Совмещение должностей: как оформить приказ и доплату в 2026

Совмещение должностей оформляется тремя документами: письменным согласием работника, дополнительным соглашением к трудовому договору с размером доплаты и приказом, где названы вид дополнительной работы, её содержание, объём и срок. Основание — статья 60.2 ТК РФ, оплата — статья 151 ТК РФ, размер доплаты стороны определяют сами, нижнего предела закон не устанавливает. Трудовую книжку и ЕФС-1 совмещение не затрагивает: трудовая функция по договору не меняется, работник остаётся на своей должности. Главное различие, от которого зависит весь комплект бумаг: при совмещении дополнительная работа выполняется внутри рабочего дня и оформляется приказом без второго договора, при совместительстве — за пределами рабочего времени и только отдельным трудовым договором с отдельным табелем и отпуском.

Разберём формулировки, из-за которых бухгалтерия возвращает приказ: доплата без базы расчёта, срок без даты окончания, должность, которой нет в штатном расписании. Покажем, как считать доплату за неполный месяц, почему она входит в средний заработок и почему её нельзя засчитывать в МРОТ. Сценарная таблица под конкретные ситуации, вид электронной подписи для каждого документа комплекта, размеры штрафов по статье 5.27 КоАП и стоимость перехода на электронное оформление — во второй половине статьи.

Конструктор ниже соберёт приказ о совмещении в формате .docx: срок, размер доплаты и блок согласия работника подставятся в готовый бланк.

Совмещение, совместительство, перевод и перемещение: четыре разных института

Статья 60.2 ТК РФ описывает не одну конструкцию, а три вида дополнительной работы внутри рабочего дня. Совмещение профессий (должностей) — работник выполняет работу по другой профессии или должности. Расширение зон обслуживания и увеличение объёма работ — работа по той же профессии, просто её стало больше: вторая точка, второй участок, удвоенный объём отгрузок. Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы — замещение на время отпуска, больничного, командировки. Во всех трёх случаях порядок оформления одинаковый, а формулировка в приказе разная, и именно она определяет, что считать объёмом работы при споре.

Совместительство (статья 60.1 и глава 44 ТК РФ) устроено иначе. Это второй трудовой договор, работа выполняется в свободное от основной работы время, продолжительность — не более четырёх часов в день, а в дни, свободные от основной работы, допускается полная смена; за месяц — не более половины месячной нормы (статья 284 ТК РФ). Оплата идёт пропорционально отработанному времени или в зависимости от выработки (статья 285 ТК РФ). У совместителя своя ставка в штатном расписании, свой табель, свой отпуск и своя запись в кадровых сведениях.

Перевод по статье 72.1 ТК РФ меняет трудовую функцию или структурное подразделение и требует письменного соглашения сторон: прежнюю работу работник больше не выполняет. Перемещение (часть 3 статьи 72.1) согласия не требует вовсе — это другое рабочее место, другое подразделение в той же местности или другой механизм, если определённые сторонами условия трудового договора не меняются. Временный перевод по статье 72.2 ТК РФ ограничен одним годом, а при замещении отсутствующего работника длится до его выхода; если по окончании срока прежняя работа не предоставлена и работник на ней не настаивает, условие о временном характере утрачивает силу и перевод становится постоянным.

Практический смысл таблицы в строке про рабочее время: если человек делает дополнительную работу после смены, совмещением это оформить нельзя, остаются совместительство или сверхурочная работа с оплатой по статье 152 ТК РФ. Сверьте фактический график сотрудника с тем, что написано в проекте приказа, до того как отдадите документ на подпись.

Что проверить до того, как готовить приказ о совмещении

Совмещение разваливается не на этапе подписания, а на этапе подготовки: должность отсутствует в штатном расписании, у работника нет допуска, в положении об оплате труда нет порядка доплат. Проверка занимает полчаса и снимает большую часть последующих вопросов бухгалтерии и ГИТ.

1. Должность есть в штатном расписании. Поручить совмещение по должности, которой нет в штатке, невозможно: нечего совмещать. Должность либо вакантна, либо занята временно отсутствующим работником.
2. Квалификационные требования выполнены. Медосмотр, обучение по охране труда, группа по электробезопасности, водительская категория, допуск к работе с кассой. Дополнительная работа не отменяет требований к тому, кто её выполняет.
3. Порядок доплат закреплён в ЛНА. Положение об оплате труда с разделом о доплатах за совмещение даёт бухгалтерии основание для начисления и защищает расходы при налоговой проверке.
4. Объём работы описан по пунктам. Не «обязанности кладовщика», а конкретные пункты должностной инструкции, которые передаются, либо измеримый объём: количество точек, смен, обрабатываемых заявок.
5. Срок определён датами. Дата начала и дата окончания либо привязка к событию: «на период отсутствия работника, замещающего должность специалиста по кадрам».
6. Согласие получено до начала работы. Согласие, оформленное задним числом, перестаёт быть согласием и превращается в доказательство против работодателя.
7. Согласующие назначены. Руководитель подразделения подтверждает необходимость, кадровая служба проверяет штатку и квалификацию, финансовая служба или бухгалтерия подтверждает источник доплаты.

