Основание перевода работника в приказе — это документ, на котором держится перевод: дополнительное соглашение к трудовому договору с датой и номером, а при медицинском переводе — медицинское заключение и письменное согласие работника. Причину перевода указывают отдельно: в форме Т-5 строка «причина перевода» и строка «Основание» разведены, и мотив с документом в них не смешивают. Подпись работника под приказом подтверждает только ознакомление и не заменяет письменного согласия, которого требует статья 72.1 ТК РФ. Порядок зависит от вида перевода. Постоянный и временный перевод по соглашению оформляют допсоглашением. Временный перевод без согласия на срок до 1 месяца возможен только при чрезвычайных обстоятельствах из статьи 72.2 ТК РФ, и формулировка «производственная необходимость» его не обосновывает.
Покажем, что писать в строках причины и основания для 6 ситуаций: постоянный и временный перевод по соглашению, перевод без согласия, медицинский перевод, перемещение и совмещение должностей. Отдельно описано, какой подписью в КЭДО подписывают допсоглашение и согласие, с какого месяца считать срок ЕФС-1 и чем для работодателя заканчивается спор о незаконном переводе. Пошаговая инструкция, стоимость КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы о сроках, испытании и медицинском переводе — во второй половине статьи.
Конструктор приказа о переводе собирает файл .docx с таблицей прежней и новой должности, оклада и вида перевода, а строку «Основание» сверьте с таблицей из первого раздела.
Причина перевода и основание в приказе: что писать в каждой строке
Унифицированная форма приказа о переводе Т-5 (код ОКУД 0301004) и форма для группы работников Т-5а (ОКУД 0301018) утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В Т-5 мотив и документ разнесены по двум местам. Есть поле «(причина перевода)», а ниже отдельная строка: «Основание: изменение к трудовому договору от … № …; или другой документ (документ (заявление, медицинское заключение и пр.))». В первое поле пишут мотив: почему меняется трудовая функция или подразделение. Во вторую строку вносят реквизиты документа, которым перевод согласован или подтверждён.
С 01.01.2013 унифицированные первичные кадровые формы для большинства работодателей необязательны, и можно утвердить собственную форму приказа. Требований статей 72 и 72.1 ТК РФ собственная форма не снимает. Письменное соглашение об изменении условий трудового договора и согласие работника должны существовать независимо от того, есть ли в бланке строка для их реквизитов.
Определение перевода дано в части 1 статьи 72.1 Трудового кодекса РФ. Это постоянное или временное изменение трудовой функции работника либо структурного подразделения, если оно указано в трудовом договоре, при продолжении работы у того же работодателя. Сюда же относится перевод в другую местность вместе с работодателем. Общее правило — письменное согласие работника, исключения перечислены в статье 72.2.
Тезис о том, что приказ без заполненной причины или основания автоматически теряет силу, нормой не подтверждён: специальной нормы о поле «Основание» в ТК РФ нет. Претензии ГИТ и суда касаются самого перевода. Проверяют, заключено ли письменное соглашение, получено ли согласие и были ли чрезвычайные обстоятельства, если перевод сделан без согласия. Пустая строка становится проблемой тогда, когда за ней нет документа.
Содержание строки «Основание» определяется видом перевода и тем, нужно ли согласие работника.
| Ситуация | Норма ТК РФ | Согласие работника | Что указать в «Основании» |
|---|---|---|---|
| Постоянный перевод на другую должность или в другое подразделение, указанное в трудовом договоре | ч. 1 ст. 72.1, ст. 72 | Письменное, обязательно | Дополнительное соглашение к трудовому договору: его дата и номер, дата и номер самого трудового договора |
| Временный перевод по соглашению сторон | ч. 1 ст. 72.2 | Письменное, обязательно | Допсоглашение со сроком перевода: до 1 года, а при замещении отсутствующего работника с сохранением места — до его выхода |
| Временный перевод без согласия | ч. 2-3 ст. 72.2 | Не требуется, кроме перевода на работу более низкой квалификации | Документ, подтверждающий чрезвычайное обстоятельство из ч. 2 ст. 72.2; срок перевода до 1 месяца |
| Перевод по медицинскому заключению | ст. 73 | Письменное, обязательно | Медицинское заключение, выданное в установленном порядке, и письменное согласие; листок нетрудоспособности заключение не заменяет |
| Перемещение на другое рабочее место, в другое подразделение в той же местности, на другой механизм | ч. 3 ст. 72.1 | Не требуется, если условия трудового договора не меняются | Строка формы Т-5 не применяется: перемещение переводом не считается |
| Совмещение должностей | ст. 60.2, ст. 151 | Письменное: срок, содержание и объём работы | Письменное согласие (соглашение) о совмещении с размером доплаты; переводом совмещение не считается |
В 4 из 6 ситуаций основанием служит документ с подписью работника. Без неё обходятся только 2 случая: перемещение без изменения условий трудового договора и временный перевод при чрезвычайных обстоятельствах, если работу более низкой квалификации работнику не поручают.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Строка для перевода по соглашению выглядит так: «Основание: дополнительное соглашение от ДД.ММ.ГГГГ № ___ к трудовому договору от ДД.ММ.ГГГГ № ___». По этой же схеме оформляют временный перевод матроса-водолаза на время военных сборов коллеги: в основании стоит ссылка на допсоглашение.
