Инструкции по вопросам охраны труда закрепляют требования безопасности для конкретных профессий, должностей и видов работ в компании. Перечень составляют по трудовым функциям, используемому оборудованию, результатам специальной оценки условий труда (СОУТ) и оценки профессиональных рисков. Работодатель утверждает инструкции по приказу Минтруда России от 29.10.2021 № 772н и знакомит с ними работников под роспись. Каждая инструкция содержит 5 разделов: от общих требований до действий по окончании работы. Для одинаковых офисных операций допустимо объединение требований; для работ с другими опасностями содержание разрабатывают отдельно. Первичный инструктаж проводят до самостоятельной работы, если работник не освобождён от него на законном основании.
Рабочий перечень должен охватывать и постоянные обязанности, и поручаемые эпизодические работы: использование оборудования, служебные поездки, обслуживание помещений. Матрица тем помогает сопоставить эти операции с инструкциями, а порядок разработки — проверить исходные данные и утверждение документа. Во второй половине материала находятся разграничение инструктажей и обучения, правила хранения подтверждений, чек-лист допуска и стоимость кадрового электронного документооборота. Отдельно разобраны изменения обучения с 31 августа 2026 года: они влияют на графики и перечни работников, но не устанавливают универсальный набор инструкций.
Какие темы охраны труда включить в перечень инструкций
Универсального перечня инструкций по охране труда для всех работодателей нет. Инструкция по охране труда (ИОТ) разрабатывается исходя из должности или профессии, направления деятельности либо вида выполняемой работы. Обязанность разрабатывать и утверждать локальные нормативные акты (ЛНА) по охране труда закреплена в статье 214 Трудового кодекса РФ.
Охрана труда по статье 209 ТК РФ — система сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности. Инструкции определяют действия работника внутри этой системы. Государственные правила по охране труда устанавливают требования для отраслей и видов работ; собственные правила работодателя, если они разработаны, действуют внутри организации. Содержание ИОТ сверяют с приказом Минтруда России № 772н о разработке правил и инструкций по охране труда: на странице ведомства размещены реквизиты и приложение с требованиями.
Как сопоставить должности, операции и инструкции
Название должности само по себе не описывает все опасности. Для выбора тем используется связка трудовой функции, фактических операций и условий их выполнения.
| Условия в компании | Какие темы закрыть | Что определяет содержание |
|---|---|---|
| Офисные должности | Работа с компьютером, копировальной и другой офисной техникой | Фактические обязанности и опасности рабочего места |
| Использование бытовых электроприборов | Безопасное использование чайника, микроволновой печи и других применяемых приборов | Эксплуатационная документация и условия использования |
| Медицинское оборудование | Безопасные операции с конкретным оборудованием | Описание оборудования, документация изготовителя, профессиональные риски |
| Командировки и служебные поездки | Безопасное выполнение поручаемых работ и перемещения при исполнении обязанностей | Содержание поручений и условия поездки |
| Работы, относящиеся к работам на высоте | Безопасные методы соответствующих работ и действия при аварии | Применимые отраслевые правила и оценка рисков |
| Собственные работники управляют транспортом | Безопасность работы водителя и эксплуатации используемого транспорта | Трудовая функция, транспорт и применимые правила |
Перечень проверяют по реально выполняемым работам: строка штатного расписания не заменяет описание операций. Тема из таблицы включается в комплект только при наличии соответствующей деятельности.
Полезно знать: Жёсткого требования выпускать отдельную инструкцию для каждого офисного прибора нет. Требования к компьютеру, оргтехнике, чайнику и микроволновой печи можно объединить в инструкции для административного персонала, если она учитывает фактические условия работы.
Важный нюанс из практики: При подготовке инструкций для медицинской организации потребовалось запросить описание каждого вида оборудования. Названия должностей не давали сведений о выполняемых операциях. После получения описаний инструкции подготовили применительно к оборудованию; этот подход нельзя автоматически переносить на одинаковые офисные рабочие места.