Как оформить совмещение должностей: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Руководитель подразделения подаёт служебную записку: какая работа, почему её нельзя оставить нераспределённой, кому предлагается поручить и на какой срок.
2. Шаг 2. Кадровая служба проверяет штатное расписание и квалификацию кандидата, согласует размер доплаты с финансовой службой.
3. Шаг 3. Работнику вручается предложение о дополнительной работе с указанием вида работы, её содержания, объёма, срока и размера доплаты. Работник даёт письменное согласие или пишет заявление.
4. Шаг 4. Стороны подписывают дополнительное соглашение к трудовому договору: условие об оплате относится к условиям трудового договора по статье 57 ТК РФ, поэтому размер доплаты фиксируется соглашением, а не только приказом.
5. Шаг 5. Издаётся приказ о поручении дополнительной работы: вид дополнительной работы по статье 60.2 ТК РФ, наименование совмещаемой должности, содержание и объём, даты начала и окончания, размер доплаты и база расчёта, основание (согласие работника и допсоглашение).
6. Шаг 6. Работник знакомится с приказом под подпись, копия приказа уходит в расчётную группу. Табель ведётся в обычном порядке: работник отрабатывает свою норму времени, отдельный код в табеле совмещение не получает.
7. Шаг 7. Если совмещение поручается по должности, где есть материальная ответственность или работа с персональными данными, дополнительно оформляются договор о материальной ответственности и поручение на обработку персональных данных.

В сервисе Добыто маршрут согласования задаётся один раз для типа документа и дальше подставляется автоматически: приказ о совмещении уходит по цепочке руководитель подразделения — кадровая служба — расчётная группа, а статус каждого участника виден в карточке документа.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Разбирая спор о доплате, суд сначала смотрит не на приказ, а на то, была ли у работодателя вообще возможность поручить эту работу: есть ли должность в штатном расписании и получено ли согласие до её начала. Если рассыпается это, до содержания приказа дело не доходит. Поэтому проверку штатки и согласия мы ставим первым шагом, а не последним.»

Доплата за совмещение: база расчёта и формулировка, которую примет расчётная группа

Статья 151 ТК РФ отдаёт размер доплаты на усмотрение сторон: он устанавливается по соглашению работника и работодателя с учётом содержания и объёма дополнительной работы. Минимума в законе нет, максимума тоже. Отсюда четыре рабочих способа задать сумму.

• Фиксированная сумма в рублях за месяц. Самый простой вариант для расчётной группы, но требует отдельной оговорки о неполном месяце.
• Процент от оклада по совмещаемой должности. Логичен, когда должность вакантна и оклад по ней известен из штатного расписания.
• Процент от оклада самого работника. Удобен, когда совмещаемая должность ниже по уровню оплаты, а объём работы небольшой.
• Оплата за измеримую единицу. За каждую дополнительную обслуживаемую точку, смену, участок. Подходит для расширения зон обслуживания.

Формулировка в приказе и допсоглашении должна отвечать на четыре вопроса расчётной группы: от какой базы считается доплата, в каком размере, за какой период и что происходит при неполном месяце. Рабочий вариант выглядит так: «Установить доплату за совмещение должности кладовщика в размере 30 процентов должностного оклада по совмещаемой должности (60 000 рублей), что составляет 18 000 рублей в месяц. При работе неполный месяц доплата начисляется пропорционально количеству рабочих дней, в которые фактически выполнялась дополнительная работа». При 21 рабочем дне в месяце и 12 днях совмещения бухгалтерия начислит 18 000 / 21 × 12 = 10 285,71 рубля.

Формулировка «в размере, определяемом соглашением сторон» без цифры приказ не закрывает: расчётной группе нечего вводить в программу. Проверьте, что в вашем проекте приказа есть и процент, и рублёвая сумма, и правило для неполного месяца.

Пять вопросов, на которых кадровая служба расходится с бухгалтерией

Эти пять расхождений повторяются от компании к компании и почти всегда всплывают уже после того, как приказ подписан.

