Карточки учета выдачи работникам СИЗ переход на электронную форму

Карточки учёта выдачи работникам СИЗ можно перевести на электронную форму без бумажного дубля. Пункт 27 Правил, утверждённых приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 766н, освобождает работодателя от бумажных карточек, если учёт ведётся электронно. Переход добровольный, а образец из приложения № 2 только рекомендуемый. Обязательна сама запись о выдаче и возврате с датой фактической выдачи: от этой даты считается срок эксплуатации. Вместо подписи работника карточка содержит одно из трёх подтверждений: реквизиты подписанного им бухгалтерского документа, данные считывающего устройства с биометрией или электронной подписью либо иные идентифицирующие сведения. При учёте только по Правилам № 766н вид подписи не установлен. Если же карточку включили в перечень документов КЭДО, она подчиняется статьям 22.1-22.3 ТК РФ с их требованиями к согласию работника и виду подписи.

Материал помогает выбрать один из трёх способов подтверждения под свою схему выдачи, включая вендинговые автоматы. Он показывает, как описать в локальном акте порядок идентификации и как перенести даты из бумажных карточек, не сбив сроки носки. Отдельно разобраны границы: документы об инструктажах по охране труда в КЭДО не переводятся, а практические занятия по применению СИЗ с 31 августа 2026 года нельзя проводить дистанционно. Пошаговая инструкция, штрафы по статье 5.27.1 КоАП РФ, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что разрешают Правила № 766н для электронной карточки учёта СИЗ

Правила обеспечения работников средствами индивидуальной защиты и смывающими средствами утверждены приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 766н. Их пункт 25 требует фиксировать выдачу и возврат СИЗ, а также выдачу дерматологических СИЗ и смывающих средств, записью в личной карточке учёта «в электронном или бумажном виде». Форму выбирает работодатель. Пункт 27 снимает вопрос о дубле: при электронном учёте выдачи вести личные карточки на бумажном носителе не требуется. Это прямое разрешение самих Правил № 766н, оно не зависит от норм Трудового кодекса о КЭДО.

Приказ № 766н зарегистрирован Минюстом 29.12.2021 под № 66670. Он вступил в силу 1 сентября 2023 года и действует до 1 сентября 2029 года. Поправки, вступившие в силу 31 августа 2026 года, касаются соседней темы, обучения по охране труда. Порядок ведения карточек СИЗ они не изменили.

Образец карточки в приложении № 2 к Правилам рекомендуемый, обязательного бланка электронной карточки норма не вводит. Обязанности работодателя от формы не зависят. Он организует учёт и контроль выдачи СИЗ и смывающих средств, а также следит за их своевременным возвратом: по истечении нормативного срока эксплуатации, срока годности или при досрочном выходе из строя.

Перед переходом выясните, что в компании уже называют электронной карточкой. Отсканированная бумажная карточка с подписями работников и запись в системе, где подтверждение выдачи существует отдельно от бумаги, создаются в разных режимах.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Когда компания говорит, что уже ведёт документы в электронном виде, я первым делом выясняю, в каком режиме создан файл. Скан подписанного от руки документа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Откройте свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»

Чем заменить подпись работника в электронной карточке СИЗ

Вместо личной подписи работника электронная карточка содержит один из трёх видов сведений, которые перечисляет пункт 26 Правил № 766н. Варианты альтернативные, для подтверждения выдачи достаточно одного.

Пункт 26 не требует электронной подписи определённого вида. ЭП упомянута в нём только как одна из характеристик, которые фиксирует считывающее устройство. Утверждение, что получение СИЗ по Правилам № 766н подтверждается только ПЭП, УНЭП или УКЭП, неверно. Вид подписи становится обязательным условием, когда карточку включают в перечень документов КЭДО.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Третий вариант, «иные сведения, позволяющие идентифицировать личность работника», сформулирован открыто: состав таких сведений Правила не раскрывают. Поэтому компания сама описывает в ЛНА выбранный способ идентификации. Там же указывают, кто вносит запись и как система фиксирует момент выдачи.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте порядок идентификации не описан, спор вы проиграете при технически исправной подписи, поэтому проверьте ЛНА до первой электронной выдачи.»