Когда общей офисной инструкции недостаточно
Освобождение от первичного инструктажа по пункту 13 Правил обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда, утверждённых постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, возможно при деятельности, связанной исключительно с опасностью от перечисленной офисной техники и бытовой техники, не используемой в технологическом процессе производства, и при оптимальных или допустимых условиях труда по результатам СОУТ. Работодатель утверждает перечень освобождённых профессий и должностей, а необходимые сведения включает в программу вводного инструктажа. Освобождение от инструктажа не отменяет обязанность ознакомить работника с относящимися к нему ЛНА.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Я советую сверять перечень освобождённых работников с их фактической деятельностью. В пункте 13 после поправок 2026 года используется слово «исключительно»: опасности должны соответствовать предусмотренным нормой условиям. Проверьте основания освобождения для каждой включённой должности.»
Если офисному работнику поручены операции с другими опасностями, их включают в инструкции и отдельно оценивают право на освобождение. Проверка заканчивается сопоставлением перечня ИОТ, трудовых функций и перечня освобождённых работников.
Шаблоны для учёта инструктажей и проверки знаний
Эти формы помогают оформить подтверждения обучения; первым проверяют журнал инструктажа, а сами ИОТ разрабатывают под рабочие места.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Журнал инструктажа по охране труда | Скачать |
| Протокол проверки знаний работников | Скачать |
| Тест проверки знаний после обучения | Скачать |
Общие бланки протокола и теста требуют адаптации к программе и действующим требованиям. Перед использованием проверяют реквизиты протокола по пункту 92 Правил № 2464 и соответствие вопросов содержанию обучения.
Как разработать и утвердить инструкции под реальные работы
Исходные данные для ИОТ собирают до написания текста: обязанности работников, результаты СОУТ, оценку профессиональных рисков, применимые правила и документацию изготовителей оборудования. Готовый шаблон проверяют по этим данным. Замена наименования организации в чужой инструкции не подтверждает соответствие вашим условиям.
СОУТ по Федеральному закону от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» определяет вредные и опасные производственные факторы и классы условий труда. Оценка профессиональных рисков охватывает опасности и вероятность причинения вреда с учётом его тяжести. Для содержания инструкции нужны результаты обеих процедур: допустимый класс условий труда сам по себе не описывает все опасности при выполнении операций.
Разработку организует работодатель с участием руководителей соответствующих работ и специалиста по охране труда. По статье 223 ТК РФ у работодателя, осуществляющего производственную деятельность, при численности свыше 50 работников создаётся служба охраны труда или вводится должность специалиста по охране труда. При численности не более 50 человек решение принимают с учётом специфики деятельности; отсутствие штатного специалиста не оставляет его функции без исполнителя. Внутри компании проверяют, кто отвечает за исходные данные, утверждение и применение инструкций.
Что включить в 5 разделов инструкции
Пункт 21 основных требований, утверждённых приказом № 772н, устанавливает структуру ИОТ. Содержание каждого раздела относится к конкретной работе.
- Общие требования охраны труда. Соблюдение внутреннего трудового распорядка, режим работы и отдыха, вредные и опасные факторы, профессиональные риски и опасности, средства индивидуальной защиты (СИЗ), уведомление о травмах и неисправностях, личная гигиена и эпидемиологические нормы.
- Требования охраны труда перед началом работы. Подготовка рабочего места, проверка исходных материалов при их наличии, осмотр и подготовка СИЗ, проверка оборудования, инструмента и предусмотренных защитных устройств, вентиляции, освещения и знаков.
- Требования охраны труда во время работы. Безопасные способы выполнения операций и использования оборудования, обращение с материалами, содержание рабочего места, предотвращение аварий и правильное применение СИЗ.
- Требования охраны труда в аварийных ситуациях. Возможные аварии и их причины, уведомление руководителя об угрозе жизни и здоровью и о несчастном случае, действия работников, первая помощь с учётом выявленных профессиональных рисков.
- Требования охраны труда по окончании работы. Передача смены при непрерывном процессе, отключение, остановка, разборка, очистка и смазка оборудования, уборка отходов, личная гигиена, сообщение руководителю о выявленных недостатках безопасности.
