Проверка трудовой инспекции в 2026 году идёт по проверочным листам Роструда: инспектор сверяет ваши кадровые документы с закрытым перечнем вопросов и за его рамки выходить не вправе. В комплект попадают трудовые договоры и дополнительные соглашения, локальные нормативные акты с листами ознакомления, приказы по личному составу, графики отпусков и табели, расчётные листки, согласия на обработку персональных данных, документы по охране труда. На требование о представлении документов по 248-ФЗ отводится 10 рабочих дней; если срок не вытянуть, подаётся ходатайство, и ответ по нему инспектор даёт в течение 24 часов. Главное различие в способе предъявления: при бумажном учёте вы показываете подлинники и журналы, при КЭДО — выгрузку комплектом, где рядом с документом лежат отдельный файл подписи и машиночитаемая доверенность, если подписывал уполномоченный работник.
Разберём, по каким основаниям компания попадает под контроль при действующем моратории на плановые проверки, какие расхождения между документами инспектор находит за минуту и что нужно сверить заранее. Покажем состав комплекта по блокам, порядок выгрузки электронных документов и типовые находки по датам. Размеры штрафов по статьям 5.27 и 5.27.1 КоАП, сценарии по разным основаниям проверки, чек-лист самопроверки, стоимость перевода документов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Как компания попадает под проверку ГИТ в 2026 году
Отсутствие компании в плане проверок сегодня не говорит ни о чём. Мораторий на плановые контрольные мероприятия, введённый постановлением Правительства от 10.03.2022 № 336, действует: плановые проверки остались для категории высокого риска, а основной контроль перешёл в другие формы — внеплановые мероприятия по индикаторам риска, реагирование на обращения работников и профилактические визиты. Контроль ведут государственные инспекции труда как территориальные органы Роструда по правилам Федерального закона от 31.07.2020 № 248-ФЗ.
Индикатор риска — это не нарушение и не доказательство нарушения. Это признак, при выявлении которого инспекция вправе инициировать внеплановое мероприятие. Перечень утверждён приказом Минтруда от 30.11.2021 № 838н, в действующей редакции по приказу от 08.12.2025 № 685н в нём девять позиций: от принятия судом заявления о банкротстве работодателя с численностью 50 и более работников до взаимодействия более чем с 35 самозанятыми, каждый из которых получает от организации свыше 35 тысяч рублей в месяц и работает с ней более трёх месяцев. Сам приказ действует до 31 декабря 2026 года.
Факт: индикатор риска срабатывает автоматически, по данным, которые работодатель сам передал в государственные системы. Узнать о срабатывании заранее нельзя: компания видит его только из решения о проверке.
От основания зависит, какой блок документов инспектор поднимет первым. Сценарии различаются не глубиной проверки, а точкой входа.
| Основание | Что поднимают первым | Чем это заканчивается |
|---|---|---|
| Обращение работника | Документы по предмету обращения и по конкретному работнику: договор, приказы, расчётные листки, ознакомления | Внеплановое мероприятие, предписание об устранении |
| Индикатор риска по зарплате ниже МРОТ | Штатное расписание, табели, расчётные листки, положение об оплате труда | Внеплановое мероприятие по решению инспекции |
| Индикатор роста лёгких несчастных случаев | Обучение и инструктажи: журналы, протоколы, программы, приказы о комиссии | Проверка документов по охране труда |
| Индикатор по самозанятым | Договоры ГПХ, акты, порядок расчётов, признаки трудовых отношений | Риск переквалификации отношений в трудовые |
| Профилактический визит | То, что покажете сами: обсуждаются обязательные требования | Замечания без штрафа; отказ от обязательного визита даёт основание для внеплановой проверки |
Профилактический визит — единственный формат, где документы можно показать и получить замечания без административного производства. Уклонение от обязательного визита переводит компанию из мягкого сценария в жёсткий.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Отсутствие компании в плане проверок сегодня не значит ничего: индикатор срабатывает по данным, которые вы передали сами, и предупреждения о срабатывании не будет. Профилактический визит при этом воспринимают как необязательную беседу, от которой можно вежливо отказаться, а механика обратная: отказ сам по себе становится поводом для внеплановой проверки. Если визит назначен, идите на него и используйте как бесплатную диагностику комплекта.»
