Журнал учёта обучения персонала можно сделать самостоятельно: обязательной унифицированной формы у него нет, компания утверждает свою таблицу приказом или положением об обучении. Готовый шаблон экономит пару часов на разметке граф, но не решает главного вопроса — какие сведения туда попадут и кто их вносит. Порядок действий зависит от того, какое обучение вы учитываете. Корпоративное развитие (тренинги, курсы, наставничество) фиксируется в свободной форме, и здесь достаточно своего файла. Обязательная подготовка по охране труда, экологической безопасности и обращению с отходами регистрируется по правилам конкретного норматива: журнал инструктажей с подписями, протокол проверки знаний, сведения в реестре Минтруда. Самодельная таблица эти документы не заменяет, она их только дополняет.
Ниже показываем, где заканчивается свобода формы и начинается требование норматива, какие графы закрывают вопросы инспектора и почему журнал инструктажей по охране труда нельзя перевести в КЭДО, даже если остальной кадровый документооборот уже электронный. Отдельно разбираем, что писать в графе «документ», когда работник принёс сертификат, а не удостоверение. Сравнение трёх способов ведения учёта, сценарии по численности штата, стоимость решений на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Скачайте готовый журнал учёта обучения в .docx, чтобы сравнить его структуру со своей таблицей и не размечать графы с нуля.
Обязателен ли журнал учёта обучения: что требует закон, а что придумала практика
Единого журнала учёта обучения в трудовом законодательстве нет. Статья 196 ТК РФ отдаёт работодателю право самому определять, кого и чему учить, а формы фиксации оставляет на усмотрение компании. Поэтому таблица со списком пройденных курсов — внутренний документ, который вводится приказом или положением об обучении персонала и живёт по правилам, которые компания сама себе написала.
Отдельный контур — обязательное обучение. Здесь форма учёта уже не свободная, и подменить её самодельным журналом нельзя:
- Охрана труда. Порядок обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда утверждён постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464. Проведение инструктажа фиксируется в журнале регистрации с датой, подписью инструктирующего и подписью инструктируемого. Рекомендуемая форма журнала приведена в ГОСТ 12.0.004-2015.
- Проверка знаний по охране труда. Результат оформляется протоколом, а сведения об обученных работодатель передаёт в реестр Минтруда. Обязанность действует с 1 марта 2023 года: организации, которые обучают своих работников силами внутренней комиссии, регистрируются в реестре и подают данные о проверке знаний.
- Экологическая безопасность. Статья 73 Федерального закона от 10.01.2002 № 7-ФЗ обязывает иметь подготовку в области охраны окружающей среды и экологической безопасности руководителей организаций и специалистов, ответственных за принятие решений при осуществлении деятельности, которая оказывает или может оказать негативное воздействие на окружающую среду. Формулировка нормы привязывает обязанность не к названию должности, а к полномочию принимать такие решения, поэтому перечень конкретных должностей компания составляет сама и утверждает приказом.
- Обращение с отходами. Допуск к работе с отходами I-IV классов опасности подтверждается документом о профессиональном обучении или дополнительном профессиональном образовании по требованиям Федерального закона от 24.06.1998 № 89-ФЗ.
Практический вывод простой: самодельный журнал закрывает управленческую задачу (видеть, кто и когда учился), а нормативную задачу закрывают журнал инструктажей, протокол проверки знаний и запись в реестре. Эти два контура не заменяют друг друга, и путаница между ними — главная причина, по которой на проверке «журнал есть, а подтверждения нет».
Какие журналы заводят обязательно, а какие — по решению компании
Обязательными журналы делает не сам факт обучения, а норматив, который требует регистрации. По охране труда это журналы регистрации вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте, журнал регистрации целевого инструктажа, при наличии соответствующих работ — журналы стажировки и присвоения групп по электробезопасности. Всё остальное — учёт повышения квалификации, внутренних тренингов, наставничества, онлайн-курсов — компания ведёт в том виде, который ей удобен, и вправе объединить в один файл.
