Рабочее время: режим, табель и учёт по ТК РФ в 2026 году

Рабочее время — это время, когда работник исполняет трудовые обязанности по правилам внутреннего трудового распорядка и условиям трудового договора, плюс периоды, которые статья 91 ТК РФ прямо относит к рабочим. Режим закрепляют в правилах внутреннего трудового распорядка, а в трудовой договор вносят только то, что отличается от общих правил компании. Учёт обязателен по каждому работнику: работодатель ведёт табель, чаще всего по форме Т-12 или Т-13. Норма 2026 года при 40-часовой неделе — 1972 часа, 247 рабочих дней и 4 сокращённых предпраздничных дня. При поденном учёте переработка возникает сразу, в тот же день; при суммированном учёте по статье 104 ТК РФ норма считается за учётный период до года, и сверхурочные видны только по его итогам.

Разберём, какие формулировки о режиме нужны в ПВТР, кто ведёт табель и какие обозначения ставят при смене, простое и переработке. Покажем, как выбрать между сменным графиком, гибким временем и суммированным учётом, и что изменилось в сверхурочной работе с 1 сентября 2026 года: лимит 240 часов и новый порядок оплаты. Сценарная таблица режимов, чек-лист перед утверждением ЛНА, размеры штрафов по статье 5.27 КоАП и стоимость перевода учёта в электронный вид — во второй половине статьи.

Рабочее время по ТК РФ: что в него входит и какая норма действует в 2026 году

Нормальная продолжительность рабочего времени — 40 часов в неделю, это статья 91 ТК РФ. Всё, что сверх нормы, требует отдельного основания и отдельного оформления: сверхурочная работа, ненормированный рабочий день, работа в выходной. Спорные ситуации на практике возникают не с основной сменой, а с промежутками вокруг неё: обед, переодевание, ожидание, предсменный осмотр.

Разделение простое: если период входит в рабочее время, он попадает в табель и оплачивается, если не входит — не попадает и не оплачивается.

Сокращённая продолжительность отличается от неполного рабочего времени. Сокращённая установлена законом для отдельных категорий и оплачивается как полная норма: 35 часов в неделю для работников с инвалидностью I и II группы, 36 часов при вредных условиях труда 3 или 4 степени, 39 часов для медицинских работников (статья 92 ТК РФ). Неполное рабочее время по статье 93 ТК РФ устанавливается по соглашению сторон, оплачивается пропорционально отработанному и на длительность отпуска не влияет.

Годовая норма 2026 года при 40-часовой неделе — 1972 часа. В календаре 247 рабочих дней и 4 сокращённых предпраздничных дня: 30 апреля, 8 мая, 11 июня и 3 ноября, в каждый из них смена короче на час. От годовой нормы отсчитывается недоработка и переработка при суммированном учёте, поэтому производственный календарь на год кадровая служба фиксирует до его начала, а не по факту.

Где закрепляют режим рабочего времени: ПВТР, трудовой договор, приказ

Режим рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, а если для конкретного работника он отличается от общих правил — трудовым договором (статья 100 ТК РФ). Состав режима закрыт: продолжительность рабочей недели, работа с ненормированным рабочим днём, продолжительность ежедневной работы или смены, время начала и окончания работы, время перерывов, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней.

ПВТР утверждаются приказом работодателя с учётом мнения представительного органа работников, если он есть (статьи 189 и 190 ТК РФ). Работника знакомят с ПВТР под подпись до подписания трудового договора (статья 68 ТК РФ), а не в первый рабочий день и не задним числом. Ошибка на этом шаге обесценивает всё остальное: если ознакомление не подтверждается, режим для конкретного работника считается неустановленным, и вопросы к дисциплинарным взысканиям за опоздание снимаются в его пользу.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Проверять надо не текст ПВТР, а связку из трёх элементов: приказ об утверждении, лист или журнал ознакомления и дату приёма работника. Мы видели аккуратные положения о режиме, которые не работали, потому что человек пришёл в компанию раньше, чем появился документ, а с новой редакцией его никто не знакомил. Возьмите пять личных дел разных лет и сверьте даты — этого достаточно, чтобы понять состояние всего массива.»

