Обозначение рабочего времени в табеле какие буквы и цифры ставить

Обозначение рабочего времени в табеле ставится буквенным кодом (Я, Н, РВ, С, ОТ, Б, В) или равным ему цифровым (01, 02, 03, 04, 09, 19, 26) из перечня 36 кодов, утверждённого Госкомстатом для форм Т-12 и Т-13. В верхней строке клетки дня пишется код, в нижней — число часов. Если за день набралось два вида времени, коды и часы пишутся через дробь: Я/С и 8/2 означают 8 часов обычной работы и 2 часа сверхурочной. Неявки (отпуск, больничный, выходной) отмечаются одним кодом, без часов. Порядок заполнения зависит от метода учёта: при сплошной регистрации код стоит в каждой клетке месяца, при регистрации отклонений — только в днях, которые отличаются от графика.

Ниже — полная таблица кодов с расшифровкой и разбор ситуаций, в которых ошибаются чаще всего: больничный в отпуске, праздник внутри отпуска, командировка с выходом в выходной, ночные часы, сверхурочная работа сверх лимита 120 часов в год. Отдельно показываем, как сверить табель с нормой производственного календаря на 2026 год при суммированном учёте. Сценарная таблица, пошаговая инструкция заполнения, бланки, штрафы по статье 5.27 КоАП РФ и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Соберите бланк табеля Т-13 на месяц с готовыми обозначениями явки, выходного, больничного, отпуска и командировки в конструкторе ниже.

Как устроены коды табеля: буквы, цифры и две строки в клетке дня

Обязанность вести учёт закреплена в части 4 статьи 91 ТК РФ: работодатель учитывает время, фактически отработанное каждым работником. Кроме неё, часть 7 статьи 99 требует точного учёта сверхурочной работы, часть 3 статьи 300 — помесячного учёта при вахтовом методе, а часть 6 статьи 312.4 включает в рабочее время дистанционного работника время его взаимодействия с работодателем. Полный перечень этих норм и составов ответственности ГИТ приводит в карточке требования об учёте фактически отработанного работником времени на портале «Онлайнинспекция.РФ» — по ней удобно проверить себя перед плановой проверкой.

Коды, которыми пользуется большинство коммерческих компаний, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 вместе с формами Т-12 и Т-13. Перечень стоит на титульном листе формы Т-12. С 1 января 2013 года унифицированные формы первичных документов не обязательны: компания вправе утвердить свою форму табеля и дополнить перечень собственными кодами приказом. На практике коды Госкомстата оставляют как основу: их понимают бухгалтерия, 1С:ЗУП и инспектор.

Т-12 или Т-13: чем отличаются формы

Форма Т-12 рассчитана на ручное заполнение и содержит второй раздел — расчёт с персоналом по оплате труда. Форма Т-13 используется при автоматизированном учёте, например по данным турникетов и системы контроля доступа, и раздела с расчётом оплаты не имеет. Сетка отметок в обеих формах устроена одинаково: верхняя строка клетки дня — для кода, нижняя — для продолжительности отработанного или неотработанного времени в часах и минутах.

Два метода учёта и одна система кодов

При сплошной регистрации код проставляется в каждый календарный день: Я с часами в рабочие дни, В в выходные, ОТ на время отпуска. При регистрации отклонений отмечаются только неявки, опоздания, сверхурочные и другие отличия от графика, а обычные рабочие дни остаются пустыми. Второй метод короче, но требует утверждённого графика работы, по которому бухгалтерия восстановит обычные дни.

Буквенные и цифровые коды равнозначны, смешивать их в одном табеле не принято: выберите одну систему и закрепите её в приказе об ответственном за табель. В ячейке допускается не больше двух кодов за день, остальное время раскладывается по ним.