Три способа вести учёт обучения: свой файл, готовый шаблон, модуль в системе
Выбор сводится не к «сделать или купить», а к трём разным по трудоёмкости и по надёжности вариантам. Ниже сравнение по параметрам, которые реально влияют на решение кадровика.
| Параметр | Свой файл с нуля | Готовый шаблон .docx или .xlsx | Модуль в системе учёта |
|---|---|---|---|
| Что тратите на старте | Время на состав граф и приказ об утверждении | Время на адаптацию под свои должности и приказ | Настройка справочников, маршрутов и прав доступа |
| Кто вносит записи | Один человек вручную, обычно специалист по кадрам | Один человек вручную | Запись создаётся из события: заявка, приказ, результат теста |
| Риск при проверке | Пропуски и правки задним числом не отслеживаются | Тот же риск, но состав граф полнее | Фиксируются дата записи, автор и версия документа |
| Где ломается | На второй сотне записей и при уходе ведущего файл | При нескольких площадках и параллельных версиях файла | При отсутствии регламента: система повторит бумажный беспорядок |
| Кому подходит | До 50 человек, единичные программы в год | 50-300 человек, несколько обязательных программ | От 300 человек, филиалы, регулярные допуски |
Из таблицы видно, за что на самом деле платят при покупке. Не за разметку граф, которую любой кадровик соберёт сам, а за то, что запись появляется автоматически из события и её нельзя незаметно переписать. Пока событий мало, эта разница не окупается.
Важный нюанс из практики: в проектах Добыто мы просим клиента до настройки системы описать одно предложение — кто и в какой момент создаёт запись об обучении. Если ответа нет, учёт разваливается на любом инструменте, включая купленный.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Учёт обучения встречается в самых разных видах: файл в Excel, документ в Word, у одной компании я видела бумажную амбарную книгу. Сам носитель тут вторичен, и сначала стоит порадоваться, что учёт вообще ведётся. Опасна другая ситуация: компания переносит устаревший документ в дорогую систему и считает это автоматизацией. Если процесс не работал на бумаге, он не заработает и в системе, просто файл переедет из папки обмена в другое место. Прежде чем покупать, опишите, кто и в какой момент делает запись».
Внимание: перенос старого документа в новую систему автоматизацией не является. Если чек-лист или журнал не работал в бумажном виде, в электронном он даст тот же результат при более высокой стоимости.
Что должно быть в журнале, чтобы он выдержал проверку
Состав граф собирают не «для красоты», а под конкретный вопрос, который задаст инспектор или руководитель: подтвердите, что этот человек допущен к этой работе на эту дату. Минимальный рабочий набор выглядит так.
- Порядковый номер записи. Он же ссылка при выгрузке и при сверке с приказами.
- ФИО, должность и подразделение работника. Должность указывается по штатному расписанию, а не по внутреннему названию роли.
- Наименование программы и её вид. Обязательное обучение, повышение квалификации, профессиональная переподготовка, внутренний тренинг, наставничество.
- Основание. Норматив для обязательных программ или приказ либо заявка на обучение для корпоративных.
- Организатор. Внешняя образовательная организация с номером лицензии либо внутренняя комиссия.
- Даты начала и окончания, объём в часах. Часы нужны для программ ДПО и для отчёта перед руководством.
- Форма обучения. Очно, дистанционно синхронно (вебинар в реальном времени с преподавателем) или асинхронно (записанный курс, который проходят в удобное время).
- Реквизиты выданного документа. Вид документа, номер, дата выдачи.
- Дата следующей проверки знаний или срок действия допуска. Графа, которую чаще всего забывают, а именно она превращает журнал из архива в инструмент планирования.
Девятую графу стоит завести даже в самой простой таблице: без неё журнал отвечает на вопрос «учился ли», но не отвечает на вопрос «действует ли допуск сейчас».
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Факт: у компаний с выстроенным корпоративным обучением норма составляет 40 часов на сотрудника в год при расходах около 1,3% ФОТ. При таком объёме на 200 человек журнал наполняется сотнями строк в год, и ручное ведение перестаёт быть бесплатным.
Как сделать журнал учёта обучения самостоятельно: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Разделите обучение на два контура: обязательное по нормативам и корпоративное. Для первого выпишите, какой норматив требует какой формы регистрации, чтобы не пытаться заменить журнал инструктажей своей таблицей.
- Шаг 2. Соберите перечень должностей с обязательными программами. Основа — штатное расписание плюс результаты специальной оценки условий труда и перечень работ повышенной опасности.
- Шаг 3. Сверстайте таблицу из девяти граф выше. Добавляйте свои столбцы только под задачу, которую реально решаете: стоимость обучения, ответственный руководитель, номер договора с провайдером.
- Шаг 4. Утвердите форму. Журнал вводится приказом или приложением к положению об обучении персонала. В том же документе назначьте ответственного за ведение и срок внесения записи, например 3 рабочих дня после получения подтверждающего документа.
- Шаг 5. Опишите порядок хранения. Бумажный журнал прошнуровывается, нумеруется и заверяется, электронный — размещается в каталоге с ограниченным доступом и регулярной резервной копией.
- Шаг 6. Заполните журнал ретроспективно по действующим допускам. Записи вносятся с реальными датами документов, а не датой заполнения таблицы.
