Трудовая инспекция, которая проверяет вашу компанию, — это территориальный орган Роструда: государственная инспекция труда по месту регистрации работодателя, в большинстве регионов укрупнённая в межрегиональную. Контроль ведётся по Федеральному закону от 31.07.2020 № 248-ФЗ и Положению, утверждённому постановлением Правительства от 21.07.2021 № 1230. Плановые мероприятия ограничены мораторием по постановлению Правительства от 10.03.2022 № 336 и остались для категории высокого риска, а основной объём приходится на внеплановые проверки по индикаторам риска, реагирование на обращения работников и профилактические визиты. Инспектор работает по проверочным листам Роструда и за их рамки при проверке не выходит. Профилактический визит заканчивается замечаниями без штрафа, внеплановая проверка — предписанием и протоколом по статьям 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.
Разберём полномочия инспектора и их границы, разграничение с Роскомнадзором, Роспотребнадзором, СФР и ФНС, а также то, какие электронные кадровые документы инспекция принимает и в каком комплекте. Покажем все девять действующих индикаторов риска с порогами по численности: по ним компания попадает во внеплановую проверку без всякого плана. Размеры штрафов по частям 1, 3 и 5 статьи 5.27.1 КоАП, сценарная таблица по типу компании, чек-лист подготовки, шаблоны ЛНА для скачивания и стоимость подключения на 2026 год — во второй половине статьи.
Какой государственный орган проверяет кадровые документы компании
Государственный надзор в сфере труда ведёт федеральная инспекция труда: Роструд как федеральный орган и государственные инспекции труда как его территориальные органы. С укрупнением большинство инспекций стали межрегиональными и обслуживают несколько субъектов сразу: Центральная межрегиональная территориальная ГИТ, Северо-Западная, Юго-Западная, Средневолжская, Верхневолжская. Подведомственность определяется по месту регистрации работодателя, а сайт и контакты своей инспекции удобнее искать в разделе территориальных органов Роструда: там собраны адреса, телефоны и официальные сайты всех ГИТ в доменах вида git77.rostrud.gov.ru.
Кадровые документы смотрит не только ГИТ. Разные органы контролируют разные части одного и того же кадрового массива, и это влияет на то, кому вы отвечаете и по какому закону.
| Орган | Что проверяет в кадрах | Основа |
|---|---|---|
| Роструд и государственные инспекции труда | оформление трудовых отношений, рабочее время, оплата труда, отпуска, ЛНА, обучение по охране труда, порядок ведения КЭДО | ТК РФ, 248-ФЗ, статьи 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ |
| Роскомнадзор | обработка персональных данных работников и кандидатов, письменные согласия, передача данных третьим лицам | 152-ФЗ |
| Социальный фонд России | сведения по форме ЕФС-1, обмен по СЭДО, электронные листки нетрудоспособности | отчётность работодателя по застрахованным лицам |
| ФНС | НДФЛ и страховые взносы, признаки подмены трудовых отношений договорами с самозанятыми | налоговая отчётность и данные о выплатах |
| МВД | привлечение иностранных работников, соблюдение допустимой доли иностранной рабочей силы | 115-ФЗ, статья 18.17 КоАП РФ |
| Роспотребнадзор | санитарно-эпидемиологические требования к условиям труда и рабочим местам | санитарное законодательство |
| Прокуратура | соблюдение трудовых прав по обращениям граждан, согласование внеплановых контрольных мероприятий | 248-ФЗ и законодательство о прокуратуре |
Обращение, отправленное не в тот орган, не исчезает: его перенаправляют по подведомственности в течение семи дней, и компания получает запрос уже от компетентного ведомства. Одно и то же упущение при этом даёт составы сразу в двух ведомствах. Проверка кандидата без письменного согласия квалифицируется по 152-ФЗ и относится к компетенции Роскомнадзора, поэтому подготовка к проверке трудовой инспекции этот риск не закрывает.
