Налогообложение выплат по ученическому договору строится на разделении трёх сумм: стипендии, оплаты работы на практических занятиях и платы образовательной организации за само обучение. Стипендия по статье 204 ТК РФ облагается НДФЛ в общем порядке и не облагается страховыми взносами: предметом ученического договора не является ни трудовая функция, ни работы и услуги по договору ГПХ, поэтому объекта обложения по статье 420 НК РФ не возникает. С 1 января 2026 года стипендия не может быть ниже МРОТ — 27 093 рубля в месяц. Главное различие для учёта — статус ученика: стипендию работника компания относит на расходы сразу, а стипендию соискателя разрешено списать не раньше, чем он принят в штат по трудовому договору.
Разберём, какой датой возникает доход по стипендии и почему её нельзя закрывать последним днём месяца, каким кодом она попадает в справку о доходах и что показывать в РСВ и персонифицированных сведениях. Покажем признаки, по которым инспекция переквалифицирует ученический договор и доначисляет взносы, и как считается возврат стипендии при досрочном увольнении. Таблица налоговых последствий по видам выплат, сроки уплаты НДФЛ в 2026 году, чек-лист подтверждающих документов и тарифы на перевод кадровых документов в электронный вид — во второй половине статьи.
Какие выплаты возникают по ученическому договору и чем они различаются в учёте
Ученический договор регулируется главой 32 ТК РФ, статьями 198-208. Работодатель заключает его либо с лицом, ищущим работу, либо с собственным работником — на получение образования с отрывом или без отрыва от работы. Статья 199 требует зафиксировать в договоре конкретную квалификацию, срок ученичества, обязанность ученика отработать по трудовому договору в течение согласованного срока и размер оплаты в период ученичества. Без этих условий договор теряет смысл и для трудового спора, и для налоговой проверки.
Денежных потоков в этой конструкции обычно три, и у каждого свой налоговый режим. Стипендия по статье 204 ТК РФ выплачивается ежемесячно и не может быть ниже МРОТ, который с 1 января 2026 года составляет 27 093 рубля. Работа, которую ученик выполняет на практических занятиях, оплачивается отдельно по расценкам, установленным договором. Плата за обучение перечисляется образовательной организации, если компания привлекает внешний учебный центр, а не учит своими силами.
Отдельно стоит держать статью 187 ТК РФ: когда работодатель направляет действующего работника на повышение квалификации с отрывом от работы, за ним сохраняется место и средний заработок. Средний заработок — это гарантия в рамках трудовых отношений, а не стипендия, и налоговый режим у него другой.
Сводная картина по видам выплат выглядит так.
| Выплата | НДФЛ | Страховые взносы | Расходы по налогу на прибыль |
|---|---|---|---|
| Стипендия ученику, который состоит в штате | Облагается | Не облагается | Признаются в периоде начисления |
| Стипендия соискателю, который не работает в компании | Облагается | Не облагается | Только после приёма в штат, подпункт 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ |
| Оплата работы на практических занятиях | Облагается | Не облагается | Признаются по тем же правилам, что и стипендия |
| Плата образовательной организации с лицензией за обучение | Не облагается, пункт 21 статьи 217 НК РФ | Не облагается, подпункт 12 пункта 1 статьи 422 НК РФ | Подпункт 23 пункта 1 статьи 264 НК РФ |
| Средний заработок за время обучения с отрывом от работы, статья 187 ТК РФ | Облагается | Облагается | Расходы на оплату труда, статья 255 НК РФ |
Из таблицы видно, где проходит настоящая граница: она не между работником и соискателем, а между выплатой в рамках трудовых отношений и выплатой в рамках ученичества. Как только выплата привязывается к трудовой функции, она возвращается в базу по взносам целиком.
Факт: годовое обучение линейного сотрудника обходится компании в среднем в 22 845 рублей, обучение топ-менеджера — в 55 442 рубля. Разница в бюджете на одного человека — 2,4 раза.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Ученический договор часто заводят ради экономии на взносах, а считать нужно всю экономику обучения целиком. Годовое обучение линейного сотрудника стоит около 22 845 рублей, а его замена после увольнения — от 6 до 9 месячных окладов. Прежде чем спорить с инспекцией о взносах со стипендии, посчитайте, во сколько компании обходится сам факт незакрытой вакансии: цифра обычно оказывается на порядок выше.»
