Минимальный оклад в штатном расписании: МРОТ 2026 и закон

Минимальный оклад в штатном расписании законно может быть ниже МРОТ: часть 3 статьи 133 ТК РФ сравнивает с минимумом не оклад, а всю месячную заработную плату работника, полностью отработавшего норму рабочего времени. С 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля (Федеральный закон от 28.11.2025 № 429-ФЗ), в Москве региональная минимальная зарплата — 39 730 рублей по соглашению от 11.12.2025 № 77-1783. Оклад 22 000 рублей при ежемесячной премии 6 000 рублей нарушением не будет, а оклад 27 093 рубля у работника в районе Крайнего Севера нарушением будет. Различие, от которого зависит расчёт: оклад, ежемесячная премия и надбавка за стаж в сравнение с минимумом входят, а районный коэффициент, доплаты за ночные часы, сверхурочную работу и совмещение — не входят и начисляются сверх.

Покажем, какие выплаты можно засчитать в минимум, а какие инспектор ГИТ вычтет из расчёта, и как назначить оклад ниже МРОТ для совместителя и работника на неполном времени. Разберём вилки окладов в штатном расписании, порядок повышения через статьи 72 и 74 ТК РФ и оформление доплаты до МРОТ отдельной строкой. Сценарная таблица по типам работников, чек-лист перед изменением окладов, размеры штрафов по статье 5.27 КоАП, стоимость перевода кадровых документов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Какой оклад считается минимальным: МРОТ, региональная минималка и предмет сравнения

Часть 3 статьи 133 ТК РФ формулирует требование через заработную плату: месячная зарплата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда, не может быть ниже минимального размера оплаты труда. Слова «оклад» в этой норме нет. Отсюда и практический вывод: в штатном расписании по форме Т-3 допустим оклад 20 000 рублей при федеральном МРОТ 27 093 рубля, если постоянная часть заработка дополняется выплатами, которые в минимум засчитываются, и итог за полный месяц не опускается ниже минимума.

Федеральный МРОТ на 2026 год установлен Федеральным законом от 28.11.2025 № 429-ФЗ в сумме 27 093 рубля в месяц. Актуальный размер и основания пересмотра ведомство публикует на своём сайте: полезно сверяться с материалами Минтруда о повышении МРОТ с 2026 года перед утверждением нового штатного расписания, потому что кадровые службы нередко закладывают в расчёт прошлогоднюю цифру и получают предписание уже по итогам январской выплаты.

Статья 133.1 ТК РФ разрешает субъекту установить свой размер минимальной заработной платы, и он не может быть ниже федерального. В Москве с 1 января 2026 года это 39 730 рублей, разница с федеральным минимумом — 12 637 рублей на каждого работника, отработавшего полную норму. Механизм присоединения работает по умолчанию: если работодатель в течение 30 календарных дней со дня официального опубликования предложения о присоединении не направил в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта мотивированный письменный отказ, соглашение считается распространённым на него и подлежит обязательному исполнению. К отказу прилагаются протокол консультаций с выборным органом первичной профсоюзной организации и предложения по срокам повышения зарплаты до уровня соглашения. Молчание отказом не является, а формальная отписка без протокола и без графика повышения уполномоченным органом не принимается.

Что входит в сравнение с МРОТ, а что начисляется сверх него

Состав выплат, которые можно сложить и сопоставить с минимумом, формировался Конституционным судом в три захода, и каждое постановление вычеркнуло из расчёта очередную группу начислений. Постановление от 07.12.2017 № 38-П вывело за пределы МРОТ районные коэффициенты и процентные надбавки за работу в местностях с особыми климатическими условиями. Постановление от 11.04.2019 № 17-П — повышенную оплату сверхурочной работы, работы в ночное время, в выходные и нерабочие праздничные дни. Постановление от 16.12.2019 № 40-П — доплату за совмещение профессий или должностей.

Практический смысл таблицы в том, что сторож на сменном графике и бухгалтер в дневном офисе с одинаковым окладом 25 000 рублей находятся в разном правовом положении: у бухгалтера дотянуть до минимума помогает премия, а у сторожа ночные часы в зачёт не идут, и его оклад с премией должен самостоятельно перекрывать 27 093 рубля.

