Трудовая инспекция в Москве — это Центральная межрегиональная территориальная государственная инспекция труда, территориальный орган Роструда, который ведёт надзор по столице. Плановые проверки до 2030 года запрещены постановлением Правительства РФ от 10.03.2022 № 336 всем, кроме работодателей высокого риска, поэтому реальный сценарий для большинства компаний — внеплановая проверка по жалобе работника или профилактический визит. Срок документарной и выездной проверки по 248-ФЗ не превышает 10 рабочих дней, а документы по требованию инспектора представляются в течение 10 рабочих дней со дня его получения. Различие, от которого зависит подготовка: при документарной проверке инспектор видит только выгруженный и заверенный вами комплект, при выездной — штатное расписание, табели и подписи работников в том виде, в каком они есть.
Разберём основания внеплановой проверки, что инспектор вправе требовать и чего требовать не вправе, и как собрать комплект документов по проверочным листам Роструда. Отдельно покажем, как предъявлять электронные кадровые документы, чтобы подпись читалась, и какие пункты локального акта о КЭДО чаще всего оказываются незаполненными. Размеры штрафов по статье 5.27 КоАП РФ, условие, при котором штраф заменяется предупреждением, сценарная таблица по типам компаний, стоимость перехода на электронные документы и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кого трудовая инспекция проверяет в 2026 году
Плановая проверка приходит не ко всем. Положение о федеральном государственном контроле за соблюдением трудового законодательства утверждено постановлением Правительства РФ от 21.07.2021 № 1230, и периодичность плановых мероприятий в нём привязана к категории риска работодателя. Категорию Роструд присваивает ежегодно, не позднее 1 июля текущего года для применения в следующем, и меняет не чаще одного раза в год.
Поверх этой системы работает мораторий. Постановление Правительства РФ от 10.03.2022 № 336 ограничило плановые контрольные мероприятия, а постановление от 10.03.2023 № 372 продлило запрет до 2030 года, оставив исключение для объектов чрезвычайно высокого и высокого риска. В таблице сведено, что осталось от плановых проверок по каждой категории.
| Категория риска | Периодичность по Положению № 1230 | Что действует в 2026 году |
|---|---|---|
| Высокий | 1 раз в 2 года | плановая проверка проводится, мораторий на эту категорию не распространяется |
| Значительный | 1 раз в 3 года | плановая проверка не проводится до 2030 года |
| Средний | 1 раз в 5 лет | плановая проверка не проводится до 2030 года |
| Умеренный | 1 раз в 6 лет | плановая проверка не проводится до 2030 года |
| Низкий | не проводится | плановых мероприятий нет, остаётся профилактика |
План проверок формируется только по категориям, на которые мораторий не распространяется, поэтому отсутствие компании в плане не означает низкий риск. Присвоенную категорию запрашивают в инспекции труда.
Профилактический визит проводится в форме информирования: инспектор разбирает с работодателем обязательные требования и типичные нарушения, предписание по итогам визита не выдаётся. О визите предупреждают не позднее чем за 5 рабочих дней, и от обычного профилактического визита можно отказаться. Отдельный случай — визит по указанию Президента или Правительства: от него отказаться нельзя, такое мероприятие введено на период до 2030 года.
Внимание: Минтруд разработал поправки в правила государственного надзора в сфере труда с новым критерием оценки работодателей. На дату публикации это проект: ссылаться на новый критерий как на действующее требование нельзя.
Основания внеплановой проверки, права инспектора и куда обращается работник
Внеплановая проверка возможна только при наличии основания, прямо названного в законе. Для надзора за соблюдением трудового законодательства это прежде всего обращение работника, сведения об угрозе жизни или причинении тяжкого вреда здоровью, истечение срока исполнения ранее выданного предписания и поручение прокуратуры. Коллективный характер жалобы усиливает основание: массовым считается обращение не менее 10 работников либо не менее 10% среднесписочной численности.