НДФЛ со стипендии: дата дохода, ставка и сроки уплаты в 2026 году
Освобождение по пункту 11 статьи 217 НК РФ на стипендию по ученическому договору не распространяется: там речь о стипендиях учащихся, которые выплачивают образовательные организации, а не работодатель. Позиция Минфина в письме от 13.11.2020 № 03-04-06/99393 однозначна — стипендии по ученическим договорам облагаются НДФЛ в общем порядке независимо от того, работает ученик в компании или только собирается устроиться.
Дата фактического получения дохода определяется по подпункту 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ — день выплаты денег. Правило пункта 2 статьи 223 о последнем дне месяца работает только для оплаты труда, а стипендия оплатой труда не является. Практический вывод: налог удерживается при каждой выплате, включая выплату за первую половину месяца, и попадает в тот расчётный период, в котором деньги фактически ушли ученику.
Ставка определяется по общим правилам основной налоговой базы: 13% до 2,4 млн рублей совокупного дохода за год и далее по прогрессивной шкале. Для нерезидентов действует ставка 30%, и стандартные вычеты к их доходам не применяются. Действующие ставки и порядок расчёта налога опубликованы в разделе о налоге на доходы физических лиц на сайте ФНС, там же перечислены основания для вычетов.
В справке о доходах стипендия отражается по коду 4800 «Иные доходы»: отдельного кода для выплат по ученическому договору в перечне ФНС нет. В расчёте 6-НДФЛ сумма попадает в поле 110 раздела 2, исчисленный и удержанный налог — в поля 140 и 160.
Как закрыть НДФЛ по стипендии за месяц: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите дату каждой выплаты по договору. Именно она, а не последний день месяца, формирует дату дохода.
- Шаг 2. Проверьте налоговый статус ученика на дату выплаты: резидент или нерезидент. От этого зависит ставка и право на вычеты.
- Шаг 3. Примените вычеты, если ученик подал заявление и подтверждающие документы. Налоговый агент, который выплачивает доход, вправе их предоставить.
- Шаг 4. Удержите налог в день выплаты и отнесите сумму к нужному расчётному периоду: с 1 по 22 число или с 23 числа по последний день месяца.
- Шаг 5. Подайте уведомление об исчисленных суммах: до 25 числа по первому периоду и до 3 числа следующего месяца по второму. За период с 23 по 31 декабря уведомление подаётся в последний рабочий день года.
- Шаг 6. Перечислите налог: до 28 числа по первому периоду, до 5 числа следующего месяца по второму, по декабрьскому периоду — в последний рабочий день года.
Если срок выпадает на выходной или праздник, он переносится на ближайший рабочий день. В практике Добыто разрыв между кадровым документом и расчётом чаще всего возникает именно здесь: договор подписан одной датой, приказ проведён другой, а выплата ушла третьей, и период для уведомления определяют по приказу вместо платёжного документа.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Страховые взносы: почему их нет и что показывать в отчётности
Объект обложения взносами описан в статье 420 НК РФ: это выплаты в рамках трудовых отношений и по договорам ГПХ на выполнение работ и оказание услуг. Ученический договор не относится ни к первому, ни ко второму: его предмет — получение квалификации. Минфин подтверждает это в письмах от 21.06.2019 № 03-15-06/45624 и от 13.11.2020 № 03-04-06/99393. Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве по 125-ФЗ на стипендию тоже не начисляются — база там строится по той же логике.
Оплата работы, выполненной учеником на практических занятиях, взносами не облагается по тому же основанию, но НДФЛ с неё удерживается: для ученика это доход, просто не стипендия. Разделять эти две суммы в расчётном документе полезно и для проверки, и для спора: они по-разному обосновываются.
На проектах Добыто ученические договоры чаще всего заводят под массовый набор в рознице и на производстве: группа учеников выходит одной волной, и раздельный учёт часов обучения и часов практики приходится настраивать до старта, а не по итогам первого месяца.
В отчётности логика простая. Раз выплата не является объектом обложения, она не попадает ни в базу, ни в строки РСВ. Соискателя, с которым заключён только ученический договор, не показывают в персонифицированных сведениях о физических лицах: он не работник и не исполнитель по ГПХ. Работник, который параллельно учится, в отчётность попадает по своему трудовому договору, но сумма стипендии в базу по взносам не включается.
