Приказ об изменении рабочего времени: формулировки 2026

Приказ об изменении рабочего времени сам по себе не меняет условия трудового договора: он либо вводит новую редакцию правил внутреннего трудового распорядка, либо оформляет распорядительную часть уже согласованного изменения. Порядок зависит от основания. По соглашению сторон (статья 72 ТК РФ) сначала подписывается дополнительное соглашение, приказ издаётся следом. По инициативе работодателя (статья 74 ТК РФ) сначала идут приказ о предстоящих изменениях и письменное уведомление каждого работника не позднее чем за два месяца, а у работодателя-индивидуального предпринимателя — за 14 календарных дней. Если режим меняется по письменному заявлению работника льготной категории, решение принимается не позднее пяти рабочих дней с даты обращения.

Разберём формулировки констатирующей и распорядительной части для каждого основания, включая те пункты, которые инспекторы ГИТ снимают чаще всего. Покажем, чем приказ отличается от дополнительного соглашения и от приказа об утверждении ЛНА, и какие пункты нужны, чтобы табель и график сменности встали на новый режим без расхождений. Чек-лист проверки до издания, размеры штрафов по статье 5.27 КоАП, порядок подписания приказа в электронном виде и стоимость подключения КЭДО — во второй половине статьи.

Приказ, ПВТР и трудовой договор: что чем меняется

Режим рабочего времени по статье 100 ТК РФ устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, а для работника, у которого режим отличается от общих правил компании, — трудовым договором. Отсюда следует практическое правило: приказ один не закрывает изменение. Он работает в связке с тем документом, в котором режим живёт.

Ниже — разбор того, какой документ какую часть изменения закрывает и что происходит, если его пропустить.

Из таблицы видно, где чаще всего рвётся цепочка: компания издаёт приказ и на этом останавливается, а режим в ПВТР и в трудовых договорах остаётся прежним. При проверке инспектор сравнивает три источника, и расхождение между ними он трактует не в пользу работодателя.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Ознакомление с новой редакцией ПВТР — это не финал, а середина жизненного цикла локального акта. Акт согласуется, утверждается приказом, доводится до работников, а дальше за его актуальностью нужно следить и вовремя запускать пересмотр. У компаний, которые ведут ЛНА в почте и папках, чаще всего теряется именно последний шаг: режим давно поменялся на практике, а действующей редакцией числится документ трёхлетней давности. Поднимите дату последней редакции ПВТР до того, как начнёте готовить приказ.»

Четыре основания приказа и что меняется в процедуре

Основание определяет и срок, и комплект бумаг, и то, можно ли вообще изменить режим без согласия работника.

Первые два основания путают чаще остальных. Соглашение сторон не требует ни двух месяцев, ни доказательств причин, но требует подписи работника. Статья 74 обходится без согласия, но работодатель обязан доказать, что прежний режим нельзя было сохранить именно по организационным или технологическим причинам, а не по соображениям удобства.

Образцы кадровых документов для изменения режима рабочего времени

Комплект собран под сценарий, где режим меняется и в ЛНА, и в трудовых договорах; начинать удобнее с приказа об утверждении локального нормативного акта.

Формулировки приказа: констатирующая и распорядительная часть

Приказ об изменении рабочего времени составляется в свободной форме: унифицированного бланка для него нет. Структура при этом жёсткая — заголовок, констатирующая часть, слово ПРИКАЗЫВАЮ, пронумерованные распорядительные пункты, основание, подпись руководителя и отметки об ознакомлении.

Заголовок называет предмет, а не действие: «Об изменении режима рабочего времени работников склада готовой продукции», «О введении суммированного учёта рабочего времени», «Об установлении неполного рабочего дня». Формулировка «О внесении изменений» без указания, во что именно, заставляет читать весь текст, чтобы понять предмет, и мешает поиску документа в архиве.

Констатирующая часть под каждое основание

Констатирующая часть отвечает на один вопрос: почему работодатель вправе издать этот приказ. Здесь называется причина и норма.

