Порядок приема на работу по шагам для кадровой службы

Порядок приёма на работу по шагам для кадровой службы выглядит так: сверить документы по закрытому перечню статьи 65 ТК РФ, до подписания трудового договора ознакомить кандидата под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка и связанными с работой ЛНА, подписать договор, провести вводный инструктаж до начала работы и не позднее следующего рабочего дня подать в СФР подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Приказ о приёме работодатель вправе издать, но не обязан. Если человека допустили к работе без договора, на письменное оформление есть 3 рабочих дня со дня допуска. Набор шагов зависит от категории работника: для иностранца добавляется уведомление МВД в течение 3 рабочих дней по формам, действующим с 1 сентября 2026 года, для бывшего госслужащего — уведомление прежнего нанимателя в 10-дневный срок, для педагога — справка о наличии или отсутствии судимости.

Материал проводит по каждому шагу с нормой и сроком: какие документы можно требовать, а какие нет, как установить испытательный срок, чтобы увольнение по его итогам выдержало суд, какие инструктажи провести в первый день после поправок к Правилам № 2464 от 31 августа 2026 года. Сводная таблица сроков и пошаговая инструкция стоят в разделе об оформлении. Образцы документов, штрафы за пропущенные уведомления, приём через КЭДО и тарифы — во второй половине статьи.

Что решить до приёма: форма отношений и категория работника

Первый вопрос до сбора документов — какой договор заключать. Работа на постоянной основе, совместительство или временная работа под конкретную задачу оформляются по-разному, а для разовой задачи возможен гражданско-правовой договор. Выбор между трудовым договором и ГПХ определяется существом отношений: если человек подчиняется графику, выполняет трудовую функцию и получает зарплату, отношения трудовые, как бы ни назывался документ. Когда суд или инспекция признают договор ГПХ трудовым, по части 2 статьи 67 ТК РФ трудовой договор нужно оформить не позднее 3 рабочих дней со дня признания.

Второй шаг — убедиться, что кандидат соответствует требованиям должности: нет ограничений по здоровью, возрасту, квалификации и стажу. Третий — принять заявление. Требования к работнику по трудовому договору на исполнителя по ГПХ не распространяются: инструктажи, испытательный срок, ЕФС-1 о приёме и ознакомление с ЛНА касаются только трудовых отношений.

Категория работника добавляет к стандартному порядку документы и уведомления. Ниже сведено, что меняется для каждой категории.

Одна и та же вакансия может дать две строки сразу: иностранец на вредном производстве проходит и медосмотр, и уведомление МВД. Категорию определяют до оффера, потому что от неё зависит, какие справки кандидат успеет получить к выходу.

Документы при приёме: что требовать можно, а что нельзя

Перечень статьи 65 ТК РФ закрытый. Для всех работников он включает шесть позиций:

1. Паспорт с отметкой о регистрации, а при её отсутствии — справку из МВД о регистрации по месту пребывания. Для компаний, которые нанимают приезжих, это рабочая деталь: без отметки в паспорте кадровая служба запрашивает справку, а не отказывает.
2. Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности. Исключение — сотрудник устраивается впервые или идёт на совместительство.
3. Документ, подтверждающий регистрацию в системе персонифицированного учёта (СНИЛС).
4. Документы воинского учёта для граждан призывного возраста и военнообязанных. С 1 января 2024 года верхняя граница призывного возраста — 30 лет по Федеральному закону от 04.08.2023 № 439-ФЗ, поэтому ориентир «18-27 лет» из старых памяток устарел.
5. Документы об образовании и квалификации, если работа требует специальных знаний.
6. Медицинскую книжку — для работников образования, торговли, медицины и общественного питания.

Справка об отсутствии судимости нужна там, где к должности не допускаются лица с непогашенной судимостью или подвергавшиеся уголовному преследованию. Кандидат может представить её в электронном виде или на бумаге с подписью сотрудника МВД.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Расширить перечень статьи 65 может только указ Президента или постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и тем более внутренний регламент компании такого права не дают. Типовая ситуация — служба безопасности просит принести справку о доходах с прошлого места или характеристику. Законного основания у такой просьбы нет: кандидат вправе отказать, и отказать ему в приёме из-за этого нельзя.»

Сверьте данные кандидата перед оформлением

Для проверки понадобятся паспортные данные кандидата и его согласие на обработку персональных данных. Результат проверки не расширяет перечень документов статьи 65: отказать в приёме можно только по деловым качествам и ограничениям, установленным законом.