Права государственного инспектора труда описаны в статье 357 ТК РФ. Он беспрепятственно посещает работодателя в целях проведения проверки, запрашивает документы и объяснения, предъявляет предписание об устранении нарушений и о восстановлении нарушенных прав работника, составляет протоколы и рассматривает дела об административных правонарушениях, отстраняет от работы лиц, не прошедших обучение по охране труда, инструктаж, стажировку или медицинский осмотр. Чего инспектор не делает: он не разрешает индивидуальный трудовой спор по существу и не подменяет суд там, где спор о праве. Если работник требует признать увольнение незаконным и взыскать компенсацию, это подсудность суда.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельный инструмент по оплате труда часто упускают. По статье 360.1 ТК РФ инспектор принимает решение о принудительном исполнении обязанности работодателя выплатить начисленную, но не выплаченную в срок заработную плату. Решение принимается по истечении срока, установленного предписанием, при отсутствии сведений об исполнении, и не позднее одного месяца после истечения этого срока. Неисполненное решение направляется в органы принудительного исполнения и работает как исполнительный документ: дальше со счётом организации работают приставы, а не инспектор.
Работнику, который ищет, куда жаловаться, стоит сразу разделить ведомства. Роспотребнадзор занимается защитой прав потребителей и санитарно-эпидемиологическим благополучием, трудовые вопросы он не рассматривает: жалоба на невыплату зарплаты или незаконное увольнение, поданная туда, будет переадресована. По вопросам трудового законодательства обращение идёт в государственную инспекцию труда, в прокуратуру или в суд, а по московским работодателям адрес, часы приёма и телефоны указаны в контактах Центральной межрегиональной территориальной государственной инспекции труда. Работодателю этот же список полезен с другой стороны: по нему видно, куда уйдёт обращение и какое подразделение будет с ним работать.
Электронные кадровые документы на проверке: чем подтверждать подпись
Кадровый электронный документооборот введён статьями 22.1-22.3 ТК РФ, и претензии по нему возникают не из-за электронной формы, а из-за режима, в котором документ создан. Усиленная квалифицированная подпись равнозначна собственноручной в силу 63-ФЗ, ничего дополнительно подтверждать не нужно. Для ПЭП и УНЭП равнозначность возникает только при наличии соглашения между участниками обмена, и именно это соглашение теряют чаще всего.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки приказа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если внутри есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Локальный нормативный акт о введении КЭДО по статье 22.2 ТК РФ содержит сведения об информационной системе, порядок доступа к ней, перечень электронных документов, категории работников, срок уведомления и дату введения. Порядок ведения документооборота дополняет его сроками подписания и ознакомления с учётом рабочего времени работника, периодичностью подписания и порядком инструктажа работников по взаимодействию через систему. Незаполненными у большинства компаний остаются три пункта: порядок идентификации работника при подписании, порядок инструктажа и перечень документов, который на практике расходится с тем, что реально подписывается в системе.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в локальном акте порядок идентификации не описан, спор вы проиграете при технически исправной подписи.»
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре этапа. Районный суд отказал работнику: у работодателя было Положение о кадровом электронном документообороте, утверждённый перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета. Апелляция жалобу отклонила, кассационный суд общей юрисдикции акты отменил из-за отсутствия в материалах сведений о порядке идентификации, и при новом рассмотрении работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а система фиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась. Информационная система, внедрённая ради доказательств, дала их другой стороне.
В практике Добыто HR-специалисты спотыкаются не на виде подписи, а на двух вещах: письменном согласии работника на КЭДО и порядке идентификации, который в локальном акте описан общими словами. Обе проблемы вскрываются не на проверке, а раньше — когда документ нужно кому-то предъявить.
Проверьте электронную подпись на кадровом документе перед предъявлением
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Проверка показывает статус подписи, владельца сертификата и время подписания. Результат имеет смысл сохранять: протокол проверки подписи — это то, что прикладывают к выгрузке документов, когда инспектор или суд получает файл, а не бумагу.
Лайфхак: если кадровый учёт ведётся в 1С, готовый коннектор к сервису КЭДО устанавливается за час и не требует вашей команды разработки. Интеграция через API по практике внедрений занимает от двух дней до двух месяцев, и это надо закладывать в срок подготовки, а не в последнюю неделю.
