Документы для трудоустройства: что требовать нельзя в 2026

Документы для трудоустройства перечислены в статье 65 ТК РФ, и перечень там закрытый: паспорт, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, СНИЛС, документы воинского учёта для военнообязанных, документ об образовании при работе, требующей специальной подготовки, справка о судимости для должностей, куда судимых не допускают. Расширить перечень могут только федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства, но не приказ министерства и не внутренний регламент компании. Комплект определяется должностью и категорией работника: рядовому офисному сотруднику хватает четырёх документов, педагогу добавляются справка о судимости и предварительный медосмотр, несовершеннолетнему — согласие родителя или разрешение опеки плюс медосмотр, оплаченный работодателем до допуска.

Разберём три слоя комплекта: обязательный для всех, обязательный под должность и тот, что работник приносит по своей инициативе. Покажем бумаги, которые запрашивают привычно, но незаконно: ИНН, справку о доходах с прошлой работы, характеристику. Дадим порядок сбора до первого рабочего дня и условия, без которых испытательный срок разваливается в суде. Сценарная таблица по категориям работников, размеры штрафов по статьям 5.27 и 13.11 КоАП, образцы кадровых документов и стоимость электронного оформления — во второй половине статьи.

Обязательные документы при трудоустройстве: закрытый перечень статьи 65 ТК РФ

Шесть позиций закрывают приём подавляющего большинства работников. Паспорт с отметкой о регистрации по месту жительства или пребывания, трудовая книжка либо сведения о трудовой деятельности, документ о регистрации в системе индивидуального персонифицированного учёта, документы воинского учёта для военнообязанных и подлежащих призыву, документ об образовании и квалификации, медицинская книжка для работников образования, торговли, медицины и общественного питания.

Трудовая книжка не требуется в двух случаях: человек трудоустраивается впервые или принимается по совместительству. Сведения о трудовой деятельности работник приносит в виде формы СТД-Р от прежнего работодателя либо СТД-СФР из Социального фонда, а подтверждением регистрации в персонифицированном учёте служит справка АДИ-РЕГ или электронный документ.

Из таблицы видно, где чаще всего ломается автоматизм кадровика: две из шести позиций имеют штатные исключения, а ещё две зависят от содержания работы, а не от желания службы персонала. Сверьте по своему штатному расписанию, для каких должностей диплом действительно обязателен по требованиям к квалификации, а для каких его просят по привычке.

Важный нюанс из практики: отметка о регистрации нужна работодателю для воинского учёта и отчётности, и при её отсутствии в паспорте запрашивается справка из МВД о регистрации по месту пребывания. Отказать в приёме из-за отсутствия регистрации нельзя: часть 2 статьи 64 ТК РФ прямо запрещает такой отказ. Разница в том, что справка нужна для оформления, а не служит условием трудоустройства.

Что требовать нельзя и что работник приносит сам

ИНН в перечень статьи 65 не входит, и требовать его при приёме работодатель не вправе. Налоговая не может отказать в приёме отчётности из-за отсутствия ИНН в сведениях о физических лицах — получателях доходов. Если работник принёс свидетельство сам, работать с ним удобнее, но запрашивать его как обязательный документ нет оснований.

Свидетельства о рождении детей работник предоставляет по своей инициативе — в бухгалтерию, когда хочет получить налоговый вычет или воспользоваться дополнительными гарантиями. Место такого документа в бухгалтерии, а не в кадровом комплекте при приёме.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Отдельная группа — бумаги, которые просит служба безопасности: справка о доходах с прошлого места работы, характеристика от предыдущего работодателя, сведения о причинах увольнения. Законного основания требовать их нет, кандидат может отказать, и отказать ему в приёме по этой причине работодатель не вправе.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Формулировка про документы, не предусмотренные законом, указом главы государства и постановлениями Правительства, точная, и в ней три источника, а не один. Перечень статьи 65 расширяется только на этом уровне, поэтому внутренний регламент компании или просьба службы безопасности юридического веса не имеют. Если у вас в анкете кандидата стоит требование принести характеристику или справку о доходах, это пункт, который нужно убирать из анкеты, а не обосновывать.»

Проверка кандидата по открытым источникам тоже упирается в документы, но в другие. Без письменного согласия на обработку персональных данных проверка неправомерна: это требование 152-ФЗ, и оно не закрывается общей фразой в трудовом договоре. Статья 86 ТК РФ отдельно запрещает получать и обрабатывать сведения о политических и религиозных убеждениях работника и о его частной жизни.

