Трудовая книжка при приёме на работу: что делать работодателю

Трудовая книжка при приёме на работу требуется не от каждого работника. Если человек впервые устроился на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную книжку на него не оформляют: сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде по статье 66.1 ТК РФ, основание — часть 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Если книжка у работника есть и она не выдана ему на руки, запись о приёме вносится не позднее пяти рабочих дней по пункту 9 Порядка, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 при этом уходит в Социальный фонд в обеих ветках: не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или подписания трудового договора.

Мы разберём обе ветки по шагам: какие документы работник обязан предъявить, на каком основании вносится запись, что делать с работником, у которого книжки нет, и как учитывать чистые бланки. Покажем формулировки, из-за которых запись признают недействительной, и порядок действий, когда в книжке уже есть ошибка предыдущего работодателя. Учёт бланков по двум книгам, размеры штрафов по части 1 статьи 5.27 КоАП, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что работодатель делает с трудовой книжкой в первые пять рабочих дней

Порядок действий раскладывается на четыре сценария. Разделяет их один признак: ведётся ли на этого работника бумажная книжка. Стаж сам по себе ничего не определяет. Проверять форму ведения нужно до того, как вы попросите принести книжку: часть кандидатов с опытом работы книжку уже получила на руки, потому что перешла на электронный формат у прошлого работодателя.

Сценарий определяется двумя вопросами: есть ли у работника трудовой стаж по состоянию на 31 декабря 2020 года и подавал ли он заявление по статье 66.1 ТК РФ. Таблица ниже сводит ответы к конкретным действиям.

Книжку, выданную работнику на руки, обратно принимать нельзя: после выдачи работодатель освобождается от ответственности за её ведение и хранение, и возврат к бумажной форме законом не предусмотрен.

Последовательность первого дня удобнее выстраивать от отчётного срока. Сначала подписывается трудовой договор, потому что от его даты отсчитывается срок на подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Затем оформляются согласие на обработку персональных данных и ознакомление с локальными нормативными актами. Книжку можно принять в тот же день или позже в пределах пятидневного срока, но регистрация её в книге учёта движения делается именно в день физической передачи, а не задним числом.

Какие документы предъявляет работник и что из этого касается книжки

Перечень закрыт частью 1 статьи 65 ТК РФ: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности; документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта; документы воинского учёта для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву; документ об образовании или квалификации, если работа требует специальных знаний; справка о наличии или отсутствии судимости для должностей с таким ограничением; справка об административном наказании за потребление наркотических средств для отдельных видов работ.

Требовать документы сверх этого перечня запрещено, если обязанность не установлена ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента или постановлениями Правительства. Отсутствие книжки не даёт оснований отказать в приёме и не откладывает оформление: трудовой договор подписывается в обычные сроки, а вопрос с бланком решается заявлением работника.

Формулировка «и (или)» означает, что работник вправе принести либо книжку, либо сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р от прошлого работодателя или СТД-СФР из Социального фонда. Обе формы утверждены приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н.

Две формы различаются охватом. СТД-Р показывает работу только у того работодателя, который её выдал, и содержит кадровые мероприятия по одному месту работы. СТД-СФР выгружается из информационных ресурсов Социального фонда и содержит сведения по всем работодателям начиная с 2020 года. Для проверки стажа при приёме информативнее СТД-СФР: работник получает её через личный кабинет на портале государственных услуг или в клиентской службе фонда. СТД-Р от прошлого работодателя закрывает узкую задачу — подтвердить последнее место работы, дату и основание увольнения.

Ни та, ни другая форма не заменяет трудовую книжку за периоды до 2020 года. Если работнику нужен подтверждённый стаж за девяностые и двухтысячные, электронные сведения его не содержат, и единственным документом остаётся бумажная книжка. Это стоит объяснять работникам, которые при приёме просят перевести их на электронный формат и отдать книжку на руки: после выдачи хранение книжки становится их зоной ответственности.