В сервисе Добыто конструктор приказа о переводе формирует .docx с таблицей прежней и новой должности, оклада и вида перевода. Приказ собирают после того, как допсоглашение подписано обеими сторонами: только тогда у строки «Основание» появляются реквизиты.
Образец дополнительного соглашения о переводе на другую должность
Реквизиты этого документа после подписания переносят в строку «Основание» приказа о переводе.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе (образец, .docx) | Скачать |
Письменное согласие на перевод и ознакомление с приказом: что чем подтверждается
Статья 72 ТК РФ устанавливает: «Соглашение об изменении определённых сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме». Статья 72.1 требует письменного согласия работника на перевод, но не требует оформлять его заявлением. Согласие фиксирует подписанное допсоглашение или отдельный письменный документ.
Подпись работника в строке ознакомления с приказом подтверждает, что он видел приказ. Письменного согласия и письменного соглашения об изменении договора она не заменяет. Если в личном деле лежит приказ с отметкой «ознакомлен», а допсоглашения нет, у изменения условий отсутствует письменная форма, которой требует статья 72, и строке «Основание» сослаться не на что.
Работник по той же схеме проверяет свою ситуацию. Если вы подписывали только приказ, а допсоглашение или отдельное письменное согласие не подписывали, письменного согласия на перевод в комплекте нет.
Новую должность и оплату при обычном переводе стороны определяют соглашением: обязательного сохранения прежней зарплаты для любого перевода ТК РФ не устанавливает. Исключений два. При временном переводе без согласия оплата в установленных случаях не ниже среднего заработка по прежней работе. При медицинском переводе на нижеоплачиваемую работу действуют гарантии статьи 182.
Роструд выпустил памятку для кадрового работника. В ней отдельно разобраны перевод и перемещение, медицинский перевод, письменное согласие и форма Т-5, поэтому её удобно держать под рукой при сборке комплекта.
Когда согласие на перевод подписывают в КЭДО, к требованию письменной формы добавляется вопрос, кто именно подписал документ в системе.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Сам факт, что документ сформирован в системе от имени работника, спор не решает. Суд отдельно выясняет, был ли у работодателя порядок идентификации подписанта и как он зафиксирован. Откройте свой локальный акт о КЭДО и проверьте, описано ли в нём, как система устанавливает личность работника при подписании.»
Перевод без согласия работника: какие основания не работают
Часть 2 статьи 72.2 ТК РФ разрешает временный перевод без согласия на срок до 1 месяца только при перечисленных в ней чрезвычайных обстоятельствах. Часть 3 добавляет простой, предотвращение порчи имущества и замещение временно отсутствующего работника, если они вызваны теми же чрезвычайными обстоятельствами. Перевод на работу более низкой квалификации и в этих случаях возможен только с письменного согласия.
Формулировка «производственная необходимость» в строке причины исключением из правила о согласии не служит. Если в приказе нет ссылки на обстоятельство из части 2 статьи 72.2 и на документ, который его подтверждает, перевод без согласия ничем не обоснован. Специальной формы такого документа ТК РФ не устанавливает.
Реорганизация и смена оргструктуры права перевести работника без согласия не дают. Часть 1 статьи 74 ТК РФ при организационных или технологических изменениях разрешает менять условия трудового договора, но изменение трудовой функции в этот перечень не входит. О таких изменениях работника уведомляют не позднее чем за 2 месяца, если ТК РФ не предусматривает иное. Новую должность после реструктуризации оформляют переводом по соглашению.
