Приём на работу иностранного гражданина обязывает работодателя подать уведомление в территориальный орган МВД того субъекта, где человек работает, не позднее трёх рабочих дней с даты заключения договора. Правило действует для любого иностранца: с патентом, с разрешением на работу, с видом на жительство или РВП, для граждан стран ЕАЭС и для высококвалифицированных специалистов, а также для договоров ГПХ. С 1 сентября 2026 года заполняют новые бланки из приказа МВД России от 12.05.2026 № 290, и к уведомлению прикладывают отдельное согласие иностранца на обработку персональных данных. При приёме гражданина России уведомление в МВД не подаётся вовсе, кроме одного случая: если человек в последние два года замещал должность государственной или муниципальной службы, его бывшего нанимателя уведомляют в течение 10 дней по статье 12 273-ФЗ.
Разберём, от какой даты считать три рабочих дня и почему при электронном подписании точкой отсчёта становится отметка времени в маршруте. Покажем, какие поля добавились в формы с 1 сентября 2026 года и какое приложение стало обязательным. Дадим чек-лист проверки кандидата по реестру контролируемых лиц до подписания договора. Размеры штрафов по статье 18.15 КоАП, сводная таблица сроков по всем уведомлениям при приёме, стоимость подключения КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Когда компания обязана уведомить МВД о приёме на работу
Обязанность закреплена пунктом 8 статьи 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ: работодатель или заказчик работ и услуг уведомляет территориальный орган МВД о заключении и о прекращении трудового договора или гражданско-правового договора с иностранным гражданином. Категория иностранца значения не имеет. Разрешение на работу, патент, вид на жительство, разрешение на временное проживание, статус высококвалифицированного специалиста, гражданство страны ЕАЭС — всё это влияет на то, какие документы человек предъявляет при трудоустройстве, но не на саму обязанность уведомить.
Уведомление подаётся отдельно на каждого иностранца и отдельно по каждому договору. Если с одним человеком заключены трудовой договор по основному месту и договор ГПХ на разовую работу, уведомлений будет два. Ошибка, которая стоит дороже всего, — подача одного «сводного» уведомления на группу принятых работников: такой документ орган не примет, а срок при этом продолжит идти.
Ниже сценарии, с которыми кадровая служба сталкивается чаще всего.
| Кого принимаем | Уведомление в МВД | Срок | Основание |
|---|---|---|---|
| Иностранец с патентом | Подаётся | 3 рабочих дня | п. 8 ст. 13 115-ФЗ |
| Иностранец с разрешением на работу | Подаётся | 3 рабочих дня | п. 8 ст. 13 115-ФЗ |
| Высококвалифицированный специалист | Подаётся, плюс ежеквартальный отчёт о выплате вознаграждения | 3 рабочих дня; отчёт — последний рабочий день месяца после квартала | п. 8 ст. 13, ст. 13.2 115-ФЗ |
| Гражданин Армении, Казахстана, Киргизии | Подаётся | 3 рабочих дня | п. 8 ст. 13 115-ФЗ |
| Гражданин Республики Беларусь | Вопрос спорный: Верховный Суд в постановлении № 83-АД18-6 отменил штраф за неуведомление, но МВД исходит из общей нормы. На практике уведомление подают | 3 рабочих дня | п. 8 ст. 13 115-ФЗ |
| Иностранец с видом на жительство или РВП | Подаётся | 3 рабочих дня | п. 8 ст. 13 115-ФЗ |
| Исполнитель-иностранец по договору ГПХ | Подаётся | 3 рабочих дня | п. 8 ст. 13 115-ФЗ |
| Гражданин России | Не подаётся | — | — |
| Гражданин России, оставивший государственную или муниципальную службу менее 2 лет назад | Уведомляется бывший наниматель по последнему месту службы. Если человек служил в МВД, письмо уходит в МВД | 10 дней | ст. 12 273-ФЗ |
Две последние строки таблицы объясняют, почему запрос «уведомление в МВД при приёме» приводит к двум разным процедурам. В первом случае МВД выступает миграционным органом и получает бланк установленной формы. Во втором МВД — бывший работодатель кандидата, и письмо адресуется кадровому подразделению по последнему месту его службы.