Соберите ученический договор с условиями выплат под свою ситуацию
Полезно знать: у компаний с выстроенным корпоративным обучением норма составляет 40 часов на сотрудника в год, а расходы на обучение держатся около 1,3% ФОТ. Это ориентир, с которым удобно сверять годовой бюджет статьи расходов на персонал.
Налог на прибыль и УСН: когда стипендию можно списать в расходы
Со стипендией работника вопросов почти нет: обучение проводится в интересах компании, расход экономически обоснован и подтверждён договором, программой и приказом. Со стипендией соискателя ситуация другая. Пока человек учится, он не состоит в трудовых отношениях, поэтому к расходам на оплату труда его стипендия не относится. Минфин в письмах от 03.07.2014 № 03-03-06/1/32275 и от 26.03.2015 № 03-03-06/1/16621 разрешает учесть такие суммы как прочие расходы, связанные с производством и реализацией, но только если ученик по окончании обучения принят в штат.
Ученик, который не вышел на работу, превращает стипендию в неучитываемый расход: экономического обоснования у затрат на постороннее физическое лицо инспекция не видит. Отсюда практическое правило для бухгалтерии — держать в договоре срок, в который выпускник обязан заключить трудовой договор, и отслеживать факт оформления, а не только факт обучения.
На УСН с объектом «доходы минус расходы» перечень затрат из статьи 346.16 НК РФ закрытый. Подпункт 33 пункта 1 позволяет учесть подготовку и переподготовку кадров, состоящих в штате налогоплательщика. Стипендия соискателю под эту формулировку не подпадает, и заменить её другим подпунктом не получится. Компаниям на упрощёнке имеет смысл считать налоговый эффект ученических договоров с соискателями отдельно: экономия на взносах есть, а расхода в базе нет.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем в ученический договор с соискателем контрольную точку: дата окончания обучения и дата, к которой должен быть подписан трудовой договор. Без этой связки бухгалтерия получает висящий расход, который потом нечем закрыть перед проверяющими. Проверьте по своим договорам, есть ли там срок заключения трудового договора после обучения — если условия нет, расход по стипендии придётся снимать.»
Плата за само обучение: где освобождение работает, а где нет
Пункт 21 статьи 217 НК РФ освобождает от НДФЛ суммы платы за обучение по основным и дополнительным образовательным программам в российских организациях, ведущих образовательную деятельность на основании лицензии. Подпункт 12 пункта 1 статьи 422 НК РФ выводит те же суммы из базы по страховым взносам. Освобождение работает, когда компания перечисляет деньги напрямую образовательной организации по договору с ней.
Компенсация работнику его собственных затрат на обучение под формулировку пункта 21 статьи 217 НК РФ не подходит: там речь именно о плате за обучение, а не о возмещении расходов физического лица. Это два разных основания, и налоговые последствия у них разные, хотя деньги в обоих случаях уходят на одну и ту же учёбу.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проверьте по договору с учебным центром три вещи: номер лицензии на образовательную деятельность, вид программы и то, кто указан заказчиком и плательщиком. Договор, где заказчиком выступает сам работник, а компания просто переводит ему деньги, освобождение не даёт.
Когда ученический договор не даёт экономии: признаки переквалификации
Инспекции знают конструкцию «ученический договор вместо испытательного срока» и проверяют её адресно. Показательный пример — постановление Арбитражного суда Уральского округа от 21.09.2023 № Ф09-5609/23, где спор шёл о доначислении взносов по выплатам, оформленным как стипендии. Логика проверяющих строится не на форме документа, а на фактических обстоятельствах: чему учили, кто учил, по какой программе и чем подтверждается результат.