Когда коды Госкомстата не подходят

Государственные и муниципальные учреждения ведут табель по форме 0504421, утверждённой приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н, и пользуются кодами этого приказа, например Ф для фактически отработанных часов. Переносить в бюджетный табель коды Я или 01 нельзя. Для исполнителей по договору ГПХ и самозанятых табель не ведётся вовсе: статья 91 ТК РФ говорит о работниках, а договор подряда или оказания услуг оплачивается по акту, а не по отработанным часам.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Полная таблица кодов рабочего времени и неявок

Все 36 кодов из постановления Госкомстата № 1 сгруппированы по смыслу: сначала отработанное время, затем отпуска, болезни, простои и прочие неявки.

Часы в нижнюю строку ставятся только к кодам, за которыми стоит фактически отработанное время или время, оплачиваемое почасово: Я, Н, РВ, С, ВМ, НС, а также простои РП, НП и ВП. Дни отпусков, болезни и выходные в нижней строке остаются пустыми: бухгалтерия считает их в днях. Код НН временный: как только работник принесёт больничный лист, справку или объяснение, его меняют на Б, Г, ПР или другой подходящий код в корректировочном табеле.

Отработанное время: Я, Н, РВ, С и два кода в один день

Код Я означает только дневные часы, поэтому смену, которая частично пришлась на ночь, делят между двумя кодами. Ночным считается время с 22:00 до 06:00 (статья 96 ТК РФ). Смена с 18:00 до 02:00 записывается так: в верхней строке Я/Н, в нижней 4/4. Если записать Я 8 и отдельно Н 4, бухгалтерия получит 12 часов вместо 8, а работник — лишнюю оплату.

Ночные часы и доплата

Доплата за каждый ночной час — не менее 20% часовой ставки, конкретный размер закрепляется в коллективном договоре, ЛНА или трудовом договоре. Расчёт идёт от часов с кодом Н: ночные часы за месяц умножаются на часовую ставку и процент доплаты. В сервисе Добыто для этого есть калькулятор ночных смен: в него вносят число ночных часов за месяц, часовую ставку или оклад с месячной нормой часов и процент доплаты.

Сверхурочная работа: код С и лимиты

Сверхурочные часы отмечаются кодом С рядом с обычными: Я/С в верхней строке и 8/2 в нижней. По статье 99 ТК РФ сверхурочная работа не может превышать 4 часов в течение двух дней подряд, поэтому запись Я/С и 8/3 два дня подряд уже говорит инспектору о нарушении. Годовой лимит считают по сумме кодов С за календарный год, и здесь с 1 сентября 2026 года действуют новые правила.

Для отдельных категорий работников 144-ФЗ сохранил лимит 120 часов даже при коллективном договоре. Поэтому годовой итог по коду С стоит сверять в разрезе сотрудников, а не по подразделению в целом: превышение у одного человека не видно в сводной цифре.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «С сентября 2026 года оплата сверхурочных идёт по единому порядку: первые два часа не менее чем в полуторном размере, следующие — не менее чем в двойном, а начиная со 121-го часа в году — не менее чем в двойном за каждый час. Если работник выбрал вместо повышенной оплаты дополнительное время отдыха, это должно быть видно в документах: заявление, а в табеле — день отдыха своим кодом. Проверьте, что ваш ЛНА или коллективный договор уже переписан под новые правила.»

Работа в выходной и праздник: РВ и день отдыха

Выход в выходной или нерабочий праздничный день отмечается кодом РВ с числом отработанных часов. По статье 153 ТК РФ такой день оплачивается не менее чем в двойном размере. Если работник по своему заявлению взял вместо двойной оплаты другой день отдыха, день работы оплачивается в одинарном размере, а сам день отдыха отмечается кодом НВ — он не оплачивается. Код В в день фактической работы не ставится: по нему бухгалтерия не начислит ничего.

Предпраздничные дни по статье 95 ТК РФ короче на 1 час. В производственном календаре на 2026 год таких дней 4, в табеле они отмечаются Я 7 при восьмичасовом дне. Если график не предусматривает сокращения, лишний час оформляется как сверхурочный или компенсируется отдыхом.

