Совмещение должностей в 1С: как провести без ручных правок

Совмещение должностей — это дополнительная работа по другой должности в течение той же смены, за доплату и по статье 60.2 ТК РФ. Трудовой договор при этом не меняется, ЕФС-1 не подаётся, а в 1С:ЗУП событие проводится отдельным документом «Совмещение должностей»: он сам регистрирует занятость ставки по штатному расписанию и назначает плановое начисление. Поручить такую работу можно только с письменного согласия работника, а срок, содержание и объём фиксируются до её начала. Главное различие, от которого зависит весь пакет документов: совмещение идёт внутри рабочего дня и оформляется приказом, а перевод по статье 72.1 меняет трудовую функцию, требует дополнительного соглашения и подраздела 1.1 ЕФС-1 не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем перевода.

Разберём, чем совмещение отличается от перемещения и совместительства, какие реквизиты нужно собрать до того, как открыть программу, и в какой последовательности проводить документ, чтобы доплата не вводилась руками в каждой ведомости. Покажем, какие виды электронной подписи допустимы для согласия, приказа и дополнительного соглашения по статье 22.3 ТК РФ. Сценарная таблица под конкретные ситуации, цена типовых ошибок в рублях, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Конструктор ниже собирает приказ о совмещении со сроком, объёмом дополнительной работы и размером доплаты, добавляет блок согласия работника и отдаёт готовый файл .docx.

Совмещение, перевод, перемещение и совместительство: что вы оформляете на самом деле

Четыре кадровых события выглядят для руководителя одинаково («человек будет делать ещё и это»), но дают четыре разных комплекта документов и четыре разных следа в учёте. Совмещение по статье 60.2 ТК РФ — работа по другой или такой же профессии в течение установленной продолжительности рабочего дня, наряду с работой по трудовому договору. Работник не освобождается от своих обязанностей, трудовая функция в договоре остаётся прежней, поэтому сведения о трудовой деятельности в СФР не передаются. Перевод по статье 72.1 меняет трудовую функцию или структурное подразделение, указанное в договоре, и требует письменного согласия и дополнительного соглашения.

Отдельная линия — перемещение. Часть 3 статьи 72.1 разрешает без согласия работника переместить его на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности или поручить работу на другом механизме, если определённые сторонами условия трудового договора не меняются. Как только в трудовом договоре названо конкретное подразделение, перемещение в другое превращается в перевод со всеми последствиями.

Таблица сводит различия по тем полям, которые реально влияют на действия кадровика: норма, документ-основание, объект в 1С:ЗУП и отчётность.

Из таблицы следует практическое правило отбора: если дополнительная работа выполняется в свободное от основной работы время, это уже не совмещение, а совместительство с отдельным трудовым договором и лимитом по статье 284 ТК РФ — не более 4 часов в день, а в течение месяца не более половины месячной нормы рабочего времени. Проверить себя можно по табелю: при совмещении отдельной строки на работника не появляется, время учитывается один раз по основной должности.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Руководитель вправе назначить уполномоченное лицо на период своего отсутствия — отпуска, командировки, нетрудоспособности, выходных. Но в приказе, как и в доверенности, указывается конкретный перечень полномочий: формулировка „возложить исполнение обязанностей директора“ без перечня порождает ровно тот спор, который приказом и пытались предотвратить. Откройте свои приказы о возложении обязанностей и проверьте, есть ли там список документов, которые заместитель вправе подписывать».

Что собрать до того, как открыть 1С

Документ в программе проводится за две минуты, а разваливается совмещение на том, что собрано до него. Часть 3 статьи 60.2 ТК РФ требует, чтобы срок, содержание и объём дополнительной работы были установлены работодателем с письменного согласия работника. Три параметра, каждый из которых потом попадёт в приказ и в реквизиты документа 1С.