Порядок приёма на работу: сроки и нормы по каждому шагу

Большинство нарушений при приёме связано с пропущенным сроком, а не с отсутствующим документом: договор подписали позже допуска, ЕФС-1 ушла через неделю, военкомат узнал о работнике через месяц. Сроки ниже действуют на дату публикации.

Три срока из таблицы считаются в рабочих днях, остальные — в календарных или привязаны к событию. Самый короткий — ЕФС-1: если договор подписан в пятницу, сведения уходят в СФР в понедельник, даже когда работник выходит только через неделю.

Часть работы переносится на период до первого дня. Кандидат заполняет анкету и присылает сканы документов заранее, а в день выхода кадровая служба сверяет оригиналы и формирует пакет. При такой схеме оформление новичка укладывается в 30 минут, а ознакомление с ЛНА — в 20-30 минут первого рабочего дня.

Как оформить приём сотрудника: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите форму отношений (трудовой договор, совместительство, срочный договор, ГПХ) и категорию работника по таблице из первого раздела.
2. Шаг 2. Получите от кандидата согласие на обработку персональных данных отдельным документом, затем примите документы по статье 65 ТК РФ и справки для его категории.
3. Шаг 3. Направьте на предварительный медосмотр, если работа вредная, опасная или связана с движением транспорта.
4. Шаг 4. Ознакомьте кандидата под подпись с ПВТР, должностной инструкцией, положением об оплате труда и другими ЛНА, связанными с его работой.
5. Шаг 5. Подпишите трудовой договор в двух экземплярах или электронно через КЭДО. Условие об испытании включите в сам договор.
6. Шаг 6. Издайте приказ о приёме, если он предусмотрен в компании, и заведите личную карточку.
7. Шаг 7. Проведите вводный инструктаж до начала работы, первичный — до самостоятельной работы, организуйте стажировку, если она обязательна.
8. Шаг 8. Не позднее следующего рабочего дня подайте ЕФС-1, в течение 5 рабочих дней внесите запись в бумажную трудовую книжку, если она ведётся.
9. Шаг 9. Отправьте уведомления по категории работника: в военкомат, в МВД, прежнему нанимателю бывшего госслужащего.
10. Шаг 10. Включите работника в график обучения по охране труда с учётом 60-дневного срока.

Трудовой договор, ЛНА и приказ: где ошибаются при оформлении

Ознакомление с ЛНА по части 3 статьи 68 ТК РФ проводится до подписания трудового договора, а не в первый рабочий день после него. Лист ознакомления, датированный позже договора, инспектор читает как нарушение, а в споре об испытательном сроке он становится доводом работника: обязанности, с которыми его не ознакомили вовремя, работодатель оценивать не вправе.

С 1 сентября 2025 года согласие на обработку персональных данных по части 1 статьи 9 152-ФЗ оформляется отдельно от других документов, которые работник подписывает. Пункт о согласии внутри трудового договора или анкеты больше не работает, нужен самостоятельный документ.

Приказ о приёме по статье 68 ТК РФ работодатель вправе издать, но не обязан: приём оформляется трудовым договором. Прежняя обязанность объявлять приказ под подпись в 3-дневный срок утратила силу. Если компания ведёт бумажные трудовые книжки, запись о приёме вносится на основании приказа или иного решения работодателя, поэтому многие приказ сохраняют.

Цена ошибки в оформлении договора измеряется частью 4 статьи 5.27 КоАП РФ. За уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора штраф для юрлица составляет от 50 000 до 100 000 рублей, для должностного лица — от 10 000 до 20 000 рублей, для ИП — от 5 000 до 10 000 рублей. Остальные нарушения трудового законодательства, не названные в специальных частях статьи, идут по части 1: предупреждение или штраф для юрлица от 30 000 до 50 000 рублей.

Важный нюанс из практики: при электронном подписании работодатель подписывает трудовой договор УКЭП, работник — УНЭП. В продемонстрированном на отраслевом вебинаре процессе подписание договора с двух сторон заняло около 2 минут: данные из 1С подставляются в шаблон, работодатель подписывает, документ приходит новичку в приложение.

В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому новичок подписывает трудовой договор и лист ознакомления с ЛНА без отдельной покупки подписи.

Образцы документов для оформления приёма сотрудника

Комплект покрывает приём от согласия на обработку данных до личной карточки, начинать стоит с примерной формы трудового договора.

