Приём на работу: порядок оформления и сроки в 2026 году

Приём на работу оформляется трудовым договором, а приказ по статье 68 ТК РФ работодатель издаёт по своему усмотрению. До подписания договора работника знакомят под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и остальными ЛНА, которые касаются его работы: обратный порядок инспектор читает как нарушение. Комплект на приём собирается из документов по статье 65 ТК РФ, согласия на обработку персональных данных и подписи в журнале инструктажа по охране труда. Дальше идут два внешних срока: подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения трудового договора, сведения в военкомат — в течение 5 дней. Главное различие в порядке: на бумаге работник расписывается лично, а при КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ нужны его письменное согласие на электронное взаимодействие и подпись того вида, который закон допускает для конкретного документа.

Дальше разберём порядок по шагам: что готовится до выхода человека, что подписывается в первый день и в какой очерёдности, кому после поправок 2026 года нельзя устанавливать испытание и кто по закону проводит инструктаж на рабочем месте. Покажем таблицу видов подписи по типам кадровых документов и чек-лист готовности к первому дню. Стоимость подключения КЭДО, образцы трудового договора и приказа Т-1, разбор ошибок и ответы про приём педагога и запросы о НОБД — во второй половине статьи.

Что закон требует от работодателя при приёме на работу

Статья 68 ТК РФ с ноября 2021 года выглядит иначе, чем её помнят по старым инструкциям: приём на работу оформляется трудовым договором, а приказ (распоряжение) работодатель издаёт по своему усмотрению на основании уже заключённого договора. Приказ остался удобным основанием для бухгалтерии и для отметки в личной карточке, но сам по себе он больше не создаёт трудовые отношения.

Порядок действий внутри статьи 68 жёстче, чем кажется. Ознакомление с ЛНА идёт до подписания трудового договора, а не после и не в один день с ним. На практике это единственное место процедуры, где последовательность важнее содержания: комплект правил может быть безупречным, но если лист ознакомления датирован тем же числом, что и договор, или более поздним, доказать соблюдение порядка сложно.

Второй норматив, без которого приём не собирается, — статья 65 ТК РФ с перечнем документов от кандидата: паспорт, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта, документы воинского учёта для военнообязанных, документ об образовании и квалификации, если работа требует специальных знаний, а по отдельным категориям — справка о наличии или отсутствии судимости. Требовать документы сверх этого перечня работодатель не вправе, и это ограничение работает и при бумажном оформлении, и при КЭДО.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах по электронным кадровым документам суд проверяет четыре обстоятельства подряд: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом о КЭДО, использовал ли он электронную подпись и получил ли он сам документ. Порядок именно такой, и если рассыпается первое, до подписи конкретного документа дело просто не доходит. Поэтому перед приёмом первого человека в электронном виде проверьте, есть ли у вас приказ о введении КЭДО, положение и перечень документов, на которые оно распространяется.»

Что меняется в зависимости от того, кого вы принимаете

Универсального комплекта на приём не существует: категория работника добавляет к базовому набору отдельные обязанности и меняет сроки.

Порог для срочных договоров в малом бизнесе вырос с 35 до 70 человек только с 1 сентября 2026 года. Если вы работаете по шаблону договора, собранному раньше, ссылку на численность в преамбуле стоит перепроверить.

Пребординг: что делается между офером и первым рабочим днём

Между согласованным офером и выходом человека проходит примерно одна-две недели: кандидат дорабатывает на прежнем месте. Этот промежуток закрывает большую часть проблем первого дня, если использовать его на сбор документов и подготовку рабочего места, а не на ожидание.

Проверка кандидата тоже относится к этому периоду. Она законна только при письменном согласии на обработку персональных данных по 152-ФЗ, и запрашивать в ней можно то, что связано с трудовой функцией. Отдельное согласие потребуется на проверку кредитной истории: это самостоятельное основание, а не часть общего согласия.

В практике Добыто самая частая заминка пребординга — не проверка и не документы, а доступы. Задачи в ИТ и административный отдел ставятся в день выхода, техника приезжает к обеду, и человек первые сутки ходит между отделами вместо работы. Рассылка задач по внутренним подразделениям в момент согласования офера снимает эту потерю целиком.

