Варианты приема на работу какой формат выбрать под задачу бизнеса

Варианты приёма на работу в России сводятся к двум правовым режимам: трудовому договору по ТК РФ и гражданско-правовому договору (ГПХ, в том числе с самозанятым или ИП). Внутри трудового режима есть бессрочный и срочный договор, совместительство, дистанционная работа и ученический договор с кандидатом до найма. Формат определяет существо отношений: подчинение правилам распорядка, личное выполнение трудовой функции и регулярная оплата означают трудовой договор, как бы ни был назван документ. Главное различие для бизнеса такое: по трудовому договору компания отвечает за испытательный срок, отпуска, охрану труда и подачу ЕФС-1 в СФР, а по ГПХ оплачивает результат, но рискует переквалификацией и штрафом до 100 000 рублей по части 4 статьи 5.27 КоАП.

Материал помогает сопоставить задачу бизнеса с форматом найма: сезонный пик, замещение отсутствующего, разовый проект, удалённая команда, подготовка кандидата за счёт компании. Показываем, когда срочный договор допустим без специального основания, кому нельзя ставить испытательный срок после поправок 2026 года и какие документы требовать нельзя. Сравнительная таблица форматов, пошаговая инструкция оформления, приём через КЭДО с видами подписи и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.

С чего начать выбор формата найма: три вопроса к задаче

Перед выбором договора кадровая служба отвечает на вопрос, какую работу будет выполнять человек: постоянную, временную или разовую под конкретный результат. Этот шаг стоит первым и в перечне действий до приёма, вторым идёт проверка требований к должности (здоровье, возраст, квалификация, стаж), третьим — приём заявления.

Если функция повторяется изо дня в день и встроена в процессы компании, это трудовой договор. Если работа ограничена во времени и под неё есть основание из статьи 59 ТК РФ, подходит срочный трудовой договор. Если нужен результат (сайт, аудит, разовая перевозка) без встраивания в распорядок, возможен договор ГПХ. Второй вопрос — где будет работать человек: в офисе, удалённо или комбинированно. Третий — есть ли у кандидата основная работа: тогда речь о совместительстве, и для вредных работ появляются отдельные требования.

Сценарии ниже показывают, какой формат закрывает типовые задачи и что в каждом случае проверять в первую очередь.

В большинстве сценариев вопрос решает не выбор между удобным и неудобным договором, а наличие основания: для срочного договора — из статьи 59 ТК РФ, для ГПХ — из существа отношений. Когда основания нет, суд и ГИТ признают договор бессрочным трудовым.

Сравнение форматов найма: права, риски и обязанности работодателя

Трудовой договор даёт компании право управлять работником: ставить задачи, требовать соблюдения правил внутреннего трудового распорядка, устанавливать испытание. Взамен работодатель платит зарплату не реже двух раз в месяц, предоставляет отпуск, проводит инструктажи по охране труда, подаёт сведения о трудовой деятельности в СФР. По ГПХ исполнитель сам организует работу, заказчик принимает результат по акту и распорядок ему не устанавливает.

Таблица сводит форматы по признакам, которые влияют на решение.

Четыре верхние строки — один режим с разными настройками: во всех случаях работник получает гарантии ТК РФ, а компания — обязанности по охране труда и отчётности. Три нижние различаются сильнее: ученический договор относится к трудовому праву, хотя трудового договора ещё нет, а ГПХ и договор с самозанятым выводят отношения из-под ТК РФ только при условии, что по существу они не трудовые.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Когда задача разовая и конкретная, договор гражданско-правового характера действительно возможен. Но выбор между трудовым договором и ГПХ определяется существом отношений, а не тем, что так удобнее бухгалтерии или руководителю. Прежде чем подписывать ГПХ, проверьте, будет ли человек подчиняться распорядку и выполнять одну и ту же функцию изо дня в день: если да, это трудовой договор.»