Когда уведомление в МВД подавать не нужно
Обязанность привязана к факту заключения и прекращения договора, а не к любому кадровому событию. Уведомление не подаётся, когда компания продлевает патент работнику, меняет ему оклад дополнительным соглашением, переводит его на другую должность внутри той же организации без расторжения договора или оформляет отпуск и командировку. Не подаётся оно и при приёме гражданина России, у которого нет истории государственной службы за последние два года.
Отдельная граница — самозанятый иностранец. Если компания заключает с ним гражданско-правовой договор на выполнение работ или оказание услуг, это тот же договор ГПХ по смыслу пункта 8 статьи 13 115-ФЗ, и уведомление подаётся на общих основаниях. Налоговый режим исполнителя обязанность работодателя не снимает.
Три рабочих дня: от какой даты идёт отсчёт
Считаются рабочие дни, а день самого события в срок не входит. Договор подписан в пятницу — отсчёт начинается с понедельника, и последний день подачи приходится на среду. Праздничные дни выпадают из счёта так же, как выходные. Отправной точкой служит дата заключения договора, зафиксированная в самом документе, а не дата издания приказа о приёме и не первый рабочий день сотрудника.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Расхождение между датой договора и датой приказа — самая частая причина спора о сроке. Кадровая служба ориентируется на приказ, потому что по нему идут табель и ЕФС-1, а инспектор смотрит на договор. Если стороны подписали договор 2 сентября, а приказ издали 5 сентября, срок подачи уведомления истёк 5 сентября, и приказ здесь ничего не сдвигает.
При электронном подписании дата заключения перестаёт быть предметом толкования: она равна отметке времени, когда документ подписали обе стороны. В сервисе Добыто у каждого документа есть маршрут с последовательностью подписантов и статусом по каждому участнику, поэтому момент, когда договор стал заключённым, виден в карточке документа.
Лайфхак: у документа в КЭДО есть поле «Срок» согласования или подписания и фильтр по статусу. Отбор документов, которые требуют действий, показывает договоры, ещё не подписанные второй стороной, — до того как начнёт течь срок подачи уведомления.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Дата заключения договора в электронном документообороте — это отметка времени в маршруте подписания, а не день, когда кадровик распечатал файл. Выгружайте карточку документа со статусами участников и кладите её в дело вместе с копией уведомления. При споре о сроке это единственный объективный след, который не зависит от чьей-то памяти.»
Соберите трудовой договор: от даты его подписания идёт отсчёт трёх дней
Новые формы уведомлений с 1 сентября 2026 года
С 1 сентября 2026 года применяются формы из приказа МВД России от 12.05.2026 № 290. Бланки предыдущего приказа № 536 действовали по 31 августа 2026 года включительно, новые формы рассчитаны на период до 1 сентября 2032 года. Уведомление о заключении договора — приложение № 7, уведомление о прекращении или расторжении — приложение № 8, ежеквартальный отчёт о выплате вознаграждения высококвалифицированным специалистам — приложение № 5. Для частных агентств занятости, направляющих иностранцев к принимающей стороне, предусмотрена своя форма.
Отличий от прежнего бланка четыре, и три из них требуют изменений во внутреннем процессе. В уведомлении о заключении договора появилось поле для срока действия договора либо отметки о том, что он бессрочный. В обе формы добавлено поле «Пол». В отчёте по высококвалифицированным специалистам теперь указывают ИНН, а поле профессии убрали. Главное изменение — согласие иностранца на обработку персональных данных перестало быть частью бланка и прикладывается отдельным документом по рекомендуемому образцу из приказа. Согласие нужно и к уведомлению о заключении договора, и к уведомлению о прекращении.
