Положение о выдаче свидетельств об обучении: 11 разделов

Положение о выдаче свидетельств об обучении — локальный нормативный акт, который фиксирует, за какое обучение компания выдаёт документ, как этот документ называется, кто его подписывает, под каким номером он попадает в журнал и сколько лет хранится. Работодатель принимает такой ЛНА по статье 8 ТК РФ, а необходимость обучения и его формы определяет по статье 196 ТК РФ. Главное различие, которое определяет содержание положения: без лицензии на образовательную деятельность компания выдаёт документ внутреннего образца — свидетельство или сертификат о прохождении корпоративной программы, и за пределами компании он квалификацию не подтверждает. Удостоверение о повышении квалификации и диплом о профессиональной переподготовке выдаёт только организация, которая ведёт образовательную деятельность по 273-ФЗ.

Разберём структуру положения по разделам, реквизиты бланка и формулировки, из-за которых внутреннее свидетельство превращается в спорный документ. Покажем, как развести в одном ЛНА три контура обучения: обязательное по нормативам, внешнее дополнительное профессиональное и корпоративное, — у каждого свой итоговый документ и свой порядок учёта. Сценарная таблица по типам компаний, порядок утверждения с учётом мнения профсоюза, разбор ошибок с ценой каждой, стоимость перевода выдачи свидетельств в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Конструктор соберёт базовый ЛНА об обучении персонала в .docx: в него останется встроить раздел о выдаче свидетельств и приложения с формой бланка и журнала.

Что регулирует положение о выдаче свидетельств и когда его стоит выделять отдельно

Положение закрывает четыре вопроса, которые в компании обычно решаются по памяти: за что выдаём документ, как он называется, кто принимает решение о выдаче и где этот факт зафиксирован. Правовая рамка простая. Статья 196 ТК РФ отдаёт работодателю право самому определять необходимость подготовки и дополнительного профессионального образования работников, а формы подготовки определять с учётом мнения представительного органа работников. Статья 8 ТК РФ разрешает принимать ЛНА в пределах компетенции. Статья 22 ТК РФ обязывает знакомить работников с принятыми ЛНА, которые связаны с их трудовой деятельностью.

Отдельный ЛНА оправдан, когда выдача документа перестаёт быть разовой историей. Признаков четыре: свидетельство влияет на допуск к работам, грейд или надбавку; программ больше пяти и они повторяются циклами; обучение проходит несколько юрлиц группы по единым правилам; документ показывают наружу — заказчику, тендерной комиссии, страховщику. Создание корпоративного университета почти всегда добавляет пятый признак: у собственных программ появляется свой каталог, свои преподаватели и своя отчётность, а вместе с ними и поток документов, который нужно нумеровать. В остальных случаях достаточно раздела внутри положения об обучении персонала.

Когда отдельное положение не нужно

Компания до 25-50 человек с разовыми внешними курсами не выиграет ничего: документы приходят от обучающей организации, форму устанавливает она, а компании достаточно хранить копии в личных делах и вести реестр в одной таблице. Не нужен отдельный ЛНА и там, где весь контур обучения обязательный: при обучении по охране труда состав и форму документов задаёт норматив, а положение компании может их только продублировать. Третий случай — обучение как элемент адаптации без итоговой проверки: если критерия успешного прохождения нет, свидетельство подтверждает присутствие, а не результат, и лучше обойтись отметкой в плане адаптации.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Положение начинается с двух списков: перечня программ и перечня критериев, по которым программа считается пройденной. Бланк здесь вторичен. Пока время на обучение не закреплено в регламенте, хотя бы несколько часов в неделю, положение о свидетельствах не заработает: программы не доходят до конца, и выдавать документ не за что.»

Три контура обучения и три разных итоговых документа

Одна из частых ошибок при разработке ЛНА — написать единый порядок выдачи для всего обучения сразу. Обучение в компании идёт по трём контурам, и работодатель управляет формой документа только в одном из них.

Из таблицы следует практический вывод для структуры ЛНА: разделы о наименовании документа, критериях выдачи и нумерации применяются только к третьему контуру. Для первых двух положение описывает не форму документа, а порядок его получения, учёта и хранения копий.

Чем отличается сертификат от удостоверения, свидетельства и диплома

Терминология в этой теме путается чаще всего, а цена путаницы высокая: документ с чужим наименованием либо не принимают внешние проверяющие, либо принимают, а потом предъявляют претензии к компании. Статья 60 273-ФЗ делит все документы на две группы: документы об образовании и о квалификации и документы об обучении, к которым закон относит свидетельство об обучении. Выдавать и те и другие вправе организации, осуществляющие образовательную деятельность. Слова «сертификат» в этом перечне нет вовсе — именно поэтому его удобно использовать для внутренних программ.

