Трудовая инспекция берёт данные о компании из отчётности, которую работодатель сдаёт в ФНС и Социальный фонд России, из государственных информационных систем по специальной оценке условий труда и обучению, из обращений работников и из межведомственного обмена с прокуратурой, судами и налоговой службой. На этих данных автоматически считаются девять индикаторов риска по приказу Минтруда от 30.11.2021 № 838н и категория риска по формулам из приложения к Положению, утверждённому постановлением Правительства от 21.07.2021 № 1230. Категория риска публикуется заранее, её можно посмотреть на сайте Роструда и оспорить. Срабатывание индикатора не сообщают никому: о нём работодатель узнаёт уже из решения о внеплановом контрольном мероприятии.
Разберём каждый источник отдельно: какие показатели из него попадают в расчёт, какой индикатор на нём срабатывает и как сверить свои данные до того, как это сделает инспектор. Приведём девять действующих индикаторов с порогами, показатели расчёта категории риска и три реестра, по которым компанию видно без запроса. Порядок самостоятельной сверки, образцы кадровых документов, размеры штрафов по статье 5.27.1 КоАП и стоимость перевода документов в электронный вид — во второй половине статьи.
Шесть источников, из которых инспекция собирает сведения о компании
Инспектор не начинает знакомство с компанией в день выезда. К моменту, когда появляется решение о контрольном мероприятии, у территориального органа Роструда уже есть числовой профиль работодателя: численность, фонд оплаты труда помесячно, статистика несчастных случаев, наличие специальной оценки условий труда, история административных дел за три года и все обращения работников. Контроль ведут государственные инспекции труда как территориальные органы Роструда по правилам Федерального закона от 31.07.2020 № 248-ФЗ.
Ниже — каналы поступления сведений и то, что по каждому из них можно проверить самостоятельно.
| Источник | Что из него видит инспекция | Что сверить работодателю |
|---|---|---|
| Отчётность в ФНС | Фонд оплаты труда помесячно, начисления по каждому работнику, среднесписочную численность | Нет ли месяцев с начислением ниже МРОТ, совпадает ли численность со штатным расписанием |
| Отчётность в Социальный фонд России (ЕФС-1) | Приём, перевод и увольнение по каждому работнику, сведения о несчастных случаях | Совпадают ли даты в поданных сведениях с датами приказов |
| Система учёта результатов специальной оценки условий труда | Есть ли сведения по работодателю и какой они давности | Загружены ли результаты и не старше ли они пяти лет при вредных условиях |
| Обращения работников | Конкретный эпизод с документами и перепиской, которые приложил заявитель | Есть ли у вас оформленный документ по спорному эпизоду и кем он подписан |
| Межведомственный обмен | Материалы прокурорских проверок, судебные акты, сведения комиссий по противодействию нелегальной занятости | Нет ли вступивших в силу постановлений и решений по трудовым спорам за последний год |
| Собственные данные Роструда | Предписания и штрафы за предшествующие три года, записи в реестрах | Исполнены ли прошлые предписания и в срок ли поданы отчёты об исполнении |
Пять источников из шести наполняет сам работодатель. Сверять поэтому приходится не папки с документами, а совпадение того, что отправлено в государственные системы, с тем, что лежит в кадровой службе. В практике Добыто эта сверка чаще всего спотыкается на датах приказов о переводе и на численности в штатном расписании.
Индикаторы риска: девять признаков, которые считаются автоматически
Индикатор риска — это не нарушение и не доказательство нарушения. Это признак, при выявлении которого инспекция вправе инициировать внеплановое контрольное мероприятие. Перечень утверждён приказом Минтруда от 30.11.2021 № 838н, зарегистрирован в Минюсте 28.12.2021 под номером 66629 и с тех пор правился восемь раз: приказами от 27.03.2023 № 215н, от 28.11.2023 № 836н, от 02.11.2024 № 601н, от 28.11.2024 № 640н, от 29.01.2025 № 35н, от 05.06.2025 № 356н, от 19.11.2025 № 658н и от 08.12.2025 № 685н.
В действующей редакции девять индикаторов:
- Принятие судом заявления о признании банкротом работодателя со среднесписочной численностью 50 и более работников, включая совместителей.