Медицинский перевод держится на двух документах: медицинском заключении, выданном в установленном порядке, и письменном согласии работника. Листок нетрудоспособности медицинским заключением не считается, и ссылка на него в строке «Основание» перевод по статье 73 не подтверждает. Последствия отказа работника от такого перевода зависят от срока, указанного в заключении.
Когда приказ о переводе не оформляют
Часть 3 статьи 72.1 ТК РФ отделяет от перевода перемещение: работу на другом рабочем месте, в другом структурном подразделении в той же местности или на другом механизме, если условия трудового договора не меняются. Согласия работника перемещение не требует. Но если подразделение прямо названо в трудовом договоре, его смена уже считается переводом. Работу, противопоказанную по состоянию здоровья, не поручают ни при переводе, ни при перемещении.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Совместительство по статье 282 ТК РФ — другая регулярная оплачиваемая работа в свободное от основной работы время по отдельному трудовому договору. Под неё заключают новый договор, и приказ о переводе к ней отношения не имеет. Совмещение остаётся в рамках основного трудового договора и оформляется письменным согласием с условием о доплате.
Совмещение должностей и доплата за совмещение: что оформить вместо перевода
По статье 60.2 ТК РФ при совмещении работник выполняет дополнительную работу наряду с основной в течение установленной продолжительности рабочего дня. Срок, содержание и объём дополнительной работы устанавливают с его письменного согласия. При временном переводе работник выполняет другую работу вместо своей, при совмещении сохраняет основную трудовую функцию.
Доплату за совмещение статья 151 ТК РФ оставляет на соглашение сторон с учётом содержания и объёма дополнительной работы. Обязательных для всех 50% или 100% оклада закон не устанавливает. Размер доплаты указывают в письменном согласии или соглашении о совмещении, и этот же документ служит основанием для совмещения.
Для педагогических должностей в детском саду действует отдельное условие. По части 1 статьи 46 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ к педагогической деятельности допускают лиц с квалификацией, отвечающей требованиям конкретной должности, включая профессиональный стандарт «Педагог», утверждённый приказом Минтруда России от 18.10.2013 № 544н. Перед совмещением должностей в ДОУ или переводом на педагогическую должность квалификацию работника сверяют с требованиями этой должности.
Перевод в КЭДО: какой подписью подписывают допсоглашение, согласие и приказ
Статья 22.2 ТК РФ вводит КЭДО на основании ЛНА, где закреплены перечень документов, информационная система и порядок доступа к ней. Работников уведомляют о переходе, и в общем случае от каждого нужно письменное согласие на переход.
Важный нюанс из практики: перед подключением всей компании мы в Добыто закладываем пилотную группу и проверяем, что работник фактически может подписать документ в системе сам. В споре оценивается именно эта способность, а подпись в журнале ознакомления её не подтверждает.
Вид подписи для каждого документа перевода задаёт статья 22.3 ТК РФ, и в информационной системе работодателя требования к ним различаются.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Дополнительное соглашение о переводе | УКЭП | УКЭП; УНЭП с согласованным порядком проверки; УНЭП из инфраструктуры электронного правительства. ПЭП не подходит |
| Письменное согласие на перевод (ч. 4 ст. 22.3) | Не подписывает | УКЭП или УНЭП в случаях, предусмотренных ст. 22.3. ПЭП не подходит |
| Ознакомление с приказом о переводе | УКЭП или УНЭП в случаях, предусмотренных ст. 22.3 | В том числе ПЭП при соглашении об идентификации и о конфиденциальности ключа |
ПЭП работника подходит только для ознакомления с приказом. Допсоглашение и согласие, реквизиты которых попадают в строку «Основание», подписывают усиленной подписью. Специальный перечень части 4 статьи 22.3 упоминает приказ о дисциплинарном взыскании, а приказ о переводе подписывают по правилам для иных документов.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «По документам, подписанным кодом из SMS, суды накопили практику в спорах о займах, лизинге и услугах, но к кадровым документам она не относится. В трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и требованиями к виду подписи, и простая подпись подходит не для всего. Если в компании звучит довод, что кадровые документы можно подписывать так же, как договоры займа, сверьте перечень документов в положении о КЭДО с видом подписи для каждого из них.»
Скан бумажного допсоглашения и электронный документ: как отличить
Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 № 57 различает электронный образ и электронный документ. Образ — электронная копия бумажного документа, электронный документ изначально создан в электронной форме. Допсоглашение о переводе, подписанное от руки и загруженное в систему сканом, остаётся бумажным: в системе хранится его образ, а подлинник находится на бумаге.
