Документы при приёме на работу: полный перечень для кадровика

Документы при приёме на работу перечислены в статье 65 ТК РФ, и перечень этот закрытый: шесть позиций для всех плюс отдельные документы для конкретных должностей и категорий. Обязательные для всех — паспорт с отметкой о регистрации, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, СНИЛС, документы воинского учёта, документы об образовании и медицинская книжка для работников образования, торговли, медицины и общественного питания. Расширить список может только закон, указ Президента или постановление Правительства: ни приказ министерства, ни письмо ведомства, ни внутренний регламент компании такого права не дают. Комплект определяется должностью: педагогу дополнительно нужна справка об отсутствии судимости, внешнему совместителю на вредные работы — справка с основного места работы, иностранцу — патент или разрешение на работу.

Разберём три слоя перечня по отдельности и покажем, какие документы кадровик оформляет сам уже после приёма. Отдельно собран список того, что требовать запрещено, — туда попадают ИНН, свидетельства о рождении детей и справка о доходах с прошлого места. Сценарная таблица по категориям работников, чек-лист проверки до первого рабочего дня, разбор вводного инструктажа со штрафами и тарифы на перевод приёма в электронный вид — во второй половине статьи.

Обязательные документы при приёме на работу: закрытый перечень статьи 65 ТК РФ

Шесть позиций базового комплекта работают по принципу «предъявляются всеми, кроме тех, кого норма прямо освобождает». Паспорт сдаётся с отметкой о регистрации по месту пребывания, а при её отсутствии кадровик запрашивает справку из МВД — деталь, о которой вспоминают только компании, регулярно нанимающие приезжих. Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности не требуются в двух случаях: человек устраивается впервые либо оформляется по совместительству. При первом трудоустройстве работодатель заводит работнику электронную трудовую книжку сам.

Закрытость перечня работает в обе стороны: документа нет в списке — требовать его нельзя. Расширить список могут три источника, и ни один из них не находится внутри компании.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень статьи 65 расширяется только законом, указом Президента и постановлением Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и внутренний регламент компании в этот список не входят. Типовая ситуация выглядит так: служба безопасности просит принести справку о доходах с прошлого места или характеристику от бывшего руководителя. Законного основания у такого запроса нет, кандидат вправе отказать, и отказать ему в приёме на этом основании тоже нельзя.»

Образцы кадровых документов для оформления приёма

Комплект собран под один сценарий — оформление сотрудника с нуля; начинать удобнее с трудового договора, остальные документы подстраиваются под его условия.

Документы для отдельных должностей и категорий: где перечень расширяется

Второй слой перечня привязан не к человеку, а к должности и к обстоятельствам найма. Для педагогических работников действует запрет на допуск лиц, имевших или имеющих непогашенную судимость либо подвергавшихся уголовному преследованию, поэтому справка об отсутствии судимости входит в комплект обязательно. Принимается она и в электронном виде, и на бумаге с подписью представителя МВД. Заказать документ можно через услугу выдачи справки о наличии или отсутствии судимости на Госуслугах: срок предоставления не превышает 30 календарных дней с даты регистрации заявления, и это тот случай, когда дата выхода сотрудника планируется от срока получения документа, а не наоборот. Отдельно существует справка об отсутствии наказания по КоАП за употребление запрещённых средств.

На строке про внешнего совместителя компании попадаются чаще, чем на всех остальных.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Смысл нормы о справке с основного места в том, что человек не может работать во вредных условиях и на основной работе, и по совместительству: организм у него один. Поэтому при приёме внешнего совместителя на вредное производство вы обязаны выяснить, что у него на основном месте. Не спросили, взяли, человек отработал два года в двойной вредности — отвечать будете вы, а не он.»

Документы, которые оформляет работодатель при приёме на должность

Комплект от кандидата закрывает только входную часть процедуры. Дальше кадровик формирует собственный пакет, и очерёдность действий в нём задана нормой. Ознакомление с локальными нормативными актами по статье 68 ТК РФ происходит до подписания трудового договора. Формулировка «до подписания или во время» — допустимая практическая уступка, а «после» — уже нарушение, которое инспектор ГИТ видит по датам на листе ознакомления. Сам договор заключается письменно, в двух экземплярах, по одному каждой стороне. Фактический допуск к работе приравнивается к заключению договора: если человек вышел, оформить отношения письменно придётся в любом случае.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Наименование должности берётся из штатного расписания, а не из формулировки вакансии. Код и наименование должности используются в отчётности, а код трудовой функции в ЕФС-1 строится на связанном классификаторе занятий, поэтому расхождение между вакансией, штатным расписанием и договором вылезает при первой же подаче сведений.

