ЕФС-1 — единая форма сведений, которую работодатель подаёт в Социальный фонд России вместо прежних СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. С 30 декабря 2025 года действует редакция, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, старый бланк фонд не принимает. Подраздел 1.1 по приёму, увольнению, приостановлению трудового договора и договорам ГПХ подают не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или заключения договора. Отчёт считается сданным не в момент отправки, а когда из фонда пришёл протокол со статусом «Сведения приняты». Постоянный перевод и выбор формы трудовой книжки идут по другому сроку — до 25-го числа следующего месяца.
Разберём цепочку от даты приказа до квитанции: какую дату брать за точку отсчёта, какие мероприятия в 2026 году из подраздела 1.1 исчезли, как выбрать пятизначный код по ОКЗ и что делать, если фонд вернул отчёт принятым частично. Покажем, почему у подраздела 1.1 нет корректирующей формы и мероприятие сначала отменяют. Сроки по всем подразделам, размеры санкций по 27-ФЗ, чек-лист проверки перед отправкой и стоимость подключения — во второй половине статьи.
Что ЕФС-1 заменила и какая форма действует в 2026 году
Единая форма собрала в один бланк четыре прежних отчёта: 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и ДСВ-3. Практическое следствие для кадровой службы простое: отчёт стал общим с бухгалтерией. Подраздел 1.1 заполняет специалист по кадрам, раздел 2 о взносах на травматизм — бухгалтер, а отправляется всё под одной титульной частью с одними реквизитами страхователя.
Структура модульная. Заполняются только те подразделы, по которым в отчётном периоде было событие, остальные не подаются. Титульная часть обязательна всегда.
Форма 2026 года отличается от предыдущей не косметически. Из подраздела 1.1 исключены коды «ДИСТ» и «НДОМ»: перевод на дистанционную или надомную работу больше не является кадровым мероприятием для отчёта. Добавлены код «МДИГ» для иностранных граждан, на которых распространяются международные соглашения о социальном обеспечении, и код «ЧАЭСКОМ» для командировок за пределы радиационно загрязнённых зон. Графы 11 и 12 о специальной оценке условий труда заполняются только при вредных условиях по итогам СОУТ.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Сведения о трудовой деятельности в электронном виде входят в перечень документов, которые не переводятся в кадровый электронный документооборот. Подраздел 1.1 не подписывается работником и не живёт в КЭДО: это отдельный канал в фонд, который работодатель подписывает своей усиленной квалифицированной подписью. А вот документ-основание — приказ, дополнительное соглашение, заявление — как раз может быть электронным. Перед отправкой сверьте дату приказа в системе КЭДО с датой, которую вы ставите в графе мероприятия.»
Кадровый приказ как точка отсчёта срока
Срок в один рабочий день отсчитывается не от даты выхода сотрудника на работу и не от даты подписания трудового договора, а от даты издания приказа. Для договоров ГПХ точка отсчёта другая — дата заключения или дата прекращения договора. Разница принципиальна для двух частых ситуаций: сотрудник выходит 1-го числа по приказу от 28-го предыдущего месяца, и наоборот, приказ издан задним числом.
Если приказ издан 28 января, сведения по мероприятию «ПРИЕМ» должны уйти в фонд не позднее 29 января, даже если работник фактически приступит к работе 1 февраля. Если крайний день выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, он переносится на ближайший рабочий день.
Важный нюанс из практики: данные подраздела 1.1 тянутся не из приказа напрямую, а из штатного расписания и карточки работника. Если в штатке должность называется «менеджер по работе с клиентами», а в приказе — «клиентский менеджер», в отчёт уйдёт одно из двух написаний, и оно не совпадёт с трудовым договором. Сверку названий должностей имеет смысл делать до издания приказа, а не после получения протокола.
В практике Добыто перед раскаткой КЭДО на всю компанию мы отдельно проходим по штатному расписанию и приводим наименования должностей к единому виду: это снимает основную часть расхождений между приказом, трудовым договором и отчётностью.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Соберите приказ о приёме по форме Т-1 перед подачей сведений
Внимание: приказ об увольнении входит в число документов, которые нельзя подписывать электронной подписью в рамках КЭДО. Он остаётся бумажным, и именно его дата запускает однодневный срок подачи подраздела 1.1 по мероприятию «УВОЛЬНЕНИЕ».
