Акт обучения персонала — документ, которым работодатель фиксирует факт проведённого обучения там, где нормативной формы не установлено. Обязательное обучение по охране труда актом не закрывается: по итогам проверки знания требований охраны труда комиссия работодателя составляет протокол, а сведения о работнике попадают в реестр обученных лиц. Порядок обучения утверждён постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464. Акт остаётся рабочим документом в трёх других ситуациях: приёмка услуг внешнего учебного центра, подтверждение внутреннего обучения без нормативной программы, фиксация отказа или неявки работника. Различие, от которого зависит комплект документов, лежит в правовых последствиях: протокол даёт допуск к работе и снимает основание для отстранения по статье 76 ТК РФ, акт подтверждает только сам факт события и расходы на него.
Разберём реквизиты, без которых акт не работает ни для ГИТ, ни для налоговой, и формулировки, из-за которых расходы на обучение снимают при проверке. Покажем, чем подтверждать асинхронный онлайн-курс, где нет ведомости присутствия и живого преподавателя, и как акт соотносится с приказом, журналом учёта и отчётом наставника. Сценарная таблица по видам обучения, разбор различий между сертификатом и удостоверением, порядок перевода актов и протоколов в электронный вид, стоимость подключения на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Акт обучения персонала: какие документы так называют
Единой формы акта обучения нет ни в Трудовом кодексе, ни в подзаконных актах по охране труда. Термином «акт обучения персонала» кадровики называют три разных документа, и путаница между ними и создаёт основную часть проблем на проверке.
- Акт оказанных услуг. Двусторонний документ между работодателем и учебным центром. Он закрывает договор, подтверждает объём и стоимость услуги и служит первичным учётным документом по статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Кадровая служба его согласует, но хранится он у бухгалтерии.
- Акт о проведении внутреннего обучения. Односторонний документ работодателя. Его составляют, когда обучение провели своими силами по корпоративной программе, для которой норматив не устанавливает ни формы проверки знаний, ни протокола: адаптационный курс, продуктовый тренинг, разбор нового регламента, обучение работе в новой системе.
- Акт об отказе или неявке. Фиксирует, что работник не явился на обязательное обучение или отказался от его прохождения. Этот акт становится основанием для отстранения от работы и для дисциплинарной процедуры.
Проверить, какой из трёх документов вам нужен, можно по одному вопросу: есть ли для этой программы обязательное требование нормативного акта. Если да, ведущим документом будет протокол или документ о квалификации, а акт при этом либо закрывает деньги, либо фиксирует срыв процедуры.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Формулировка в шапке документа определяет, кто и что с ним будет делать дальше. Если вы называете актом внутренний документ о проведённом тренинге, добавьте в него отсылку к положению об обучении персонала и к приказу, которым обучение назначалось. Тогда акт читается как звено процедуры, а не как разовая бумага, придуманная под конкретную ситуацию.»
Протокол проверки знаний: когда акт его не заменит
Протокол проверки знания требований охраны труда составляет комиссия работодателя. Состав комиссии — не менее трёх человек: председатель, при необходимости заместитель председателя и члены комиссии, все прошедшие обучение по охране труда. Комиссия назначается приказом, и без этого приказа протокол теряет силу: подписи в нём ставят люди, полномочия которых ничем не подтверждены.
В протоколе фиксируется результат по каждому работнику отдельно, а не общий итог по группе. Обязательные сведения: наименование работодателя, дата и номер протокола, фамилия, имя, отчество и должность работника, наименование программы обучения, результат проверки знания, подписи председателя и членов комиссии. Работник, показавший неудовлетворительный результат, проходит повторную проверку не позднее 30 календарных дней и до этого момента к работе не допускается.
Сведения о проверке знаний вносятся в реестр обученных лиц, который ведёт Минтруд. Работодатель регистрирует данные через личный кабинет в единой общероссийской справочно-информационной системе по охране труда, где размещены и сами реестры, и разъяснения по процедурам обучения. Запись в реестре инспектор ГИТ проверяет быстрее, чем бумажные папки, поэтому расхождение между протоколом и реестром обнаруживается сразу.
Внимание: допуск работника к работе без обучения и проверки знания требований охраны труда — это штраф по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ: от 15 000 до 25 000 рублей на должностное лицо и от 110 000 до 130 000 рублей на организацию. Штраф считается по каждому работнику, а не по факту нарушения в целом.
