Трудовая инспекция приходит в компанию по решению руководителя территориального органа Роструда, и первое действие кадровика — не сбор папок, а проверка самого мероприятия: служебное удостоверение, заверенная копия решения и запись в едином реестре контрольных мероприятий по QR-коду на этой копии. Инспектор работает по проверочным листам, утверждённым приказом Роструда от 01.02.2022 № 20, и за их рамки при проверке не выходит. Документы передаются по описи в двух экземплярах, электронные кадровые документы выгружаются комплектом: файл документа, отдельный файл подписи и машиночитаемая доверенность, если подписано по ней. Главное различие, от которого зависит порядок действий, — формат мероприятия. Инспекционный визит длится один рабочий день и проводится без предварительного уведомления, документарная и выездная проверка идут до 10 рабочих дней, и о выездной предупреждают не позднее чем за 24 часа.
Разберём порядок по шагам: что проверить в первые 15 минут, чем четыре формата контрольных мероприятий различаются по срокам и правам инспектора, какие требования можно не исполнять и как оформить отказ письменно. Покажем, из-за каких действий кадровика компания получает отдельный штраф по статье 19.4.1 КоАП сверх основного нарушения. Сроки обжалования предписания, комплект документов по КЭДО, стоимость перевода кадрового учёта в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Первые 15 минут: как убедиться, что мероприятие законно
Инспектор при прибытии предъявляет служебное удостоверение и вручает заверенную копию решения о проведении контрольного мероприятия. В решении указаны вид мероприятия, основание, предмет, перечень контрольных действий, фамилии инспекторов и сроки. Сверьте фамилию человека перед вами с фамилией в решении: проводить мероприятие вправе только тот, кто в нём назван.
Каждое контрольное мероприятие вносится в единый реестр контрольных (надзорных) мероприятий, а на копии решения печатается QR-код, по которому открывается карточка мероприятия. Проведение мероприятия, сведения о котором в реестр не внесены, Федеральным законом от 31.07.2020 № 248-ФЗ не допускается. Отсканируйте код телефоном при инспекторе и сверьте предмет, срок и состав проверяющих с бумажной копией; карточку можно открыть и вручную через единый реестр контрольных мероприятий по номеру из решения.
Дальше назначьте одного ответственного за взаимодействие. Практика, когда инспектор ходит по кабинетам и получает документы от четырёх человек, заканчивается расхождениями в составе переданного. Ответственный ведёт опись, фиксирует вопросы и отвечает письменно. Руководителю сообщается сразу, даже если мероприятие выглядит формальным: акт и предписание адресуются юридическому лицу, а не кадровой службе. В практике Добыто ответственного за взаимодействие с контрольными органами назначают приказом заранее, вместе с резервным сотрудником на случай отпуска.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Скажу вещь, которая мне самой не нравится: отсутствие компании в плане проверок сегодня не говорит ни о чём. Индикатор риска срабатывает автоматически, по данным, которые работодатель сам передал в государственные системы, и узнать заранее о срабатывании он не может. Проверьте по своей отчётности те показатели, которые уходят вовне, — именно они и запускают внеплановое мероприятие.»
Факт: перечень индикаторов риска утверждён приказом Минтруда от 30.11.2021 № 838н, в действующей редакции их девять, а сам приказ действует до 31 декабря 2026 года. Плановые мероприятия по постановлению Правительства от 10.03.2022 № 336 остались для категории высокого риска, основной контроль идёт через индикаторы, обращения и профилактические визиты.
Откуда взялось основание для визита
Основания для внепланового мероприятия закрыты перечнем 248-ФЗ: обращение гражданина или организации, срабатывание индикатора риска, поручение Президента или Правительства, требование прокурора, истечение срока исполнения ранее выданного предписания. Анонимное обращение основанием не становится: заявитель должен быть идентифицирован, а сведения в обращении — подтверждены при рассмотрении.