Проверка содержания проводится по каждому разделу: работник должен понимать порядок действий с оборудованием и в условиях, которые действительно есть у работодателя. Неприменимые операции из шаблона нельзя оставлять без проверки.
Как подготовить комплект ИОТ: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сопоставьте трудовые функции и фактические виды работ. Определите, какие должности и операции охватывает каждая инструкция, включая поручаемые эпизодически работы.
- Шаг 2. Соберите применимые государственные правила, результаты СОУТ и оценки профессиональных рисков, документацию оборудования. Учтите профессиональные стандарты, материалы расследований и причины характерных несчастных случаев.
- Шаг 3. Подготовьте содержание по 5 разделам приказа № 772н. Сверьте безопасные методы выполнения операций с условиями работы и эксплуатационной документацией.
- Шаг 4. Передайте документ на утверждение работодателю или уполномоченному лицу. Учтите мнение выборного профсоюзного либо иного уполномоченного работниками представительного органа при его наличии.
- Шаг 5. Ознакомьте работников под роспись, обеспечьте доступ к действующей инструкции и включите её требования в соответствующий инструктаж. Зафиксируйте применённую редакцию в документах учёта.
Когда пересматривать инструкцию
Приказ № 772н не устанавливает обязательного общего срока пересмотра ИОТ раз в 5 лет. Документы поддерживают в актуальном состоянии. Пункт 30 называет следующие основания пересмотра:
- изменение условий труда работников;
- внедрение новой техники и технологии;
- результаты анализа материалов расследования аварий, несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
- требование представителей органов исполнительной власти субъектов РФ в области охраны труда или органов федеральной инспекции труда.
Перечень оснований открытый: при изменении применимых обязательных требований содержание также проверяют на актуальность. В учёте инструкций фиксируют, какая редакция действует для конкретных работ и с какими требованиями ознакомлены работники.
Какие инструктажи и обучение связать с инструкциями
Ознакомление с текстом ИОТ, проведение инструктажа и обучение по программе оформляются как разные действия. Инструктаж на рабочем месте проводится в объёме требований инструкций и правил работодателя и заканчивается проверкой знаний. Подпись под инструкцией отдельно не подтверждает выполнение всех этих процедур.
С 31 августа 2026 года применяется редакция Правил № 2464 с изменениями, внесёнными постановлением Правительства РФ от 30.06.2026 № 805. Срок действия Правил продлён до 1 сентября 2032 года. Проверке подлежат программы, перечни освобождённых работников и индивидуальные графики.
Связь документа и процедуры удобно проверять по моменту проведения инструктажа.
| Вид инструктажа по охране труда | Когда проводится | Связь с инструкциями |
|---|---|---|
| Вводный | До начала выполнения трудовых функций | Программа учитывает специфику организации; ИОТ её не заменяет |
| Первичный на рабочем месте | До самостоятельной работы, кроме предусмотренного освобождения | Требования конкретных работ и применяемых ИОТ |
| Повторный | По общему правилу не реже 1 раза в 6 месяцев; есть специальный случай для новичков | Для работников, проходящих первичный инструктаж, в соответствующем объёме требований |
| Внеплановый | При основаниях из пункта 16 Правил № 2464 | В объёме затронутых требований; круг работников определяется основанием |
| Целевой | Перед соответствующими работами по пункту 19 Правил № 2464 | Требования безопасности предстоящих работ |
Список инструкций, используемых при инструктировании, должен соответствовать поручаемой работе. После изменения ИОТ проверяют наличие оснований для внепланового инструктажа; новая дата документа сама по себе не описывает, чему нужно обучить работника.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: Для работников, впервые начавших трудовую деятельность и допущенных к работам повышенной опасности, повторный инструктаж проводится не реже 1 раза в 3 месяца в течение первого года работы. Это специальное правило пункта 14 после поправок 2026 года.