Изменение режима идёт по одному из двух путей. По соглашению сторон это дополнительное соглашение к трудовому договору, оформляется в любой момент (статья 72 ТК РФ). В одностороннем порядке, по организационным или технологическим причинам, работодатель уведомляет работника в письменной форме не позднее чем за два месяца (статья 74 ТК РФ), и причины придётся доказывать. Заявление работника о неполном рабочем времени с 1 сентября 2026 года обрабатывается в срок: пять рабочих дней на заключение дополнительного соглашения и издание приказа.

Чек-лист: что проверить до утверждения режима

Подготовка занимает больше времени, чем сам приказ, и снимает основную часть последующих правок.

1. Штатное расписание. Сверьте должности и подразделения, для которых нужен отдельный режим: смены, разъездная работа, дистанционные сотрудники.
2. Перечень работников с ненормированным рабочим днём. Он закрепляется коллективным договором или ЛНА и тянет за собой дополнительный отпуск не менее 3 календарных дней по статье 119 ТК РФ.
3. Вредные и опасные условия труда. Результаты спецоценки определяют предельную продолжительность смены и максимальный учётный период при суммированном учёте.
4. Представительный орган работников. Если он есть, потребуется мотивированное мнение по проекту ПВТР.
5. Способ фиксации явки. Пропускная система, журнал, отметка руководителя или электронная система: источник данных для табеля должен быть один и описан в ЛНА.
6. Порядок ознакомления. Бумажный лист ознакомления или электронное ознакомление в системе КЭДО с сохранением подтверждения.

Шаблоны документов для закрепления режима и учёта рабочего времени

Комплект собран под задачу закрепления режима: начните с приказа об утверждении ЛНА, дальше идут договор, допсоглашение и сам табель.

Табель учёта рабочего времени: формы Т-12 и Т-13, обозначения и ответственный

Обязанность вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником, установлена частью 4 статьи 91 ТК РФ. Форму табеля закон не навязывает: унифицированные Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, но с 2013 года негосударственные организации вправе применять собственную форму, утверждённую в учётной политике. Государственные и муниципальные учреждения используют табель по форме 0504421 из приказа Минфина.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Т-12 заполняется вручную и содержит два раздела: учёт рабочего времени и расчёт оплаты. Т-13 рассчитана на автоматизированную обработку данных с турникетов и учётных систем, раздела расчёта в ней нет. Компании, где явка снимается пропускной системой, выбирают Т-13; там, где табель ведёт руководитель подразделения на бумаге, удобнее Т-12.

Заполнять табель можно двумя методами: сплошной регистрацией явок и неявок либо регистрацией только отклонений от нормы. Второй метод быстрее, но при проверке оплаты труда придётся дополнительно доказывать, что в дни без отметок работник действительно отработал норму по графику.

Соберите табель по форме Т-13 под нужный месяц

Конструктор формирует файл .docx на 31 день с условными обозначениями явки, выходного, больничного, отпуска и командировки.

Ответственного за ведение табеля назначают приказом: это может быть табельщик, специалист по кадрам или руководитель подразделения. Табель подписывают ответственный, руководитель подразделения и работник кадровой службы, после чего он уходит в расчёт заработной платы. В сервисе Добыто отработанное время видно в профиле сотрудника, а руководитель согласовывает его в том же окне, где идут заявления и документы.

Как выбрать режим: пятидневка, смены, гибкое время и суммированный учёт

Выбор режима определяется не удобством кадровой службы, а тем, как устроен производственный цикл и как считается норма. При поденном и недельном учёте переработка фиксируется сразу: отработал 10 часов вместо 8 — два часа сверхурочных в тот же день. При суммированном учёте по статье 104 ТК РФ норма считается за учётный период, и внутри него превышение дневной нормы сверхурочной работой не является.