| Что видит проверяющий | Как это трактуется | Чем закрывается |
|---|---|---|
| Срок ученичества совпадает с испытательным сроком | Подмена трудовых отношений | Срок ученичества обоснован программой и объёмом часов |
| Ученик работает по общему графику наравне с персоналом | Выполнение трудовой функции | Раздельный учёт часов обучения и часов практических занятий |
| Размер стипендии зависит от выработки | Скрытая сдельная оплата труда | Фиксированная стипендия и отдельные расценки за практические занятия |
| Нет программы обучения и итоговой проверки знаний | Обучения фактически не было | Программа, журнал учёта обучения, протокол проверки знаний |
| В договоре не указана конкретная квалификация | Договор не соответствует статье 199 ТК РФ | Квалификация названа так же, как в программе и в приказе |
Цена ошибки считается не по одной стипендии, а по всей группе учеников за проверяемый период. При переквалификации доначисляются взносы по всем выплатам, пени по статье 75 НК РФ и штраф по статье 122 НК РФ — 20% от неуплаченной суммы, а при доказанном умысле 40%. Отдельно работает трудовая линия: если государственная инспекция труда увидит подмену трудового договора, применяется часть 4 статьи 5.27 КоАП РФ со штрафом на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей.
Когда ученический договор не нужен
Обязательное обучение, которое работодатель проводит в силу закона, ученическим договором не оформляется. Обучение по охране труда, первой помощи, пожарной безопасности проводится за счёт работодателя в рабочее время, и за работником сохраняется место работы и средний заработок. Заменять эту гарантию стипендией нельзя, а попытка сэкономить на взносах в такой ситуации создаёт нарушение сразу по двум направлениям — трудовому и налоговому.
Не даёт эффекта ученический договор и там, где обучение занимает несколько часов: инструктаж, короткий внутренний курс, разбор регламента. Административные затраты на программу, приказ, журнал и проверку знаний перекроют экономию, а обоснование срока ученичества будет слабым.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Работодатели сворачивают обучение из страха, что человек уйдёт к конкуренту сразу после курса. На практике это приводит к другому: штат остаётся некомпетентным, руководитель делает работу за подчинённых, а компания не растёт. Риск ухода закрывается условием об отработке в ученическом договоре и сроком, а не отказом от обучения.»
Возврат стипендии при досрочном увольнении: что с налогами и удержаниями
Статья 207 ТК РФ обязывает ученика вернуть полученную стипендию и возместить другие расходы работодателя, если он без уважительных причин не выполнил обязательства по договору: не приступил к работе или уволился раньше срока. Для работника, обученного по соглашению об отработке, работает статья 249 ТК РФ — затраты возмещаются пропорционально фактически не отработанному времени, если иное не установлено договором.
Размер удержания ограничен дважды. По статье 248 ТК РФ работодатель вправе взыскать по своему приказу сумму в пределах среднего месячного заработка и только в течение месяца со дня установления размера ущерба, дальше остаётся суд. По статье 138 ТК РФ общий размер удержаний из одной выплаты не может превышать 20%. Всё, что не укладывается в эти рамки, оформляется соглашением о добровольном возмещении или иском.
Сумма, которую бывший ученик вернул, отражается во внереализационных доходах: расход компания ранее признала, значит возмещение увеличивает базу. В договоре стоит прямо указать, что именно возмещается — начисленная стипендия или сумма, фактически полученная на руки после удержания НДФЛ. Без этой формулировки размер долга придётся доказывать в суде, и спор пойдёт не о праве на возмещение, а об арифметике.
Внимание: замена уволившегося сотрудника обходится компании в 6-9 месячных окладов. При окладе 60 000 рублей это 360 000-540 000 рублей против 22 845 рублей годового обучения — разница в 16-24 раза.
Документы, без которых расход по ученическому договору не подтверждается
Проверьте комплект до первой выплаты, а не в момент запроса пояснений. В него входят: ученический договор со всеми условиями статьи 199 ТК РФ, программа обучения с объёмом часов, приказ о зачислении на обучение, журнал учёта обучения или табель, документ об итоговой проверке знаний, расчётные и платёжные документы по стипендии, а для соискателя — трудовой договор, заключённый после обучения. Если обучение внешнее, добавляются договор с образовательной организацией, копия лицензии и акт об оказанных услугах.
Бумажный комплект по группе учеников разрастается быстро: на каждого приходится от пяти документов, и часть из них требует подписи ученика. В КЭДО Добыто ученический договор, приказ и лист ознакомления с программой подписываются электронной подписью и хранятся одним делом, поэтому выгрузка по запросу инспекции собирается из системы, а не из папок.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В споре о расходах на обучение выигрывает не тот, у кого красивее договор, а тот, у кого сохранилась вся цепочка: заявка, приказ, программа, журнал, протокол проверки знаний, платёжные документы. Соберите эти документы по каждому ученику одним комплектом и сверьте даты между собой — расхождение дат приказа и договора инспекция читает как признак того, что обучения не было.»