Какие документы запросит инспектор и как собрать комплект
Состав требования предсказуем: инспектор работает по проверочным листам, формы которых утверждены приказом Роструда от 01.02.2022 № 20. Изначально их было 78, после актуализаций — 79. Каждый лист представляет собой список контрольных вопросов по узкому участку: приём на работу, рабочее время, оплата труда, отпуска, охрана труда, работа с отдельными категориями работников. Готовить комплект по этим листам эффективнее, чем по общим рекомендациям: вопрос в листе прямо указывает, какой документ закрывает какое требование.
| Блок | Что смотрит инспектор | Норма |
|---|---|---|
| Трудовые отношения | трудовые договоры и дополнительные соглашения, приказы о приёме и переводе, документы об ознакомлении до подписания договора | ст. 57, 67, 68 ТК РФ |
| Оплата труда | штатное расписание, положение об оплате труда, расчётные листки, реестры на перечисление, даты выплаты и расчёт компенсации за задержку | ст. 135, 136, 236 ТК РФ |
| Рабочее время | табели учёта, графики сменности, учёт сверхурочных часов и письменные согласия на привлечение к ним | ст. 91, 99, 103 ТК РФ |
| Отпуска | график отпусков, приказы о предоставлении отпуска, записки-расчёты, уведомления о начале отпуска | ст. 123, 136 ТК РФ |
| Локальные нормативные акты | правила внутреннего трудового распорядка, положения, приказы об утверждении, листы ознакомления работников | ст. 8, 22 ТК РФ |
| Персональные данные | политика обработки, согласия работников, приказ об ответственном за организацию обработки | 152-ФЗ |
| Электронный документооборот | ЛНА о введении КЭДО, уведомления и письменные согласия работников, перечень электронных документов, соглашения об использовании УНЭП | ст. 22.2 ТК РФ |
Блок про электронный документооборот закрывается последним и чаще всего не полностью: уведомления есть, согласий не хватает на тех, кто принят после введения КЭДО.
Как подготовить кадровые документы к проверке трудовой инспекции: пошаговый порядок
- Шаг 1. Прочитайте требование дословно и выпишите перечень запрошенных документов с периодом. Срок ответа — 10 рабочих дней со дня получения требования по статье 80 248-ФЗ, и он не продлевается тем, что документы лежат в разных подразделениях.
- Шаг 2. Сверьте перечень с проверочными листами по тем блокам, которые указаны в требовании. Вопросы листа покажут, какие документы инспектор ожидает увидеть в комплекте, даже если они не названы прямо.
- Шаг 3. Сверьте штатное расписание с фактическими должностями в трудовых договорах. Расхождение в наименовании должности вытягивает за собой приказ о внесении изменений в штатное расписание и дополнительные соглашения к договорам.
- Шаг 4. Проверьте комплектность по каждому работнику из выборки: договор, приказ, ознакомление с ЛНА до подписания договора, согласие на обработку персональных данных, согласие на КЭДО, если он в системе.
- Шаг 5. Для электронных документов выгрузите файлы вместе с подписями и получите протокол проверки каждой подписи. Отдельно приложите локальный акт о введении КЭДО и перечень электронных документов.
- Шаг 6. Составьте опись с указанием количества листов и формата каждого файла. Опись снимает спор о том, что было передано, и о дате передачи.
- Шаг 7. Направьте комплект в электронной форме, подписав усиленной квалифицированной подписью, либо через личный кабинет на портале государственных услуг. Сохраните подтверждение отправки: срок считается по дате направления.
Шаблоны кадровых документов для комплекта к проверке
Комплект удобно собирать от локальных актов к первичным документам: начните с листа ознакомления, по нему видно, какие акты у вас вообще утверждены.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Штатное расписание по форме Т-3 | Скачать |
| График отпусков по форме Т-7 | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени по форме Т-12 | Скачать |
Мы собираем комплект к проверке из того же набора, что уходит в электронный архив: в Добыто архив входит в тариф «Бизнес», и выгрузка по требованию делается из одного интерфейса, без сборки файлов по папкам подразделений.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Срок хранения определяет, за какой период вообще можно поднять документ по требованию. Графики отпусков и табели хранятся 5 лет, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет в зависимости от даты создания, штатные расписания и локальные нормативные акты хранятся постоянно. Перевод в электронный вид сроки не сокращает.