Выдача СИЗ через вендинговое оборудование

Пункт 28 разрешает автоматизированную выдачу только тех СИЗ и сменных элементов, применение которых не требует дополнительного инструктажа. Работодатель обязан обеспечить две вещи: идентификацию работника и автоматическое заполнение сведений о выданных СИЗ в электронной карточке. Ручной перенос выгрузки из автомата в карточку требованию об автоматическом заполнении не отвечает.

Работника у автомата идентифицируют персональным электронным носителем или другим методом, который работодатель устанавливает локальным нормативным актом. Метод вносят в ЛНА до запуска оборудования. Перечень СИЗ для автомата заранее сверяют с условием об отсутствии дополнительного инструктажа.

Карточка СИЗ в КЭДО: вид подписи, согласие и формат по ТК РФ

Работодатель может включить личную карточку учёта выдачи СИЗ в перечень документов кадрового электронного документооборота. Тогда к пункту 26 Правил № 766н добавляются требования статей 22.1-22.3 ТК РФ. КЭДО ведётся через платформу «Работа в России» или через информационную систему работодателя. Такая система обеспечивает подписание и хранение электронного документа и фиксирует факт его получения сторонами. Отправка файла карточки работнику по электронной почте этим требованиям не отвечает.

Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из КЭДО четыре категории документов. Среди них документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда. Личная карточка учёта выдачи СИЗ в этих исключениях не названа. Поэтому тезис «вся документация по охране труда должна оставаться бумажной» неверен: документы о вводном и других инструктажах в перечень КЭДО не включаются, а карточку СИЗ включить можно.

Режимы различаются по основанию, виду подписи, согласию, локальному акту и формату:

Пока карточка остаётся учётным документом по Правилам № 766н, достаточно одного из способов пункта 26. Подпись работника, его согласие и формат по приказу № 578н становятся требованиями, когда работодатель сам вносит карточку в перечень КЭДО. Работник со стажем на 31.12.2021, который согласия не дал, остаётся на бумажных кадровых документах, пока его не даст.

Для документов, которые ТК РФ отдельно не называет, вид подписи работника зависит от канала. В информационной системе работодателя применяется один из трёх вариантов:

• УКЭП;
• УНЭП с порядком проверки, установленным соглашением сторон;
• УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.

На платформе «Работа в России» действуют предусмотренные ТК РФ варианты, включая ПЭП. В Добыто работникам выпускаются ПЭП и УНЭП, а УКЭП можно получить через партнёров сервиса — удостоверяющие центры.

Для документов из перечня КЭДО действуют единые требования к составу и форматам. Их утвердил приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н (зарегистрирован Минюстом 30.09.2022 № 70317), требования применяются с 1 марта 2023 года. Прежде чем включать карточку СИЗ в перечень, сверьте её реквизиты с разъяснениями Минтруда России о кадровом электронном документообороте и приказе № 578н.

Какие сведения вести в электронной карточке СИЗ в 2026 году

Рекомендуемый образец из приложения № 2 к Правилам № 766н удобно перенести в электронную форму без сокращений. Он содержит:

• фамилию, имя, отчество, пол, рост, табельный номер;
• структурное подразделение, профессию или должность;
• дату поступления на работу и дату изменения профессии или перевода в другое подразделение;
• размеры одежды и обуви, СИЗОД и СИЗ рук;
• наименование СИЗ, пункт Норм, единицу измерения и периодичность выдачи, количество на период;
• ответственного за ведение карточек.

Графа «пункт Норм» ссылается на Нормы бесплатной выдачи СИЗ, которые работодатель утверждает локальным актом. Нормы разрабатывают на основе Единых типовых норм (ЕТН), утверждённых приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 767н. Этот приказ действует с 01.09.2023 до 01.09.2029. При разработке учитывают результаты СОУТ (специальной оценки условий труда), оценку профессиональных рисков и мнение профсоюза или иного представительного органа, если он есть.

Переходный срок применения прежних типовых норм закончился 31 декабря 2024 года (статья 2 Федерального закона от 02.07.2021 № 311-ФЗ). Поэтому электронная карточка 2026 года ссылается на действующие локальные Нормы, основанные на ЕТН. Пункты старых отраслевых норм из бумажных карточек в неё не переносят.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Шапка карточки повторяет кадровые данные работника, поэтому их удобнее брать из учётной системы. Для компаний, которые ведут кадровый учёт в 1С:ЗУП, у Добыто есть готовый модуль: его устанавливают и настраивают за один день, документы синхронизируются автоматически.