Ненормированный рабочий день часто выбирают как способ не платить за переработки. Он работает только при эпизодическом привлечении и не отменяет запрет на систематическую работу за пределами нормы: постоянные вечерние часы у половины штата инспектор читает как скрытую сверхурочную работу без оплаты.

Как ввести суммированный учёт рабочего времени: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите категории работников и подразделения, где соблюсти недельную норму невозможно по условиям производства.
2. Шаг 2. Выберите учётный период: месяц, квартал или год. Для занятых на работах с вредными и опасными условиями труда предел — 3 месяца, увеличить его до года можно только коллективным договором или отраслевым соглашением.
3. Шаг 3. Внесите порядок введения суммированного учёта в правила внутреннего трудового распорядка и утвердите их приказом с учётом мнения представительного органа работников.
4. Шаг 4. Составьте график сменности на учётный период так, чтобы плановые часы совпали с нормой по производственному календарю, и доведите его до работников не позднее чем за месяц до введения.
5. Шаг 5. Оформите дополнительные соглашения к трудовым договорам тем работникам, у кого режим прописан в договоре, или уведомьте их за два месяца, если основание — статья 74 ТК РФ.
6. Шаг 6. По окончании учётного периода сравните фактические часы с нормой, оформите сверхурочные приказом и проведите оплату; при недоработке по вине работодателя примените статью 155 ТК РФ.

Мы обкатываем новый режим на одном-двух подразделениях, где сотрудники постоянно работают за компьютером, и только после этого разворачиваем настройки на всю компанию. Такой порядок снимает основную часть ошибок в графиках и обозначениях до того, как они попадут в расчёт заработной платы.

Сверхурочная работа в 2026 году: лимиты 120 и 240 часов и порядок оплаты

Сверхурочная работа — это работа за пределами установленной продолжительности рабочего времени по инициативе работодателя (статья 99 ТК РФ). Инициатива работника значения не имеет: если человек сам задержался, сверхурочной работы не возникает и оплаты по повышенным ставкам тоже. Основание для привлечения оформляется приказом или распоряжением, в общем случае с письменного согласия работника, а продолжительность ограничена: не более 4 часов в течение двух дней подряд.

С 1 сентября 2026 года Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ изменил годовой лимит и порядок оплаты. Общий предел остался прежним — 120 часов в год. Поднять его до 240 часов можно, если это предусмотрено коллективным договором и (или) отраслевым либо межотраслевым соглашением, распространяющимся на работодателя. Привлечение сверх 120 часов допускается с письменного согласия работника, и для отдельных категорий лимит остаётся на уровне 120 часов.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Конкретные размеры оплаты выше минимальных определяются коллективным договором, отраслевым соглашением, локальным нормативным актом или трудовым договором. Отдельно урегулированы особенности при суммированном учёте рабочего времени и на железнодорожном транспорте. Сверхурочные считаются от заработной платы с учётом компенсационных и стимулирующих выплат, а не от голого оклада.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Лимит 240 часов не включается приказом директора. Нужен коллективный договор или отраслевое соглашение, которое распространяется на вашу организацию, и письменное согласие работника на каждый выход сверх 120 часов. Если ни того ни другого нет, часы со 121-го — это превышение лимита, а не дорогая переработка, и оплатой вопрос не закрывается.»

Ночные смены, выходные и праздники: как отразить в табеле и оплатить

Ночным считается время с 22:00 до 06:00, продолжительность работы в ночное время сокращается на один час без последующей отработки (статья 96 ТК РФ). Минимальная доплата — 20% часовой тарифной ставки или части оклада за час работы, и в табеле ночные часы выделяются отдельной строкой, иначе расчёт не проверить.

Работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере либо компенсируется другим днём отдыха по желанию работника (статья 153 ТК РФ). Смешивать эти основания нельзя: тот же час не может быть одновременно и сверхурочным, и праздничным. Если смена по графику выпала на праздник, это работа в праздничный день, а не переработка.