Факт: по правилам Минкультуры (приказ № 526) электронные документы хранятся на материальных носителях: их записывают на носитель, присваивают шифр и передают в архив. Требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные без скидок.
Что проверить до визита инспектора: самодиагностика
Подготовка, начатая после получения требования, закрывает состав комплекта, но не закрывает сами нарушения. Полезнее пройти те же вопросы заранее. Роструд даёт для этого собственный инструмент: сервис «Электронный инспектор» на портале онлайнинспекция.рф проводит самопроверку по тем же обязательным требованиям и показывает, какие нарушения нашлись бы у вас при реальном мероприятии. Там же работают банк типовых документов и сервис проверки трудового договора.
Отдельно сверяйте нормы, изменившиеся в 2026 году: по ним нарушения массовые, потому что документы остались в прежней редакции.
- Сверхурочная работа. Общий лимит остался 120 часов в год. При наличии коллективного договора или отраслевого соглашения, распространяющегося на работодателя, лимит поднимается до 240 часов, а привлечение сверх 120 часов допускается с письменного согласия работника. Для отдельных категорий лимит остаётся 120 часов.
- Оплата сверхурочных. За первые два часа — не менее чем в полуторном размере, за последующие — не менее чем в двойном, начиная со 121-го часа — не менее чем в двойном за каждый час. По желанию работника повышенная оплата заменяется дополнительным временем отдыха.
- Диспансеризация. Работники, привлекаемые к сверхурочной работе более 120 часов, получили право на ежегодную диспансеризацию с освобождением от работы и сохранением среднего заработка.
- Отзыв из отпуска. Отзыв работников, занятых на работах с вредными условиями труда, запрещён. Исключение по катастрофам, авариям и стихийным бедствиям работает только если такая возможность закреплена в локальном нормативном акте, с оплатой не менее чем в двойном размере.
- Испытательный срок. Запрет на установление испытания расширен: он охватывает женщин с детьми до трёх лет, раньше — до полутора лет.
- Неполное рабочее время. На заключение дополнительного соглашения и издание приказа по заявлению работника у работодателя есть 5 рабочих дней.
- МРОТ. Федеральный минимум с 1 января 2026 года — 27 093 рубля в месяц. Региональный не может быть ниже: в Москве на 2026 год он составляет 32 916 рублей, и сверять зарплату надо с ним.
- Наименования должностей. С 1 января 2026 года применяется классификатор ОК 016-2025 вместо ОК 016-94. Изменение наименования или кода должности требует приказа по штатному расписанию, дополнительных соглашений к трудовым договорам и обновления кадровой программы.
В Добыто подготовку мы начинаем не с документов, а со сверки локального акта о КЭДО с перечнем документов, которые реально подписываются в системе: расхождение здесь обесценивает весь остальной комплект.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическая способность работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому.»
Полезно знать: с дистанционных работников письменное согласие на электронный документооборот собирать не нужно — порядок обмена регулируется правилами о дистанционной работе и локальным актом о ней. Для остальных работников согласие остаётся письменным.
Важный нюанс из практики: в отдельном споре работник оспаривал увольнение из-за несогласия работать в новых условиях и утверждал, что уведомлять его электронно было нельзя. Суд учёл, что при приёме на работу он заключил соглашение об использовании УНЭП и ознакомился с положением об электронном документообороте, по которому должен был знакомиться с документами в электронном виде. Соглашение об УНЭП, подписанное при приёме, оказалось сильнее довода о недопустимости электронного уведомления.
Цена ошибки: штрафы, предписание и что происходит после проверки
Санкции считаются не за проверку в целом, а за каждый выявленный состав. В таблице собраны составы, которые по итогам надзорных мероприятий встречаются чаще других.