Полезно знать: добавлять сотрудников и менять маршруты документов в сервисе может только пользователь с правами администратора. Роль назначается в момент добавления, поэтому доступ к кадровым документам не расползается по компании.
Способов подачи три: лично в подразделение по вопросам миграции, заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении, электронно через портал Госуслуг с электронной подписью. Подача через МФЦ приказом № 290 не предусмотрена, и это меняет привычку тех компаний, которые раньше носили бумаги в ближайший центр. Уведомление на бумаге по-прежнему нумеруют, прошивают и заверяют подписью и печатью, если печать используется.
Как подать уведомление в МВД о приёме иностранца: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зафиксируйте дату заключения договора и отсчитайте от следующего рабочего дня три рабочих дня. Внесите крайнюю дату в задачу ответственного кадровика.
- Шаг 2. Определите территориальный орган МВД по субъекту, где иностранец фактически работает. Место регистрации головной организации значения не имеет.
- Шаг 3. Возьмите действующий бланк: приложение № 7 к приказу МВД России от 12.05.2026 № 290 для уведомления о заключении договора.
- Шаг 4. Заполните форму по документу, удостоверяющему личность иностранца, и по договору. Отдельно проверьте новые поля: пол и срок действия договора либо отметку о бессрочности.
- Шаг 5. Оформите согласие иностранца на обработку персональных данных по рекомендуемому образцу из приказа и приложите его к уведомлению.
- Шаг 6. Подайте комплект лично, заказным письмом с описью и уведомлением о вручении либо через Госуслуги с электронной подписью.
- Шаг 7. Сохраните подтверждение подачи: талон с регистрационным номером, почтовую квитанцию с описью и уведомлением о вручении или электронную квитанцию о приёме. Положите его в дело вместе с копией уведомления.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Уведомление в МВД не относится к кадровому документообороту компании: это внешняя отчётность, и она живёт по своим правилам. Внутри КЭДО спокойно ведутся трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков и согласия. А акт о несчастном случае, приказ об увольнении, журнал инструктажей и бумажная трудовая книжка остаются на бумаге независимо от того, насколько зрелый у вас документооборот.»
Что проверить до подписания договора с иностранцем
С 5 февраля 2025 года работает реестр контролируемых лиц — база МВД с данными об иностранцах, утративших законные основания находиться в России. С лицом из реестра нельзя заключить трудовой договор, а если действующий работник в него попал, работодатель отстраняет его от работы. Проверка занимает около минуты: реестр контролируемых лиц на сайте МВД России запрашивает фамилию, имя и отчество, дату рождения, серию, номер и дату выдачи документа, удостоверяющего личность, а сведения в нём обновляются несколько раз в сутки.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Согласие на обработку персональных данных подписывают до того, как кандидата начинают проверять по государственным базам, а не после. С приказом № 290 этот документ закрывает сразу две задачи: даёт основание для проверки по 152-ФЗ и идёт приложением к уведомлению в МВД. Один шаблон, который вы один раз согласовали с юристом, снимает два риска.»
Чек-лист: что проверить до того, как отправить договор на подпись
- Сведения об иностранце в реестре контролируемых лиц МВД.
- Действительность документа, удостоверяющего личность, и срок его действия.
- Основание работы: патент, разрешение на работу, вид на жительство, РВП или гражданство страны ЕАЭС.
- Совпадение профессии в патенте с должностью по штатному расписанию и субъекта, в котором выдан патент, с местом работы.
- Документы, которые иностранец предъявляет дополнительно по статье 327.3 ТК РФ, включая полис добровольного медицинского страхования, когда он требуется.
- Подписанное согласие на обработку персональных данных — в редакции, пригодной и для проверки, и для приложения к уведомлению.
- Назначенный ответственный за подачу уведомления и внесённая в календарь крайняя дата.
Факт: проверка кандидата укладывается в шесть шагов: приём анкеты, согласие на обработку персональных данных по 152-ФЗ, проверка по государственным базам, сопоставление полученных сведений, заключение службы безопасности и решение по найму. Согласие стоит вторым шагом, до обращения к базам.