В положении наименования лучше закрепить закрытым перечнем и прямо запретить использовать в бланках слова «удостоверение о повышении квалификации», «диплом» и «свидетельство об обучении» в том значении, в котором их применяет 273-ФЗ. Замена одного слова в шаблоне стоит ноль рублей, а спор о статусе документа — гораздо дороже.

Что обязательно должно быть в положении: разделы и их наполнение

Рабочая структура ЛНА состоит из одиннадцати разделов. Каждый закрывает вопрос, который иначе всплывёт при первом же спорном случае.

1. Общие положения. Цель документа, термины, область применения. Отдельно укажите, распространяется ли порядок на совместителей, дистанционных работников и работников филиалов, и что он не распространяется на исполнителей по договорам ГПХ и самозанятых: у них нет трудовых отношений, а значит, нет и обучения в смысле статьи 196 ТК РФ.
2. Виды выдаваемых документов. Закрытый перечень наименований с расшифровкой, за что выдаётся каждое. Здесь же оговорка о статусе внутреннего документа.
3. Перечень программ. Приложением: название программы, объём в академических часах, форма, периодичность, документ по итогам. Это единственный раздел, который придётся обновлять ежегодно, поэтому выносите его в приложение, а не в текст.
4. Основания и критерии выдачи. Что считается прохождением: доля изученных материалов, порог правильных ответов в итоговом тесте, сданное практическое задание, отчёт наставника.
5. Порядок проверки знаний. Кто проводит, в какой форме, сколько попыток пересдачи и через какой срок, что происходит при неудачной пересдаче.
6. Кто принимает решение о выдаче. Комиссия или единолично руководитель подразделения обучения. Для комиссии — состав, кворум, порядок оформления решения.
7. Форма и реквизиты бланка. Приложением, отдельно для каждого вида документа.
8. Нумерация и регистрация. Структура номера, момент присвоения, форма журнала, ответственный за ведение.
9. Сроки выдачи. Конкретное число рабочих дней от даты протокола до вручения документа работнику.
10. Дубликаты, исправления, аннулирование. По чьему заявлению, в какой срок, с какой отметкой в журнале.
11. Хранение и доступ. Где хранится второй экземпляр или электронный оригинал, кто имеет доступ, срок хранения по номенклатуре дел.

Что критично в положении в зависимости от типа компании

Универсального шаблона нет: набор критичных разделов меняется вместе с профилем рисков.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Общий принцип: чем выше вероятность, что документ будут проверять снаружи, тем консервативнее наименования и тем важнее протокол, а не бланк.

Реквизиты бланка свидетельства и нумерация

Бланк оформляется приложением к положению. Минимальный набор реквизитов, при котором свидетельство читается однозначно и через три года:

• полное наименование работодателя, как в уставе;
• наименование документа из закрытого перечня положения;
• фамилия, имя и отчество работника полностью, в именительном падеже;
• название программы дословно так, как оно указано в приказе и учебном плане;
• объём программы в академических часах;
• даты начала и окончания обучения;
• форма обучения: очная, дистанционная синхронная, дистанционная асинхронная, смешанная;
• форма и результат итоговой проверки знаний, реквизиты протокола;
• регистрационный номер и дата выдачи;
• должность, фамилия и подпись лица, выдавшего документ;
• срок действия, если программа предполагает периодичность;
• оговорка о статусе: документ выдан по итогам внутреннего обучения и не является документом об образовании и о квалификации.

Последний пункт снимает большую часть будущих вопросов и к компании, и к работнику. Оформление бланков и приказа об утверждении ЛНА удобно строить по ГОСТ Р 7.0.97-2016: он задаёт состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов.

Нумерация строится по одной из двух схем. Сквозная в пределах календарного года с обнулением 1 января: номер вида 2026/ОБ/0147. Или сквозная по программе: номер вида ОТ-2026-0032, где первая часть — код программы. Вторая схема удобнее, когда программ много и по каждой нужна отдельная статистика. В любом случае в положении фиксируется момент присвоения номера: он присваивается в журнале при регистрации. Печать бланка номера не даёт, иначе в нумерации появляются пропуски и дубли.