Как оформить приём сотрудника: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите характер работы: постоянная основа, совместительство или временная работа под конкретную задачу. От этого зависит и вид договора, и состав комплекта.
2. Шаг 2. Проверьте соответствие кандидата требованиям должности: ограничения по здоровью, возрасту, квалификации и стажу.
3. Шаг 3. Примите заявление и соберите комплект по статье 65 ТК РФ, добавив документы по сценарию из таблицы выше.
4. Шаг 4. Ознакомьте работника с локальными нормативными актами под подпись — до подписания трудового договора.
5. Шаг 5. Подпишите трудовой договор в двух экземплярах и передайте работнику его экземпляр.
6. Шаг 6. Издайте приказ о приёме на работу и ознакомьте с ним работника.
7. Шаг 7. Внесите запись в трудовую книжку или её электронный аналог и зарегистрируйте её в форме учёта движения трудовых книжек.
8. Шаг 8. Подайте сведения о приёме в Социальный фонд России в составе формы ЕФС-1 и передайте сведения о военнообязанных в военкомат.
9. Шаг 9. Проведите вводный инструктаж по охране труда и зафиксируйте его в журнале.

Восьмой шаг стоит проверить отдельно тем, кто ориентируется на старые методички: форма СЗВ-ТД не применяется, сведения о трудовой деятельности с 2023 года подаются в составе единой формы ЕФС-1. Материалы 2022-2024 годов эту деталь часто сохраняют по инерции.

Испытательный срок относится к дополнительным условиям договора и вписывается только в сам договор. Условия, связанные со срочностью, тоже требуют аккуратности: перечень оснований для заключения срочного трудового договора закрытый, минимальный срок законом не регламентирован. Для субъектов малого предпринимательства предельная численность работников, с которыми можно заключать срочные договоры по соглашению сторон, с 1 сентября 2026 года выросла с 35 до 70 человек.

Соберите приказ о приёме по форме Т-1 под свои реквизиты

Что требовать нельзя и во что обходится лишний документ в личном деле

Чаще всего в комплекте приёма оказываются два лишних документа: ИНН и свидетельства о рождении детей. Требовать ИНН работодатель не вправе, и отчётности его отсутствие не мешает: налоговая не может отказать в приёме отчётов, в которых ИНН в сведениях о физических лицах не указан. Работник может принести ИНН по своей инициативе, и тогда с ним удобнее работать. Свидетельства о рождении детей относятся к налоговому вычету и дополнительным гарантиям, их место в бухгалтерии, а не в личном деле кадровой службы.

Требование документов сверх перечня — нарушение трудового законодательства с ответственностью по статье 5.27 КоАП РФ, а хранение избыточных персональных данных без правового основания выводит компанию на претензии Роскомнадзора по 152-ФЗ. Отказ в приёме по мотиву непредставления документа, которого нет в перечне, кандидат оспаривает без особого труда: основание отказа не подтверждается ни одной нормой. В практике Добыто мы сразу вычищаем из шаблонов анкет поля, под которые нет правового основания, потому что заполненное поле почти всегда превращается в подшитую копию.

Согласие на обработку персональных данных: без него сбор комплекта незаконен

Проверка сведений о кандидате по открытым источникам — банк исполнительных производств ФССП, реестр сведений о банкротстве, реестр дисквалифицированных лиц, картотека судебных дел, сведения ЕГРЮЛ и ЕГРИП — допустима только при наличии письменного согласия на обработку персональных данных. Согласие берётся до начала проверки, а не задним числом, и в нём указываются цели, срок и порядок отзыва. Это же согласие закрывает и обработку копий документов из комплекта приёма.

Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что кандидатов у вас никто не проверяет, штатный сотрудник службы безопасности для этого не обязателен: сверка по открытым государственным реестрам делается силами кадровой службы, а в сервисе Добыто такая проверка запускается из браузера по данным из анкеты.

Охрана труда при приёме на работу: вводный инструктаж и штрафы

Вводный инструктаж обязателен для всех принимаемых работников. Единственное исключение — организация, где на дистанционной работе находятся все, включая генерального директора; тогда нужны только инструкции на выданную работнику технику, а если техника не выдаётся, то не нужны и они. Все остальные компании, независимо от численности, обязаны иметь документы по охране труда.

Вводный инструктаж проводит специалист по охране труда либо иное лицо, назначенное приказом; при отсутствии специалиста в штате это может быть руководитель организации. Инструктаж на рабочем месте проводит непосредственный руководитель работника; передавать его специалисту по охране труда или начальнику соседнего подразделения нельзя. Отдельное условие, которое проверяют в первую очередь: инструктаж вправе проводить только тот, кто сам обучен в учебном центре и имеет протокол и удостоверение. Журнал, в котором все расписались, без этих документов правового значения не имеет.

