Приём на работу: единый порядок оформления в 2026 году

Приём на работу состоит из четырёх слоёв: подготовка внутренних документов до появления кандидата, проверка и допуск, оформление договора с приказом, первые дни работника. Перечень документов, которые можно требовать от соискателя, закрыт статьёй 65 ТК РФ, и расширяют его только федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства — ни приказ министерства, ни внутренний регламент компании такого права не дают. Оформить отношения письменно нужно и тогда, когда человека просто допустили к работе: фактический допуск приравнивается к заключению договора. Главное различие, от которого зависит весь комплект, — форма отношений. Работник по трудовому договору проходит медосмотр, инструктаж по охране труда и ознакомление с локальными актами до подписания; исполнитель по договору ГПХ не проходит ничего из этого, и выбор между формами определяется существом отношений, а не удобством оформления.

Разберём, что настраивается до открытия вакансии, какие три слоя документов кандидата нельзя смешивать, где проходит граница законной проверки по 152-ФЗ и почему испытательный срок рушится в суде при верно оформленном договоре. Покажем, какие документы приёма переводятся в электронный вид, а какие закон оставляет на бумаге. Пошаговый порядок оформления, сценарная таблица по испытанию, разбор особых категорий работников, стоимость перевода приёма на КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Единый порядок трудоустройства: из чего он собирается

Единый порядок — это не документ, а связка из четырёх элементов: описанной последовательности этапов, закреплённого комплекта документов на каждом этапе, назначенных ответственных и способа подписания. Если хотя бы один элемент не зафиксирован, каждое подразделение собирает приём по-своему, и расхождения всплывают при проверке или в суде.

Порядок действий до оформления сводится к трём шагам: определить, какие задачи будет выполнять человек (постоянная основа, совместительство или временная работа под конкретную задачу), убедиться, что кандидат соответствует требованиям должности по здоровью, возрасту, квалификации и стажу, и принять заявление. Первый шаг связан с выбором формы отношений: если задача разовая и конкретная, возможен договор ГПХ. После оформления следует блок отчётности: запись в трудовую книжку или её электронный аналог, регистрация в книге учёта движения трудовых книжек, сведения о военнообязанных в военкомат и сведения о приёме в Социальный фонд России в составе формы ЕФС-1.

Из таблицы видно узкое место: три позиции (медосмотр, ознакомление с ЛНА, инструктаж) выполняются строго до определённого момента, и восстановить их задним числом нельзя. Официальную сводку по обязанностям сторон при найме ведёт Роструд: пошаговая инструкция «Приём на работу» на портале Онлайнинспекция.рф показывает, какие требования инспектор считает базовыми.

Что настроить до открытия вакансии

Значительная часть претензий к приёму возникает из документов, которые к конкретному работнику отношения не имеют. Их готовят один раз, но без них корректно оформить человека нельзя.

Наименование должности берётся из штатного расписания и сверяется с классификатором. С 1 января 2026 года действует ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Если наименование или код должности изменились, требуется приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение расписания в новой редакции, а к действующим договорам — дополнительные соглашения. Классификатор связан с ОКЗ, из которого берётся код трудовой функции для ЕФС-1, так что ошибка в названии должности выходит наружу в отчётности.

Должностная инструкция нужна не для порядка, а как предмет будущей оценки. Второй кассационный суд признал увольнение незаконным, когда заключение комиссии о результатах испытания опиралось на инструкцию, с которой работница при трудоустройстве ознакомлена не была, а в трудовом договоре и других локальных актах её обязанности не определялись. Если обязанностей нет ни в одном документе, оценивать нечего.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Цепочка здесь короткая: испытание проверяет соответствие поручаемой работе, поручаемая работа определяется трудовой функцией и должностной инструкцией. Если работник инструкции не видел, а в договоре обязанности не описаны, предмет проверки отсутствует. Откройте договоры тех, кто сейчас на испытании, и посмотрите, чем именно вы будете обосновывать результат.»