1. Входит ли доплата за совмещение в средний заработок. Входит. Пункт 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922) относит к учитываемым выплатам доплаты и надбавки к должностным окладам за совмещение профессий и расширение зон обслуживания. Если доплата исключена из базы, отпускные и командировочные посчитаны с занижением, а срок обращения работника в суд по зарплатным требованиям — один год со дня установленной даты выплаты (статья 392 ТК РФ).
2. Засчитывается ли доплата в МРОТ. Нет. Конституционный Суд РФ в постановлении от 16.12.2019 № 40-П указал, что работа, выполняемая в порядке совмещения профессий (должностей), должна оплачиваться дополнительно и в состав МРОТ не включается. Схема «оклад 20 000 плюс доплата за совмещение 8 000, итого выше МРОТ» незаконна: до МРОТ нужно довести оплату по основной должности.
3. Как считать доплату за неполный месяц. Если в приказе стоит фиксированная сумма без оговорки, формально она начисляется за месяц целиком, включая дни, когда работник болел и дополнительную работу не выполнял. Оговорка о пропорциональном расчёте снимает спор до его начала.
4. Чем подтвердить факт выполнения работы, если в табеле ничего нет. Совмещение не отражается в табеле учёта рабочего времени отдельным кодом: работник отрабатывает свою норму по основной должности. Основанием для начисления служат приказ и дополнительное соглашение, и именно их копии передаются в расчётную группу.
5. Уменьшает ли доплата налог на прибыль. Уменьшает, если она предусмотрена трудовым договором, дополнительным соглашением к нему или локальным нормативным актом: статья 255 НК РФ относит к расходам на оплату труда начисления, предусмотренные нормами законодательства, трудовыми и коллективными договорами. Приказ без допсоглашения и без положения об оплате труда — самая уязвимая конструкция для налоговой проверки.

Отдельный сюжет — отмена совмещения задним числом. Если приказ об отмене дошёл до расчётной группы после закрытия месяца, доплата уже начислена и выплачена. Удержать её как переплату не получится: статья 137 ТК РФ допускает удержание излишне выплаченной зарплаты только при счётной ошибке, неправомерных действиях работника или признании вины в невыполнении норм труда. Несвоевременный приказ ни к одному из оснований не относится.

Важный нюанс из практики: смена наименования должности по новому классификатору ОК 016-2025 требует не только кадровых документов, но и обновления кадровых программ, включая 1С:ЗУП. Компании, которые обновили штатное расписание, но не справочник должностей в программе, получают приказы о совмещении со старым наименованием должности и расхождение между кадровым документом и расчётной базой.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы ставим бухгалтерию обязательным согласующим в маршруте приказа о совмещении, а не получателем копии постфактум. Разница в одном шаге маршрута, но она убирает основную массу возвратов: сумма, база расчёта и правило для неполного месяца проверяются до подписания, а не в день начисления.»

Когда совмещение оформлять нельзя

Совмещение подходит не под любую задачу, и попытка натянуть его на неподходящую ситуацию даёт либо отказ ГИТ, либо проигранный спор.

• Работа выполняется за пределами рабочего дня. Совмещение по определению статьи 60.2 ТК РФ идёт в течение установленной продолжительности рабочего дня. Вечерние часы после смены — это совместительство по отдельному договору либо сверхурочная работа с оплатой по статье 152 ТК РФ.
• Должности нет в штатном расписании. Сначала приказ о внесении изменений в штатное расписание, потом приказ о совмещении.
• У работника нет допуска или квалификации. Поручить обязанности электрика работнику без группы по электробезопасности нельзя даже с его письменного согласия.
• Вакансия закрывается совмещением дольше года. Юридического запрета нет, но постоянная передача чужих функций без изменения трудового договора ближе к переводу, и при споре работник заявит требование об оплате по должности, которую фактически занимал.
• Нужно изменить трудовую функцию, а не добавить работу. Если человек перестаёт делать свою прежнюю работу, это перевод по статье 72.1 ТК РФ с дополнительным соглашением и приказом, а не совмещение.

Проверьте свою ситуацию по первому пункту: если дополнительная работа физически не помещается в рабочий день сотрудника, комплект документов нужен другой. Разъяснения по конкретной ситуации можно получить в сервисе «Дежурный инспектор» Роструда: инспектор отвечает на вопрос в течение трёх рабочих дней, а в базе уже собраны ответы по приёму на работу, оплате труда и рабочему времени.

Совмещение в электронном виде: какой подписью подписывается каждый документ

Весь комплект по совмещению переводится в электронный вид полностью: ни согласие работника, ни допсоглашение, ни приказ не входят в перечень документов, которые статья 22.1 ТК РФ оставляет на бумаге. Вид подписи при этом для разных документов комплекта разный, и это чаще всего упускают при настройке шаблонов.