Отпуска, больничные и неявки: какой код выбрать

Неявка кодируется по документу-основанию, а не по словам работника: приказ об отпуске, листок нетрудоспособности, повестка, приказ об отстранении. Без документа ставится НН, и это единственный законный способ отметить отсутствие, пока причина не выяснена.

Отпуска: ОТ, ОД, ДО, ОЗ и праздники внутри отпуска

Ежегодный основной отпуск — ОТ, дополнительный (за вредные условия, ненормированный рабочий день, работу на Севере) — ОД. Субботы и воскресенья внутри отпуска тоже отмечаются ОТ или ОД: отпуск считается в календарных днях. Нерабочий праздничный день внутри отпуска отмечается кодом В и в число дней отпуска не входит, поэтому дата выхода на работу сдвигается.

Отпуск без сохранения заработной платы кодируется по основанию. ДО ставится, когда работодатель согласился отпустить работника по его просьбе. ОЗ — когда отказать нельзя: по статье 128 ТК РФ до 5 календарных дней предоставляются при рождении ребёнка, регистрации брака, смерти близких родственников. Путаница ДО и ОЗ не меняет оплату, но при проверке ГИТ неверный код читается как отказ в гарантированном отпуске или как навязанный отпуск.

Важный нюанс из практики: с 1 сентября 2026 года отзывать из отпуска работников, занятых на работах с вредными условиями труда, запрещено. Исключение — катастрофы, аварии и стихийные бедствия, если такая возможность закреплена в ЛНА, с оплатой не менее чем в двойном размере. Если в табеле такого работника посреди ОД появляется Я, при проверке понадобятся приказ об отзыве, ссылка на ЛНА и документ об аварии.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Больничный: Б или Т

Код Б ставится на все календарные дни по электронному листку нетрудоспособности, включая выходные и праздники: пособие начисляется за календарные дни. Код Т нужен для случаев, когда нетрудоспособность подтверждена, но пособие по закону не назначается. Если работник заболел во время ежегодного отпуска, отпуск продлевается или переносится, а дни болезни в табеле меняют ОТ на Б.

Одновременно Б и Я в одной клетке не ставят. Этот вопрос чаще всего возникает с руководителем, который болеет, но продолжает подписывать документы.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Полномочия директора на время болезни не прекращаются: больничный — основание для выплаты пособия, а не приостановка полномочий, и договор, подписанный с больничного, действителен. Но подписать несколько документов и полноценно работать — разные вещи. Если человек в дни больничного фактически работал, возникает вопрос к обоснованности пособия, поэтому в табеле за день ставится либо Б, либо Я, и выбор должен совпадать с листком нетрудоспособности.»

Неявки, прогулы, простои и отстранения

ПР ставится только после того, как работодатель запросил объяснение и не получил уважительной причины. До этого — НН. Простой кодируется по вине: РП, если виноват работодатель, НП — если причина не зависит ни от кого, ВП — если виноват работник; от кода зависит размер оплаты по статье 157 ТК РФ. Отстранение без оплаты, например из-за непройденного медосмотра или инструктажа, — НБ, с оплатой — НО. Дни, когда работник исполняет государственные обязанности, — Г.

Спорные ситуации: сценарная таблица обозначений

В ситуациях ниже нет одного очевидного кода, и именно в них табель расходится с расчётом зарплаты. Запись дана для верхней и нижней строки клетки дня.

Для ночных, сверхурочных и выходных решение одинаковое: день раскладывается на два кода, а часы в сумме равны фактической продолжительности работы. Для отпусков и болезни решает документ-основание: пока нет приказа или листка нетрудоспособности, код не меняют.

Важный нюанс из практики: больничный не входит в срок испытания, срок продлевается на дни болезни. Если работник заболел в последние дни испытательного срока, дни с кодом Б сдвигают дату окончания испытания, а вместе с ней и дату трёхдневного предупреждения об увольнении по его итогам. Уведомление, врученное до больничного по старой дате, делает увольнение преждевременным, поэтому после каждого Б в испытательный период даты пересчитываются заново.