Сроки подачи по подразделам ЕФС-1 в 2026 году
Единого срока у формы нет: каждый подраздел живёт по своему календарю, и часть кадровиков срывает сроки именно потому, что ориентируется на квартальную дату бухгалтерии.
| Подраздел | Что содержит | Периодичность | Крайний срок |
|---|---|---|---|
| 1.1, кадровые события | Приём, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора, заключение и прекращение ГПХ | По событию | Следующий рабочий день |
| 1.1, прочие события | Постоянный перевод, выбор формы трудовой книжки | Ежемесячно | 25-е число следующего месяца |
| 1.2 | Сведения о страховом стаже | Ежегодно | 25 января, за 2025 год — 26 января 2026 |
| 1.3 | Заработная плата работников государственных и муниципальных учреждений | Ежемесячно | 25-е число каждого месяца |
| Подраздел 3 | Дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию | Ежеквартально | 25-е число месяца после квартала |
| Раздел 2 | Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве | Ежеквартально | 25-е число месяца после квартала |
Из таблицы следует рабочее правило: кадровая служба живёт в режиме ежедневной готовности по подразделу 1.1 и раз в месяц закрывает переводы. Порядок представления формы и перечень способов подачи фонд описывает в базе знаний страхователя Социального фонда, там же указаны требования к электронному документу.
Какие события попадают в подраздел 1.1, а какие больше нет
Перечень мероприятий закрытый, и в 2026 году он сократился. Ниже — сценарии, с которыми кадровая служба сталкивается чаще всего, и точка отсчёта срока для каждого.
| Событие | Что подаём | Срок | Дата-основание |
|---|---|---|---|
| Приём на работу | Подраздел 1.1, мероприятие «ПРИЕМ» | Следующий рабочий день | Дата приказа о приёме |
| Увольнение | Подраздел 1.1, мероприятие «УВОЛЬНЕНИЕ» | Следующий рабочий день | Дата приказа об увольнении |
| Заключение договора ГПХ | Подраздел 1.1 | Следующий рабочий день | Дата заключения договора |
| Прекращение договора ГПХ | Подраздел 1.1 | Следующий рабочий день | Дата прекращения договора |
| Приостановление и возобновление трудового договора | Подраздел 1.1 | Следующий рабочий день | Дата приказа |
| Постоянный перевод | Подраздел 1.1, мероприятие «ПЕРЕВОД» | До 25-го числа следующего месяца | Дата приказа о переводе |
| Выбор формы трудовой книжки | Подраздел 1.1 | До 25-го числа следующего месяца | Дата заявления работника |
| Перевод на дистанционную или надомную работу | Не подаётся: коды «ДИСТ» и «НДОМ» исключены | — | — |
Из таблицы видно, где чаще всего теряется срок: временный перевод, изменение оклада и уход в отпуск по уходу за ребёнком не порождают подраздел 1.1 вовсе, а вот договор ГПХ на один день — порождает, причём с однодневным сроком.
Когда ЕФС-1 подавать не нужно
Подраздел 1.1 не подаётся при переводе на дистанционную или надомную работу с 2026 года, при временном переводе внутри организации, при изменении размера оклада без изменения трудовой функции, при уходе работника в отпуск и при выходе из него. По договору с самозанятым, который применяет налог на профессиональный доход, сведения в подраздел 1.1 не подают: это не договор ГПХ, по которому начисляются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование.
Полезно знать: трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности в электронном виде, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда — закрытый перечень исключений КЭДО. Всё остальное подписывается электронно без дублирования на бумаге.
Коды должностей по ОКЗ и коды мероприятий: где чаще всего ошибаются
Код выполняемой функции указывается в графе 6 подраздела 1.1 и состоит из пяти знаков в формате XXXX.X: первые четыре знака — код группы занятий по Общероссийскому классификатору занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), пятый знак — контрольное число. Заполняют его все работодатели по всем работникам, независимо от того, какую форму трудовой книжки выбрал сотрудник.
Ошибка здесь редко выглядит как ошибка: классификатор группирует занятия, а не должности, и одной штатной должности может соответствовать несколько групп. Кадровики берут код по названию должности, а фонд смотрит на трудовую функцию. Расхождение всплывает не сразу, а при назначении досрочной пенсии, когда сведения на индивидуальном лицевом счёте уже накоплены за несколько лет.