Испытательный срок: как установить, чтобы итог выдержал спор

Условие об испытании включается в трудовой договор по соглашению сторон. Если его нет в договоре, работник считается принятым без испытания. Предельный срок по статье 70 ТК РФ — 3 месяца, для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных подразделений — 6 месяцев, если федеральный закон не устанавливает иное. При срочном договоре на срок от 2 до 6 месяцев испытание не может превышать 2 недель.

Испытание не устанавливается:

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

• избранным по конкурсу на замещение должности;
• избранным на выборную оплачиваемую должность;
• беременным женщинам и женщинам с детьми в возрасте до полутора лет;
• лицам младше 18 лет;
• впервые поступающим на работу по полученной специальности в течение года после получения среднего профессионального или высшего образования по аккредитованной программе;
• приглашённым на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями;
• заключающим трудовой договор на срок до 2 месяцев;
• иным лицам в случаях, предусмотренных ТК РФ, федеральными законами и коллективным договором.

Отдельно суды выделяют работника, восстановленного после незаконного увольнения. Девятый кассационный суд признал незаконным условие об испытании в дополнительном соглашении с таким сотрудником: восстановление возвращает прежние отношения, а не оформляет новый приём.

Важный нюанс из практики: Верховный Суд поддержал вывод о злоупотреблении правом там, где работодатель раз за разом заключал с сотрудником договоры на одну и ту же должность и каждый раз устанавливал новое испытание. Каждый договор по отдельности не нарушал 3-месячный предел, но схема в целом обходила гарантию части 5 статьи 70 ТК РФ, и увольнение по части 1 статьи 71 признали незаконным.

Уволить по итогам испытания можно только за несоответствие поручённой работе, а обязанность доказать неудовлетворительный результат лежит на работодателе. Во Втором кассационном суде служебная записка руководителя устояла, потому что к ней приложили скриншоты переписки и данные системы заявок, а порядок оценки был заранее закреплён в правилах внутреннего трудового распорядка. В делах, где записка осталась единственным документом, увольнение отменили. Дисциплинарные проступки и итог испытания суды не смешивают: опоздания сами по себе не доказывают непрофессионализм, а отсутствие взысканий не означает, что испытание пройдено.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Испытание проверяет соответствие поручённой работе, а она определяется трудовой функцией и должностной инструкцией. Если работник инструкцию не видел, а в договоре обязанности не описаны, предмета проверки нет. Практический минимум до начала испытания: обязанности закреплены в договоре или инструкции, работник ознакомлен с ними под подпись до начала работы, задачи на период испытания доведены, доступ к рабочим системам обеспечен.»

Задачи на период испытания в практике Добыто мы рекомендуем оформлять отдельным документом с подписью работника: в споре он показывает, что критерии оценки существовали до конфликта.

Охрана труда при приёме: инструктажи, стажировка, обучение, медосмотр

Документы по охране труда нужны любой организации независимо от численности. Единственное исключение — все работники, включая руководителя, работают дистанционно: тогда достаточно инструкций на выданную технику, а если техника не выдаётся, не нужно и этого.

Порядок для нового работника по Правилам № 2464 выглядит так. Вводный инструктаж проводится до начала выполнения трудовых функций, первичный инструктаж на рабочем месте — до начала самостоятельной работы. Стажировка, если она обязательна для должности, длится не менее 2 смен. Обучение требованиям охраны труда и оказанию первой помощи — в сроки, установленные работодателем, но не позднее 60 календарных дней после заключения трудового договора. Предварительный медосмотр по статье 220 ТК РФ проходят работники на вредных и опасных работах и на работах, связанных с движением транспорта, оплачивает его работодатель.

С 31 августа 2026 года Правила № 2464 действуют в редакции постановления Правительства РФ от 30.06.2026 № 805 и продлены до 1 сентября 2032 года. Для приёма на работу значимы два изменения. Первое — для работников, впервые начавших трудовую деятельность и допущенных к работам повышенной опасности, повторный инструктаж в течение первого года проводится не реже раза в 3 месяца вместо общего правила раз в 6 месяцев. Срок привязан к дате первого допуска конкретного человека, поэтому общим графиком на подразделение его не отследить. Второе — сузилось освобождение от первичного инструктажа.

Кейс из практики: офисная компания на 10-15 человек в бизнес-центре. Сотрудник шёл между этажами по рабочему делу и получил тяжёлую травму из-за поломки лифта, за который компания не отвечала. Случай пришлось расследовать как несчастный случай на производстве, и проверка затронула инструктажи и обучение всех работников. Похожий результат дал случай с бухгалтером, которая упала с офисного стула и сломала ногу.

