Заявление на совмещение должностей и образец заявления для кадровой службы

Заявление на совмещение должностей — это письменное согласие работника на дополнительную работу по другой должности в течение установленной продолжительности рабочего дня и без освобождения от основной работы (статья 60.2 ТК РФ). Обязательным документом заявление не является: закон требует письменного согласия работника, а его форму стороны выбирают сами. Рабочий комплект состоит из трёх документов: согласие или заявление работника, дополнительное соглашение с указанием содержания, объёма и срока дополнительной работы и размера доплаты, приказ по личному составу. Главное различие, от которого зависит весь порядок оформления: дополнительная работа внутри своего рабочего дня — это совмещение и дополнительное соглашение к действующему трудовому договору, работа в свободное от основной время — совместительство и отдельный трудовой договор.

Ниже готовый текст заявления, который можно скопировать и подставить свои данные, разбор шести реквизитов, без которых проверяющий читает документ как неоформленную дополнительную работу, и таблица отличий совмещения от перевода, перемещения и совместительства. Разберём, как договариваются о размере доплаты по статье 151 ТК РФ и почему в дошкольных учреждениях он упирается в штатное расписание и фонд оплаты труда. Досрочная отмена с предупреждением за 3 рабочих дня, требования к виду электронной подписи для дополнительного соглашения, стоимость подключения КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Готовый текст заявления на совмещение должностей: скопируйте блок и замените данные в квадратных скобках на свои.

Совмещение должностей: когда работнику нужно писать заявление

Статья 60.2 ТК РФ описывает четыре варианта дополнительной работы за пределами трудовой функции: совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объёма работ и исполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Совмещением называют работу по другой профессии или должности, расширением зон обслуживания и увеличением объёма — работу по той же профессии. Разница не косметическая: от неё зависит формулировка в дополнительном соглашении и в приказе, и именно эту формулировку смотрит инспектор, когда сверяет документ со штатным расписанием.

Закон не требует от работника заявления. Требование другое: поручение дополнительной работы допускается только с письменного согласия работника, а срок, содержание и объём работодатель устанавливает с его же письменного согласия. Согласие оформляют двумя способами. Первый: работодатель направляет предложение, работник ставит на нём отметку «согласен» с датой и подписью. Второй: работник пишет заявление, работодатель накладывает резолюцию. Второй способ кадровые службы используют чаще, потому что он снимает вопрос о том, кто был инициатором, и потому что заявление проще подшить в личное дело как самостоятельный документ.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Заявление не заменяет дополнительное соглашение. Согласие фиксирует волю работника, а условия дополнительной работы — содержание, объём, срок и размер доплаты — становятся обязательными только после того, как обе стороны подписали соглашение. Комплект из одного заявления и приказа означает, что размер доплаты установлен работодателем в одностороннем порядке, и в споре о недоплаченных суммах такая конструкция разваливается первой.

Кто подписывает заявление и на чьё имя его пишут

Заявление адресуется руководителю организации или лицу, которому передано право принимать кадровые решения по доверенности или приказу о распределении полномочий. Если совмещаемая должность находится в другом подразделении, согласовать поручение придётся с обоими руководителями: у одного работник числится, у другого будет выполнять дополнительный объём. Виза второго руководителя на заявлении не обязательна по закону, но снимает типовой конфликт, когда дополнительную работу поручили, а фактический доступ к участку не дали.

Должность, которую предлагается совмещать, должна существовать в штатном расписании. Совмещать можно вакантную должность либо должность работника, временно отсутствующего с сохранением места работы. Поручить дополнительную работу по должности, которой в штатном расписании нет, нельзя: оплачивать нечего, а объём работы не с чем соотнести. Проверка начинается именно с этого, поэтому перед подачей заявления имеет смысл запросить у кадровой службы выписку из штатного расписания по интересующей позиции.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «В спорах о доплате чаще всего не хватает не подписи работника, а описания объёма. Формулировка «исполнение обязанностей менеджера по закупкам» ничего не измеряет, поэтому доказать, что объём вырос вдвое против согласованного, нечем ни одной из сторон. Проверьте своё соглашение: если в нём нет доли ставки, перечня участков или числа обслуживаемых объектов, объём не согласован.»

Что должно быть в заявлении на совмещение должностей

Заявление на совмещение держится на шести реквизитах. Пять из них переходят потом в дополнительное соглашение и в приказ, поэтому расхождение между документами сразу видно при сверке. Ниже — что писать в каждом и чем оборачивается пропуск.

Сильнее всего на исход спора влияют две строки таблицы: срок и объём. Заявление без срока превращает временное поручение в постоянное условие, а заявление без объёма лишает обе стороны измеримой величины, к которой привязана доплата.

Три ошибки, которые встречаются в заявлениях чаще других

1. Просьба о переводе вместо совмещения. Формулировка «прошу перевести меня на должность» запускает процедуру статьи 72.1 ТК РФ: меняется трудовая функция, а прежняя работа с работника снимается. Для дополнительной работы нужна формулировка «прошу поручить дополнительную работу наряду с работой, определённой трудовым договором».
2. Указание конкретной суммы доплаты в заявлении. Размер устанавливается соглашением сторон, а не просьбой работника. Сумма, названная в заявлении и не подтверждённая соглашением, создаёт расхождение между документами, которое потом объясняют при проверке.
3. Заявление задним числом. Дата заявления позже даты приказа означает, что дополнительная работа выполнялась без письменного согласия. Это самостоятельное нарушение порядка оформления, и исправить его подписью в более раннем поле уже нельзя: в электронных системах дата подписания фиксируется автоматически.

Совмещение, совместительство, перевод и перемещение: как различают виды перемещений работника

Четыре кадровые процедуры регулярно подменяют друг друга в документах, потому что снаружи выглядят похоже: человек начинает делать что-то, чего раньше не делал. Юридически это разные основания с разными документами, разной оплатой и разными правами сторон на отказ.

Практический разделитель один: смотрите, снимается ли с работника прежняя работа и в какое время выполняется новая. Прежняя работа остаётся и новая идёт в те же часы — совмещение. Прежняя работа снимается — перевод. Новая работа идёт за пределами рабочего дня — совместительство. Ничего из условий трудового договора не изменилось, изменился только кабинет или станок — перемещение, и согласия здесь закон не требует. Отдельное ограничение: перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья, запрещено, даже если формально условия договора не меняются.

Как оформить совмещение должностей: от заявления до приказа

Процедура занимает один рабочий день, если должность есть в штатном расписании и размер доплаты согласован до подписания. Затягивается она обычно на согласовании суммы: работник ориентируется на оклад совмещаемой должности, работодатель — на фактический объём переданной работы.

Что проверить до подачи заявления

1. Наличие должности в штатном расписании. Должность должна быть в штатке и быть вакантной либо занятой временно отсутствующим работником, за которым сохраняется место работы.
2. Квалификационные требования. Если по совмещаемой должности установлены обязательные требования к образованию, стажу, медицинскому осмотру или допуску, работник должен им соответствовать. Совмещение не отменяет ни одного из них.
3. Совместимость по времени. Дополнительная работа выполняется внутри той же продолжительности рабочего дня. Если фактически объём не помещается в смену, это не совмещение, а либо совместительство, либо сверхурочная работа со своим порядком оплаты.
4. Источник доплаты. В организациях с утверждённым положением об оплате труда размер доплаты не может выходить за рамки, установленные этим локальным нормативным актом и фондом оплаты труда.
5. Способ подписания. Если компания перешла на КЭДО, заранее проверьте, какой вид электронной подписи выдан работнику: для дополнительного соглашения простой подписи недостаточно.

Пошаговая инструкция по оформлению совмещения должностей

1. Шаг 1. Согласуйте с руководителем подразделения содержание и объём дополнительной работы и получите подтверждение, что позиция в штатном расписании свободна.
2. Шаг 2. Оформите письменное согласие работника: заявление по образцу выше либо предложение работодателя с отметкой о согласии, датой и подписью.
3. Шаг 3. Подготовьте дополнительное соглашение к трудовому договору. В нём фиксируются вид дополнительной работы, наименование должности по штатному расписанию, содержание и объём, срок и размер доплаты со ссылкой на статью 151 ТК РФ.
4. Шаг 4. Издайте приказ о поручении дополнительной работы со ссылкой на дополнительное соглашение и ознакомьте с ним работника под подпись. Запись в трудовую книжку не вносится, сведения в ЕФС-1 не подаются: совмещение не относится к кадровым мероприятиям, о которых отчитываются в Социальный фонд России.
5. Шаг 5. Передайте комплект в расчёт. Доплата за совмещение входит в систему оплаты труда, облагается НДФЛ и страховыми взносами и учитывается при расчёте среднего заработка по Положению об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Шаблоны кадровых документов для оформления дополнительной работы

Комплект собран под оформление совмещения в электронном виде: начните с дополнительного соглашения, остальные документы нужны, если КЭДО в компании только запускается.

Как досрочно отменить совмещение

Отказаться от дополнительной работы досрочно может любая сторона. Работник вправе досрочно отказаться от её выполнения, работодатель — досрочно отменить поручение, и в обоих случаях вторую сторону предупреждают в письменной форме не позднее чем за 3 рабочих дня. Объяснять причину закон не обязывает ни работника, ни работодателя.

Оформление отмены состоит из двух документов: письменного предупреждения с датой вручения и приказа о прекращении дополнительной работы. Если срок совмещения был указан в дополнительном соглашении, к нему готовят ещё одно соглашение об исключении условия о доплате. Дата прекращения доплаты должна совпадать с датой в приказе: расхождение здесь порождает либо переплату, либо удержание, которое потом оспаривают.

Важный нюанс из практики: три рабочих дня отсчитываются от дня, следующего за днём вручения предупреждения, а не от даты его подписания. Если предупреждение отправлено через систему КЭДО, ориентиром служит зафиксированная системой дата доставки и прочтения, поэтому в положении об электронном документообороте этот момент описывают отдельно.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Доплата за совмещение: как договариваются о размере

Статья 151 ТК РФ устанавливает одно правило: размер доплаты определяется по соглашению сторон с учётом содержания и объёма дополнительной работы. Ни минимума, ни максимума, ни обязательной формулы закон не задаёт. Отсюда три способа, которые кадровые службы применяют на практике.

• Фиксированная сумма в рублях. Подходит, когда объём дополнительной работы стабилен и не зависит от загрузки. Проще всего в расчёте, но при изменении объёма требует нового соглашения.
• Процент от оклада по совмещаемой должности. Самый распространённый вариант: доплата привязана к доле переданного функционала, например 30 или 50 процентов оклада вакантной позиции. При индексации окладов пересчитывается автоматически.
• Процент от оклада по основной должности. Применяется, когда оклад по совмещаемой должности ниже, а нагрузка ложится на квалификацию работника. Формально закону не противоречит, но требует обоснования в соглашении.

Доплата за совмещение — часть заработной платы. Она облагается НДФЛ и страховыми взносами, включается в расчёт среднего заработка для отпускных и командировочных и учитывается при сравнении месячной зарплаты с МРОТ. Отдельной строкой в расчётном листке её показывают не по требованию закона, а чтобы работник видел основание начисления: при проверке расчётный листок без расшифровки доплат даёт лишний вопрос.

Совмещение должностей в ДОУ и других бюджетных учреждениях

В дошкольных образовательных учреждениях, школах и других организациях бюджетной сферы механизм тот же, но свободы в размере доплаты меньше. Источник выплаты — фонд оплаты труда учреждения, а порядок установления доплат описывается в положении об оплате труда, которое принимается с учётом мнения представительного органа работников. Руководитель не может назначить произвольный процент: он выбирает из диапазона, зафиксированного в локальном акте и в системе оплаты труда учредителя.

Второе ограничение — штатное расписание и тарификация. Совмещать можно только должность, включённая в штатное расписание учреждения, а по педагогическим должностям учитывается норма часов педагогической работы за ставку. Младший воспитатель, принимающий обязанности по вакантной ставке помощника воспитателя, оформляется через совмещение; увеличение педагогической нагрузки сверх нормы часов оформляется иначе, через изменение объёма учебной нагрузки. Разъяснения по спорным ситуациям с оплатой дополнительной работы публикует справочная служба Роструда, где ответы даются с привязкой к конкретным нормам ТК РФ.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «В бюджетных учреждениях спор о доплате почти всегда упирается не в статью 151 ТК РФ, а в положение об оплате труда: работник просит половину оклада, а в локальном акте установлен потолок в 30 процентов. Прежде чем подавать заявление, попросите в бухгалтерии выписку из положения об оплате труда в части доплат за совмещение — это один лист, который экономит две недели переписки.»

Когда совмещение оформлять нельзя и во сколько обходится ошибка

Совмещение закрывает узкую задачу: временно передать объём работы по другой должности человеку, который остаётся на своей. За пределами этой задачи конструкция не работает, и попытка натянуть её на другую ситуацию создаёт нарушение.

Ситуации, в которых нужна другая процедура

• Должности нет в штатном расписании. Сначала вводится позиция, потом поручается дополнительная работа. Обратный порядок означает доплату без основания.
• Работник фактически перестаёт выполнять свою работу. Это перевод по статье 72.1 или 72.2 ТК РФ, а не совмещение. Временный перевод для замещения отсутствующего работника оформляется до выхода этого работника.
• Обязанности уже входят в должностную инструкцию. Работа в пределах трудовой функции дополнительной не считается, и доплата по статье 151 ТК РФ для неё не основание.
• Требуется допуск, которого у работника нет. Должности с обязательным медицинским осмотром, аттестацией или специальным допуском совмещать без выполнения этих требований нельзя.
• Дополнительная работа выполняется после смены. Это совместительство с отдельным трудовым договором и ограничением в 4 часа в день.

Цена ошибки складывается из трёх частей. Первая — административная: нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ влечёт для юридического лица штраф от 30 000 до 50 000 рублей, для должностного лица и предпринимателя — от 1 000 до 5 000 рублей, при повторном нарушении суммы растут. Вторая — выплаты работнику: если суд признает, что дополнительная работа выполнялась, а соглашение не оформлено, взыскивают доплату за весь период с процентами по статье 236 ТК РФ. Третья — время кадровой службы на восстановление документов, которое в пересчёте на зарплату специалиста обычно превышает сам штраф.

Отдельный риск у работодателя возникает там, где совмещение оформлено правильно, а отменено неаккуратно. Прекращение доплаты без письменного предупреждения за 3 рабочих дня — это недоплата за фактически выполненную работу, и восстановить сумму работник может через инспекцию труда без обращения в суд.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он в локальном акте. Если порядок идентификации не описан, спор проигрывается даже при технически исправной подписи, поэтому проверьте формулировку в своём положении о КЭДО раньше, чем возникнет спор.»

Заявление и дополнительное соглашение о совмещении в электронном виде

Кадровый электронный документооборот ведётся по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Для совмещения это означает, что весь комплект — заявление, дополнительное соглашение, приказ, предупреждение об отмене — создаётся и хранится в системе без бумажного дубля. Бумажный экземпляр по переведённому процессу не оформляется вообще: способ меняется, а не дополняется запасным каналом.

Какой подписью подписывают документы о совмещении

Требования к виду подписи различаются по документам и по сторонам. Дополнительное соглашение относится к изменениям трудового договора, поэтому требования к нему жёстче, чем к заявлению работника.

Практический вывод из таблицы один: если работникам выданы только простые подписи, заявление и приказ через систему провести можно, а дополнительное соглашение — нет. Компании, которые начинают КЭДО с отпусков и командировок, где достаточно простой подписи, доходят до совмещений и упираются в необходимость выпускать усиленные подписи. В практике Добыто мы закладываем этот шаг в план внедрения заранее, чтобы кадровая служба не оформляла половину комплекта в системе, а половину на бумаге.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Различие между видами подписи — это не про степень защиты, а про основание равнозначности. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, а для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками обмена, без него равнозначности нет. Выбирая простую подпись для заявлений, вы одновременно берёте на себя обязанность иметь соглашение и локальный акт, где описан порядок определения лица по его подписи.»

Что подготовить в компании до перевода совмещений в электронный вид

Порядок перехода задан статьёй 22.2 ТК РФ: локальный нормативный акт о введении КЭДО, уведомление работников, сбор согласий. Согласие требуется от тех, кто был принят на работу до 31 декабря 2021 года включительно и имеет трудовой стаж на эту дату. Для принятых позже и не имеющих стажа отдельное согласие не нужно. Чем моложе коллектив, тем короче подготовительный этап; при большой доле работников со стажем до 2022 года на сбор согласий закладывают отдельное время, а отказавшихся ведут в бумажном режиме параллельно.

Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что переводить кадровые процессы в электронный вид рано, посмотрите на объём: заявление, соглашение, приказ и предупреждение об отмене — это четыре подписи на одно совмещение, и при 200 работниках комплект собирается неделями. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, и это снимает основную часть ошибок настройки маршрутов согласования до того, как в систему заходит весь штат.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Запомните дословно: если вы перешли на электронный документооборот по какому-то процессу и работник на это согласился, в бумаге вы этот документ уже не оформите. Люди воспринимают внедрение как добавление удобного канала, а это замена способа, и откатиться обратно по конкретному документу нельзя. Поэтому список процессов для перевода составляйте до выбора системы, а не после.»

Стоимость перевода кадровых документов о совмещении в электронный вид

Стоимость КЭДО считается по числу сотрудников, подключённых к системе, и не зависит от количества оформленных документов. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.

Итоговая сумма зависит от численности подключённых сотрудников и выбранного набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и API — в «Корпорацию». Действующие условия по каждому пакету собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.

Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Совмещение должностей держится на письменном согласии работника, дополнительном соглашении с описанным объёмом и сроком и приказе. Заявление — удобная форма такого согласия, но само по себе оно не устанавливает ни доплату, ни срок: эти условия появляются только в соглашении сторон по статьям 60.2 и 151 ТК РФ. Отличать совмещение от перевода, перемещения и совместительства проще всего по двум признакам: снимается ли прежняя работа и в какое время выполняется новая. Досрочно отказаться может каждая сторона, предупредив другую письменно за 3 рабочих дня.

Весь комплект по совмещению закон разрешает оформлять электронно, и здесь разница между видами подписи становится практической: для дополнительного соглашения простой подписи не хватит ни работнику, ни работодателю. В Добыто мы настраиваем маршруты согласования так, чтобы система сама подставляла нужный вид подписи под каждый документ комплекта, а кадровая служба не сверяла требования вручную по каждому случаю.

Частые вопросы о совмещении должностей

Можно ли оформить совмещение сразу по двум должностям?

Ограничения по количеству совмещаемых должностей Трудовой кодекс не устанавливает. На каждую должность оформляется своё согласие, своё условие в дополнительном соглашении и свой размер доплаты, потому что содержание и объём работы у них разные. Практический предел задаёт не закон, а продолжительность рабочего дня: если суммарный объём в неё не помещается, часть работы придётся оформлять как совместительство или оплачивать как сверхурочную.

Нужно ли новое заявление, если изменился объём работы или размер доплаты?

Да, менять условия в одностороннем порядке нельзя: срок, содержание и объём дополнительной работы устанавливаются с письменного согласия работника. Изменение оформляется новым дополнительным соглашением, а заявление или отметка о согласии подтверждает, что работник принял новые условия. Приказ переиздавать не нужно, достаточно приказа о внесении изменений со ссылкой на соглашение.

Отражается ли совмещение в трудовой книжке и в сведениях о трудовой деятельности?

Нет. Совмещение не меняет трудовую функцию по основному месту работы, поэтому запись в трудовую книжку не вносится и подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не подаётся. Подтверждением опыта работы по совмещаемой должности служат дополнительное соглашение и приказ, поэтому их копии стоит запросить у работодателя до увольнения, а не после.

Можно ли поручить дополнительную работу работнику на испытательном сроке или на неполном рабочем времени?

Прямого запрета в статье 60.2 ТК РФ нет: испытание и неполное рабочее время не лишают работника права дать согласие на дополнительную работу. При неполном рабочем дне объём дополнительной работы соотносят с фактической продолжительностью смены, а не с полной нормой. Отдельно проверяют квалификационные требования по совмещаемой должности: испытательный срок их не отменяет.

Работодатель поручил дополнительные обязанности устно и не платит. Что делать?

Сначала письменно запросите документы: дополнительное соглашение о совмещении и приказ. Если их нет, а работа фактически выполняется, зафиксируйте это перепиской, поручениями в рабочей системе и служебными записками — в спорах такие доказательства оценивают наравне с кадровыми документами. Дальше обращение подаётся в государственную инспекцию труда, срок давности привлечения к ответственности за нарушение трудового законодательства составляет один год со дня совершения нарушения.

Начисляется ли доплата за совмещение во время отпуска или больничного?

Доплата начисляется за фактически выполненную дополнительную работу, поэтому за дни отпуска и временной нетрудоспособности её не начисляют. При этом сами суммы доплаты, начисленные за расчётный период, входят в средний заработок, из которого считаются отпускные и пособие, так что на размер выплат совмещение влияет.

Обязательно ли согласие работника при перемещении в другой кабинет или на другой станок?

Нет, перемещение на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности или поручение работы на другом механизме согласия не требует, если определённые сторонами условия трудового договора не меняются. Ограничение одно: перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья, запрещено. Если вместе с рабочим местом меняется трудовая функция или размер оплаты, это уже перевод, и без письменного согласия он незаконен.