Хранение документов в компании регулируют три акта. Первый — Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Второй — Правила организации хранения, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Третий — статья 22.1 закона № 125-ФЗ об архивном деле. Документы по личному составу хранятся 50 лет, если делопроизводство по ним завершено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. В эту группу входят трудовой договор, приказ о приёме, личная карточка и личное дело. Табели учёта рабочего времени хранятся 5 лет, графики отпусков 3 года, журналы вводного инструктажа 45 лет. Форма хранения определяется формой создания: подписанный в КЭДО электронной подписью документ хранится электронно, подписанный на бумаге остаётся на бумаге, и скан его не заменяет.
В статье собраны сроки по статьям Перечня № 236 для основных кадровых документов, порядок номенклатуры дел и экспертной комиссии, правила уничтожения и требования к электронному архиву. Покажем, какие документы ТК РФ запрещает переводить в КЭДО и какой комплект файлов выгружать для проверки или суда. Отдельно разберём приказ 29н, который ищут вместе со сроками хранения, хотя он регулирует медосмотры. Выдача архивных справок, судьба архива при ликвидации компании в Москве, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какие нормативные акты определяют хранение кадровых документов
Срок хранения конкретного документа берут из Перечня № 236: он действует с 18.02.2020, зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449 и содержит сроки по статьям. Как хранить, учитывать, передавать в архив организации и уничтожать документы, устанавливают Правила № 77, действующие с 17.09.2023. Общую рамку дают закон № 125-ФЗ, Трудовой кодекс РФ и 152-ФЗ о персональных данных. Действующий текст Перечня со всеми статьями размещён на официальной странице приказа Росархива № 236: при споре о сроке сверяйтесь с ним, а не с пересказами.
Для кадровой службы важны ещё два ведомственных акта. Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н устанавливает порядок ведения книги учёта движения трудовых книжек и хранения невостребованных книжек; он действует с 01.09.2021 до 01.09.2027. Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н с 01.03.2023 задаёт состав и форматы кадровых документов, которые оформляются электронно без бумажного дубля. Сроки хранения он не меняет: форматы задаёт Минтруд, сроки и правила хранения — Росархив.
Приказ 29н и приказ Росархива № 91: что из этого касается работодателя
Запрос «приказ 29н сроки хранения» основан на путанице. Приказ Минздрава № 29н регулирует обязательные медицинские осмотры работников. Приказ Минздрава от 29.04.2026 № 327н внёс в него изменения: часть действует с 12.06.2026, часть с 01.09.2026. Сроков хранения документов ни сам приказ 29н, ни эти поправки не устанавливают. Сроки для перечней вредных факторов и работ, по которым проводятся медосмотры, есть в статье 411 Перечня № 236: по месту утверждения — постоянно, в других организациях — до замены новыми.
Вторая новость 2026 года — приказ Росархива от 09.07.2026 № 91, вступивший в силу 23.08.2026. Он обновил Правила делопроизводства для государственных органов и органов местного самоуправления, в том числе положения об электронных и бумажных документах. На коммерческие организации эти поправки не распространяются. На дату публикации изменений в Перечень № 236 и Правила № 77, обязательных для всех коммерческих работодателей, нет.
Полезно знать: для отдельных сфер действуют отраслевые перечни, и по документам, специфичным для отрасли, они имеют приоритет над Перечнем № 236. Сроки для медицинской документации задают приказы Минздрава, для личных дел студентов и учебных журналов — ведомственные перечни в образовании, для отчётности и досье клиентов — указания Банка России.
Порядок проверки срока такой: сначала ищете отраслевой перечень, потом общий. Если делать наоборот, получается типичная ошибка: кадровик находит в Перечне № 236 подходящую строку, ставит срок и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком.
Сроки хранения кадровых документов по Перечню № 236
Отметка 50/75 лет в Перечне означает, что срок отсчитывается от завершения делопроизводства. Документы по делам, завершённым до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет. Так установлено статьёй 22.1 закона № 125-ФЗ. Отметка ЭПК означает, что часть таких документов может быть отобрана на постоянное хранение по решению экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Статья Перечня № 236 | Срок хранения |
|---|---|---|
| Трудовые договоры и дополнительные соглашения | 435 | 50/75 лет ЭПК |
| Приказы по личному составу: приём, увольнение, переводы, оплата труда | 434 | 50/75 лет ЭПК |
| Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и командировках | 434 | 5 лет |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | 434 | 3 года |
| Личные карточки работников | 444 | 50/75 лет ЭПК |
| Личные дела руководителей и работников | 445 | 50/75 лет ЭПК |
| Невостребованные подлинные личные документы, включая трудовые книжки | 449 | 50/75 лет |
| Книга учёта движения трудовых книжек | 463 «в» | 50/75 лет |
| Табели и журналы учёта рабочего времени | 402 | 5 лет; при вредных и опасных условиях труда 50/75 лет |
| Графики отпусков | 453 | 3 года |
| Штатное расписание | 40 | по месту утверждения постоянно; у организаций, не являющихся источником комплектования архива, до ликвидации; в иных организациях 3 года |
| Положения и инструкции об обработке персональных данных | 440 | по месту утверждения постоянно; в других организациях 3 года после замены новыми |
| Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте | 423 «а» | 45 лет |
| Протоколы результатов обучения по охране труда | 422 | 5 лет |
Одна статья Перечня может давать три разных срока: приказы по статье 434 хранятся от 3 до 50/75 лет в зависимости от предмета. Поэтому в одно дело подшивают только приказы с одинаковым сроком. Приказ о приёме и приказ об отпуске, сшитые вместе, через 5 лет нельзя уничтожить, не разрушив дело на 50 лет. Единого срока для всех ЛНА тоже нет: его определяет вид акта и то, утверждён ли он в вашей организации.