Соберите протокол проверки знаний под свою комиссию
Акт и протокол: сравнение по признакам, которые влияют на проверку
Два документа различаются не оформлением, а тем, какие последствия они создают. Ниже сведены признаки, которые чаще всего выясняются уже во время проверки.
| Признак | Акт о проведении обучения | Протокол проверки знаний |
|---|---|---|
| Основание формы | Нормативной формы нет, реквизиты берутся из статьи 9 402-ФЗ и ЛНА компании | Порядок обучения, утверждённый постановлением Правительства РФ № 2464 |
| Что фиксирует | Факт проведения обучения, объём и приёмку услуги | Результат проверки знания по каждому работнику |
| Кто подписывает | Ответственный за обучение, руководитель подразделения, представитель исполнителя | Председатель и члены комиссии, назначенной приказом, не менее 3 человек |
| Правовое последствие | Подтверждает расход и факт события | Даёт допуск к работе, снимает основание для отстранения по статье 76 ТК РФ |
| Куда идут сведения | Бухгалтерия, журнал учёта обучения, отчёт по обучению для руководства | Реестр обученных лиц в системе Минтруда |
| Отрицательный результат | В акте не отражается: акт не оценивает знания | Повторная проверка не позднее 30 календарных дней, до неё работник к работе не допускается |
| Что запросит инспектор | Как дополнение к приказу и программе | В первую очередь, вместе с приказом о комиссии |
Из таблицы следует практическое правило комплектности: акт живёт рядом с договором и приказом, протокол — рядом с приказом о комиссии и записью в реестре. Комплект, в котором есть акт и нет протокола, закрывает бухгалтерию и не закрывает охрану труда.
Какой документ закрывает обучение в вашей ситуации
Потребность в обучении в компании запускают конкретные события: приём, перевод, выдача допуска к оборудованию, инцидент, изменение технологии. От того, есть ли для этого события норматив, зависит и программа, и документ на выходе.
| Ситуация | Основной документ | Нужен ли акт |
|---|---|---|
| Обучение по охране труда своими силами | Протокол проверки знаний, запись в реестре обученных лиц | Нет |
| Обучение по охране труда в учебном центре | Протокол учебной организации, сведения в реестре | Да, акт оказанных услуг для бухгалтерии |
| Первая помощь и применение СИЗ | Протокол проверки знаний по соответствующей программе | Только при внешнем обучении |
| Экологическая безопасность, статья 73 Федерального закона № 7-ФЗ | Удостоверение о повышении квалификации или диплом о профпереподготовке | Да, акт оказанных услуг |
| Обращение с отходами I-IV классов опасности, статья 15 Федерального закона № 89-ФЗ | Документ о квалификации по программе профобучения или ДПО | Да, акт оказанных услуг |
| Внутренний тренинг, адаптация, разбор регламента | Приказ о проведении обучения и программа | Да, акт о проведении обучения и запись в журнале учёта |
| Асинхронный онлайн-курс на платформе | Отчёт системы дистанционного обучения с результатами теста | Да, акт составляется по выгрузке из системы |
| Наставничество, статья 351.8 ТК РФ | Дополнительное соглашение о содержании, сроках, форме наставничества и доплате, приказ о назначении наставника | Нет, результат фиксируется отчётом наставника |
Строки с обязательными программами объединяет одно: там, где норматив требует проверки знания или квалификации, акт остаётся вспомогательным документом и никогда не становится основным.
Синхронный и асинхронный формат: чем подтверждать факт обучения
Синхронное обучение идёт в реальном времени: очное занятие, вебинар, тренинг с преподавателем. Факт подтверждается ведомостью присутствия или списком участников с подписями, а если занятие проходило онлайн — выгрузкой из платформы вебинара. Асинхронное обучение работник проходит сам в удобное время: записанные курсы, электронные модули, тесты. Ведомости здесь нет, поэтому акт составляется по данным системы дистанционного обучения: кто зашёл, сколько модулей завершил, какой балл набрал в итоговом тесте.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Смешанный формат, где вводный модуль записан, а практика идёт очно, требует обоих подтверждений в одном акте. По модели 70-20-10 документально фиксируются в основном те 10 процентов, что приходятся на формальные курсы, ещё 20 процентов закрываются документами по наставничеству, а 70 процентов практики отражаются в индивидуальном плане развития, а не в акте.