• Соглашение сторон. «В связи с достигнутым соглашением сторон, на основании дополнительного соглашения от 12.10.2026 № 3 к трудовому договору от 14.03.2023 № 47 и в соответствии со статьёй 72 Трудового кодекса Российской Федерации ПРИКАЗЫВАЮ:»
• Инициатива работодателя. «В связи с изменением организационных условий труда — переводом склада готовой продукции на двухсменный режим обслуживания и утверждением новой структуры логистического подразделения (приказ от 03.08.2026 № 112), в соответствии со статьёй 74 Трудового кодекса Российской Федерации ПРИКАЗЫВАЮ:»
• Заявление работника. «На основании личного заявления менеджера отдела продаж Ивановой А. П. от 05.10.2026 и справки о рождении ребёнка, в соответствии с частью 2 статьи 93 Трудового кодекса Российской Федерации ПРИКАЗЫВАЮ:»
• Изменение ПВТР. «В целях приведения режима рабочего времени в соответствие с графиком обслуживания клиентов, в соответствии со статьями 8, 100 и 190 Трудового кодекса Российской Федерации и с учётом мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации от 20.10.2026 № 14 ПРИКАЗЫВАЮ:»

Формулировка «в связи с производственной необходимостью» не подходит ни к одному из оснований. В статье 74 ТК РФ такой причины нет, и суды её не принимают: работодатель должен показать, какое именно организационное или технологическое изменение произошло.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах о режиме доказывание идёт по порядку. Сначала работодатель обосновывает само право изменить условие: причину по статье 74 или подписанное соглашение сторон. И только потом — что конкретный работник был уведомлён и ознакомлен. Если первое рассыпается, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был лист ознакомления. Поэтому причину изменения мы прописываем в приказе развёрнуто, со ссылкой на решение о реорганизации процесса, а не одной строкой.»

Распорядительная часть: семь пунктов, которые проверяют

Распорядительная часть содержит конкретные поручения с датами и исполнителями. Ниже — рабочие формулировки, которые можно переносить в свой приказ, заменив реквизиты.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

1. Дата и содержание режима. «Установить с 1 декабря 2026 года для работников склада готовой продукции (структурное подразделение 03 по штатному расписанию) режим работы по графику сменности: две смены продолжительностью 12 часов, чередование двух рабочих дней и двух выходных, первая смена с 08:00 до 20:00, вторая смена с 20:00 до 08:00, перерыв для отдыха и питания 60 минут в течение смены с включением в рабочее время в связи с невозможностью прекращения работы.»
2. Учётный период. «Ввести с 1 декабря 2026 года суммированный учёт рабочего времени с учётным периодом один квартал для работников, указанных в пункте 1 настоящего приказа.»
3. Изменение локального акта. «Утвердить и ввести в действие с 1 декабря 2026 года Правила внутреннего трудового распорядка в новой редакции (приложение 1 к настоящему приказу).»
4. Оформление отношений с работниками. «Начальнику отдела кадров Петровой Е. Н. в срок до 30 сентября 2026 года вручить работникам, указанным в пункте 1, уведомления об изменении определённых сторонами условий трудового договора и обеспечить подписание дополнительных соглашений в срок до 28 ноября 2026 года.»
5. Учёт времени. «Табельщику Сидоровой М. А. с 1 декабря 2026 года вести табель учёта рабочего времени с учётом режима, установленного пунктом 1 настоящего приказа.»
6. Ознакомление. «Начальнику отдела кадров Петровой Е. Н. ознакомить работников, указанных в пункте 1, с настоящим приказом под подпись в течение трёх рабочих дней с даты его издания.»
7. Контроль. «Контроль исполнения настоящего приказа возложить на директора по персоналу Кузнецова И. В.»

Завершает документ строка «Основание:» с реквизитами: дополнительное соглашение, заявление работника, протокол учёта мнения профсоюза, решение о реорганизации подразделения. Пустое основание — самый частый повод для вопроса при проверке, потому что приказ выглядит как воля руководителя без правового источника.

Как издать приказ об изменении режима рабочего времени: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите основание: соглашение сторон, статья 74 ТК РФ, заявление работника или изменение только ПВТР. От этого зависят срок и комплект документов.
2. Шаг 2. Проверьте, где режим зафиксирован сейчас: в ПВТР, в трудовых договорах или в обоих документах. Меняется каждый источник, где он назван.
3. Шаг 3. Подготовьте новую редакцию ПВТР и при наличии представительного органа работников направьте проект на учёт мнения.
4. Шаг 4. Издайте приказ: заголовок с предметом, констатирующая часть с причиной и нормой, распорядительные пункты с датой, кругом работников и ответственными, строка «Основание».
5. Шаг 5. Вручите уведомления, если изменение идёт по статье 74 ТК РФ, и отсчитайте два месяца со дня, следующего за днём вручения. При отказе работника предложите в письменной форме имеющиеся вакансии.
6. Шаг 6. Подпишите дополнительные соглашения с работниками, у которых режим указан в трудовом договоре, и ознакомьте всех с приказом и новой редакцией ПВТР под подпись.
7. Шаг 7. Передайте приказ табельщику и в бухгалтерию до начала нового режима, чтобы табель и расчёт с первого же дня шли по новой норме.