Внимание: статья 423 Перечня разделена на два подпункта. Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте, хранятся 45 лет, а журналы проверки знаний и профилактических работ — 5 лет. В обзорах их часто объединяют, и журналы инструктажа уходят в утиль вместе с пятилетними делами.
Журнал инструктажа хранится в девять раз дольше протокола проверки знаний. Протокол подтверждает разовое событие, а журнал доказывает, что с человеком работали по безопасности весь период его работы. Статья 425 Перечня прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о несчастном случае. Закончившийся журнал передаётся в архив.
Личное дело и приказ о приёме на работу: что хранить и сколько
Приём на работу оформляется трудовым договором. Приказ о приёме работодатель вправе, но не обязан издавать. Если приказ издан, он хранится по статье 434 Перечня 50/75 лет вместе с остальными приказами по личному составу. Если приказов о приёме в компании нет, при проверке показывают трудовые договоры: по статье 435 у них тот же срок.
Состав личного дела работника, который не является госслужащим, Перечень не устанавливает: в примечании к статье 445 сказано, что его определяют локальные нормативные акты организации. Поэтому сначала решите, ведёте ли вы личные дела вообще. Если ведёте, закрепите в ЛНА, какие документы в них входят, и оформляйте внутреннюю опись. Само личное дело хранится 50/75 лет. Документы с меньшим сроком, например приказы об отпусках, в личное дело не вкладывают.
Если вида документа нет в Перечне, это не освобождает от хранения. Срок определяют по аналогии с наиболее близким видом документа, а решение экспертной комиссии фиксируют в номенклатуре дел.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Мне регулярно задают вопрос про журнал учёта инструкций по охране труда и журнал их выдачи: вести их обязательно, а в Перечне их нет. Отсутствие строки не означает, что документ можно не хранить. Найдите самый близкий по содержанию вид, например сами инструкции по охране труда или журналы инструктажей, и возьмите его срок. Решение оформите через экспертную комиссию и запишите в номенклатуру дел: при проверке вы покажете документированный выбор, а не догадку.»
Регламент хранения: номенклатура дел, экспертная комиссия и архив организации
Номенклатуру дел составляют в конце каждого года и вводят в действие с 1 января следующего года, это пункт 11 Правил № 77. Конкретную дату утверждения, например 25 декабря, Правила не называют. Организация, которая является источником комплектования государственного или муниципального архива, представляет номенклатуру на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения один раз в 5 лет, а при изменении функций или структуры раньше. Остальные организации утверждают номенклатуру сами.
Экспертную комиссию создают приказом организации (пункт 18 Правил № 77). Она проводит экспертизу ценности документов, рассматривает описи и акты, принимает решения по срокам для документов, которых нет в Перечне. Без экспертизы ценности и утверждённых описей уничтожать документы запрещено.
Документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства (пункт 12 Правил). Завершённые дела передаются в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после окончания делопроизводства (пункт 47). Первый год дела остаются у кадровой службы, к ним обращаются чаще всего.
Важный нюанс из практики: в кадровом архиве часто встречается доступ всей кадровой службы ко всему кадровому массиву, и это нарушение. Кадровые документы содержат сведения о семье, здоровье и доходах. Доступ в регламенте распределяют по ролям, а обращения к делам учитывают: в бумажном архиве через журнал выдачи, в КЭДО через журнал системы.
Объём регламента зависит от статуса компании и формы ведения документов. Сценарии ниже показывают, на что смотреть в первую очередь.
| Ситуация компании | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Не является источником комплектования госархива, кадровые документы на бумаге | Номенклатура дел с указанием статей Перечня, раздельное хранение дел 3, 5 и 50/75 лет, экспертная комиссия | Согласование номенклатуры с архивным учреждением: её утверждают самостоятельно |
| Источник комплектования государственного или муниципального архива | Представление номенклатуры на ЭПК архивного учреждения 1 раз в 5 лет и при смене функций или структуры | Сроки «до ликвидации»: для таких организаций штатное расписание и приказы по основной деятельности хранятся постоянно |
| Переход на КЭДО | Перечень документов, которые остаются на бумаге; хранение комплекта: документ, файл подписи, доверенность; выгрузка из системы | Перевод в электронный вид старого бумажного архива: подписанное на бумаге остаётся на бумаге |
| Ликвидация без правопреемника | Упорядочение документов по личному составу и с неистекшими сроками, договор с государственным или муниципальным архивом | Документы с истекшими сроками: их уничтожают по акту до передачи |
Для большинства коммерческих компаний работа начинается с первой строки. Ошибка в номенклатуре потом повторяется во всех делах, которые по ней заведены.