Важный нюанс из практики: инспектор проверяет не только журналы, но и самих работников — спрашивает, как проходил вводный инструктаж и что на нём рассказывали. Если работники отвечают, что с ними ничего не проводилось, инспектор получает доказательство фиктивности документов. Механика та же, что и в судебных спорах по электронным документам: формально оформленная бумага не спасает, когда фактическое исполнение не подтверждается.

За нарушение порядка проведения инструктажа на рабочем месте возможен штраф на юридическое лицо от 50 000 до 80 000 рублей. Допуск работника без обучения по охране труда — от 110 000 до 130 000 рублей, причём одинаково и когда обучение не проводилось вовсе, и когда нарушен срок. За необеспечение работников средствами защиты на организацию предусмотрено 150 000 рублей. Ответственный за охрану труда назначается приказом всегда: при численности свыше 50 человек это отдельный специалист, пусть и не на полную ставку, до 50 человек — назначенный ответственный, которым нередко оказывается кадровый работник.

Кейс из практики: в небольшой организации на 10-15 человек, арендующей офис в бизнес-центре, работник получил тяжёлые травмы из-за сломавшегося лифта здания. Компания не отвечала ни за лифт, ни за здание, но случай произошёл в рабочее время и в связи с выполнением трудовых функций, поэтому расследовался как несчастный случай на производстве — с проверкой инструктажей и обучения. Возражение «у нас офис, у нас ничего не случится» на этом заканчивается.

Лайфхак: если вы пришли на позицию, где кадровое делопроизводство, воинский учёт или охрана труда до вас не велись, первым документом составьте служебную записку руководителю с описанием состояния дел и перечислением ответственности. Письменная фиксация на дату выхода защищает от претензий за чужие нарушения.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Какие документы приёма переводятся в электронный вид, а какие остаются на бумаге

Кадровый электронный документооборот ведётся по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы, заявления, локальные нормативные акты, уведомления и согласия переводятся в электронный вид. На бумаге остаются приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним — это прямо следует из статьи 22.1 ТК РФ и подтверждено письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97, — а также акт о несчастном случае, журнал инструктажей по охране труда и бумажная трудовая книжка для тех, кто её сохранил.

Отдельное условие касается каждого работника персонально: статья 22.2 ТК РФ требует письменного согласия на взаимодействие через КЭДО. Без такого согласия использовать электронные документы и электронную подпись во взаимодействии с конкретным человеком нельзя, и при проверке или споре ведение КЭДО в отношении него может быть признано незаконным. В практике Добыто именно сбор согласий, а не техническая настройка, оказывается самым долгим этапом внедрения.

При споре об электронном кадровом документе доказываются четыре обстоятельства подряд: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом о КЭДО, использовал ли он электронную подпись и получил ли электронный документ. Сначала подтверждается право компании вообще вести кадровые документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан. Если первое рассыпается, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания.

Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. У работодателя были и положение о кадровом электронном документообороте, и перечень документов, и порядок создания личного кабинета. Работника всё равно восстановили: подпись выдали ему в день подписания заявления, фактически за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала собственная информационная система работодателя.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты кадрового документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»

Когда переводить приём в электронный вид преждевременно

КЭДО не решает задачу там, где ещё не выстроена сама процедура. Если в компании нет утверждённого штатного расписания, не определён порядок ознакомления с локальными актами и комплект документов собирается по памяти, электронная система зафиксирует этот беспорядок с точностью до секунды и предъявит его при первой проверке. То же касается ситуаций, когда приёмов мало: при двух-трёх наймах в год выигрыш во времени не покроет затрат на сбор согласий и обучение людей работе в системе. Первые дни работы человека в системе КЭДО — зона повышенного риска: суды прямо рассматривают первичное использование системы как обстоятельство, при котором ошибка вероятна.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации работника при подписании и зафиксирован ли он в локальном акте. Если порядок идентификации у вас не описан, спор вы проиграете при технически исправной подписи.»

Чек-лист кадровика: что проверить до первого рабочего дня

Список ниже проходится один раз до выхода сотрудника и снимает основную часть вопросов при последующей проверке ГИТ.

1. Собраны шесть обязательных документов с учётом исключений по трудовой книжке.
2. Проверено, требуется ли для этой должности справка об отсутствии судимости.
3. Для внешнего совместителя на вредные работы запрошена справка с основного места.
4. Для несовершеннолетнего получены согласия родителей или разрешение органа опеки.
5. Для иностранного работника проверены патент, разрешение на работу или вид на жительство.
6. Документы сверх перечня не требовались, лишние копии в личное дело не подшиты.
7. Наименование должности сверено со штатным расписанием и действующим классификатором.
8. Лист ознакомления с локальными актами датирован не позже даты подписания договора.
9. Запланирована подача сведений в Социальный фонд России и в военкомат.
10. Назначен тот, кто проведёт вводный инструктаж, и у него есть протокол и удостоверение об обучении.