Основание всегда указано в решении, и по нему сразу понятно, какой участок кадрового учёта будут смотреть. Отдельно держите в голове разграничение надзорных органов: жалобы на обработку персональных данных работников рассматривает Роскомнадзор, а не государственная инспекция труда, и проверка по ним идёт как самостоятельное мероприятие со своим решением и своим предметом. Документы по одному и тому же работнику в этих двух случаях запрашивают разные.
Четыре формата мероприятий: чем они различаются для кадровика
Объём прав инспектора и ваши сроки задаются не тем, что написано в жалобе, а видом мероприятия из решения. Документарная проверка не даёт права осматривать помещения, инспекционный визит не может длиться два дня, а по итогам профилактического визита предписание не выдаётся.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Формат | Предупреждение | Предельный срок | Что происходит с документами |
|---|---|---|---|
| Профилактический визит | Уведомление заранее | Устанавливается в уведомлении | Предписание не выдаётся, разъяснения носят рекомендательный характер |
| Инспекционный визит | Без предварительного уведомления | Не более 1 рабочего дня | Осмотр, опрос, истребование документов на месте |
| Документарная проверка | Требование о представлении документов | Не более 10 рабочих дней | Документы представляются в течение 10 рабочих дней со дня получения требования |
| Выездная проверка | Не позднее чем за 24 часа до начала | Не более 10 рабочих дней; для малого предприятия взаимодействие не более 50 часов, для микропредприятия — 15 часов | Полный набор контрольных действий, включая осмотр и опрос работников |
Для кадровой службы из таблицы следует одно практическое правило: при документарной проверке у вас есть 10 рабочих дней на подготовку комплекта, а при инспекционном визите весь диалог укладывается в один день, и подготовиться внутри него уже нельзя. Поэтому комплект по проверочным листам собирается заранее, а не по факту прихода.
Лайфхак: профилактический визит воспринимают как необязательную беседу, от которой можно вежливо отказаться. Механика обратная: уклонение от обязательного профилактического визита само по себе становится основанием для внеплановой проверки. Если визит назначен, идите на него и используйте как бесплатную диагностику.
Что инспектор вправе требовать и в каком виде передавать документы
Права государственных инспекторов труда перечислены в статье 357 ТК РФ: беспрепятственно посещать работодателей, запрашивать документы и безвозмездно получать их, расследовать несчастные случаи, предъявлять предписания об устранении нарушений, отстранять от работы лиц, не прошедших обучение по охране труда. Перечень закрытый, и полномочия за его пределами инспектор себе не присваивает.
Содержание вопросов задаётся формами проверочных листов, утверждёнными приказом Роструда от 01.02.2022 № 20. Листов 78, каждый закрывает свою тему: оформление приёма на работу, содержание трудовых договоров, прекращение трудового договора, рабочее время, оплата труда. При проверке инспектор за рамки чек-листа не выходит, и это работает в пользу работодателя, который прошёл самопроверку по тем же спискам.
Граница по документам проходит по предмету мероприятия, указанному в решении. Если проверка назначена по обращению об оплате сверхурочной работы, требование выдать все личные дела за три года к предмету не относится. Отказ оформляется письменно, со ссылкой на пункт решения, где описан предмет, и передаётся под подпись. Молчаливое неисполнение требования и мотивированный письменный отказ выглядят в материалах дела по-разному.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Скачайте проверочные листы Роструда и пройдите по ним самопроверку до того, как к вам кто-то придёт: инспектор пойдёт ровно по тому же списку. Начните с двух сверок, которые дают больше всего находок, — даты в журналах инструктажей против дат начала работы по приказам о приёме за последний год и действующие документы об обучении у тех, кто сам проводит инструктажи и входит в комиссию.»
Когда мероприятие можно не допустить
Оснований немного, и все они формальные. Инспектор не предъявил служебное удостоверение или заверенную копию решения. Сведений о мероприятии нет в едином реестре. Перед вами не тот человек, который назван в решении. Срок, указанный в решении, истёк. В этих случаях отказ фиксируется письменно с указанием конкретной причины, а не устно на пороге.