Табель, график сменности и учёт после приказа

Обязанность вести учёт фактически отработанного каждым работником времени закреплена частью 4 статьи 91 ТК РФ, и приказ о новом режиме её не отменяет, а перенастраивает. Первый месяц после изменения — период, когда расхождения между приказом и табелем всплывают чаще всего: норма считается по старому графику, а смены закрываются по новому.

При сменной работе график сменности доводится до работников не позднее чем за месяц до введения в действие (статья 103 ТК РФ), и работа в течение двух смен подряд запрещается. Это отдельный срок, он не поглощается двухмесячным уведомлением по статье 74: можно уведомить работников за два месяца и всё равно нарушить статью 103, если сам график выдали за две недели до перехода. Разбор типовых ситуаций со сменами и ответы инспекторов собраны в памятке Роструда о сменном режиме работы на портале Онлайнинспекция.рф.

При суммированном учёте по статье 104 ТК РФ учётный период не может превышать один год, а для работников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда, — три месяца. Порядок введения суммированного учёта устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, поэтому приказ без правки ПВТР оставляет норму без источника.

Соберите табель по новому режиму

В сервисе Добыто КЭДО у сотрудника в профиле есть раздел «Рабочее время», где отработанные часы видны и согласуются в том же интерфейсе, где лежат приказы и заявления. Это снимает основной источник расхождений: табельщик и работник смотрят на одни и те же данные.

Формулировки, из-за которых приказ не защищает работодателя

Ошибки в приказе о режиме редко выглядят грубыми. Обычно это пропущенный реквизит, из-за которого документ перестаёт отвечать на вопрос инспектора или судьи.

• Нет даты начала нового режима. Формулировка «изменить режим работы согласно приложению» не определяет момент перехода. Спор о том, с какого дня считать норму часов, работодатель проигрывает.
• Ссылка на статью 74 ТК РФ без описания причины. Норма названа, организационное или технологическое изменение — нет. Приказ в этом виде не подтверждает право работодателя менять условие в одностороннем порядке.
• Приказ вместо дополнительного соглашения. Если режим конкретного работника прописан в трудовом договоре, приказ его не переписывает. Нужна вторая подпись.
• Перерыв без указания, входит ли он в рабочее время. При непрерывных производствах перерыв включается в рабочее время, и от этой строки зависит норма часов за смену.
• Суммированный учёт введён приказом, но не закреплён в ПВТР. Статья 104 ТК РФ требует установить порядок именно локальным актом.
• Ознакомление без срока и ответственного. Пункт «ознакомить работников» невозможно проконтролировать, и при споре нечем подтвердить, что ознакомление вообще планировалось.
• Сокращённый срок уведомления. Два месяца по статье 74 ТК РФ нельзя уменьшить ни приказом, ни согласием работника: при согласии работника изменение оформляется по статье 72, а не по статье 74.

Сколько стоит ошибка в приказе о рабочем времени

Прямой штраф — часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностное лицо от 1 000 до 5 000 рублей, на индивидуального предпринимателя от 1 000 до 5 000 рублей, на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей. При повторном нарушении по части 2 той же статьи суммы вырастают до 10 000-20 000 рублей для должностного лица или дисквалификации на срок от одного года до трёх лет, а для организации — до 50 000-70 000 рублей.

Основные деньги теряются не на штрафе. Если режим введён с нарушением, часы, отработанные сверх нормы, переквалифицируются в сверхурочную работу, и перерасчёт идёт за весь период по правилам статьи 152 ТК РФ: первые два часа не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном. На складе из 40 человек, отработавших по новому графику полгода, такой перерасчёт перекрывает максимальный штраф многократно. Отдельная статья расходов — восстановление работника, уволенного по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ, с оплатой вынужденного прогула.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Что проверить до издания приказа

Подготовка занимает больше времени, чем сам приказ, и определяет, придётся ли переиздавать документ. Перед тем как отдавать проект на подпись, пройдите по списку.