Какие программы и проверку знаний предусмотреть
Программа А охватывает общие вопросы охраны труда и функционирование системы управления охраной труда (СУОТ), программа Б — безопасные методы работы при воздействии вредных и опасных факторов и выявленных опасностей, программа В — работы повышенной опасности с дополнительными требованиями к обучению. Категории обучаемых определяют по Правилам № 2464, а содержание связывают с условиями работы. Наличие ИОТ не заменяет назначенную работнику программу.
Плановое обучение по программам А и Б проводится не реже 1 раза в 3 года. Для программы В периодичность определяют применимые нормативные акты; если специальных требований нет, после поправок 2026 года действует срок не реже 1 раза в 3 года. Проверка знаний по охране труда после обучения оформляется протоколом, а квалификация членов комиссии должна соответствовать проверяемым программам.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Я советую проверять пройденные программы у каждого, кто назначен проводить инструктажи. По новой редакции пункта 53 ему нужны программа Б и соответствующая программа В, по которой он инструктирует или обучает работников. Сопоставьте документы об обучении с обязанностями в приказе.»
В практике Добыто сроки повторного обучения и инструктажей учитывают по каждому работнику, от даты соответствующей процедуры. При переходе на кадровый электронный документооборот (КЭДО) такой учёт отделяют от хранения документов, которыми подтверждён инструктаж.
Важный нюанс из практики: Работник, отсутствовавший на групповом инструктаже из-за отпуска или болезни, может остаться без актуального подтверждения, хотя общий график выполнен. При сверке проверяют личную запись и дату по этому работнику; приказ на подразделение проведённый инструктаж не подтверждает.
Первая помощь и применение СИЗ требуют отдельной подготовки
Действия по первой помощи в аварийном разделе ИОТ разрабатывают с учётом профессиональных рисков. Перечень работников, проходящих обучение оказанию первой помощи, формируют по пункту 33 Правил № 2464. Инструкция с описанием действий сама по себе не подтверждает освоение практических навыков.
Пункт 66 в действующей редакции исключает дистанционные технологии для практических занятий по первой помощи и применению СИЗ, а также занятий на учебно-тренировочных полигонах и тренажёрах. Полностью дистанционный тест не закрывает эти практические занятия. При выборе курса проверяют организацию очной практики и способ проверки освоенных навыков.
Какие требования пожарной безопасности оформить отдельно
Инструктаж по пожарной безопасности проводится по приказу МЧС России от 16.12.2024 № 1120, который устанавливает порядок, виды, сроки и требования к программам противопожарного инструктажа. Он действует с 1 сентября 2025 года. В ИОТ могут быть действия при пожаре, но наличие такого раздела не подтверждает проведение противопожарного инструктажа.
Повторный противопожарный инструктаж в общем случае проводится не реже 1 раза в год. Не реже 1 раза в полгода он требуется на объектах, предназначенных для проживания или временного пребывания 50 и более человек одновременно, на объектах категорий повышенной взрывопожароопасности, взрывопожароопасности и пожароопасности, а также для лиц, чья деятельность связана с охраной объектов или имущества. Эти сроки не подменяют график инструктажей по охране труда.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «До составления графика я советую запросить категорию помещений и здания у собственника объекта или службы эксплуатации. Полученный ответ лучше зафиксировать письменно. Тогда периодичность инструктажей можно обосновать документом, который находится у работодателя.»
Инструктаж включает теоретическую и практическую части, а дополнительное профессиональное образование необходимо категориям, определённым приложением № 4 к приказу. Официальное сообщение МЧС об обновлённом порядке обучения мерам пожарной безопасности помогает проверить, по какому акту организовано обучение. В комплекте компании отдельно сверяют программу, квалификацию инструктирующего лица и график противопожарных инструктажей.
Как подтверждать ознакомление и хранить документы
Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, исключены из КЭДО частью 3 статьи 22.1 ТК РФ. Их оформляют на бумаге. Это ограничение относится и к документу с другим названием, если он фактически подтверждает инструктаж.
Саму ИОТ как ЛНА и ознакомление с ней можно организовать в КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Электронное ознакомление с инструкцией не заменяет бумажного оформления проведённого инструктажа. До переноса документа определяют его назначение и допустимый порядок подписания.