Чек-лист готовности к первому рабочему дню

Проверьте до выхода человека, а не утром понедельника:

1. Должность есть в штатном расписании и её наименование совпадает с тем, что уйдёт в трудовой договор и в ЕФС-1. С 1 января 2026 года действует классификатор ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94: при смене наименования или кода должности нужен приказ об изменении штатного расписания и обновление справочников в кадровой программе.
2. Оклад не ниже регионального МРОТ. Федеральный МРОТ на 2026 год — 27 093 рубля, в Москве — 32 916 рублей. Сверяться нужно с региональным значением.
3. Комплект ЛНА собран и актуален: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных, должностная инструкция.
4. Документы от кандидата получены заранее — сканы по перечню статьи 65 ТК РФ и подписанное согласие на обработку персональных данных.
5. Рабочее место и доступы готовы: техника, учётные записи, права в системах. Задачи в ИТ, административный отдел и службу безопасности ставятся в день согласования офера, а не в день выхода.
6. Решено, в каком виде идёт оформление — на бумаге или через КЭДО, и есть ли у работника согласие и подпись нужного вида.

Комплект документов на приём и порядок подписания

Последовательность в первый день выглядит так: ознакомление с ЛНА, затем трудовой договор в двух экземплярах, затем приказ, если вы его издаёте, затем сопутствующие заявления и журналы. Ошибка в очерёдности стоит дороже ошибки в формулировке: переподписать документ можно, а восстановить хронологию ознакомления — нет.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Заявления о приёме на работу в этом перечне нет: ТК РФ его не требует, и отсутствие такого заявления нарушением не является. Компании оставляют его как внутреннюю практику, чтобы зафиксировать дату выхода и визы согласующих.

Как оформить приём работника: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте должность в штатном расписании, оклад против регионального МРОТ и наличие вакансии на дату выхода.
2. Шаг 2. Возьмите согласие на обработку персональных данных и соберите документы по статье 65 ТК РФ. При КЭДО — ещё и согласие на электронное взаимодействие по статье 22.2 ТК РФ.
3. Шаг 3. Направьте кандидата на предварительный медосмотр, если он обязателен по статье 213 ТК РФ или по возрасту работника.
4. Шаг 4. Ознакомьте работника с ЛНА под подпись и зафиксируйте дату. Только после этого подписывайте трудовой договор в двух экземплярах.
5. Шаг 5. Издайте приказ, если он вам нужен, и внесите запись в трудовую книжку или сформируйте сведения о трудовой деятельности.
6. Шаг 6. Проведите вводный инструктаж и инструктаж на рабочем месте, оформите стажировку, если она предусмотрена для этой должности.
7. Шаг 7. Подайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня и сведения в военкомат в течение 5 дней.

Подпишите комплект документов на приём электронной подписью

1 Загрузите файлы:

Перетащите или выберите файлы Максимальный размер файла 100 МБПринимаем файлы любого формата.

2 Выберите электронную подпись:

Выбрать подпись

Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ

3 Выберите вид подписи:

Присоединенная подписьОдин файл: документ и подпись внутри него.

Открепленная подписьДва файла: сам документ и отдельный файл подписи (.sig).

Добавить существующую подпись

Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.

Нажимая кнопку «Подписать», я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ «О персональных данных», на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных. Подписать

Пришёл документ с подписью?

Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.

Проверить подпись

Кейс из практики: в ИТ-компании на 450 человек с потоком 15-25 закрытых вакансий в месяц оформление нового сотрудника занимало половину первого рабочего дня: кадровик вручную заносил данные, печатал комплект, работник ошибался в местах подписи, часть документов уходила на перепечатку. После переноса сбора данных в анкету, которую кандидат заполняет до выхода, и подписания комплекта электронной подписью оформление в отделе кадров сократилось до 30 минут, а ознакомление с ЛНА — до 20-30 минут рабочего времени первого дня.

Образцы кадровых документов для оформления приёма

Комплект собран под один сценарий — приём на основное место работы; начинать удобнее с трудового договора, остальное подстраивается под него.

Приём через КЭДО: какая подпись нужна для каждого документа

Электронный приём работает только на введённом КЭДО. Введённый — значит есть приказ о введении, положение о кадровом электронном документообороте, перечень документов и категорий работников, на которые оно распространяется, и порядок создания личного кабинета. Согласие работника по статье 22.2 ТК РФ берётся отдельно от согласия на обработку персональных данных: это разные документы с разным предметом.

Отдельная норма снимает часть нагрузки при найме молодых специалистов: согласие на КЭДО не требуется от лиц, принимаемых на работу после 31 декабря 2021 года, у которых по состоянию на эту дату не было трудового стажа. Для всех остальных согласие обязательно, а отказ работника не блокирует приём: с ним просто продолжается бумажное взаимодействие.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Последняя строка таблицы регулярно оказывается неожиданностью на внедрении. Приказ об увольнении и акт ознакомления с ним оформляются исключительно на бумаге по статье 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полностью безбумажного кадрового цикла не получится ни при каком сервисе.