- Шаг 7. Поставьте контрольную точку. Раз в квартал сверяйте графу срока действия допуска со списком работников и формируйте заявки на предстоящее обучение.
Комплект документов, который работает вместе с журналом
Начните с положения об обучении: именно оно вводит журнал в действие и снимает вопрос, почему таблица выглядит именно так.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение об обучении персонала | Скачать |
| Заявка на обучение сотрудников | Скачать |
| Журнал инструктажа по охране труда | Скачать |
| Тест проверки знаний после обучения | Скачать |
| Матрица компетенций отдела | Скачать |
| Отчёт по обучению для руководства | Скачать |
Сертификат, удостоверение, свидетельство: что писать в графе «документ»
Работник приносит бумагу с печатью, кадровик вписывает её в журнал, и на проверке выясняется, что документ не подтверждает ничего. Различие проходит по статье 60 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации».
- Удостоверение о повышении квалификации и диплом о профессиональной переподготовке — документы о квалификации. Их выдают организации с лицензией на образовательную деятельность по программам дополнительного профессионального образования. Такой документ подтверждает освоение программы и принимается как основание допуска.
- Свидетельство о профессии рабочего, должности служащего — результат профессионального обучения. Нужно там, где работа требует профессии, а не только знаний: обращение с отходами, работа на оборудовании.
- Сертификат — документ, форму и содержание которого определяет сам организатор. Он подтверждает участие в мероприятии, но статуса документа об образовании или о квалификации не имеет.
Отсюда правило заполнения: в графе указывается вид документа буквально так, как он назван на бланке, плюс номер и дата. Если это сертификат внутреннего тренинга, так и пишите — запись остаётся полезной для управления развитием, но не используется как подтверждение обязательной подготовки. Проверить, что удостоверение реально выдано, можно по сведениям об организации в реестре лицензий на образовательную деятельность.
Где самодельный журнал ломается и во что обходится каждая ошибка
Проблема не в том, что таблица сделана своими руками. Проблема в пяти повторяющихся сценариях.
- Журнал заменяет то, что заменять нельзя. Компания ведёт сводную таблицу и не оформляет журнал регистрации инструктажа. Допуск работника к работе без обучения и проверки знаний требований охраны труда даёт штраф по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ: на должностных лиц от 15 000 до 25 000 рублей, на юридических лиц от 110 000 до 130 000 рублей. Штраф считается по каждому работнику.
- Форма не утверждена. Таблица есть, приказа о её введении нет. Формально документа не существует, и любые претензии по неознакомлению или неучёту опровергнуть нечем. Нарушение порядка оформления кадровых документов попадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ со штрафом на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей.
- Записи вносят раз в квартал. Сотрудник, который заполняет журнал «когда дойдут руки», по факту восстанавливает даты по памяти. Достаточно одного расхождения с датой удостоверения, чтобы весь журнал перестал восприниматься как достоверный.
- Файл ведёт один человек. При его уходе теряются и файл, и логика его заполнения. Восстановление занимает недели, потому что каждую запись приходится подтверждать копией документа.
- Нет графы срока действия. Компания узнаёт о просроченном допуске от инспектора, а не из своего планирования. Стоимость такой ошибки складывается не только из штрафа, но и из простоя: работника отстраняют, а на срочное обучение с внешним провайдером уходит от нескольких дней.
Если вы отвечаете за кадры и читаете этот раздел с мыслью, что проверить актуальность допусков по всему штату вручную нереально, отдельная должность для этого не нужна: сверка строится вокруг одной графы со сроком и квартальной контрольной точки.
Лайфхак: запуск любого учёта ведут вручную первые 1,5-2 недели, пока схема не заработает сама. В этот период ответственный лично проверяет каждую запись и правит формулировки граф — дальше журнал живёт по регламенту.
Электронный журнал: что переводится в КЭДО, а что остаётся на бумаге
Кадровый электронный документооборот регулируют статьи 22.1-22.3 ТК РФ, введённые Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Журнал учёта корпоративного обучения спокойно живёт в электронном виде: это внутренний документ, и работодатель сам определяет, кто его подписывает и каким видом подписи.
Исключение прописано прямо в части 3 статьи 22.1 ТК РФ. Правила электронного документооборота не применяются к трудовым книжкам и сведениям о трудовой деятельности, акту о несчастном случае на производстве, приказу об увольнении и документам, подтверждающим прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемым работником. Журнал регистрации инструктажа остаётся бумажным с собственноручной подписью, даже если весь остальной кадровый документооборот у вас электронный. Это ограничение переносится и на подрядные схемы: исполнители по договорам ГПХ под правила КЭДО не подпадают вовсе, у них другой порядок допуска.