| Состав | Норма | Должностное лицо | Организация |
|---|---|---|---|
| Нарушение трудового законодательства | ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ | предупреждение или 1 000-5 000 ₽ | 30 000-50 000 ₽ |
| Повторное нарушение | ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ | 10 000-20 000 ₽ или дисквалификация на 1-3 года | 50 000-70 000 ₽ |
| Уклонение от оформления трудового договора или подмена его договором ГПХ | ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ | 10 000-20 000 ₽ | 50 000-100 000 ₽ |
| Невыплата или неполная выплата зарплаты в срок | ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ | 10 000-20 000 ₽ | 30 000-50 000 ₽ |
| Нарушение требований охраны труда | ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ | 2 000-5 000 ₽ | 50 000-80 000 ₽ |
| Допуск к работе без обучения или медосмотра | ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ | 15 000-25 000 ₽ | 110 000-130 000 ₽ |
| Обработка персональных данных без письменного согласия | ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ | 20 000-40 000 ₽ | 300 000-700 000 ₽ |
Отсутствие письменного согласия на обработку персональных данных стоит организации дороже, чем несколько кадровых нарушений вместе. Этот состав рассматривает Роскомнадзор, а материалы к нему нередко попадают по итогам обращения того же работника.
Проверка может закончиться и без штрафа. По статье 4.1.1 КоАП РФ субъекту малого и среднего предпринимательства за впервые совершённое административное правонарушение при отсутствии вреда и имущественного ущерба штраф заменяется предупреждением. Отдельно работает срок давности: по нарушениям трудового законодательства он составляет один год со дня совершения, и по эпизодам старше года постановление не выносится.
Предписание об устранении нарушений исполняется в указанный в нём срок, и неисполнение запускает новую внеплановую проверку по самостоятельному основанию. Обжалование по 248-ФЗ построено на обязательном досудебном порядке: жалоба подаётся через портал государственных услуг, срок на обжалование решений инспекции — 30 календарных дней со дня, когда работодатель узнал о нарушении своих прав, а на само предписание — 10 рабочих дней с момента получения (статья 40 248-ФЗ). В суд компания идёт только после отказа по досудебной жалобе.
Когда отдельная подготовка к проверке не нужна
Затраты на подготовку имеют смысл не всегда. Если категория риска низкая, жалоб от работников не поступало, а численность небольшая, разворачивать проект по аудиту всего кадрового массива преждевременно: полезнее держать в порядке трудовые договоры, приказы и расчёт зарплаты, а остальное поднимать по требованию. Аудит всего архива не нужен и тогда, когда требование инспектора касается одного эпизода: предъявляется то, что запрошено, а не весь комплект за пять лет.
Переход на КЭДО ради проверки тоже не решает задачу. Электронная форма не исправляет отсутствие согласий, незаполненный порядок идентификации и расхождение штатного расписания с договорами: она только ускоряет выгрузку того, что уже оформлено. Добыто подключают там, где документооборот массовый и распределённый; для компании из десяти человек в одном офисе выигрыш по времени будет меньше затрат на внедрение.
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Микропредприятие до 15 человек, жалоб не было | трудовые договоры, приказы, даты и размер выплат, правила внутреннего трудового распорядка | развёрнутый архив ЛНА, сложный учёт рабочего времени |
| Компания 50-250 человек, часть сотрудников дистанционные | локальный акт о дистанционной работе, ЛНА о КЭДО, соглашения об УНЭП, табели | бумажные копии документов, созданных в электронном виде |
| Высокий или значительный риск, есть производство | охрана труда, оценка условий труда, обучение и медосмотры, выдача СИЗ | детали оформления второстепенных кадровых документов |
| Поступила коллективная жалоба на задержку зарплаты | даты выплаты по ЛНА, расчётные листки, реестры платежей, расчёт компенсации по ст. 236 ТК РФ | остальные блоки до отдельного требования |
| Идёт документарная проверка | состав и читаемость выгрузки, протоколы проверки подписей, опись и дата отправки | организация доступа инспектора на территорию |
При ограниченном времени критичный столбец закрывается первым, вторичный поднимается по отдельному требованию инспектора.
Стоимость перехода на электронные кадровые документы: тарифы
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и необходимости интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | период 12 месяцев |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка 1 день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | по запросу |
Итоговая сумма складывается из численности сотрудников, выбранного тарифа и того, нужны ли кастомные шаблоны и электронный архив. Полный состав каждого тарифа и условия перехода между ними указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Отдельная строка бюджета на электронные подписи для сотрудников не нужна: ПЭП и УНЭП выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.