Шаблоны для оформления обучения и подтверждения расходов
Комплект закрывает документальную сторону вопроса: начните с положения об обучении персонала, оно задаёт правила для всех остальных документов.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение об обучении персонала | Скачать |
| Соглашение об обучении с условием отработки | Скачать |
| Заявка на обучение сотрудников | Скачать |
| Журнал учёта обучения персонала | Скачать |
| Бюджет обучения на год | Скачать |
Стоимость перевода документов по ученичеству в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора подписей и того, нужна ли интеграция с 1С:ЗУП. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не оплачиваются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и API — в «Корпорацию». Условия по каждому тарифу и порядок перехода между ними указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Выплаты по ученическому договору живут по двум разным режимам: стипендия и оплата практических занятий облагаются НДФЛ, но остаются вне базы по страховым взносам, а плата лицензированной образовательной организации освобождена и от налога, и от взносов. Дата дохода по стипендии — день выплаты, код в справке — 4800, а право списать стипендию соискателя в расходы появляется только после того, как он принят в штат. Экономия на взносах превращается в доначисление, когда за договором нет программы, часов и проверки знаний.
Сервис КЭДО Добыто закрывает документальную часть этой конструкции: ученический договор, приказ, программа и лист ознакомления подписываются электронной подписью и хранятся так, что выгрузка по запросу проверяющих собирается за минуты. Кадровая и бухгалтерская стороны работают с одним комплектом, и даты в документах перестают расходиться.
Частые вопросы
Стипендия ниже МРОТ допустима, если ученик занят неполный день?
Статья 204 ТК РФ привязывает минимальный размер стипендии к МРОТ, установленному федеральным законом, и не содержит оговорки о пропорциональном снижении. С 1 января 2026 года это 27 093 рубля в месяц. Если в договоре указана меньшая сумма, условие применяться не будет, а разницу придётся доплатить — при проверке это читается как нарушение оплаты ученичества.
Какая ставка НДФЛ применяется к стипендии нерезидента?
Для налоговых нерезидентов действует ставка 30%, стандартные и социальные вычеты к их доходам не применяются. Статус проверяется на каждую дату выплаты по числу дней пребывания в России за 12 следующих подряд месяцев. Если статус в течение года изменился, налог пересчитывается, и в справке о доходах сумма всё равно отражается по коду 4800.
Нужно ли подавать ЕФС-1 и вести трудовую книжку на ученика-соискателя?
Ученический договор с лицом, ищущим работу, не является кадровым мероприятием: сведения о трудовой деятельности по нему не формируются, трудовая книжка не заводится и подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не подаётся. Отчётность появляется с даты приёма на работу по трудовому договору, который заключается уже после обучения.
Как удержать НДФЛ, если стипендия выплачена сразу за несколько месяцев вперёд?
Доход возникает на дату выплаты по подпункту 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ, поэтому налог исчисляется и удерживается со всей перечисленной суммы в день выплаты, а не помесячно. Сумма относится к тому расчётному периоду, в который попала дата платежа: с 1 по 22 число или с 23 числа по последний день месяца. Дробить такой платёж по будущим месяцам для целей НДФЛ оснований нет.
Что делать с расходами, если выпускник уволился через месяц после приёма в штат?
Признанные ранее расходы не сторнируются: на дату признания условие о приёме в штат было выполнено. Суммы, которые бывший работник возместил по статьям 207 или 249 ТК РФ, включаются во внереализационные доходы. Если возмещение взыскать не удалось, задолженность списывается по общим правилам работы с безнадёжным долгом.
На каком счёте вести расчёты по стипендии?
Расчёты с учеником, который состоит в штате, ведутся на счёте 70, а с соискателем, не являющимся работником, — на счёте 76 как с прочим контрагентом. Разделение важно не только для отчётности: оно сразу показывает аудитору и инспектору, что компания не смешивает выплаты в рамках трудовых отношений и выплаты по ученическому договору.