Что инспектор запрашивает: комплект документов по блокам
Проверка идёт по проверочным листам, утверждённым приказом Роструда. За рамки чек-листа при проверке инспектор не выходит, и это работает в пользу работодателя, который заранее прошёл самопроверку по тем же спискам. Актуальные формы листов и сервисы самопроверки Роструд публикует на портале Онлайнинспекция.рф; версии листов меняются, и аудит по устаревшей редакции даёт ложное спокойствие.
Лайфхак: пройдите самопроверку по тем же проверочным листам, по которым пойдёт инспектор. Список вопросов закрытый, и совпадение почти полное.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Типовой запрос распадается на шесть блоков. Внутри каждого инспектор смотрит не столько наличие документа, сколько его связь с соседними.
- Локальные нормативные акты. Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о персональных данных, положение о КЭДО, если вы на него перешли. К каждому — лист ознакомления или подтверждение ознакомления в системе.
- Индивидуальные документы работника. Трудовой договор и все дополнительные соглашения, приказ о приёме, должностная инструкция, согласие на обработку персональных данных, документы воинского учёта.
- Рабочее время и отпуска. График отпусков, приказы о предоставлении и переносе отпуска, уведомления о начале отпуска, табели учёта рабочего времени, документы о привлечении к сверхурочной работе.
- Оплата труда. Штатное расписание, расчётные листки и подтверждение их выдачи, ведомости, документы о сроках выплаты.
- Охрана труда. Приказ о назначении лиц, проводящих инструктажи, приказ о комиссии по проверке знаний, программы обучения, журналы регистрации инструктажей, протоколы проверки знаний, документы о стажировке, сведения о передаче в реестр обученных лиц.
- Кадровое делопроизводство. Приказы по личному составу, документы о дисциплинарных взысканиях, приказ об ответственном за трудовые книжки, номенклатура дел и порядок хранения.
Что об этом думает ГИТ: по подрядчикам первым спрашивают журнал вводного инструктажа для работников сторонних организаций. На одном из разобранных случаев подрядчик крупной организации получил травму, несовместимую с жизнью, и именно этот журнал проверяющие запросили раньше всех остальных документов. Для подрядчиков нужен отдельный приказ об ответственном за вводный инструктаж, отдельная программа и инструкция, отдельный журнал регистрации и положение о взаимодействии с подрядными организациями приложением к договору.
Образцы локальных актов и согласий, которые инспектор спрашивает первыми
Комплект по электронному документообороту: начните с положения о ведении КЭДО — без него остальные документы блока инспектор читать не станет.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ об утверждении Положения о КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании подписи | Скачать |
Электронные кадровые документы на проверке: что должно выгружаться
Электронная форма сама по себе нарушением не является. Проблемы начинаются там, где комплект выгружается неполностью. Кадровый электронный документ — это не картинка на экране и не распечатка: это файл документа, отдельный файл подписи, если документ подписывался усиленной электронной подписью, и машиночитаемая доверенность, если подписывал уполномоченный работник по доверенности. Доверенность здесь не приложение к процессу, а обязательная часть комплекта хранения.
Распечатка электронного документа остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Это же правило работает и в суде, и при передаче документов инспектору.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Вопрос вендору, который стоит задать до покупки: не «хранит ли система документы», а «выгружает ли она комплект целиком». При проверке, при споре и при смене оператора вам понадобится не экран, а файлы: сам документ, отдельный файл подписи, доверенность, если подписано по ней. Проверьте это на одном реальном документе прямо сейчас, а не в день, когда придёт требование.»
Проверьте подпись на документе, который собираетесь передать инспектору
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Ещё одна деталь, которую при подготовке комплекта пропускают: доступ. Разграничение прав по ролям и журнал обращений к кадровым данным относятся к требованиям по персональным данным, а не к удобству. Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение.
