Условия приема на работу которые компания обязана соблюсти

Условия приёма на работу, которые компания обязана соблюсти, задаёт Трудовой кодекс РФ, и от численности штата они не зависят. Трудовой договор оформляется письменно не позднее 3 рабочих дней с момента фактического допуска. С ЛНА работника знакомят до того, как он подписал договор. Приказ о приёме объявляют под роспись в 3-дневный срок с начала работы, а сведения ЕФС-1 уходят в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. До начала работы проводится вводный инструктаж по охране труда. Документы от кандидата ограничены закрытым перечнем статьи 65 ТК РФ. Набор обязанностей зависит от категории работника: офисному специалисту хватает базового комплекта, педагогу нужны справка о несудимости и медицинская книжка, несовершеннолетнему — согласия по возрастному порогу и договор без испытания, иностранцу — патент или разрешение на работу и уведомление МВД в течение 3 рабочих дней.

Здесь разобраны три рабочие задачи работодателя: собрать документы без лишних требований, выстроить очерёдность ЛНА, договора и приказа так, чтобы она прошла проверку ГИТ, и установить испытательный срок, после которого увольнение устоит в суде. Отдельно — охрана труда при приёме после поправок в Правила № 2464, вступивших в силу 31 августа 2026 года, и приём через КЭДО с подписью в Госключе. Штрафы по каждому условию, стоимость электронного оформления, образцы документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Обязательные условия приёма: норма, срок и последствия нарушения

В таблице собраны обязанности работодателя по каждому новому сотруднику и штрафы для юридического лица, которые наступают при их нарушении. Для должностных лиц и ИП суммы ниже.

Самые крупные суммы приходятся на уведомления в государственные органы, о которых кадровая служба узнаёт уже после выхода человека: по иностранцу и бывшему служащему штраф превышает все внутренние нарушения оформления вместе взятые. Фактический допуск к работе без договора кодекс приравнивает к заключению договора, поэтому устный наём не освобождает работодателя ни от одного пункта таблицы.

Порядок действий при найме бывшего служащего, с формой сообщения и списком должностей, на которые распространяется ограничение, Роструд разбирает в инструкции о приёме на работу бывшего государственного или муниципального служащего на портале Онлайнинспекция.РФ. Сведения о последнем месте службы стоит запросить у кандидата в анкете до подписания договора: 10-дневный срок идёт независимо от того, знал ли кадровик о прошлой службе.

Документы при приёме: закрытый перечень статьи 65 ТК РФ

Перечень в статье 65 ТК РФ закрытый. Документы делятся на три слоя, которые на практике постоянно смешивают: обязательные для всех, обязательные для отдельных категорий и те, что работник приносит по своей инициативе.

Обязательные для всех:

1. Паспорт с отметкой о регистрации по месту пребывания, а при её отсутствии — справка из МВД. Деталь существенна для компаний, которые нанимают приезжих.
2. Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности. Исключение — человек устраивается впервые или идёт на совместительство.
3. СНИЛС — документ о регистрации в системе персонифицированного учёта.
4. Документы воинского учёта для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву: военный билет или удостоверение призывника.
5. Документы об образовании и квалификации, если работа требует специальных знаний.
6. Медицинская книжка — для работников образования, торговли, медицины и общественного питания.

Тем, кто устраивается впервые, бумажную трудовую книжку не заводят: сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде и передаются в Социальный фонд России.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Расширить перечень статьи 65 могут только три источника: федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и внутренний регламент компании такого права не дают. Когда служба безопасности просит у кандидата справку о доходах с прошлого места или характеристику, законного основания нет: кандидат вправе отказаться, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя.»

Полезно знать: ИНН при приёме требовать нельзя — налоговая не вправе отказать в приёме отчётности, где у получателя дохода ИНН не указан. Свидетельства о рождении детей работник приносит сам, если хочет получить вычет или гарантии: их место в бухгалтерии, а не в личном деле.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Дополнительные документы для педагогов, несовершеннолетних, иностранцев и совместителей

Для отдельных категорий к базовому комплекту добавляются документы, без которых работника нельзя допускать к работе. Отсутствие такого документа — законное основание не заключать договор.