В практике Добыто самая частая правка в кадровом комплекте при подключении сервиса — именно анкета кандидата: из неё убирают поля, которые работодатель не имеет права заполнять, а согласие на обработку персональных данных выносят отдельным документом с отдельной подписью.

Документы под должность: судимость, квалификация, медицинский допуск

Справка о наличии или отсутствии судимости запрашивается, когда к работе на должности не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость либо подвергавшиеся уголовному преследованию. Основная группа здесь — педагоги и другие работники, чья деятельность связана с несовершеннолетними. Справка предоставляется в бумажном виде с подписью представителя МВД или в электронном формате; услуга по выдаче справки о судимости на портале госуслуг оказывается в срок до 30 календарных дней с даты регистрации заявления, и этот срок стоит закладывать в план приёма, а не узнавать о нём за неделю до выхода человека.

Вторая справка из той же группы — об отсутствии наказания по КоАП за употребление запрещённых средств. Категории работников, для которых она обязательна, определяются отраслевыми требованиями, поэтому её запрашивают по конкретной должности, а не всем подряд.

Приём на работу на должность, требующую специальной подготовки, закрывается документом об образовании или квалификации. Здесь важен сам факт требования к квалификации: если профессиональный стандарт или федеральный закон предъявляет требование, диплом обязателен, и его отсутствие означает, что человека нельзя допускать к работе. Если требования нет, диплом остаётся дополнительным документом.

Мария Ж, руководитель HR-отдела и юрист по трудовому праву: «Смысл нормы про справку с основного места в том, что нельзя работать во вредных условиях и на основной работе, и по совместительству: организм у человека один. Поэтому при приёме совместителя на вредное производство вы обязаны выяснить, что у него на основном месте. Проверьте по своему штатному расписанию, какие должности отнесены к вредным по результатам специальной оценки условий труда, и добавьте для них справку в обязательный комплект.»

Особые категории: несовершеннолетние, совместители, иностранцы

Дополнительные документы по категориям работников идут поверх статьи 65 и добавляются не по усмотрению компании, а по прямому указанию закона. Практический список выглядит так:

• согласие родителя или представителя несовершеннолетнего младше 15 лет на заключение договора;
• разрешение органа опеки на трудоустройство лица младше 14 лет;
• согласие представителя или органа опеки на трудоустройство сироты либо ребёнка до 14 лет;
• справка с основного места работы для внешних совместителей, принимаемых на вредные производства или опасные виды работ;
• медицинское заключение для работы в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера;
• договор добровольного медицинского страхования для высококвалифицированных специалистов, временно находящихся в России;
• сведения об имуществе и доходах для лиц, замещающих должности на государственной и военной службе и должности с коррупционными рисками.

Для иностранных работников добавляются патент или разрешение на работу, а для постоянно пребывающих в стране — вид на жительство.

По возрасту действуют четыре порога. С 16 лет договор заключается самостоятельно, если работа не вредит здоровью. С 15 лет — самостоятельно, но только на лёгкую работу. С 14 лет нужны письменное разрешение одного из родителей или попечителя и отдельное разрешение органа опеки: это два документа от двух разных субъектов, и согласие родителя не заменяет разрешение опеки. До 14 лет требуется разрешение опеки, а круг работ узкий, по сути творческие профессии. Отдельная ловушка — статус сироты: для сироты разрешение опеки требуется и после 16 лет.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Несовершеннолетних разумно брать по срочному трудовому договору на сезон, проект или период каникул. Уволить подростка по инициативе работодателя почти невозможно: статья 269 требует согласия государственной инспекции труда и комиссии по делам несовершеннолетних, и оба органа дают его крайне неохотно. Срочный договор с реальным основанием для срочности снимает этот риск, и это не лазейка, а честная конструкция. Испытание подростку при этом не устанавливается вообще.»

Сценарии приёма различаются не количеством бумаг, а тем, какая позиция становится критичной. Ниже разложены типовые ситуации.

Строка про дистанционных работников закрывает вопрос, который чаще всего задают перед внедрением электронного документооборота: комплект документов у дистанционного работника тот же, меняется только способ их подписания. Мы в Добыто закладываем пилотную группу перед раскаткой электронного приёма на всю компанию — это снимает основную часть ошибок в настройке маршрутов подписания.