Важный нюанс из практики: журнал выдачи стоит проектировать раньше бланка. Поля журнала — номер, дата, работник, программа, часы, реквизиты протокола, подписант, отметка о вручении — определяют, что вообще можно напечатать на свидетельстве и что потом получится выгрузить в отчёт. Обратный порядок приводит к тому, что бланк содержит данные, которых в учёте нет, и сверить выдачу за год не получается. В сервисе Добыто такой журнал собирается из карточек типа документа: свидетельства заводятся отдельным типом, и выборка за период делается фильтром без ручного пересчёта.

Шаблоны для приложений к положению

Комплект закрывает приложения к ЛНА: начните с журнала учёта, он определяет, какие поля должны попасть в бланк свидетельства.

Основания для выдачи: как связать свидетельство с оценкой и допуском

Свидетельство без критерия выдачи обесценивается за один цикл: его получают все, и оно перестаёт что-либо значить при назначении на должность. Три инструмента, которые в положении превращают выдачу в управляемую процедуру.

Матрица компетенций и матрица обучения. В строках должности, в столбцах программы, в ячейках — требуется программа или нет и до какой даты. Свидетельство закрывает ячейку, и по матрице сразу видно, кого нельзя ставить в смену или на проект. В положении это описывается одной фразой: основанием для выдачи является закрытие позиции матрицы обучения по конкретной должности. В практике Добыто эйчары чаще всего спотыкаются именно здесь: матрица живёт в отдельной таблице, свидетельства выпускаются в другом месте, и через полгода данные расходятся.

Индивидуальный план развития по модели 70-20-10. Модель распределяет развитие так: 70 процентов — практика на рабочем месте, 20 процентов — обучение у других и наставничество, 10 процентов — формальные курсы. Свидетельство закрывает только последнюю долю, поэтому в положении стоит описать, чем подтверждаются остальные две: отчётом наставника, оценкой руководителя по контрольным точкам через один, три и шесть месяцев.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Наставничество. Статья 351.8 ТК РФ требует фиксировать содержание, сроки и форму наставничества, а также размер и условия выплат за него в трудовом договоре или дополнительном соглашении с письменного согласия работника. Свидетельство наставника остаётся внутренним документом: доплату обосновывает соглашение, бланк на выплату не влияет.

Отдельно пропишите, что считается прохождением при разных форматах. Синхронное обучение идёт в реальном времени вместе с преподавателем: очный тренинг, вебинар, разбор кейсов в группе. Асинхронное сотрудник проходит сам, в записи и в своём темпе. Для синхронного формата критерием может быть присутствие плюс итоговая работа, для асинхронного присутствие не фиксируется вообще, и критерием остаются доля просмотренных материалов и результат теста. Если этой развилки в положении нет, кадровая служба каждый раз решает вопрос заново.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Наставничество удобно закрывать свидетельством, но сначала посчитайте потребность: сколько работников на испытательном сроке приходится на одного действующего наставника. Лучший наставник — успешный действующий сотрудник, а не приглашённый тренер, и его нагрузку нужно ограничивать в том же положении, иначе наставничество съест его собственные показатели.»

Кейс из практики: компания с большим штатом вела адаптацию двумя способами — сажала новичка рядом с опытным менеджером и выдавала список из 130-140 вопросов для самостоятельной проработки. Обучение перенесли в корпоративную академию на LMS: наполнение заняло около полугода, адаптационные треки сделали примерно под 66 должностей, тесты встроили прямо в рабочий процесс, в том числе после очного обучения. Результат — опытные менеджеры перестали терять время на пересказ базовых вещей, а факт прохождения трека стал измеримым и пригодным для выдачи документа.

Обязательное обучение: где положение компании подчиняется нормативу

В обязательном контуре работодатель не выбирает ни форму документа, ни порядок его оформления. По охране труда результаты проверки знания требований охраны труда оформляются протоколом, а удостоверение перестало быть обязательным документом и выдаётся дополнительно по решению работодателя. Сведения о проверке знаний работодатель вносит в реестр обученных лиц: порядок передачи данных через личный кабинет работодателя разобран в разъяснении государственной инспекции труда о подаче сведений в реестр обученных по охране труда. В положении компании этот контур описывается ссылкой на норматив, а не собственными формулировками.

Второй норматив, который регулярно забывают, — экологический. Статья 73 Федерального закона от 10.01.2002 № 7-ФЗ обязывает руководителей организаций и специалистов, ответственных за принятие решений при осуществлении хозяйственной и иной деятельности, которая оказывает или может оказать негативное воздействие на окружающую среду, иметь подготовку в области охраны окружающей среды и экологической безопасности. Категорию определяют полномочия принимать такие решения; запись в штатном расписании сама по себе критерием не служит. Поэтому перечень должностей выносят в приложение к положению и обновляют вместе с оргструктурой. Документ по итогам такой подготовки выдаёт обучающая организация, компания хранит копию.