Отдельный вопрос — районный коэффициент. Он начисляется на всю заработную плату, доведённую до минимума, а не входит в неё. Для работника в местности с коэффициентом 1,15 это значит, что при норме часов и минимальной зарплате 27 093 рубля к выплате начисляется 31 156,95 рубля до удержания НДФЛ. Проверить себя просто: уберите из расчётного листка все строки, кроме оклада и постоянных стимулирующих выплат, и сравните остаток с федеральным или региональным минимумом.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Штатное расписание: как назначить оклад и поднять его до нового минимума

Форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, но с 1 января 2013 года унифицированные формы перестали быть обязательными: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» разрешил организациям утверждать собственные формы первичных документов. На практике Т-3 остаётся рабочим стандартом, потому что инспектор ГИТ и бухгалтерия читают её без адаптации, а графа 5 «Тарифная ставка (оклад)» прямо стыкуется с условием об оплате труда в трудовом договоре по статье 57 ТК РФ.

Вилка окладов по одноимённым должностям в графе 5 — самая частая претензия при проверке. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 указал, что по одинаковым должностям оклады должны быть равными: разные оклады при одинаковой трудовой функции нарушают требование статьи 22 ТК РФ об обеспечении равной оплаты за труд равной ценности. Дифференцировать заработок закон не запрещает, но делать это нужно надтарифной частью — надбавками, доплатами и премиями, размер которых зависит от квалификации, сложности и качества труда. Отсюда грейдовые конструкции: должность одна, оклад один, а движение внутри вилки обеспечивается персональными надбавками, и переход на следующую ступень оформляется уже сменой должности.

Что проверить до изменения окладов

Повышение окладов задевает четыре документа сразу, и расхождение между ними обнаруживается уже при проверке. Пройдите по списку до того, как подписан приказ об утверждении нового штатного расписания:

1. Региональное соглашение. Проверьте, действует ли в вашем субъекте своя минимальная зарплата и направляли ли вы мотивированный отказ в 30-дневный срок. Если отказа не было, ориентир — региональный размер, а не 27 093 рубля.
2. Состав выплат по каждой должности. Выпишите, из чего складывается заработок: оклад, постоянные надбавки, премия по положению об оплате труда. Ночные, сверхурочные и совмещение из расчёта вычеркните.
3. Категории с неполной нормой. Отберите совместителей, работников на неполном времени и сотрудников на сокращённой продолжительности — у них минимум считается пропорционально.
4. Положение об оплате труда. Посмотрите, описан ли в ЛНА механизм доплаты до минимума и порядок индексации по статье 134 ТК РФ. Без этого повышение окладов придётся оформлять каждый раз как разовое решение.
5. Условие об оплате в трудовых договорах. Оклад — обязательное условие договора по статье 57 ТК РФ, поэтому новое штатное расписание само по себе зарплату работнику не меняет.
6. Даты. Новое штатное расписание и дополнительные соглашения должны вступать в силу с одного числа, иначе январская выплата пройдёт по старым окладам.

Как повысить оклады до нового МРОТ: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Сравните по каждой позиции штатного расписания сумму оклада и выплат, засчитываемых в минимум, с федеральным или региональным размером минимальной зарплаты на 2026 год.
2. Шаг 2. Выберите способ: поднять оклад в графе 5 или оставить оклад и ввести доплату до минимума отдельной строкой начислений.
3. Шаг 3. Издайте приказ об утверждении нового штатного расписания либо приказ о внесении изменений с указанием даты вступления в силу.
4. Шаг 4. Оформите с каждым работником дополнительное соглашение к трудовому договору с новой редакцией пункта об оплате труда.
5. Шаг 5. Внесите новые оклады в расчёт и проверьте первый расчётный листок: сумма по строкам, засчитываемым в минимум, должна перекрывать его при полностью отработанной норме.
6. Шаг 6. Актуализируйте положение об оплате труда, если менялись механизм доплаты, состав надбавок или сроки индексации, и ознакомьте с ним работников под подпись.