1. Вид дополнительной работы. Совмещение по другой должности, расширение зон обслуживания или увеличение объёма работы по своей же должности, исполнение обязанностей временно отсутствующего. Формулировка в приказе должна совпадать с формулировкой статьи 60.2, иначе при проверке придётся объяснять, за что именно начислена доплата.
2. Штатная единица. Если совмещается другая должность, она должна быть в штатном расписании на дату начала. Нет строки в форме Т-3 — сначала приказ о внесении изменений в штатное расписание, потом всё остальное.
3. Срок. Конкретная дата окончания или событие («до выхода основного работника из отпуска по уходу за ребёнком»). Открытый срок без события создаёт вопрос, когда прекращать доплату.
4. Объём. Перечень обязанностей или доля ставки. Это же значение указывается в 1С как количество временно замещаемых ставок.
5. Размер доплаты. Статья 151 ТК РФ отдаёт его на соглашение сторон с учётом содержания и объёма дополнительной работы. Верхней границы нет, нижняя тоже не установлена, но символическая сумма при полном объёме обязанностей — типичный аргумент работника в суде.
6. Письменное согласие работника. Отдельный документ или отметка на приказе. Без согласия поручение дополнительной работы незаконно независимо от размера доплаты.

Отдельно проверьте локальные нормативные акты: если в положении об оплате труда зафиксирован минимальный процент доплаты за совмещение, приказ с меньшим значением будет противоречить собственному ЛНА. При совмещении на уровне МРОТ учитывайте позицию Конституционного Суда РФ, выраженную в постановлении от 16.12.2019 № 40-П: доплата за совмещение профессий не включается в состав минимального размера оплаты труда. В 2026 году федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля, региональный в Москве — 32 916 рублей, и доплата за совмещение начисляется сверх этих сумм.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Образцы кадровых документов для оформления совмещения

Комплект собран под задачу «поручить дополнительную работу и провести её в учёте»; начните со штатного расписания, если совмещаемой должности в нём пока нет.

Как провести совмещение в 1С:ЗУП без ручных правок

Ручная доплата строкой в начислении — самый частый способ провести совмещение и самый дорогой в сопровождении: её приходится повторять каждый месяц, она не привязана к сроку, не снимается автоматически при выходе основного работника и не попадает в аналитику по занятости ставок. Штатный механизм устроен иначе. Документ «Совмещение должностей» регистрирует на период совмещения занятость ставки по штатному расписанию и назначает сотруднику плановое начисление «Доплата за совмещение должностей, исполнение обязанностей». Дальше расчёт зарплаты подтягивает доплату сам, пока действует период.

Механизм по умолчанию выключен. Пока не установлен флажок в настройке состава начислений, документа в списке кадровых документов просто не будет, и кадровик делает вывод, что в конфигурации совмещения нет.

Как оформить совмещение в 1С:ЗУП: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Откройте «Настройка» — «Расчёт зарплаты» — «Настройка состава начислений и удержаний», вкладка «Прочие начисления», и включите флажок «Совмещение, временное исполнение обязанностей». После записи в системе появятся документы «Совмещение должностей» и «Отмена совмещения», а в список начислений добавится «Доплата за совмещение должностей, исполнение обязанностей».
2. Шаг 2. Проверьте штатное расписание на дату начала совмещения. Совмещаемая должность должна существовать в нужном подразделении, иначе документ не даст выбрать позицию. Если должности нет, сначала проведите изменение штатного расписания.
3. Шаг 3. Создайте документ «Совмещение должностей». Заполните сотрудника, период совмещения, подразделение и должность, по которой поручена дополнительная работа, и количество временно замещаемых ставок.
4. Шаг 4. Задайте размер доплаты в одноимённом поле. Значение берётся из приказа и письменного согласия работника, а не наоборот: программа фиксирует уже согласованную сумму, а не рассчитывает её за вас.
5. Шаг 5. Проведите документ и выведите печатную форму приказа. Сверьте в ней вид дополнительной работы, срок и размер доплаты с текстом согласия работника: расхождение в одном из трёх реквизитов — самый частый повод для спора о начисленной сумме.
6. Шаг 6. Передайте приказ на подписание. При подключённом КЭДО документ уходит работнику из той же базы, где ведётся кадровый учёт, и возвращается со статусом подписания.
7. Шаг 7. Прекращая совмещение раньше срока, проведите документ «Отмена совмещения», а не правьте дату в исходном документе. Часть 4 статьи 60.2 ТК РФ требует письменно предупредить другую сторону не позднее чем за 3 рабочих дня, и дата предупреждения должна быть раньше даты отмены.

