Журнал обучения сотрудников: какие сведения фиксировать

Журнал проведения обучений фиксирует девять реквизитов: дату занятия, вид и тему обучения (программу), основание (норматив или ЛНА), фамилию, имя, отчество и должность обучаемого, фамилию, имя, отчество и должность того, кто обучение проводил, объём в часах, результат проверки знаний, реквизиты выданного документа и подписи обеих сторон. Для инструктажей по охране труда состав записи задан пунктом 87 Правил, утверждённых постановлением Правительства от 24.12.2021 № 2464: там дополнительно указываются дата рождения работника и причина внепланового или целевого инструктажа. Главное различие: у обязательного обучения графы диктует норматив и запись проверяет ГИТ, у корпоративного — состав граф работодатель определяет сам в положении об обучении.

Разберём состав записи по видам обучения, чем подтверждается участие при синхронном и асинхронном формате и какие три графы заполняют так, что запись теряет доказательную силу. Отдельно — что изменилось в правилах обучения по охране труда с 31 августа 2026 года и почему журнал инструктажей нельзя перевести в КЭДО. Сроки хранения, размеры штрафов, тарифы на 2026 год, шаблоны для скачивания и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Какие журналы обучения ведут в компании и чем они различаются

В компании одновременно живут два контура учёта обучения, и путать их дорого. Первый контур — обязательное обучение по нормативам: инструктажи и проверка знания требований охраны труда, противопожарные инструктажи, подготовка в области охраны окружающей среды, обучение по промышленной безопасности и профильные допуски. Здесь и факт обучения, и форма его фиксации проверяются надзорными органами, а отсутствие записи приравнивается к отсутствию обучения. Второй контур — корпоративное обучение и развитие: онбординг, продуктовые курсы, тренинги по продажам, управленческие программы, наставничество. Его никто не проверяет, но именно он показывает, кто чему учился за счёт компании и что компания за это получила.

Один журнал на оба контура вести можно, но неудобно: у обязательного обучения запись строго формализована и хранится десятилетиями, у корпоративного набор полей меняется каждый год вместе с программами. В практике Добыто эйчары разводят их на два документа: журнал регистрации инструктажей ведут по форме, привязанной к нормативу, а журнал учёта обучения персонала — по форме из положения об обучении, с полями под бюджет, провайдера и оценку результата.

Девять обязательных граф записи в журнале обучения

Запись в журнале решает одну задачу: через год, три года или пятнадцать лет по ней нужно восстановить, кто, чему, когда и по какому основанию учился, и подтвердить это документом. Из этого и складывается состав граф.

1. Порядковый номер записи. Сквозная нумерация в пределах журнала. По ней запись ищут при проверке и на неё ссылаются в протоколах и приказах.
2. Дата проведения. Для многодневных программ — период с датой начала и датой окончания. Дата определяет, попал ли работник в срок обязательной периодичности.
3. Фамилия, имя, отчество работника. Полностью, без инициалов. Для инструктажей по охране труда пункт 87 Правил № 2464 требует ещё и число, месяц, год рождения: это исключает путаницу однофамильцев.
4. Должность и подразделение. Должность указывается так, как она записана в штатном расписании и трудовом договоре. Расхождение формулировок обесценивает запись при споре о допуске к работе.
5. Вид и тема обучения. Вид инструктажа (вводный, первичный, повторный, внеплановый, целевой) или название программы. Для внепланового и целевого инструктажа Правила № 2464 требуют указать причину проведения.
6. Основание. Наименование локального нормативного акта, в объёме требований которого проведено обучение, реквизиты программы, приказа или заявки. Без основания запись не отвечает на вопрос, почему обучение вообще проводилось.
7. Кто проводил. Фамилия, имя, отчество и должность работника, проводившего инструктаж, либо наименование обучающей организации и реквизиты договора, если обучение внешнее.
8. Результат. Объём в часах и итог проверки знаний: сдал или не сдал, набранные баллы, реквизиты протокола. Для корпоративного обучения сюда же идёт оценка по выбранной модели.
9. Подписи. Подпись обучаемого и подпись проводившего обучение с датами. Подпись работника — единственное, что превращает запись в доказательство ознакомления.

Три графы портят чаще остальных. Дату ставят задним числом одним почерком за полгода, из-за чего запись рассыпается при первом же сопоставлении с табелем. Основание пишут общей формулировкой «по охране труда» вместо наименования конкретного ЛНА и программы. Результат оставляют пустым, а протокол проверки знаний хранят отдельно, и связь между строкой журнала и протоколом восстановить невозможно.

Возьмите готовый шаблон журнала учёта обучения персонала

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Журнал начинает работать, когда обучение получает место в регламенте, а не в свободных окнах. Мы закладываем от 5 часов в неделю на обучение и фиксируем это в положении, иначе занятия всегда проигрывают текучке, а строки в журнале появляются задним числом. Проверьте по своему журналу простую вещь: сколько записей за последний квартал сделано в тот же день, когда проходило занятие.»

