Перевод на другую должность: допсоглашение и сроки 2026

Перевод на другую должность внутри компании оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом: договор не перезаключают заново, а переписывают его пункты — трудовую функцию, оклад, подразделение, условия труда. Письменное согласие работника обязательно по статье 72.1 ТК РФ, исключение составляют только временные переводы из частей 2 и 3 статьи 72.2. Постоянный перевод попадает в подраздел 1.1 формы ЕФС-1 и подаётся в Социальный фонд не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа, временный перевод туда не попадает. Главное различие определяет весь пакет документов: меняется трудовая функция или указанное в договоре структурное подразделение — это перевод с допсоглашением и согласием, меняется только рабочее место в той же местности — это перемещение, где достаточно приказа.

Ниже разобраны четыре конструкции, которые в кадровом делопроизводстве регулярно путают: постоянный перевод, временный перевод, перемещение и совмещение по статье 60.2. Показано, какие именно пункты договора переписывают в каждом случае, какие формулировки в допсоглашении вызывают вопросы у инспектора и какой вид электронной подписи закон допускает для допсоглашения, а какой — только для приказа. Сценарная таблица по типовым ситуациям, расчёт цены ошибки, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Соберите дополнительное соглашение о переводе с новой редакцией нужного пункта договора и скачайте готовый .docx.

Перевод, перемещение и совмещение: что меняется в трудовом договоре

Статья 72 ТК РФ допускает изменение определённых сторонами условий договора только по соглашению сторон и только в письменной форме. Отсюда растёт практическое правило: любой документ, который меняет содержание договора, начинается не с приказа, а с подписанного обеими сторонами допсоглашения. Приказ фиксирует уже достигнутую договорённость, а не создаёт её. Роструд формулирует это требование прямо: работодателю запрещается изменять условия трудового договора и переводить работника при отсутствии заключённого в письменной форме соглашения сторон, кроме прямо названных в кодексе случаев.

Четыре конструкции различаются тем, что именно меняется и нужна ли подпись работника.

Из таблицы видно, где обычно ломается процедура: статью 74 пытаются применить к смене должности, хотя трудовая функция по этой статье изменению не подлежит вообще. Если человека переводят с логиста на руководителя направления, двухмесячное уведомление ситуацию не спасёт — нужно согласие и допсоглашение.

Виды перемещений работника и почему согласие на них не берут

Часть 3 статьи 72.1 называет три вида перемещения: на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, на другой механизм или агрегат. Условие у всех трёх одно — перемещение не влечёт изменения определённых сторонами условий договора. Проверка простая: откройте договор и посмотрите, названо ли в нём подразделение, кабинет, адрес или конкретное оборудование. Если названо, то же самое действие превращается в перевод и требует письменного согласия.

Ограничение действует и для перемещения: переводить и перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья, запрещено. Медицинское заключение здесь важнее управленческой логики, и обойти его согласием работника нельзя.

Какие пункты трудового договора переписывают при переводе

Допсоглашение работает не как сопроводительное письмо, а как новая редакция конкретных пунктов. Инспектор читает его вместе с договором, поэтому формулировка «внести изменения в раздел 1» без указания итогового текста создаёт спор о том, что стороны согласовали. Рабочий формат другой: «пункт 1.2 трудового договора изложить в следующей редакции» и дальше полный текст пункта.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

При переводе пересматривают обычно шесть групп условий:

• Трудовая функция. Должность по штатному расписанию, профессия, специальность с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы.
• Структурное подразделение. Переписывается, если подразделение указано в договоре.
• Условия оплаты. Оклад или тарифная ставка, доплаты, надбавки, поощрительные выплаты — в новых размерах.
• Условия труда на рабочем месте. Класс и подкласс по результатам специальной оценки, а вместе с ними гарантии и компенсации за работу во вредных или опасных условиях.
• Режим рабочего времени и отдыха. Переписывается, если у новой должности он отличается от общих правил компании.
• Срок и характер перевода. Для временного перевода — дата окончания либо событие, с которым связан возврат на прежнюю работу.