Соберите приказ о повышении оклада с прежней и новой суммой

В практике Добыто повышение до нового минимума чаще всего разбивается о шаг 4: приказ по штатному расписанию издан, а дополнительные соглашения собираются месяцами и подписываются задним числом. В КЭДО этот шаг идёт пакетом: кадровик загружает документ, система строит маршрут согласования и рассылает уведомления, работник подписывает с телефона, подписанный файл уходит в электронный архив.

Когда оклад ниже МРОТ законен: неполное время, совместители, неполный месяц

Требование части 3 статьи 133 ТК РФ привязано к полностью отработанной норме рабочего времени. Работник, который норму не отрабатывает, получает пропорциональную часть, и минимум для него считается от той же пропорции. Совместитель по статье 285 ТК РФ получает оплату пропорционально отработанному времени или на других условиях, определённых трудовым договором, а неполное рабочее время по статье 93 ТК РФ оплачивается пропорционально отработанному времени либо объёму работ.

Арифметика простая. На 0,5 ставки федеральный ориентир — 13 546,50 рубля, в Москве при региональном размере 39 730 рублей — 19 865 рублей. На 0,25 ставки — 6 773,25 и 9 932,50 рубля соответственно. Оклад в штатном расписании при этом указывается полный, по должности, а фактическое начисление зависит от доли ставки в графе 4. Отдельно считают месяцы с больничным, отпуском за свой счёт и прогулом: за неполностью отработанный месяц зарплата ниже минимума нарушением не будет, но доплата до минимума, если она предусмотрена ЛНА, тоже уменьшается пропорционально.

Вывод из таблицы для кадровой службы такой: рискованные позиции — это не самые низкооплачиваемые должности, а должности со сложной структурой заработка, где значительная часть денег приходит через выплаты, не засчитываемые в минимум.

Доплата до МРОТ вместо повышения оклада: когда это работает

Второй законный способ закрыть разрыв — оставить оклад прежним и ввести отдельное начисление «доплата до минимального размера оплаты труда». Работодатели выбирают его, когда оклад завязан на внутреннюю систему грейдов, на расчёт сдельных расценок или на премиальную базу, и поднимать его вслед за каждым январским пересмотром минимума неудобно. Условие законности одно: механизм доплаты описан в положении об оплате труда, а её размер в расчётном листке виден отдельной строкой.

Доплата считается как разница между минимумом и суммой выплат, которые в него засчитываются, за фактически отработанное время. При окладе 24 000 рублей, ежемесячной премии 2 000 рублей и федеральном минимуме 27 093 рубля доплата за полностью отработанный месяц составит 1 093 рубля. За месяц, отработанный наполовину, доплата уменьшается пропорционально, потому что и сам минимум сравнивается с пропорцией. Работник при этом видит структуру начислений: статья 136 ТК РФ обязывает извещать его в письменной форме о составных частях заработной платы за соответствующий период.

Слабое место конструкции — её незаметность для работника и для проверяющего. Если доплата не названа в ЛНА, а в расчётном листке слилась с премией, инспектор читает ситуацию как оклад ниже минимума без компенсирующего механизма. Мы в Добыто при настройке шаблонов расчётных документов выносим доплату до минимума отдельным видом начисления, чтобы её было видно и в листке, и в выгрузке за период.

Как оформить изменение оклада: дополнительное соглашение, статьи 72 и 74 ТК РФ

Размер оклада — обязательное условие трудового договора по статье 57 ТК РФ, поэтому меняется он только двумя путями. Статья 72 ТК РФ — по письменному соглашению сторон, и это основной вариант при повышении: работник не возражает, дополнительное соглашение подписывается той же датой, что и приказ. Статья 74 ТК РФ — по инициативе работодателя при изменении организационных или технологических условий труда, с письменным уведомлением работника не позднее чем за два месяца и с указанием причин. Трудовую функцию по статье 74 менять нельзя, а снижение оклада «потому что упала выручка» организационным изменением не считается: такие дела работодатели проигрывают чаще всего.