- Проведение два и более раза за шесть месяцев одним лицом или одним средством измерения замеров для специальной оценки условий труда у двух и более работодателей в разных субъектах в течение суток.
- Рост числа несчастных случаев с лёгкими последствиями за квартал по сравнению с тем же кварталом прошлого года. Пороги привязаны к численности: на 2 и более случая при численности до 50 человек, на 3 и более при 50-100, на 4 и более при 100-500, на 5 и более при 500-1000, на 6 и более при 1000-5000, на 7 и более при 5000-10000, на 8 и более свыше 10000.
- Отсутствие в системе учёта результатов специальной оценки условий труда сведений по работодателю, зарегистрированному более 12 месяцев назад и отчитывающемуся по 50 и более застрахованным лицам, либо наличие сведений давностью более пяти лет при наличии рабочих мест с вредными или опасными условиями.
- Начисление заработной платы ниже минимального размера оплаты труда за каждый месяц предыдущего квартала 60 и более работникам, если их доля составляет 50 и более процентов.
- Отсутствие снижения численности при сокращении фонда оплаты труда на 80 и более процентов за квартал у работодателя с численностью от 15 работников.
- Убыток по итогам прошлого года у юридического лица, занимающегося трудоустройством граждан за пределами России для работы на судах под иностранным флагом.
- Взаимодействие более чем с 35 самозанятыми, каждый из которых получает от этой организации более 35 тысяч рублей в месяц, работает с ней более трёх месяцев, и доля дохода от неё составляет 75 и более процентов.
- Снижение заработной платы в отчётном квартале по сравнению с тем же кварталом прошлого года у 25 и более процентов работников медицинской организации по категориям врачей, специалистов с высшим немедицинским образованием, среднего и младшего медицинского персонала.
Пять индикаторов из девяти считаются по данным налоговой и фондовой отчётности, ещё два — по системе учёта специальной оценки условий труда. Ни один из них не требует ни жалобы работника, ни выезда инспектора: расчёт идёт по уже переданным сведениям.
Факт: приказ Минтруда № 838н с перечнем индикаторов риска действует до 31 декабря 2026 года. Действующая редакция установлена приказом от 08.12.2025 № 685н и содержит девять позиций.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Скажу вещь, которая мне самой не нравится: отсутствие компании в плане проверок сегодня не говорит ни о чём. Индикатор срабатывает автоматически, по данным, которые работодатель сам передал в государственные системы, и узнать заранее о срабатывании он не может. Поэтому сверять стоит не план проверок, а собственные отчётные показатели за последние четыре квартала.»
Данные, которые компания передаёт о себе сама
Расчёт по МРОТ ведётся от федерального значения, а региональное по статье 133.1 ТК РФ обычно выше. С 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц по Федеральному закону от 28.11.2025 № 429-ФЗ, в Москве на 2026 год — 32 916 рублей. Компания, которая держит оклады на уровне федерального минимума в регионе с повышенным значением, формально проходит по индикатору, но попадает под другое нарушение.
Вторая группа собственных данных — сведения о рабочих местах и обучении. Результаты специальной оценки условий труда загружает в государственную систему организация, которая её проводила, а не работодатель, и расхождение обнаруживается только при обращении к системе. Сведения о проверке знаний требований охраны труда попадают в реестр обученных лиц, и регистрационные номера записей должны быть отражены в протоколах.
Важный нюанс из практики: в кадровых документах нарушения почти никогда не выглядят как отсутствие документа. Они выглядят как расхождение дат: инструктаж проведён позже даты начала работы по приказу о приёме, повторный инструктаж оформлен приказом на подразделение, а работники, бывшие в отпуске или на больничном, из него выпали. Такие расхождения инспектор находит сопоставлением двух документов за минуту.
Если часть кадровых документов у вас в электронном виде, инспектор смотрит не только содержание, но и подпись: каким видом подписи заверен конкретный документ и читается ли она при открытии файла. Это тот же набор проверок, который применяет суд при оценке электронного подлинника.