Сведения о проверке знаний по охране труда живут в третьем контуре — в реестре Минтруда. Работодатель, обучающий работников силами своей комиссии, регистрируется в реестре и подаёт данные о проведённой проверке знаний; наличие записи по конкретному работнику можно проверить в сервисах ЕИСОТ Минтруда по фамилии и СНИЛС. Если запись в вашем журнале есть, а в реестре её нет, для инспектора обучения не было.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В сервисе Добыто журнал учёта корпоративного обучения ведётся как реестр в кабинете: запись создаётся из заявки и приказа, а подтверждающий документ прикладывается к карточке сотрудника. Мы при этом отдельно разводим два контура и не предлагаем переносить журнал инструктажей в электронный вид — норма прямо это запрещает.
Кейс из практики: компания вела адаптацию двумя способами — сажала новичка рядом с опытным менеджером и выдавала список из 130-140 вопросов для самостоятельной проработки. Взамен выстроили корпоративную академию на внутренней платформе: адаптационные треки сделали примерно под 66 должностей, тесты встроили в рабочий процесс, в том числе после очного обучения. Наполнение системы заняло около полугода — это реалистичный горизонт для перехода от таблицы к платформе.
Важный нюанс из практики: в том же проекте не прижилась интеграция с мессенджером для уведомлений об обучении: сотрудники не хотели привязывать номер. Техническое решение не взлетает, если требует усилий от пользователя, и в журнале это выражается в пустых графах.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Бюджетный старт учёта строится не с покупки платформы, а с систематизации того, что уже есть. Опросите самых продуктивных сотрудников, что они умеют такого, чего не хватает остальным, соберите существующие материалы и регламенты и только после этого выбирайте инструмент. Тогда журнал наполняется реальными программами, а не списком случайных курсов, которые кто-то когда-то прошёл».
Когда покупать готовое решение не нужно
Есть ситуации, в которых и шаблон, и тем более модуль в системе избыточны.
- Штат до 50 человек и одна-две обязательные программы в год. Таблица на один лист закрывает задачу полностью. По данным опросов, в обучение персонала вкладываются 47% компаний со штатом до 50 сотрудников против 100% в компаниях от 5000 человек: у малого бизнеса и объём событий другой.
- Обучение полностью на внешнем провайдере. Если все программы идут через один учебный центр, который сам выдаёт документы и ведёт реестр слушателей, дублирующий внутренний журнал нужен только как сводка для планирования.
- Процесс не описан. Пока не ясно, кто подаёт заявку, кто согласует бюджет и кто вносит запись, покупка системы даст тот же беспорядок в более дорогом интерфейсе.
- Сезонный пик без постоянного штата. Там, где обучение проводится раз в год перед сезоном, годовой файл дешевле подписки.
Полезно знать: обратную связь после обучения собирают 71% компаний, эффект через KPI измеряют 43%, модель Киркпатрика применяют 12%. Графа с результатом теста в журнале сразу переводит вас из первой группы во вторую.
Что критично при разной численности: сценарная таблица
Универсального ответа «делать или покупать» нет, поэтому ниже разложено по сценариям.
| Сценарий | Что критично | Что вторично | Рабочее решение |
|---|---|---|---|
| Офис до 50 человек, вредных факторов нет | Приказ об утверждении формы, графа срока допуска | Автоматизация, интеграции, роли доступа | Свой файл или готовый шаблон |
| Производство или склад, работы повышенной опасности | Журналы инструктажей на бумаге, протоколы, запись в реестре Минтруда | Красота сводной таблицы | Шаблон плюс отдельный контур охраны труда |
| Розница или сеть филиалов, 300+ человек | Единый справочник программ, кто внёс запись и когда | Ручная сверка по площадкам | Модуль учёта в системе |
| Дистанционные сотрудники в разных регионах | Подписание документов об обучении без пересылки бумаги | Очный формат программ | Журнал в КЭДО, инструктажи по месту работы |
| Компания готовится к плановой проверке | Сверка журнала с приказами и реестром, восстановление пропусков | Смена инструмента прямо сейчас | Текущий журнал плюс аудит записей |
Строка про подготовку к проверке важнее остальных: менять инструмент за месяц до проверки — худший момент, потому что данные переносятся с ошибками, а объяснить расхождения будет нечем.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Экономия на учёте выглядит логичной ровно до первого разбирательства. Логика тут та же, что и с экономией на самом обучении: штат остаётся без подтверждённых допусков, руководитель закрывает дыры вручную, и его время уходит на текучку вместо развития. Заведите журнал в том виде, который сможете поддерживать без напоминаний, и закрепите срок внесения записи в положении — это дешевле любой системы».