По педагогам главный риск — допустить человека к работе до получения справки о судимости: запрос через Госуслуги занимает время, и выход на работу стоит планировать с учётом этого срока, а не по дате собеседования. По несовершеннолетним комплект определяется возрастом на дату договора и статусом ребёнка, поэтому паспорта недостаточно.

Важный нюанс из практики: совместителя, которого берут на вредное производство, обязательно спрашивают об условиях труда на основном месте. Если справку не запросили и человек два года отработал с двойной вредностью, ответственность лежит на работодателе, который принял его по совместительству, а не на работнике.

Когда отказать в приёме можно, а когда нельзя

Статья 64 ТК РФ запрещает отказ по обстоятельствам, не связанным с деловыми качествами кандидата: полу, возрасту, месту жительства, наличию детей, беременности. Отказать нельзя и работнику, приглашённому в порядке перевода от другого работодателя, в течение месяца со дня увольнения с прежнего места. По требованию кандидата работодатель сообщает причину отказа письменно не позднее чем через 7 рабочих дней, и этот отказ кандидат вправе обжаловать в суде. Законный отказ опирается на требования к должности: квалификацию, стаж, медицинские противопоказания, ограничения статьи 351.1 ТК РФ для педагогов, отсутствие разрешения на работу у иностранца. Формулировку письма стоит сверять с этими требованиями: причина в отказе должна совпадать с условием, которое прописано в должностной инструкции или в законе.

Порядок оформления: ЛНА, трудовой договор, приказ

До подписания трудового договора работника знакомят под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, должностной инструкцией и другими ЛНА, связанными с его работой. Так требует часть 3 статьи 68 ТК РФ. Допустимо проводить ознакомление в момент подписания договора. Ознакомление после подписи — уже нарушение, и на него приходится основная часть претензий инспекции к личным делам новичков.

Договор составляют в 2 экземплярах, по одному каждой стороне. В нём фиксируют место работы, трудовую функцию, дату начала работы, условия оплаты, режим, условия труда на рабочем месте и гарантии для работ с вредными факторами. Для срочного договора указывают дату окончания и причину срочности: перечень оснований в кодексе закрытый. Испытательный срок, если он нужен, тоже попадает в договор, иначе работник считается принятым без испытания. Если договор на нескольких листах, подпись сторон на каждой странице требованием закона не является, но исключает подмену листа при споре о содержании.

На основании договора издаётся приказ о приёме, например по форме Т-1. Его содержание должно совпадать с условиями договора: должность, подразделение, оклад, испытание. Приказ объявляют работнику под роспись в 3-дневный срок со дня фактического начала работы, по его просьбе выдают заверенную копию.

В КЭДО Добыто ознакомление с ЛНА и подписание договора проходят отдельными шагами одного маршрута, и каждый шаг получает отметку времени. При проверке очерёдность подтверждается данными системы, а не датой, вписанной от руки на листе ознакомления.

Работодатели — субъекты малого бизнеса, отнесённые к микропредприятиям, вправе частично или полностью отказаться от ЛНА и заключать трудовые договоры по типовой форме. Право есть только у микропредприятия с численностью до 15 человек. Малое предприятие, до 100 человек, этим послаблением не пользуется.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Ошибка в одной цифре здесь дорого обходится. Компания на 80 человек, которая сочла себя микропредприятием, решит, что может работать без ЛНА, и получит нарушение по каждому отсутствующему акту. Категорию субъекта мы проверяем по единому реестру субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте налоговой службы, а не по памяти.»

Для работников государственных и муниципальных учреждений есть отдельная практика: по рекомендациям Минтруда в трудовой договор или дополнительное соглашение вносят продолжительность основного и дополнительных отпусков и меры социальной поддержки.