Во всех остальных ситуациях недопуск — самостоятельное нарушение. Несогласие с основанием проверки, отпуск директора, отсутствие юриста и переезд офиса основаниями не являются.
Бумажный комплект и электронная выгрузка: как оформить передачу
Передача оформляется описью в двух экземплярах: наименование документа, количество листов или файлов, дата, подпись принявшего. Один экземпляр остаётся у вас. Копии заверяются организацией с отметкой о верности копии. Оригиналы кадровых документов из компании не выносятся: инспектору передаются копии, а подлинники предъявляются для обозрения.
С электронными кадровыми документами схема другая. Комплект состоит из трёх частей: сам документ, отдельный файл подписи и машиночитаемая доверенность, если документ подписан по доверенности. Выгрузить нужно все три, а не показать документ на экране. Здесь же проверяется, что подпись валидна: протокол проверки прикладывается к описи и снимает вопрос о том, кто и когда подписал файл.
Полезно знать: машиночитаемая доверенность при подписании кадрового документа по доверенности — обязательная часть самого документа, а не приложение к процессу. Она входит в комплект хранения и выгружается вместе с документом и файлом подписи.
Распечатка электронного документа остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. В практике Добыто перед проверкой мы первым делом смотрим не на содержание документов, а на то, выгружается ли комплект целиком в требуемом формате: система может корректно хранить документы и при этом не отдавать их файлами наружу.
Проверьте подпись на документе перед передачей инспектору
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда: подлинник истребуют, когда только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Посмотрите, какие документы существуют у вас только в электронном виде, и заранее решите, чем вы подтвердите их подлинность.»
Важный нюанс из практики: сроки повторного обучения и инструктажей нужно вести от даты по каждому работнику, а не от даты приказа на подразделение. Работник, бывший в отпуске или на больничном в день общего инструктажа, выпадает из графика, и при проверке это выглядит как нарушение по конкретному человеку. При переходе на электронный кадровый документооборот именно эти сроки выносят в систему первыми: вручную они теряются чаще всего.
Шаблоны документов по КЭДО, которые инспектор запрашивает первыми
Комплект собран по логике проверки: начните с приказа о введении КЭДО, он задаёт дату перехода, от которой инспектор считает все остальные сроки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
Порядок действий кадровика при визите инспектора
Как встретить инспектора трудовой инспекции: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Примите служебное удостоверение и заверенную копию решения, перепишите вид мероприятия, предмет, сроки и фамилии проверяющих.
- Шаг 2. Отсканируйте QR-код на копии решения и сверьте карточку мероприятия в едином реестре с бумажным документом.
- Шаг 3. Сообщите руководителю и назначьте одного ответственного за взаимодействие с инспектором, остальные сотрудники документы не передают.
- Шаг 4. Заведите опись передаваемых документов в двух экземплярах и вносите в неё каждый переданный комплект с датой и подписью принявшего.
- Шаг 5. На вопросы за пределами предмета мероприятия отвечайте письменно, со ссылкой на предмет из решения; устные пояснения дублируйте письменно в тот же день.
- Шаг 6. Электронные документы выгружайте комплектом: файл документа, файл подписи, машиночитаемая доверенность при подписании по доверенности, плюс протокол проверки подписи.
- Шаг 7. При подписании акта внесите отметку о несогласии с конкретными выводами, если они есть, и получите свой экземпляр акта и предписания.
Что проверить до того, как инспектор пришёл
Подготовка закрывает большую часть находок, потому что типовые нарушения выглядят не как отсутствие документа, а как расхождение документов между собой. Пройдите по списку:
- Приказ о введении КЭДО и положение о ведении КЭДО с датой утверждения и перечнем документов, которые переведены в электронный вид.
- Письменные согласия работников на взаимодействие в электронном виде и список тех, кто отказался: для них сохраняется бумажный порядок.
- Порядок идентификации работника при подписании, описанный в локальном акте, а не только реализованный в системе.
- Даты выдачи электронных подписей работникам и даты первых кадровых действий с ними.
- Журналы инструктажей против приказов о приёме за последний год: дата инструктажа не может быть позже даты начала работы.