Проверьте, как читается электронная подпись на вашем кадровом документе
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки приказа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Категория риска: по каким показателям её рассчитывают
Категория риска присваивается работодателю ежегодно, не позднее 1 июля текущего года для применения в следующем. Всего категорий пять: высокий, значительный, средний, умеренный и низкий риск. Расчёт идёт по формулам из приложения к Положению, утверждённому постановлением Правительства от 21.07.2021 № 1230, а в формулы подставляются среднесписочная численность, вид деятельности работодателя, административные правонарушения за предшествующие три года, статистика травматизма за те же три года и сведения о задолженности по заработной плате за прошлый год.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Перечни работодателей по категориям высокого, значительного, среднего и умеренного риска публикуют территориальные государственные инспекции труда на своих сайтах, отдельно по каждому году. Компании с низкой категорией в перечни не включаются, и их отсутствие в списке само по себе ничего не означает.
Мораторий на плановые проверки, введённый постановлением Правительства от 10.03.2022 № 336, продолжает действовать. Плановые контрольные мероприятия остались для категории высокого риска, а основной объём контроля ушёл в другие формы: внеплановые мероприятия по индикаторам риска, реагирование на обращения и профилактические визиты. Заявление об изменении присвоенной категории подаётся через сервисы для работодателей на портале Роструда «Онлайнинспекция»: там же оформляется заявление на профилактический визит и передаются документы, запрошенные в ходе электронной проверки.
Внимание: уклонение от обязательного профилактического визита само по себе стало основанием для внеплановой проверки. Отказ переводит компанию из мягкого формата в жёсткий.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Профилактический визит воспринимают как необязательную беседу, от которой можно вежливо отказаться. Механика ровно обратная: это единственный формат, где можно показать документы и получить замечания без штрафа. Если визит назначен, идите на него и используйте как бесплатную диагностику своих данных.»
Обращения работников и межведомственный обмен
Обращение работника даёт инспекции то, чего нет ни в одной отчётности: конкретный эпизод с датами, перепиской и приложенными документами. Работник направляет его через портал «Онлайнинспекция» или письменно, и по итогам рассмотрения инспекция вправе инициировать внеплановое мероприятие. Судебные решения по трудовым спорам и материалы прокурорских проверок поступают тем же путём — через межведомственное взаимодействие, а не через запрос к работодателю.
Отдельный канал — комиссии по противодействию нелегальной занятости, которые субъекты создают с 12 мая 2024 года. Приказом Минтруда от 02.02.2024 № 40н утверждён перечень сведений, включая составляющие налоговую тайну, которые налоговые органы передают в такие комиссии и в территориальные органы Роструда. Внимание комиссии привлекают выплаты ниже МРОТ и большой объём договоров с самозанятыми.
Кейс из практики: в споре об увольнении работника, подавшего заявление через систему кадрового электронного документооборота, районный суд и апелляция встали на сторону работодателя, а кассация акты отменила. При новом рассмотрении работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали работнику в день подписания заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а система работодателя всё это зафиксировала. Положение о КЭДО и перечень документов у компании были оформлены правильно.
В практике Добыто мы поэтому разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, способен ли работник пользоваться системой. Оценивается фактическая способность, а не подпись в журнале ознакомления.
Открытые реестры, по которым компанию видно без запроса
Три государственных ресурса показывают сведения о работодателе публично, и посмотреть их может любой: и инспектор, и кандидат, и контрагент.
Единый реестр контрольных (надзорных) мероприятий размещён на proverki.gov.ru, его ведёт Генеральная прокуратура. По 248-ФЗ мероприятие с взаимодействием нельзя начать, пока сведения не внесены в реестр, а найти запись можно по учётному номеру мероприятия. Если инспектор пришёл, а записи нет, у работодателя есть основание для возражений.
С 1 января 2025 года Роструд ведёт общедоступный реестр работодателей, у которых выявлены факты нелегальной занятости. Он ведётся по статье 67 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ в порядке, установленном постановлением Правительства от 27.12.2024 № 1927. В реестр попадают работодатели, совершившие после 1 января 2025 года уклонение от оформления трудового договора или заключение гражданско-правового договора вместо трудового, в отношении которых вынесено вступившее в законную силу постановление об административном правонарушении. Запись вносится не позднее третьего рабочего дня со дня вступления постановления в силу и хранится один год.
Третий ресурс — ЕГРЮЛ и ЕГРИП: по ним сверяются фактический адрес деятельности, коды ОКВЭД и сведения о руководителе. Вид деятельности напрямую участвует в расчёте категории риска, поэтому неактуальный основной ОКВЭД меняет расчёт не в пользу компании.