Что проверить до оформления: чек-лист кадровика

1. Форма ведения сведений. Спросите прямо, подавал ли работник заявление о переходе на сведения о трудовой деятельности. Если да — книжку не запрашивайте.
2. Последняя запись в книжке. Сверьте, закрыта ли запись об увольнении с прошлого места, стоит ли подпись ответственного лица и печать, если она применяется.
3. Сквозная нумерация. Проверьте, нет ли пропуска или дублирования порядковых номеров записей: это создаст проблему при подсчёте страхового стажа.
4. Свободное место в разделе «Сведения о работе». Если страницы закончились, понадобится вкладыш, а не новая книжка.
5. Наличие приказа или трудового договора как основания. Без реквизитов основания запись вносить нельзя.
6. Запас чистых бланков и вкладышей. Работодатель обязан иметь их в наличии, чтобы оформить книжку по заявлению работника.

Запись о приёме на работу: срок, основание и содержание

Срок — не позднее пяти рабочих дней. Он отсчитывается от начала работы, а не от даты подписания трудового договора, и является предельным: внести запись в первый день выхода закон не запрещает. Роструд считает оптимальным вносить запись к пятому рабочему дню, когда уже понятно, что работник действительно приступил к работе.

Основание записи с 22 ноября 2021 года изменилось. По статье 68 ТК РФ в редакции Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ приём на работу оформляется трудовым договором, а приказ работодатель издавать вправе, но не обязан. Если приказ не издаётся, в графу 4 трудовой книжки вносятся реквизиты трудового договора. Отсюда типовая ошибка: компания отказалась от приказов, а в графе 4 книжки продолжает стоять ссылка на приказ, который не издавался. Такая запись не подтверждается ни одним документом и оспаривается как недостоверная.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как внести запись о приёме на работу: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Заполните титульный лист, если книжка новая: фамилия, имя, отчество и дата рождения по паспорту, образование и профессия по документу об образовании, дата заполнения, подпись работника и подпись ответственного лица.
2. Шаг 2. В графе 3 раздела «Сведения о работе» отдельной строкой без номера укажите полное наименование организации, а при наличии — сокращённое.
3. Шаг 3. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 — дату приёма арабскими цифрами в формате день, месяц, год.
4. Шаг 4. В графе 3 напишите, что работник принят или назначен, с указанием структурного подразделения, должности, специальности, профессии и квалификации. Наименование должности берите из штатного расписания: с 1 января 2026 года действует классификатор ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст, и расхождение с ним даёт вопросы при проверке.
5. Шаг 5. В графе 4 укажите реквизиты основания: дату и номер трудового договора либо дату и номер приказа, если он издавался.
6. Шаг 6. Зарегистрируйте книжку в книге учёта движения трудовых книжек в день её приёма от работника.

Испытательный срок в трудовую книжку не вносится: он условие трудового договора, а не сведение о работе. То же относится к режиму работы, размеру оклада и месту работы, если оно не совпадает с наименованием подразделения.

Если приказ по форме Т-1 в компании всё же используется, его удобнее собирать по шаблону, а не переписывать от руки каждый раз.

Соберите приказ о приёме по форме Т-1 под своего работника

Когда трудовую книжку заводить не нужно

Случаев пять, и в каждом бумажная книжка либо не оформляется вовсе, либо не предоставляется работодателю.

• Работник впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 года. Книжка не оформляется, сведения ведутся по статье 66.1 ТК РФ.
• Работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности и получил книжку на руки. При выдаче прошлый работодатель вносит в графу 3 запись о подаче заявления по статье 66.1 ТК РФ, в графе 4 указывает заявление с датой и номером регистрации.
• Работодатель — физическое лицо без статуса индивидуального предпринимателя. По статье 309 ТК РФ он трудовые книжки не ведёт и записи не вносит.
• Дистанционный работник не предоставил книжку. По статье 312.2 ТК РФ сведения вносятся в книжку по желанию работника и при условии её предоставления, в том числе по почте заказным письмом с уведомлением.
• Внешний совместитель. Запись о работе по совместительству вносится по желанию работника по месту основной работы, а не тем работодателем, у которого он совместитель.