Права трудовой инспекции: что инспектор вправе требовать, а что нет
Полномочия государственного инспектора труда описаны в статье 357 ТК РФ: запрашивать документы и объяснения, беспрепятственно посещать работодателя, выдавать обязательные для исполнения предписания, составлять протоколы об административных правонарушениях и направлять материалы дальше. Отдельный механизм даёт статья 360.1 ТК РФ: по начисленной, но не выплаченной заработной плате инспекция принимает решение о принудительном исполнении, которое работает как исполнительный документ. Здесь важна оговорка: механизм касается только начисленных и не выплаченных сумм. Спор о том, сколько работнику должны были начислить, инспекция не решает — это индивидуальный трудовой спор для комиссии по трудовым спорам или суда по статьям 381 и 382 ТК РФ.
Границы полномочий задаёт проверочный лист. Контрольное мероприятие идёт по формам, утверждённым приказом Роструда, и за рамки чек-листа инспектор при проверке выходить не вправе. Это работает в пользу работодателя, который заранее прошёл самопроверку по тем же спискам: перечень вопросов известен обеим сторонам. Требование документов, не относящихся к предмету контроля и не входящих в проверочный лист, даёт основание для письменных возражений с указанием этого обстоятельства.
Лайфхак: инспектор при проверке не выходит за рамки проверочного листа, поэтому самопроверка по тем же формам Роструда даёт полный перечень вопросов заранее. По итогам сервис формирует акт самопроверки, который можно распечатать и приложить к внутреннему аудиту.
Пройти проверку своими силами можно в сервисе проверочных листов на портале Онлайнинспекция.рф: там же лежат чек-листы по кадровому оформлению, рабочему времени, оплате труда и охране труда в той редакции, по которой работает инспектор. Самопроверка по официальным формам даёт формулировки вопросов дословно, в той редакции, которую инспектор откроет у себя.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельный пункт самопроверки — электронные кадровые документы. Инспектор смотрит действительность подписи на файле, состав комплекта и совпадение подписанта с работником, которому подпись выдавалась.
Проверьте электронную подпись на кадровом документе до прихода инспектора
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Почему проверка приходит без плана: девять индикаторов риска
Отсутствие компании в плане проверок в 2026 году не говорит ни о чём. Мораторий по постановлению Правительства № 336 оставил плановые мероприятия для категории высокого риска, а основной контроль перешёл к внеплановым проверкам по индикаторам риска, реагированию на обращения и профилактическим визитам. Индикатор риска работает как признак, при выявлении которого инспекция вправе инициировать внеплановое мероприятие. Сам индикатор нарушения не устанавливает и не доказывает.
Факт: перечень индикаторов риска утверждён приказом Минтруда от 30.11.2021 № 838н (регистрация в Минюсте 28.12.2021 № 66629). С момента принятия он правился восемь раз, действующая редакция — по приказу от 08.12.2025 № 685н, всего девять индикаторов. Сам приказ действует до 31 декабря 2026 года.
Все девять оснований, по которым к работодателю приходят без плана:
- Принятие судом заявления о признании работодателя банкротом при среднесписочной численности 50 и более работников, включая совместителей.
- Проведение два и более раза за шесть месяцев одним лицом или одним средством измерения замеров для специальной оценки условий труда у двух и более работодателей в разных субъектах в течение суток.
- Рост числа несчастных случаев с лёгкими последствиями за квартал по сравнению с тем же кварталом прошлого года: на 2 и более случая при численности до 50 человек, на 3 и более при 50-100, на 4 и более при 100-500, на 5 и более при 500-1000, на 6 и более при 1000-5000, на 7 и более при 5000-10000, на 8 и более свыше 10000.
- Отсутствие в системе учёта результатов специальной оценки условий труда сведений по работодателю, зарегистрированному более 12 месяцев назад и отчитывающемуся по 50 и более застрахованным лицам, либо наличие сведений давностью более пяти лет при наличии рабочих мест с вредными или опасными условиями.
- Начисление заработной платы ниже МРОТ за каждый месяц предыдущего квартала 60 и более работникам, если их доля составляет 50 и более процентов.
- Отсутствие снижения численности при сокращении фонда оплаты труда на 80 и более процентов за квартал у работодателя с численностью от 15 работников.
- Убыток по итогам прошлого года у юридического лица, занимающегося трудоустройством граждан за пределами России для работы на судах под иностранным флагом.
- Взаимодействие более чем с 35 самозанятыми, каждый из которых получает от организации более 35 тысяч рублей в месяц, работает с ней более трёх месяцев, и доля дохода от неё составляет 75 и более процентов.