Охрана труда при приёме на работу: медосмотр, инструктаж, обучение

Охрана труда при приёме на работу начинается не с инструктажа, а с проверки, нужен ли предварительный медосмотр и не относится ли работа к запрещённым для данной категории. Для несовершеннолетних работа сверяется по постановлению Правительства № 163, а нормативы переноски тяжестей с 1 марта 2026 года обновлены приказом Минтруда от 10.06.2025 № 369н и охватывают все возрастные группы от 14 до 17 лет.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Документы по охране труда обязаны иметь все организации независимо от численности. Единственное исключение — компания, где все работники, включая генерального директора, работают дистанционно: там нужны только инструкции на выданное оборудование, а если работодатель ничего не выдаёт, не нужно и этого.

Кейс из практики: небольшая организация на 10-15 человек арендовала офис в бизнес-центре. Сломался лифт, работник получил тяжёлые травмы, просто перемещаясь между этажами по рабочим делам. Компания не отвечала ни за лифт, ни за здание, но случай пришлось расследовать как несчастный случай на производстве, и проверяющие запросили инструктажи и документы об обучении. Отвечать документами пришлось именно ей.

Вводный инструктаж обязателен для всех принимаемых. По медосмотрам для офиса есть письмо Минтруда: если работники только офисные, работают исключительно с компьютерами, иного оборудования нет и класс условий труда второй, медосмотр можно не проходить. Присвоение первой группы по электробезопасности обязательно для всех работников в любой организации, включая офисную, а чтобы кто-то мог её присваивать, минимум двое работников должны пройти обучение и получить третью или четвёртую группу.

Что об этом думает ГИТ: нарушение по несовершеннолетним обнаруживается за тридцать секунд. Инспектор сверяет дату рождения в трудовом договоре с продолжительностью рабочей недели в том же документе. Сокращённое рабочее время теперь предоставляется всем работникам до 18 лет, и сорокачасовая неделя в договоре семнадцатилетнего — готовое нарушение, зафиксированное рукой работодателя.

Что проверить до первого рабочего дня

До оформления решаются три вопроса: какие задачи будет выполнять работник и на какой основе — постоянной, по совместительству или временно под конкретную задачу; соответствует ли кандидат требованиям должности по здоровью, возрасту, квалификации и стажу; принято ли заявление. Выбор между трудовым договором и договором ГПХ определяется существом отношений, а не удобством оформления: разовая задача допускает ГПХ, постоянная трудовая функция — нет.

Дальше идёт диагностический минимум, который стоит пройти до того, как человек вышел на работу:

1. Проверить, требуется ли для этой должности справка о судимости, и заложить до 30 календарных дней на её получение.
2. Определить, нужен ли предварительный медосмотр, и кто его оплачивает.
3. Свериться с реестром субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте налоговой службы: от категории зависит право применять типовую форму договора и не издавать часть локальных актов.
4. Убедиться, что обязанности зафиксированы в трудовом договоре или должностной инструкции, если планируется испытательный срок.
5. Подготовить комплект локальных нормативных актов для ознакомления: статья 68 требует ознакомить работника до подписания трудового договора.

Как собрать комплект документов при приёме: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите форму занятости и основание: постоянная работа, совместительство, срочный договор с конкретным основанием срочности.
2. Шаг 2. Соберите шесть обязательных документов по статье 65 с учётом исключений по трудовой книжке для тех, кто трудоустраивается впервые или работает по совместительству.
3. Шаг 3. Добавьте документы под должность: справку о судимости, диплом, медицинскую книжку, медицинское заключение по результатам предварительного осмотра.
4. Шаг 4. Добавьте документы по категории работника: согласия родителей или опеки, справку с основного места работы, патент или разрешение на работу, договор ДМС.
5. Шаг 5. Получите отдельное письменное согласие на обработку персональных данных, если планируется проверка кандидата по внешним источникам.
6. Шаг 6. Ознакомьте работника с локальными нормативными актами и должностной инструкцией под подпись до подписания трудового договора.
7. Шаг 7. Подпишите трудовой договор в двух экземплярах, издайте приказ о приёме и внесите запись в трудовую книжку или её электронный аналог.
8. Шаг 8. Подайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, и направьте сведения о военнообязанном в военкомат в течение 5 дней.

Образцы кадровых документов для оформления приёма на работу

Начните с трудового договора: от его формулировок зависит, сработает ли потом испытательный срок и чем вы подтвердите объём обязанностей.

Испытательный срок: документы, без которых он не работает

Испытательный срок устанавливается по соглашению сторон и включается в трудовой договор. Максимальная продолжительность — три месяца, для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных подразделений — шесть месяцев, если иное не установлено федеральным законом. С 1 сентября 2026 года запрет на установление испытания расширен: он охватывает женщин с детьми до трёх лет, ранее — до полутора лет.