Что сверить в своих данных до прихода инспектора
Проверка идёт по проверочным листам, утверждённым приказом Роструда. За рамки чек-листа инспектор при проверке выходить не вправе, и это работает в пользу работодателя, который заранее прошёл самопроверку по тем же спискам.
Полезно знать: проверочные листы Роструда опубликованы открыто. Инспектор пойдёт ровно по тому же списку вопросов, по которому вы можете пройти самостоятельно до контрольного мероприятия.
Как сверить свои данные с тем, что видит инспекция: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Посмотрите свою категорию риска в перечне на сайте территориальной инспекции труда. Если категория выше ожидаемой, разберите показатели расчёта: численность, вид деятельности, административные дела за три года, травматизм, задолженность по заработной плате.
- Шаг 2. Проверьте начисления за последние четыре квартала на соответствие региональному МРОТ по каждому работнику помесячно. Индикатор срабатывает при 60 и более работниках с начислением ниже минимума, если их доля 50 и более процентов.
- Шаг 3. Сверьте среднесписочную численность в отчётности со штатным расписанием и табелем рабочего времени за тот же период.
- Шаг 4. Проверьте, есть ли в государственной системе результаты специальной оценки условий труда по вашим рабочим местам и не старше ли они пяти лет при вредных и опасных условиях.
- Шаг 5. Сопоставьте даты в поданных сведениях о трудовой деятельности с датами приказов о приёме, переводе и увольнении. Расхождение по одному работнику проверяется быстрее всего и фиксируется отдельно.
- Шаг 6. Посчитайте договоры с самозанятыми: число исполнителей, сумму выплат в месяц, срок сотрудничества и долю вашей выплаты в доходе каждого. Пороги индикатора — более 35 человек, более 35 тысяч рублей в месяц, более трёх месяцев и 75 и более процентов дохода.
- Шаг 7. Проверьте по единому реестру контрольных мероприятий, нет ли уже внесённой записи по вашей организации, и по реестру Роструда — нет ли записи о нелегальной занятости.
Образцы кадровых документов, которые инспектор сверяет с отчётностью
Комплект собран под сверку данных: начните со штатного расписания, потому что именно с ним сопоставляют численность из отчётности.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Образец штатного расписания | Скачать |
| Образец табеля учёта рабочего времени | Скачать |
| Образец графика отпусков | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
Цена расхождения в данных
Расхождение между отчётностью и кадровыми документами дорого не само по себе, а тем, что тянет за собой состав из главы 5 КоАП. Основная норма по охране труда — часть 3 статьи 5.27.1 КоАП: допуск работника к исполнению трудовых обязанностей без прохождения в установленном порядке обучения и проверки знаний требований охраны труда, обязательных медицинских осмотров и психиатрических освидетельствований либо при наличии медицинских противопоказаний.
| Субъект | Штраф по части 3 статьи 5.27.1 КоАП |
|---|---|
| Должностное лицо | от 15 000 до 25 000 рублей |
| Индивидуальный предприниматель | от 15 000 до 25 000 рублей |
| Юридическое лицо | от 110 000 до 130 000 рублей |
Штраф по части 3 считается по каждому работнику, допущенному без обучения, а не один на организацию. Повторное аналогичное нарушение по части 5 наказывается штрафом на юридическое лицо от 100 000 до 200 000 рублей либо приостановлением деятельности на срок до 90 суток, на должностное лицо — штрафом от 30 000 до 40 000 рублей либо дисквалификацией на срок от одного года до трёх лет.
Когда сработавший индикатор не приводит к проверке
Индикатор не равен решению о контрольном мероприятии. Совпадение признака означает, что инспекция получила основание для инициирования внеплановой проверки, а не что она обязана её провести. Работа с 35 и более самозанятыми сама по себе законна: индикатор требует одновременного выполнения четырёх условий — численность исполнителей, выплата более 35 тысяч рублей в месяц каждому, срок более трёх месяцев и доля вашей выплаты в его доходе от 75 процентов. Компания, которая закрывает разовые задачи короткими договорами, под индикатор не попадает независимо от числа исполнителей.
Отсутствие компании в перечне работодателей по категориям риска тоже не означает благополучия: перечни публикуются по четырём категориям из пяти, и низкая категория в них просто не отражается.