- Снижение заработной платы в отчётном квартале по сравнению с тем же кварталом прошлого года у 25 и более процентов работников медицинской организации по категориям врачей, специалистов с высшим немедицинским образованием, среднего и младшего медицинского персонала.
Обратите внимание на механику: все девять индикаторов срабатывают по данным, которые работодатель сам передал в государственные системы — отчётность по застрахованным лицам, сведения о специальной оценке, данные о выплатах самозанятым. Сверить МРОТ нужно с региональным значением, а не только с федеральным: с 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля, в Москве на 2026 год — 32 916 рублей.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Скажу вещь, которая мне самой не нравится: отсутствие компании в плане проверок сегодня не говорит ни о чём. Индикатор срабатывает автоматически, по данным, которые работодатель сам передал в государственные системы, и узнать о срабатывании он может только из решения о проверке. Посмотрите на свои показатели по перечню из девяти индикаторов — это единственный способ увидеть риск заранее.»
Что критично в зависимости от типа компании
Универсального набора рисков нет: индикаторы привязаны к численности, отрасли и структуре выплат. Сценарная таблица показывает, что стоит проверять в первую очередь именно вам.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Компания до 15 работников | обращения работников и профилактические визиты: индикаторы по численности почти не работают | индикаторы с порогами 50 и 60 работников |
| От 15 работников с сокращением фонда оплаты труда | соотношение динамики ФОТ и численности за квартал | специальная оценка условий труда, если вредных факторов нет |
| От 50 застрахованных лиц | наличие и давность сведений о специальной оценке, устойчивость финансового положения | медицинские индикаторы |
| Компания с рабочими местами с вредными или опасными условиями | актуальность специальной оценки (давность более пяти лет), учёт лёгких несчастных случаев, обучение по охране труда | индикатор по самозанятым |
| Компания, работающая с самозанятыми | количество исполнителей, суммы выплат, длительность и доля дохода от вашей организации | индикаторы по МРОТ и ФОТ |
| Компания с большой долей низкооплачиваемого персонала | сверка начислений с региональным МРОТ по каждому месяцу квартала | индикатор по судам под иностранным флагом |
Индикатор по самозанятым фиксирует подмену трудовых отношений, и при переквалификации у работодателя мгновенно появляется группа работников без трудовых договоров, без обучения по охране труда и без ознакомления с ЛНА. Один индикатор превращается в несколько составов сразу.
Электронные кадровые документы при проверке: что принимает инспекция
Электронный кадровый документ — полноценное доказательство, если КЭДО введён по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ и соблюдены требования законодательства об электронной подписи. Форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд, сроки и правила хранения — Росархив. Комплект хранения состоит не из одного файла: сам документ, отдельный файл электронной подписи, если документ подписан усиленной подписью, PDF и машиночитаемая доверенность, если подписание шло по ней. Машиночитаемая доверенность входит в комплект хранения как обязательная часть кадрового документа.
Отсюда практический вопрос к своей системе и к вендору: выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате. Проверяйте именно выгрузку — при проверке, при споре или при смене оператора понадобятся файлы, которые можно передать. В практике Добыто это первое, на чём спотыкаются при первом же запросе инспекции: документы в системе есть, а выгрузить комплект с отсоединённой подписью и доверенностью не получается.
Второй блок вопросов — вид подписи. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона. Для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками обмена, и без него равнозначности нет: именно это теряют чаще всего. Работодатель подписывает как организация, и требования к нему строже — трудовой договор со стороны работодателя неквалифицированной подписью не подписывают. Работник подписывает как физическое лицо, и для части документов, например заявления на отпуск или на командировку, ему достаточно простой электронной подписи. В одном документе с двух сторон законно стоят подписи разных видов.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно: суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Мы разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней — совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении читается не в пользу работодателя даже при правильно оформленном Положении о КЭДО. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают, и что порядок идентификации описан в локальном акте.»