Дата начала работы в новой должности указывается отдельно от даты подписания соглашения. Совпадение этих дат допустимо, расхождение задним числом — нет: соглашение, подписанное 15-го числа, не может вводить новую должность с 1-го.

Переименование должности без изменения обязанностей формально переводом не является, но оформляется тем же комплектом: изменение штатного расписания, допсоглашение, уведомление работника. И в отчётность оно попадает как перевод — об этом ниже.

Порядок оформления перевода: документы, сроки и отчётность

Ошибки на этом этапе чаще связаны не с составом документов, а с их последовательностью. Приказ, изданный раньше допсоглашения, инспектор читает как одностороннее изменение условий договора, даже если соглашение потом подписано той же датой.

Что проверить до того, как готовить допсоглашение

1. Есть ли новая должность в штатном расписании и свободна ли ставка. Если должности нет, сначала приказ об изменении штатного расписания, потом перевод.
2. Соответствует ли работник квалификационным требованиям: образование, стаж, обязательное обучение, допуски.
3. Нужен ли предварительный медосмотр для новой должности и нет ли медицинских противопоказаний.
4. Меняется ли класс условий труда по специальной оценке и какие гарантии из-за этого добавляются или снимаются.
5. Не приходится ли перевод на период временной нетрудоспособности, отпуска или командировки работника.
6. Какая должностная инструкция применяется к новой должности и в каком виде она существует: приложение к договору или отдельный локальный акт.

Как оформить перевод на другую должность: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Зафиксируйте инициативу: заявление работника о переводе либо письменное предложение работодателя с указанием должности, оклада и даты начала работы.
2. Шаг 2. Получите письменное согласие. Отметка «ознакомлен» согласием не является: нужна формулировка о согласии на перевод либо подпись под соглашением.
3. Шаг 3. Подготовьте дополнительное соглашение с новой редакцией изменяемых пунктов, датой начала работы и указанием срока, если перевод временный. Два экземпляра, по одному каждой стороне.
4. Шаг 4. Издайте приказ о переводе. Унифицированная форма Т-5 утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, коммерческая организация вправе применять собственную форму, если в ней есть обязательные реквизиты.
5. Шаг 5. Ознакомьте работника с должностной инструкцией и локальными актами, которые действуют на новой должности, до начала работы в ней.
6. Шаг 6. Внесите запись о переводе в трудовую книжку или в сведения о трудовой деятельности. При временном переводе запись не вносится.
7. Шаг 7. Подайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа.

По отчётности есть деталь, которую пропускают чаще остальных. Социальный фонд в ответах по заполнению подраздела 1.1 указывает: если изменилось только наименование должности без изменения обязанностей, подаётся мероприятие «ПЕРЕВОД» с новой должностью и реквизитами дополнительного соглашения к трудовому договору. То есть массовое переименование должностей под новый классификатор превращается в массовую подачу сведений в фонд, и сроки по каждому приказу считаются отдельно.

В сервисе Добыто комплект перевода уходит сотруднику одним маршрутом: дополнительное соглашение, приказ и лист ознакомления с должностной инструкцией связаны между собой, а статус каждого документа виден в общем реестре. Это снимает основную причину расхождения дат внутри одного перевода.

Образцы кадровых документов для оформления перевода

Комплект собран под перевод внутри компании, начинать стоит с дополнительного соглашения: именно оно меняет условия договора, остальные документы производны от него.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Личная карточка Т-2 перестала быть обязательной, но если вы её ведёте, раздел о приёме и переводах заполняется вместе с приказом, а не раз в квартал по остаточному принципу. Разошедшиеся карточка и приказ — готовый аргумент против работодателя в споре о том, какую работу человек фактически выполнял. Сверьте по одному сотруднику, у которого за год было два перевода: если записи не совпадают, проблема системная.»

Совмещение должностей и доплата: когда договор о должности не меняют

Совмещение по статье 60.2 ТК РФ не трогает должность работника в трудовом договоре. Человек остаётся в своей трудовой функции, а дополнительную работу по другой должности выполняет в течение установленной продолжительности рабочего дня, за доплату. Поручить такую работу можно только с письменного согласия, а содержание, объём и срок работодатель устанавливает тоже с письменного согласия работника.