Бессрочный или срочный трудовой договор: когда срок законен

По статье 58 ТК РФ трудовой договор заключается на неопределённый срок, если в нём не указан срок действия. Срочный договор допустим на срок не более 5 лет и только при основании из статьи 59 ТК РФ, перечень которых закрытый. Минимальный срок законом не установлен. Если основание в договоре не названо или его нет по существу, договор считается заключённым на неопределённый срок.

Статья 59 делит основания на две группы. Первая — случаи, когда срочный договор обязателен из-за характера работы: замещение временно отсутствующего работника с сохранением места, временные работы до 2 месяцев, сезонные работы, работы за пределами обычной деятельности работодателя. Вторая — случаи, когда срочный договор заключается по соглашению сторон: с пенсионерами по возрасту, руководителями организаций и их заместителями, главными бухгалтерами, совместителями, студентами очной формы обучения, а также с работниками субъектов малого предпринимательства.

Для малого бизнеса это расширяет пространство для срочного найма без специального основания, но только при подтверждённом статусе. Статус проверяется в едином реестре субъектов малого и среднего предпринимательства ФНС: запись в реестре и категория (микропредприятие или малое предприятие) видны по ИНН. Если компания выпала из реестра, основание для новых срочных договоров по соглашению сторон отпадает.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Малое предприятие — до 100 человек, микропредприятие — до 15. От отнесения к микропредприятиям зависит право не издавать локальные акты и применять типовую форму трудового договора, упрощённый порядок обучения по охране труда. Компания на 80 человек, решившая, что может работать без ЛНА, получит нарушение по каждому из них. Категорию проверяйте по реестру МСП на сайте налоговой службы, а не по памяти.»

Срочный договор с событием вместо даты окончания (выход основной сотрудницы из отпуска по уходу за ребёнком) заключается без указания календарной даты: договор прекращается с выходом отсутствующего работника. Цепочка срочных договоров на одну и ту же работу без смены основания даёт суду повод признать отношения бессрочными. Проверка перед подписанием срочного договора: основание по статье 59 названо в тексте, срок или событие окончания указаны, для малого бизнеса статус в реестре МСП подтверждён на дату подписания.

Совместительство и дистанционная работа: что меняется в оформлении

Совместительство оформляется отдельным трудовым договором, внешним (у другого работодателя) или внутренним (у своего работодателя). Продолжительность работы по совместительству не превышает 4 часов в день, а за месяц — половины месячной нормы рабочего времени для соответствующей категории. Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности совместитель не предъявляет: по статье 65 ТК РФ это исключение из общего перечня документов. Несовершеннолетних принимать по совместительству нельзя.

При приёме внешнего совместителя на работы с вредными или опасными условиями труда работодатель запрашивает справку с основного места работы о характере и условиях труда. Работать во вредных условиях и на основной работе, и по совместительству запрещено.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «На справке с основного места работы для совместителей компании ошибаются регулярно. Если совместителя принимают на вредное производство, работодатель обязан выяснить, какие условия у него на основном месте. Не спросили, приняли, человек два года отработал в двойной вредности — ответственность несёте вы. Запрашивайте справку до подписания договора, а не после.»

Дистанционная работа регулируется главой 49.1 ТК РФ. По статье 312.1 она бывает постоянной, временной (непрерывно до 6 месяцев) или периодической, когда дни в офисе и дома чередуются. Трудовой договор с дистанционным работником допустимо заключить обменом электронными документами, а порядок взаимодействия, сроки ответа на задания и способ сдачи отчётов фиксируются в договоре или ЛНА. Если кандидат живёт в другом регионе, дистанционный формат снимает вопрос личной явки для подписания, но не освобождает от предъявления документов по статье 65 ТК РФ: их скан-копии направляются в электронном виде, а оригиналы работодатель вправе запросить.

Для удалённого новичка практичный вариант — подписание через Госключ, государственное мобильное приложение Минцифры. В нём работник бесплатно получает УНЭП или УКЭП и подписывает кадровые документы с телефона.