Как перевести режим и учёт рабочего времени в электронный вид

Кадровый электронный документооборот ведётся по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, и почти все документы по рабочему времени в него укладываются: ПВТР и положения, приказы, графики сменности, заявления о неполном рабочем времени, согласия на сверхурочную работу, табели. На бумаге остаются трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

Электронное ознакомление с ПВТР решает главную проблему бумажного режима — подтверждение факта ознакомления. Спор о режиме всегда сопровождается доказыванием четырёх обстоятельств: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом о КЭДО, использовал ли электронную подпись, получил ли электронный документ. Порядок здесь жёсткий: сначала доказывается право компании вообще вести кадровые документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан.

Важный нюанс из практики: работники, принятые после 31 декабря 2021 года, о переходе на кадровые электронные документы уведомляются, отдельное согласие от них не требуется. С теми, кто принят раньше, письменное согласие обязательно, и отказ работника не является основанием для увольнения или иных санкций. В практике Добыто именно сбор согласий у давно работающего персонала занимает больше времени, чем вся техническая настройка.

Важный нюанс из практики: система должна обеспечивать выгрузку журналов действий и отслеживание действий работника. Мы проводим сверку журнала подписания заранее, перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт, а не когда спор уже начался.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «На внедрении первым делом просим не список сотрудников, а штатное расписание и контактные данные: без телефона или почты личный кабинет работнику не создать, а без кабинета он не подпишет ни согласие, ни график. Прогоните выгрузку из учётной системы и закройте пустые поля заранее — на этом шаге компании обычно теряют неделю.»

Ошибки в режиме и учёте рабочего времени и во сколько они обходятся

Нарушение трудового законодательства влечёт по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ предупреждение или штраф: на должностных лиц и индивидуальных предпринимателей от 1 000 до 5 000 рублей, на организацию от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 — от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо или дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, на организацию от 50 000 до 70 000 рублей. Невыплата или неполная выплата причитающихся сумм, включая оплату переработок, идёт по части 6 той же статьи.

Считать стоит не штраф, а перерасчёт. Если инспектор устанавливает, что часы за пределами нормы были сверхурочными, а не ненормированным днём, работодатель доплачивает за весь период в пределах срока давности, начисляет компенсацию по статье 236 ТК РФ и пересчитывает отпускные, потому что изменилась база среднего заработка. Для отдела из 20 человек с систематическими вечерними часами перерасчёт обходится дороже любого административного штрафа.

Четыре ошибки повторяются чаще остальных. Первая — режим прописан в трудовом договоре у всех подряд, хотя совпадает с общими правилами: любое изменение графика превращается в кампанию по переподписанию договоров. Вторая — график сменности доводится до работников позже чем за месяц, и часы в новом графике становятся спорными. Третья — табель заполняется постфактум по памяти руководителя, без источника данных. Четвёртая — ненормированный рабочий день без перечня должностей в ЛНА и без дополнительного отпуска.

Проверить собственные документы по режиму и учёту до визита инспектора можно через сервис самопроверок «Электронный инспектор» на портале Роструда Онлайнинспекция.рф: там опубликованы проверочные листы, по которым ГИТ оценивает работодателя.

Когда отдельное положение о рабочем времени не нужно

Компании до нескольких десятков человек с одним режимом отдельный ЛНА о рабочем времени не нужен: достаточно раздела в правилах внутреннего трудового распорядка. Отдельный документ имеет смысл, когда режимов несколько и они меняются с разной периодичностью: сменные графики на производстве, гибкое время в разработке, разъездная работа в продажах. Дробить регламент, пока режим один, значит увеличить количество документов, с которыми придётся знакомить каждого нового работника.

Суммированный учёт тоже не универсален. Для офиса с ровной нагрузкой он усложняет расчёт, не давая ничего взамен: норма и так соблюдается по неделям, а необходимость закрывать период и считать баланс часов появляется на пустом месте.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перед тем как вводить суммированный учёт, посмотрите на график за прошлый квартал. Если фактические часы у людей укладываются в недельную норму и отклонения единичные, суммированный учёт добавит работы расчётчику и ничего не изменит для бизнеса. Он оправдан там, где неделя физически не закрывается: смены по 12 часов, сезонность, круглосуточный цикл.»