Как оформить приём сотрудника по ТК РФ: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите форму отношений: постоянная работа, совместительство или срочная работа под конкретную задачу. Выбор между трудовым договором и договором ГПХ определяется существом отношений: если человек выполняет трудовую функцию по графику и подчиняется распорядку, это трудовой договор.
2. Шаг 2. Сверьте кандидата с требованиями должности: ограничения по здоровью, возрасту, квалификации и стажу, запреты статьи 351.1 ТК РФ для работы с детьми, статус иностранного гражданина.
3. Шаг 3. Примите заявление и документы по статье 65 ТК РФ, для отдельных категорий — дополнительные справки и согласия. Документы сверх перечня не запрашивайте.
4. Шаг 4. Если должность требует предварительного медосмотра, выдайте направление. Медосмотр оплачивает работодатель, и проходит он до допуска к работе.
5. Шаг 5. Ознакомьте кандидата под подпись с ЛНА, связанными с его трудовой функцией, включая должностную инструкцию.
6. Шаг 6. Подпишите трудовой договор в 2 экземплярах или в электронном виде через КЭДО. Если человек уже приступил к работе, срок оформления — 3 рабочих дня с даты допуска.
7. Шаг 7. Издайте приказ о приёме и ознакомьте с ним работника под роспись в 3-дневный срок с начала работы.
8. Шаг 8. До начала работы проведите вводный инструктаж, затем первичный инструктаж на рабочем месте и стажировку, если они требуются для должности.
9. Шаг 9. Внесите запись в трудовую книжку, если работник её ведёт, и подайте ЕФС-1 не позднее рабочего дня после приказа. По иностранцу направьте уведомление в МВД, по бывшему служащему — сообщение прежнему работодателю, по военнообязанному — сведения в военкомат.

Шаги 4, 5 и 8 выполняются до первого рабочего дня, а не после него: именно их отсутствие ГИТ выявляет по датам в документах без выезда на место.

Образцы документов для оформления приёма на работу

Комплект покрывает основной путь оформления; начинать удобнее с трудового договора, потому что приказ и остальные документы повторяют его условия.

Охрана труда при приёме: инструктажи, стажировка, медосмотр

Вводный инструктаж обязателен для каждого нового работника, от курьера до генерального директора. Документы по охране труда нужны любой организации независимо от численности. Единственное исключение — компания, где все работники, включая руководителя, трудятся дистанционно: тогда достаточно инструкций к выданному ноутбуку, а если работодатель ничего не выдаёт, документы не требуются.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Кейс из практики: офисная компания на 10-15 человек в бизнес-центре. Работник поехал на лифте между этажами по рабочему делу, лифт сломался, человек получил тяжёлые травмы. Компания не отвечала ни за лифт, ни за здание, но травма получена в рабочее время при выполнении трудовых функций. Итог — расследование несчастного случая на производстве с проверкой инструктажей и обучения. Сходный случай — бухгалтер, которая встала на крутящийся стул, чтобы убрать папку, и сломала ногу. Довод о том, что в офисе ничего не случается, при расследовании не работает.

С 31 августа 2026 года действуют поправки в Правила обучения по охране труда № 2464, внесённые постановлением Правительства от 30.06.2026 № 805. Срок действия самих Правил продлён до 1 сентября 2032 года. Для приёма на работу значимы четыре изменения:

• от первичного инструктажа и обучения можно освободить только работника, чья деятельность связана исключительно с опасностью от персонального компьютера и офисной техники;
• впервые начавшим трудовую деятельность и допущенным к работам повышенной опасности повторный инструктаж проводят не реже 1 раза в 3 месяца в течение первого года, дальше — не реже 1 раза в 6 месяцев;
• минимальная стажировка осталась 2 смены: увеличение до 5 смен в итоговую редакцию не вошло;
• при переводе, смене наименования рабочего места и оформлении внутреннего совместительства вводный инструктаж, повторное обучение и проверка знаний не нужны, если сохраняются условия труда, источники опасности, уровни профессиональных рисков и характер работы.