В практике Добыто чек-лист проверки привязывают к маршруту документа: договор не уходит на подпись руководителю, пока по кандидату не закрыты пункты проверки. Ответственный видит это в статусе, а не в переписке.
Образцы кадровых документов для оформления приёма
Комплект закрывает оформление приёма от анкеты до карточки работника; начните с согласия на обработку персональных данных, потому что оно понадобится и для проверки, и как приложение к уведомлению в МВД.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Анкета кандидата для службы безопасности | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
| Чек-лист онбординга нового сотрудника | Скачать |
Какие ещё уведомления подают при приёме и в какие сроки
Уведомление в МВД — не единственная внешняя отчётность, которую запускает подписанный трудовой договор. Сроки у всех уведомлений разные, считаются они от разных событий, и именно поэтому их удобно вести одним списком, а не держать в голове. В Добыто мы разводим эти сроки по разным ответственным и привязываем их к типу документа: подписанный трудовой договор создаёт задачу в МВД, изданный приказ — задачу в Социальный фонд России.
| Кого уведомляем | Срок | Форма | Ответственность |
|---|---|---|---|
| Территориальный орган МВД, приём иностранца | 3 рабочих дня с даты заключения договора | Приложение № 7 к приказу МВД России № 290 | ч. 3 и 4 ст. 18.15 КоАП: 400 000-800 000 ₽, в Москве, Московской области, Санкт-Петербурге и Ленинградской области 400 000-1 000 000 ₽ |
| Территориальный орган МВД, отчёт по высококвалифицированным специалистам | Последний рабочий день месяца, следующего за кварталом | Приложение № 5 к приказу МВД России № 290 | Запрет привлекать высококвалифицированных специалистов на 2 года при неисполнении условий договора |
| Бывший наниматель государственного или муниципального служащего | 10 дней с даты заключения договора | Письмо по ст. 12 273-ФЗ | Ст. 19.29 КоАП: 100 000-500 000 ₽ на юридическое лицо, срок давности 6 лет |
| Военный комиссариат | 5 дней со дня приёма | Сведения о принятых работниках, подлежащих воинскому учёту | Ст. 21.4 КоАП: 40 000-50 000 ₽ на должностное лицо |
| Социальный фонд России | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа | ЕФС-1, подраздел 1.1 | Ст. 15.33.2 КоАП: 300-500 ₽ на должностное лицо |
Разброс сумм в последнем столбце показывает, где компания теряет деньги на невнимательности. Опоздание с ЕФС-1 стоит сотен рублей, опоздание с уведомлением в МВД по одному иностранцу — сотен тысяч. При приёме нескольких иностранцев штраф считают по каждому человеку отдельно.
Цена ошибки: во что обходится пропущенный срок
Неуведомление МВД или уведомление с нарушением формы и порядка квалифицируется по части 3 статьи 18.15 КоАП: для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей это от 400 000 до 800 000 рублей либо приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток. В Москве, Московской области, Санкт-Петербурге и Ленинградской области действует часть 4 той же статьи: от 400 000 до 1 000 000 рублей либо такое же приостановление. Должностное лицо платит от 35 000 до 50 000 рублей, а в перечисленных четырёх регионах — от 35 000 до 70 000 рублей.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Приостановление деятельности — тот сценарий, который обычно недооценивают при расчёте риска. Штраф компания закладывает в резерв, а остановка работы точки или производственного участка на две недели обнуляет выручку и не отменяет аренду и зарплату. Для сети из нескольких объектов, где иностранцев принимают регулярно, вероятность попасть на этот сценарий выше, чем кажется по одной проверке.
К прямому штрафу добавляется работа, которую придётся сделать повторно: восстановить хронологию по каждому договору, найти подтверждения подачи, подготовить пояснения, а при оспаривании — собрать доказательства своевременности. Именно на этом этапе выясняется, что часть подтверждений не сохранили, а даты в приказах и договорах расходятся.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Электронный архив нужен для проверки, а не для порядка на полке. Подписанный документ должен открываться и скачиваться вместе с датой подписания, а копия уведомления в МВД — лежать в том же деле, что и трудовой договор. Тогда на запрос инспектора вы отвечаете одной выгрузкой, а не двухнедельными поисками по почте и папкам.»