Необученный работник обходится дороже штрафа. Повторное нарушение по части 5 статьи 5.27.1 КоАП РФ — штраф до 200 000 рублей или приостановление деятельности до 90 суток. После несчастного случая организация получает надбавку к страховому тарифу, теряет доступ к финансовому обеспечению предупредительных мер, а компенсацию морального вреда пострадавшему суд взыскивает без привязки к тарифу. Лицо, на которое приказом возложены обязанности по охране труда, отвечает по статье 143 УК РФ: при тяжком вреде здоровью — штраф до 400 000 рублей или лишение свободы до 1 года, при смерти человека — до 4 лет.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Право проводить инструктаж определяется не приказом о назначении, а составом пройденных программ: у инструктирующего должна быть программа Б и та программа В, по которой он инструктирует. Инструктаж, проведённый человеком без этих программ, при расследовании несчастного случая оспаривается целиком. Перед тем как закреплять за руководителем отдела инструктажи новичков, проверьте его протоколы.»

Журнал инструктажей при настройке КЭДО в Добыто мы оставляем вне электронного маршрута: часть 3 статьи 22.1 ТК РФ не распространяет КЭДО на документы о прохождении инструктажей по охране труда.

Уведомления после приёма: СФР, военкомат, МВД, прежний наниматель

После подписания договора у кадровой службы остаются внешние обязанности, и у каждой свой адресат и срок. Подраздел 1.1 ЕФС-1 о приёме подаётся в Социальный фонд России не позднее следующего рабочего дня после документа, подтверждающего оформление трудовых отношений. С 30 декабря 2025 года действует обновлённая форма ЕФС-1 и порядок её заполнения, утверждённые приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, поэтому шаблоны отчётности, настроенные до этой даты, стоит сверить с актуальной формой.

Мария Ж, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции: «Во многих обучающих роликах о приёме до сих пор фигурирует СЗВ-ТД, хотя с 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе ЕФС-1. Если в источнике устарела одна деталь, проверять нужно все. Сроки, названия форм и реквизиты берите только из действующей редакции акта, а из таких материалов — логику и перечни, которые меняются реже.»

О приёме гражданина, подлежащего воинскому учёту, работодатель сообщает в военный комиссариат или орган местного самоуправления в течение 5 дней со дня приёма.

Уведомление МВД о трудовом договоре с иностранцем подаётся не позднее 3 рабочих дней. С 1 сентября 2026 года действуют формы и порядок из приказа МВД России от 12.05.2026 № 290: в уведомлении появились дата заключения и срок действия договора, для бессрочного договора — отметка «Бессрочный». За неуведомление или нарушение формы по части 3 статьи 18.15 КоАП РФ юрлицо платит от 400 000 до 800 000 рублей или деятельность приостанавливают на срок от 14 до 90 суток. В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях действует часть 4 со штрафом для юрлиц от 400 000 до 1 000 000 рублей.

Если принят бывший государственный служащий, занимавший должность из установленного перечня и уволенный менее 2 лет назад, работодатель в 10-дневный срок со дня заключения договора уведомляет его прежнего нанимателя по статье 64.1 ТК РФ и части 4 статьи 12 273-ФЗ. Нарушение наказывается по статье 19.29 КоАП РФ штрафом для юрлица от 100 000 до 500 000 рублей. Узнать о прежней службе можно из трудовой книжки, сведений о трудовой деятельности или прямого вопроса в анкете.

Приём на работу через КЭДО: что подписывается электронно

Для большинства новичков согласие на КЭДО не требуется. По части 7 статьи 22.2 ТК РФ, введённой 377-ФЗ, его не собирают с лиц, принимаемых на работу после 31 декабря 2021 года, если на эту дату у них не было трудового стажа. Работодатель обязан только проинформировать их об электронном документообороте. Работник со стажем до 2022 года даёт письменное согласие, и без него его документы остаются бумажными.

Трудовой договор, дополнительные соглашения, лист ознакомления с ЛНА, согласие на обработку персональных данных и приказ о приёме переводятся в электронный вид. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ оставляет вне КЭДО трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда.

Работник подписывает кадровые документы УНЭП, которую бесплатно выпускает приложение Госключ на портале Госуслуг: для выпуска нужна подтверждённая учётная запись и российский номер телефона. К апрелю 2026 года Госключ в КЭДО использовали более 1000 компаний. Для дистанционного новичка это снимает поездку в офис: документ приходит в приложение, работник читает его и подтверждает подпись.

Что об этом думает ГИТ: в проверочных листах Роструда трудовой договор в бумажной и в электронной форме приравнены: электронная форма нарушением не считается.