1. Где сейчас зафиксирован режим: только в ПВТР или ещё и в трудовых договорах конкретных работников.
2. Есть ли в компании выборный орган первичной профсоюзной организации и предусмотрен ли коллективным договором учёт его мнения при изменении ЛНА.
3. Попадает ли кто-то из работников в льготные категории статьи 93 ТК РФ, которым режим нельзя менять на общих основаниях.
4. Есть ли документ, подтверждающий организационное или технологическое изменение: решение о реорганизации, приказ об изменении структуры, регламент нового производственного процесса.
5. Какие вакансии будут в наличии к моменту истечения двух месяцев, если кто-то откажется от нового режима.
6. Совпадает ли дата начала режима в приказе, в новой редакции ПВТР и в проектах дополнительных соглашений.
7. Кто ведёт табель после перехода и внесены ли новые условные обозначения в форму.
8. Как будет считаться норма за месяц перехода, если режим меняется не с первого числа.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Повышенный лимит сверхурочной работы до 240 часов доступен не всем: он работает только там, где есть коллективный договор или отраслевое соглашение, распространяющееся на работодателя. Компании, которая просто издала приказ и сослалась на новую редакцию статьи 99 ТК РФ, лимит не поднимется. Проверьте, есть ли у вас действующий коллективный договор, до того как планировать график с запасом по переработкам.»

Важный нюанс из практики: мы закладываем пилотную группу перед раскаткой нового режима на всю компанию — одно подразделение на один полный учётный период. Расхождения между приказом, ПВТР и табелем вылезают именно на закрытии первого периода, и на пилоте их правят за два дня, а не за квартал по всей численности.

Когда приказ о рабочем времени издавать не нужно

Часть ситуаций закрывается другими документами, и лишний приказ только создаёт противоречие в кадровом архиве.

• Смены переставляются внутри уже установленного режима. Достаточно нового графика сменности, доведённого до работников за месяц. Режим при этом не меняется.
• Разовое привлечение к работе за пределами графика. Это сверхурочная работа или работа в выходной день, и оформляется она отдельным приказом о привлечении с письменным согласием работника, а не приказом об изменении режима.
• Сокращение рабочего дня перед нерабочим праздничным днём. Правило действует в силу статьи 95 ТК РФ, издавать приказ не требуется.
• Работник переходит на дистанционную работу с сохранением прежнего режима. Меняется место работы, а не рабочее время: нужно дополнительное соглашение, отдельный приказ о режиме избыточен.
• Ненормированный рабочий день уже установлен ЛНА и трудовым договором. Каждый случай переработки приказом не оформляется, компенсация идёт дополнительным отпуском не менее трёх календарных дней по статье 119 ТК РФ.

Приказ о рабочем времени в электронном виде: что разрешает КЭДО

Приказ об изменении режима, уведомление по статье 74 ТК РФ, дополнительные соглашения и лист ознакомления с ПВТР переводятся в электронный вид по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, введённым Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Условие одно: КЭДО в компании введён по правилам, то есть есть приказ о введении, положение о кадровом электронном документообороте, уведомление работников и письменное согласие каждого из них по статье 22.2 ТК РФ.

Вид подписи для приказа о режиме и для уведомления по статье 74 различается. При ведении КЭДО через информационную систему работодателя уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора работодатель подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью. Работник при ознакомлении использует УКЭП либо УНЭП — по соглашению сторон трудового договора или полученную через инфраструктуру электронного правительства.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Неквалифицированную подпись работника суды признают, но не саму по себе: нужны соглашение об электронном взаимодействии и введённый в компании КЭДО. В спорах по режиму работодатель доказывает четыре обстоятельства: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с положением, использовал ли электронную подпись и получил ли документ. Перед тем как подписывать уведомление по статье 74 электронно, проверьте, что все четыре подтверждаются выгрузкой из системы.»

Кейс из практики: в одном из разобранных нами дел суд признал доказанным факт ознакомления работника с приказом и уведомлением, направленными по служебной электронной почте. Основанием послужил локальный акт учреждения, по которому электронные сообщения исполняются наравне с бумажными документами (кассационный суд общей юрисдикции, дело № 88-19520/2022, 2-415/2022). Без такого акта та же переписка не сработала бы.

Полностью убрать бумагу из процедуры по статье 74 ТК РФ не получится. Если работник отказался от нового режима и подходящих вакансий нет, приказ об увольнении по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ и акт об ознакомлении с ним оформляются только на бумаге: это прямое требование статьи 22.1 ТК РФ, подтверждённое письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97.