Если приём идёт через цифровую платформу «Работа в России», набор подписей отличается: работник может использовать УКЭП, УНЭП или простую электронную подпись, ключ которой получен при личной явке через ЕСИА. Это отдельный канал взаимодействия со своим правовым режимом, а не разновидность корпоративного КЭДО.

Испытательный срок: кому его нельзя устанавливать

Условие об испытании включается только в трудовой договор и только при его заключении. Если человек фактически допущен к работе до подписания договора, испытание оформляется отдельным соглашением, подписанным до начала работы. Задним числом такое условие не появляется.

Общий предел — 3 месяца, для руководителей организаций, их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов и представительств — до 6 месяцев. При срочном договоре на срок от 2 до 6 месяцев испытание не превышает 2 недель. Результат испытания при неудовлетворительном исходе оформляется предупреждением работника в письменной форме не позднее чем за 3 дня с указанием причин.

С 1 сентября 2026 года по Федеральному закону от 25.05.2026 № 144-ФЗ запрет на установление испытания расширен: он теперь охватывает женщин с детьми до трёх лет, тогда как раньше речь шла о детях до полутора лет. Шаблоны трудовых договоров, собранные до этой даты, эту категорию не отсекают.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Проверьте у себя два места в шаблоне договора: категорию работников, которым испытание не устанавливается, и срок испытания для руководящих должностей. С сентября 2026 года женщины с детьми до трёх лет попали в перечень тех, кому испытание устанавливать нельзя, а в большинстве шаблонов там до сих пор стоит полтора года. Условие, включённое в договор вопреки запрету, не применяется, и уволить по результатам испытания на его основании не получится.»

Охрана труда при приёме на работу: инструктажи и стажировка

Обучение по охране труда — общее понятие, внутри которого пять разных процессов: инструктажи, стажировка на рабочем месте, обучение оказанию первой помощи, обучение по использованию средств индивидуальной защиты и обучение требованиям охраны труда по программам. Из них к приёму относятся первые два, и именно на них чаще всего строится нарушение.

Вводный инструктаж проводит специалист по охране труда либо иное лицо, назначенное приказом; если специалиста в штате нет — руководитель организации. Инструктаж на рабочем месте проводит непосредственный руководитель работника. Ситуация, когда слесарю из первого цеха инструктаж на рабочем месте фиксирует начальник конструкторского отдела, нарушением остаётся независимо от того, насколько аккуратно заполнен журнал.

Освобождение от инструктажа на рабочем месте строится от фактических опасностей, а не от слова «офисный» в названии подразделения. Начальник конструкторского отдела, который выезжает на строящиеся объекты, под освобождение не подпадает, даже если по спецоценке у него класс 2. Юриста освободить можно, если он не выезжает в суды в рабочее время. Педагогических работников освободить нельзя: они выходят с детьми в походы, на соревнования и выставки, где спектр опасностей заведомо шире офисного.

Проверить готовность своих кадровых процедур до визита инспектора можно самостоятельно: Роструд ведёт сервис самопроверки «Электронный инспектор», где работодатель проходит те же проверочные листы, по которым работает ГИТ.

Первый рабочий день и первые три месяца

Внутреннее решение остаться в компании человек принимает в первые один-три дня, а дальше подтверждает его для себя фактами. Поэтому первый день строится не вокруг стопки бумаг, а вокруг четырёх вещей: подписанного комплекта, рабочего места с готовыми доступами, знакомства с командой и установочной встречи с непосредственным руководителем.

На установочной встрече руководитель передаёт план онбординга. В нём фиксируются цели на период, критерии, по которым работника будут оценивать по итогам испытания, список обучений и порядок знакомства с коллегами. Три месяца берутся не случайно: этот горизонт совпадает со стандартным испытательным сроком по ТК РФ и с типичным сроком выхода специалиста на самостоятельную работу. Для сложных руководящих ролей срок растягивается до полугода и дольше.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Оформление и бытовые вопросы съедают первый день целиком, если их не вынести в пребординг. Сдвиньте сбор документов и выпуск подписи на неделю раньше, а на первый день оставьте установочную встречу с руководителем и план онбординга. По нашим наблюдениям, ознакомление с ЛНА не должно занимать больше 20-30 минут рабочего времени: всё остальное время новичка стоит потратить на людей и задачи.»