Важный нюанс из практики: по процессам, которые вы уже перевели на КЭДО и по которым работник дал согласие, оформить документ в бумаге обратно нельзя. Компании воспринимают переход как добавление удобного канала — раньше бумага, теперь ещё и электронный вид. Это не так: по переведённому процессу вы меняете способ, а не добавляете запасной, и откатиться по конкретному документу не получится. Поэтому сначала разбираются процессы, потом выбирается система.
Расхождения, из-за которых выписывают предписание
Нарушения почти никогда не выглядят как «документа нет». Они выглядят как расхождение документов между собой, и находят их сопоставлением двух бумаг, а не чтением одной.
- Дата инструктажа позже даты начала работы. Сопоставляются приказ о приёме и журнал. Ошибка видна за минуту и фиксируется по каждому работнику отдельно.
- Комиссия, члены которой сами не обучены. Протоколы такой комиссии не подтверждают проверку знаний, и под нарушение попадают все, кого она проверяла.
- Просроченная периодичность у отдельных работников. Повторный инструктаж проведён приказом на подразделение, а те, кто был в отпуске или на больничном, выпали. График есть, факта нет.
- Программы и положения не соответствуют действующей редакции правил. Дата утверждения видна без погружения в содержание, и это первое расхождение, которое читается сразу.
- Сведения не переданы в реестр обученных лиц или переданы с нарушением срока. Регистрационные номера записей должны быть отражены в протоколах или в приложенных выписках.
- Ознакомление с ЛНА не подтверждается. Положение утверждено приказом, а листа ознакомления или отметки в системе по части работников нет.
Внимание: ведите сроки повторного обучения и инструктажей от даты по каждому работнику, а не от даты приказа на подразделение. Именно эти сроки чаще всего теряются при ручном учёте.
В практике Добыто сроки по каждому работнику — первое, что выносят в систему при переходе на кадровый электронный документооборот. Приказ на подразделение закрывает отчётность, но не закрывает вопрос инспектора по конкретному человеку, который в день инструктажа был на больничном.
Отдельная группа расхождений касается самой процедуры подписания. Кассационная практика по спорам об увольнении через систему КЭДО показывает: установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он в локальном акте. В одном из разобранных сюжетов работодатель имел и положение о КЭДО, и утверждённый перечень документов, и полученное в срок согласие работника, но проиграл: подпись выдали в день подписания заявления об увольнении, фактически подписывал другой человек, и всё это зафиксировала собственная система работодателя.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Правильно оформленный КЭДО защищает вас, пока спор идёт про документы. Как только проверяющий или суд доходит до вопроса, когда выдали ключ и мог ли человек им пользоваться, положение и перечень уже не работают. Проверьте у себя три вещи: описан ли в локальном акте порядок идентификации работника при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.»
Что сделать до прихода инспектора
Подготовка — это не сбор папок в день получения требования, а сверка документов между собой заранее. Порядок действий один и для планового мероприятия, и для внепланового.
Как подготовить кадровые документы к проверке ГИТ: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Скачайте действующие проверочные листы Роструда и пройдите по ним самопроверку. Инспектор пойдёт по тому же списку, поэтому фиксируйте не «есть или нет», а номер вопроса листа и документ, которым он закрывается.
- Шаг 2. Сверьте даты в журналах инструктажей с датами начала работы по приказам о приёме за последний год. Это самая быстрая находка проверяющего и самая быстрая правка у вас.
- Шаг 3. Проверьте, у всех ли членов комиссии и лиц, проводящих инструктажи, есть действующие документы о прохождении требуемых программ.
- Шаг 4. Сверьте даты утверждения программ, положений и ЛНА с действующими редакциями нормативных актов, а по каждому акту поднимите лист ознакомления и сверьте его с актуальным списком работников.
- Шаг 5. Проверьте, что сведения о проверке знаний попали в реестр обученных лиц, а регистрационные номера записей отражены в протоколах или выписках.
- Шаг 6. Выгрузите из системы КЭДО один документ каждого вида и убедитесь, что выгружается комплект: файл документа, файл подписи, доверенность при подписании по ней.