Практический вывод из таблицы: если в компании работникам выдана только ПЭП, допсоглашение о доплате за совмещение электронно подписать нельзя, и комплект разваливается на бумажную и электронную части. Проверьте, какая подпись выдана сотрудникам, которым вы планируете поручать совмещение, до того как настраивать шаблон приказа.

В Добыто тип документа и требуемый вид подписи связаны в настройках: для допсоглашения система не даст закрыть маршрут простой электронной подписью работника, а для приказа о поручении дополнительной работы ПЭП принимает. Это снимает самую дорогую ошибку настройки — единый шаблон подписи на весь комплект.

Полезно знать: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Это следует из статьи 22.1 ТК РФ и подтверждено письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. На документы по совмещению ограничение не распространяется.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Образцы кадровых документов для оформления дополнительной работы

Комплект собран под задачу: начните с дополнительного соглашения, в нём фиксируется размер доплаты, из-за которого чаще всего возвращают приказ.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Журнал действий по документу стоит смотреть до того, как начался спор, а не после. Он показывает всё: когда работнику выдан ключ, когда документ доставлен, когда открыт и подписан. Мы сверяем журнал перед проверками и перед конфликтными расставаниями, потому что после начала спора менять в нём уже нечего.»

Отмена, продление и переход совмещения в постоянную работу

Часть 4 статьи 60.2 ТК РФ даёт симметричное право обеим сторонам: работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, работодатель — досрочно отменить поручение, предупредив другую сторону письменно не позднее чем за три рабочих дня. Три рабочих дня считаются от даты вручения уведомления, а не от даты его подписания руководителем, поэтому дату вручения фиксируют отдельно.

Отмена оформляется двумя документами: уведомлением с датой прекращения дополнительной работы и приказом об отмене поручения, где указана дата, по которую начисляется доплата. Приказ уходит в расчётную группу в том же месяце — это ровно тот случай, когда задержка документа на несколько дней превращается в невозвратную переплату.

Продление совмещения после истечения срока автоматическим не бывает. Нужны новое согласие работника, новое дополнительное соглашение и новый приказ. Если дополнительная работа стала постоянной и работник фактически перестал выполнять прежнюю, конструкцию меняют на перевод по статье 72.1 ТК РФ: дополнительное соглашение, приказ о переводе и сведения в подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа.

Приказ о совмещении относится к документам по личному составу и хранится 50 лет, если создан после 2003 года. Электронный оригинал хранится столько же, сколько бумажный: срок определяется видом документа, а не носителем.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Если в компании сложилась практика согласовывать совмещение перепиской в почте или мессенджере, её нужно либо закрепить локальным актом, либо переводить в систему. Промежуточное состояние, когда все переписываются, но нигде это не описано, — самое уязвимое: суд оценивает не сам факт переписки, а то, закреплён ли такой порядок обмена документами.»

Сценарная таблица: что оформлять в вашей ситуации

Одна и та же задача «закрыть работу отсутствующего человека» решается разными документами в зависимости от срока и от того, остаётся ли у сотрудника его основная работа.

Строка про постоянную передачу функций — самая частая ошибка: бессрочная доплата за совмещение вместо пересмотра оклада даёт работнику основание требовать оплату по фактически занимаемой должности. Сверьте свои действующие приказы о совмещении на предмет тех, которые продлеваются больше года подряд.

Цена ошибки при оформлении совмещения

Неправильно оформленное совмещение стоит дороже переделки документов. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ влечёт предупреждение или штраф: на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, на индивидуальных предпринимателей от 1 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 — на должностных лиц от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, на юридических лиц от 50 000 до 70 000 рублей.

Занижение доплаты или её невыплата квалифицируется по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ: должностные лица от 10 000 до 20 000 рублей, индивидуальные предприниматели от 1 000 до 5 000 рублей, юридические лица от 30 000 до 50 000 рублей. При повторном нарушении по части 7 суммы растут до 20 000-30 000 рублей для должностных лиц или дисквалификации и до 50 000-100 000 рублей для организации.

К штрафу добавляется компенсация по статье 236 ТК РФ: не ниже 1/150 действующей в период задержки ключевой ставки Банка России от невыплаченных сумм за каждый день просрочки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты. При исключении доплаты из базы среднего заработка пересчитывать придётся все отпускные и командировочные за период, а требование работник может заявить в течение года со дня установленного срока выплаты (статья 392 ТК РФ).

Проверить свои риски можно за один вечер: выберите три действующих приказа о совмещении и сверьте по каждому наличие должности в штатном расписании, письменное согласие с датой до начала работы, размер доплаты в допсоглашении и включение этой доплаты в базу среднего заработка.