Практика кассационных судов показывает, что испытание рушится не из-за срока, а из-за отсутствующих документов. Второй кассационный суд признал увольнение незаконным, потому что заключение комиссии о результатах испытания опиралось на должностную инструкцию, с которой работница при трудоустройстве ознакомлена не была, а в трудовом договоре и других локальных актах её обязанности не определялись. В похожем деле Девятого кассационного суда сотруднику не сообщили задачи на период испытания, обязанности в договоре не указали и доступа к удалённому рабочему столу не дали.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Цепочка простая: испытание проверяет соответствие поручаемой работе, поручаемая работа определяется трудовой функцией и должностной инструкцией. Если инструкции работник не видел, а в договоре обязанности не описаны, предмет проверки отсутствует и оценивать нечего. Перед установлением испытания проверьте четыре вещи: обязанности зафиксированы, работник ознакомлен под подпись до начала работы, задачи на период испытания доведены, доступ к рабочим инструментам обеспечен.»

Ещё одна документальная ловушка — повторное испытание. Верховный Суд поддержал вывод о злоупотреблении правом, когда работодатель неоднократно заключал с работником трудовые договоры на одну и ту же должность и каждый раз устанавливал новое испытание. Формально каждый договор был законен, незаконной признана схема целиком. Восстановленному после незаконного увольнения работнику испытание не устанавливается: нет оснований проверять соответствие человека работе, которую он выполнял годами.

Электронное оформление приёма: что переводится в КЭДО, а что нет

Кадровый электронный документооборот регулируется статьями 22.1-22.3 ТК РФ, введёнными 377-ФЗ. В электронный вид переводятся трудовой договор и дополнительные соглашения, приказы, заявления, локальные нормативные акты, графики отпусков и табели, уведомления и согласия. На бумаге остаются четыре документа: приказ об увольнении, журнал инструктажей по охране труда, акт о несчастном случае на производстве и бумажная трудовая книжка, если работник от неё не отказался.

Виды подписи для приёма разведены жёстко. Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор и изменения к ним работодатель подписывает УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП. Остальные кадровые документы работник может подписывать ПЭП, если это закреплено соглашением. ПЭП, УНЭП и УКЭП не взаимозаменяемы: подпись, подходящая для заявления, не годится для трудового договора.

В сервисе Добыто комплект документов приёма собирается одним маршрутом: трудовой договор, приказ, согласия и ознакомление с локальными актами уходят работнику пакетом, а система фиксирует очерёдность подписания метками времени.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты подписания документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов в компании оформлены правильно. И оценивается не подпись в журнале ознакомления, а фактическая способность работника пользоваться системой, поэтому мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию.»

Сведения о приёме подаются в Социальный фонд в составе подраздела 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Форма СЗВ-ТД не применяется с 2023 года, и если в найденной инструкции она упоминается, инструкция устарела целиком, а не в одной строке. Порядок заполнения и сроки удобнее сверять в базе знаний Социального фонда по форме ЕФС-1, а не в пересказах.

Цена ошибки в комплекте документов при приёме

Ошибка в комплекте стоит не переоформления бумаги. Уклонение от оформления трудового договора или ненадлежащее его оформление, а равно заключение договора ГПХ, фактически регулирующего трудовые отношения, влечёт по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ штраф на должностных лиц от 10 000 до 20 000 рублей, на предпринимателей без образования юридического лица от 5 000 до 10 000 рублей, на юридических лиц от 50 000 до 100 000 рублей.

Обработка персональных данных без письменного согласия, когда согласие должно быть получено, наказывается по части 2 статьи 13.11 КоАП РФ: для юридических лиц это от 300 000 до 700 000 рублей. Размеры установлены Федеральным законом от 30.11.2024 № 420-ФЗ. Галочка по умолчанию и согласие, зашитое в текст договора, юридической силы не имеют: требуется отдельное однозначное действие субъекта.

Непредставление сведений, необходимых для ведения воинского учёта, влечёт по статье 21.4 КоАП РФ штраф на должностных лиц от 40 000 до 50 000 рублей. Сведения о приёме и увольнении военнообязанного направляются в военкомат в течение 5 дней со дня события и теперь подаются по мере изменения сведений о сотрудниках, а не по запросам военкомата.

Дороже прямого штрафа обходится ошибка в категории субъекта. От отнесения компании к микропредприятиям зависит право не издавать часть локальных актов и применять типовую форму трудового договора. Микропредприятие — до 15 работников, малое предприятие — до 100. Компания на 80 человек, решившая, что работает без локальных актов, получит нарушение по каждому из них, поэтому категорию проверяют по единому реестру субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте налоговой службы, а не по памяти.