Размер доплаты статья 151 оставляет соглашению сторон с учётом содержания и объёма дополнительной работы. Нижнего предела в кодексе нет, поэтому доплата в 10 процентов оклада формально законна, но она же становится основной причиной отказов от совмещения через три рабочих дня. Именно такой срок предупреждения установлен для обеих сторон: и работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, и работодатель вправе досрочно отменить поручение, предупредив другую сторону письменно не позднее чем за три рабочих дня.

Совмещение постоянно смешивают с совместительством, хотя это разные конструкции. Совмещение идёт внутри рабочего дня по основному трудовому договору и оформляется допсоглашением. Совместительство — отдельный трудовой договор на работу в свободное от основной работы время, с собственным приказом и своей записью в кадровых документах. В детских садах и школах разница особенно заметна: для педагогических работников особенности работы по совместительству установлены постановлением Минтруда от 30.06.2003 № 41, а на совмещение эти особенности не распространяются, там действуют общие правила статей 60.2 и 151.

Важный нюанс из практики: совмещение, которое вводят вместо перевода, чтобы не трогать штатное расписание, по сроку кодексом не ограничено. Но должность в трудовом договоре остаётся прежней, в сведения о трудовой деятельности совмещение не попадает, и подтвердить стаж по фактически выполняемой работе работник потом не сможет. Если дополнительная работа стала постоянной, вводите ставку и оформляйте перевод.

Когда перевод оформлять нельзя или преждевременно

Перевод не универсальный инструмент, и часть ситуаций закрывает не он.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

• Работа противопоказана по состоянию здоровья. Часть 4 статьи 72.1 запрещает и перевод, и перемещение на такую работу. Согласие работника запрет не снимает.
• Перевод по медицинскому заключению. Статья 73 задаёт развилку по сроку: если работник нуждается во временном переводе до четырёх месяцев и отказывается либо подходящей работы нет, его отстраняют от работы с сохранением места, но без начисления заработной платы. Если срок перевода больше четырёх месяцев или перевод постоянный, при отказе или отсутствии работы договор прекращается по пункту 8 части 1 статьи 77.
• Беременность. По статье 254 перевод на работу, исключающую воздействие неблагоприятных факторов, делается по медицинскому заключению и заявлению, с сохранением среднего заработка по прежней работе.
• Нет должности в штатном расписании. Перевод на несуществующую ставку означает расхождение договора со штатным расписанием, которое инспектор находит за одну сверку.
• Перевод как замена процедуры сокращения. Предложение вакансий при сокращении оформляется по своим правилам, и подмена его добровольным переводом оспаривается работником вместе с последующим увольнением.

Отдельная ситуация — перевод, который приходится на больничный. Прямого запрета в кодексе нет, и практика допускает оформление: если работник во время нетрудоспособности может подписать дополнительное соглашение о переводе, перевод произвести можно. Мы относим такие документы к группе «формально можно, но лучше не надо» — вместе с соглашением о расторжении и соглашением о возмещении затрат на обучение.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Перевод во время больничного — это не запрет, а созданный себе спор. Работник потом скажет, что лежал с температурой, документы привезли домой и он их не читал, а опровергать это придётся вам: у вас подпись, у него листок нетрудоспособности и подтверждённое медиками состояние. Если ждать неделю нельзя, зафиксируйте перепиской, как документ передан и что человек сам подтвердил готовность подписать его сейчас.»

Типовые ошибки при переводе и во что они обходятся

Пять ошибок дают основную массу предписаний по этой теме.

1. Приказ без допсоглашения. Условия договора изменены односторонне, документ о согласии сторон отсутствует.
2. Подпись «ознакомлен» вместо согласия. Ознакомление подтверждает, что человек прочитал документ, а не то, что он согласен на изменение своих условий труда.
3. Статья 74 вместо перевода. Уведомление за два месяца не заменяет согласия, если меняется трудовая функция.
4. Временный перевод, о котором забыли. Если по окончании срока прежняя работа не предоставлена, а работник не потребовал её предоставления, условие о временном характере утрачивает силу и перевод считается постоянным. Дальше расходятся договор, штатное расписание и отчётность.
5. Пропущенный подраздел 1.1. Срок по каждому приказу отдельный, и накопить переводы за квартал, чтобы подать разом, не получится.