Стоимость перевода приёма на работу в электронный вид: тарифы Добыто КЭДО

Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужны ли интеграция с учётной системой и электронный архив.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны документов, электронный архив и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и персональный менеджер — в «Корпорацию». Актуальные условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО, там же указано, что электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.

Отдельная строка расходов, которую обычно забывают заложить, — время кадровой службы на сбор письменных согласий работников. Техническое подключение занимает минуты, а согласия собираются неделями, и эта часть от тарифа не зависит.

Выводы

Перечень документов при приёме держится на трёх уровнях: шесть обязательных позиций для всех, дополнительные документы под конкретную должность или категорию и то, что работник приносит по своей инициативе. Расширять перечень вправе только закон, указ Президента и постановление Правительства, поэтому запрос характеристики или справки о доходах с прошлого места законным не становится ни при каком внутреннем регламенте. Собственный пакет работодателя строится в жёсткой последовательности: ознакомление с локальными актами, договор в двух экземплярах, приказ, запись в трудовой книжке, сведения в Социальный фонд России и военкомат, вводный инструктаж.

Мы в Добыто ежедневно работаем с этой процедурой на стороне работодателей: собираем комплект приёма в электронном виде, разводим во времени выдачу подписей и первые кадровые действия, проверяем журналы подписания до того, как начнётся спор. Бумажные исключения при этом никуда не исчезают, и честнее закладывать их в процесс сразу, чем обнаруживать при первом увольнении.

Частые вопросы

Можно ли отказать кандидату, который не принёс справку о доходах с прошлого места работы?

Нет. Справка о доходах с предыдущего места в перечне статьи 65 ТК РФ отсутствует, а расширить перечень внутренним регламентом или требованием службы безопасности нельзя. Кандидат вправе отказать в предоставлении такого документа, и отказ в приёме на этом основании оспаривается. Если сведения о доходах нужны для расчёта пособий, работник предоставляет их добровольно уже после оформления.

Что делать, если в паспорте кандидата нет отметки о регистрации?

Запросить справку из МВД, подтверждающую регистрацию по месту пребывания. Это рабочий сценарий для компаний, которые нанимают приезжих, и он не требует отказа кандидату: отсутствие отметки в паспорте само по себе не препятствует трудоустройству, если регистрация подтверждена справкой.

Нужно ли собирать документы заново при переводе сотрудника на другую должность?

Базовый комплект статьи 65 повторно не собирается, он уже в личном деле. Проверить нужно другое: не появляются ли у новой должности собственные требования — справка об отсутствии судимости, медицинское заключение, документ об образовании под новую квалификацию. Изменение наименования или кода должности по классификатору ОК 016-2025 дополнительно требует приказа о внесении изменений в штатное расписание и дополнительного соглашения к трудовому договору.

Сколько ждать справку об отсутствии судимости и можно ли начать работу до её получения?

Срок предоставления услуги не превышает 30 календарных дней с даты регистрации заявления, электронная версия приходит в личный кабинет на портале Госуслуг. Для должностей, где закон запрещает допуск лиц с судимостью или подвергавшихся уголовному преследованию, документ должен быть на руках до начала работы: допуск без него — нарушение запрета, а не техническая задержка.

Кто проводит вводный инструктаж, если специалиста по охране труда в штате нет?

Иное лицо, назначенное приказом; при отсутствии специалиста это может быть руководитель организации. Принципиальное условие — назначенный должен быть сам обучен в учебном центре и иметь протокол и удостоверение. Инструктаж на рабочем месте при этом остаётся за непосредственным руководителем работника, и передавать его специалисту по охране труда или начальнику другого подразделения нельзя.

Обязательно ли подписывать каждую страницу трудового договора?

Норма такого требования не содержит, это сложившаяся практика. Практика разумная: подпись на каждой странице снимает возможность подмены листа, а сшивка с печатью со временем сохраняется не всегда. При споре о содержании договора подписанная каждая страница закрывает вопрос сразу.

Можно ли собрать весь комплект приёма в электронном виде до первого рабочего дня?

Договор, приказ, заявления, согласия и ознакомление с локальными актами переводятся в электронный вид по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, и до выхода сотрудника это законно. Условие — введённый в компании КЭДО и письменное согласие конкретного работника по статье 22.2 ТК РФ. Журнал вводного инструктажа по охране труда при этом остаётся бумажным, и его придётся заполнить очно.