Трудовая инспекция Санкт-Петербурга: частые нарушения 2026

Трудовая инспекция Санкт-Петербурга — это Северо-Западная межрегиональная территориальная государственная инспекция труда, территориальный орган Роструда. Чаще всего у петербургских работодателей находят не отсутствие документов, а расхождения между ними: дата инструктажа позже даты приёма, ознакомление с локальными актами после подписания трудового договора, обязательные условия договора, разошедшиеся с приказом, протоколы комиссии, члены которой сами не обучены. Вторая по частоте группа — деньги: сроки выплаты, расчётные листки, оплата сверхурочной работы по правилам, действующим с 1 сентября 2026 года. Порядок мероприятия определяется поводом: по обращению работника проверяют предмет жалобы и документы вокруг него, по индикатору риска — весь проверочный лист по соответствующему направлению.

Разберём группы находок по направлениям и покажем, что инспектор запрашивает первым по каждому из них. Отдельно объясним, почему отказ от обязательного профилактического визита переводит компанию из мягкого формата в жёсткий и какие девять индикаторов запускают внеплановую проверку без всякой жалобы. Размеры штрафов по статьям 5.27 и 5.27.1 КоАП с расчётом по каждому работнику, чек-лист самопроверки, образцы кадровых документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Кто проверяет работодателей в Петербурге и как устроен надзор в 2026 году

Контроль ведут государственные инспекции труда как территориальные органы Роструда по правилам Федерального закона от 31.07.2020 № 248-ФЗ. Для Санкт-Петербурга это Северо-Западная межрегиональная территориальная инспекция. План контрольных мероприятий, порядок записи на приём и форма письменного обращения размещены на сайте Северо-Западной межрегиональной инспекции труда, там же публикуются материалы по профилактике нарушений.

Привычка готовиться к проверке как к плановому событию перестала работать. Мораторий на плановые проверки, введённый постановлением Правительства от 10.03.2022 № 336, действует, плановые мероприятия сохранились для категории высокого риска, а основная нагрузка ушла в другие форматы: внеплановые проверки по индикаторам риска, реагирование на обращения и обязательные профилактические визиты. Отсутствие компании в плане проверок само по себе не означает ничего.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Скажу вещь, которая мне самой не нравится: отсутствие компании в плане проверок сегодня не говорит ни о чём. Индикатор риска срабатывает автоматически, по данным, которые работодатель сам передал в государственные системы, и узнать заранее о срабатывании возможности нет. Проверьте, какие сведения о вас за последний квартал ушли в Социальный фонд и в систему учёта результатов специальной оценки: именно из них собирается сигнал.»

Что именно будут смотреть, зависит от повода. Разные основания дают разный объём запроса и разные последствия.

Из таблицы следует практический вывод: единственный формат, где документы можно показать и получить замечания без штрафа, — профилактический визит. Уклонение от него не сохраняет нейтралитет, а само становится основанием для внеплановой проверки.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Профилактический визит стоит использовать как бесплатную диагностику. Инспектор проходит по тому же проверочному листу, по которому пойдёт при проверке, но по итогам визита выдаётся предписание, а не постановление о штрафе. Если визит назначен, идите на него и заранее соберите документы по направлению, которое указано в уведомлении.»

Девять индикаторов риска: по каким сигналам приходят без жалобы

Индикатор риска — не нарушение и не доказательство нарушения. Это признак, при выявлении которого инспекция вправе инициировать внеплановое контрольное мероприятие. Перечень утверждён приказом Минтруда от 30.11.2021 № 838н, действующая редакция — по приказу от 08.12.2025 № 685н, сам приказ действует до 31 декабря 2026 года. В перечне девять позиций:

