Закон о персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования для работодателя

Закон о персонифицированном учёте в системе обязательного пенсионного страхования, Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ, обязывает работодателя, который выплачивает вознаграждения работникам и исполнителям, передавать в Социальный фонд России сведения для их индивидуальных лицевых счетов. Сведения подаются в составе единой формы ЕФС-1. Форму не отменили: с 30.12.2025 действует её новая редакция по приказу СФР № 1462. Приём, увольнение, заключение и прекращение договора ГПХ отражают не позднее следующего рабочего дня, стаж за год — до 25 января, взносы на травматизм — ежеквартально до 25-го числа. Коммерческие компании подраздел 1.3 не сдают, а государственные и муниципальные учреждения из сфер, установленных Минтрудом, сдают его с 12-значными кодами должностей.

В материале разобраны статьи закона, которые касаются работодателя, состав ЕФС-1 по подразделам, коды выполняемой функции и связь подраздела 1.1 с прежней СЗВ-ТД. Отдельный раздел посвящён изменениям 2026 года: новые сведения о договорах ГПХ с 1 сентября и три рабочих дня на ответ по пенсионному запросу с 1 июля. Санкции по статье 17 и способ их избежать, пошаговый порядок сдачи, стоимость автоматизации кадровых данных и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что регулирует 27-ФЗ и какие его статьи касаются работодателя

Страхователем статья 1 закона называет лицо, которое производит выплаты и иные вознаграждения застрахованным лицам. На практике это работодатель, начисляющий страховые взносы, причём форма отношений с человеком на обязанность передавать сведения не влияет: и по работнику с трудовым договором, и по исполнителю по договору ГПХ сведения в СФР уходят. Различается их состав. По работникам передаются кадровые события и стаж, по исполнителям — даты и реквизиты договора, а с 01.09.2026 ещё периоды выполнения работ и наличие условия о взносах на травматизм.

Из 20 с лишним статей закона работодателю в повседневной работе нужны семь. Их содержание и практическое следствие сведены в таблицу.

Сроки и состав сведений живут в статье 11, деньги — в статье 17, всё остальное работодателю нужно реже. Статью 16 часто ошибочно цитируют как статью об обязанностях страхователя: обязанности закреплены в статье 15.

Порядок заполнения формы, сроки по подразделам и разъяснения по реорганизации фонд держит в одном месте — в базе знаний СФР для страхователей по ЕФС-1. Перед сдачей отчёта после любого изменения закона эту страницу стоит сверить с настройками своей учётной программы.

ИЛС и СНИЛС: что фонд учитывает по каждому работнику

ИЛС ПФР — так по старой памяти называют индивидуальный лицевой счёт, хотя с 2023 года счета ведёт Социальный фонд России, созданный из ПФР и ФСС. ИЛС — электронный документ с данными о пенсионных и социальных правах гражданина, которому присвоен СНИЛС. На счёте отражаются страховой стаж и сведения о взносах, а в общей части по статье 6 закона хранятся сам СНИЛС и анкетные данные.

Всё, что работодатель передаёт в ЕФС-1, оседает на ИЛС конкретного человека. Ошибка в подразделе 1.2 означает неверный стаж на счёте, ошибка в подразделе 1.1 — неверную запись в электронной трудовой книжке, которую работник видит в личном кабинете на Госуслугах. Исправлять такие записи работодатель вправе и обязан по статье 15: закон прямо закрепляет за страхователем исправление и дополнение ранее переданных сведений.

Приём человека без СНИЛС

Если человек поступает на работу впервые и ИЛС у него ещё нет, работодатель обязан передать сведения для его регистрации: это часть 4 статьи 65 ТК РФ и пункт 1 статьи 6 27-ФЗ. Регистрация идёт по анкете АДВ-1, фонд открывает счёт в течение 4 рабочих дней со дня получения анкеты. Отдельного срока подачи анкеты для работодателя закон не устанавливает, но сведения о приёме в подразделе 1.1 нужно подать не позднее следующего рабочего дня и они привязываются к СНИЛС. Анкету разумно отправлять в день оформления, особенно для иностранных работников, на которых ИЛС открывается по тем же правилам.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Проверить, что регистрация прошла, работодатель может по ответу фонда на анкету, а работник — по появлению СНИЛС в личном кабинете на Госуслугах.

ЕФС-1: состав формы и сроки сдачи по подразделам

Запросы об отмене ЕФС-1 появились после смены бланка, но форма продолжает действовать. С 30.12.2025 применяются обновлённые форма и порядок заполнения, утверждённые приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 (зарегистрирован в Минюсте 18.12.2025 № 84665), электронные форматы утверждены приказом СФР № 1463. Сама ЕФС-1 введена Федеральным законом от 14.07.2022 № 237-ФЗ с 01.01.2023 и заменила четыре отчёта: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. СЗВ-М в единую форму не вошла, её последний отчётный период — декабрь 2022 года.