Код мероприятия — это отдельное поле, и его состав задан порядком заполнения формы. Подставлять в него собственные формулировки нельзя: отчёт вернётся с ошибкой форматно-логического контроля.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Когда данные переносятся в отчёт из карточки сотрудника автоматически, а не вбиваются руками, число ошибок падает заметно: специалист по кадрам не переписывает СНИЛС, дату приказа и код должности по второму разу. Проверьте одну вещь — заводится ли у вас приём одним документом в учётной системе или тремя разными. Если тремя, расхождение между ними рано или поздно уедет в фонд.»
Кадровые документы-основания для подраздела 1.1
Комплект ниже закрывает события, по которым срок считается в один рабочий день; начните с приказа о приёме по форме Т-1, именно его дата попадает в отчёт.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Дополнительное соглашение о переводе | Скачать |
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
Отправка в фонд: каналы, подпись и порог в 11 человек
Фонд принимает форму тремя способами: на бумажном носителе лично в клиентской службе или почтой, через общедоступный сервис СФР загрузкой файла как проекта отчётности, электронным документом через оператора связи или личный кабинет страхователя с усиленной квалифицированной электронной подписью.
Бумажный вариант доступен не всем. При численности работающих застрахованных лиц 11 и более человек форма подаётся только электронно, и нарушение этого порядка само по себе наказуемо, даже если отчёт сдан в срок и без ошибок.
Со стороны работодателя подписывает УКЭП. Если отчёт отправляет не руководитель, а специалист по кадрам или бухгалтер, нужна машиночитаемая доверенность, зарегистрированная в ФНС, и личная подпись сотрудника как физического лица.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Важный нюанс из практики: право подписи отчётности стоит делегировать сразу нескольким сотрудникам отдела кадров и бухгалтерии. Срок в один рабочий день не прощает отпуск или больничный единственного подписанта, а выпуск новой МЧД занимает время.
В Добыто на этапе подключения мы отдельно проходим по списку подписантов и фиксируем, кто подписывает кадровые документы внутри компании, а кто отчётность во внешние органы: это два разных набора полномочий и два разных сертификата.
Как подать ЕФС-1 от приказа до квитанции: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зафиксируйте дату-основание: дата приказа для кадровых мероприятий, дата заключения или прекращения договора для ГПХ. От неё отсчитывается следующий рабочий день.
- Шаг 2. Сверьте наименование должности и структурного подразделения в приказе со штатным расписанием и трудовым договором. Расхождение в написании исправляется до формирования отчёта.
- Шаг 3. Подберите пятизначный код выполняемой функции по ОКЗ ОК 010-2014 и код мероприятия из порядка заполнения формы.
- Шаг 4. Сформируйте титульную часть и подраздел 1.1 в учётной системе, проверьте регистрационный номер страхователя, ИНН, КПП и СНИЛС работника.
- Шаг 5. Прогоните файл через форматно-логический контроль оператора или проверочную программу до отправки, а не после.
- Шаг 6. Подпишите отчёт усиленной квалифицированной подписью организации либо личной подписью сотрудника с действующей МЧД и отправьте.
- Шаг 7. Дождитесь квитанции о доставке, затем протокола контроля. Протокол, подписанный электронной подписью территориального органа фонда, подпишите своей подписью и отправьте обратно: это подтверждение получения.
Квитанция, протокол и уведомление об устранении ошибок
Ответ фонда приходит в два такта. Сначала квитанция о доставке сведений: она подтверждает, что файл получен, и фиксирует дату представления. Затем протокол контроля отчётности в зашифрованном виде, подписанный электронной подписью территориального органа СФР.
Протокол содержит один из трёх статусов: «Сведения приняты», «Документ принят частично», «Документ не принят». Частичный приём — самый опасный вариант: отчёт формально ушёл, квитанция есть, но часть застрахованных лиц в него не попала. Срок по этим людям продолжает течь.
Если фонд нашёл расхождения в данных персонифицированного учёта, он направляет уведомление об устранении ошибок. На представление исправленных сведений даётся 5 рабочих дней со дня получения уведомления.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Штамп подписи на экране ничего не доказывает: картинку можно скопировать в любой документ и сохранить в PDF. Проверяется не визуализация, а сам файл подписи специальной программой. То же касается ответа фонда: юридический вес имеет протокол, подписанный электронной подписью территориального органа, а не скриншот статуса в личном кабинете. Сохраняйте исходные файлы протокола и подписи, а не распечатку.»