Как сократить расхождения: перевод кадровых документов в электронный вид
Расхождение дат появляется там, где документ существует в одном экземпляре на бумаге, а сведения о нём уходят в отчётность из другой системы. Перевод процессов в кадровый электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ убирает ручной перенос: документ, дата подписания и запись в учётной системе создаются одним действием.
Начинать разумно с процессов, где работнику достаточно простой электронной подписи: отпуска, командировки и ознакомление с локальными актами. По этим документам не нужно выдавать ключи и объяснять работу с носителем, а объём документов в них самый большой. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: это снимает основную часть ошибок настройки до того, как ими начнёт пользоваться весь штат.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Запомните дословно: по переведённым процессам вы меняете способ оформления, а не добавляете запасной. Если работник согласился на электронный документооборот, те документы, по которым вы перешли, в бумаге вы уже не оформите. Поэтому сначала разбирают свои процессы и только потом выбирают систему: систему поменять можно, а способ оформления по переведённому процессу — нет.»
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид
Итоговая сумма зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и потребности в интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | при подключении |
Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через удостоверяющие центры. Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Профиль компании складывается у инспекции задолго до контрольного мероприятия, и наполняет его сам работодатель: налоговая и фондовая отчётность, система учёта специальной оценки условий труда, реестр обученных лиц. Поверх этих данных считаются девять индикаторов риска и категория риска, а обращения работников и межведомственный обмен добавляют конкретные эпизоды. Категорию можно посмотреть и оспорить, срабатывание индикатора — нет, поэтому подготовка сводится к сверке собственных показателей за последние четыре квартала с тем, что лежит в кадровой службе.
Основная часть расхождений возникает на ручном переносе данных между бумажным документом и учётной системой. Сервис КЭДО Добыто убирает этот перенос: подписание, дата и запись в учёте создаются одним действием, а комплект документов за период собирается из системы без ручного подъёма архива.
Частые вопросы
Узнает ли работодатель, что у него сработал индикатор риска?
Нет. Обратной связи по индикаторам не предусмотрено: ни предупреждения, ни возможности объясниться до мероприятия. О срабатывании компания узнаёт из решения о проведении внепланового контрольного мероприятия. Единственный формат, где можно показать документы и получить замечания без штрафа, — профилактический визит.
Можно ли изменить присвоенную категорию риска?
Да. Заявление об изменении категории подаётся через сервисы для работодателей на портале «Онлайнинспекция». Категория пересматривается ежегодно, не позднее 1 июля текущего года для применения в следующем, поэтому изменившиеся показатели по травматизму или задолженности отражаются в расчёте со сдвигом до года.
Считается ли работа с самозанятыми поводом для проверки сама по себе?
Нет. Индикатор требует одновременного выполнения четырёх условий: более 35 самозанятых, выплата каждому более 35 тысяч рублей в месяц, сотрудничество более трёх месяцев и доля вашей выплаты в доходе исполнителя от 75 процентов. При невыполнении хотя бы одного условия индикатор не срабатывает.
Сколько компания находится в реестре работодателей с нелегальной занятостью?
Один год со дня вступления в силу постановления об административном правонарушении. Запись вносится не позднее третьего рабочего дня со дня вступления постановления в силу. Досрочное исключение возможно при отмене постановления.
Что будет, если отказаться от профилактического визита?
Уклонение от обязательного профилактического визита само по себе даёт основание для внеплановой проверки. Компания теряет мягкий формат и одновременно создаёт повод для жёсткого.
Проверяет ли инспекция электронные кадровые документы иначе, чем бумажные?
Состав документов тот же, но добавляются локальный нормативный акт о ведении электронного документооборота, письменные согласия работников по статье 22.2 ТК РФ и соответствие вида подписи конкретному документу по статьям 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ. Отдельно смотрят порядок идентификации работника при подписании: описанный в локальном акте порядок в споре весит больше, чем технически исправная подпись.
Может ли инспектор при проверке запросить документы, которых нет в проверочном листе?
За рамки проверочного листа инспектор при проверке выходить не вправе. Проверочные листы утверждены приказом Роструда и опубликованы открыто, поэтому самопроверку по ним можно пройти заранее по тому же перечню вопросов.