Третий блок — что в электронный вид не переводится вовсе. Акт о несчастном случае, приказ об увольнении, журнал инструктажей по охране труда и бумажная трудовая книжка остаются на бумаге. При проверке инспектор смотрит их в бумажном виде, и наличие продвинутой системы КЭДО этот участок не закрывает. Распечатка электронного документа оригиналом не становится: это копия, которую заверяют оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Шаблоны ЛНА и согласий, которые инспекция запрашивает по КЭДО
Комплект собран по последовательности внедрения: начинать стоит с Положения о ведении КЭДО, к нему привязываются приказ, уведомления и согласия.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
Как подготовиться к проверке трудовой инспекции
Нарушения по кадрам почти никогда не выглядят как отсутствие документа. Они выглядят как расхождение документов между собой: дата инструктажа позже даты начала работы по приказу о приёме, повторный инструктаж проведён приказом на подразделение, а работники, бывшие в отпуске или на больничном, из него выпали, комиссия по проверке знаний состоит из людей, которые сами не обучены. Такие расхождения видны за минуту сопоставления двух документов и фиксируются по каждому работнику отдельно.
Внимание: уклонение от обязательного профилактического визита само по себе стало основанием для внеплановой проверки. Отказ от визита переводит компанию из мягкого формата контроля в жёсткий.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Профилактический визит воспринимают как необязательную беседу, от которой можно вежливо отказаться. Механика ровно обратная: это единственный формат, где можно показать документы и получить замечания без штрафа, а отказ одновременно лишает вас мягкого сценария и даёт основание для внеплановой проверки. Если визит назначен, идите на него и используйте как бесплатную диагностику.»
Как пройти самопроверку перед приходом инспектора: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Скачайте проверочные листы Роструда по своим направлениям и пройдите самопроверку. Инспектор пойдёт по тому же списку и за его рамки не выйдет.
- Шаг 2. Сверьте даты в журналах инструктажей и протоколах проверки знаний с датами начала работы по приказам о приёме за последний год.
- Шаг 3. Проверьте, у всех ли членов комиссии по проверке знаний и лиц, проводящих инструктажи, есть действующие документы о прохождении требуемых программ.
- Шаг 4. Сверьте комплект по КЭДО: Положение о ведении КЭДО, приказ о введении, перечень документов и категорий работников, уведомления, письменные согласия, соглашения об использовании ПЭП и УНЭП, листы ознакомления с ЛНА.
- Шаг 5. Выгрузите из системы несколько кадровых документов комплектом: файл документа, файл подписи, PDF, машиночитаемая доверенность. Проверьте подписи и убедитесь, что порядок идентификации работника описан в локальном акте.
- Шаг 6. Проверьте сроки хранения и состав архива, включая разграничение доступа: доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение.
- Шаг 7. Ведите сроки повторного обучения и инструктажей от даты по каждому работнику, а не от даты приказа на подразделение, и закрепите регламент действий на случай поступления решения о проверке или уведомления о визите.
Важный нюанс из практики: сроки повторного обучения и инструктажей по каждому работнику — первое, что мы в Добыто выносим в систему при переходе на электронный кадровый документооборот. Именно эти сроки теряются при ручном ведении чаще всего: график есть, а факта по конкретному человеку нет, потому что в день инструктажа он был на больничном.
Когда готовить КЭДО специально под проверку не нужно
Электронный документооборот снимает часть рисков, но не все, и в трёх ситуациях вкладываться в него ради проверки преждевременно. Первая: компания до 10-15 человек на одной площадке, где бумажный комплект собран, подписан и лежит в одной папке — скорость поиска документа здесь не проблема. Вторая: основной риск лежит в охране труда. Журнал инструктажей, акт о несчастном случае и приказ об увольнении остаются на бумаге, и претензии инспектора по этому блоку электронная система не снимет. Третья: ЛНА в компании не приняты или не актуализированы. Перевод несуществующего порядка в электронный вид даёт электронный беспорядок, поэтому сначала приводят в порядок документы, потом меняют носитель.