Разработка, утверждение и ознакомление работников

Порядок принятия ЛНА определяет статья 8 ТК РФ: положение утверждает работодатель, а при наличии выборного органа первичной профсоюзной организации учитывается его мнение в порядке статьи 372 ТК РФ. Дальше документ вводится приказом и доводится до работников. Ниже последовательность, в которой шаги не приходится переделывать.

Как утвердить положение о выдаче свидетельств: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Соберите перечень программ за прошедший год и разнесите их по трём контурам. Программы обязательного контура из положения о свидетельствах исключаются: по ним действует норматив.
2. Шаг 2. Согласуйте наименования документов с юристом и закрепите закрытый перечень. Проверьте, что ни одно наименование не совпадает с терминами 273-ФЗ.
3. Шаг 3. Опишите критерии прохождения по каждому формату отдельно: синхронный, асинхронный, наставничество, смешанный.
4. Шаг 4. Подготовьте приложения: форму бланка, форму журнала, форму протокола комиссии, перечень программ и перечень должностей с обязательной подготовкой.
5. Шаг 5. Учтите мнение выборного органа первичной профсоюзной организации по статье 372 ТК РФ, если такой орган есть.
6. Шаг 6. Утвердите положение приказом руководителя: дата введения в действие, ответственный за ведение журнала, ответственный за хранение.
7. Шаг 7. Ознакомьте работников под роспись по статье 22 ТК РФ или через кадровый электронный документооборот, включите положение и журнал в номенклатуру дел на текущий год.

Седьмой шаг чаще всего и тормозит внедрение: собрать подписи под ЛНА в распределённой компании дольше, чем написать сам документ. В сервисе Добыто лист ознакомления собирается маршрутом: положение уходит группе сотрудников, каждый подписывает своей ПЭП, а статус по каждому участнику виден в одном окне. Свидетельство при таком подходе тоже становится электронным документом с шаблоном и автозаполнением полей по карточке сотрудника.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Хранение планируется не в момент проверки, а в конце календарного года: подразделение формирует дела по номенклатуре и передаёт их в архив. Внесите журнал выдачи свидетельств и сами свидетельства в номенклатуру дел сразу, при утверждении положения, а срок хранения возьмите из Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.»

Ошибки в положении и цена каждой

Свидетельство вместо протокола в обязательном контуре. Компания проводит внутреннее обучение по охране труда, выдаёт свидетельство внутреннего образца, а протокол проверки знаний не оформляет. Формально работник допущен к работе без проверки знаний в установленном порядке. Часть 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ: штраф на должностных лиц от 15 000 до 25 000 рублей, на юридических лиц от 110 000 до 130 000 рублей. Штраф считается по каждому работнику, а при несчастном случае отсутствие протокола становится ключевым доказательством.

Наименование из 273-ФЗ на внутреннем бланке. Работник получает «удостоверение о повышении квалификации» от компании без лицензии, предъявляет его на новом месте, и документ не принимают. Прямые потери компании — переоформление и репутация, но встречаются и претензии от самих работников, которые считали программу равной внешнему ДПО.

Нет критерия прохождения. Свидетельство выдают за факт регистрации на курсе. Через год документ теряет смысл для допуска, и решение о готовности сотрудника снова принимается по субъективной оценке руководителя.

Не описан порядок ознакомления с ЛНА. Положение утверждено, но подписи работников не собраны. Нарушение подпадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: для юридических лиц это от 30 000 до 50 000 рублей, и оно же лишает работодателя возможности ссылаться на положение в споре.

Журнал ведут в общем файле без ограничения доступа. В журнале фамилии, должности и результаты проверки знаний, то есть персональные данные. Хранение в общедоступной таблице — это уже вопрос к соблюдению 152-ФЗ, а не к кадровому делопроизводству.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Электронное свидетельство удобно тем, что подписант и дата фиксируются автоматически, а документ уходит в архив по маршруту, а не в папку на рабочем столе. Перед запуском проверьте одно: тип документа заведён отдельно от приказов, иначе свидетельства растворятся в общем потоке и найти их по фильтру за прошлый год не получится.»

Стоимость перевода выдачи свидетельств в электронный вид

Отдельного тарифа на выпуск свидетельств нет: они становятся ещё одним типом документа внутри КЭДО, поэтому стоимость определяется тарифом на сотрудника и составом функций — шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив.