Охрана труда обязательна почти для всех. Единственное исключение — организация, где все работники, включая генерального директора, работают дистанционно: тогда нужны только инструкции на выданную технику, а если техника не выдаётся, не нужно и этого. Во всех остальных случаях требуются приказ об ответственном за охрану труда, локальные акты и инструкции, оценка профессиональных рисков, специальная оценка условий труда, нормы смывающих средств, аптечки с приказом и перечнем, вводный инструктаж для каждого поступающего и обучение. Отдельный специалист по охране труда нужен при численности больше 50 человек, до 50 достаточно назначенного ответственного. Первая группа по электробезопасности присваивается всем работникам в любой организации, включая офисную, и чтобы её присваивать, минимум двое сотрудников должны иметь третью или четвёртую группу.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Что об этом думает ГИТ: офисный характер работы от расследования несчастного случая не защищает. В небольшой компании на 10-15 человек работник получил тяжёлые травмы в неисправном лифте бизнес-центра, идя между этажами по рабочим делам. Здание и лифт компании не принадлежали, но случай расследуется как производственный, и проверяются инструктажи, обучение и весь комплект документов работодателя.

Проверка кандидата и медицинский допуск

Проверка кандидата законна при двух условиях: работодатель или его подрядчик внесены в реестр операторов персональных данных Роскомнадзора, и получено письменное согласие кандидата на обработку данных по 152-ФЗ. Без согласия любая проверка неправомерна, и это не формальность, а основание всей процедуры.

Базовый набор направлений устойчив: судимость и административные правонарушения, финансовые и налоговые задолженности, исполнительные производства ФССП, действительность паспорта и водительского удостоверения, розыск по базам МВД, аффилированность кандидата и его родственников с другими бизнесами. Проверка делится на два этапа. Онлайн-часть проводится по данным, которые передал работодатель, без участия кандидата. Офлайн-часть — это собеседование, и оно назначается выборочно, только когда онлайн-проверка дала спорный результат. Детализированный отчёт по одному человеку при ручном анализе занимает около часа работы аналитика; типовые автоматические сервисы отдают результат быстрее, но дают совпадения по однофамильцам и датам, которые приходится отсеивать вручную.

В практике Добыто эйчары чаще всего спотыкаются на очерёдности: проверку запускают по данным из резюме, а согласие на обработку подписывают потом, вместе с остальным комплектом при оформлении. К моменту подписания проверка уже проведена, и подтвердить её правомерность нечем.

Сверьте данные кандидата перед оформлением

Медицинский допуск идёт отдельной веткой. Предварительный медосмотр проводится до заключения договора, и здесь действует правило, которое с 1 марта 2026 года сформулировано жёстче: направление на психиатрическое освидетельствование работодатель выдаёт только при периодическом медосмотре, то есть уже действующему работнику. Если патология выявлена у соискателя на предварительном осмотре, направление не выдаётся — человек получает мотивированный отказ в приёме, и выдаётся такой отказ по запросу соискателя, а не всем подряд. Врачебные заключения выдаются и работнику, и работодателю, поэтому запрашивать у кандидата его экземпляр не нужно: свой у работодателя уже есть, а лишний запрос означает сбор сведений о здоровье сверх необходимого.

Отметка врача-психиатра в составе обычного медосмотра освидетельствование не заменяет. Это разные процедуры с разными основаниями и разными документами на выходе; позиция подтверждена постановлением Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 20.09.2021 № 16-5718/2021.

Документы кандидата: закрытый перечень статьи 65

Три слоя документов постоянно смешивают, а требования к ним разные. Первый слой — обязательные для всех. Паспорт с отметкой о регистрации по месту пребывания, а при её отсутствии справка из МВД. Трудовая книжка или сведения о предыдущей трудовой деятельности, кроме случаев первого трудоустройства и совместительства. СНИЛС. Документы воинского учёта для военнообязанных. Документы об образовании и повышении квалификации. Медицинская книжка для работников образования, торговли, медицины и общественного питания.

Второй слой — справки под конкретную должность. Справка об отсутствии судимости требуется там, где к работе не допускаются лица, имеющие или имевшие непогашенную судимость либо подвергавшиеся уголовному преследованию; в первую очередь это касается педагогов. Справка принимается в бумажном или электронном виде с подписью представителя МВД. Отдельно существует справка об отсутствии наказания по КоАП за употребление запрещённых средств.