В сервисе Добыто документ на подпись уходит новичку в приложение, а подписанный договор возвращается в систему с отметкой времени. Для дистанционного найма стоит заранее проверить, есть ли у кандидата подтверждённая учётная запись на Госуслугах: без неё выпуск подписи в Госключе не начнётся.

ГПХ, самозанятые и ИП: когда подходят и когда нет

Договор подряда или возмездного оказания услуг подходит, когда компании нужен результат, а не процесс: разработка сайта, разовая проверка, перевозка, ремонт. Исполнитель сам решает, когда и как работать, получает оплату по акту и не подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка. С самозанятым заключается тот же договор ГПХ, а налог на профессиональный доход исполнитель платит сам по 422-ФЗ, с годовым лимитом дохода 2,4 млн рублей.

Когда ГПХ и договор с самозанятым не подходят

• Человек выполняет одну и ту же функцию по должности из штатного расписания, а не сдаёт отдельный результат.
• Компания устанавливает график, требует присутствия в офисе и подчинения руководителю.
• Оплата фиксирована и выплачивается регулярно, независимо от результата.
• Исполнитель — бывший работник, уволенный менее 2 лет назад: НПД к доходам от бывшего работодателя не применяется.
• Работа связана с вредными или опасными условиями, где нужны инструктажи, медосмотры и СИЗ по ТК РФ.

Любой из этих признаков — основание для ГИТ или суда признать отношения трудовыми по статье 19.1 ТК РФ. Неустранимые сомнения в таких спорах толкуются в пользу наличия трудовых отношений.

Сколько стоит ошибка с выбором ГПХ вместо трудового договора

Заключение гражданско-правового договора, который фактически регулирует трудовые отношения, наказывается по части 4 статьи 5.27 КоАП: штраф на должностных лиц от 10 000 до 20 000 рублей, на ИП от 5 000 до 10 000 рублей, на юридических лиц от 50 000 до 100 000 рублей. К штрафу добавляются доначисление страховых взносов с выплат по договору, компенсация за неиспользованный отпуск, оплата больничных и гарантии при увольнении, которые работник получает после переквалификации задним числом. Работник вправе обратиться в суд, а ГИТ — выдать предписание.

Полезно знать: к второму чтению 144-ФЗ обсуждались поправки о новых признаках трудовых отношений и о праве Роструда обращаться в суд без трудового договора, в том числе по отношениям с самозанятыми. В итоговый текст закона они не вошли, ссылаться на них как на действующие нормы нельзя.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Читайте также:  Какая форма документа о приеме на работу нужна компании сегодня

Перед подписанием ГПХ сверьте текст договора с пятью признаками выше и уберите из него должность, оклад, график и подчинение распорядку. Если убрать их нельзя без потери смысла работы, человека нужно принимать по трудовому договору.

Ученический договор с кандидатом: подготовка до приёма в штат

Операторы линии, менеджеры со сложным продуктом, специалисты под конкретное оборудование проходят обучение 3-4 недели до выхода на работу, и часть обученных не выходит или уходит через месяц. Статья 198 ТК РФ разрешает работодателю — юридическому лицу заключить ученический договор с лицом, ищущим работу. Индивидуальный предприниматель в тексте нормы не назван. С работником организации ученический договор дополнительный к трудовому, с кандидатом — самостоятельный.

С 1 сентября 2013 года из статьи 198 исключено указание на гражданско-правовой характер договора с кандидатом. Такой договор относится к трудовому праву, споры по нему трудовые, а неустойки и штрафы из шаблонов по логике ГК РФ не применяются. Ученик получает стипендию не ниже МРОТ (с 1 января 2026 года — 27 093 рубля в месяц, региональный МРОТ может быть выше), время ученичества в неделю не превышает нормы рабочего времени, к сверхурочной работе и в командировки, не связанные с ученичеством, учеников не привлекают.

Если ученик без уважительных причин не приступает к работе, по части 2 статьи 207 ТК РФ он возвращает стипендию и возмещает расходы на обучение. Взыскание строится на тексте договора: в нём нужны конкретная квалификация, срок ученичества и срок отработки, размер стипендии, состав возмещаемых расходов, перечень уважительных причин и порядок возмещения пропорционально неотработанному времени. Лицам, успешно завершившим ученичество, испытательный срок при приёме не устанавливается, и условие об испытании в таком трудовом договоре не применяется.