Нормативные сроки эксплуатации СИЗ исчисляются со дня фактической выдачи, указанного в личной карточке или в карточке выдачи дежурных СИЗ (пункт 56 Правил № 766н). При переносе в электронный вид дату выдачи каждой единицы СИЗ, которая сейчас на руках у работника, берут из бумажной карточки. Дату перехода вместо неё не ставят: без надёжной даты выдачи возникает риск спора о сроке носки и своевременности замены.

Как перевести карточки СИЗ в электронный вид

Перед настройкой системы проверяют, что уже есть в бумажном учёте и в локальных актах.

Что проверить до перехода

• По каждому работнику есть бумажная карточка с датами фактической выдачи всех СИЗ, которые у него на руках.
• Локальные Нормы бесплатной выдачи основаны на ЕТН по приказу № 767н и учитывают результаты СОУТ и оценки профессиональных рисков.
• В ЛНА описан порядок идентификации работника при получении СИЗ, а для автоматов указан метод идентификации по пункту 28.
• Система фиксирует дату и обстоятельства выдачи электронной подписи работнику.
• Если карточка войдёт в перечень КЭДО, известно, кто из работников со стажем на 31.12.2021 дал согласие, а кто нет.
• Для СИЗ, которые планируется выдавать через автомат, подтверждено, что их применение не требует дополнительного инструктажа.

Как перевести карточки учёта СИЗ в электронную форму: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Сверьте локальные Нормы бесплатной выдачи СИЗ с ЕТН и результатами СОУТ. Карточка ссылается на пункты этих Норм, поэтому ошибка в Нормах переходит в каждую электронную запись.
2. Шаг 2. Определите режим: электронный учёт по пунктам 25-28 Правил № 766н или включение карточки в перечень документов КЭДО. От режима зависит, нужны ли подпись работника по статье 22.3 ТК РФ и согласие по статье 22.2.
3. Шаг 3. Выберите способ подтверждения из пункта 26 и утвердите ЛНА. В нём закрепляют форму карточки, способ идентификации работника, ответственного за ведение карточек, а для автоматов — метод идентификации по пункту 28. Для режима КЭДО в ЛНА добавляют перечень электронных документов и порядок ознакомления и учитывают мнение первичной профсоюзной организации, если она есть.
4. Шаг 4. Для режима КЭДО уведомите работников о переходе и получите согласие тех, у кого был трудовой стаж на 31.12.2021.
5. Шаг 5. Настройте форму по приложению № 2 и перенесите в неё остатки: наименования СИЗ на руках, пункты Норм и даты фактической выдачи из бумажных карточек.
6. Шаг 6. Выпустите работникам электронные подписи заранее, отдельно от первого подписания. На пилотной группе проверьте, что люди проходят подтверждение выдачи в системе сами.
7. Шаг 7. Зафиксируйте дату, с которой выдача учитывается только электронно, и сохраните закрытые бумажные карточки. По ним подтверждаются сроки эксплуатации СИЗ, выданных до перехода.

Когда карточка входит в КЭДО, запись о выдаче проходит маршрут двустороннего подписания. Ответственный формирует документ, работодатель подписывает его УКЭП, а работник получает уведомление и подписывает своей подписью. Метка времени фиксирует момент каждого шага.

Важный нюанс из практики: в Добыто мы разводим во времени выпуск электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи с датой спорного документа суд оценивал как обстоятельство не в пользу работодателя, хотя Положение о КЭДО и перечень документов у того были оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что у работников, получающих СИЗ, эти даты не совпадают.

Когда электронная карточка СИЗ не подходит или не снимает риск

Работник не умеет пользоваться системой. Если выдачу за него подтверждает другой человек, запись перестаёт идентифицировать получателя, а пункт 26 требует именно идентификации. Для таких участков подходит первый вариант пункта 26. Работник расписывается на бумажном документе бухгалтерского учёта, а номер и дата этого документа вносятся в электронную карточку.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Оценивается фактическая способность работника работать в системе, подпись в журнале ознакомления её не подтверждает. Когда за работника подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Поэтому мы закладываем пилотную группу перед развёртыванием на всю компанию: проверьте на ней, что люди проходят подписание сами.»