В практике Добыто приказ о режиме идёт по заранее настроенному маршруту: кадровик создаёт документ по шаблону, система строит цепочку согласования, отправляет уведомления и фиксирует статус каждого участника. Отказ работника от перехода на КЭДО не блокирует изменение режима — для него комплект печатается и вручается на бумаге, а сам отказ не является основанием для санкций.

Стоимость перевода кадровых приказов в электронный вид

Стоимость КЭДО зависит от численности подключённых сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны приказов и электронный архив входят не во все тарифы.

Итоговый счёт складывается из численности, выбранного набора видов подписи и того, нужна ли интеграция с учётной системой. Действующие условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО: там же указано, что электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.

Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Для компании, которая перестраивает режим в одном подразделении, это означает возможность начать с пилотной численности и расширяться по мере раскатки.

Выводы

Приказ об изменении рабочего времени работает только в связке: ПВТР задают общий режим, трудовой договор — индивидуальный, приказ фиксирует дату, круг работников и ответственных. Основание определяет всё остальное: по соглашению сторон хватает дополнительного соглашения и приказа следом, по инициативе работодателя нужны доказанная организационная или технологическая причина и два месяца уведомления, по заявлению льготной категории решение принимается за пять рабочих дней. Формулировки, которые чаще всего подводят, — отсутствие даты начала режима, ссылка на статью 74 без описания причины и приказ вместо дополнительного соглашения.

Мы в Добыто ведём приказы о режиме, уведомления и листы ознакомления в электронном виде с настроенными маршрутами согласования и выгрузкой журнала действий по каждому документу. Для кадровой службы это означает, что к моменту проверки все четыре обстоятельства, которые доказываются в суде по электронным кадровым документам, подтверждаются одной выгрузкой, а не поиском бумаг по подразделениям.

Частые вопросы о приказе об изменении рабочего времени

Можно ли изменить режим работнику, который находится в отпуске или на больничном

Издать приказ можно, а вот вручить уведомление по статье 74 ТК РФ и ознакомить работника под подпись получится только после его выхода. Двухмесячный срок отсчитывается со дня, следующего за днём вручения уведомления, поэтому для отсутствующих работников дата перехода на новый режим фактически сдвигается. Дополнительное соглашение по статье 72 ТК РФ подписать в период отпуска можно: запрета в законе нет, но явка работника при этом добровольная.

Нужно ли учитывать мнение профсоюза при изменении режима в ПВТР

Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются с учётом мнения представительного органа работников в порядке статьи 372 ТК РФ. Если выборный орган первичной профсоюзной организации в компании есть, ему направляется проект с обоснованием, и он представляет мотивированное мнение в письменной форме не позднее пяти рабочих дней. При отсутствии такого органа приказ издаётся без этой процедуры, а реквизиты протокола в констатирующей части не указываются.

Что делать, если работник отказался подписать уведомление об изменении режима

Уведомление зачитывается вслух в присутствии двух работников, после чего составляется акт об отказе от подписания с их подписями. Второй вариант — направить уведомление заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Двухмесячный срок отсчитывается со дня, следующего за днём составления акта или днём вручения письма. Сам по себе отказ подписать уведомление не является дисциплинарным проступком.

Сколько хранится приказ об изменении режима рабочего времени

Приказ, изданный по личному составу в отношении конкретных работников, хранится 50 лет, если он создан после 2003 года, и 75 лет для более ранних документов. Приказ об утверждении ПВТР относится к документам постоянного хранения вместе с самим локальным нормативным актом. Табели учёта рабочего времени хранятся 5 лет. Перевод документов в КЭДО сроки хранения не меняет.

Можно ли одним приказом изменить режим нескольким подразделениям с разными датами

Можно, если каждый пункт распорядительной части отдельно называет подразделение, круг должностей по штатному расписанию и свою дату начала режима. Объединять в один документ приказ по личному составу и приказ об утверждении локального нормативного акта не стоит: у них разные сроки хранения и разные регистрационные журналы, и при выемке документов для проверки такой приказ придётся копировать в оба дела.

Обязателен ли приказ, если сокращается рабочий день перед праздником

Нет. Сокращение продолжительности рабочего дня или смены на один час непосредственно перед нерабочим праздничным днём действует в силу статьи 95 ТК РФ и не требует ни приказа, ни изменения ПВТР. Приказ понадобится в другом случае: если по условиям производства сокращение невозможно и переработка компенсируется дополнительным временем отдыха или оплатой по нормам сверхурочной работы, этот порядок закрепляется локальным актом.