Ни один из этих случаев не отменяет подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Отсутствие бумажной книжки не равно отсутствию отчётности.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Трудовая книжка остаётся бумажным документом, а суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

ЕФС-1 и СТД-Р: что уходит в Социальный фонд при приёме

Подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или иного документа, подтверждающего оформление трудовых отношений. Если приказ не издавался, таким документом выступает трудовой договор, и срок отсчитывается от даты его подписания. Форма, действующая в 2026 году, утверждена приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 и применяется с 30 декабря 2025 года.

Сроки по трудовой книжке и по отчётности не совпадают. Пять рабочих дней на запись в книжке не дают пяти дней на ЕФС-1: отчёт уходит на следующий рабочий день. Порядок заполнения подраздела 1.1, способы представления и правила исправления ошибок Социальный фонд разбирает в базе знаний для страхователей по форме ЕФС-1.

Три из четырёх сроков в таблице привязаны к разным событиям: началу работы, оформлению документа и физической передаче книжки. Календарь оформления имеет смысл строить от самого раннего из них.

Учёт бланков и хранение трудовых книжек у работодателя

Работодатель ведёт два учётных регистра. Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё отражает движение чистых бланков и суммы, полученные за них от работников. Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей фиксирует все книжки, принятые от работников и выданные им.

Формы обоих регистров приказом Минтруда № 320н не утверждены: работодатель разрабатывает и утверждает их сам. Требование скреплять книги сургучной печатью или пломбой из прежних правил убрано. Взамен появилась обязанность назначить ответственное лицо приказом: без такого приказа записи в книжках формально вносит неуполномоченный сотрудник.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Бланки новой формы применяются с 1 января 2023 года, порядок их изготовления и обеспечения ими работодателей утверждён приказом Минфина России от 11.04.2022 № 55н. Книжки прежних образцов остаются действительными и обмену не подлежат. Текст приказа, которым утверждены форма и порядок ведения, опубликован в разделе приказов Минтруда России.

Образцы кадровых документов для оформления приёма и учёта книжек

Комплект закрывает три задачи: оформить приём, поставить учёт бланков и обработать нестандартную ситуацию с книжкой. Начните с приказа о назначении ответственного — без него остальные документы не имеют силы.

Важный нюанс из практики: информационная система, которую внедряют ради доказательности, работает в обе стороны. Журнал действий не выборочный: он покажет и дату выдачи ключа, и вход под чужой учётной записью, и отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Мы смотрим журнал подписания заранее: сверку проводим перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах по кадровым электронным документам доказывают четыре обстоятельства подряд: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом, использовал ли он электронную подпись и получил ли электронный документ. Порядок здесь важнее содержания: если рассыпается право компании вообще вести кадровые документы электронно, до оценки конкретной подписи дело не доходит. Проверьте, что первые два документа у вас собраны на каждого работника, а не на компанию в целом.»

Книжки нет, она испорчена или в ней ошибка прежнего работодателя

Три ситуации, в которых типовая инструкция по оформлению приёма перестаёт работать.

Книжка утрачена или повреждена. По части 5 статьи 65 ТК РФ работодатель обязан оформить новую книжку по письменному заявлению работника с указанием причины отсутствия. Без заявления новый бланк не заводится: инициатива здесь принадлежит работнику, а не кадровой службе. Заявление регистрируется и хранится в личном деле — оно единственное подтверждение, почему книжка у вас чистая при явном стаже работника.

В книжке ошибка предыдущего работодателя. Исправить запись вправе тот работодатель, который её внёс. Новый работодатель исправляет чужую запись только на основании официального документа от прежнего работодателя: копии приказа, справки, выписки. Самостоятельно зачёркивать и переписывать чужие записи нельзя, а в разделе «Сведения о работе» зачёркивание не применяется в принципе: неверная запись признаётся недействительной и вносится правильная.