Инструктаж на рабочем месте может проводить не любой руководитель, а только лицо, которое прошло обучение по программе Б и по той программе В, по которой оно инструктирует. Руководителя организации или филиала вправе инструктировать специалист по охране труда или иной работник, назначенный приказом.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Право проводить инструктаж определяется составом пройденных программ, а не приказом о назначении. Приказ без программы Б и соответствующей программы В такого права не даёт, и инструктаж, проведённый этим человеком, при расследовании несчастного случая оспаривается целиком. Перед приёмом новых людей сверьте программы у всех, кто инструктирует на местах.»

Предварительный медосмотр по статье 220 ТК РФ проходят работники с вредными и опасными факторами, несовершеннолетние, работники образования, торговли, общественного питания, медицины и другие категории, перечисленные в законе и приказах Минздрава. Направление выдаёт работодатель, он же оплачивает осмотр. Схема «пусть пройдёт сам, потом компенсируем» для несовершеннолетних прямо не соответствует норме: медосмотр оплачивается до допуска, а не компенсируется. Для офисных работников, которые работают только с компьютером при классе условий труда 2, Минтруд в разъяснениях допускал отказ от медосмотра.

Проверить готовность к приёму можно по трём документам: приказ об ответственном за охрану труда, программа вводного инструктажа с перечнем освобождённых от первичного и протоколы обучения у тех, кто инструктирует.

Испытательный срок: кому нельзя и как сохранить право уволить по итогам

Условие об испытании включают в трудовой договор по соглашению сторон. Предельный срок — 3 месяца. Для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных подразделений — 6 месяцев, если федеральный закон не устанавливает иное. При срочном договоре на 2-6 месяцев испытание не превышает 2 недель.

По статье 70 ТК РФ испытание не устанавливают: беременным, женщинам с детьми до 3 лет, несовершеннолетним, избранным по конкурсу и на выборную должность, выпускникам вузов и колледжей с государственной аккредитацией, которые впервые устраиваются по специальности в течение года после окончания обучения, приглашённым в порядке перевода от другого работодателя и заключающим договор на срок до 2 месяцев.

Кассационные суды в спорах об испытании решают два практических вопроса, и оба в пользу работника:

• Повторное испытание на ту же должность. Работодатель неоднократно заключал с сотрудником договоры на одну и ту же должность и каждый раз устанавливал новое испытание. Каждый договор по отдельности был законным, но суд признал схему злоупотреблением правом, направленным на обход ограничения из части 5 статьи 70 ТК РФ, а увольнение по части 1 статьи 71 — незаконным. Верховный Суд этот вывод поддержал.
• Испытание восстановленному работнику. После восстановления по суду работнику оформили дополнительное соглашение с испытанием на 3 месяца. Суд признал условие незаконным и взыскал компенсацию морального вреда: восстановление возвращает прежние отношения, а не оформляет новый приём.

Важный нюанс из практики: увольнение по итогам испытания отменяют, если работника не ознакомили с должностной инструкцией, а обязанности не прописаны ни в договоре, ни в других ЛНА. В одном из дел суд учёл и то, что у работника не было доступа к удалённому рабочему столу. Обязанность доказать неудовлетворительный результат испытания лежит на работодателе, а отсутствие дисциплинарных взысканий, по позиции Конституционного Суда, само по себе не подтверждает успешное прохождение испытания.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Служебная записка руководителя — форма фиксации, а не доказательство. Доказательством её делают приложения: переписка, выгрузки из системы заявок, документы, из которых видно конкретное невыполнение задач. Если порядок оценки результатов испытания описан в ЛНА до приёма, это показывает, что процедура существовала до конфликта, а не придумана под него.»

Минимальный набор, без которого испытание нечем подтвердить: обязанности закреплены в договоре или должностной инструкции, работник ознакомлен с ними под подпись до начала работы, задачи на период испытания доведены и зафиксированы, доступ к рабочим системам выдан в первый день.