1. Принятие судом заявления о признании банкротом работодателя со среднесписочной численностью 50 и более работников, включая совместителей.
2. Проведение два и более раза за шесть месяцев одним лицом или одним средством измерения замеров для специальной оценки условий труда у двух и более работодателей в разных субъектах в течение суток.
3. Рост числа несчастных случаев с лёгкими последствиями за квартал по сравнению с тем же кварталом прошлого года. Пороги привязаны к численности: на 2 и более случая при численности до 50 человек, на 3 и более при 50-100, на 4 и более при 100-500, на 5 и более при 500-1000, на 6 и более при 1000-5000, на 7 и более при 5000-10000, на 8 и более свыше 10000.
4. Отсутствие в системе учёта результатов специальной оценки условий труда сведений по работодателю, зарегистрированному более 12 месяцев назад и отчитывающемуся по 50 и более застрахованным лицам, либо наличие сведений давностью более пяти лет при наличии рабочих мест с вредными или опасными условиями.
5. Начисление заработной платы ниже минимального размера оплаты труда за каждый месяц предыдущего квартала 60 и более работникам, если их доля составляет 50 и более процентов.
6. Отсутствие снижения численности при сокращении фонда оплаты труда на 80 и более процентов за квартал у работодателя с численностью от 15 работников.
7. Убыток по итогам прошлого года у юридического лица, занимающегося трудоустройством граждан за пределами России для работы на судах под иностранным флагом.
8. Взаимодействие более чем с 35 самозанятыми, каждый из которых получает от этой организации более 35 тысяч рублей в месяц, работает с ней более трёх месяцев, и доля дохода от неё составляет 75 и более процентов.
9. Снижение заработной платы в отчётном квартале по сравнению с тем же кварталом прошлого года у 25 и более процентов работников медицинской организации по категориям врачей, специалистов с высшим немедицинским образованием, среднего и младшего медицинского персонала.

Для петербургского бизнеса чаще всего срабатывают третий, пятый и восьмой. Третий читается инспекцией как сбой в системе обучения и инструктажей, и после него приходят проверять документы по охране труда. Восьмой касается подмены трудовых отношений самозанятостью: при переквалификации отношений в трудовые у работодателя мгновенно возникает группа необученных работников, потому что исполнители по гражданско-правовым договорам обучению по Правилам № 2464 не подлежат.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Трудовой договор и приём на работу: самая частая группа находок

По оформлению приёма инспектор сверяет три документа между собой: трудовой договор, приказ о приёме и лист ознакомления с локальными актами. Обязательные условия договора перечислены в статье 57 ТК РФ, и чаще всего выпадают условия об оплате труда со ссылкой на конкретный размер тарифной ставки или оклада, условия труда на рабочем месте по результатам специальной оценки и режим рабочего времени, если он отличается от общих правил. Договор оформляется в письменной форме в двух экземплярах не позднее трёх рабочих дней со дня фактического допущения к работе, а второй экземпляр передаётся работнику под подпись.

Ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными актами по статье 68 ТК РФ проводится до подписания трудового договора. Лист ознакомления, датированный днём позже договора, инспектор фиксирует как нарушение порядка, и спорить с датой нечем: она стоит в самом документе.

Отдельная линия — перечень документов при приёме. Перечень в статье 65 ТК РФ закрытый, расширить его могут указ Президента и постановление Правительства, но не приказ министерства, не письмо ведомства и тем более не внутренний регламент компании.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Типовая ситуация выглядит так: служба безопасности просит кандидата принести справку о доходах с прошлого места или характеристику. Законного основания нет, кандидат вправе отказать, и отказать ему в приёме на этом основании нельзя. А вот справку с основного места работы для внешнего совместителя, которого берут на вредное производство, запросить обязаны вы сами: нельзя работать во вредных условиях и на основной работе, и по совместительству, и ответственность здесь ваша, а не его.»

Испытательный срок даёт отдельную группу претензий, и здесь практика кассационных судов жёстче инспекции. Условие об испытании не устанавливается восстановленному после незаконного увольнения работнику: нет оснований проверять соответствие человека работе, которую он уже выполнял. Цепочка трудовых договоров на одну и ту же должность с новым испытанием каждый раз квалифицируется как злоупотребление правом, направленное на обход ограничения в три месяца по части 5 статьи 70 ТК РФ. И увольнение по части 1 статьи 71 разваливается, если работник не был ознакомлен с должностной инструкцией, а в договоре его обязанности не описаны: предмет проверки просто отсутствует.

Важный нюанс из практики: в компаниях, где приём оформляют в нескольких системах, чаще всего расходятся размер оклада в договоре и в приказе после индексации. Договор правят дополнительным соглашением, а приказ и штатное расписание остаются в старой редакции. Инспектор находит расхождение за минуту, потому что сверяет ровно эти три документа.