Суммированный учёт и баланс рабочего времени по табелю

При сменном графике табель за один месяц не показывает, есть ли переработка: по статье 104 ТК РФ норму сравнивают за учётный период — не больше одного года, а для работников с вредными или опасными условиями труда не больше 3 месяцев. Для пятидневки при 40-часовой неделе в производственном календаре на 2026 год 247 рабочих дней и норма 1 972 часа: 8 часов на каждый рабочий день минус 4 часа сокращения в предпраздничные дни. Норму за учётный период уменьшают на часы отпусков, болезни и других периодов, когда работник освобождён от работы.

Внутри периода смены отмечаются Я или Я/Н с часами по графику сменности, а код С в текущих месяцах не ставится. Баланс считается в конце периода: фактические часы из табелей минус норма за период. Положительная разница — сверхурочная работа, её часы отмечают кодом С в табеле последнего месяца учётного периода и оплачивают по статье 152 ТК РФ, а особенности оплаты при суммированном учёте 144-ФЗ урегулировал отдельно. Отрицательная разница показывает недоработку, и прежде чем её учитывать, нужно выяснить, по чьей инициативе смены не были поставлены.

В Добыто баланс по суммированному учёту считает отдельный калькулятор: задаётся учётный период с датой начала, недельная норма часов, отработанные часы и часовая ставка, а в результате видны норма за период, сверхурочные часы, доплата и процент выработки нормы. Итоговые часы сверхурочной работы из калькулятора переносятся в табель последнего месяца периода с кодом С.

Бланки табеля и сопутствующие кадровые документы

Комплект нужен, чтобы коды в табеле опирались на документы-основания; начните с бланка Т-12, если табель ведётся вручную.

Как заполнить табель учёта рабочего времени за месяц

Табель ведёт работник, назначенный приказом, — табельщик, руководитель подразделения или специалист по кадрам. Подписывает его ответственный и руководитель структурного подразделения, после чего табель передают в бухгалтерию для расчёта зарплаты.

Что подготовить до начала месяца

• Приказ о назначении ответственного за табель и о выбранной системе кодов: буквенной или цифровой.
• Утверждённый график работы или график сменности на месяц: без него нельзя вести учёт методом отклонений.
• Производственный календарь на 2026 год с предпраздничными днями и переносами выходных.
• График отпусков по форме Т-7 и приказы об отпусках, начинающихся в этом месяце.
• Приказы о командировках, о привлечении к сверхурочной работе и к работе в выходные с письменными согласиями работников.
• Список работников с учётом внутренних совместителей, дистанционных работников и тех, кто находится в отпуске по уходу за ребёнком.

Как проставить обозначения в табеле: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Внесите в шапку табеля наименование организации, подразделение, отчётный период и дату составления, в строки — работников с табельными номерами и должностями.
2. Шаг 2. Разметьте выходные и нерабочие праздничные дни кодом В по графику работы, для сменного графика — по графику сменности каждого работника.
3. Шаг 3. Внесите заранее известные неявки по приказам: ОТ и ОД на дни отпуска, К на дни командировки, ПК или ПМ на дни обучения с отрывом от работы. Праздник внутри отпуска оставьте с кодом В.
4. Шаг 4. Ежедневно отмечайте фактическую явку: Я с часами, для ночных смен Я/Н с разбивкой часов, в предпраздничный день на 1 час меньше.
5. Шаг 5. По мере появления документов вносите отклонения: С на сверхурочные часы, РВ на работу в выходной, Б по листку нетрудоспособности, НН на отсутствие без объяснения.
6. Шаг 6. До закрытия месяца замените все НН на итоговые коды по документам и объяснениям работников: Б, Г, ПР или другой.
7. Шаг 7. Подсчитайте итоги по каждому работнику: отработанные дни и часы, отдельно ночные, сверхурочные и часы в выходные, количество дней неявок по каждому коду. Сверьте сумму кодов С за год с лимитом.
8. Шаг 8. Подпишите табель у ответственного и руководителя подразделения и передайте в бухгалтерию. Если после сдачи выяснилась ошибка, составьте корректировочный табель, а не правьте подписанный.