Порядок действий при повышении до минимума укладывается в три документа: приказ об утверждении или изменении штатного расписания, дополнительное соглашение с каждым работником, при необходимости — приказ об утверждении новой редакции положения об оплате труда. Ознакомление с ЛНА фиксируется отдельно, причём именно ознакомление, а не подписание: это разные процедуры с разными последствиями.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты подписания кадрового документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что у вас эти даты не совпадают.»

Дополнительное соглашение об изменении оклада относится к документам, которые работник подписывает усиленной неквалифицированной подписью, а работодатель — усиленной квалифицированной от лица компании. Правовую рамку задают статьи 22.1-22.3 ТК РФ и 377-ФЗ, а требования к самим подписям — 63-ФЗ. Простой электронной подписью такое соглашение не оформляется, и аргумент «микрофинансовые организации подписывают договоры кодом из SMS, значит и нам можно» в трудовых отношениях не работает: там свой перечень документов и свои требования к виду подписи.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 работнику отказал, апелляция жалобу отклонила, но Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 акты отменил: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл, и перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления, фактически подписывал другой человек, и всё это зафиксировала информационная система самого работодателя.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическая способность работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому.»

Образцы документов для изменения окладов и штатного расписания

Комплект закрывает всю цепочку от штатного расписания до подписания с работником; начните со штатного расписания по форме Т-3, остальное подстраивается под него.

Цена ошибки: штрафы ГИТ, внимание ФНС и забытая индексация

Установление заработной платы в размере ниже предусмотренного трудовым законодательством наказывается по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо, от 1 000 до 5 000 рублей на индивидуального предпринимателя, от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. Повторное нарушение по части 7 той же статьи — от 20 000 до 30 000 рублей на должностное лицо или дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, от 10 000 до 30 000 рублей на предпринимателя и от 50 000 до 100 000 рублей на организацию. Штраф считается по числу работников, у которых выявлено нарушение, поэтому на производстве с полусотней позиций ниже минимума сумма перестаёт быть символической.

К штрафу добавляется недоплаченная разница за весь период и компенсация за задержку по статье 236 ТК РФ. Предписание ГИТ обязывает пересчитать выплаты, а не просто поднять оклад на будущее, и перерасчёт тянет за собой отпускные, больничные и страховые взносы за прошлые месяцы. Обратиться в инспекцию работник может не выходя из дома: жалоба подаётся через сервис Онлайнинспекция.рф, и проверка начинается с запроса штатного расписания, положения об оплате труда и расчётных листков за спорный период.

Второй наблюдатель — налоговая служба. Приказ ФНС России от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@ относит выплату среднемесячной зарплаты ниже среднего уровня по виду экономической деятельности в субъекте к критериям самостоятельной оценки рисков: организация с зарплатами на уровне минимума попадает в поле зрения инспекции по данным расчёта по страховым взносам и 6-НДФЛ. Формально соблюдённый минимум от вопросов не защищает, если среднеотраслевой уровень в регионе выше вдвое.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие кадровые документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Важный нюанс из практики: повышение окладов до нового минимума индексацию по статье 134 ТК РФ не заменяет. Обязанность обеспечивать повышение реального содержания заработной платы распространяется на всех работников, а доведение низких окладов до МРОТ касается только нижней части штатного расписания. Компании, которая три года подряд поднимала только минимальные позиции, инспекция и суд предъявляют отсутствие индексации по остальным должностям, если порядок индексации закреплён в ЛНА, а фактически не применялся.

Когда повышать оклад не нужно

Автоматический пересмотр всех окладов в январе избыточен в четырёх ситуациях. Первая: оклад ниже минимума, но вместе с постоянной премией и надбавками заработок за полную норму его перекрывает. Вторая: работник занят на неполном времени или по совместительству, и минимум для него считается от доли ставки. Третья: отношения оформлены договором гражданско-правового характера или с самозанятым исполнителем — требования ТК РФ о минимальном размере оплаты труда на них не распространяются, там действует цена договора. Четвёртая: работник принят или уволен в середине месяца, и норму времени он не отработал.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте порядок идентификации не описан, спор вы проиграете и при технически исправной подписи.»

Стоимость перевода кадровых документов об окладе в электронный вид

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора функций и требований к интеграции с учётной системой. Цены приведены по тарифам сервиса Добыто КЭДО на дату публикации.