Соберите трудовой договор с обязательными условиями по статье 57 ТК РФ

Оплата труда, рабочее время и отпуска: что смотрят по деньгам и по графикам

Обращение о невыплате или неполной выплате заработной платы, а также об установлении зарплаты ниже минимального размера оплаты труда — основание для внеплановой проверки по статье 360 ТК РФ. По деньгам инспектор проверяет четыре вещи: даты выплаты, полноту сумм, выдачу расчётных листков и компенсацию за задержку.

Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, конкретная дата устанавливается локальным актом или трудовым договором и приходится не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Формулировка «с 5 по 10 число» в положении об оплате труда нарушает статью 136 ТК РФ: дата должна быть конкретной. При задержке начисляется компенсация по статье 236 ТК РФ, не ниже одной сто пятидесятой ключевой ставки Банка России за каждый день просрочки, и начисляется она автоматически, без заявления работника.

С 1 января 2026 года федеральный минимальный размер оплаты труда составляет 27 093 рубля в месяц. Региональный МРОТ по статье 133.1 ТК РФ не может быть ниже федерального и обычно выше, поэтому петербургским работодателям зарплату надо сверять с действующим региональным соглашением, а не с федеральным значением.

Сверхурочная работа с 1 сентября 2026 года считается по новым правилам Федерального закона от 25.05.2026 № 144-ФЗ. Общий лимит остался 120 часов в год, но при наличии коллективного договора или отраслевого соглашения, распространяющегося на работодателя, поднимается до 240 часов, а привлечение сверх 120 часов допускается с письменного согласия работника. Оплата единая: за первые два часа не менее чем в полуторном размере, за последующие часы не менее чем в двойном, начиная со 121-го часа — не менее чем в двойном за каждый час. Работники, привлекаемые более 120 часов, получают право на ежегодную диспансеризацию с освобождением от работы и сохранением среднего заработка.

По отпускам находки однотипны. График отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года, о времени начала отпуска работник извещается под подпись не позднее чем за две недели, оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Отдельная новая норма: отзыв из отпуска работников, занятых на работах с вредными условиями труда, запрещён, исключение сделано для катастроф, аварий и стихийных бедствий, если такая возможность закреплена в локальном нормативном акте, с оплатой не менее чем в двойном размере.

Охрана труда и обучение: расхождения в датах вместо отсутствия документов

Нарушения по обучению почти никогда не выглядят как «обучение не проводилось». Они выглядят как расхождение документов между собой:

• Дата инструктажа позже даты начала работы. Сопоставляются приказ о приёме и журнал. Ошибка видна за минуту и фиксируется по каждому работнику отдельно.
• Комиссия, члены которой сами не обучены. Протоколы такой комиссии не подтверждают проверку знаний, то есть под нарушение попадают все, кого она проверяла.
• Просроченная периодичность у отдельных работников. Повторный инструктаж проведён приказом на подразделение, а работники, бывшие в отпуске или на больничном, выпали. График есть, факта нет.
• Программы, не соответствующие действующей редакции Правил № 2464. После 31 августа 2026 года это отдельная группа: перечень освобождённых от первичного инструктажа по старому критерию, периодичность повторного инструктажа для впервые принятых на работы повышенной опасности, ссылки на утративший силу пункт 74.
• Сведения не переданы в реестр обученных лиц или переданы с нарушением срока, а регистрационные номера записей не отражены в протоколах.
• Обучение первой помощи проведено полностью дистанционно. С 31 августа 2026 года практическая часть по первой помощи и по средствам индивидуальной защиты дистанционно не проводится.

Типовой запрос инспектора по обучению состоит из шести блоков: локальные акты о порядке обучения и приказы о назначении ответственных, программы обучения и инструктажей, журналы и протоколы, сведения в реестре обученных лиц, документы о квалификации самих обучающих и членов комиссии, документы о внешнем обучении с расчётом минимального количества работников по приложению № 4 к Правилам № 2464.