Третий слой — документы отдельных категорий: согласие родителя или представителя несовершеннолетнего младше 15 лет; разрешение опеки на трудоустройство лица младше 14 лет; согласие представителя или опеки для сироты или ребёнка до 14 лет; справка с основного места работы для внешнего совместителя, принимаемого на вредные производства или опасные виды работ; медицинское заключение для работы в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера; договор добровольного медицинского страхования для высококвалифицированных специалистов, временно находящихся в России; сведения об имуществе и доходах для должностей с коррупционными рисками. Для иностранных работников — патент или разрешение на работу, для постоянно проживающих — вид на жительство.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Справка с основного места работы для совместителя на вредных работах — то место, где компании попадают регулярно. Смысл нормы в том, что человек не должен работать во вредных условиях дважды: организм у него один. Не спросили, взяли, человек отработал два года в двойной вредности — отвечать будет работодатель. Проверьте по своим совместителям, у кого в личном деле такой справки нет.»

Отдельно стоят документы, которые работодатель требовать не вправе, но работник приносит по своей инициативе. ИНН к ним относится: налоговая не может отказать в приёме отчётов, где в сведениях о физических лицах ИНН отсутствует. Свидетельства о рождении детей — тоже: это документ для налогового вычета и дополнительных гарантий, его место в бухгалтерии, а не в комплекте приёма.

Формы и образцы для оформления приёма на работу

Комплект собран по порядку движения документа: начните со штатного расписания, потому что от наименования должности зависят и договор, и приказ, и код трудовой функции в отчётности.

Договор, приказ и отчётность: как закрыть приём за один день

Трудовой договор заключается в письменной форме, в двух экземплярах, по одному каждой стороне. Если договор на нескольких листах, практика требует подписи на каждой странице: это снимает возможность подмены листа, а сшивка с печатью сохраняется не всегда. Ознакомление с локальными актами проводится до подписания договора по статье 68 ТК РФ; допустимо провести его одновременно с подписанием, но не позже.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Срочный договор заключается только по основаниям из кодекса, перечень закрытый, минимальный срок законом не установлен. С 1 сентября 2026 года предельная численность работников, с которыми субъект малого предпринимательства вправе заключать срочные договоры по соглашению сторон, увеличена с 35 до 70 человек — это поправка Федерального закона от 25.05.2026 № 144-ФЗ.

Как оформить приём на работу за один день: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Сверьте должность со штатным расписанием и классификатором ОК 016-2025. Если наименование расходится, сначала приказ об изменении штатного расписания, потом договор.
2. Шаг 2. Примите документы по статье 65 ТК РФ и проверьте, требуется ли для этой должности справка об отсутствии судимости или справка с основного места работы.
3. Шаг 3. Получите письменное согласие на обработку персональных данных и только после этого запускайте проверку кандидата.
4. Шаг 4. Направьте кандидата на предварительный медосмотр, если он предусмотрен для должности, и дождитесь заключения до заключения договора.
5. Шаг 5. Ознакомьте работника с локальными актами и должностной инструкцией под подпись — до подписания трудового договора.
6. Шаг 6. Подпишите договор в двух экземплярах, издайте приказ о приёме, проведите вводный инструктаж по охране труда до начала работы.
7. Шаг 7. Внесите запись в трудовую книжку или её электронный аналог, зарегистрируйте её в книге учёта движения, подайте сведения о приёме в Социальный фонд России по форме ЕФС-1 и сведения о военнообязанном в военкомат.

Седьмой шаг — тот, где чаще всего тянут сроки. Отчётность привязана к дате приёма, а не к дате, когда кадровая служба разобрала стопку документов.

Испытательный срок: где он работает, а где рушится

Условие об испытании включается в договор по соглашению сторон и нужно для того, чтобы работодатель оценил профессиональные и деловые качества работника, а работник понял, подходит ли ему работа. Максимальный срок — три месяца; для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных подразделений — шесть месяцев, если иное не установлено федеральным законом.

Сюжет с повторным испытанием разбирает обход гарантии по существу, а не по форме: каждый отдельный договор был законен и испытание в нём не превышало трёх месяцев, незаконной признана цепочка целиком. Повторное испытание остаётся допустимым, когда человек принимается на другую должность после реального перерыва.

Отдельно стоит вопрос доказательств. Служебная записка руководителя сама по себе результат испытания не подтверждает: суды принимали её там, где к ней прилагались скриншоты переписки и выгрузки из системы учёта заявок, показывающие конкретное невыполнение, а порядок оценки был заранее описан в правилах внутреннего трудового распорядка. Там, где записка осталась мнением без подтверждения, увольнение отменяли. Обязанность доказать факт неудовлетворительной работы лежит на работодателе.