Важный нюанс из практики: в практике Добыто слабая точка этой конструкции документальная. Кандидата ещё нет в кадровом учёте, подписание ученического договора откладывают до первого рабочего дня, и дата в договоре оказывается позже фактического начала обучения. Взыскание расходов в такой ситуации не проходит, поэтому договор подписывается до первого занятия.

Мария Ж, юрист и соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Ученический договор не способ получить бесплатную рабочую силу на время обучения и не способ проверить кандидата без обязательств. Это оформление затрат на подготовку с возможностью вернуть их при недобросовестном поведении ученика. Пишите такой договор подробнее, чем кажется нужным: всё, что не описано, будет толковаться в пользу ученика как слабой стороны трудового спора.»

Испытательный срок при приёме: кому нельзя и как не проиграть спор

Условие об испытании включается в трудовой договор по соглашению сторон, до 3 месяцев, а для руководителей организаций, их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов и обособленных подразделений — до 6 месяцев. Если условия об испытании нет в договоре, работник принят без испытания. При срочном договоре на 2-6 месяцев испытание не превышает 2 недель, при сроке до 2 месяцев не устанавливается.

По статье 70 ТК РФ испытание не устанавливается для беременных женщин, несовершеннолетних, лиц, принятых по конкурсу, выпускников, впервые поступающих на работу по специальности в течение года после окончания обучения, избранных на выборную должность, приглашённых в порядке перевода от другого работодателя, а также для лиц, заключающих договор на срок до 2 месяцев.

Кейс из практики: работодатель несколько раз заключал с сотрудником трудовые договоры на одну и ту же должность и каждый раз устанавливал новое испытание. Каждое по отдельности не превышало 3 месяцев, но суд квалифицировал схему как злоупотребление правом, направленное на обход части 5 статьи 70 ТК РФ, и признал увольнение по части 1 статьи 71 незаконным. Судебная коллегия Верховного Суда этот вывод поддержала.

Важный нюанс из практики: во Втором кассационном суде увольнение по итогам испытания устояло, потому что служебная записка руководителя была подкреплена скриншотами переписки и данными системы учёта заявок, а порядок оценки заранее описан в правилах внутреннего трудового распорядка. В делах, где записка осталась единственным документом, увольнение отменяли: обязанность доказать неудовлетворительную работу лежит на работодателе.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Испытание проверяет соответствие поручаемой работе, а она определяется трудовой функцией и должностной инструкцией. Если работник инструкцию не видел, а в договоре обязанности не описаны, предмета проверки нет. Минимум перед установлением испытания: обязанности зафиксированы, работник ознакомлен под подпись до начала работы, задачи на период испытания доведены, доступ к рабочим системам обеспечен.»

Образцы документов для оформления приёма на работу

Комплект начинается с трудового договора по основному месту работы, а согласие на КЭДО нужно, если приём идёт в электронном виде.

Документы и порядок приёма: что требовать и что нельзя

Перечень статьи 65 ТК РФ закрытый. Расширить его вправе федеральный закон, указ Президента или постановление Правительства, но не приказ министерства, не письмо ведомства и не внутренний регламент компании. Обязательны для всех: паспорт (при отсутствии отметки о регистрации — справка из МВД), трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (кроме впервые устраивающихся и совместителей), СНИЛС, документы воинского учёта для военнообязанных и призывников, документы об образовании, если работа требует специальных знаний.

Для отдельных должностей добавляются справки. Педагогу и другим работникам сфер, куда не допускаются лица с судимостью или уголовным преследованием, нужна справка об отсутствии судимости, бумажная с подписью представителя МВД или электронная. Работникам образования, торговли, медицины и общественного питания нужна медицинская книжка. Для иностранцев — патент или разрешение на работу, для постоянно проживающих — вид на жительство. ИНН и свидетельства о рождении детей работник приносит по своей инициативе: первый нужен для удобства отчётности, вторые — для налогового вычета в бухгалтерии.