- Выгрузка комплекта документа в файлах, а не в виде экранной формы.
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно ради этого списка: на небольшом подразделении расхождения в датах и в порядке идентификации видны до того, как их увидит инспектор.
Что об этом думает ГИТ: нарушения по обучению почти никогда не выглядят как «обучение не проводилось». Инспектор сопоставляет приказ о приёме и журнал инструктажа, расхождение дат видно за минуту и фиксируется по каждому работнику отдельно. Вторая типовая находка того же рода — протоколы комиссии, члены которой сами не прошли требуемые программы: такие протоколы не подтверждают проверку знаний ни по одному работнику.
Ошибки кадровика, которые дороже самого нарушения
Основное нарушение и поведение при проверке наказываются отдельно, и второе иногда обходится дороже первого.
Недопуск и уклонение. Воспрепятствование законной деятельности должностного лица органа государственного контроля по части 1 статьи 19.4.1 КоАП даёт штраф на юридическое лицо от 5 000 до 10 000 рублей. Если действия повлекли невозможность проведения или завершения мероприятия, по части 2 той же статьи в редакции Федерального закона от 23.07.2025 № 236-ФЗ штраф на юридическое лицо составляет от 50 000 до 100 000 рублей.
Правка документов при инспекторе. Кадровик, который в ходе визита дооформляет лист ознакомления или переподписывает приказ, создаёт не исправление, а новое обстоятельство: время создания файла и запись в системе фиксируются. По той же логике проиграл спор работодатель, у которого положение о КЭДО, перечень документов и согласие работника были в порядке, а дата выдачи электронной подписи совпала с датой заявления об увольнении, которое ею подписали.
Устные пояснения вместо письменных. В акт попадает то, что зафиксировал инспектор, а не то, что вы объяснили в коридоре. Письменные пояснения с приложением документов подаются в ходе мероприятия, а не после получения акта.
Цена основного нарушения считается по статье 5.27 КоАП: по части 1 штраф на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей, при повторном совершении по части 2 — от 50 000 до 70 000 рублей на юридическое лицо и от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет. Для нарушений по охране труда действует статья 5.27.1: допуск работника без обучения и проверки знаний по части 3 даёт штраф на юридическое лицо от 110 000 до 130 000 рублей.
Внимание: штраф по части 3 статьи 5.27.1 КоАП считается по каждому работнику, допущенному без обучения, а не один раз на компанию. Пятнадцать необученных работников превращают верхнюю границу в сумму, сопоставимую с годовым бюджетом обучения средней компании.
Акт, предписание и сроки обжалования
Акт оформляется по окончании мероприятия, и в нём фиксируются выявленные нарушения со ссылками на нормы. При ознакомлении вы вправе внести отметку о несогласии с конкретными выводами: отдельной процедуры подачи возражений на акт закон больше не предусматривает, поэтому несогласие фиксируется прямо при подписании, а дальше работает досудебное обжалование.
Предписание содержит перечень нарушений и срок их устранения. Досудебный порядок обжалования обязателен: жалоба подаётся в электронном виде через портал государственных услуг. Сроки разные и их путают. Жалоба на предписание подаётся в течение 10 рабочих дней с момента его получения. Жалоба на решение контрольного органа, действия или бездействие его должностных лиц — в течение 30 календарных дней со дня, когда контролируемое лицо узнало или должно было узнать о нарушении своих прав.
Невыполнение предписания в срок наказывается по части 23 статьи 19.5 КоАП: штраф на должностное лицо от 30 000 до 50 000 рублей либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, на юридическое лицо — от 100 000 до 200 000 рублей. Отчёт об исполнении направляется с приложением подтверждающих документов: приказов, дополнительных соглашений, платёжных документов, листов ознакомления. Отчёт без приложений исполнением не считается.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Правильно оформленный КЭДО защищает вас, пока спор идёт про документы. Как только проверяющий доходит до того, когда выдали ключ и мог ли человек вообще им пользоваться, положение и перечень документов уже не работают. Проверьте у себя три вещи: описан ли в локальном акте порядок идентификации при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.»