Стоимость журнала учёта обучения и системы учёта в 2026 году
Сам журнал ничего не стоит: шаблон скачивается бесплатно, а расходы возникают там, где учёт переходит в систему с подписанием документов и хранением. Ниже действующие тарифы сервиса.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Шаблон журнала учёта обучения (.docx) | бесплатно | сразу |
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Интеграция с 1С:ЗУП (готовый модуль) | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по мере подключения |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма зависит от численности, набора видов подписи и того, нужна ли интеграция с учётной системой. Актуальный состав пакетов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Сравнивать имеет смысл не «шаблон против подписки», а стоимость подписки против стоимости часов, которые кадровая служба тратит на ручную сверку и восстановление записей.
Выводы
Журнал учёта обучения делается своими силами без потери юридической чистоты: обязательной формы нет, достаточно утвердить свою таблицу приказом и назначить ответственного со сроком внесения записи. Покупать имеет смысл не бланк, а механику: автоматическую запись из события, историю изменений и единый справочник программ, когда событий становится слишком много для ручного ведения. При этом обязательный контур охраны труда живёт по своим правилам: журнал инструктажей остаётся бумажным, проверка знаний оформляется протоколом, а сведения уходят в реестр Минтруда.
В практике Добыто мы разводим эти два контура на старте внедрения и сначала описываем, кто и в какой момент создаёт запись, а уже потом переносим учёт в систему. Такой порядок избавляет от ситуации, когда компания оплачивает подписку, а сверять допуски по-прежнему приходится вручную.
Частые вопросы
Нужно ли прошнуровывать и нумеровать журнал учёта обучения
Для внутреннего журнала корпоративного обучения такого требования нет: компания сама решает, как обеспечить неизменность записей. Прошнуровка, нумерация листов и заверение подписью с печатью обязательны для журналов, форма которых задана нормативом, — прежде всего для журналов регистрации инструктажей по охране труда. Если ведёте электронный журнал, роль прошнуровки выполняют ограничение прав на редактирование и фиксация автора и даты каждой записи.
Сколько хранить журнал учёта обучения
Журналы регистрации инструктажей по охране труда хранятся 45 лет по подпункту «а» пункта 423 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Для журнала корпоративного обучения обязательного срока нет, компания устанавливает его сама в положении об обучении. Практичный ориентир — хранить запись как минимум весь период действия допуска, который она подтверждает.
Можно ли вести один журнал на все виды обучения
Свести корпоративное обучение, повышение квалификации и переподготовку в одну таблицу можно и удобно: достаточно графы с видом программы. Объединять с ней журналы инструктажей по охране труда нельзя — у них своя форма регистрации и своя подпись работника. Рабочая схема: один сводный журнал по всему обучению и отдельные журналы инструктажей по подразделениям.
Что делать, если обучение проходило раньше, а журнала не было
Журнал заполняется ретроспективно по реальным датам документов: берутся удостоверения, протоколы, приказы и переносятся в таблицу с их собственными датами. Дата создания журнала при этом не подменяет даты обучения. Записи, которые нечем подтвердить, не вносятся — на такие позиции планируется новое обучение.
Кто отвечает за журнал: кадры или специалист по охране труда
Разделение проходит по контурам. Журналы инструктажей и протоколы проверки знаний ведёт служба охраны труда, она же подаёт сведения в реестр Минтруда. Сводный журнал корпоративного обучения ведут кадры или отдел обучения. Ответственный назначается приказом поимённо, иначе на практике журнал не ведёт никто.
Как отражать синхронное и асинхронное обучение
Синхронный формат — занятие в реальном времени с преподавателем: очный тренинг, вебинар, разбор кейсов в группе. Асинхронный — записанный курс или материалы, которые сотрудник проходит в удобное время с контрольным сроком. В журнале это графа формы обучения, и заполнять её стоит: для синхронных программ подтверждением служит дата занятия, для асинхронных — дата прохождения итогового теста, а не дата открытия доступа к курсу.
Как учитывать развитие по модели 70-20-10
Модель распределяет развитие на три части: обучение на рабочих задачах, обучение через наставника и обратную связь, формальные курсы. В журнал попадает только та часть, у которой есть подтверждающий документ или зафиксированный результат, — курсы и программы с тестом. Практику и наставничество удобнее вести в индивидуальном плане развития со сроком и контрольной точкой, а в журнал переносить итог: пройденную программу, дату и результат оценки.