Полезно знать: перечень работников, которых обучают оказанию первой помощи, формируется по подпунктам «а» — «ж» пункта 33 Порядка обучения № 2464. Достаточно срабатывания одного условия, а подпункт «ж» позволяет включить в перечень любого работника по решению работодателя.
Как оформить акт о проведении обучения
Акт начинается не с текста, а с проверки оснований. Прежде чем садиться за документ, соберите: приказ или распоряжение о проведении обучения, программу с темами и количеством часов, список работников с должностями, данные о том, кто проводил занятие, и результаты итогового контроля, если он был. Без приказа акт превращается в справку о том, что кто-то что-то рассказал.
Как оформить акт обучения персонала: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, не относится ли программа к обязательным. Если обучение попадает под Порядок № 2464 или под требования отраслевого закона, готовьте протокол или получайте документ о квалификации, а акт используйте только для приёмки услуги.
- Шаг 2. Внесите семь обязательных реквизитов первичного документа по статье 9 402-ФЗ: наименование документа, дату составления, наименование организации, содержание факта хозяйственной жизни, измеритель, должности ответственных лиц и их подписи с расшифровкой.
- Шаг 3. Опишите содержание конкретно: тема программы, даты и часы, формат, фамилии и должности участников, кто проводил обучение. Формулировка «проведено обучение персонала» без темы и списка людей не подтверждает ни расход, ни выполнение обязанности работодателя.
- Шаг 4. Добавьте результат контроля знаний, если он проводился: форма контроля, проходной балл, результат по каждому работнику. Для асинхронного курса перенесите данные из выгрузки платформы и укажите её название.
- Шаг 5. Соберите подписи: ответственный за обучение, руководитель подразделения, представитель исполнителя при внешнем обучении. Утверждение руководителем организации обязательно, если этого требует ваше положение об обучении персонала.
- Шаг 6. Зарегистрируйте акт в журнале учёта обучения и приложите к нему программу и список участников. Разрозненные документы без регистрации при проверке восстанавливаются дольше, чем составляются заново.
В практике Добыто заявка на обучение, приказ и акт связываются в одну цепочку внутри системы: из карточки акта видно, каким приказом назначалось обучение и по какой заявке оно попало в план. Такая связка заменяет ручную сверку папок при подготовке к проверке.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Журнал учёта обучения персонала снимает большую часть вопросов на проверке, потому что показывает систему, а не разовые документы. Мы ведём его так, чтобы по каждой строке можно было выйти на приказ, программу и подписанный акт или протокол. Заведите журнал до того, как накопится первая сотня документов: сводить их задним числом дороже, чем вести с самого начала.»
Образцы документов для оформления обучения сотрудников
Комплект собран под внутреннее обучение и проверку знаний, начать удобнее с положения об обучении: остальные документы ссылаются на него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение об обучении персонала | Скачать |
| Заявка на обучение сотрудников | Скачать |
| Протокол аттестационной комиссии | Скачать |
| Тест проверки знаний после обучения | Скачать |
| Журнал учёта обучения персонала | Скачать |
| Соглашение об обучении с условием отработки | Скачать |
Сертификат, удостоверение, диплом: что подтверждает квалификацию
Документы о квалификации перечислены в статье 60 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»: удостоверение о повышении квалификации и диплом о профессиональной переподготовке. Выдавать их вправе только организация, ведущая образовательную деятельность на основании лицензии. Сертификат в этом перечне отсутствует: он подтверждает участие в мероприятии и выдаётся кем угодно, включая вендора программного обеспечения и внутренний корпоративный университет.
Практическое следствие для кадровика: сертификатом нельзя закрыть требование норматива о наличии подготовки. Для экологической безопасности по статье 73 Федерального закона от 10.01.2002 № 7-ФЗ «Об охране окружающей среды» подготовку должны иметь руководители организаций и специалисты, ответственные за принятие решений при деятельности, которая оказывает или может оказать негативное воздействие на окружающую среду. Подтверждается она удостоверением или дипломом, а не сертификатом участника семинара. Проверить статус учебного центра можно по лицензии на образовательную деятельность до заключения договора, а не после того, как расходы уже понесены.