Лайфхак: откройте файл подписанного допсоглашения. Если в нём видно изображение собственноручной подписи, это электронный образ, а если подпись существует отдельно как криптографический реквизит, перед вами электронный документ.
Часть 11 статьи 22.3 разрешает обмен электронными образами при чрезвычайных обстоятельствах по ЛНА с последующим представлением документов на бумаге. Универсальной заменой электронной подписи скан это правило не делает. Обычный код из SMS сам по себе тоже не служит универсальным способом подписать кадровый документ.
Порядок оформления перевода и срок ЕФС-1
Сведения о постоянном переводе подают в ЕФС-1 не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем, в котором изданы приказ (распоряжение), документ или принято иное решение, подтверждающие оформление перевода. Это подпункт 1 пункта 5 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Срок считают от месяца приказа, а дату самого кадрового мероприятия указывают в отдельном поле формы.
Временный перевод сам по себе в подраздел 1.1 ЕФС-1 не подают. Если временный перевод превращается в постоянный, возникает постоянное кадровое мероприятие, и его подают. Срок «следующий рабочий день после приказа» установлен для приёма и увольнения, на перевод его не переносят.
Действующая форма ЕФС-1 утверждена приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, зарегистрированным 18.12.2025 № 84665. Форма применяется с 30.12.2025. На дату публикации она действует с изменениями приказа СФР от 15.04.2026 № 389, вступившими в силу 30.05.2026.
Порядок заполнения подраздела о кадровых мероприятиях Социальный фонд России разбирает в базе знаний по ЕФС-1 для страхователей, и там же подтверждено, что срок отсчитывают от месяца приказа.
Подписанный в КЭДО комплект перевода хранится в электронном архиве: допсоглашение, согласие и приказ с отметкой об ознакомлении. Для суда может понадобиться его бумажная форма.
Полезно знать: распечатка электронного допсоглашения или приказа остаётся копией электронного документа. Её заверяют оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус либо сама организация отметкой о верности копии.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначают экспертизу документа, его реквизитов или подписи. До отказа от бумажного архива посмотрите, какие кадровые документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Как оформить перевод работника на другую должность: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите вид изменения. Смена трудовой функции или указанного в трудовом договоре подразделения — перевод, другое рабочее место в той же местности без изменения условий договора — перемещение, дополнительная работа наряду с основной — совмещение. Проверьте, что новая работа не противопоказана работнику по состоянию здоровья.
- Шаг 2. Получите письменное согласие и подпишите допсоглашение: новая должность или подразделение, оплата, дата начала, а для временного перевода — срок до 1 года либо до выхода замещаемого работника. При медицинском переводе в комплект входит медицинское заключение.
- Шаг 3. Издайте приказ по форме Т-5 или по собственной утверждённой форме. В причине укажите мотив перевода, в основании — дату и номер допсоглашения и трудового договора, а при медицинском переводе — медицинское заключение и письменное согласие.
- Шаг 4. Ознакомьте работника с приказом под подпись. В КЭДО для ознакомления подходит в том числе ПЭП, а допсоглашение и согласие подписывают только усиленной подписью по статье 22.3 ТК РФ.
- Шаг 5. Отразите перевод в учётных документах, включая личную карточку Т-2.
- Шаг 6. Подайте ЕФС-1 по постоянному переводу не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем приказа. Временный перевод в подраздел 1.1 не подают.
Чем для работодателя заканчивается незаконный перевод
Если перевод признан незаконным, по статье 394 ТК РФ работника восстанавливают на прежней работе. Ему взыскивают средний заработок за время вынужденного прогула или разницу в заработке за время выполнения нижеоплачиваемой работы, а по его требованию — компенсацию морального вреда. Статья 234 обязывает возместить неполученный заработок, если работодатель незаконно лишил работника возможности трудиться.
Административная ответственность наступает по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф для должностного лица и ИП от 1 000 до 5 000 рублей, для юридического лица от 30 000 до 50 000 рублей. Это санкции за установленное нарушение трудового законодательства. Автоматического штрафа за незаполненную строку приказа норма не предусматривает.
Электронная форма допсоглашения нарушением сама по себе не считается. В спорах по электронным кадровым документам решают дефекты процедуры: момент выдачи подписи, отсутствие идентификации, неверный вид подписи для конкретного документа.