Ошибка в принятом отчёте: отменяющая форма вместо корректировки
У подраздела 1.1 нет корректирующей формы. Если фонд принял сведения, а потом выяснилось, что дата приказа, код должности или само мероприятие указаны неверно, исправление идёт в два приёма: сначала отменяющая запись, затем новая с правильными данными.
В отменяющей записи повторяются все сведения, которые были поданы ранее, дословно, а в графе «Признак отмены» ставится знак «Х». Если поменять в отменяющей записи хотя бы одно поле, фонд не найдёт исходное мероприятие и отмена не сработает.
Ещё одно ограничение: в одном отчёте нельзя смешивать разные типы сведений на одного и того же работника за один и тот же отчётный период. Отмена и новое мероприятие отправляются разными файлами.
Отмена нужна и тогда, когда кадрового события в итоге не случилось: работник отозвал заявление об увольнении до истечения срока предупреждения, приказ о приёме отменён из-за невыхода сотрудника, договор ГПХ расторгнут до начала работ.
Цена ошибки: финансовые санкции по 27-ФЗ и административный штраф
Санкции считаются не за отчёт, а за человека. За непредставление в срок либо представление неполных или недостоверных сведений применяется финансовая санкция 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица по части 3 статьи 17 Федерального закона № 27-ФЗ. На отделе из 40 человек забытый годовой подраздел 1.2 превращается в 20 000 рублей.
За нарушение порядка представления сведений в электронном виде при численности работающих застрахованных лиц 11 и более — 1000 рублей. Должностное лицо отвечает отдельно: от 300 до 500 рублей по части 1 статьи 15.33.2 КоАП, срок давности по этому составу — один год.
Порядок взыскания даёт два окна для манёвра. Требование об уплате направляется в течение 10 дней после вступления решения в силу, оплатить нужно в течение 20 календарных дней со дня получения требования, а при уплате в первые 10 дней подлежит перечислению половина суммы. Детали расчёта и основания освобождения фонд описывает в разделе о финансовых санкциях по ЕФС-1.
Санкции можно избежать полностью. Страхователь освобождается от них, если сам обнаружил и исправил ошибку до того, как её нашёл орган СФР, либо представил исправленные сведения в течение 5 рабочих дней с момента получения уведомления об устранении расхождений.
Что видит работник: ИЛС и сведения о трудовой деятельности
Всё, что вы подали в подразделе 1.1, попадает на индивидуальный лицевой счёт работника. ИЛС — это учётная запись гражданина в системе персонифицированного учёта, привязанная к СНИЛС. В выписке отражаются периоды работы, страховой стаж, индивидуальные пенсионные коэффициенты и сумма пенсионных накоплений, если они формируются.
Работник заказывает выписку самостоятельно через личный кабинет на сайте фонда или на портале государственных услуг. Никакого участия работодателя для этого не требуется, и это создаёт обратную связь: сотрудник видит пробел в стаже раньше, чем кадровая служба находит непринятый отчёт.
Отдельно от ИЛС существует форма СТД-Р — сведения о трудовой деятельности, которые работодатель выдаёт работнику по его заявлению и при увольнении. Данные в СТД-Р и в подразделе 1.1 должны совпадать: это один и тот же массив.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Контролирующему органу предъявляется не один документ, а комплект: приказ о введении КЭДО, положение о КЭДО, согласие работника и архив файлов вместе с файлами подписей. С фондом логика та же. Не храните отдельно только отчёт — держите рядом файл отправки, квитанцию о доставке и протокол контроля. Спор о сроке решается датой в квитанции, а не записью в журнале.»
ЕФС-1 в 1С:ЗУП и КЭДО: откуда берутся данные
В 1С:ЗУП отчёт формируется из регламентированной отчётности, а данные подтягиваются из кадровых документов и штатного расписания. Отдельный файл руками не собирают: если приём проведён документом «Приём на работу», мероприятие для подраздела 1.1 создаётся автоматически с датой приказа.
Связка с КЭДО работает в одну сторону. Система кадрового документооборота отвечает за подписание приказа, дополнительного соглашения и заявления, а отчётность в фонд идёт своим каналом через оператора или личный кабинет страхователя. Общая точка у них одна — кадровые данные в учётной системе.