Важный нюанс из практики: в практике Добыто специалисты по кадрам чаще всего спотыкаются на шаге 2. Должность в штатном расписании названа по старому справочнику, а в приказе написана так, как её называют в отделе. После перехода на классификатор ОК 016-2025 такие расхождения стали заметнее, потому что наименования обновлялись массово, и документ перестаёт подбирать позицию.

Пять ошибок в учёте совмещения и цена каждой

Ошибки здесь редко стоят одного исправленного документа. Считать нужно перерасчёт, проценты за задержку выплаты и административный штраф, который назначается за сам факт нарушения, а не за его размер.

1. Доплата вводится руками каждый месяц. Мотив понятен: так быстрее в первый раз. Цена — пропущенный месяц при отпуске расчётчика и невыплаченная доплата. По статье 236 ТК РФ на неё начисляется компенсация не ниже 1/150 действующей ключевой ставки Банка России за каждый день задержки, а по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ невыплата части заработной платы наказывается штрафом на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей.
2. Совмещением оформлена работа за пределами рабочего дня. Фактически это совместительство: нужен отдельный трудовой договор, отдельный табельный учёт и подраздел 1.1 ЕФС-1 в срок для приёма. Нарушение подпадает под часть 4 статьи 5.27 КоАП РФ — ненадлежащее оформление трудового договора, штраф на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей.
3. Совмещением оформлен фактический перевод. Работник освобождён от прежних обязанностей и полностью работает на другой должности. Это перевод по статье 72.1 ТК РФ: без дополнительного соглашения условия договора изменены односторонне, а подраздел 1.1 ЕФС-1 не сдан. За непредставление сведений о трудовой деятельности статья 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ устанавливает 500 рублей за каждое застрахованное лицо.
4. Нет письменного согласия работника. Поручение по статье 60.2 без согласия недействительно, а значит недействительна и вся конструкция: работник вправе прекратить дополнительную работу в любой момент, а начисленная доплата останется без основания. Восстанавливать согласие задним числом опасно: дата документа в системе КЭДО фиксируется и проверяется.
5. Совмещение не закрыто после выхода основного работника. Доплата продолжает начисляться, потому что период в документе открыт. Обратная ситуация встречается чаще: доплата снята, а отмена не оформлена, и работник взыскивает сумму за отработанные дни.

Кейс из практики: на одном из проектов Добыто производственная компания на 480 сотрудников вела доплаты за совмещение отдельным списком в таблице. При проверке за 11 месяцев обнаружились 14 человек, у которых совмещение фактически прекратилось, а доплата продолжала начисляться, и 3 человека с обратной картиной. После переноса всех действующих совмещений в штатный документ с указанием срока разночтения между приказами и начислениями закрылись в первом же расчётном периоде.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Практика допускает подписание дополнительного соглашения о переводе в период временной нетрудоспособности: если работник способен его подписать, перевод произвести можно. Но подумайте, как это выглядит в споре: человек заявляет, что лежал с температурой и не читал документ, а опровергать это придётся вам. Я не говорю, что вы проиграете — я говорю, что вы создали себе спор там, где можно было подождать неделю».

Какой подписью подписывать согласие, приказ и допсоглашение

При кадровом электронном документообороте вид подписи зависит от документа, а не от того, что удобнее выдать работнику. Статья 22.3 ТК РФ делит документы на две группы. Для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и договора на получение образования, а также при внесении в них изменений, работник использует усиленную квалифицированную или усиленную неквалифицированную подпись. В остальных случаях допустима простая электронная подпись, полученная в информационной системе работодателя или через портал государственных услуг.

Отсюда практическое следствие для нашей темы. Согласие работника на дополнительную работу по статье 60.2 и приказ о совмещении не меняют трудовой договор, поэтому в закрытый перечень не попадают. Если же вы оформляете дополнительную работу дополнительным соглашением к трудовому договору (так поступают, когда меняется система оплаты), требование к подписи работника ужесточается до УНЭП или УКЭП. Со стороны работодателя приказ о совмещении подписывается УКЭП или УНЭП, а вот уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора по статье 74 ТК РФ — только УКЭП.