Стоимость КЭДО в Добыто: тарифы и сроки подключения
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с 1С и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника в месяц; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф, выпускаются бесплатно | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив доступны с тарифа «Бизнес», а выделенный сервер и SLA — в «Корпорации». Условия по каждому тарифу и состав функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Уведомление в МВД при приёме на работу запускает не любое трудоустройство, а два конкретных случая: договор с иностранным гражданином любой категории и приём человека, который недавно ушёл с государственной или муниципальной службы. В первом случае у компании три рабочих дня от даты заключения договора и новый бланк из приказа № 290 с отдельным согласием на обработку персональных данных, во втором — 10 дней и письмо бывшему нанимателю. Цена невнимательности несопоставима с другими кадровыми сроками: сотни тысяч рублей по каждому иностранцу и риск приостановления деятельности.
Мы в Добыто строим кадровый документооборот так, чтобы дата заключения договора не восстанавливалась по памяти: маршрут подписания, статусы участников и электронный архив дают точную отправную точку для отсчёта внешних сроков и подтверждение для проверяющего.
Частые вопросы
Нужно ли уведомлять МВД, если иностранец подписал договор, но так и не вышел на работу
Обязанность привязана к заключению договора, а не к фактическому началу работы. Договор подписан — уведомление по приложению № 7 подаётся в те же три рабочих дня. Если затем договор аннулируют или расторгнут, подаётся второе уведомление, по приложению № 8, и на него действует такой же срок в три рабочих дня с даты прекращения.
Срок пропущен. Подавать уведомление сейчас или уже бессмысленно
Подавать. Пропуск срока не отменяет обязанность, а неподанное уведомление сохраняет нарушение в текущем состоянии. Срок давности привлечения к ответственности за нарушения миграционного законодательства составляет один год, и в этот период отсутствие уведомления обнаруживается при любой проверке. Подача с опозданием не гарантирует освобождение от штрафа по статье 18.15 КоАП, но снимает продолжающееся нарушение и даёт компании подтверждение добросовестности.
У компании филиалы в трёх регионах. Куда подавать уведомления
В территориальный орган МВД того субъекта, где иностранец фактически работает, а не по месту регистрации головной организации. Если сотрудников принимают в трёх регионах, уведомления уходят в три разных подразделения по вопросам миграции. Ошибка с регионом приравнивается к нарушению порядка подачи, а не к формальной неточности.
Нужно ли новое уведомление при переводе иностранца на другую должность
Перевод внутри той же организации оформляется дополнительным соглашением и не создаёт нового договора, поэтому уведомление по нему не подаётся. Отдельно проверьте другое: если человек работает по патенту, профессия, указанная в патенте, должна соответствовать новой должности, а субъект выдачи патента — месту работы. Несовпадение здесь создаёт самостоятельное нарушение, независимо от уведомлений.
Кто подаёт уведомление при работе через частное агентство занятости
Уведомляет та сторона, которая заключила договор с иностранцем. Если трудовой договор оформлен с агентством, направляющим работника к принимающей стороне, обязанность лежит на агентстве, и для этого случая в приказе МВД России № 290 предусмотрена отдельная форма уведомления. Принимающая сторона при этом остаётся ответственной за законность привлечения к труду на своей площадке.
Что делать, если действующий работник попал в реестр контролируемых лиц
Продолжать трудовые отношения в прежнем режиме нельзя: работника отстраняют от работы, а заключать или продлевать договор с лицом из реестра запрещено. Проверяйте иностранных сотрудников по реестру не только перед приёмом, но и периодически, потому что основания попадания в него возникают уже после трудоустройства — например, при истечении срока действия документа, дающего право находиться в стране.