Полезно знать: документы по охране труда не нужны в единственном случае — когда все работники, включая генерального директора, дистанционные. Тогда достаточно инструкции на выданный ноутбук, а если оборудование не выдаётся, не нужно и этого. Все остальные организации обязаны иметь комплект независимо от численности.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Читайте также:  Трудовая инспекция: как снизить риск жалоб в 2026 году

Офисная компания попадает на этом чаще производственной, потому что считает направление неприменимым к себе. Несчастный случай в рабочее время расследуется как производственный, даже когда работодатель не отвечает ни за здание, ни за оборудование: при травме в лифте бизнес-центра во время перемещения по рабочим делам проверять будут инструктажи и обучение именно у работодателя. Обязательны для всех приказ об ответственном за охрану труда, оценка профессиональных рисков, специальная оценка условий труда, нормы смывающих средств, аптечки с приказом и перечнем содержимого, вводный инструктаж и присвоение первой группы по электробезопасности.

Кейс из практики: медицинская организация восстанавливала охрану труда с нуля после предписания. Пришлось запросить описание каждого вида оборудования и написать отдельную инструкцию по каждому, потому что типовая инструкция для административного персонала перечень оборудования не закрывала. Объём работ вырос с одного документа до нескольких десятков.

В практике Добыто сроки повторного обучения и инструктажей — первое, что выносят в систему при переходе на кадровый электронный документооборот: именно они теряются при ручном ведении чаще всего, потому что считаются от даты по каждому работнику, а не от даты приказа на подразделение.

Локальные акты, ознакомление и хранение кадровых документов

Локальные нормативные акты проверяют по двум признакам: актуальность редакции и факт ознакомления работников. Положение об оплате труда со старой датой выплаты, правила внутреннего трудового распорядка без раздела о дистанционной работе, положение о защите персональных данных, не обновлённое после изменений в 152-ФЗ, — типовые находки. Согласие на обработку персональных данных при этом проверяет не только инспекция труда: за обработку без законного основания отвечает работодатель перед Роскомнадзором отдельно от трудового законодательства.

Сроки хранения установлены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236: трудовые договоры и приказы по личному составу, созданные начиная с 2003 года, хранятся 50 лет, штатные расписания — постоянно. При запросе за прошлые периоды отсутствие документа в архиве работает так же, как его отсутствие вообще.

Образцы кадровых документов, которые инспектор запрашивает первыми

Начните с трудового договора: именно он открывает любую проверку по оформлению трудовых отношений.

Электронные кадровые документы: что спрашивает инспектор и что смотрит суд

Кадровый электронный документооборот ведётся по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Инспектор проверяет четыре вещи: принят ли локальный акт о переходе, получены ли согласия работников по статье 22.2 ТК РФ, соответствует ли вид подписи документу и выгружается ли документ в читаемом виде вместе с подтверждением подписи. Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении условий договора работодатель подписывает только УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП. Подпись более низкого уровня на этих документах превращает их в дефектные.

Четыре группы документов закон оставляет на бумаге: приказ об увольнении, документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, акт о несчастном случае на производстве и трудовую книжку. Компания, перешедшая на КЭДО полностью и не сохранившая бумажные оригиналы по этим позициям, получает нарушение именно там, где считала вопрос закрытым.

Судебная практика по кадровому электронному документообороту пока живёт на уровне районных судов и кассационных судов общей юрисдикции, разъяснений Верховного Суда по трудовым спорам с электронной подписью нет. Показательный сюжет: спор об увольнении по заявлению, поданному через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции и закончился в пользу работника. Положение о КЭДО у работодателя было, перечень документов был, согласие получено. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали работнику в день подписания заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала собственная информационная система работодателя.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают, и отдельно посмотрите, описан ли в локальном акте порядок идентификации работника при подписании.»

Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию по той же причине: суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, а не его подпись в журнале ознакомления.

Сколько стоит ошибка: штрафы по статьям 5.27 и 5.27.1 КоАП

Размер санкции зависит от того, в какую часть статьи попадает нарушение. Ниже — действующие границы по основным составам, которые применяет инспекция труда.

Ключевая деталь, из-за которой сумма перестаёт быть абстрактной: штраф по части 3 статьи 5.27.1 считается по каждому работнику, допущенному без обучения. Не один штраф на компанию, а нарушение по каждому человеку. Пятнадцать необученных работников превращают верхнюю границу в сумму, сопоставимую с годовым бюджетом обучения средней компании. Срок давности по нарушениям трудового законодательства — один год со дня совершения, а по длящимся нарушениям он отсчитывается со дня обнаружения.

Вторая часть цены ошибки не в штрафе. Предписание устанавливает срок устранения, и за этот срок нужно восстановить документы, которых не существовало: переписать программы, обучить комиссию, переоформить листы ознакомления. Именно эта работа съедает основной ресурс кадровой службы, а не уплата штрафа.