Организация, внёсшая запись, ликвидирована. Тогда исправление вносит работодатель по новому месту работы на основании документов, подтверждающих факт работы: архивной справки, приказа, копии трудового договора.

Во что обходятся ошибки при оформлении трудовой книжки

Прямой штраф считается по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, на индивидуальных предпринимателей от 1 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. Штраф на организацию и штраф на руководителя назначаются одновременно, это две самостоятельные ответственности. Повторное совершение того же нарушения квалифицируется по части 2 статьи 5.27 КоАП РФ: на юридическое лицо от 50 000 до 70 000 рублей, на должностное лицо от 10 000 до 20 000 рублей либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет.

Непредставление подраздела 1.1 формы ЕФС-1 или представление неполных сведений стоит 500 рублей за каждое застрахованное лицо. При массовом наборе цена ошибки в настройке процесса умножается на численность: 40 человек в месяц дают 20 000 рублей при одном пропущенном сроке.

Дороже штрафов обходится спор. Неверная или несвоевременная запись в книжке даёт работнику основание требовать компенсацию за задержку трудоустройства, а компании — оплачивать юридическое сопровождение и восстанавливать хронологию по документам, которые никто не собирал. Судебная практика по кадровому электронному документообороту разбирается на уровне кассационных судов общей юрисдикции, разъяснений Верховного Суда именно по трудовым спорам с электронной подписью пока нет. Позиции судов по одному и тому же обстоятельству расходятся, и заранее опереться на единый подход не получится.

Важный нюанс из практики: в одном из разобранных споров суд учёл, что заявление могло быть сформировано работником ошибочно при первичном использовании системы КЭДО. Работодателю следовало выяснить причины и разъяснить право отозвать заявление. Увольнение признали незаконным, работника восстановили. Первые дни работы человека в системе — зона повышенного риска, и любое значимое действие в этот период стоит подтверждать вне системы.

Что при приёме переводится в электронный вид, а что остаётся на бумаге

Трудовая книжка в электронный вид не переводится ни при каких условиях. Вместе с ней на бумаге остаются приказ об увольнении и акт ознакомления с ним, акт о несчастном случае на производстве и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Позиция по приказу об увольнении подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97.

Всё остальное в пакете приёма закон разрешает подписывать электронно: трудовой договор и дополнительные соглашения, приказ о приёме, согласие на обработку персональных данных, ознакомление с локальными нормативными актами, заявления работника. Для компании с распределёнными подразделениями это снимает основную часть логистики: пакет на нового сотрудника собирается шаблоном и уходит по маршруту согласования без курьера.

В Добыто КЭДО пакет документов на приём собирается из шаблонов: система подставляет данные работника, назначает маршрут подписания по подразделению из штатного расписания и хранит подписанный комплект в электронном архиве с возможностью выгрузки. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, отдельно покупать их не нужно.

Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию. Первым в пилот обычно уходит подразделение с регулярным наймом: на потоке приёмов быстрее всего вскрываются ошибки в маршрутах и в контактных данных сотрудников.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а его фактическая способность работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Перед запуском проверьте по своей системе, что у каждого сотрудника заполнены телефон или электронная почта и что он хотя бы один раз вошёл в личный кабинет самостоятельно.»

Стоимость подключения КЭДО и сроки запуска

Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с 1С, кастомных шаблонов, электронного архива и требований к уровню поддержки.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций, а УКЭП для руководителя и кадровика оформляется через аккредитованный удостоверяющий центр отдельно. Полные условия по каждому тарифу и состав включённых функций указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Тариф меняется в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начинать с пилотной группы на младшем тарифе финансово безопасно.