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид
Цена зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и необходимости интеграции с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора подписей и того, нужны ли кастомные шаблоны и интеграция с учётной системой. Актуальный состав каждого пакета и условия минимальной оплаты смотрите на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: данные действительны на дату публикации.
Платформа соответствует требованиям Федерального закона № 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ и 152-ФЗ о персональных данных. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Встреча с инспектором распадается на две задачи, и они решаются по-разному. Первая — формальная: удостоверение, копия решения, запись в едином реестре, один ответственный, опись передачи. Вторая — содержательная: комплект по проверочным листам, сверенные между собой даты, электронные документы, выгружаемые файлами вместе с подписью и машиночитаемой доверенностью. Сроки при этом жёсткие: 10 рабочих дней на жалобу по предписанию с момента его получения и 30 календарных дней на жалобу по решению контрольного органа.
Мы в Добыто выстраиваем кадровый электронный документооборот так, чтобы комплект по любому работнику собирался за минуту и выгружался в том виде, в котором его принимает проверяющий: документ, файл подписи, доверенность. Разведение во времени выдачи подписи и первых кадровых действий с ней, порядок идентификации в локальном акте и пилотная группа перед раскаткой на всю компанию закрывают ровно те вопросы, на которых чаще всего разваливается позиция работодателя.
Частые вопросы
Обязан ли работодатель давать инспектору доступ в систему КЭДО?
Обязанность работодателя — представить документы, а не предоставить рабочее место в информационной системе. Комплект выгружается файлами: сам документ, отдельный файл подписи, машиночитаемая доверенность при подписании по доверенности, и передаётся по описи. Демонстрация экрана документом не является: при споре понадобятся именно файлы, поэтому вопрос «выгружает ли система комплект целиком» стоит задавать вендору до покупки, а не в день проверки.
Что делать, если инспектор требует документы за пределами срока хранения?
Ответ оформляется письменно, со ссылкой на истёкший срок хранения. Графики отпусков и табели учёта рабочего времени хранятся пять лет, приказы по личному составу и трудовые договоры — 50 или 75 лет, штатные расписания и локальные нормативные акты хранятся постоянно. Те же сроки действуют для документов в электронном виде: перевод в КЭДО их не сокращает.
Кто подписывает акт, если директор в отпуске?
Акт подписывает уполномоченный представитель юридического лица, полномочия которого подтверждены доверенностью на дату мероприятия. Отсутствие руководителя не приостанавливает мероприятие и не является основанием для недопуска. Проверьте заранее, у кого в компании есть действующая доверенность на взаимодействие с контрольными органами, и совпадает ли её срок с текущей датой.
Нарушение ли это, если часть работников отказалась переходить на КЭДО?
Отказ работника от взаимодействия в электронном виде правомерен, и для таких сотрудников сохраняется бумажный порядок оформления и ознакомления. Нарушением становится другое: когда отказ есть, а документы всё равно ушли в систему, либо когда список отказавшихся не ведётся и предъявить его инспектору нечем. Держите отказы в одном реестре вместе с согласиями.
Можно ли продлить срок исполнения предписания?
Ходатайство о продлении подаётся до истечения срока, указанного в предписании, с обоснованием и подтверждающими документами. Пропуск срока без поданного ходатайства продлением не считается и образует состав по части 23 статьи 19.5 КоАП со штрафом на юридическое лицо от 100 000 до 200 000 рублей. Отчёт об исполнении направляется с приложением документов, подтверждающих устранение каждого пункта.
Можно ли узнать, по чьей жалобе началась проверка?
Предмет и основание мероприятия указываются в решении, а вот сведения о заявителе работодателю не раскрываются, если работник просил о конфиденциальности. Практический вывод простой: строить защиту на поиске автора обращения бессмысленно, разбирать нужно предмет. По формулировке предмета почти всегда видно, о каком участке кадрового учёта идёт речь, и подготовка сводится к сверке документов именно по нему.