Дисциплина и испытание — разные процедуры. Конституционный Суд указал, что отсутствие взысканий не доказывает успешное прохождение испытания, а совершение дисциплинарного проступка не означает его неудовлетворительного итога. Седьмой кассационный суд добавил, что доводы о том, что у работника не запрашивали объяснения и не привлекали к ответственности, в круг юридически значимых обстоятельств по таким спорам не входят. Опоздания сами по себе неудовлетворительный результат испытания не обосновывают.

Особые категории: где единый порядок ветвится

Несовершеннолетние — самая частая точка сбоя, потому что их нанимают быстро и по общему шаблону. Пороги такие: с 16 лет договор заключается самостоятельно, если работа не вредит здоровью; с 15 лет — самостоятельно, но только на лёгкую работу; с 14 лет нужны письменное разрешение одного из родителей или попечителя и разрешение органа опеки; до 14 лет — разрешение органа опеки, и круг работ сводится к творческим профессиям. Для сироты разрешение опеки требуется и после 16 лет, а этот пункт пропускают почти всегда: кадровик видит в паспорте шестнадцать и применяет общее правило, не спросив про статус.

Предварительный медосмотр несовершеннолетнего оплачивает работодатель, и оплачивает до допуска, а не компенсирует потом. Работа проверяется по перечню запрещённых работ из постановления Правительства № 163, нормативы переноски тяжестей с 1 марта 2026 года установлены приказом Минтруда от 10.06.2025 № 369н и охватывают все возрастные группы от 14 до 17 лет. Отпуск — 31 календарный день. Испытание не устанавливается.

Сокращённая продолжительность рабочего времени теперь предоставляется всем работникам до 18 лет, а не только до 15. Нарушение обнаруживается за тридцать секунд: инспектор сверяет дату рождения в договоре с продолжительностью рабочей недели в том же документе. Согласие самого подростка на сорокачасовую неделю ситуацию не спасает — гарантия установлена законом, отказаться от неё работник не может, а подпись под таким условием фиксирует нарушение письменно.

Эмансипация сюда не помогает. Решение органа опеки или вступившее в силу решение суда даёт полную гражданскую дееспособность: работник сам заключает договор без согласий родителей и сам отвечает по имущественным обязательствам, значит с ним можно заключить договор о материальной ответственности на общих основаниях. Но трудовые гарантии привязаны к возрасту, а не к дееспособности, поэтому сокращённое рабочее время, отпуск в 31 день, запрет испытания и ограничения по видам работ сохраняются до 18 лет.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Рассуждение выглядит логично: человек признан полностью дееспособным, значит можно ставить на полную неделю и отправлять в командировку. Неверно. Документ об эмансипации не меняет ни одной трудовой гарантии, и инспектор всё равно увидит семнадцать лет и сорок часов. Приобщите копию решения к личному делу, снимите требование согласий на будущее и оставьте режим рабочего времени без изменений.»

Иностранные работники требуют отдельной ветки не только по документам. С 1 марта 2026 года Федеральный закон от 17.11.2025 № 419-ФЗ распространил основание увольнения по пункту 9 части 1 статьи 327.6 ТК РФ на ограничения, установленные региональными нормативными правовыми актами: договор прекращается не позднее срока, указанного в акте субъекта РФ. Раньше основание работало только по федеральным ограничениям.

Приём на работу в электронном виде: что переводится, а что нет

Кадровый электронный документооборот ведётся по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, введённым 377-ФЗ. Четыре документа в электронный вид не переводятся: приказ об увольнении, документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, акт о несчастном случае на производстве и бумажная трудовая книжка. Остальное, включая трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы, заявления, локальные акты и уведомления, ведётся без дублирования на бумаге.

Согласие работника на КЭДО требуется не всем. Те, чья трудовая деятельность началась после 31 декября 2021 года, переводятся уведомлением. Работники с более ранним стажем дают согласие, и отказ не является основанием для санкций или увольнения — отказавшихся ведут в бумажном режиме параллельно. Чем моложе коллектив, тем короче этот этап.