Ответственность работодателя: штрафы и когда штрафа нет
Основные составы по кадрам — статьи 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 обходится организации штрафом до 50 000 рублей. По охране труда состав детализирован, и суммы по частям расходятся в разы.
| Норма | Должностное лицо и ИП | Юридическое лицо |
|---|---|---|
| Часть 1 статьи 5.27.1: иные требования охраны труда | предупреждение либо от 5 000 до 10 000 рублей | от 60 000 до 80 000 рублей |
| Часть 3 статьи 5.27.1: допуск без обучения, проверки знаний, медосмотра | от 15 000 до 25 000 рублей | от 110 000 до 130 000 рублей |
| Часть 5 статьи 5.27.1: повторное аналогичное нарушение | от 30 000 до 40 000 рублей либо дисквалификация от одного года до трёх лет | от 100 000 до 200 000 рублей либо приостановление деятельности до 90 суток |
Предупреждение вместо штрафа возможно только по части 1. Повторное аналогичное нарушение добавляет к штрафу дисквалификацию руководителя на срок до трёх лет и приостановление деятельности до 90 суток.
Полезно знать: штраф по части 3 статьи 5.27.1 КоАП считается по каждому работнику, допущенному к работе без обучения, а не один раз на компанию.
Цена ошибки считается отсюда. Десять работников, допущенных без обучения и проверки знаний, при нижней границе 110 000 рублей дают 1 100 000 рублей на организацию, и отдельно привлекается должностное лицо. Типовая находка инспектора при этом — расхождение дат между журналом инструктажей и приказами о приёме, то есть штраф вырастает из несверенных документов при фактически проведённом обучении. К этому добавляется неисполнение предписания в срок: это самостоятельное нарушение, и оно возникает уже после того, как первый штраф уплачен.
Когда штрафа не будет
Сценариев без штрафа три, и все они процедурные. Профилактический визит по своей конструкции заканчивается замечаниями и рекомендациями: штраф по его итогам не назначается, и это единственный формат, где документы можно показать заранее. По части 1 статьи 5.27.1 КоАП инспектор вправе ограничиться предупреждением — оно применяется вместо штрафа, а не вместе с ним. Третий сценарий: нарушение выявлено, предписание выдано, срок исполнения соблюдён, и нового состава не возникает. За пределами этих трёх сценариев штраф возникает из дефектов процедуры: неверный вид подписи для конкретного документа, отсутствие описанного порядка идентификации, расхождение дат в документах между собой.
Жалоба работника: трудовая инспекция, Роспотребнадзор или Роскомнадзор
Обращение работника — второе по массовости основание контрольных мероприятий после индикаторов риска. Подаётся оно через портал Онлайнинспекция.рф, по телефону или письменно в свою ГИТ, контакты которой есть на сайте территориального органа Роструда. Обращение без сведений о заявителе основанием для внеплановой проверки не становится: личность обратившегося устанавливается, анонимный сигнал в лучшем случае учитывается как информация.
Дальше начинается разграничение компетенций, на котором чаще всего теряют время обе стороны. ГИТ работает по трудовому законодательству: оформление, рабочее время, отпуска, начисленная и не выплаченная зарплата по статье 360.1 ТК РФ, охрана труда. Спор о размере выплаты, толковании условий трудового договора или о законности увольнения по существу — индивидуальный трудовой спор, и он идёт в комиссию по трудовым спорам или в суд. Роспотребнадзор смотрит санитарно-эпидемиологические требования: температура, освещённость, санитарно-бытовые помещения. Роскомнадзор — обработку персональных данных по 152-ФЗ, и это отдельный от ГИТ риск: без письменного согласия проверка персональных данных кандидата или работника незаконна независимо от того, как хорошо оформлены кадровые документы.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Кадровые документы — это персональные данные, причём чувствительные: сведения о семье, здоровье, доходах. Как только они уходят к внешнему провайдеру, появляется третье лицо, и передача ему данных должна быть основана на согласии работника. Вопрос, который я советую задавать вендору прямо: перечислите всех, кто получит доступ к данным. Не «данные хранятся защищённо», а список лиц — обычно там не одна компания, а три: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр.»
Ответ на обращение готовится в срок, указанный в запросе инспекции, и здесь снова работает скорость доступа к документам. В практике Добыто самая частая причина просрочки выглядит так: документ подписан, но лежит в бумажной папке в другом городе и физически не успевает дойти. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на пилоте видно, какие документы в принципе невозможно собрать быстро, и именно они становятся первыми в очереди на перевод в электронный вид.