Важный нюанс из практики: адаптация быстрее идёт там, где к новичку прикреплён наставник из числа действующих сотрудников, а не сторонний тренер. Схема простая: сначала новичок наблюдает за работой наставника, потом работает сам под присмотром, потом присмотр снимается. Наставничество оформляется приказом о назначении наставника, и с 2025 года у него есть прямое основание в статье 351.8 ТК РФ.

В сервисе Добыто КЭДО документы на приём собираются из шаблонов с автоподстановкой данных сотрудника и уходят по настроенному маршруту согласования, а статус каждого документа виден в общей таблице. Маршруты настраиваются под структуру компании: где-то подписывает один директор, где-то до него стоит цепочка согласующих.

Что нужно сделать после подписания комплекта

Приём не заканчивается подписью работника. Дальше идут внешние обязанности с жёсткими сроками, и именно на них компании чаще всего попадают на штраф, потому что кадровик считает процедуру закрытой.

Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подаётся в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения трудового договора или издания приказа о приёме. Код трудовой функции берётся из ОКЗ, связанного с новым классификатором ОК 016-2025.

Сведения в военкомат о приёме военнообязанного направляются в течение 5 дней. Срок считается в календарных днях со дня заключения трудового договора. Ответственность за нарушение — по статье 21.4 КоАП, на должностное лицо от 40 000 до 50 000 рублей.

Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности. Если у работника ведётся бумажная книжка, запись вносится в установленный срок и фиксируется в книге учёта движения трудовых книжек. Работникам, перешедшим на электронные сведения, по их заявлению выдаётся форма СТД-Р.

Ошибки при приёме и во что они обходятся

Ошибки в оформлении приёма редко всплывают сразу. Они срабатывают через полгода-год: при проверке ГИТ, при споре об увольнении или при несчастном случае. К этому моменту исправить хронологию уже нельзя.

1. Ознакомление с ЛНА после подписания договора. Так делают ради скорости: проще дать человеку один раз расписаться во всём подряд. Нарушение части 2 статьи 68 ТК РФ по части 1 статьи 5.27 КоАП стоит юридическому лицу от 30 000 до 50 000 рублей, а в споре снимает у работодателя опору на внутренние правила.
2. Фактический допуск без договора дольше 3 рабочих дней. Мотив тот же: человек уже вышел, документы «дооформим». Квалификация — ненадлежащее оформление трудового договора по части 4 статьи 5.27 КоАП, до 100 000 рублей на юридическое лицо.
3. Допуск к работе без обучения и проверки знаний по охране труда. Часть 3 статьи 5.27.1 КоАП — от 110 000 до 130 000 рублей на юридическое лицо за каждого такого работника.
4. Электронное подписание без введённого КЭДО и без согласия работника. Здесь цена не в штрафе, а в том, что весь комплект документов на приём теряет доказательственную силу в споре.
5. Обмен кадровыми документами по электронной почте без закрепления в ЛНА. Суды признают такую переписку, когда обмен системный и порядок описан локальным актом. Состояние, при котором все переписываются, но нигде это не описано, — самое уязвимое из возможных.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Журнал действий в системе не выборочный: он показывает и то, что работает на работодателя, и то, что против него — дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Мы смотрим журнал подписания до того, как спор начался: перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт. После начала спора выгрузка уже ничего не меняет.»

Когда переводить приём в электронный вид не стоит

КЭДО не универсальное решение, и часть сценариев закрывается бумагой дешевле и быстрее.

Первый случай — штат до 10-15 человек с редким наймом. Затраты на введение КЭДО складываются не из тарифа, а из подготовки приказа, положения, перечня документов и сбора согласий; при двух приёмах в год эта работа не окупается.

Второй случай — производство, где часть комплекта всё равно остаётся бумажной: журнал инструктажей, трудовые книжки, приказ об увольнении. Здесь КЭДО имеет смысл вводить не ради приёма, а ради потока заявлений, ознакомлений с ЛНА и расчётных листков.

Третий случай — компания, у которой ещё не наведён порядок в бумажных процессах. Электронный документооборот не исправляет несобранный комплект ЛНА и не заменяет штатное расписание; он ускоряет то, что уже выстроено. В практике Добыто мы закладываем пилотную группу на одно подразделение перед раскаткой на всю компанию именно поэтому: ошибки в маршрутах и шаблонах вылезают на первых десяти приёмах, а не на трёхстах.

Стоимость подключения КЭДО для оформления приёма

Стоимость зависит от численности сотрудников и от набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны, электронный архив и уровень поддержки различаются по тарифам.