В сервисе Добыто мы синхронизируем справочники сотрудников и штатное расписание с 1С, поэтому в отчёт уходит то же наименование должности, которое работник видел в подписанном приказе. Модуль интеграции с 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день.
Лайфхак: документы, связанные с работой, передаются работнику в формате PDF/A-1A по требованиям приказа Минтруда России № 578н. Обычный PDF, Word или Excel придётся дублировать на бумаге, и тогда дата подписания в КЭДО перестаёт совпадать с датой на бумажном экземпляре.
Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей
Итоговая сумма зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | период — год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | выпуск при подключении |
| УКЭП для подписания отчётности | через партнёров-удостоверяющих центров | по регламенту центра |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Стоимость считается за сотрудника в месяц, поэтому на цену влияет численность, а не количество подписанных документов. Полный состав функций по каждому уровню и условия перехода между уровнями собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф меняется в любой момент: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Срок подачи подраздела 1.1 запускает дата приказа, а не дата выхода работника, и закрывается он не отправкой файла, а протоколом со статусом «Сведения приняты». Форма 2026 года короче прежней: дистанционные и надомные переводы из неё ушли, временные переводы в неё никогда не входили, зато договор ГПХ на один день требует отчёта на следующий рабочий день. Ошибку в принятых сведениях исправляют отменяющей записью, а не корректировкой, и самостоятельное исправление до проверки фонда снимает санкцию в 500 рублей за человека.
Большая часть расхождений между приказом и отчётом рождается там, где кадровые документы ведутся в разрозненных файлах. В Добыто мы связываем подписание приказа, справочник сотрудников и штатное расписание в один контур с учётной системой, чтобы дата и наименование должности в отчёт уходили ровно те, что работник подписал.
Частые вопросы
Нужно ли подавать ЕФС-1 на внешнего совместителя?
Да. Подраздел 1.1 подаёт каждый работодатель, с которым у человека заключён трудовой договор, включая работу по совместительству. Основанием служит приказ о приёме по этому договору, срок тот же — не позднее следующего рабочего дня. В графе о виде занятости указывается совместительство, иначе на индивидуальном лицевом счёте периоды наложатся друг на друга.
Приказ издан в пятницу, а понедельник — нерабочий праздничный день. Когда крайний срок?
Срок переносится на ближайший рабочий день, то есть на вторник. Правило переноса действует для всех подразделов формы, включая годовой подраздел 1.2: за 2025 год крайней датой стало 26 января 2026 года, потому что 25 января выпало на воскресенье.
Работник отозвал заявление об увольнении после того, как сведения уже ушли в фонд. Что делать?
Отправить отменяющую запись по мероприятию «УВОЛЬНЕНИЕ»: продублировать все ранее поданные данные без изменений и поставить знак «Х» в графе признака отмены. Корректирующей формы у подраздела 1.1 нет, поэтому просто переподать сведения с новой датой нельзя. Новое мероприятие, если оно возникнет, отправляется отдельным файлом.
В компании было 10 человек, приняли одиннадцатого. Меняется ли способ подачи?
Да, с этого момента форма представляется только в электронном виде. Нарушение порядка электронной подачи при численности работающих застрахованных лиц 11 и более наказывается отдельным штрафом в 1000 рублей, независимо от того, сдан ли отчёт в срок и верны ли сведения.
Можно ли подписать ЕФС-1 не подписью директора, а подписью кадровика?
Можно, если у сотрудника есть личная квалифицированная подпись как физического лица и машиночитаемая доверенность от организации, зарегистрированная в ФНС. Доверенность оформляется на конкретный объём полномочий, поэтому право на сдачу персонифицированной отчётности в ней должно быть указано прямо. Без МЧД подпись сотрудника фонд не примет.
Подаётся ли подраздел 1.1 по договору с самозанятым?
Нет. Исполнитель, применяющий налог на профессиональный доход, не является застрахованным лицом по обязательному пенсионному страхованию в рамках такого договора, страховые взносы на его вознаграждение не начисляются, и мероприятие в подраздел 1.1 не попадает. Если самозанятый утратил статус и договор переквалифицирован в ГПХ с начислением взносов, сведения подаются по общему правилу.
