжительность ограничена двумя параметрами: не более 4 часов в течение двух дней подряд и годовым лимитом. Годовой лимит с 1 сентября 2026 года стал двухуровневым.

Для нового сотрудника это означает, что превысить 120 часов вы сможете, только если коллективный договор или отраслевое соглашение уже действуют на дату привлечения. Ссылаться на локальный акт компании тут нельзя: он в перечне оснований не назван. Отдельно закон сохранил категории работников, для которых лимит остается 120 часов независимо от коллективного договора.

Конкретные размеры оплаты выше минимума определяются коллективным договором, отраслевым соглашением, локальным нормативным актом или трудовым договором. Отдельно урегулированы особенности при суммированном учете рабочего времени и на железнодорожном транспорте.

Ошибки при установлении рабочего времени и во что они обходятся

Цена ошибки считается не стоимостью переоформления документа. Ненадлежащее оформление трудового договора — самостоятельный состав по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ: штраф на должностное лицо 10 000-20 000 рублей, на индивидуального предпринимателя 5 000-10 000 рублей, на юридическое лицо 50 000-100 000 рублей. Повторное нарушение по части 5 добавляет дисквалификацию должностного лица на срок от одного года до трех лет и штраф на организацию 100 000-200 000 рублей. Штраф считается по каждому работнику, а не по компании в целом, поэтому типовая ошибка в шаблоне договора умножается на численность.

Пять ошибок, которые встречаются чаще остальных.

1. Режим отличается от общих правил, но в договоре его нет. Экономия на одном абзаце дает состав по части 4 статьи 5.27 КоАП и лишает работодателя возможности доказать прогул: если рабочее время не установлено, отсутствие в конкретный час нарушением не является.
2. Лист ознакомления с ПВТР подписан после трудового договора. Порядок нарушен, а вместе с ним рушится и вся конструкция дисциплинарных взысканий за опоздания.
3. График сменности доведен позже чем за месяц. Работник вправе не выходить в смену, о которой узнал за две недели, и уволить его за это не получится.
4. Суммированный учет введен приказом без изменения ПВТР. Все переработки в учетном периоде пересчитываются как обычная сверхурочная работа с повышенной оплатой.
5. Табель заполняется под оклад, а не по факту. В споре журнал пропусков, выгрузка из системы контроля доступа и переписка легко покажут расхождение, и суд примет фактические данные.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В трудовом споре решает не форма документа, а процедура. Мы видели дела, где положение о КЭДО, перечень документов и согласие работника были оформлены безупречно, а работодатель проигрывал из-за дефекта в порядке: не зафиксирована идентификация, не совпали даты, не разъяснены последствия. Проверьте у себя связку из трех документов по каждому новому работнику: ПВТР, трудовой договор и первый табель. Расхождение между ними и есть будущий проигрыш.»

Когда отдельный пункт о режиме в договоре не нужен

Раздел с описанием режима избыточен, если работник принят на условия, полностью совпадающие с ПВТР: та же продолжительность недели, те же часы начала и окончания, тот же перерыв, те же выходные. Дублирование в этом случае создает риск: при изменении ПВТР режим у всех меняется автоматически, а у работника с продублированным условием в договоре — нет, и потребуется дополнительное соглашение либо процедура по статье 74 ТК РФ с уведомлением за два месяца.

Не нужен отдельный режим и подрядчику по договору гражданско-правового характера: у исполнителя нет рабочего времени, есть срок выполнения работ. Указание графика, времени начала работы и перерывов в договоре ГПХ — один из признаков подмены трудовых отношений.

В практике Добыто HR-специалисты чаще всего спотыкаются не на экзотических режимах, а на промежуточных: сотрудник вроде бы на пятидневке, но приходит к 10:00, потому что «так договорились с руководителем». Устная договоренность режимом не является, и в табеле она превращается в ежедневное опоздание на час.

Стоимость перевода документов о рабочем времени в электронный вид

Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив входят не во все тарифы.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, электронный архив и приоритетная поддержка доступны с тарифа «Бизнес». Полный состав пакетов и условия перехода между ними приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что тариф можно повысить или понизить в любое время с пропорциональным пересчетом разницы.

Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнерские удостоверяющие центры. Отдельной строки за подписи в счете не появляется.

Выводы

Режим рабочего времени живет в ПВТР, а в трудовой договор попадает только тогда, когда отличается от общих правил компании. Норма часов определяется категорией работника: 40 часов по общему правилу, меньше — для несовершеннолетних, инвалидов, педагогов, медиков и занятых во вредных условиях. Нестандартный режим требует связки документов, где условие в договоре подкреплено графиком сменности, перечнем должностей или измененными правилами распорядка. С 1 сентября 2026 года годовой лимит сверхурочной работы доходит до 240 часов, но только при коллективном договоре или отраслевом соглашении и с письменного согласия работника.

Мы в Добыто ежедневно собираем такие связки при внедрении КЭДО: трудовой договор, лист ознакомления с ПВТР, приказ и табель проходят по одному маршруту, а система фиксирует очередность действий метками времени. Это снимает основную часть претензий к процедуре, из-за которых работодатели проигрывают споры при формально правильных документах.

Частые вопросы

Можно ли установить разное время начала работы сотрудникам одного отдела

Можно. ПВТР задают общий режим, но статья 100 ТК РФ прямо допускает индивидуальный режим через трудовой договор. Если одному менеджеру нужно начинать в 10:00 вместо 9:00, это условие пишется в его договоре, а не оформляется устной договоренностью с руководителем. Табель при этом ведется по фактическому режиму каждого: явка с 10:00 до 19:00 не считается опозданием, если условие зафиксировано письменно.

Что делать, если компания меняет время начала работы для всех сотрудников

Если режим установлен только в ПВТР, достаточно утвердить новую редакцию правил приказом и ознакомить работников под подпись. Если режим продублирован в трудовых договорах, потребуется дополнительное соглашение с каждым работником. При отказе работника изменение проводится по статье 74 ТК РФ: письменное уведомление не позднее чем за два месяца, обоснование организационными или технологическими причинами и предложение имеющихся вакансий.

Обязателен ли перерыв на обед при рабочем дне четыре часа

По статье 108 ТК РФ перерыв составляет не менее 30 минут и не более двух часов и в рабочее время не включается. Если продолжительность ежедневной работы не превышает четырех часов, перерыв можно не предоставлять, но это условие должно быть записано в ПВТР или трудовом договоре. Умолчание работает не в пользу работодателя: без записи перерыв обязателен, и его отсутствие в табеле создает расхождение между фактом и документом.

Можно ли принять сотрудника на полставки и одновременно установить ненормированный рабочий день

Только при одном сочетании. По статье 101 ТК РФ ненормированный рабочий день работнику на неполном рабочем времени устанавливается, если соглашением сторон определена неполная рабочая неделя при полном рабочем дне. Сотрудник, работающий четыре часа пять дней в неделю, под ненормированный день не подпадает. Сотрудник, работающий полные восемь часов три дня в неделю, подпадает, и ему полагается дополнительный отпуск не менее трех календарных дней.

Как считать норму часов сотруднику, принятому в середине учетного периода

Норма определяется не за весь учетный период, а за отрезок со дня начала работы до окончания периода, по производственному календарю соответствующей рабочей недели. Квартальный учетный период при приеме 20 февраля дает норму за 20 февраля — 31 марта, а не за январь — март. Переработка считается по итогам этого сокращенного отрезка, и такой расчет закрепляют в положении об оплате труда, чтобы избежать спора о базе.

Входят ли вводный инструктаж и обучение в первый день в рабочее время

Входят и оплачиваются. Вводный инструктаж и обучение по охране труда проводятся в рабочее время, а работник не допускается к самостоятельной работе до их прохождения. В табеле первый день отмечается как явка с полной продолжительностью смены, даже если производственных задач сотрудник не выполнял. Отдельно фиксируется прохождение инструктажа: журнал инструктажей по охране труда закон оставил на бумаге и в электронный вид перевести нельзя.