Сколько стоит неправильно оформленный перевод

Цена ошибки складывается из четырёх частей, и штраф в ней не самая крупная. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ влечёт предупреждение или штраф: на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. Если инспектор квалифицирует произошедшее как ненадлежащее оформление трудового договора, работает часть 4 той же статьи: на должностных лиц от 10 000 до 20 000 рублей, на юридических лиц от 50 000 до 100 000 рублей.

Непредставление сведений персонифицированного учёта в срок оценивается отдельно — по статье 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ это 500 рублей за каждое застрахованное лицо. При массовом переименовании должностей под классификатор ОК 016-2025 счёт идёт не за одного человека, а за всех, по кому пропущен срок.

Третья часть цены — восстановление положения. Признанный незаконным перевод означает возврат на прежнюю должность и выплату разницы в заработке за весь период. Четвёртая часть нигде не измеряется в рублях: пока идёт спор, кадровая служба занимается не текущими задачами, а сбором доказательств по процедуре, которую можно было закрыть одним документом.

Перевод в электронном виде: подпись, маршрут и что проверит инспектор

Кадровый электронный документооборот введён Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ, порядок описан статьями 22.1-22.3 ТК РФ. Для перевода это означает разные требования к подписи на разных документах одного комплекта.

Дополнительное соглашение к трудовому договору относится к документам, для которых работник применяет усиленную квалифицированную подпись либо усиленную неквалифицированную, в том числе выпущенную с использованием инфраструктуры портала государственных услуг. Простая электронная подпись для допсоглашения не подходит. А вот приказ о переводе и ознакомление с должностной инструкцией работник вправе подписать простой электронной подписью. Отсюда типичная организационная проблема: компания перевела в электронный вид отпуска и ознакомления, где достаточно ПЭП, а на первом же переводе упирается в то, что усиленной подписи у работника нет.

Важный нюанс из практики: в компаниях, где электронную подпись выдают только после испытательного срока, весь комплект документов первых месяцев остаётся бумажным. Перевод, который случается на четвёртом месяце работы, в электронный контур не попадает, а кадровая служба ведёт две параллельные процедуры. Решение принимается заранее: либо подпись выдаётся при приёме, либо часть переводов оформляется на бумаге по умолчанию.

В практике Добыто мы разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней, а перед раскаткой на всю компанию закладываем пилотную группу. Причина не в методике: судом оценивается фактическая способность работника пользоваться системой, а не его подпись в журнале ознакомления.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он в локальном акте. Откройте своё Положение о КЭДО и проверьте, описан ли там порядок идентификации при подписании: если нет, спор вы проиграете даже при технически исправной подписи.»

Подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников в Добыто входят в тариф и выпускаются без отдельной закупки, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющие центры. Для перевода это означает, что усиленная подпись у работника появляется до того, как понадобится подписать первое допсоглашение, а не после.

Согласие на переход требуется не от всех: отказаться от кадрового электронного документооборота могут работники, начавшие трудовую деятельность до 1 января 2022 года. Чем моложе коллектив, тем меньше согласий придётся собирать, и тем реже перевод придётся оформлять на бумаге параллельно с электронным контуром.

Сценарии перевода: что критично в каждом случае

Одинаковых переводов не бывает, и критичный пункт в каждой ситуации свой.

Строка про переезд отдела — самая частая причина спора: работодатель считает ситуацию перемещением, а в договоре пять лет назад записали конкретный адрес офиса.

Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид

Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны документов и электронный архив входят не во все тарифы. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.

Итоговая сумма считается от численности и выбранного тарифа, а для компаний до 25 человек разница между тарифами определяется не ценой за сотрудника, а составом функций: кастомные шаблоны допсоглашений и интеграция с 1С доступны начиная с тарифа «Бизнес». Актуальные условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Тариф меняется в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начинать на «Старте» и переходить на «Бизнес» после первых переводов в электронном виде допустимо.