Итоговая сумма считается от численности и выбранного набора функций, поэтому при штате около 50 человек разница между тарифами проявляется не в цене за сотрудника, а в интеграции с 1С и электронном архиве. Актуальные условия и состав каждого пакета собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: там же указано, что подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.

Данные по стоимости приведены на дату публикации. При смене тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начать с «Старта» на пилотной группе и перейти на «Бизнес» после раскатки — рабочий сценарий, а не потеря денег.

Выводы

Приём работника держится на трёх точках: правильная очерёдность (ЛНА, потом договор), полный комплект по статье 65 ТК РФ и соблюдение внешних сроков после подписания — следующий рабочий день для ЕФС-1 и 5 дней для военкомата. Электронный вид ничего из этого не отменяет: он ускоряет сбор данных и подписание, но требует введённого КЭДО, согласия работника и подписи допустимого вида для каждого типа документа. Отдельно проверяются испытание, где с сентября 2026 года изменился перечень исключений, и охрана труда, где инструктаж на рабочем месте проводит непосредственный руководитель, обученный в учебном центре.

Мы в Добыто занимаемся именно этой частью работы: настраиваем шаблоны и маршруты под структуру компании, выпускаем подписи сотрудникам и связываем сервис с 1С:ЗУП, чтобы приём собирался из готовых данных, а не набивался вручную в день выхода человека.

Частые вопросы о приёме на работу

Нужно ли заявление о приёме на работу

ТК РФ такого требования не содержит: основанием возникновения трудовых отношений служит трудовой договор, а не заявление. Отсутствие заявления в комплекте нарушением не является и претензий у инспектора не вызывает. Компании сохраняют его как внутреннюю практику, чтобы зафиксировать желаемую дату выхода и собрать визы согласующих руководителей. При электронном оформлении заявление удобно подписывать простой электронной подписью: оно не входит в перечень документов, для которых закон требует усиленную подпись.

Что делать, если работник отказался переходить на КЭДО

Отказ не мешает принять человека на работу и не является основанием для отказа в заключении трудового договора. По статье 22.2 ТК РФ с таким работником продолжается бумажное взаимодействие: комплект на приём распечатывается и подписывается лично, а работодатель несёт расходы на изготовление бумажных копий. Исключение одно: согласие не требуется от лиц, принятых на работу после 31 декабря 2021 года, у которых на эту дату не было трудового стажа. Отказ фиксируется письменно и хранится вместе с личными документами работника.

Относится ли НОБД к приёму педагога на работу в России

Запросы про НОБД и приём педагога через НОБД относятся к системе учёта Республики Казахстан и регулируются трудовым законодательством этой страны. В России приём педагогического работника оформляется по ТК РФ: справка о наличии или отсутствии судимости по статье 65, предварительный медосмотр по статье 213, ограничения на допуск к педагогической деятельности по статье 331. Сведения о приёме передаются в Социальный фонд России подразделом 1.1 формы ЕФС-1, а не в образовательную базу данных. Переносить требования одной юрисдикции на другую нельзя ни в одну сторону.

Можно ли оформить приём, если работник не может приехать в офис

Да, если это дистанционная работа по главе 49.1 ТК РФ либо в компании введён КЭДО. При дистанционном заключении трудового договора работодатель подписывает его УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП. По требованию работника бумажный экземпляр направляется заказным письмом с уведомлением в течение 3 календарных дней. Выпуск неквалифицированной подписи занимает минуты и не требует визита в удостоверяющий центр или МФЦ, поэтому фактическое расстояние на срок оформления не влияет.

Обязателен ли приказ о приёме на работу

С ноября 2021 года приказ издаётся по усмотрению работодателя на основании заключённого трудового договора. Отсутствие приказа само по себе нарушением не является. При этом приказ остаётся удобным первичным документом для бухгалтерии, для табеля учёта рабочего времени и для оформления доступа к материальным ценностям, поэтому большинство компаний его сохраняют. Если приказ издаётся, он не должен противоречить условиям договора: расхождение по должности, дате начала работы или окладу трактуется в пользу договора.

Что грозит за ознакомление с ЛНА после подписания трудового договора

Нарушение части 2 статьи 68 ТК РФ квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП: предупреждение или штраф на должностное лицо от 1 000 до 5 000 рублей и на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей. Практическое последствие тяжелее штрафа: работодатель теряет возможность ссылаться на внутренние правила в споре с работником. Взыскание за нарушение регламента, с которым работника не ознакомили в установленном порядке, суд отменяет вместе с приказом.