Мария Ж, HR-эксперт и руководитель HR-отдела: «Типовая ситуация: служба безопасности просит принести справку о доходах с прошлого места или характеристику. Законного основания для этого нет. Кандидат вправе отказать, и отказать ему в приёме на этом основании нельзя. Прежде чем добавлять документ в чек-лист приёма, найдите норму, которая его требует.»

Охрана труда входит в приём при любом трудовом формате, включая совместительство и срочный договор: вводный инструктаж, первичный инструктаж на рабочем месте для тех, кому он положен, и предварительный медосмотр по статье 220 ТК РФ для работ, где он обязателен. Документы о прохождении инструктажей по охране труда в КЭДО не переводятся.

Как оформить приём на работу: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите формат по задаче: постоянная работа, срочная по основанию статьи 59 ТК РФ, совместительство, дистанционная работа или договор ГПХ на результат.
2. Шаг 2. Проверьте, соответствует ли кандидат требованиям должности: ограничения по здоровью, возрасту, квалификации и стажу, справка об отсутствии судимости там, где она нужна.
3. Шаг 3. Получите документы по статье 65 ТК РФ и не требуйте документов сверх перечня.
4. Шаг 4. Ознакомьте работника с правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией и другими ЛНА до подписания трудового договора или одновременно с ним.
5. Шаг 5. Подпишите трудовой договор в двух экземплярах или в КЭДО электронными подписями сторон. Если работник фактически допущен к работе раньше, оформите договор письменно не позднее 3 рабочих дней со дня допуска.
6. Шаг 6. Оформите приказ о приёме, если он предусмотрен порядком компании, и внесите запись в трудовую книжку, если работник её ведёт на бумаге.
7. Шаг 7. Подайте ЕФС-1 со сведениями о приёме в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или иного решения о приёме, и направьте сведения в военкомат по военнообязанным.
8. Шаг 8. Проведите инструктажи по охране труда и организуйте медосмотр, если он обязателен для должности.

Приём на работу через КЭДО: подписи, согласие и сроки

Трудовой договор, приказ и ознакомление с ЛНА подписываются электронно, если работодатель перешёл на КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, введённым 377-ФЗ. Кандидат, у которого по состоянию на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа, принимается сразу в электронный документооборот без отдельного согласия. Остальные работники дают письменное согласие, а при отказе с ними работают на бумаге. В КЭДО не переводятся трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве и документы о прохождении инструктажей по охране труда.

Какая подпись нужна для трудового договора

Работодатель подписывает кадровые документы УКЭП: руководитель или уполномоченный сотрудник по доверенности. Работник подписывает трудовой договор УНЭП или УКЭП, в том числе выпущенной в Госключе, ПЭП со стороны работника применяется для документов и в случаях, которые допускает статья 22.3 ТК РФ и соглашение об использовании ПЭП. ПЭП, УНЭП и УКЭП не взаимозаменяемы: подписанный неподходящим видом подписи документ при проверке ГИТ не подтверждает ни заключение договора, ни ознакомление.

В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП для подписанта от компании оформляется через партнёров — удостоверяющие центры. Перед запуском электронного приёма проверьте, у кого в компании есть УКЭП и доверенность на подписание кадровых документов.

Маршрут подписания трудового договора в КЭДО

Специалист по кадрам создаёт договор, работодатель подписывает его УКЭП, работник получает уведомление и подписывает УНЭП с меткой времени. Метка времени фиксирует очерёдность: ознакомление с ЛНА до подписания договора видно в системе точнее, чем на бумаге, где даты проставляются вручную.

Минтруд подготовил законопроект о кадровом документообороте через мессенджер MAX и обсуждает подписание трудовых договоров с дистанционными работниками неквалифицированной подписью. На дату публикации это проект: допустимые виды подписи определяются действующими статьями 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ.