Стоимость перехода на КЭДО и сроки подключения
Стоимость зависит от численности работников, выбранного тарифа и потребности в интеграции с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП для сотрудников | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за один день |
| Электронный архив кадровых документов (тариф «Бизнес») | входит в тариф | по запросу |
Итоговая сумма складывается из численности, набора функций и потребности в кастомных шаблонах и интеграции: тариф «Старт» ограничен 25 сотрудниками, в «Бизнесе» численность не ограничена, но действует минимальная оплата. Актуальный состав тарифов и условия перехода между ними приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, а тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Для расчёта под свою численность понадобятся штатная численность, перечень документов, которые вы переводите в электронный вид, и сведения об учётной системе.
Выводы
Проверяет компанию по кадрам государственная инспекция труда как территориальный орган Роструда, но часть кадрового массива смотрят Роскомнадзор, СФР, ФНС, МВД и Роспотребнадзор, и один просчёт даёт составы сразу в двух ведомствах. План проверок в 2026 году перестал быть ориентиром: девять индикаторов риска срабатывают автоматически по данным, которые работодатель передал сам, а профилактический визит остаётся единственным форматом с замечаниями без штрафа. Проверочный лист ограничивает инспектора и одновременно даёт вам полный перечень вопросов заранее, а типовая находка — расхождение дат между приказом, журналом и протоколом при формально полном комплекте документов.
Мы в Добыто ежедневно собираем такие комплекты под запросы инспекции и видим, что скорость ответа определяется возможностью выгрузить документ комплектом: файл, подпись, PDF и доверенность. Именно это мы настраиваем при внедрении вместе со сроками обучения по каждому работнику и разграничением доступа к кадровым данным.
Частые вопросы
Что делать, если инспектор требует документы, которых нет в проверочном листе
Контрольное мероприятие идёт по формам, утверждённым приказом Роструда, и за рамки проверочного листа инспектор при проверке выходить не вправе. На такой запрос отвечают письменно: указывают, что документ не относится к предмету контроля и не входит в проверочный лист, и просят уточнить основание. Возражения оформляются письмом: непредставление документов без объяснений читается как воспрепятствование проверке.
Отвечает организация или лично руководитель
Оба, и по разным частям одной статьи. По части 3 статьи 5.27.1 КоАП штраф на должностное лицо и ИП составляет от 15 000 до 25 000 рублей, на юридическое лицо — от 110 000 до 130 000 рублей, и эти суммы не заменяют друг друга. При повторном аналогичном нарушении по части 5 к должностному лицу применяется штраф от 30 000 до 40 000 рублей либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет.
Заменяет ли электронный архив бумажный при споре с работником
Не полностью. Электронный документ — письменное доказательство, но суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумаги, посмотрите, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.
Проверяют ли договоры с самозанятыми
Да, и через отдельный индикатор риска: взаимодействие более чем с 35 самозанятыми, каждый из которых получает от организации более 35 тысяч рублей в месяц, работает с ней более трёх месяцев, и доля дохода от неё составляет 75 и более процентов. При переквалификации отношений в трудовые у работодателя сразу появляется группа работников без трудовых договоров, без обучения по охране труда и без ознакомления с ЛНА. Обучению по Правилам № 2464 исполнители по гражданско-правовым договорам не подлежат, поэтому этот пробел возникает мгновенно.
Что делать, если работник отказался переходить на КЭДО
Переход на электронный кадровый документооборот требует письменного согласия работника, и отказ — его право. С таким работником кадровые документы продолжают оформлять на бумаге, а расходы на получение и использование электронной подписи несёт работодатель. Отказ одного сотрудника не блокирует внедрение для остальных, но его нужно зафиксировать документально: заявление об отказе хранится так же, как согласия.
Влияет ли больничный работника на кадровые документы во время проверки
Прямого запрета издавать распорядительные акты в отношении работника на больничном в кодексе нет, и подписание документов руководителем в период его собственной нетрудоспособности действий недействительными не делает. Жёсткое исключение одно: увольнение по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности запрещено статьёй 81 ТК РФ, и увольнение по итогам испытания сюда входит. При этом больничный не входит в срок испытания и продлевает его, поэтому даты трёхдневного предупреждения пересчитываются заново.