Сервис Добыто предусматривает электронный архив кадровых документов в тарифе «Бизнес». Возможность архивного хранения не меняет установленную законом форму документа: бумажные подтверждения инструктажей сохраняют отдельно от электронных кадровых оригиналов.
Какие оригиналы сохранять после обучения
По пункту 91 Правил № 2464 протокол проверки знаний после обучения допускается оформить на бумаге или в электронном виде с соблюдением предусмотренного порядка. Скан бумажного протокола не заменяет подписанный оригинал. Электронный оригинал сохраняют вместе с данными, необходимыми для проверки его подписания.
Сроки определяют по Перечню типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Для специальных отраслевых документов дополнительно проверяют применимый отраслевой перечень и фиксируют основания сроков в номенклатуре дел.
Факт: Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранят 45 лет по статье 423 «а» Перечня № 236. Протоколы результатов обучения по охране труда хранят 5 лет по статье 422. Эти виды документов нельзя объединять под один срок.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Я советую организовать поиск архивных подтверждений по конкретному работнику. При расследовании нужны сведения о человеке, а не только название журнала и год. Проверьте, позволяет ли опись быстро найти историю его инструктажей.»
Для подтверждения ознакомления сохраняют связь между работником, документом, действовавшей редакцией и датой. Для инструктажа дополнительно нужны установленные Правилами сведения о процедуре и лице, которое её провело. В номенклатуре дел проверяют форму оригиналов и отдельные сроки для каждого вида подтверждений.
Как проверить комплект перед допуском работника
Подтверждения проверяют по конкретному работнику и поручаемой работе. Для этого сопоставляют действующую инструкцию, документы об ознакомлении, записи об инструктажах и результаты обучения.
- Должность и фактические операции работника охвачены действующими ИОТ; содержание связано с результатами СОУТ и оценки профессиональных рисков.
- Инструкции утверждены, доступна нужная редакция, ознакомление относится именно к ней.
- Инструктаж проведён назначенным и обученным лицом; обязательные программы у членов комиссии соответствуют проводимой проверке.
- Даты процедур соответствуют началу работы и индивидуальным срокам; отсутствие работника на общем мероприятии учтено отдельно.
- Сведения о проверке знаний включены в реестр обученных лиц; регистрационный номер указан в протоколе либо в предусмотренной пунктом 92 выписке-приложении.
- Бумажные подтверждения инструктажей сохранены; форма оригиналов и сроки хранения остальных документов определены раздельно.
При автоматизации перечень документов дополнительно проверяют на исключения из КЭДО.
Ошибка при сокращении процедуры — ограничиться выдачей ИОТ вместо необходимого обучения и проверки знаний, чтобы быстрее допустить человека к работе. Допуск без прохождения этих процедур в установленном порядке подпадает под часть 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ: для юридического лица штраф составляет от 110 000 до 130 000 рублей, для должностного лица и индивидуального предпринимателя — от 15 000 до 25 000 рублей. Эти суммы относятся к указанному составу нарушения, а не автоматически к любому недостатку инструкции.
Перед допуском устраняют конкретный пробел: проводят необходимую процедуру и оформляют её подтверждение. Запись с датой после фактического начала работы не устраняет предшествующий допуск без требуемой подготовки.
Стоимость КЭДО для кадровых документов по охране труда
Стоимость кадровой платформы зависит от численности работников, тарифа и интеграций. Стоимость разработки ИОТ, СОУТ и обучения на странице тарифов КЭДО не опубликована; таблица не рассчитывает бюджет этих процедур.
| Тариф или услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Старт: до 25 сотрудников | от 30 ₽ за сотрудника / мес | Срок подключения не указан |
| Бизнес: неограниченно сотрудников | от 50 ₽ за сотрудника / мес | Срок подключения не указан |
| Корпорация: расширенные требования и интеграции | По запросу | Срок подключения не указан |
| Установка и настройка модуля для 1С:ЗУП | По запросу: отдельная цена не опубликована | 1 день на установку и настройку модуля |
В тарифе «Бизнес» действует условие: минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Простая электронная подпись (ПЭП) и усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах; итоговый бюджет сверяют с условиями тарифов Добыто КЭДО. Цены приведены по переданной странице тарифов на дату подготовки материала, 3 октября 2026 года.