Работник со стажем на 31.12.2021 не дал согласия на КЭДО. Карточку в режиме КЭДО к нему не применяют. Учёт по Правилам № 766н с одним из способов пункта 26 при этом сохраняется: пункты 25-28 согласия работника не упоминают.

Работника нужно обучить применению СИЗ. Электронная карточка фиксирует только выдачу. Постановление Правительства РФ от 30.06.2026 № 805 с 31 августа 2026 года исключило из дистанционного формата ряд практических занятий:

• по использованию (применению) СИЗ;
• по оказанию первой помощи пострадавшим;
• на учебно-тренировочных полигонах и тренажёрах.

Тем же постановлением продлён до 1 сентября 2032 года срок действия Правил обучения по охране труда, утверждённых постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464. Обновлён и пункт 92 этих Правил о реквизитах протокола проверки знаний требований охраны труда. Если обучение по охране труда в компании шло полностью онлайн, практическую часть по СИЗ переводят в очный формат. Перечисленные группы работников отметьте до перехода и закрепите для них в ЛНА способ подтверждения выдачи.

Во что обходится ошибка в учёте выдачи СИЗ

Отдельного штрафа за электронную форму карточки КоАП РФ не содержит, санкции привязаны к необеспечению работников СИЗ. По части 4 статьи 5.27.1 КоАП РФ за необеспечение работников СИЗ 2-го класса риска установлены штрафы:

• для должностных лиц и ИП — 20 000-30 000 рублей;
• для юридических лиц — 130 000-150 000 рублей.

Повторное аналогичное нарушение наказывается строже, вплоть до приостановления деятельности или дисквалификации.

Нарушения требований охраны труда, которые не подпадают под специальные составы частей 2-4, квалифицируются по части 1 статьи 5.27.1. Она предусматривает предупреждение или штраф: 2 000-5 000 рублей для должностных лиц и ИП, 50 000-80 000 рублей для организаций. Квалификация конкретного дефекта карточки зависит от обстоятельств. Пункт 26 отдельной санкции за электронную запись без подписи работника не устанавливает.

Последствия ошибки в карточке не ограничиваются штрафом. Без надёжной даты фактической выдачи работодателю трудно подтвердить, что СИЗ заменили вовремя: срок эксплуатации отсчитывается от даты в карточке.

Важный нюанс из практики: разъяснений Верховного Суда по трудовым спорам с электронной подписью нет, практика по КЭДО складывается в районных и кассационных судах общей юрисдикции. Показателен спор об увольнении работника по электронному заявлению, которое он подал через систему работодателя. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 работнику отказал: у работодателя были Положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания. Апелляция жалобу отклонила. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) акты отменил, потому что в материалах не было сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении, решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023, работник выиграл. Подпись ему выдали в день подписания заявления, за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система работодателя. Для карточек СИЗ этот спор показывает три уязвимых места: порядок идентификации, момент выдачи подписи и фактическое умение работника пользоваться системой.

Хранение электронных карточек СИЗ и запрос подлинника

Трудовой кодекс обязывает организацию хранить документы, но не описывает, как именно. Право организации самостоятельно создавать архив и организовывать хранение закрепляет пункт 2 статьи 13 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле». Правила хранения, учёта и использования документов утверждены приказом Минкультуры № 526. По этим правилам электронные документы хранятся на материальных носителях, а дела формируются по номенклатуре дел организации на календарный год.

Запись в карточке должна оставаться проверяемой и после окончания срока действия сертификата подписи. Документ подписывают при действующем сертификате и добавляют метку времени. При смене криптоалгоритмов поверх прежней формируют усовершенствованную подпись и передают документ в архив с сохранением проверяемости.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага уже никогда не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Стоимость ведения электронных карточек СИЗ в КЭДО: тарифы 2026 года

Стоимость КЭДО считается за сотрудника в месяц. Она зависит от численности, видов подписей и нужных функций: интеграции с 1С, электронного архива, выделенного сервера.