Бланк новой редакции можно сохранить себе: форма ЕФС-1 в редакции приказа СФР № 1462 опубликована отделением фонда в PDF. Это приложение с самой формой, порядок заполнения к нему публикуется на странице приказа на сайте СФР.

Каждая часть ЕФС-1 сдаётся по своему графику. Сроки по событиям сведены в таблицу.

Самый короткий срок — у кадровых событий в подразделе 1.1: при приёме в пятницу сведения уходят в понедельник. Годовой подраздел 1.2 по объёму самый большой, но по срокам наименее напряжённый, если стаж в течение года вели без пропусков. Форма за период, в котором было больше 10 работающих, подаётся только электронно и подписывается УКЭП руководителя или уполномоченного лица.

Подраздел 1.1 вместо СЗВ-ТД и коды должностей

Подраздел 1.1 — это бывшая СЗВ-ТД: из него формируется электронная трудовая книжка работника, и сюда же с 2023 года попадают договоры ГПХ. В графе 6 указывают код выполняемой функции — пятизначное обозначение в формате XXXX.X. Первые четыре знака берутся из Общероссийского классификатора занятий ОК 010-2014 (ОКЗ), пятый — контрольное число. Графа обязательна.

Код описывает занятие, то есть трудовую функцию, а не название должности из штатного расписания. «Менеджер» в одной компании продаёт, в другой закупает, в третьей ведёт проекты, и коды ОКЗ у этих людей разные. Подбирать код по созвучию названия — частая причина расхождений, которые фонд возвращает на исправление. Надёжнее сверять код с должностной инструкцией и трудовым договором.

Работнику сведения из подраздела 1.1 выдаются по форме СТД-Р. По статье 66.1 ТК РФ при увольнении это делается в день прекращения трудового договора, в период работы — не позднее 3 рабочих дней со дня заявления.

Подраздел 1.3: кто его сдаёт

Подраздел 1.3 часто путают с договорами ГПХ, но в нём отражаются сведения о заработной плате и условиях работы работников государственных и муниципальных учреждений из сфер, которые установил Минтруд. Коммерческие компании и ИП этот подраздел не сдают.

С 30.05.2026 для подраздела 1.3 действует новый классификатор кодов должностей по приказу СФР от 15.04.2026 № 389: вместо прежних пятизначных буквенно-цифровых кодов используются 12-значные числовые. Бюджетному учреждению, которое сдаёт подраздел 1.3, справочник должностей в учётной программе нужно перевести на новые коды до ближайшей отчётности.

Сведения о трудовой деятельности для выдачи работнику

Форму СТД-Р полезно держать готовой к заполнению: она понадобится в день каждого увольнения и по каждому заявлению сотрудника.

Изменения 27-ФЗ и ЕФС-1 в 2026 году

Федеральный закон от 20.02.2026 № 29-ФЗ поменял статью 11 27-ФЗ в двух местах, а СФР за год трижды обновил форму, коды и формат. Все изменения с датами — в таблице.

Для коммерческой компании с исполнителями самое трудоёмкое изменение — сентябрьское. Правка срока по пенсионным запросам выглядит мягче, но на практике она отменяет ситуацию, когда запрос, пришедший в пятницу, нужно было закрыть к понедельнику.

Новые сведения о договорах ГПХ с 1 сентября 2026 года

Раньше по договору ГПХ в подразделе 1.1 указывали даты и реквизиты договора. С 01.09.2026 к ним добавились периоды выполнения работ или оказания услуг и сведения о том, есть ли в договоре условие об уплате взносов на страхование от несчастных случаев. Сведения подаются не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения или прекращения договора.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Отсюда прямое следствие для договорной работы: если в договоре не прописаны периоды и не сказано явно, платит ли заказчик взносы на травматизм, кадровой службе нечем заполнить эти поля. Шаблон договора ГПХ стоит проверить на оба пункта до заключения следующего договора. Требования этого блока относятся только к исполнителям: на работников по трудовому договору они не распространяются, и наоборот, сведения о стаже по ГПХ подаются по своим правилам.

Ответственность по статье 17 и цена ошибки в ЕФС-1

За персонифицированные сведения отвечают сразу две стороны: организация несёт финансовую санкцию по 27-ФЗ, должностное лицо — административный штраф по КоАП РФ. Раздел 2 ЕФС-1 регулируется отдельным законом, и санкция там считается иначе.

Санкция в 500 рублей умножается на численность. Компания на 40 человек, которая опоздала с подразделом 1.2 за год, рискует суммой 40 × 500 = 20 000 руб., и к ней добавляется штраф на руководителя или главного бухгалтера по КоАП. Цена ошибки больше самой санкции: неверный стаж уходит на ИЛС работника, и исправлять его приходится уже по обращению человека, которому оформляют пенсию.