Как работнику проверить свой табель

Работник видит результат табеля в расчётном листке: число оплаченных дней и часов, доплаты за ночные, сверхурочные и работу в выходные. Если в листке нет доплаты за вечернюю смену после 22:00, в табеле, скорее всего, стоит только Я без Н. Если за выход в выходной начислена одинарная оплата, а заявления о дне отдыха вы не писали, проверьте, какой код стоит в этот день: РВ или ошибочное Я. Копию табеля можно запросить у работодателя письменным заявлением.

Ошибки в табеле и во что они обходятся работодателю

Большинство ошибок в табеле связаны не с незнанием кодов, а с тем, что код ставят раньше документа или не меняют после него. Ниже — те, что всплывают при проверке ГИТ и в спорах с работниками.

• Ночные часы записаны кодом Я. Так делают, потому что смена в графике одна. Итог — доплата не менее 20% за часы с 22:00 до 06:00 не начислена, и это нарушение по оплате труда за каждый месяц, пока ошибка не исправлена.
• Сверхурочные не отмечены или размыты по месяцам. Часть 7 статьи 99 ТК РФ требует точного учёта сверхурочной работы, а превышение 4 часов за два дня подряд или годового лимита видно по кодам С сразу.
• ПР поставлен без объяснения работника. По статье 193 ТК РФ до взыскания работодатель запрашивает письменное объяснение и ждёт 2 рабочих дня. Табель с ПР без акта о непредставлении объяснения не подтверждает прогул в суде.
• Праздник внутри отпуска отмечен ОТ. Отпуск фактически сокращается на число праздников, а отпускные рассчитываются за лишние дни.
• Исправления в подписанном табеле. Зачёркивания и правка без корректировочного табеля лишают документ доказательной силы при проверке.

Нарушение порядка учёта рабочего времени квалифицируется по статье 5.27 КоАП РФ. По части 1 это предупреждение или штраф: для должностных лиц и ИП от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 обходится должностному лицу в 10 000-20 000 рублей или дисквалификацию на срок от 1 до 3 лет, юридическому лицу — в 50 000-70 000 рублей. Штраф не заменяет доплату: недоначисленные суммы за ночные, сверхурочные и выходные работодатель выплачивает отдельно.

Отдельная группа ошибок видна только в годовом разрезе табелей: работник весь год отмечен кодом Я и В, а кода ОТ нет ни разу.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем в найме персонала: «На производстве и с ключевыми специалистами сценарий типовой: человек незаменим, отпуск переносится, затем ещё раз, и выясняется, что он не отдыхал два года подряд. Год без отпуска допустим, два — уже нарушение, и обнаруживается оно обычно при проверке или при увольнении, когда считают компенсацию. Алгоритма корректировки графика отпусков в законе нет, поэтому опишите его в ЛНА: кто подаёт заявление, в какой срок, кто согласует.»

Электронный табель: подписание и сверка в КЭДО

Табели учёта рабочего времени и графики отпусков относятся к кадровым документам, которые можно вести в электронном виде, в отличие, например, от трудовой книжки или журнала инструктажей. Табель — внутренний учётный документ: работник его не подписывает, подписи ставят ответственный за учёт и руководитель подразделения, в КЭДО — электронной подписью в порядке, закреплённом в ЛНА о кадровом электронном документообороте.

В электронном варианте коды берутся из тех же документов-оснований, только эти документы уже лежат в системе: приказ об отпуске, заявление на день отдыха, служебная записка на командировку, электронный листок нетрудоспособности. В личном кабинете сотрудника в Добыто есть блок учёта рабочего времени с кнопкой согласования и панель отсутствий со счётчиками дней отпуска и отгулов, поэтому расхождение между табелем и кабинетом работник видит до закрытия месяца, а не в расчётном листке.