Как подготовиться к проверке: диагностика и порядок действий

Подготовка начинается не с документов, а с ответа на вопрос, по какому направлению вас могут проверить. Проверочные листы, по которым пойдёт инспектор, опубликованы открыто: пройти по ним самопроверку и получить те же вопросы можно на портале Роструда «Онлайнинспекция», там же работает сервис электронного обращения и раздел самопроверки для работодателей.

Как пройти самодиагностику перед визитом инспектора: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Скачайте проверочные листы Роструда по направлениям, которые к вам применимы, и пройдите по ним самопроверку. Инспектор пойдёт по тому же списку и за его рамки не выйдет.
2. Шаг 2. Сверьте даты в журналах инструктажей с датами начала работы по приказам о приёме за последний год. Расхождение фиксируется по каждому работнику отдельно.
3. Шаг 3. Проверьте, есть ли у всех членов комиссии по проверке знаний и у лиц, проводящих инструктажи, действующие документы о прохождении требуемых программ.
4. Шаг 4. Сверьте даты утверждения программ и положений с действующей редакцией Правил № 2464 с учётом поправок, вступивших в силу 31 августа 2026 года.
5. Шаг 5. Убедитесь, что сведения о проверке знаний попали в реестр обученных лиц, а регистрационные номера записей отражены в протоколах или приложенных выписках.
6. Шаг 6. Сверьте между собой трудовой договор, приказ о приёме и лист ознакомления с локальными актами по десяти случайным работникам, принятым за последний год. Проверяйте даты и размер оплаты труда.
7. Шаг 7. Проверьте, что сроки повторного обучения и инструктажей ведутся от даты по каждому работнику, а не от даты приказа на подразделение, и что работники, бывшие в отпуске или на больничном, из графика не выпали.

Компаниям с распределёнными подразделениями и удалёнными сотрудниками этот прогон вручную обходится в несколько недель. В сервисе Добыто сроки, статусы подписания и листы ознакомления собираются в один реестр, и выгрузка по конкретному работнику за прошлый период занимает минуты вместо поиска по папкам.

Когда трудовая инспекция не решит вопрос и куда обращаться вместо неё

Инспекция труда рассматривает нарушения трудового законодательства, а не любые претензии работника к работодателю. Обращение рассматривается в срок до 30 дней со дня регистрации. Есть три ситуации, где обращение в инспекцию не даёт результата.

Индивидуальный трудовой спор о праве. Если стороны спорят о том, был ли факт: выполнялась ли работа, полагалась ли премия, обоснованно ли снижен показатель, — инспекция такой спор не разрешает. Вопрос о взыскании сумм и о восстановлении на работе решает суд. Сроки обращения в суд по статье 392 ТК РФ короткие: один месяц по спорам об увольнении, один год по невыплате заработной платы, три месяца по остальным индивидуальным спорам.

Санитарные условия и качество воздуха, воды, помещений. Жалоба в Роспотребнадзор касается санитарно-эпидемиологических требований к помещению и условиям пребывания. Инспекция труда оценивает условия труда через специальную оценку и охрану труда, но санитарные нормативы к зданию — предмет другого ведомства. Обращение по неверному адресу пересылается по компетенции и теряет время.

Персональные данные. Сбор сведений о работнике или кандидате без письменного согласия — предмет контроля Роскомнадзора по 152-ФЗ. Инспекция может зафиксировать нарушение главы 14 ТК РФ, но санкции за обработку персональных данных применяет другой орган.

Когда переход на КЭДО не снимает риск

Электронный документооборот не закрывает четыре группы документов, которые остаются на бумаге, и не исправляет содержательные дефекты. Если в трудовом договоре нет обязательных условий по статье 57 ТК РФ, электронная подпись на нём ничего не меняет: инспектор смотрит содержание, а не формат. Не имеет смысла переходить на КЭДО ради проверки и компании, у которой весь штат работает в одном офисе, документы подписываются в день издания, а численность не превышает нескольких десятков человек: выигрыш по скорости будет, выигрыша по проверке — нет. КЭДО снимает риск там, где документы физически разнесены по городам и подразделениям и где сроки ознакомления теряются при ручном ведении.