- Шаг 7. Назначьте ответственного за взаимодействие с инспекцией и зафиксируйте, кто вправе передавать документы и подписывать пояснения. Требование по 248-ФЗ исполняется в течение 10 рабочих дней, и терять их на согласование внутри компании нечем.
Кейс из практики: в медицинской организации, где охрану труда восстанавливали с нуля, пришлось запрашивать описание каждого вида оборудования и по каждому писать отдельную инструкцию. Объём работы оказался кратно больше ожидаемого именно из-за разнородности оборудования: типовой набор для офиса здесь не закрывал ни одной позиции. Чем крупнее компания и чем разнороднее работа, тем сильнее аргумент в пользу отдельных инструкций по видам работ, а не одной общей.
Отдельно про пилот. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: она снимает основную часть ошибок настройки маршрутов и ознакомлений, которые иначе всплывут уже на выгрузке для инспектора. И мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней — совпадение этих дат суд читает не в пользу работодателя.
Сколько стоит ошибка в кадровых документах
Цена ошибки считается не стоимостью переоформления документа. Основные составы для работодателя собраны в двух статьях КоАП, и суммы по ним отличаются на порядок.
| Норма | Должностное лицо | Юридическое лицо |
|---|---|---|
| Часть 1 статьи 5.27: нарушение трудового законодательства | предупреждение или от 1 000 до 5 000 руб. | от 30 000 до 50 000 руб. |
| Часть 2 статьи 5.27: повторное нарушение | от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация от 1 до 3 лет | от 50 000 до 70 000 руб. |
| Часть 4 статьи 5.27: уклонение от оформления трудового договора или договор ГПХ вместо трудового | от 10 000 до 20 000 руб. | от 50 000 до 100 000 руб. |
| Часть 3 статьи 5.27.1: допуск к работе без обучения и проверки знаний, без медосмотра | от 15 000 до 25 000 руб. | от 110 000 до 130 000 руб. |
| Часть 5 статьи 5.27.1: повторное аналогичное нарушение | от 30 000 до 40 000 руб. или дисквалификация от 1 до 3 лет | от 100 000 до 200 000 руб. либо приостановление деятельности до 90 суток |
| Часть 2 статьи 13.11: обработка персональных данных без согласия, когда оно требуется | по решению Роскомнадзора | от 300 000 до 700 000 руб. |
Полезно знать: штраф по части 3 статьи 5.27.1 КоАП считается по каждому работнику, допущенному без обучения. Не один штраф на компанию, а нарушение по каждому человеку: 15 необученных работников превращают верхнюю границу в сумму, сопоставимую с годовым бюджетом обучения средней компании.
Когда усиленная подготовка к проверке избыточна
Полный аудит комплекта с привлечением внешних специалистов нужен не всем и не всегда. Есть ситуации, где потраченные деньги и время не меняют результат.
Компании с численностью до 15 работников, без вредных и опасных условий труда, без подрядчиков на территории и без дистанционных сотрудников закрывают подготовку самостоятельно: проверочные листы по их профилю короткие, а блок охраны труда сводится к инструктажам и обучению по базовым программам. Внешний аудит здесь окупается только при наличии конкретного повода — обращения работника или уже полученного требования.
Перевод документов в электронный вид не решает проблему, если расхождения уже накоплены на бумаге. Система фиксирует то, что в неё загрузили: неверная дата инструктажа в электронном журнале остаётся неверной датой. Сначала сверка и исправление, потом перенос — обратный порядок только переводит ошибки в новый формат и делает их нагляднее для проверяющего.
И отдельно: если основанием стало обращение конкретного работника, готовить весь массив документов по компании смысла нет. Мероприятие по обращению ограничено его предметом, и ресурс разумнее направить на блок, к которому относится жалоба, и на смежные документы по этому работнику.