Сколько времени занимает приём при разном уровне автоматизации

Время на оформление одного сотрудника зависит от того, где хранятся данные и как подписываются документы: вручную на бумаге, в учётной системе без подписи, в КЭДО с электронной подписью или в связке КЭДО с 1С. Чем меньше повторного ввода данных, тем меньше нагрузка на кадровую службу при массовом найме.

Для компаний на 1С:ЗУП мы подключаем готовый модуль: он устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически. Перед подключением стоит перечислить документы приёма, которые компания переводит в электронный вид первыми, и назначить пилотную группу.

Стоимость КЭДО для оформления приёма в Добыто на 2026 год

Стоимость зависит от численности сотрудников в системе, нужных видов подписи и интеграции с учётной системой.

Итоговая сумма определяется численностью и тарифом: для команды до 25 человек достаточно «Старта», при большей численности и интеграции с 1С применяется «Бизнес». Условия по каждому тарифу и порядок перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Формат найма выбирается от задачи и существа отношений: постоянная функция требует бессрочного трудового договора, временная — срочного с основанием из статьи 59 ТК РФ, разовый результат допускает ГПХ, подготовка кандидата за счёт компании оформляется ученическим договором. Испытательный срок, перечень документов и охрана труда подчиняются одинаковым правилам ТК РФ при любом трудовом формате, а поправки 144-ФЗ с 1 сентября 2026 года расширили круг лиц без испытания и лимит срочных договоров для малого бизнеса.

Добыто переводит оформление приёма в электронный вид для любых трудовых форматов, включая дистанционную работу и совместительство: договор, ознакомление с ЛНА и приказ подписываются электронной подписью, а подписи для сотрудников выпускаются в составе тарифа.

Частые вопросы о вариантах приёма на работу

Что делать, если работник уже вышел на работу без договора?

Фактический допуск к работе с ведома работодателя приравнивается к заключению трудового договора. По статье 67 ТК РФ работодатель обязан оформить договор в письменной форме не позднее 3 рабочих дней со дня фактического допуска. Датой начала работы в договоре указывается день фактического допуска, а ЕФС-1 подаётся по правилам для приёма.

Можно ли установить испытание сотруднику, которого переводят из другой компании?

Нет. Статья 70 ТК РФ запрещает устанавливать испытание лицам, приглашённым на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями. Запрет действует, если перевод оформлен по пункту 5 части 1 статьи 77 ТК РФ, при обычном увольнении и новом приёме испытание возможно на общих основаниях.

Может ли индивидуальный предприниматель заключить ученический договор с кандидатом?

Статья 198 ТК РФ даёт право заключать ученический договор с лицом, ищущим работу, работодателю — юридическому лицу. Индивидуальный предприниматель в тексте нормы не назван, поэтому для ИП такая конструкция не имеет прямой опоры в кодексе и создаёт риск спора при попытке взыскать расходы на обучение.

Можно ли одновременно заключить с человеком трудовой договор и договор ГПХ?

Можно, если предмет ГПХ не совпадает с трудовой функцией: например, штатный бухгалтер по отдельному договору готовит обучающий курс. Если по ГПХ оплачивается та же работа, что и по должности, это признак подмены трудовых отношений и основание для доплаты как за сверхурочную работу или совмещение.

Что такое НОБД при приёме педагога и нужна ли она в России?

НОБД — национальная образовательная база данных Республики Казахстан, в которую школы вносят сведения о педагогах. Эта система регулируется казахстанским законодательством. В России приём педагога оформляется по ТК РФ: трудовой договор, справка об отсутствии судимости по статье 351.1 ТК РФ, медицинская книжка и предварительный медосмотр.

Можно ли подписать инструктаж по охране труда в КЭДО при приёме?

Документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, не входят в КЭДО по статье 22.1 ТК РФ. Трудовой договор, ознакомление с ЛНА и приказ о приёме подписываются электронно, а инструктажи оформляются отдельно в порядке, предусмотренном правилами обучения по охране труда.