Стоимость перехода на КЭДО: тарифы и сроки подключения

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора функций и необходимости интеграции с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.

Итоговая сумма складывается из численности подключаемых сотрудников и выбранного набора функций: интеграция с 1С, электронный архив и кастомные шаблоны доступны начиная с тарифа «Бизнес». Полный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Платформа соответствует требованиям Федерального закона № 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ и 152-ФЗ о персональных данных. Повысить или понизить тариф можно в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Проверка петербургского работодателя начинается не с поиска отсутствующих документов, а со сверки имеющихся между собой: дат, сумм, подписей и редакций. Плановое мероприятие перестало быть основным форматом, вместо него работают индикаторы риска, обращения работников и обязательные профилактические визиты, причём последние остаются единственным способом показать документы без риска штрафа. Самые дорогие находки лежат в охране труда и обучении, потому что штраф по части 3 статьи 5.27.1 КоАП считается по каждому допущенному работнику. Направление, по которому вас проверят, определяется поводом, а объём запроса — проверочным листом, доступным заранее.

В практике Добыто основная часть находок по датам и срокам снимается переносом кадровых процессов в систему: сроки повторного обучения ведутся по каждому работнику, листы ознакомления и статусы подписания собираются в один реестр, а выгрузка по конкретному человеку за прошлый период готовится к запросу инспектора за минуты.

Частые вопросы

Приходит ли инспекция по анонимной жалобе?

Обращение без сведений о заявителе основанием для контрольного мероприятия не является. Обращения через портал «Онлайнинспекция» подаются с идентификацией через учётную запись госуслуг, и именно такое обращение даёт инспекции право на внеплановые действия. При этом работник вправе попросить не сообщать работодателю сведения о заявителе: статья 358 ТК РФ обязывает инспектора сохранять в тайне источник жалобы, если заявитель против её разглашения.

Штрафуют ли за одно нарушение и организацию, и директора одновременно?

Да. Часть 3 статьи 2.1 КоАП прямо устанавливает, что назначение административного наказания юридическому лицу не освобождает от ответственности за то же правонарушение виновное физическое лицо. По части 3 статьи 5.27.1 это означает 110 000-130 000 рублей на организацию и дополнительно 15 000-25 000 рублей на должностное лицо, отвечающее за направление.

Можно ли заменить штраф предупреждением, если нарушение первое?

Для субъектов малого и среднего предпринимательства статья 4.1.1 КоАП допускает замену административного штрафа на предупреждение, если правонарушение совершено впервые, выявлено в ходе государственного контроля и не повлекло причинения вреда жизни и здоровью людей, имущественного ущерба и угрозы их причинения. Замена не применяется, когда последствия наступили: травма работника такую возможность закрывает.

Что делать, если предписание получено, а устранить нарушение в установленный срок невозможно?

До истечения срока подаётся мотивированное ходатайство о его продлении с приложением подтверждений: договора на обучение, счёта на оплату, графика работ. Молчание до конца срока обходится дороже самого нарушения: невыполнение предписания в срок по части 23 статьи 19.5 КоАП наказывается штрафом 100 000-200 000 рублей на организацию и 30 000-50 000 рублей на должностное лицо либо его дисквалификацией на срок от одного года до трёх лет.

Проверяет ли инспекция договоры с самозанятыми и исполнителями по ГПХ?

Да, через восьмой индикатор риска: взаимодействие более чем с 35 самозанятыми, каждый из которых получает от организации более 35 тысяч рублей в месяц, работает с ней более трёх месяцев, и доля дохода от неё составляет 75 и более процентов. При переквалификации отношений в трудовые применяется часть 4 статьи 5.27 КоАП со штрафом 50 000-100 000 рублей на организацию, а у работодателя одновременно возникает группа работников без обучения по охране труда: исполнители по гражданско-правовым договорам обучению по Правилам № 2464 не подлежат.

Нужно ли хранить бумажные оригиналы, если компания полностью перешла на электронный документооборот?

По четырём группам документов — да: приказ об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда, акт о несчастном случае на производстве и трудовая книжка остаются на бумаге. По остальным достаточно электронной формы, но при запросе инспектора документ выгружается вместе с подтверждением подписи, а распечатка электронного документа остаётся его копией, а не оригиналом: чтобы такая распечатка имела значение, её заверяют оператором документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.