Виды подписи разводятся по документам. Со стороны работодателя нужна усиленная квалифицированная подпись. Со стороны работника для заявлений на отпуск, командировку и для ознакомления с локальными актами достаточно простой электронной подписи — учётной записи в кадровой системе или на портале Госуслуг, без криптографии. Для трудового договора и дополнительных соглашений работнику требуется усиленная неквалифицированная подпись. Поэтому переход обычно начинают с отпусков, командировок и ознакомления с ЛНА: там не нужно выдавать ключи и объяснять работу с носителем.

Важный нюанс из практики: момент выдачи подписи — это развилка, которую проходят осознанно. Если подпись выдаётся после испытательного срока, трудовой договор и весь комплект приёма остаются бумажными навсегда, то есть самый документоёмкий момент в жизни сотрудника из электронного оборота выпадает. Если подпись выдаётся при приёме, в электронный вид уходит всё, но часть ключей придётся отзывать у не прошедших испытание. В практике Добыто первый вариант берут компании с низкой текучестью, второй — те, где испытание не проходит заметная доля кандидатов.

Кейс из практики: компания выбирала между пилотом в одном подразделении по всем процессам и пилотом на одном процессе для всей организации. Второй вариант закрыл то, чего не закрывает первый: через квартал в компании не осталось людей, для которых электронное подписание было неизвестностью, и раскатка приёма на работу прошла без обучения с нуля. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «По переведённым процессам вы меняете способ оформления, а не добавляете запасной: откатиться обратно по конкретному документу уже нельзя. Поэтому сначала выписывают все кадровые процессы с количеством документов, подписантами и требуемым видом подписи, а систему выбирают последней. Начните с того, чтобы посчитать, сколько у вас людей со стажем, начатым до 2022 года: от этого зависит длина этапа сбора согласий.»

Цена ошибки в порядке приёма

Нарушения в оформлении приёма квалифицируются по статье 5.27 КоАП РФ, и штрафом дело не заканчивается: при повторном нарушении предусмотрена дисквалификация руководителя. Но основные потери возникают не от штрафа, а от развала позиции в суде.

Показательный сюжет прошёл полный круг из четырёх этапов. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 отказал работнику, оспаривавшему увольнение по заявлению, поданному через систему КЭДО: у работодателя было Положение о кадровом электронном документообороте, утверждённый перечень документов и категорий работников, описанный порядок создания личного кабинета. Апелляция жалобу отклонила. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 акты отменил: заявление сформировал сам истец, но в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации, и суд отдельно указал, что работодателю следовало выяснить причины увольнения при поступлении электронного заявления. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а собственная система работодателя всё это зафиксировала.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Погубила не электронная форма и не вид подписи — положение и перечень документов у работодателя были оформлены правильно. Погубило совпадение даты выдачи подписи с датой кадрового действия и то, что подписывал фактически другой человек. Мы разводим выдачу подписи и первые кадровые действия с ней во времени, а способность работника пользоваться системой проверяем отдельно от подписи в журнале ознакомления.»

Вторая по цене ошибка — испытание без предмета. Увольнение по части 1 статьи 71 при отсутствии зафиксированных обязанностей заканчивается восстановлением, оплатой вынужденного прогула и компенсацией морального вреда. Третья — совместитель, принятый на вредные работы без справки с основного места: если человек отработал два года в двойной вредности, отвечает работодатель, который не выяснил обстоятельства. Четвёртая — сорокачасовая неделя у семнадцатилетнего: нарушение видно из одного документа, и по обращениям, касающимся несовершеннолетних, инспекция и прокуратура реагируют заметно живее обычного.

Когда единый регламент приёма избыточен

Микропредприятие с численностью до 15 человек вправе не издавать локальные нормативные акты и применять типовую форму трудового договора. Если компания в этой категории и нанимает несколько человек в год, отдельный регламент приёма ей не нужен: типовая форма закрывает условия договора, а порядок сводится к комплекту документов по статье 65.

Полностью дистанционная организация, где на удалёнке все, включая генерального директора, снимает с себя почти весь блок охраны труда: остаются только инструкции на выданную технику, а если техника не выдаётся — и этого не нужно. Специальная оценка условий труда для дистанционных рабочих мест не проводится.

Разовая конкретная задача — повод для договора ГПХ, а не для трудового договора с полным комплектом приёма. Но выбор формы определяется существом отношений: если человек включён в график, подчиняется правилам внутреннего распорядка и выполняет трудовую функцию, а не разовый результат, договор ГПХ не спасёт от переквалификации. И отдельный случай — работа гражданина России за пределами страны: трудовой договор здесь проблематичен, потому что работодатель не может контролировать рабочее место и обеспечивать условия труда по чужому законодательству.