Итоговый счёт складывается из численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, электронный архив и интеграция с учётной системой доступны начиная с тарифа «Бизнес», а расширенные требования к инфраструктуре считаются отдельно. Полный состав каждого пакета и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

При повышении или понижении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому январский пересмотр окладов не обязывает менять пакет заранее: численность можно расширить в момент, когда подписание допсоглашений пойдёт массово.

Выводы

С минимумом сравнивают не оклад, а месячный заработок за полностью отработанную норму, и в этот заработок не попадают районный коэффициент, ночные, сверхурочные и доплата за совмещение. Закрыть разрыв можно двумя способами — поднять оклад в штатном расписании или ввести доплату до минимума отдельной строкой, описав её в положении об оплате труда. В обоих случаях одного приказа мало: пока не подписано дополнительное соглашение с работником, условие об оплате труда в трудовом договоре остаётся прежним. Цена небрежности измерима — от 30 000 до 50 000 рублей на организацию по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ плюс перерасчёт за весь период.

Сервис Добыто КЭДО закрывает ту часть процедуры, где кадровые службы теряют больше всего времени: массовую рассылку и подписание дополнительных соглашений об изменении оклада, ознакомление с новой редакцией положения об оплате труда и хранение подписанных документов в электронном архиве для предъявления при проверке.

Частые вопросы

Применяется ли МРОТ к договорам ГПХ и расчётам с самозанятыми?

Нет. Требование части 3 статьи 133 ТК РФ распространяется на работников по трудовому договору, у которых есть норма рабочего времени. В гражданско-правовом договоре и в отношениях с самозанятым исполнителем действует цена договора, а не минимальный размер оплаты труда. Обратная сторона: если выплаты исполнителю систематические, равны минимуму и привязаны к графику, налоговая инспекция и ГИТ рассматривают такие отношения как признак подмены трудового договора.

МРОТ считается до удержания НДФЛ или после?

До удержания. Минимум 27 093 рубля сравнивается с начисленной заработной платой, а на руки работник при отсутствии вычетов получит 23 570,91 рубля. Формулировка «зарплата на руки не ниже МРОТ» в трудовом договоре или положении об оплате труда закону не соответствует и создаёт для работодателя обязательство сверх требуемого.

Что делать, если работник отказывается подписать дополнительное соглашение о повышении оклада?

Повышение по статье 72 ТК РФ требует соглашения сторон, поэтому отказ фиксируется актом, а выплата всё равно производится в размере не ниже минимума: обязанность соблюдать часть 3 статьи 133 ТК РФ от подписи работника не зависит. Если работник отказывается из-за несогласия с другими изменениями, разделите их: соглашение только по окладу подписывается охотнее, чем документ, где вместе с окладом переписаны режим работы и должностные обязанности.

Можно ли платить по федеральному МРОТ, если в регионе установлен более высокий размер?

Только если работодатель в течение 30 календарных дней со дня официального опубликования предложения о присоединении направил в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта мотивированный письменный отказ с протоколом консультаций с профсоюзом и графиком повышения. Без этого региональное соглашение распространяется автоматически, и в Москве ориентиром будет 39 730 рублей, а не 27 093 рубля. Отказ не бессрочный: к следующему соглашению процедуру проходят заново.

Нужно ли индексировать зарплату, если оклады уже подняли до нового минимума?

Доведение низких окладов до минимума и индексация по статье 134 ТК РФ — разные обязанности. Индексация касается всех работников и проводится в порядке, установленном коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом. Если в положении об оплате труда прописан ежегодный пересмотр с определённым коэффициентом, а фактически повышались только минимальные позиции, нарушение будет установлено по остальным должностям.

Нужно ли пересматривать оклады тех, чья зарплата и так выше минимума?

Обязанности по части 3 статьи 133 ТК РФ здесь нет. Но при повышении нижних позиций сжимается разница между грейдами: бригадир начинает получать столько же, сколько рабочий, и через несколько лет система оплаты теряет смысл. Проверьте разрывы между соседними ступенями после каждого январского пересмотра и заложите изменения в положение об оплате труда вместе с порядком индексации.