Выводы

Перевод меняет трудовой договор не приказом, а дополнительным соглашением, и последовательность здесь важнее скорости: согласие, соглашение, приказ, кадровые записи, отчётность в фонд до 25-го числа следующего месяца. Разграничение перевода, перемещения и совмещения проходит по одному вопросу — меняются ли определённые сторонами условия договора. Ответ на него определяет и комплект документов, и необходимость согласия, и то, попадёт ли событие в подраздел 1.1 ЕФС-1. Переименование должностей под классификатор ОК 016-2025 идёт по правилам перевода, хотя обязанности при этом не меняются.

Мы в Добыто ведём кадровые документы в электронном виде с разделением видов подписи по типам документов: допсоглашение подписывается усиленной подписью, приказ и ознакомление — простой. Шаблоны допсоглашений, маршруты согласования и электронный архив настраиваются до первого перевода, чтобы процедура не собиралась вручную под каждого сотрудника.

Частые вопросы о переводе на другую должность

Можно ли отказаться от перевода и что будет дальше

Отказ правомерен: перевод по статье 72.1 возможен только с письменного согласия, и отказ сам по себе не является дисциплинарным проступком. Последствия зависят от основания. При изменении условий по статье 74 после отказа работодатель обязан письменно предложить другую имеющуюся работу, а при её отсутствии договор прекращается по пункту 7 части 1 статьи 77. При переводе по медицинскому заключению на срок свыше четырёх месяцев отказ ведёт к прекращению договора по пункту 8 части 1 статьи 77, а при сроке до четырёх месяцев — к отстранению с сохранением места работы без начисления заработной платы.

Можно ли установить испытательный срок при переводе внутри компании

Нет. Испытание устанавливается соглашением сторон при заключении трудового договора, а перевод договор не заключает, а изменяет. Условие об испытании в дополнительном соглашении о переводе применению не подлежит как ухудшающее положение работника. Если нужно проверить человека на новой должности, используйте временный перевод по части 1 статьи 72.2 с конкретным сроком: по его окончании работник возвращается на прежнюю работу без процедуры увольнения.

Что происходит с отпуском и стажем при переводе

Стаж для ежегодного отпуска не прерывается: работодатель тот же, трудовые отношения продолжаются, компенсация за неиспользованный отпуск не выплачивается. Неиспользованные дни переносятся на новую должность, а график отпусков продолжает действовать. Если оклад изменился, при расчёте отпускных применяется средний заработок за расчётный период, куда попадают выплаты и по прежней, и по новой должности.

Срок временного перевода истёк, а работника не вернули на прежнюю работу

По части 1 статьи 72.2, если по окончании срока перевода прежняя работа не предоставлена, а работник не потребовал её предоставления и продолжает работать, условие о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным. Практические последствия наступают сразу: нужна запись в сведения о трудовой деятельности, подраздел 1.1 формы ЕФС-1 и сверка штатного расписания. Дата, от которой считается срок подачи, определяется по приказу, поэтому издайте приказ о признании перевода постоянным, а не оставляйте ситуацию фактической.

Нужно ли переоформлять должностную инструкцию и когда её подписывать

Порядок зависит от того, как инструкция оформлена. Если она является приложением к трудовому договору, изменения вносятся дополнительным соглашением вместе с остальными пунктами. Если инструкция утверждена как отдельный локальный нормативный акт, работника знакомят с ней под подпись до начала работы в новой должности. Ознакомление после первого рабочего дня на новой должности инспектор читает как нарушение порядка, даже если содержание инструкции никто не оспаривает.

Меняется ли номер трудового договора при переводе

Нет, договор сохраняет свой номер и дату: меняется не документ, а редакция его пунктов. Дополнительное соглашение получает собственный номер и дату, и именно его реквизиты указываются в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 как основание кадрового мероприятия. Нумерация допсоглашений ведётся по каждому договору отдельно, чтобы при трёх переводах за год не возникло двух соглашений с одинаковым номером.