Выводы
Плановая проверка в 2026 году грозит только работодателям высокого риска, остальным — внеплановая по обращению работника и профилактический визит с уведомлением за 5 рабочих дней. На ответ отведено 10 рабочих дней с момента получения требования, и за это время нужно не собрать документы заново, а показать то, что уже оформлено: договоры, приказы, ЛНА с листами ознакомления, табели, расчётные листки и локальный акт о КЭДО с согласиями работников. Штраф для организации по первой части статьи 5.27 КоАП РФ начинается с 30 000 рублей, а по персональным данным доходит до 700 000, при этом у субъекта МСП за первое нарушение без вреда штраф заменяется предупреждением.
Претензии по электронным кадровым документам вырастают из процедуры: момента выдачи подписи, описанного порядка идентификации и расхождения утверждённого перечня документов с тем, что реально подписывается в системе. В Добыто мы закрываем этот участок на стороне системы — фиксируем обстоятельства подписания, храним документы в электронном архиве и выгружаем комплект по требованию из одного интерфейса.
Частые вопросы
Обязан ли работодатель показывать инспектору бумажные копии электронных кадровых документов?
Требование к формату задаёт само требование инспектора. По статье 21 248-ФЗ документы допускается направлять в электронной форме, подписанные усиленной квалифицированной подписью, либо через личный кабинет на портале государственных услуг. Если запрошены заверенные копии, распечатка электронного документа остаётся копией: её заверяют оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Могут ли прийти с проверкой по анонимной жалобе?
Обращение без указания сведений о заявителе не может служить основанием для проведения контрольного мероприятия. При этом анонимное сообщение о признаках угрозы жизни или причинения тяжкого вреда здоровью используется как повод для проверки самих этих сведений, и уже подтверждённая информация становится основанием. Поэтому отсутствие подписи под жалобой не гарантирует, что к работодателю не придут.
Как узнать свою категорию риска, если компания не нашла себя в плане проверок?
Категорию риска Роструд присваивает ежегодно не позднее 1 июля текущего года для применения в следующем и меняет не чаще одного раза в год. Отсутствие в плане само по себе ни о чём не говорит: план формируется только по тем категориям, на которые не распространяется мораторий, то есть по высокому риску. Запрос о присвоенной категории и о её изменении подаётся в инспекцию труда.
Проверяет ли трудовая инспекция самозанятых и исполнителей по договору ГПХ?
Надзор ведётся за соблюдением трудового законодательства, то есть за отношениями по трудовому договору. Но если гражданско-правовой договор фактически регулирует трудовые отношения, это самостоятельный состав по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ со штрафом на организацию от 50 000 до 100 000 рублей. Требования к работникам по трудовому договору на самозанятых не переносятся, а вот переквалификация договора возможна.
Что будет, если документы к проверке утрачены при переезде или сбое системы?
Утрата не снимает обязанности представить документ: инспектор оценивает наличие документа, а не причину его отсутствия. Восстанавливать приходится по имеющимся источникам, включая экземпляры работников и данные учётной системы, а факт утраты фиксируют актом с описанием обстоятельств. Отдельно проверяется, за какой период документ вообще подлежал хранению: по документам, срок хранения которых истёк, требование неправомерно.
Можно ли не исполнять предписание, пока идёт обжалование?
Подача досудебной жалобы сама по себе исполнение не приостанавливает, приостановление возможно по решению органа, рассматривающего жалобу. Срок на обжалование предписания — 10 рабочих дней с момента получения, на обжалование иных решений — 30 календарных дней. Риск при затягивании конкретный: по истечении срока предписания без сведений об исполнении инспектор в течение месяца принимает решение о принудительном исполнении обязанности выплатить начисленную зарплату, и дальше документ уходит приставам.
Влияет ли переход на КЭДО на категорию риска работодателя?
Категория риска считается по критериям из приложения к Положению № 1230: показатели рассчитываются по формулам и опираются на данные о нарушениях, травматизме и задолженности по зарплате. Форма документооборота в критерии не входит, поэтому электронный документооборот категорию не понижает. Он меняет другое: скорость и полноту ответа на требование, а значит и вероятность нарушения срока в 10 рабочих дней.