Форма файла тоже нормирована. Единые требования к составу и форматам электронных кадровых документов утверждены приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578н и действуют с 1 марта 2023 года; актуальная редакция с приложением опубликована на сайте Министерства труда и социальной защиты. Произвольный документ, который вы формируете вне типовой печатной формы, передаётся работнику в формате PDF/A-1A: файл в обычном PDF, Word или Excel придётся дублировать на бумаге, и смысл электронного оформления теряется.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы рекомендуем выделить в кадровой службе и бухгалтерии двух-трёх человек, которым делегировано право подписи, и оформить на них машиночитаемую доверенность, зарегистрировав её в ФНС. Иначе весь поток приказов встаёт в очередь к одному сертификату руководителя, и в первый же его отпуск совмещения оформляются задним числом. Проверьте по своей базе, сколько действующих сертификатов настроено на подписание кадровых документов».

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты подписания значимого документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что у людей, которые сейчас подписывают приказы о совмещении, эти даты не совпадают».

Сценарии: что критично в вашей ситуации

Универсального порядка здесь нет: набор документов и вид события зависят от того, чью работу и на каком основании вы перераспределяете. Таблица разбирает шесть ситуаций, которые закрывают большую часть обращений.

Две ситуации из таблицы стоит проверить у себя прямо сейчас: открытые совмещения без даты окончания и приказы о возложении обязанностей руководителя без перечня полномочий. Именно они дольше всего живут в базе незамеченными.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Когда совмещение не подходит

Совмещение экономит время кадровой службы ровно до того момента, пока им не начинают закрывать задачи, для которых оно не предназначено.

• Работа выполняется после смены. Статья 60.2 говорит о работе в течение установленной продолжительности рабочего дня. Всё, что за её пределами, — совместительство или сверхурочная работа со своим порядком оплаты. С 1 сентября 2026 года действует единый порядок оплаты сверхурочной работы: за первые два часа не менее чем в полуторном размере, за последующие и начиная со 121-го часа в году — не менее чем в двойном.
• Работник полностью снят со своей работы. Это перевод, и оформлять его совмещением нельзя даже на короткий срок.
• Совмещение планируется бессрочно и по факту навсегда. Если человек годами выполняет обязанности по второй должности, разумнее закрыть вопрос переводом или изменением трудовой функции: постоянное совмещение без пересмотра оплаты регулярно становится предметом спора о размере доплаты.
• Дополнительная работа противопоказана по состоянию здоровья. Статья 72.1 ТК РФ прямо запрещает переводить и перемещать работника на работу, противопоказанную ему по медицинскому заключению; для поручения дополнительной работы действует та же логика.
• Нужно закрыть подписание документов на время отсутствия руководителя. Здесь работает не доплата, а приказ о возложении полномочий с перечнем и настройка права подписи в учётной системе.

Отдельного проекта по кадровому делопроизводству переход с устных поручений на приказы не требует. В Добыто согласия и приказы о дополнительной работе подключаются к маршруту подписания тем же комплектом ЛНА, что и остальной кадровый документооборот: отдельное положение под совмещения не разрабатывается.

Стоимость КЭДО для оформления совмещений и переводов

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с 1С: без неё приказы придётся выгружать и загружать вручную.

Итоговая сумма складывается из численности подключённых сотрудников и выбранного тарифа: электронный архив и приоритетная поддержка входят в «Бизнес», выделенный сервер и SLA — в «Корпорацию». Действующие условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указана минимальная оплата для среднего бизнеса.

Переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Данные по стоимости приведены на дату публикации.

Выводы

Совмещение отличается от перевода не объёмом работы, а тем, что трудовая функция по договору остаётся прежней: отсюда приказ вместо дополнительного соглашения, отсутствие ЕФС-1 и отдельный документ в 1С:ЗУП. Механизм включается флажком в настройке состава начислений, после чего доплата живёт по сроку, а не по памяти расчётчика. До открытия программы нужны шесть вещей: вид дополнительной работы, штатная единица, срок, объём, размер доплаты и письменное согласие работника. Досрочное прекращение оформляется отдельным документом и предупреждением за 3 рабочих дня.