Итоговая сумма зависит от численности, набора функций и того, нужны ли кастомные шаблоны под ваши бланки свидетельств: актуальные условия по каждому тарифу собраны на странице тарифов Добыто КЭДО. Переход между тарифами возможен в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Считать бюджет удобнее в сравнении с ценой необучения: замена уволившегося сотрудника обходится в 6-9 месячных окладов, тогда как годовое обучение линейного сотрудника — около 22,8 тысячи рублей. При окладе 60 000 рублей это разница в 16-24 раза.

Выводы

Положение о выдаче свидетельств работает только тогда, когда в нём разведены три контура обучения и для каждого назван свой документ: протокол в обязательном контуре, внешние удостоверение и диплом в дополнительном профессиональном образовании, внутреннее свидетельство или сертификат в корпоративных программах. Наименование документа, критерий прохождения, порядок нумерации и срок хранения — четыре точки, где чаще всего теряется юридическая чистота. Приложения с формой бланка, журналом и перечнем программ обновляются чаще самого текста, поэтому выносить их из тела положения выгоднее сразу.

Мы в Добыто ведём кадровые ЛНА и документы об обучении в одном контуре: положение уходит на ознакомление маршрутом, свидетельства выпускаются по шаблону с автозаполнением по карточке сотрудника и попадают в электронный архив с отдельным типом документа, откуда их можно поднять по фильтру за любой год.

Частые вопросы

Можно ли начинать нумерацию свидетельств заново с 1 января

Можно, если это прямо записано в положении. Обнуление в начале календарного года удобно для номенклатуры дел: дело журнала закрывается вместе с годом. Условие одно — в номере должен присутствовать год, иначе через два-три года вы получите несколько документов с одинаковым номером и не сможете идентифицировать их при выдаче дубликата.

Можно ли выдать свидетельство исполнителю по договору ГПХ или самозанятому

Юридически ничто не мешает выдать документ о прохождении курса любому физическому лицу, но это не обучение в смысле статьи 196 ТК РФ, и на исполнителя не распространяются гарантии статьи 187 ТК РФ — сохранение места работы и среднего заработка. Требования к обязательному обучению по охране труда тоже адресованы работникам по трудовому договору. Если такие случаи в компании есть, вынесите их в отдельный пункт положения и назовите документ иначе, чем документ для работников.

Что писать в свидетельстве, если курс асинхронный и точного количества часов нет

Указывайте плановый объём программы, который зафиксирован в учебном плане или в карточке курса в LMS, а фактические даты берите из системы: дата первого входа и дата успешного прохождения теста. В графе формы обучения пишите «дистанционная асинхронная». Округлять объём до удобного числа не стоит: при споре сверяться будут именно с учебным планом.

Нужно ли брать у работника отдельное согласие на обработку данных для журнала свидетельств

Если журнал ведётся в рамках трудовых отношений и содержит фамилию, должность, программу и результат, отдельное согласие обычно не требуется: данные обрабатываются для исполнения обязанностей работодателя. Согласие понадобится, когда сведения передаются третьим лицам — внешней обучающей платформе, головной компании группы или заказчику по требованию контракта. Такую передачу описывайте отдельным пунктом с указанием получателя и объёма данных.

Можно ли выдавать свидетельства только в электронном виде

Да, если в компании введён кадровый электронный документооборот по статье 22.2 ТК РФ, а вид подписи для этого типа документа определён в соответствующем ЛНА. Свидетельство не входит в перечень документов, для которых закон требует бумажную форму, поэтому его допустимо и создавать, и хранить электронно. Отдельно предусмотрите в положении выдачу бумажной копии по заявлению работника: она нужна, например, для предъявления новому работодателю.

Что делать, если работник потерял свидетельство

Выдать дубликат на основании письменного заявления. В положении зафиксируйте три вещи: срок выдачи дубликата в рабочих днях, отметку «Дубликат» на бланке и запись в журнале со ссылкой на номер первичного документа. Новый номер дубликату не присваивается — иначе статистика по программе задваивается.

Обязана ли компания выдать свидетельство при увольнении

Обязательный перечень документов при увольнении установлен статьёй 84.1 ТК РФ, и внутреннего свидетельства в нём нет. Но работник вправе запросить копии документов, связанных с работой, по статье 62 ТК РФ, а копия свидетельства к таким документам относится: её выдают в течение трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления. Проще заранее описать этот порядок в положении, чем разбирать каждый случай отдельно.