Несовершеннолетние: гарантии, которые нельзя отменить соглашением

Сокращённое рабочее время предоставляется всем работникам до 18 лет. Семнадцатилетний с сорокачасовой неделей в договоре — нарушение, которое инспектор выявляет сверкой даты рождения и продолжительности рабочей недели в одном документе. Отпуск несовершеннолетнего — 31 календарный день. Работу сверяют с перечнем запрещённых работ, утверждённым постановлением Правительства № 163, а нормы переноски тяжестей с 1 марта 2026 года — с приказом Минтруда № 369н. Уволить несовершеннолетнего по инициативе работодателя можно только с согласия ГИТ и комиссии по делам несовершеннолетних (статья 269 ТК РФ). Согласие подростка на полную неделю незаконное условие законным не делает.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Подростков разумно принимать по срочному трудовому договору на сезон, проект или каникулы. Тогда расставание наступает с истечением срока, а не после двух согласований. Это не обход гарантий: основание срочности при сезонной работе настоящее, и такая конструкция делает наём подростка приемлемым по риску.»

Приём на работу через КЭДО и Госключ

Статьи 22.1-22.3 ТК РФ позволяют оформить приём полностью в электронном виде: трудовой договор, приказ, ознакомление с ЛНА, согласия и заявления. Работодатель подписывает документы УКЭП, работник — УНЭП или УКЭП, а ПЭП допускается только для тех документов, где её разрешает закон и ЛНА работодателя. Кандидатам, которые принимаются на работу после 31 декабря 2021 года и не имели на эту дату трудового стажа, согласие на КЭДО не требуется. Остальные вправе выбрать бумажное оформление.

Как трудовой договор подписывается электронно

По части 2 статьи 22.3 ТК РФ работник может подписывать документы УНЭП, выпущенной в инфраструктуре Госуслуг, то есть через приложение Госключ. В этом случае отдельное соглашение с работником об использовании УНЭП не заключается. Порядок создания и использования такой подписи установлен постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152. Вход кандидата через подтверждённую учётную запись Госуслуг служит его идентификацией, поэтому очная встреча для выпуска подписи не нужна.

В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП работник может получить через партнёров — удостоверяющие центры. Для ознакомления с ЛНА и подписания договора кандидату достаточно смартфона.

Кейс из практики: банк с собственной КЭДО переводил приём на Госключ. До этого подпись УКЭП требовала очной идентификации, а УНЭП стороннего удостоверяющего центра вызывала у сотрудников много вопросов. Решение — цифровой приём, где кандидата знакомят с порядком подписания уже на этапе отклика на вакансию, а вход в Госуслуги считается идентификацией. Реализация от старта до пилота заняла около 4 месяцев. Результат — стабильное подписание 95% трудовых договоров в Госключе; электронно подписываются также дополнительные соглашения, заявления на увольнение и договоры о материальной ответственности.

Удалённый приём через Госключ: что сделать новому сотруднику

Для дистанционного новичка порядок состоит из четырёх действий: установить приложение и войти по подтверждённой учётной записи Госуслуг, выпустить УНЭП или УКЭП, получить документ из системы КЭДО и подтвердить подпись.

Данные приёма из КЭДО нужны кадровой программе, где формируется ЕФС-1. В Добыто для этого есть готовый модуль для 1С:ЗУП: он устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.

Когда электронный приём не подходит

Электронное оформление не закрывает весь приём. По статье 22.1 ТК РФ в КЭДО не переводятся трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве и документы о прохождении инструктажей по охране труда: вводный инструктаж новичок проходит и подтверждает по правилам охраны труда. Кандидат со стажем до 2022 года вправе отказаться от КЭДО, и тогда комплект оформляется на бумаге. Госключ имеет и практические ограничения: не все сотрудники разбираются в приложении самостоятельно, в его работе бывают технические неполадки, а при самостоятельном подключении обезличенный сертификат выпускает лично руководитель организации и перевыпускает его каждый год. Для компании, где приём идёт через офис с очной явкой и новичков немного, выигрыш от электронного договора меньше, чем для распределённой сети с удалёнными сотрудниками.