Внимание: разъяснений Верховного Суда РФ именно по трудовым спорам с электронной подписью нет. Практика по КЭДО складывается в районных судах и кассационных судах общей юрисдикции.
Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл 4 этапа. Районный суд 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 отказал работнику: у работодателя были положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) отменил акты, потому что сведений о порядке идентификации в материалах не оказалось. При новом рассмотрении 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл. Подпись ему выдали в день заявления, пользоваться системой он не умел, за него подписывал другой человек, и система работодателя это зафиксировала. Дело касается увольнения, для перевода из него следует проверка процедуры: как оформлены идентификация работника и выдача подписи.
В Добыто мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Это практика сервиса, а не установленный законом срок ожидания перед переводом.
Стоимость КЭДО для оформления переводов и допсоглашений в 2026 году
Стоимость КЭДО считается за сотрудника в месяц и зависит от тарифа: численности штата, набора электронных подписей и интеграций.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | не указан |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | не указан |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | в год |
| Готовый модуль для 1С:ЗУП (интеграция с 1С в тарифе «Бизнес») | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | не указан |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющих центров | по запросу | не указан |
Для допсоглашения о переводе и согласия работнику нужна УНЭП или УКЭП, а ПЭП закрывает только ознакомление с приказом, поэтому тариф выбирают по набору подписей, а не только по численности. Состав каждого тарифа и действующие условия приведены на странице тарифов Добыто КЭДО.
Повысить или понизить тариф можно в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. НДС на странице тарифов не указан.
Выводы
Причина в приказе описывает мотив перевода, а основание называет документ, без которого перевод не держится: допсоглашение, письменное согласие или медицинское заключение. Отметка об ознакомлении такой документ не заменяет. Без согласия работника переводят только на срок до 1 месяца и только при чрезвычайных обстоятельствах, а перемещение и совмещение обходятся без приказа о переводе. Отчётность по постоянному переводу привязана к месяцу издания приказа.
В Добыто допсоглашения, согласия и приказы проходят маршрут согласования с подписями ПЭП, УНЭП и УКЭП в зависимости от тарифа, а конструктор приказа о переводе собирает документ с прежней и новой должностью, окладом и видом перевода.
Частые вопросы о переводе работника
Нужен ли новый испытательный срок при переводе на другую должность?
Нет. Статья 70 ТК РФ связывает испытание с заключением трудового договора, а внутренний перевод новым трудовым договором не считается, поэтому нового испытания из-за самого перевода не устанавливают. Если прежнее испытание ещё не истекло, по разъяснению Роструда оно сохраняется, пока стороны не изменили это условие соглашением.
Можно ли временно перевести работника больше чем на 1 год?
По письменному соглашению сторон временный перевод ограничен 1 годом. Исключение установлено частью 1 статьи 72.2 ТК РФ для замещения временно отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы. В этом случае перевод длится до выхода этого работника, и срок в допсоглашении привязывают к его выходу.
Подаётся ли ЕФС-1, если временный перевод стал постоянным?
Да. Временный перевод сам по себе в подраздел 1.1 ЕФС-1 не подают, но его превращение в постоянный образует постоянное кадровое мероприятие. Сведения о нём подают не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ, документ или принято решение, подтверждающие это изменение.
Как подписать допсоглашение о переводе с дистанционным работником?
Статья 312.3 ТК РФ при электронном оформлении допсоглашения требует УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника. Остальное взаимодействие с дистанционным работником идёт способами, которые обеспечивают подтверждение получения документа.
Сохраняется ли зарплата при медицинском переводе на нижеоплачиваемую работу?
По статье 182 ТК РФ за работником сохраняется прежний средний заработок в течение 1 месяца. Если перевод связан с трудовым увечьем, профессиональным заболеванием или иным повреждением здоровья, связанным с работой, средний заработок сохраняется до установления стойкой утраты трудоспособности либо до выздоровления. На понижение по обычному соглашению сторон эта гарантия не распространяется.
Что будет, если работник отказался от перевода по медицинскому заключению?
Если по заключению нужен временный перевод на срок до 4 месяцев, а работник отказался или подходящей работы у работодателя нет, работника отстраняют на весь указанный срок с сохранением места работы. Если перевод нужен на срок свыше 4 месяцев или постоянно, при отказе или отсутствии работы трудовой договор прекращают по пункту 8 части 1 статьи 77 ТК РФ. Для руководящих должностей действуют отдельные правила части 4 статьи 73.