Внутри корпоративного университета сертификат остаётся полезным инструментом мотивации и удобно ложится в матрицу компетенций подразделения. Юридической силы документа о квалификации он от этого не приобретает.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Перед оплатой внешнего обучения запрашивайте у центра не только коммерческое предложение, но и реквизиты лицензии с указанием программы. Расходы на обучение принимаются, когда услугу оказала образовательная организация с лицензией, а работник состоит с вами в трудовых отношениях. Если у центра лицензии нет, документ на выходе будет сертификатом, и закрыть им требование норматива не получится.»
Ошибки в оформлении и цена ошибки
Самая частая ошибка — подмена протокола актом при обязательном обучении. Логика простая: обучение провели, люди присутствовали, акт подписали. Инспектор смотрит на другое: назначена ли комиссия приказом, есть ли протокол по каждому работнику, внесены ли сведения в реестр. Цена такой подмены складывается из штрафа от 110 000 до 130 000 рублей на организацию по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ, необходимости отстранить работников до повторной проверки и оплаты повторного обучения.
Вторая ошибка обходится дешевле, но встречается чаще: акт без конкретики. Документ, в котором указано «проведено обучение сотрудников отдела продаж», не позволяет ни соотнести обучение с приказом, ни подтвердить расход. Налоговая снимает такие затраты, а ГИТ не принимает их как доказательство выполнения обязанности по обучению.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Третья ошибка — расхождение между актом учебного центра и реестром обученных лиц. Центр закрывает услугу актом, а сведения в реестр не вносит либо вносит с ошибкой в СНИЛС. Формально услуга оказана, фактически допуска у работника нет. Проверять запись в реестре нужно самому, до того как работник выйдет на объект.
Лайфхак: удержать затраты на обучение при увольнении можно, если обучение не было обязательным по закону и в трудовом договоре или соглашении есть письменное условие об отработке. Основания — статьи 207 и 249 ТК РФ, сумма считается пропорционально неотработанному времени.
Когда акт не нужен
Акт избыточен в трёх случаях. Первый — обязательное обучение с протоколом: протокол уже фиксирует и факт, и результат, а дублирующий акт создаёт риск расхождения дат. Второй — обучение, оплаченное работником самостоятельно вне производственной необходимости: работодатель не принимает услугу и не несёт расход. Третий — наставничество по статье 351.8 ТК РФ: содержание, сроки, форма наставничества и размер доплаты фиксируются в трудовом договоре или дополнительном соглашении, а промежуточный результат — отчётом наставника и обратной связью подопечного.
Инструктаж по охране труда актом тоже не закрывается: он регистрируется в журнале инструктажей с подписями инструктирующего и инструктируемого. Замена журнала актом — типовое замечание при проверке.
Как перевести акты и протоколы обучения в электронный вид
Кадровый электронный документооборот ведётся по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Акт о проведении внутреннего обучения, лист ознакомления с положением об обучении, заявка и приказ о направлении на курсы переводятся в электронный вид без ограничений. Часть документов Трудовой кодекс оставляет на бумаге: акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и трудовая книжка.
Вид подписи зависит от роли. Со стороны работодателя акт и протокол подписываются УКЭП, со стороны работника для большинства документов по обучению достаточно УНЭП, а ознакомление с положением об обучении закрывается ПЭП. В практике Добыто акт о проведении внутреннего обучения пускают по маршруту из трёх подписантов: ответственный за обучение, руководитель подразделения, директор по персоналу. Маршрут настраивается один раз и дальше применяется ко всем актам этого типа.
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: одно подразделение проходит полный цикл от заявки до подписанного акта, и только после этого процесс тиражируется. Такой порядок снимает основную часть ошибок в маршрутах и шаблонах.
Факт: интеграция с учётной системой через готовый коннектор устанавливается примерно за час и не требует привлечения команды разработки. Интеграция через API занимает от 2 дней до 2 месяцев и зависит от квалификации разработчиков на стороне компании.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Обучение самих сотрудников работе в системе занимает один-два вебинара, и это тот случай, когда экономить на подготовке невыгодно. Разберите на вебинаре три действия: выпуск подписи, поиск документа в архиве и подписание. После этого поток вопросов в кадровую службу заметно снижается, а акты и протоколы перестают зависать без подписей.»