Стоимость перевода режима и учёта рабочего времени в КЭДО

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора подписей и необходимости интеграции с учётной системой. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.

Итоговая сумма складывается из численности, тарифа и потребности в УКЭП для подписантов со стороны работодателя: работник подписывает согласия и заявления неквалифицированной подписью, а кадровый специалист заверяет приказы усиленной квалифицированной. Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что тариф можно повысить или понизить в любое время с пропорциональным пересчётом разницы.

Выводы

Режим рабочего времени живёт в правилах внутреннего трудового распорядка, а в трудовом договоре появляется только тогда, когда отличается от общих правил компании. Учёт обязателен по каждому работнику, форма табеля выбирается компанией, а обозначения и источник данных о явке описываются в локальном акте. Выбор между поденным и суммированным учётом определяет, когда именно возникает сверхурочная работа, а поправки, действующие с 1 сентября 2026 года, задали новый годовой лимит в 240 часов при коллективном договоре или отраслевом соглашении и единый порядок оплаты.

Мы в Добыто переводим этот блок кадровых документов в электронный вид целиком: ПВТР и положения с подтверждённым ознакомлением, графики, заявления, согласия на сверхурочную работу и табели, с выгрузкой журнала действий для проверок. Отработанное время сотрудник видит в своём профиле, а руководитель согласовывает его там же, где подписывает остальные кадровые документы.

Частые вопросы о рабочем времени и его учёте

Нужно ли вести табель на дистанционных работников

Да. Обязанность вести учёт фактически отработанного времени по статье 91 ТК РФ распространяется на всех работников по трудовому договору, включая дистанционных. Режим дистанционного работника определяется трудовым договором или ЛНА; если он не определён, работник устанавливает режим по своему усмотрению, но табель на него всё равно ведётся, и в дни работы проставляется нормальная продолжительность по графику.

Считается ли сверхурочной работа, если сотрудник задержался по своей инициативе

Нет. Сверхурочная работа выполняется по инициативе работодателя (статья 99 ТК РФ), и без приказа или распоряжения о привлечении такие часы сверхурочными не признаются. Работодателю при этом стоит письменно фиксировать позицию: систематические задержки с ведома руководителя и с последующим использованием результата работы суд может оценить как привлечение к сверхурочной работе.

Можно ли установить разные режимы для разных подразделений в одних ПВТР

Можно. Статья 100 ТК РФ допускает установление режима для всех работников или для отдельных категорий, поэтому в одном документе описываются и пятидневка для офиса, и сменный график с суммированным учётом для производства. Каждому работнику при этом нужно понимать, какой раздел относится к нему: привязка делается через должность и подразделение, а не через фамилию.

Как отражать в табеле дни командировки

Дни командировки отмечаются условным обозначением «К» и учитываются отдельно от явок, потому что оплачиваются по среднему заработку, а не по табелю. Если работник в командировке привлекался к работе в выходной или праздничный день, эти дни оформляются приказом и оплачиваются по правилам статьи 153 ТК РФ, а в табеле проставляются как работа в выходной.

Что делать, если по итогам учётного периода получилась недоработка

Недоработка при суммированном учёте, возникшая по вине работодателя, оплачивается по статье 155 ТК РФ в размере не ниже средней заработной платы работника, рассчитанной пропорционально фактически отработанному времени. Удерживать разницу из заработной платы или переносить недостающие часы в следующий учётный период нельзя: график должен быть составлен так, чтобы плановые часы совпадали с нормой.

Обязательно ли применять формы Т-12 и Т-13

Для негосударственных организаций — нет. Унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, но с 2013 года компания вправе утвердить собственную форму табеля в учётной политике, сохранив обязательные реквизиты первичного документа. Государственные и муниципальные учреждения применяют форму 0504421. На практике собственную форму делают на базе Т-13, добавляя графы под ночные часы и сверхурочные.