Стоимость перевода приёма на работу в электронный вид

Стоимость складывается из численности сотрудников, набора нужных видов подписи и наличия интеграции с учётной системой. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.

Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и API — в «Корпорацию». Полные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указана минимальная оплата по годовому периоду.

Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, а тариф меняется в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Единый порядок трудоустройства держится на четырёх опорах: закрытый перечень документов статьи 65 ТК РФ, три действия, которые нельзя выполнить задним числом (медосмотр, ознакомление с ЛНА, инструктаж), зафиксированные обязанности работника как предмет будущей оценки и осознанно выбранный способ подписания. Испытательный срок проигрывается не из-за формулировок в договоре, а из-за отсутствия предмета проверки и доказательств. Электронная форма сама по себе риска не создаёт — риск возникает в организации выдачи подписи и в способности работника ею пользоваться.

Мы в Добыто собираем этот порядок как маршрут в системе: комплект документов приёма подтягивается по должности, ознакомление с локальными актами фиксируется меткой времени до подписания договора, а выдача подписи разводится во времени с первыми кадровыми действиями. Это снимает ту часть спорных ситуаций, которая обычно всплывает уже в суде.

Частые вопросы

Можно ли принять педагога без справки об отсутствии судимости?

Нет. Справка требуется для должностей, к работе на которых не допускаются лица, имеющие или имевшие непогашенную судимость либо подвергавшиеся уголовному преследованию, и педагогические работники здесь на первом месте. Справка принимается в бумажном или электронном виде с подписью представителя МВД, получает её сам соискатель, как и справку для допуска к государственной тайне. Работодатель эту справку не запрашивает за кандидата и не оплачивает.

Нужен ли предварительный медосмотр офисным сотрудникам?

Есть письмо Минтруда, по которому при чисто офисной работе, использовании только компьютерной техники без иного оборудования и классе условий труда 2 медосмотр можно не проводить. Опираться на него стоит только при наличии действующей специальной оценки условий труда с подтверждённым классом 2: без карты СОУТ аргумент в споре не работает. Для несовершеннолетних исключение не действует — им медосмотр обязателен всегда и за счёт работодателя.

Засчитывается ли в срок испытания время отсутствия работника?

Период фактического отсутствия на работе в срок испытания не включается, и это гарантия для тех, кто болел или был в отпуске. На работника, который просто перестал выходить без уважительных причин, она не распространяется: Восьмой кассационный суд отклонил такой довод и оставил увольнение по части 1 статьи 71 ТК РФ в силе.

Что делать, если работник отказался переходить на электронные кадровые документы?

Отказ не основание для увольнения или иных санкций. Такого работника ведут в бумажном режиме параллельно с остальными, и это закладывается в план перехода заранее, а не решается по факту. Право отказаться есть у тех, кто начал трудовую деятельность до 1 января 2022 года; для начавших позже отдельное согласие не требуется, достаточно уведомления.

Сколько хранить документы, оформленные при приёме?

Трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 или 75 лет в зависимости от даты создания, графики отпусков и табели учёта рабочего времени — 5 лет, штатные расписания и локальные нормативные акты хранятся постоянно. Перевод в электронный вид сроки не сокращает: к электронному архиву применяются те же требования, что и к бумажному.

Обязательно ли работодателю быть в реестре операторов персональных данных, чтобы проверять кандидатов?

Да, и это касается как собственной службы безопасности, так и подрядчика на аутсорсинге: уведомление в Роскомнадзор подаётся до начала обработки. Второе обязательное условие — письменное согласие кандидата на обработку персональных данных. Способ передачи данных подрядчику фиксируется в договоре, а сами данные после выполнения задачи у подрядчика не хранятся.

Можно ли заключить трудовой договор с гражданином России, который живёт за границей?

Практика идёт по пути договора гражданско-правового характера или работы с самозанятым: по трудовому договору работодатель обязан контролировать рабочее место и обеспечивать условия труда, а на территории другого государства действует иное законодательство и выполнить эту обязанность нельзя. Ограничение техническое: выпустить российскую электронную подпись за рубежом через удостоверяющий центр тоже не получится, поэтому подписание организуют через мобильные решения, привязанные к устройству.