Итоговая сумма зависит от числа сотрудников в системе и от тарифа. Если работники подписывают документы УКЭП или нужна синхронизация с 1С:ЗУП, подходит тариф «Бизнес». Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные тарифы Добыто КЭДО и состав каждого пакета опубликованы на странице сервиса.

Срок подключения сервиса относится только к технической части. Организационную подготовку компания проходит отдельно: утверждает ЛНА, рассылает уведомления, собирает согласия работников и переносит даты фактической выдачи из бумажных карточек.

Выводы

Электронная карточка учёта выдачи СИЗ законна без бумажного дубля. Для этого в ней должна быть запись о выдаче и возврате с датой фактической выдачи и одно из подтверждений по пункту 26 Правил № 766н. Вид подписи и согласие работника становятся обязательными, когда работодатель включает карточку в перечень документов КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Риски сосредоточены в процедуре: неописанная идентификация, подпись, выданная в день документа, и работник, который не умеет работать в системе.

В практике Добыто переход начинается с пилотной группы и разнесённых во времени выпуска подписи и первых подписаний. Сервис выпускает работникам ПЭП и УНЭП, подключается к 1С:ЗУП и хранит документы в электронном архиве.

Частые вопросы об электронных карточках учёта СИЗ

Нужно ли согласие работника, впервые принятого на работу в 2026 году, если карточка СИЗ входит в КЭДО?

Если человек впервые поступил на работу после 31 декабря 2021 года и на эту дату трудового стажа у него не было, согласие на КЭДО у него не запрашивают. Уведомить его о применении КЭДО работодатель обязан (статья 22.2 ТК РФ). Работник, у которого стаж на 31.12.2021 был, а место работы он сменил в 2026 году, к этой категории не относится. Чтобы применять к нему КЭДО, нужно его согласие.

Что делать со старыми бумажными карточками СИЗ после перехода и сколько их хранить?

Закрытые бумажные карточки сохраняют. По ним подтверждаются даты фактической выдачи СИЗ, полученных до перехода, а от этих дат пункт 56 Правил № 766н отсчитывает сроки эксплуатации. Специальный срок хранения личной карточки в Правилах № 766н не назван, в перечне типовых документов по приказу Росархива № 236 она отдельно не упомянута. Срок хранения организация закрепляет в своей номенклатуре дел. Аналогию со сроками для других документов по СИЗ прямым правилом считать нельзя.

Как вести в электронном виде дежурные и арендованные СИЗ?

Для дежурных СИЗ Правила № 766н предусматривают отдельную карточку выдачи по приложению № 3, и сроки эксплуатации по ним тоже считаются от даты фактической выдачи в этой карточке. Арендованные СИЗ закрепляются за работником индивидуальным маркированным комплектом и отражаются в его личной карточке. При совмещении профессий в карточке делают отметку о дополнительной выдаче (пункты 29-31 Правил).

Можно ли вести электронную карточку СИЗ в таблице Excel?

Правила № 766н не называют программу или формат файла: пункт 27 говорит только об обеспечении учёта в электронном виде. Таблица при этом должна содержать вместо подписи работника сведения из пункта 26. Это реквизиты подписанного бухгалтерского документа, данные считывающего устройства или иные идентифицирующие сведения. Если карточку включают в перечень КЭДО, таблицы недостаточно. Статья 22.1 ТК РФ требует платформу «Работа в России» или информационную систему работодателя, которая обеспечивает подписание, хранение и фиксацию получения документа.

Нужна ли отдельная карточка для смывающих средств и дерматологических СИЗ?

Отдельная карточка не нужна. Пункт 25 Правил № 766н фиксирует выдачу дерматологических СИЗ и смывающих средств записью в той же личной карточке учёта, в электронном или бумажном виде. Обязанность организовать учёт и контроль выдачи Правила распространяют и на СИЗ, и на смывающие средства.

Освобождает ли правильно заполненная карточка от обязанности выдать подходящие СИЗ?

Нет. По статье 221 ТК РФ работодатель за свой счёт обеспечивает приобретение, выдачу и надлежащую эксплуатацию СИЗ. Карточка служит учётным подтверждением выдачи и эту обязанность не заменяет. При проверке оценивают, что именно выдано и соответствует ли выданное локальным Нормам. Запись в карточке подтверждает только факт и дату выдачи.