Стоимость перевода кадровых документов по обучению в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: базовое подписание, интеграция с 1С, электронный архив и уровень поддержки тарифицируются по-разному.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпускаются при подключении |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций, поэтому компании с одинаковым штатом платят по-разному: кому-то нужен только электронный архив, кому-то интеграция и приоритетная поддержка. Актуальные условия по каждому тарифу собраны на странице тарифов Добыто КЭДО, там же указано, что входит в каждый пакет.
Смена тарифа доступна в любой момент: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начать можно с минимального пакета и расширить его после пилота.
Выводы
Акт и протокол закрывают разные задачи. Протокол проверки знаний фиксирует результат по каждому работнику и открывает допуск к работе, поэтому в обязательном обучении он незаменим и подкрепляется приказом о комиссии и записью в реестре обученных лиц. Акт подтверждает факт проведённого обучения и принятую услугу, работает в корпоративных программах и в отношениях с учебным центром, а конкретика в его тексте определяет, примут ли расход. Сертификат участия документом о квалификации не является, и требование норматива им не закрывается.
Сервис КЭДО Добыто переводит в электронный вид ту часть комплекта, которую закон разрешает вести без бумаги: заявки, приказы, программы, акты и листы ознакомления с положением об обучении. Маршруты согласования настраиваются под структуру компании, а подписанные документы остаются в электронном архиве и находятся по фамилии работника или номеру приказа.
Частые вопросы
Можно ли составить один акт на группу сотрудников или нужен отдельный документ на каждого
Групповой акт допустим: в нём приводится список участников с должностями и подписями. Разделять документы имеет смысл, когда обучение оплачивается из разных бюджетов подразделений или когда часть работников проходила программу в другие даты. Протокол проверки знаний тоже составляется на группу, но результат в нём указывается по каждому работнику отдельно.
Кто подписывает акт, если обучение проводил штатный сотрудник компании
При внутреннем обучении акт подписывают ответственный за организацию обучения, работник, который проводил занятие, и руководитель подразделения, чьи сотрудники обучались. Утверждает документ руководитель организации или уполномоченное лицо, если это предусмотрено положением об обучении персонала. Внешнего подписанта в таком акте нет, поэтому роль второй стороны выполняет руководитель подразделения-заказчика.
Что делать, если работник отказался проходить обязательное обучение
Составляется акт об отказе за подписями не менее двух свидетелей, у работника запрашивается письменное объяснение. Работник, не прошедший обучение и проверку знания требований охраны труда, отстраняется от работы по статье 76 ТК РФ на весь период до устранения обстоятельств. Заработная плата за время отстранения по вине работника не начисляется.
Нужен ли акт, если обучение проходило по видеозаписи без преподавателя
Да, и он составляется по данным платформы: даты прохождения, перечень завершённых модулей, результат итогового теста по каждому работнику. В акте указывается название системы дистанционного обучения, из которой взята выгрузка, а сама выгрузка прикладывается к акту. Без этого приложения документ подтверждает намерение обучить, а не факт обучения.
Как считать потребность в наставничестве и нужны ли для этого документы
Потребность определяется по доле новых сотрудников и работников, переведённых на новые функции, в подразделении за период. Само наставничество оформляется приказом о назначении наставника и дополнительным соглашением, где по статье 351.8 ТК РФ фиксируются содержание, сроки, форма наставничества и размер доплаты. Результат подтверждается отчётом наставника, а не актом обучения.
Обязательно ли выдавать удостоверение после обучения по охране труда своими силами
Результат проверки знания оформляется протоколом, и именно он подтверждает прохождение обучения вместе со сведениями в реестре обученных лиц. Выдача удостоверения по решению работодателя остаётся возможной и удобна для работников, которые выезжают на объекты заказчиков, но заменить протокол таким удостоверением нельзя.
Можно ли хранить акты и протоколы обучения только в электронном виде
Электронные документы, подписанные электронной подписью, хранятся в системе КЭДО в течение установленных сроков хранения, и распечатывать их для проверки не требуется: инспектору предоставляется выгрузка с информацией о подписях. Документы, которые закон оставил на бумаге, переводить в электронный архив нельзя, для них ведётся параллельное бумажное хранение.