Что проверить до того, как заводить журнал

Форма журнала зависит от того, что вы в него собираетесь писать. Пять пунктов, которые определяют структуру граф:

• какие обязательные программы применимы к вашим должностям: охрана труда, пожарная безопасность, экология, первая помощь, использование СИЗ;
• есть ли утверждённое положение об обучении персонала и приложена ли к нему форма журнала;
• кто ведёт журнал и кто его подписывает: специалист по охране труда, руководитель подразделения, HR-специалист;
• каким документом закрывается каждая программа: протокол, удостоверение, диплом, сертификат провайдера, внутренний тест;
• где хранится журнал и кто отвечает за передачу сведений в реестр обученных лиц.

Инструктажи по охране труда: состав записи и что изменилось в 2026 году

Правила обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда утверждены постановлением Правительства от 24.12.2021 № 2464. Постановлением Правительства от 30.06.2026 № 805 срок их действия продлён до 1 сентября 2032 года, а обновлённая редакция применяется с 31 августа 2026 года. Из практических изменений: плановое обучение по программе «В» проводится не реже одного раза в 3 года, если специальными требованиями не установлено иное, а само по себе изменение законодательства перестало быть автоматическим основанием для внепланового обучения.

Единой утверждённой формы журнала регистрации инструктажа нет: работодатель определяет её сам, в том числе может вести личную книжку работника вместо общего журнала. Зафиксирован не бланк, а перечень сведений. При регистрации инструктажа указывают дату проведения, фамилию, имя, отчество работника, его профессию или должность, число, месяц и год рождения, вид инструктажа, причину проведения для внепланового и целевого, а также фамилию, имя, отчество и должность того, кто инструктаж провёл, и наименование локального акта, в объёме которого инструктаж прошёл.

Таблица ниже сводит вместе четыре контура обязательного обучения: что служит основанием, что попадает в запись и чем она подтверждается.

Из таблицы видно, где журнал самодостаточен, а где он только указатель: для инструктажа подпись в журнале и есть доказательство, а для проверки знаний и внешнего обучения строка журнала бесполезна без реквизитов протокола или удостоверения.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Спор о допуске к работе выигрывает не тот, кто утверждает, что обучение было, а тот, кто показывает запись с датой, основанием и подписью работника. Поэтому графу с наименованием локального акта я считаю не формальностью, а несущей конструкцией: по ней видно, чему именно человека учили. Сверьте формулировки в журнале с названиями действующих ЛНА — после любого пересмотра положения об охране труда они расходятся.»

Как фиксировать корпоративное обучение: синхронный и асинхронный формат

Смешанный формат стал нормой: онлайн плюс очные занятия используют около 71% компаний, только очно учат 16%, только онлайн — 13%. Для журнала это означает, что доказательство участия у разных форматов разное. Синхронное обучение идёт в реальном времени, участники и ведущий находятся на связи одновременно: очный тренинг, вебинар, разбор в микрогруппе. Асинхронное обучение сотрудник проходит в своём темпе: записанный курс, статья, тест, задание с дедлайном.

Практический вывод из таблицы: для асинхронного обучения графа «результат» важнее графы «дата», потому что дата в системе фиксируется автоматически, а факт усвоения — только тестом или заданием.

Как оформить запись в журнале обучения: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите контур: обучение идёт по нормативу или по корпоративной программе. От этого зависит форма журнала и срок хранения записи.
2. Шаг 2. Проверьте основание. Для обязательного обучения это норматив, программа и ЛНА, для корпоративного — утверждённая заявка или приказ. Реквизиты основания вносятся в запись, а не хранятся в переписке.
3. Шаг 3. Внесите данные работника из кадровых документов: фамилию, имя, отчество полностью, должность по штатному расписанию, подразделение, при инструктаже — дату рождения.
4. Шаг 4. Запишите занятие в день его проведения: дату или период, тему или вид инструктажа, объём в часах, формат, того, кто проводил.
5. Шаг 5. Зафиксируйте результат: итог проверки знаний, номер и дату протокола, реквизиты выданного удостоверения, диплома или сертификата.
6. Шаг 6. Соберите подписи в день занятия. Пропущенная подпись — это отсутствующая запись, дописать её потом без нарушения хронологии нельзя.
7. Шаг 7. Передайте сведения во внешние системы, если это требуется: по обучению требованиям охраны труда — в реестр обученных лиц, по внутренним программам — в матрицу обучения и отчёт для руководства.

Чем подтверждают запись: протокол, удостоверение, сертификат, реестр

Строка в журнале сама по себе не документ о квалификации. Она ссылается на документ, и разница между этими документами определяет, примет ли инспектор запись.