Стоимость перевода кадровых документов по совмещению в электронный вид: тарифы и условия

Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужны ли интеграция с 1С и кастомные шаблоны документов под ваши формулировки приказов.

Для оформления совмещения принципиален вид подписи: допсоглашение о доплате работник подписывает УНЭП или УКЭП, поэтому тариф выбирают по тому, какие подписи нужны сотрудникам, а не только по их количеству. Актуальный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Отдельная статья экономии для компаний с частыми совмещениями — кастомные шаблоны: формулировка приказа с базой расчёта и правилом для неполного месяца настраивается один раз, и расчётная группа перестаёт возвращать документы на доработку.

Выводы

Совмещение держится на трёх вещах: должность есть в штатном расписании, письменное согласие получено до начала дополнительной работы, размер доплаты закреплён дополнительным соглашением и повторён в приказе с базой расчёта. Трудовую книжку и ЕФС-1 совмещение не затрагивает, отдельного кода в табеле не получает, а прекращается предупреждением любой стороны за три рабочих дня. Расхождения с бухгалтерией сводятся к четырём цифрам: база доплаты, правило для неполного месяца, включение доплаты в средний заработок и отдельный расчёт МРОТ по основной должности.

В практике Добыто комплект по совмещению собирается из готовых шаблонов, а маршрут согласования проводит документ через руководителя подразделения и расчётную группу до подписания, а не после. Приказ, допсоглашение и согласие работника подписываются электронной подписью и уходят в архив с журналом действий, который при споре подтверждает, когда документ был доставлен и подписан.

Частые вопросы о совмещении должностей

Сколько совмещений можно поручить одному работнику одновременно

Ограничения по количеству в ТК РФ нет: работник может совмещать две и более должности, если справляется с объёмом в течение своего рабочего дня. На каждое совмещение оформляется отдельное согласие, отдельное условие в дополнительном соглашении и отдельная строка доплаты, чтобы при досрочной отмене одного из них остальные продолжали действовать. Практический ограничитель — требования к квалификации и режим труда и отдыха: у водителей и работников с вредными условиями труда объём дополнительной работы упирается в нормы рабочего времени.

Нужно ли вносить совмещение в трудовую книжку и подавать ЕФС-1

Нет. Совмещение не меняет трудовую функцию по трудовому договору, работник остаётся на своей должности, поэтому в трудовую книжку запись не вносится и кадровое мероприятие в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 не возникает. Сведения подаются при переводе: не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ о переводе. Если совмещение перерастает в постоянную работу по другой должности, оформляется перевод, и вот тогда ЕФС-1 подаётся.

Как считать доплату, если в период совмещения работник был на больничном

За дни болезни дополнительная работа не выполнялась, поэтому доплата за эти дни не начисляется. Если в приказе стоит фиксированная сумма за месяц без оговорки о пропорциональном расчёте, формально основание уменьшать её отсутствует, и спор с работником возможен. Оговорка вида «при работе неполный месяц доплата начисляется пропорционально рабочим дням, в которые фактически выполнялась дополнительная работа» закрывает вопрос заранее.

Можно ли установить символическую доплату, например 500 рублей

Формально да: статья 151 ТК РФ отдаёт размер на усмотрение сторон и минимума не устанавливает. Практический риск в другом: при явном несоответствии доплаты объёму дополнительной работы работник заявляет требование о доплате до справедливого размера, ссылаясь на содержание и объём работы, которые статья 151 требует учитывать. Чем полнее описан объём в приказе, тем меньше пространства для такого спора.

Как оформить совмещение дистанционному работнику

Тот же комплект: согласие, дополнительное соглашение, приказ. Разница в способе обмена документами — по статье 312.1 ТК РФ взаимодействие с дистанционным работником идёт в электронной форме, а виды подписи определяются статьями 22.3 и 312.3 ТК РФ. Дополнительное соглашение к трудовому договору дистанционный работник подписывает УКЭП или УНЭП, приказ и согласие допускают ПЭП, если порядок её использования закреплён в локальном нормативном акте и соглашении сторон.

Что делать, если работник отказался от совмещения, а работа не закончена

Право на досрочный отказ у работника безусловное: он предупреждает письменно за три рабочих дня, и по истечении этого срока дополнительная работа прекращается независимо от её состояния. Удерживать доплату, требовать отработки или применять дисциплинарное взыскание за отказ нельзя. Работодателю остаётся поручить работу другому сотруднику новым приказом либо закрыть должность приёмом работника, и на эти три дня стоит заранее подготовить замену.