В Добыто мы подключаем КЭДО с интеграцией в 1С так, чтобы приказ о совмещении уходил на подписание из той же базы, где ведётся кадровый учёт, а статус подписания возвращался в карточку документа. Перед раскаткой на всю компанию закладываем пилотную группу: на ней видно, у кого из сотрудников подписание действительно работает, а у кого его придётся настраивать отдельно.

Частые вопросы о совмещении должностей

Входит ли доплата за совмещение в расчёт отпускных и среднего заработка?

Да. Доплата за совмещение профессий (должностей) предусмотрена системой оплаты труда и начисляется по статье 151 ТК РФ, поэтому учитывается при расчёте среднего заработка наравне с окладом и другими выплатами за фактически отработанное время. В 1С:ЗУП плановое начисление «Доплата за совмещение должностей, исполнение обязанностей» попадает в базу среднего автоматически, если оно назначено документом, а не введено разовой суммой в ведомости. Это ещё один аргумент против ручного ввода: суммы, добавленные вне механизма, в расчёт могут не попасть.

Можно ли поручить совмещение сразу по двум разным должностям?

Ограничения по количеству совмещаемых должностей в статье 60.2 ТК РФ нет. Практический предел задаёт продолжительность рабочего дня: вся дополнительная работа выполняется внутри смены, и если по факту она выходит за её границы, конструкция превращается в совместительство или сверхурочную работу. Оформляются такие поручения отдельными документами по каждой должности, с собственным сроком, объёмом и размером доплаты по каждому. Общая сумма доплат не ограничена.

Что делать, если работник отказался от совмещения на середине срока?

Часть 4 статьи 60.2 ТК РФ даёт работнику право досрочно отказаться от дополнительной работы, предупредив работодателя в письменной форме не позднее чем за 3 рабочих дня. Отказ не требует обоснования и не является дисциплинарным проступком. В учёте проводится «Отмена совмещения» с датой, следующей за истечением предупреждения; доплата начисляется по фактически отработанные дни. Такое же право на досрочную отмену поручения есть и у работодателя, с тем же сроком предупреждения.

Нужно ли менять должностную инструкцию при совмещении?

Должностная инструкция по основной должности не меняется: обязанности по совмещаемой должности возникают не из неё, а из приказа и письменного согласия. Работника знакомят с должностной инструкцией по той должности, которую он совмещает, и отметка об ознакомлении фиксируется до начала работы. Если совмещение длится годами и фактически стало постоянным, разумнее пересмотреть трудовую функцию и оформить перевод, а не наращивать пакет разовых приказов.

Как оформить совмещение, если совмещаемая должность занята основным работником?

Ставка, занятая отсутствующим работником, свободной не считается, поэтому речь идёт не о совмещении вакантной должности, а об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей работы. Формулировка в приказе берётся из статьи 60.2 буквально, а в учётной системе указывается количество временно замещаемых ставок. Срок удобнее задавать событием — выходом основного работника, — потому что точная дата возвращения из отпуска по уходу за ребёнком или с больничного заранее неизвестна.

Нужно ли уведомлять СФР, если совмещение продлилось больше года?

Нет. Длительность совмещения на состав отчётности не влияет: сведения о трудовой деятельности по подразделу 1.1 ЕФС-1 подаются по кадровым мероприятиям, а совмещение к ним не относится, поскольку работник не освобождается от основной работы и трудится у одного работодателя по одному трудовому договору. Отчётность появляется в другом случае: если по окончании срока временного перевода прежняя работа не предоставлена, а работник на ней не настаивает, условие о временном характере утрачивает силу и перевод считается постоянным — с этого момента сведения подаются в общем порядке.

Можно ли подписать приказ о совмещении в электронном виде, если у части сотрудников нет подписи?

Смешанный режим допустим: закон не требует одновременно переводить на электронное подписание весь штат. Работник, не давший согласия на кадровый электронный документооборот, продолжает подписывать документы на бумаге, и это не влияет на юридическую силу приказов, подписанных электронно остальными. Исключение действует для принятых после 31 декабря 2021 года, у которых на эту дату не было трудового стажа: у них КЭДО применяется без получения отдельного согласия.