Удостоверение о повышении квалификации и диплом о профессиональной переподготовке — документы о квалификации по Федеральному закону от 29.12.2012 № 273-ФЗ. Их выдают образовательные организации по программам дополнительного профессионального образования, минимальный объём программы повышения квалификации — 16 академических часов. Сертификат такого статуса не имеет: это подтверждение участия в мероприятии или прохождения курса у провайдера, который не ведёт образовательную деятельность по лицензии. Для внутренних программ сертификат уместен, для подтверждения обязательной подготовки — нет.

Результат проверки знания требований охраны труда оформляется протоколом, а сведения об обучении попадают в реестр обученных лиц. Проверить, есть ли работник в реестре и зарегистрирована ли обучающая организация, можно в информационной системе по охране труда Минтруда: там же ведётся реестр индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, которые обучают своих работников самостоятельно. Передача сведений позже 3 рабочих дней с даты проверки знаний рассматривается как нарушение, поэтому в журнале имеет смысл держать отдельную графу с датой выгрузки.

Образцы кадровых документов для учёта обучения

Комплект закрывает весь цикл записи: начните с положения об обучении, оно задаёт форму журнала и перечень граф.

Ошибки в журнале и их цена

Важный нюанс из практики: самая частая проблема не в форме журнала, а в разрыве между записью и подтверждающим документом. Программа обучения утверждена, протокол лежит в папке специалиста по охране труда, журнал ведёт руководитель подразделения, и при проверке три документа не сходятся ни по датам, ни по составу работников. Решение простое: в журнал добавляется графа с номером и датой протокола, а сам протокол нумеруется по журналу. После такой сшивки проверка комплекта занимает минуты вместо дня работы кадровой службы.

Допуск работника к работе без обучения и проверки знания требований охраны труда — это часть 3 статьи 5.27.1 КоАП: штраф от 15 000 до 25 000 рублей для должностного лица, от 15 000 до 25 000 рублей для индивидуального предпринимателя и от 110 000 до 130 000 рублей для юридического лица. Штраф считается по каждому работнику, поэтому на бригаде из десяти человек сумма превращается в шестизначную. Отсутствующая запись при этом равна отсутствующему обучению: доказывать, что занятие было, работодателю нечем.

Вторая часть цены ошибки не штрафная. Замена уволившегося сотрудника стоит от 6 до 9 месячных окладов: при окладе 60 000 рублей это от 360 000 до 540 000 рублей, тогда как годовое обучение линейного сотрудника обходится примерно в 22 845 рублей. Компания, которая не ведёт учёт обучения, не видит, кого и чему уже учили, и платит дважды: за повторные курсы и за замену людей, чьё развитие никто не отследил.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Отказ от обучения кажется экономией ровно до момента, когда руководитель начинает делать работу за подчинённых и его ресурс уходит на текучку. Журнал здесь работает как приборная панель: по нему видно, кто из сотрудников за год не прошёл ни одной программы и какие должности держатся на одном человеке. Выпишите из журнала за последние 12 месяцев людей с нулём записей — это и есть зона риска по подмене компетенций.»

Можно ли вести журнал обучения в электронном виде

Корпоративный журнал обучения ведётся в электронном виде без ограничений: это внутренний документ компании, форму и способ ведения определяет положение об обучении. В КЭДО такой журнал живёт вместе с заявками, приказами и ЛНА, а подписание идёт простой или усиленной неквалифицированной подписью по статьям 22.1-22.3 ТК РФ и Федеральному закону от 22.11.2021 № 377-ФЗ.

С обязательным контуром иначе. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из электронного документооборота трудовые книжки, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником. Журнал регистрации инструктажей остаётся бумажным с собственноручными подписями, даже если вся остальная кадровая документация переведена в электронный вид.

Практическая схема выглядит так: обязательный контур — бумажный журнал плюс протоколы и выгрузка в реестр, корпоративный контур — электронный журнал в системе. В сервисе Добыто положение об обучении, заявки и приказы о направлении на обучение рассылаются и подписываются в одном маршруте, а электронные подписи для сотрудников входят в тариф. Мы закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию: на ней видно, какие графы журнала линейные руководители заполняют формально.

Когда отдельный журнал обучения не нужен

Обязательные журналы ведутся всегда, а вот корпоративный журнал избыточен в трёх ситуациях. Первая: компания до 25 человек, где обучение сводится к онбордингу, и учёт помещается в план адаптации с отметками руководителя. Вторая: обучение целиком идёт в системе дистанционного обучения, которая сама хранит прогресс, даты и результаты тестов, — отдельный журнал дублирует выгрузку. Третья: разовое внешнее обучение одного-двух сотрудников за год, где достаточно приказа, договора и копии удостоверения в личном деле. В остальных случаях журнал дешевле, чем восстановление истории обучения по переписке.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Базовая адаптация по системе из папки сотрудника и папки должности занимает 3-5 дней, и все эти дни должны быть отражены в учёте, иначе онбординг превращается в устный рассказ руководителя. В журнале по новичку появляется минимум три строки: вводный инструктаж, знакомство с продуктом и регламентами, проверка знаний по итогам. Сверьте свой план адаптации с журналом — если строк меньше трёх, часть обучения нигде не зафиксирована.»