Срок настройки модуля не равен сроку внедрения всей системы. Для расчёта бюджета отделяют лицензию и интеграцию от подготовки документов и обязательных процедур охраны труда; сроки последних определяют по конкретному объёму работ.
Выводы
Комплект ИОТ определяется фактической работой и выявленными опасностями. Полноту проверяют по операциям, а применимость — по оборудованию, условиям труда и действующим требованиям. Ознакомление, инструктаж и обучение подтверждаются раздельно; допустимый электронный формат выбирают по назначению документа.
Добыто обеспечивает кадровый электронный документооборот и электронный архив, а в практике внедрения мы учитываем индивидуальные сроки обучения. Подготовка перечня документов начинается с разграничения электронных кадровых оригиналов и обязательных бумажных подтверждений.
Частые вопросы
Кто проводит инструктаж руководителю организации?
По пункту 22 Правил № 2464 в редакции с 31 августа 2026 года инструктаж на рабочем месте руководителю организации или филиала может проводить специалист по охране труда либо иной уполномоченный работник. Обязанности возлагаются приказом работодателя. У назначенного лица проверяют обучение, требуемое для проведения соответствующего инструктажа.
Нужно ли повторное обучение при внутреннем совместительстве?
Пункт 7 Правил № 2464 допускает не проводить вводный инструктаж, повторное обучение и проверку знаний при оформлении внутреннего совместительства, если сохраняются условия труда, ранее выявленные источники опасности, уровни профессиональных рисков и характер работы. Исключение применяется при одновременном сохранении всех этих условий. Самого факта работы у того же работодателя недостаточно: сопоставляют обе трудовые функции и условия их выполнения.
Какой комплект нужен для полностью дистанционных работников?
В период дистанционной работы действует специальный режим статьи 312.7 ТК РФ: работодатель знакомит работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, которые он рекомендовал или предоставил. Обязанности по обязательному социальному страхованию и расследованию несчастных случаев сохраняются. Дополнительные обязанности могут быть предусмотрены коллективным договором, ЛНА, трудовым договором или дополнительным соглашением. СОУТ в отношении условий труда дистанционных работников не проводится по части 3 статьи 3 Закона № 426-ФЗ; наличие стационарных рабочих мест в компании проверяют отдельно.
Нужно ли включать работников подрядчика в собственную программу обучения?
Работники подрядчика сохраняют трудовые отношения со своим работодателем; их нельзя автоматически включать в комплект как собственных работников заказчика. Для работников сторонних организаций, участвующих в производственной деятельности на территории заказчика, предусматривается вводный инструктаж с учётом опасностей этой территории. Порядок взаимодействия и мероприятия безопасности согласуют отдельно; выдача подрядчику собственных ИОТ не заменяет распределение обязанностей сторон.
Можно ли допустить работника, который отказался подписать документы об обучении?
Акт об отказе от подписания фиксирует отказ и сам по себе не подтверждает прохождение инструктажа, обучения или проверки знаний. Работодатель проверяет выполнение обязательных процедур и наличие надлежащих подтверждений по Правилам № 2464. Если обучение и проверка знаний требований охраны труда не пройдены в установленном порядке, статья 76 ТК РФ предусматривает отстранение от работы; оформить акт и сразу допустить человека к работе недостаточно.
Как получить подтверждения обучения от внешнего учебного центра?
По пункту 94 Правил № 2464 учебная организация или индивидуальный предприниматель по запросу работодателя предоставляет протокол либо выписку из протокола проверки знаний по работникам его организации. Запрашивают именно документы по своим работникам и проверяют программу, даты и идентификацию результатов в реестре. Для работника сохранено право получить протокол или выписку на бумажном носителе.