Когда полный регламент сбора документов избыточен

Жёсткий единый регламент приёма не нужен компании, где наём разовый и нетиповой. Если в год оформляется два-три человека на одинаковые позиции, регламент, положение о КЭДО и матрица документов по категориям будут обновляться реже, чем меняется законодательство, и превратятся в источник ошибок.

Отдельная граница — специальная оценка условий труда и часть документов по охране труда: они не требуются для рабочих мест дистанционных работников. Компания, где все работники, включая руководителя, работают дистанционно и не получают оборудование от работодателя, документы по охране труда не ведёт вовсе.

Ещё один случай, когда сбор полного комплекта преждевременен, — работа на высоте, транспорт и другие направления, которые тянут за собой отдельный пласт документов. Одна стремянка в офисе означает работу на высоте со средствами подмащивания, один служебный автомобиль — блок документов по транспорту. Договор с арендодателем или транспортной компанией здесь дешевле, чем собственный комплект инструкций, обучения и проверок знаний.

Стоимость перевода приёма на работу в электронный вид: тарифы Добыто КЭДО

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора нужных видов электронной подписи и необходимости интеграции с учётной системой.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и API — только в «Корпорацию». Действующие условия по каждому тарифу и состав включённых функций опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО, данные актуальны на дату публикации.

Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Комплект документов при трудоустройстве собирается в три слоя: закрытый перечень статьи 65 для всех, справки и заключения под конкретную должность, дополнительные документы под категорию работника. Расширить перечень могут только федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства, поэтому требования службы безопасности принести характеристику, справку о доходах или ИНН оснований не имеют. Самые дорогие ошибки лежат не в самих документах, а в процедуре: несобранное письменное согласие на обработку персональных данных, не доведённая до работника должностная инструкция при испытательном сроке, пропущенный срок подачи ЕФС-1 и сведений в военкомат.

Мы в Добыто выстраиваем приём так, чтобы комплект документов собирался одним маршрутом и фиксировался системой: от согласия на обработку персональных данных до ознакомления с локальными актами и подписания трудового договора нужным видом электронной подписи. Это снимает ту часть риска, которая возникает не из-за незнания нормы, а из-за потерянной подписи и несоблюдённой очерёдности.

Частые вопросы о документах для трудоустройства

Можно ли принять на работу человека без СНИЛС

Да, если он трудоустраивается впервые. Регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учёта в этом случае оформляет работодатель, а работник подтверждать её при приёме не обязан. Для всех остальных подтверждением служит справка АДИ-РЕГ или электронный документ.

Что делать, если кандидат потерял трудовую книжку

Работник пишет заявление о выдаче дубликата, и оформляет дубликат работодатель по последнему месту работы. Сведения о предыдущей трудовой деятельности запрашиваются в Социальном фонде по форме СТД-СФР, поэтому отсутствие бумажной книжки не блокирует приём: стаж подтверждается электронными сведениями.

Нужно ли заявление о приёме на работу

Трудовой кодекс заявления не требует, основанием для приёма служит трудовой договор. При этом порядок действий до оформления в практике включает приём заявления, и многие компании сохраняют его как внутренний документ для регистрации входящего комплекта. Отказ кандидата написать заявление основанием для отказа в приёме не является.

Можно ли отказать в приёме, если кандидат не принёс справку о судимости

Отказ правомерен только для должностей, к которым по Трудовому кодексу или федеральному закону не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость. Для остальных позиций справка в перечень не входит, требовать её нельзя, а отказ по этому основанию будет необоснованным. По письменному требованию кандидата причину отказа сообщают в письменной форме в течение семи рабочих дней со дня предъявления требования.

Фактический допуск к работе без документов — это нарушение

Фактический допуск приравнивается к заключению трудового договора, и сразу после допуска отношения оформляются письменно в двух экземплярах. Отсутствие письменного договора при фактической работе квалифицируется по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ: для юридического лица это от 50 000 до 100 000 рублей.

Обязателен ли предварительный медосмотр для офисного сотрудника

Не всегда. Есть письмо Минтруда: если работники только офисные, работают исключительно с компьютерами, иного оборудования нет и класс условий труда второй, медосмотр можно не проходить. Для несовершеннолетних медосмотр обязателен независимо от условий труда и оплачивается работодателем до допуска к работе.

Можно ли хранить комплект документов приёма только в электронном виде

Сроки хранения от электронной формы не меняются: трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 или 75 лет, локальные нормативные акты и штатные расписания — постоянно. При этом переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится: суд вправе истребовать подлинник, когда только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза.