Замещение временно отсутствующего работника три законных способа закрыть обязанности

Замещение временно отсутствующего работника по ТК РФ оформляется одним из трёх способов: коллеге поручают обязанности в порядке совмещения по статье 60.2 с доплатой по статье 151, коллегу временно переводят на должность отсутствующего по статье 72.2 или принимают нового сотрудника по срочному трудовому договору по статье 59. Любой из трёх вариантов требует письменного документа: согласия и приказа, дополнительного соглашения или срочного договора с указанием причины срочности. Способ выбирают по тому, сохраняет ли замещающий свою работу. При совмещении он выполняет обе функции в течение своего рабочего дня и получает доплату. При временном переводе он оставляет свою должность до выхода отсутствующего. По срочному договору функцию закрывает человек со стороны, и договор прекращается с выходом основного работника.

Материал помогает выбрать способ под длительность отсутствия и загрузку команды, не допустить превращения временного перевода в постоянный и правильно отразить замещение в ЕФС-1. Разбираем два судебных акта по детским садам: о взыскании доплаты без письменного соглашения и о том, почему поручение обязанностей заведующей не делает воспитателя заведующей. Сценарная таблица выбора, пошаговый порядок оформления, штрафы по статье 5.27 КоАП и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Совмещение, временный перевод и срочный договор: чем различаются три способа

Все три способа закрывают одну задачу, но по-разному влияют на трудовой договор замещающего, на его зарплату и на отчётность в Социальный фонд России. Совмещение и исполнение обязанностей временно отсутствующего работника не меняют трудовую функцию: человек продолжает свою работу и берёт чужую в пределах своего рабочего дня. Временный перевод меняет трудовую функцию на срок замещения. Срочный трудовой договор вообще не затрагивает действующих сотрудников.

Строки об оплате и ЕФС-1 показывают, что совмещение и временный перевод не дают дополнительной нагрузки на отчётность в СФР, а срочный договор даёт два отчётных мероприятия. Строка о досрочном прекращении показывает, что гибче всего совмещение: его можно снять через 3 рабочих дня после письменного предупреждения, если отсутствующий вышел раньше или нагрузка оказалась непосильной.

Какой способ выбрать: сценарии замещения

Выбор зависит от длительности отсутствия, наличия в штате работника с подходящей квалификацией и от того, сможет ли он совмещать две функции в пределах своего рабочего дня.

Если ни один работник не соглашается на дополнительную работу, остаются только срочный договор или перераспределение задач без изменения трудовых функций. Заставить сотрудника совмещать нельзя: статья 60.2 требует письменного согласия, а отказ от предложения совмещения дисциплинарным проступком не является.

Когда каждый способ не подходит

• Совмещение не подходит, если чужие обязанности физически не помещаются в рабочий день замещающего. Работа за пределами рабочего дня по другому трудовому договору — это уже внутреннее совместительство по статье 60.1 с отдельным договором и лимитом не более 4 часов в день.
• Временный перевод не подходит, если освободившаяся функция замещающего тоже требует закрытия: перевод оголяет его собственный участок.
• Перевод без согласия не подходит для обычного отпуска или больничного. Отсутствие сотрудника само по себе не относится к чрезвычайным обстоятельствам части 2 статьи 72.2.
• Срочный договор не подходит, если за отсутствующим не сохраняется место работы: основание части 1 статьи 59 привязано именно к такому работнику.

Совмещение должностей и исполнение обязанностей отсутствующего по статье 60.2 ТК РФ

Статья 60.2 ТК РФ называет три формы дополнительной работы без освобождения от основной: совмещение профессий (должностей) — работа по другой профессии; расширение зон обслуживания или увеличение объёма работ — работа по той же профессии; исполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Все три выполняются в течение установленной продолжительности рабочего дня и за дополнительную оплату. Трудовой договор замещающего при этом не меняется, поэтому ни запись в трудовую книжку, ни сведения ЕФС-1 о совмещении не подаются.

Письменное согласие работника обязательно, и в нём фиксируют срок, содержание и объём поручаемой работы. На практике оформляют два документа: дополнительное соглашение или письменное согласие на предложение работодателя и приказ о поручении дополнительной работы с указанием срока и доплаты. Для исполнения обязанностей руководителя к ним добавляется перечень полномочий: какие документы замещающий вправе подписывать и от чьего имени.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Руководитель вправе назначить уполномоченное лицо на период своего отсутствия: отпуска, командировки, болезни, выходных и праздничных дней. В приказе, как и в доверенности, должен стоять конкретный перечень полномочий. Формулировка «возложить исполнение обязанностей директора» без перечня порождает тот самый спор, который приказ должен был предотвратить: вправе ли заместитель подписывать именно этот документ. Перечислите виды документов и действий, которые переходят к замещающему, прямо в приказе.»

Доплата за совмещение: как определить размер

Статья 151 ТК РФ устанавливает, что размер доплаты определяется соглашением сторон с учётом содержания и (или) объёма дополнительной работы. Минимального размера закон не называет, поэтому в соглашении допустима твёрдая сумма, процент от оклада замещающего или процент от оклада отсутствующего. Форму выбирают так, чтобы сумму можно было проверить: процент от оклада отсутствующего привязан к объёму его обязанностей, твёрдая сумма удобна при частичном замещении. Если работнику поручили только часть функций, это отражают и в объёме работы, и в размере доплаты.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Отсутствие письменного соглашения о размере доплаты не освобождает от оплаты. В решении от 17.02.2025 по делу № 2-1411/2024 суд взыскал с детского сада 3 620,30 рубля доплаты за фактически выполненную работу по замещению и отдельно указал, что отсутствие соглашения о размере доплаты само по себе не отменяет права на неё. К взысканию добавляется риск штрафа по части 6 статьи 5.27 КоАП за невыплату причитающейся суммы: от 30 000 до 50 000 рублей для организации.

Досрочная отмена совмещения

Работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение. Обе стороны предупреждают друг друга письменно не позднее чем за 3 рабочих дня. Уведомление вручают под подпись или направляют через КЭДО: в споре суд проверяет именно дату вручения. Когда отсутствующий сотрудник вышел раньше срока, указанного в приказе, совмещение не прекращается автоматически, если в соглашении срок привязан к конкретной дате, а не к выходу работника. Формулировка «до выхода основного работника» избавляет от отдельного уведомления.

Совмещение должностей в ДОУ: что показывает практика 2026 года

В детских садах воспитателям регулярно поручают обязанности заведующей на время её отсутствия. Апелляционное определение от 21.01.2026 по делу № 33-131/2026 разобрало такой случай: суд указал, что поручение воспитателю обязанностей заведующей не означало приёма на вакантную должность, и признал недействительными приказы об увольнении работницы с этой должности и связанные сведения о трудовой деятельности. Там же суд подтвердил, что досрочное прекращение дополнительной работы требует письменного предупреждения не позднее чем за 3 рабочих дня, и принял уведомление как доказательство вручения.

Для педагогических работников действует ещё одна особенность. Постановление Минтруда России от 30.06.2003 № 41 (подпункт «е» пункта 2) относит педагогическую работу с дополнительной оплатой в том же дошкольном учреждении к работе, которая не считается совместительством и не требует отдельного трудового договора. Учебную нагрузку, выполненную в порядке замещения временно отсутствующих педагогов, регулирует пункт 2.7 приложения № 2 к приказу Минобрнауки России от 22.12.2014 № 1601. Для заведующей и административных должностей используется общий порядок статьи 60.2.

Совмещение или совместительство: как не перепутать

Совместительство по статьям 60.1 и 282 ТК РФ — это отдельный трудовой договор и работа в свободное от основной работы время. По общему правилу оно не может превышать 4 часов в день и половины месячной нормы рабочего времени за учётный период, с исключениями из статьи 284. Совмещение выполняется в пределах своего рабочего дня, без второго трудового договора, за доплату. Если сотрудник остаётся после смены, чтобы закрыть задачи отсутствующего коллеги, это уже не совмещение: такую работу оформляют как внутреннее совместительство или как сверхурочную работу по её правилам.

Сформируйте приказ о совмещении со сроком и доплатой

Конструктор формирует .docx приказа о совмещении с полями для срока и доплаты и блоком согласия работника. В сервисе Добыто такой приказ подписывается в КЭДО: сотрудник видит документ в личном кабинете и подписывает электронной подписью, а дата ознакомления фиксируется автоматически.

Временный перевод на другую должность и перемещение работника

Перевод по статье 72.1 ТК РФ — это постоянное или временное изменение трудовой функции работника или структурного подразделения, где он работает, а также перевод в другую местность вместе с работодателем. Перемещение отличается тем, что не меняет условий трудового договора: работника направляют на другое рабочее место, в другое подразделение в той же местности или поручают работу на другом механизме или агрегате. Перемещение согласия не требует. Запрет общий для обоих видов: нельзя переводить и перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

Виды перемещений работника, с которыми сталкивается кадровая служба при замещении, укладываются в четыре варианта:

• постоянный перевод на другую должность по письменному соглашению (часть 1 статьи 72.1);
• временный перевод на срок до 1 года или до выхода отсутствующего работника по письменному соглашению (часть 1 статьи 72.2);
• временный перевод без согласия на срок до 1 месяца при чрезвычайных обстоятельствах (части 2 и 3 статьи 72.2);
• перемещение без изменения трудовой функции и условий договора (часть 3 статьи 72.1).

Для замещения на время отпуска, болезни или отпуска по уходу за ребёнком подходит второй вариант. Работник и работодатель подписывают дополнительное соглашение, где указывают должность, срок до выхода конкретного отсутствующего работника и условия оплаты, после чего издаётся приказ о переводе. Оплату при временном переводе по соглашению стороны определяют сами; правило о сохранении не ниже среднего заработка по прежней работе закон связывает с переводом без согласия.

Когда временный перевод становится постоянным

Часть 1 статьи 72.2 ТК РФ содержит условие, которое кадровые службы пропускают чаще других. Если срок перевода истёк, прежняя работа работнику не предоставлена, а он не потребовал её и продолжает работать, условие о временном характере перевода утрачивает силу, и перевод считается постоянным. Отсутствующий сотрудник возвращается на свою должность, а замещающий остаётся на ней же по закону. Проверка простая: в день выхода основного работника издаётся приказ о возвращении замещающего на прежнюю должность, либо срок перевода в соглашении сразу привязан к выходу отсутствующего.

Важный нюанс из практики: перевод можно оформить, даже если замещающий сам находится на больничном, при условии, что он в состоянии подписать дополнительное соглашение. Прямого запрета издавать распорядительные акты в отношении болеющего работника в ТК РФ нет. Но изменение условий трудового договора в период болезни — документ, который потом проще оспорить: у работодателя подпись, у работника листок нетрудоспособности и медицинское подтверждение своего состояния. Если перевод может подождать неделю до выздоровления, его лучше отложить.

Временный перевод и ЕФС-1

Действующая в 2026 году форма ЕФС-1 и порядок её заполнения утверждены приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. В разъяснениях СФР по заполнению подраздела 1.1 ЕФС-1 мероприятие ПЕРЕВОД относится к переводу на другую постоянную работу, поэтому обычный временный перевод для замещения в сведения о трудовой деятельности не включается. Если временный перевод стал постоянным по части 1 статьи 72.2, сведения о переводе подаются в общем порядке.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Срочный трудовой договор на время отсутствия основного работника

Часть 1 статьи 59 ТК РФ разрешает заключить срочный трудовой договор на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы. Согласие сторон здесь не требуется для срочности: основание прямо названо в законе, и работодатель вправе предложить только такой договор. Статья 57 требует указать в договоре срок и обстоятельство, послужившее основанием для срочности. Дату окончания не пишут: вместо неё указывают событие — выход конкретного работника.

Договор прекращается с выходом отсутствующего работника по части 3 статьи 79 ТК РФ. Предупреждать замещающего за 3 календарных дня не требуется, это правило части 1 статьи 79 для договоров с датой окончания. Роструд в ответе от 27.08.2025 № 228365 указал, что временного работника увольняют в день выхода основного. Основание увольнения в приказе и в ЕФС-1 — истечение срока трудового договора, пункт 2 части 1 статьи 77.

Формулировку причины срочности подбирают с учётом того, что отсутствие может смениться. В письме Минтруда от 13.08.2020 № 14-2/ООГ-12996 разобран переход основного работника с больничного в отпуск: если в договоре указана конкретная причина отсутствия, срок истекает по наступлении оговорённого события; если причина не конкретизирована, договор действует до выхода основного работника. Письмо не является нормативным актом, но показывает рабочую логику: формулировка «на время отсутствия [ФИО], за которым сохраняется место работы» без привязки к виду отпуска защищает от спора, когда больничный переходит в отпуск по беременности и родам, а затем в отпуск по уходу за ребёнком. Единой обязательной позиции для случая, когда основной работник увольняется, не выходя на работу, в судебной практике нет, поэтому такую ситуацию разбирают отдельно по тексту конкретного договора.

Испытание при срочном договоре ограничено статьёй 70: при сроке от 2 до 6 месяцев — не более 2 недель, при договоре до 2 месяцев испытание не устанавливается. Когда отсутствие длится дольше, применяются общие правила об испытательном сроке. Сведения о приёме и увольнении подаются в СФР в составе ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Ответы СФР по срочным договорам собраны в разделе вопросов страхователей о подаче сведений о трудовой деятельности.

Порядок оформления замещения: документы и шаги

Комплект документов зависит от выбранного способа, но последовательность действий у всех трёх одинаковая: сначала фиксируют причину и срок отсутствия, затем получают письменное согласие или заключают договор, затем издают приказ и подают сведения, если они нужны.

Как оформить замещение отсутствующего работника: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Зафиксируйте основание отсутствия: приказ об отпуске, листок нетрудоспособности, приказ о командировке. От него зависит, сохраняется ли за работником место работы, а значит, доступны ли временный перевод до выхода и срочный договор по статье 59.
2. Шаг 2. Выберите способ по сценарной таблице: совмещение, если обязанности помещаются в рабочий день замещающего; временный перевод, если не помещаются; срочный договор, если подходящего работника в штате нет.
3. Шаг 3. Получите письменное согласие или подпишите документ с работником: соглашение о совмещении с объёмом, сроком и размером доплаты; дополнительное соглашение о временном переводе с условием «до выхода отсутствующего работника»; срочный трудовой договор с указанием причины срочности.
4. Шаг 4. Издайте приказ: о поручении дополнительной работы, о временном переводе или о приёме. Для исполнения обязанностей руководителя включите в приказ конкретный перечень полномочий.
5. Шаг 5. Подайте ЕФС-1, если способ этого требует: при срочном договоре — сведения о приёме не позднее следующего рабочего дня после приказа. Для совмещения и временного перевода сведения не подаются.
6. Шаг 6. В день выхода основного работника закройте замещение: прекратите срочный договор по пункту 2 части 1 статьи 77, верните переведённого работника на прежнюю должность приказом, а совмещение, привязанное к конкретной дате, отмените с письменным предупреждением не позднее чем за 3 рабочих дня.

Шаг 6 закрывает самый дорогой риск процедуры: без приказа о возвращении временный перевод может стать постоянным, а без увольнения в день выхода срочный работник продолжает трудиться при занятой должности.

Образцы допсоглашения о переводе и приказа о распределении обязанностей

Для временного перевода начните с дополнительного соглашения: в нём фиксируются должность, срок до выхода отсутствующего и условия оплаты.

Приказ о распределении обязанностей подходит для перераспределения задач внутри трудовых функций; для совмещения по статье 60.2 его дополняют письменным согласием работника, сроком и размером доплаты.

Оформление замещения в КЭДО

Статья 22.1 ТК РФ разрешает оформлять в электронном виде документы, для которых трудовое законодательство предусматривает письменную форму. Исключения — электронные сведения о трудовой деятельности и приказ об увольнении. Согласие на совмещение, дополнительное соглашение о временном переводе, приказы о поручении работы и о переводе, срочный трудовой договор можно подписать в КЭДО. Приказ об увольнении замещающего по истечении срока договора закон оставляет на бумаге.

Электронное подписание решает главную практическую задачу замещения — скорость. Отсутствие часто начинается внезапно, а согласие на совмещение или соглашение о переводе должно появиться до того, как работник приступит к чужим обязанностям. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому замещающий подписывает согласие со своего телефона в тот же день, без визита в отдел кадров.

Важный нюанс из практики: подписать документ из системы КЭДО с больничного технически проще, чем бумажный, поэтому ситуация, когда работнику во время болезни приходит допсоглашение о переводе или согласие на совмещение, встречается чаще. Ни один нормативный акт этот вопрос отдельно не рассматривает.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Раз прямой нормы нет, я делю документы не по форме, а по последствиям. Документы в интересах работника или нейтральные, например согласие на обработку персональных данных или ознакомление с информационными ЛНА, подписываем спокойно. Всё, что меняет условия трудового договора, формально подписать можно, но лучше дождаться выхода. Увольнение по инициативе работодателя в период нетрудоспособности запрещено статьёй 81. Прежде чем отправлять документ болеющему сотруднику, определите, к какой из трёх групп он относится.»

Ошибки при замещении и их цена

Ошибки в оформлении замещения стоят дороже самого замещения: к доплате, которую всё равно придётся выплатить, добавляются штраф и спор о должности. Часть 1 статьи 5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства предусматривает предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица и от 30 000 до 50 000 рублей для организации. За невыплату причитающейся доплаты часть 6 той же статьи устанавливает для организации штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

• Работа без соглашения о доплате. Так поступают, чтобы не тратить время на документы в первый день отсутствия. Цена: доплату за фактически выполненную работу взыскивают через суд, как в деле № 2-1411/2024, плюс штраф по части 6 статьи 5.27 КоАП.
• Нет приказа о возвращении после временного перевода. Кадровая служба считает, что срок истёк сам. Цена: перевод становится постоянным по части 1 статьи 72.2, и на должность претендуют два работника.
• Исполняющего обязанности считают занявшим должность. Цена: как в деле № 33-131/2026, приказы об увольнении с должности, которую работница лишь исполняла, и связанные сведения о трудовой деятельности признают недействительными.
• Неконкретная причина в срочном договоре. Цена: спор о том, когда договор истёк, если отсутствие сменило основание, например больничный перешёл в отпуск.
• Приказ «возложить обязанности» без перечня полномочий. Цена: оспаривание документов, которые подписал замещающий руководитель.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Если подписание соглашения отложили до выздоровления сотрудника, не превращайте его первый рабочий день в день подписания. Схему «выздоровел, пришёл, а на столе документы, подписывай сегодня» суд читает ровно так, как она выглядит. Передайте документ заранее и дайте время на ознакомление — это и есть доказательство добровольности.»

Для временного перевода в Добыто есть конструктор приказа о переводе: он формирует .docx с таблицей прежней и новой должности, оклада и вида перевода, а конструктор дополнительного соглашения даёт заготовку с местом под новую редакцию пункта трудового договора. Оба документа затем подписываются электронной подписью в КЭДО.

Стоимость КЭДО для оформления замещений: тарифы Добыто

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и интеграции с учётной системой.

Итоговая сумма складывается из числа сотрудников, которые подписывают кадровые документы, и набора функций: для компании до 25 человек достаточно ПЭП и УНЭП, а при интеграции с 1С и потребности в УКЭП подходит тариф «Бизнес». Актуальные условия и сравнение тарифов опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО; перейти на другой тариф можно в любое время с пропорциональным пересчётом разницы.

Выводы

Способ замещения определяется тем, сможет ли кто-то из штата взять чужие задачи в пределах своего рабочего дня. Если сможет — оформляют совмещение или исполнение обязанностей с письменным согласием и доплатой, если функция требует полного переключения — временный перевод до выхода отсутствующего, если подходящего человека нет — срочный договор с конкретной причиной срочности. Риски сосредоточены в конце замещения: без приказа о возвращении перевод становится постоянным, а работа без соглашения о доплате всё равно оплачивается, только уже по решению суда.

Согласия, дополнительные соглашения и приказы о замещении нужны быстро, и в Добыто они формируются по шаблонам и подписываются электронной подписью в КЭДО, в том числе с синхронизацией в 1С:ЗУП.

Частые вопросы о замещении отсутствующего работника

Нужно ли назначать исполняющего обязанности, если директор на больничном?

Полномочия директора на время болезни не прекращаются: они прекращаются решением уполномоченного органа, а листок нетрудоспособности — основание для выплаты пособия. Договор, подписанный директором в период болезни, действителен. Если директор в эти дни полноценно работал, возникает вопрос к обоснованности пособия, поэтому на длительный период назначают уполномоченное лицо приказом с конкретным перечнем полномочий.

Можно ли временно перевести работника на должность ниже его квалификации?

По соглашению сторон — да, условия фиксируются в дополнительном соглашении. Если же перевод идёт без согласия по части 2 статьи 72.2 ТК РФ при чрезвычайных обстоятельствах, перевод на работу, требующую более низкой квалификации, допускается только с письменного согласия работника, а оплата не может быть ниже среднего заработка по прежней работе.

Можно ли без согласия переместить работника на место отсутствующего коллеги?

Можно, если это перемещение по части 3 статьи 72.1 ТК РФ: другое рабочее место, другое подразделение в той же местности или другой механизм, при условии что трудовая функция и условия трудового договора не меняются. Если структурное подразделение указано в трудовом договоре или меняется должность, это уже перевод, и нужен письменный документ за подписью работника. Перемещать на работу, противопоказанную по состоянию здоровья, запрещено.

Продлевается ли испытательный срок у работника по срочному договору, если он заболел?

Да. Период временной нетрудоспособности не входит в срок испытания, и срок продлевается на дни болезни. Уволить по итогам испытания во время больничного нельзя: это увольнение по инициативе работодателя, которое статья 81 ТК РФ запрещает в период нетрудоспособности. Предупреждение за 3 дня о неудовлетворительном результате испытания пересчитывают от новой даты окончания срока.

Можно ли поручить обязанности отсутствующего исполнителю по договору ГПХ или самозанятому?

Совмещение по статье 60.2 и временный перевод по статье 72.2 ТК РФ применяются только к работникам по трудовому договору. Исполнитель по договору ГПХ или самозанятый выполняет конкретную услугу или работу по гражданско-правовому договору, и должностные обязанности отсутствующего работника на него не переносятся. Для замещения трудовой функции с новым человеком заключают срочный трудовой договор по части 1 статьи 59 ТК РФ.