Закон даёт работодателю выход: если уточнённые сведения поданы в течение пяти рабочих дней со дня получения уведомления фонда об ошибке, финансовые санкции не применяются (часть 26 статьи 17). Условия и примеры фонд разбирает на странице о финансовых санкциях по ЕФС-1. Срок считается от получения уведомления, поэтому уведомления СФР в электронном кабинете страхователя нужно разбирать в день поступления, а не в конце месяца.

Как выстроить персонифицированный учёт у работодателя

Большая часть нарушений по 27-ФЗ возникает до формирования отчёта: в шаблоне договора, справочнике должностей или в том, кто отвечает за отправку. Порядок ниже рассчитан на компанию, которая сдаёт ЕФС-1 сама.

Что проверить до первой сдачи по новой форме

• У каждого работника и исполнителя есть СНИЛС, а для принимаемых впервые подготовлена анкета АДВ-1.
• В справочнике должностей учётной программы проставлены коды выполняемой функции по ОКЗ ОК 010-2014, сверенные с трудовыми функциями, а у бюджетных учреждений — 12-значные коды для подраздела 1.3.
• Шаблон договора ГПХ содержит периоды выполнения работ и прямое условие об уплате или неуплате взносов на травматизм.
• Учётная программа обновлена под форму по приказу № 1462 и формат, действующий с 01.07.2026.
• У руководителя или уполномоченного лица есть действующая УКЭП для подписания формы, если в периоде работает больше 10 человек.
• Назначен ответственный за ответы на запросы СФР по пенсиям: на них теперь 3 рабочих дня.

Как сдавать ЕФС-1 без санкций: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Оформите кадровое событие документом: приказ о приёме, переводе или увольнении, договор ГПХ или акт о его прекращении. Без документа сведения в подраздел 1.1 вносить не на чем.
2. Шаг 2. Определите срок: приём, увольнение и договоры ГПХ — не позднее следующего рабочего дня, перевод, переименование и вторая профессия — до 25-го числа следующего месяца.
3. Шаг 3. Проверьте СНИЛС, код выполняемой функции в графе 6 и, для договора ГПХ, периоды работ и условие о взносах на травматизм.
4. Шаг 4. Сформируйте подраздел 1.1 в учётной программе, подпишите УКЭП и отправьте через электронный кабинет страхователя или оператора отчётности.
5. Шаг 5. Дождитесь протокола СФР. Если пришло уведомление об ошибке, подайте исправленные сведения не позднее 5 рабочих дней со дня его получения.
6. Шаг 6. Раз в квартал до 25-го числа сдайте раздел 2, а до 25 января — подраздел 1.2 за прошедший год, сверив стаж с табелями и приказами об отпусках без сохранения заработной платы.

ЕФС-1 в 1С:ЗУП и связка с КЭДО

В 1С:ЗУП ЕФС-1 формируется и отправляется через сервис 1С-Отчетность, это подтверждает документация 1С; для раздела 2 в ней отдельно описан отчёт. Программа собирает подраздел 1.1 из кадровых документов, поэтому качество отчёта определяется тем, насколько вовремя в ЗУП попадают приказы и договоры.

Если кадровые документы подписываются в КЭДО, подписанный приказ должен вернуться в 1С со статусом, иначе бухгалтер увидит приём только тогда, когда срок по подразделу 1.1 уже прошёл. В Добыто для 1С:ЗУП есть готовый модуль интеграции: документы и статусы подписания синхронизируются автоматически, а ЕФС-1 формируется уже в ЗУП штатным отчётом.

Где заканчивается персонифицированный учёт: КЭДО, трудовая книжка и ГПХ

ЕФС-1 передаёт в фонд сведения о кадровом событии, но не заменяет документ, которым это событие оформлено. Приказ о приёме, трудовой договор, договор ГПХ работодатель хранит и предъявляет ГИТ отдельно, а при споре о стаже фонд и суд смотрят именно на них. Электронная трудовая книжка, которая складывается из подраздела 1.1, существует параллельно с бумажной: работникам, сохранившим бумажную книжку, работодатель продолжает вести её на бумаге, а сведения о них в ЕФС-1 подаёт на общих основаниях.

КЭДО тоже не отправляет отчётность сама по себе. Это внутренний документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, в котором стороны подписывают кадровые документы. Отчёт в СФР формирует учётная программа и подписывает УКЭП руководитель. Подписи работников для этого не нужны: в КЭДО они подписывают ознакомление и заявления. В тарифах Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно, а УКЭП можно получить через партнёров — удостоверяющих центров.