Выводы

Работа с трудовой книжкой при приёме сводится к одной развилке: ведётся она на этого работника или нет. Если ведётся, у кадровой службы пять рабочих дней на запись, регистрация книжки в книге учёта в день приёма и отдельный срок на подраздел 1.1 формы ЕФС-1 — рабочий день после оформления. Если не ведётся, бумажная часть отпадает, а отчётность в Социальный фонд остаётся в полном объёме. Отдельного внимания требуют основание записи после отмены обязательного приказа о приёме и приказ о назначении ответственного за книжки.

Сама книжка электронной не станет, но весь остальной пакет приёма переводится в электронный вид законно и без дублирования на бумаге. Мы в Добыто выстраиваем эту часть процесса так, чтобы кадровик занимался проверкой записей и сроков, а сборка комплекта, маршрут подписания и хранение шли автоматически.

Частые вопросы

Работник принёс книжку образца СССР. Нужно ли заводить новую?

Нет. Трудовые книжки прежних образцов, включая бланки 1974 и 2003 годов, остаются действительными и обмену на бланк новой формы не подлежат. Новые бланки, применяемые с 1 января 2023 года, используются только при первичном оформлении книжки или при выдаче дубликата. Если в старой книжке закончились страницы раздела «Сведения о работе», вшивается вкладыш нового образца, а на титульном листе книжки ставится штамп с надписью о выдаче вкладыша, его серией и номером.

Работник не приступил к работе в первый день. Что делать с записью и отчётом?

По статье 61 ТК РФ работодатель вправе аннулировать трудовой договор: он считается незаключённым. Запись в книжку в такой ситуации не вносится, а если её успели внести, она признаётся недействительной по правилам приказа Минтруда № 320н. Уже поданный подраздел 1.1 формы ЕФС-1 отменяется повторным комплектом сведений с признаком отмены. Это основная причина не вносить запись в первый же день выхода.

Как оформить внешнего совместителя, если он просит запись в книжку?

Работодатель по совместительству записи в книжку не вносит и книжку на хранение не принимает. По желанию работника запись о работе по совместительству вносит работодатель по основному месту работы на основании документа, подтверждающего такую работу: копии приказа, справки или заверенной копии трудового договора. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 при этом подаёт именно работодатель по совместительству, с признаком совместительства.

Работник хочет перейти на сведения о трудовой деятельности уже после приёма. Обязаны ли мы принять заявление?

Да. Лица, не подавшие письменное заявление до 31 декабря 2020 года, вправе сделать это в любое время. После получения заявления работодатель вносит в графу 3 запись о подаче заявления по статье 66.1 ТК РФ, в графе 4 указывает реквизиты заявления с датой и номером регистрации, выдаёт книжку на руки и с этого момента освобождается от ответственности за её ведение и хранение. Факт выдачи фиксируется в книге учёта движения трудовых книжек с подписью работника.

Что делать, если у работника трудовая книжка иностранного образца?

Записи в книжку иностранного образца российский работодатель не вносит: правила ведения, утверждённые приказом Минтруда № 320н, распространяются только на книжки установленной российской формы. Если работник ранее не работал в России, сведения о его трудовой деятельности ведутся в электронном виде по статье 66.1 ТК РФ, а бумажная книжка на него не оформляется. Российская книжка заводится только по письменному заявлению работника при её отсутствии по части 5 статьи 65 ТК РФ.

Нужна ли запись в книжке дистанционному работнику?

Только по его желанию и только если он предоставил книжку, в том числе почтой заказным письмом с уведомлением. Если работник книжку не передаёт, запись не вносится, а работодатель ведёт сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Условие об этом разумно зафиксировать прямо в трудовом договоре, чтобы при проверке не объяснять, почему у дистанционного работника нет записи.

Кто несёт ответственность за книжки, если ответственный сотрудник в отпуске?

Приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек должен предусматривать замещающее лицо либо издаваться на период отсутствия отдельно. Записи, внесённые сотрудником, не названным в приказе, оспариваются как сделанные неуполномоченным лицом. Проверьте, совпадает ли фамилия в приказе с подписями в книжках за последние месяцы: расхождение вскрывается при первой же проверке государственной инспекции труда.