Стоимость ведения учёта обучения в КЭДО: тарифы 2026

Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с учётной системой, электронного архива, типов электронной подписи.

Итоговая сумма складывается из численности, выбранного тарифа и того, нужны ли кастомные шаблоны и интеграция с учётной системой. Полные условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО; тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

УКЭП, если она нужна для отдельных документов, оформляется через партнёров-удостоверяющих центров, а ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.

Выводы

Запись в журнале обучения держится на четырёх элементах: дате занятия, основании, результате проверки знаний и подписи работника. Для обязательного обучения состав сведений задан нормативом — для инструктажей это пункт 87 Правил № 2464, продлённых до 1 сентября 2032 года, а хранится такой журнал 45 лет. Для корпоративных программ набор граф определяет положение об обучении, и здесь ценность записи в другом: она показывает, кого и чему компания уже научила и что получила взамен.

Сервис Добыто закрывает электронную часть этого учёта: положение об обучении, заявки, приказы о направлении и ознакомление с программами проходят одним маршрутом с подписанием, а бумажный контур инструктажей остаётся отдельным блоком, как того требует статья 22.1 ТК РФ.

Частые вопросы

Нужно ли прошивать и нумеровать журнал обучения

Для корпоративного журнала требование не установлено: способ ведения определяет работодатель в положении об обучении. Для журналов обязательного контура прошивка, сквозная нумерация страниц, подпись ответственного и печать при её наличии — стандартная практика, которая защищает от претензий о дописывании записей задним числом. Электронный журнал по внутренним программам прошивать не нужно, но выгрузку стоит делать с фиксацией даты.

Кто из руководителей обязан иметь подготовку по экологической безопасности

Статья 73 Федерального закона от 10.01.2002 № 7-ФЗ распространяется на руководителей организаций и специалистов, ответственных за принятие решений при осуществлении хозяйственной и иной деятельности, которая оказывает или может оказать негативное воздействие на окружающую среду. На практике это первое лицо, технический директор, главный инженер, эколог предприятия и руководители производственных подразделений. В журнале по такой подготовке фиксируются реквизиты удостоверения о повышении квалификации или диплома о профпереподготовке.

Что такое правило 70-20-10 и как его отразить в учёте

Модель распределяет развитие сотрудника: около 70% приходится на практику и рабочие задачи, 20% на наставничество и обратную связь, 10% на формальное обучение — курсы и тренинги. В журнал попадают все три части, а не только курсы: практическая часть фиксируется как задание с контрольной точкой, наставничество — отчётом наставника по приказу о назначении, формальное обучение — программой и результатом теста. Контрольные точки в индивидуальном плане развития обычно ставят на 1, 3 и 6 месяцев.

Как связать журнал обучения с матрицей компетенций

Матрица строится как таблица, где по вертикали идут должности, по горизонтали — обязательные программы и компетенции, а на пересечении стоит статус: пройдено, просрочено, не требуется. Журнал служит источником дат для этой таблицы, а матрица показывает пробелы до того, как они превратятся в недопуск к работе. Связка работает, если в журнале есть графа с датой следующего обучения по периодичности программы.

Что записывают в журнал при обучении в корпоративном университете

Состав граф не меняется, добавляется только внутренний код программы и учебный центр как место проведения. Ориентир по интенсивности: корпоративные университеты дают около 40 часов обучения на сотрудника в год при расходах порядка 1,3% фонда оплаты труда. Эти два показателя удобно считать прямо по журналу — суммой часов и суммой затрат за период.

Можно ли одной записью оформить обучение группы сотрудников

Для корпоративного тренинга групповая запись со списком участников допустима, если у каждого участника есть личная подпись или подтверждение из системы обучения. Для инструктажей по охране труда сведения фиксируются по каждому работнику: дата, фамилия, имя, отчество, дата рождения, должность, вид и причина инструктажа, данные инструктирующего. Общая строка «проведён инструктаж отделу продаж» доказательной силы не имеет.

Сколько хранить журнал, если компания ликвидируется

Сроки хранения не сокращаются: журналы учёта инструктажей по охране труда хранятся 45 лет, журналы и книги учёта проверки знаний — 5 лет по Перечню, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. При ликвидации документы с длительными сроками передаются в архив, а не уничтожаются по решению руководителя. Электронные журналы по внутренним программам выгружаются в файлы и передаются вместе с бумажным массивом.