Стоимость КЭДО для электронного оформления приёма

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С и электронный архив.

Итоговая сумма складывается из числа сотрудников и тарифа; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальный состав тарифов и условия минимальной оплаты указаны на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Приём на работу по ТК РФ держится на очерёдности: сначала проверка требований к должности и документы в пределах статьи 65, затем ознакомление с ЛНА, договор, приказ и инструктаж, и только после этого первый рабочий день. Самые дорогие ошибки связаны с уведомлениями МВД и прежнего работодателя госслужащего, а испытательный срок работает только тогда, когда обязанности зафиксированы и работник с ними ознакомлен до начала работы. Категория работника меняет комплект: для педагога, подростка, иностранца и совместителя на вредных работах его собирают отдельно.

В сервисе Добыто ознакомление с ЛНА, трудовой договор и приказ подписываются в одном электронном маршруте с отметками времени, поэтому очерёдность приёма подтверждается данными системы, а новичок может оформиться удалённо через Госключ.

Частые вопросы о приёме на работу

Нужно ли вносить педагога в НОБД при приёме на работу в России?

НОБД — национальная образовательная база данных Республики Казахстан, и её порядок регулируется законодательством Казахстана, а не Трудовым кодексом РФ. Российскому работодателю при приёме педагога нужны справка о наличии (отсутствии) судимости, медицинская книжка, документ об образовании и предварительный медосмотр, а сведения о приёме подаются в Социальный фонд России по форме ЕФС-1 не позднее рабочего дня после приказа.

Нужно ли брать у нового работника согласие на обработку персональных данных?

Для заключения и исполнения трудового договора работодатель обрабатывает данные работника без отдельного согласия: основание прямо указано в 152-ФЗ. Письменное согласие требуется, когда данные передаются третьим лицам вне случаев, предусмотренных законом, а на распространение, например на публикацию фотографии и должности на сайте, оформляется отдельное согласие по статье 10.1 152-ФЗ, не объединённое с другими документами.

Продлевается ли испытательный срок, если работник заболел?

Продлить испытание сверх 3 или 6 месяцев по соглашению нельзя, но в срок испытания не засчитываются период временной нетрудоспособности и другие периоды, когда работник фактически отсутствовал на работе. Правило защищает того, кто болел или был в отпуске: если работник просто перестал выходить, суды не принимают довод о том, что это время не входит в испытание, и поддерживают увольнение по части 1 статьи 71 ТК РФ.

Как принять кандидата, у которого нет трудовой книжки?

Если человек устраивается впервые, трудовая книжка не нужна: сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде. Если книжка утрачена или повреждена, по письменному заявлению с указанием причины работодатель оформляет новую, если на работника вообще ведётся бумажная книжка. Сведения о стаже кандидат может представить выпиской СТД-СФР, которую заказывают через Госуслуги или в клиентской службе Социального фонда России.

Можно ли установить испытательный срок совместителю?

Да, для внешнего и внутреннего совместителя испытание устанавливается по общим правилам статьи 70 ТК РФ: условие включается в договор, срок не превышает 3 месяцев, а при договоре на 2-6 месяцев — 2 недель. Запреты те же: несовершеннолетнему, беременной, женщине с ребёнком до 3 лет и другим категориям из статьи 70 испытание не назначают и при совместительстве.

Какой подписью работодатель подписывает трудовой договор в электронном виде?

Со стороны работодателя трудовой договор подписывается только УКЭП руководителя или уполномоченного лица. Работник подписывает его УНЭП или УКЭП; ПЭП для трудового договора не подходит. УНЭП через Госключ работник вправе использовать без отдельного соглашения с работодателем, для УНЭП других удостоверяющих центров такое соглашение нужно.