Кейс из практики: крупная телекоммуникационная компания перевела приём в электронный вид с подписанием через Госключ. В первом квартале 2026 года 64% кандидатов были трудоустроены с использованием электронной подписи, 72% сотрудников перешли на КЭДО, а число подписанных с кандидатами и сотрудниками документов за весь период работы системы достигло 301 244.

Кадровики, которые ведут приём в 1С:ЗУП, подключают Добыто через готовый модуль: он устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.

Стоимость КЭДО для оформления приёма на работу

Стоимость зависит от численности сотрудников в системе, нужных видов подписи и интеграции с 1С. Цены указаны на дату публикации.

Итоговая сумма складывается из тарифа и численности: компании до 25 человек хватает базового набора подписей, а для подписи работодателя УКЭП и синхронизации с 1С нужен «Бизнес». Условия каждого тарифа и порядок перехода между ними описаны на странице тарифов Добыто КЭДО, при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Приём на работу держится на последовательности: сначала согласие на обработку данных и документы из закрытого перечня, потом ознакомление с ЛНА, затем договор с условием об испытании и инструктажи до первого рабочего действия. Внешние обязанности с короткими сроками — ЕФС-1, военкомат, МВД, прежний наниматель госслужащего — зависят от категории работника, и её определяют ещё до оффера. Испытательный срок работает на работодателя, только если обязанности и критерии оценки зафиксированы до выхода человека.

В Добыто мы настраиваем электронный приём так, чтобы договор, лист ознакомления и согласие подписывались до первого рабочего дня, а документы, которые закон оставляет на бумаге, не попадали в электронный маршрут.

Частые вопросы о приёме на работу

Что такое НОБД при приёме педагога и нужна ли эта процедура в России?

НОБД — информационная система в сфере образования Республики Казахстан. С 15 апреля 2025 года правила назначения педагогов государственных организаций образования по совместному приказу министров № 57 и № 96 переводят конкурс и подачу документов в модуль «Приём на работу педагога» в НОБД, а при отсутствии системы документы подаются на бумаге. В России этот порядок не применяется: педагог предъявляет справку о наличии или отсутствии судимости по статье 351.1 ТК РФ и медицинскую книжку, остальные шаги общие.

Нужен ли вводный инструктаж при переводе или оформлении внутреннего совместительства?

С 31 августа 2026 года по пункту 7 Правил № 2464 вводный инструктаж, повторное обучение и проверка знаний не требуются при переводе, изменении наименования рабочего места или подразделения и при оформлении внутреннего совместительства. Условие — сохраняются 4 параметра: условия труда, источники опасности, уровни профессиональных рисков и характер работы. Два последних кадровая служба сама не оценивает, поэтому решение готовится вместе со специалистом по охране труда.

Засчитывается ли в испытательный срок период, когда работник не выходил на работу?

Время отсутствия не включается в срок испытания, но это правило защищает того, кто болел или был в отпуске. Восьмой кассационный суд поддержал увольнение по части 1 статьи 71 ТК РФ работника, который перестал выходить на работу без уважительных причин, и отклонил довод о том, что испытание из-за этого ещё не закончилось.

Может ли Социальный фонд взыскать с работодателя выплаты пострадавшему, если тот не прошёл обучение по охране труда?

В порядке регресса к собственному страхователю, который платит взносы, такие иски суды не удовлетворяют. Девятнадцатый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 29.04.2026 по делу № А48-10850/2025 указал, что страховая выплата — исполнение обязательства страховщика, а не убыток. Расходы переходят к работодателю через надбавку к страховому тарифу, потерю скидки и отказ в финансовом обеспечении предупредительных мер, а моральный вред пострадавший взыскивает напрямую.

Можно ли после перехода на КЭДО оформить часть документов нового работника на бумаге?

Можно. Закон позволяет вводить КЭДО по отдельным видам документов, категориям работников и подразделениям, а в ЛНА о порядке электронного документооборота работодатель вправе перечислить случаи бумажного оформления, например сбой связи. Если отдельный документ по сотруднику подписан на бумаге, а остальные электронно, нарушения нет.

Кто проводит инструктаж работнику, направленному частным агентством занятости?

С 31 августа 2026 года по пункту 9 Правил № 2464 инструктажи такому работнику проводит принимающая сторона — физическое или юридическое лицо, к которому агентство направило работника, хотя работодателем оно не является. Обучение требованиям охраны труда эти работники по пункту 44 проходят в организации или у индивидуального предпринимателя, которые оказывают услуги по обучению.