Для компаний на 1С:ЗУП мы предоставляем готовый модуль, который устанавливается и настраивается за один день; документы синхронизируются автоматически, и приказы об отпусках и командировках попадают в учёт без повторного ввода. Перед переводом табелей в электронный вид проверьте, что приказ о системе кодов и ЛНА о КЭДО согласованы между собой: коды, введённые приказом дополнительно, должны быть и в справочнике учётной системы.

Стоимость перевода табелей и кадровых документов в КЭДО на 2026 год

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и интеграции с учётной системой; цены указаны на дату публикации.

Итоговая сумма складывается из численности, тарифа и того, нужна ли интеграция с 1С и УКЭП для отдельных подписантов. Условия каждого тарифа и порядок перехода между ними с пересчётом разницы пропорционально оставшемуся периоду приведены на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Табель держится на двух правилах: код выбирается по документу-основанию, а часы в клетке дня в сумме равны фактической продолжительности работы. Ночные, сверхурочные и выходные раскладываются через дробь, отпуска и болезнь отмечаются только кодом, а НН живёт в табеле лишь до получения объяснения. При сменном графике переработка определяется по итогам учётного периода, а не помесячно, и годовой итог по коду С сверяется с лимитом 120 или 240 часов.

В практике Добыто табель, график отпусков, приказы и заявления, на которых держатся коды, подписываются и хранятся в одной системе, поэтому расхождения между табелем и документами видны до передачи табеля в бухгалтерию.

Частые вопросы

Нужно ли вести табель на исполнителей по договору ГПХ и самозанятых?

Нет. Обязанность части 4 статьи 91 ТК РФ касается работников по трудовому договору. Исполнитель по договору подряда или оказания услуг не подчиняется графику работы, и его работа принимается по акту. Если на исполнителя ведут табель, отмечают явку кодом Я и выдают график, инспектор может расценить это как признак трудовых отношений.

Как отметить работника, который перешёл на неполный день по собственному заявлению?

Ставится Я с фактическим числом часов, например Я 4. Код НС применяется только при неполном рабочем времени по инициативе работодателя. С 1 сентября 2026 года на заключение дополнительного соглашения и издание приказа после заявления работника у работодателя есть пять рабочих дней, и первым днём с сокращёнными часами в табеле становится дата, указанная в этом соглашении.

Сколько хранить табели учёта рабочего времени?

По статье 402 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, табели хранятся 5 лет. При работе с вредными, опасными или тяжёлыми условиями труда срок хранения — 50 лет для документов, оконченных делопроизводством после 01.01.2003, и 75 лет для оконченных до этой даты. Срок одинаков для бумажного и электронного табеля.

Работник заболел во время отпуска без сохранения заработной платы: ставить Б или ДО?

Остаётся код ДО. По статье 9 Федерального закона № 255-ФЗ пособие по временной нетрудоспособности за дни отпуска без сохранения заработной платы не назначается, и продлевать такой отпуск на дни болезни работодатель не обязан. Если болезнь продолжается после окончания отпуска, с первого дня, когда работник должен был выйти на работу, ставится Б.

Что получает работник, если сверхурочная работа за год превысила 120 часов?

Помимо оплаты не менее чем в двойном размере за каждый час начиная со 121-го, у работника появляется право на ежегодную диспансеризацию с освобождением от работы и сохранением среднего заработка. Привлекать сверх 120 часов можно только при коллективном договоре или отраслевом соглашении, которые поднимают лимит до 240 часов, и только с письменного согласия работника.

Как отразить в табеле отзыв работника из ежегодного отпуска?

С даты выхода по приказу об отзыве код ОТ меняется на Я с часами. Неиспользованные дни отпуска по статье 125 ТК РФ предоставляются по выбору работника в удобное для него время в текущем рабочем году или присоединяются к отпуску за следующий год, и в табеле они появятся с кодом ОТ по новому приказу. Отзыв возможен только с согласия работника; работников на вредных работах с 1 сентября 2026 года отзывать запрещено, кроме случаев катастроф, аварий и стихийных бедствий.