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид
Стоимость зависит от численности работников и от того, нужны ли интеграция с учётной системой и электронный архив. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.
| Тариф или услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | по мере подключения |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и SLA считаются отдельно. Актуальные условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
УКЭП в тариф не входит и оформляется через партнёров-удостоверяющих центров. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Контроль в сфере труда сместился с календаря на сигналы: плановые мероприятия остались для высокого риска, остальное приходит через индикаторы, обращения работников и профилактические визиты. Инспектор при этом работает по закрытому списку вопросов проверочного листа, а находит преимущественно расхождения между документами — дату инструктажа позже даты приёма, необученную комиссию, отсутствующий лист ознакомления, неполную выгрузку электронного комплекта. Сверка документов между собой заранее и выгрузка одного документа каждого вида на пробу закрывают большую часть риска ещё до получения требования.
Мы в Добыто выстраиваем кадровый документооборот так, чтобы сроки по каждому работнику вёл не человек, а система, а выгрузка для проверки давала комплект целиком: документ, файл подписи и доверенность. Пилотная группа перед раскаткой на всю компанию снимает большую часть ошибок настройки, из-за которых потом и возникают расхождения в датах и ознакомлениях.
Частые вопросы
Обязан ли работодатель предъявлять инспектору бумажные подлинники, если компания перешла на КЭДО
По документам, переведённым в электронный вид в порядке статей 22.1-22.3 ТК РФ, бумажные экземпляры не создаются, и требовать их инспектор не может. Но распечатка электронного документа подлинником не становится: это копия, и она должна быть заверена оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Часть документов при этом остаётся бумажной независимо от перехода: акт о несчастном случае, приказ об увольнении, журнал инструктажей, бумажная трудовая книжка тех, кто её сохранил.
Что делать, если 10 рабочих дней на подготовку документов не хватает
Направьте ходатайство о продлении срока с указанием причин и требуемого срока. Инспектор рассматривает его и в течение 24 часов продлевает срок либо отказывает. Молчание вместо ходатайства трактуется как непредставление документов, и это самостоятельное основание для претензий, отдельное от того нарушения, ради которого документы запрашивали.
Можно ли отказаться от профилактического визита
От обязательного профилактического визита формально отказаться можно, но уклонение само по себе даёт основание для внеплановой контрольной процедуры. Визит проводится для информирования и консультирования работодателя об обязательных требованиях, административное производство по его итогам не возбуждается. Практический смысл в том, что это единственный формат, где комплект документов можно показать и получить замечания без штрафа.
Проверяет ли инспекция документы по исполнителям на договорах ГПХ и самозанятым
Требования к работникам по трудовому договору на исполнителей по гражданско-правовым договорам не переносятся, и обучению по правилам для работников они не подлежат. Но взаимодействие более чем с 35 самозанятыми, каждый из которых получает от организации свыше 35 тысяч рублей в месяц, работает с ней более трёх месяцев и получает от неё 75 и более процентов дохода, входит в перечень индикаторов риска. При переквалификации отношений в трудовые у работодателя мгновенно возникает группа работников без обучения и без кадровых документов.
Нужна ли машиночитаемая доверенность, если кадровые документы подписывает не директор
Если документ подписывается по доверенности, машиночитаемая доверенность входит в комплект кадрового документа как обязательная часть, а не как приложение к процессу. Это значит, что при выгрузке для проверки она должна выгружаться вместе с документом и файлом подписи. И отдельное следствие: при увольнении уполномоченного работника первой отзывается именно доверенность, а не учётная запись.
Сколько хранить кадровые документы после перехода на электронный вид
Сроки хранения от формата не зависят: графики отпусков и табели — 5 лет, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет в зависимости от даты создания, штатные расписания и локальные нормативные акты — постоянно. Сроки и правила хранения задаёт Росархив, а требования к форматам кадровых электронных документов — Минтруд, и это разные наборы требований, которые проверяются отдельно.
Что проверить в системе КЭДО, если проверка уже назначена
Выгрузите по одному документу каждого вида и посмотрите на состав комплекта: файл документа, отдельный файл подписи, доверенность при подписании по ней. Затем откройте локальный акт и найдите в нём описанный порядок идентификации работника при подписании — при его отсутствии технически исправная подпись вопрос не закрывает. Третье: сверьте по журналу системы даты выдачи подписей с датами первых кадровых действий по этим работникам.