Приказ об увольнении стоит в этом списке отдельно. Сведения об увольнении уходят в подраздел 1.1 не позднее следующего рабочего дня, а сам приказ оформляется на бумаге, поэтому в день увольнения кадровой службе нужны оба контура: бумажный и электронный.

Для исполнителей по договору ГПХ ограничения обратные: КЭДО по статье 22.1 ТК РФ распространяется на трудовые отношения, а договоры ГПХ подписываются по общим правилам гражданского права. При этом сведения о них в ЕФС-1 подаются в те же сроки, что и по работникам. Подписанные в электронном виде приказы и договоры, на основании которых заполнялся отчёт, в тарифе Добыто «Бизнес» хранятся в электронном архиве: при запросе фонда или проверке ГИТ их не нужно собирать по папкам.

Стоимость КЭДО с интеграцией в 1С:ЗУП

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С и электронный архив.

Для компании, которая сдаёт ЕФС-1 из 1С:ЗУП, рабочим вариантом обычно оказывается тариф с интеграцией: без неё подписанные в КЭДО приказы приходится переносить в учётную программу вручную. Тариф можно повысить или понизить в любое время, а состав каждого и условия минимальной оплаты указаны на странице тарифов Добыто КЭДО на дату публикации.

Выводы

27-ФЗ для работодателя сводится к трём вопросам: какие сведения передать в СФР, в какой срок и чем подтвердить их точность. ЕФС-1 продолжает действовать в новой редакции, а изменения 2026 года добавили работы прежде всего тем, кто привлекает исполнителей по договорам ГПХ, и тем, к кому приходят пенсионные запросы. Санкции считаются по числу людей в отчёте, но закон позволяет их избежать, если ошибку исправить в течение пяти рабочих дней после уведомления.

Отчётность в фонд точна ровно настолько, насколько вовремя оформлены кадровые документы, на которых она строится. Добыто переводит подписание приказов и заявлений в электронный вид и передаёт подписанные документы в 1С:ЗУП, где их уже ждёт форма ЕФС-1.

Частые вопросы о персонифицированном учёте и ЕФС-1

Нужно ли подавать сведения по договору ГПХ, если в нём нет условия о взносах на травматизм?

Да. Сведения о заключении и прекращении договора ГПХ подаются в подразделе 1.1 не позднее следующего рабочего дня в любом случае. С 01.09.2026 по пункту 2 статьи 11 27-ФЗ в них дополнительно указывают, есть ли в договоре условие об уплате взносов на страхование от несчастных случаев, поэтому отсутствие такого условия тоже отражается в отчёте, вместе с периодами выполнения работ.

Можно ли сдать ЕФС-1 на бумаге?

Можно, если за отчётный период у страхователя работало не больше 10 застрахованных лиц. При численности 11 человек и более статья 8 27-ФЗ требует электронной формы с УКЭП, а за бумажный отчёт в этом случае по статье 17 применяется санкция 1 000 руб. Численность считается по застрахованным лицам за период, включая исполнителей по договорам ГПХ, с выплат которым начисляются взносы.

Как считать три рабочих дня на ответ по пенсионному запросу?

Срок отсчитывается со дня поступления запроса органа СФР или обращения застрахованного лица, и в него входят только рабочие дни. Если запрос пришёл в пятницу, при пятидневной неделе сведения подраздела 1.2 нужно передать не позднее среды. До 01.07.2026 срок считался в календарных днях, и тот же запрос пришлось бы закрыть к понедельнику.

Какой штраф за раздел 2 ЕФС-1, если взносы на травматизм небольшие?

Санкция по пункту 1 статьи 26.30 125-ФЗ — 5% суммы взносов за последние 3 месяца отчётного периода за каждый полный или неполный месяц просрочки, но не меньше 1 000 руб. и не больше 30% этой суммы. У небольшой компании с низким тарифом на травматизм расчётные 5% часто оказываются меньше 1 000 руб., и тогда применяется минимальная сумма.

Чем ЕФС-1 отличается от расчёта по страховым взносам?

Расчёт по страховым взносам сдаётся в ФНС по Налоговому кодексу и показывает начисленные взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование. ЕФС-1 сдаётся в СФР по 27-ФЗ и 125-ФЗ: в ней кадровые события, стаж, а в разделе 2 — только взносы на травматизм, которые администрирует фонд. Сдавать нужно оба отчёта, один другой не заменяет.

Нужно ли оформлять СНИЛС иностранному работнику?

Да, если у него ещё нет ИЛС. По статье 6 27-ФЗ счёт с постоянным страховым номером открывается не только на граждан РФ, но и на иностранцев и лиц без гражданства. Работодатель передаёт анкету АДВ-1, фонд регистрирует человека в течение 4 рабочих дней со дня её получения, после чего по СНИЛС подаются сведения о приёме в подразделе 1.1.