Как навести порядок в кадровом архиве: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, действует ли для вашей отрасли специальный перечень. Для документов, специфичных для отрасли, он применяется вместо Перечня № 236.
- Шаг 2. Разделите документы на текущие и завершённые. Текущие — открытые журналы, действующие приказы, дела работающих сотрудников.
- Шаг 3. Разделите завершённые документы по сроку: до 10 лет (протоколы, приказы об отпусках, инструкции) и свыше 10 лет (дела по личному составу, журналы инструктажей, карты специальной оценки условий труда). От этого зависит место хранения: первые остаются рядом, вторые уходят в архив.
- Шаг 4. Внутри каждой группы разложите документы по видам (журналы, протоколы, акты, ЛНА, переписка), а внутри вида — по годам от старых к новым.
- Шаг 5. Издайте приказ о создании экспертной комиссии и назначьте ответственного за архив.
- Шаг 6. Составьте номенклатуру дел с указанием сроков и статей Перечня. Для документов, которых в Перечне нет, срок определите по аналогии и зафиксируйте решение комиссии.
- Шаг 7. Для дел длительного хранения сделайте опись, по которой можно найти сведения о конкретном работнике.
- Шаг 8. Передайте завершённые дела в архив организации в срок от 1 до 3 лет после окончания делопроизводства.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Документы старше десяти лет почти никогда не запрашивают, но если запрашивают, то в ситуации, когда искать некогда: при несчастном случае, профзаболевании или запросе бывшего работника о стаже. В этот момент ищут не журнал за 2019 год, а конкретного человека. Поэтому опись для длительного хранения я советую строить по людям, а не только по годам. Проверьте, позволяет ли ваша опись найти все документы конкретного работника за весь период его работы.»
Образцы кадровых документов для архива и электронного хранения
Начните с описи документов личного дела: по ней видно, полон ли состав дела перед передачей в архив.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
Уничтожение документов с истекшим сроком хранения
Истечение срока само по себе не даёт права выбросить дело. Сначала экспертная комиссия проводит экспертизу ценности и отбирает дела к уничтожению. Затем оформляется акт о выделении к уничтожению: рекомендуемая форма приведена в приложении № 3 к приказу Росархива № 77. В акте указывают заголовки дел, годы, количество дел, срок хранения и статью Перечня. Уничтожение без экспертизы ценности и без утверждения предусмотренных описей запрещено.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Документы, которые ещё хранятся в архиве, остаются персональными данными. Статья 21 закона № 152-ФЗ требует уничтожить или обезличить данные по достижении цели обработки, если иное не предусмотрено федеральным законом. Архивные сроки из Перечня № 236 и закона № 125-ФЗ и есть такое «иное»: уволенный работник не может потребовать уничтожить его личную карточку до истечения 50 лет. Когда архивный срок истёк и дело уничтожено по акту, вместе с ним прекращается и хранение персональных данных.
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 3 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и от 5 000 до 10 000 рублей для организаций. Штраф меньше, чем последствия утраты документа. Если в споре о несчастном случае нет журнала инструктажа, работодатель не докажет, что инструктажи проводились, а доказывать придётся ему.
Электронный архив в КЭДО: что хранится в системе, а что остаётся на бумаге
Часть 1 статьи 22.1 ТК РФ обязывает работодателя, который ведёт КЭДО, обеспечить хранение электронных документов. Единого срока для всего КЭДО нет: электронный трудовой договор хранится столько же, сколько бумажный, 50/75 лет по статье 435 Перечня, а электронный приказ об отпуске — 5 лет. Прекращение работы с информационной системой архивные сроки не отменяет.
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ называет документы, на которые правила КЭДО не распространяются: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Эти документы оформляются и хранятся на бумаге в любой компании, даже при полностью электронном документообороте.
Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится как файл: распечатать его и держать в архиве только бумагу нельзя, распечатка остаётся копией электронного документа. Документ, подписанный от руки, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Перевести старый бумажный архив в электронный и уничтожить оригиналы не получится.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Решение о форме документа принимается один раз, на входе, и дальше вы живёте с ним весь срок хранения: для журналов инструктажа это 45 лет. Протоколы проверки знаний по охране труда можно вести и электронно, и на бумаге, а удостоверения ведутся на бумаге. Перед переводом процесса в КЭДО составьте список документов этого процесса и для каждого определите форму создания и хранения.»
Какой комплект файлов должен храниться в электронном архиве
Требования Минтруда к форматам по приказу № 578н предполагают комплект, а не один файл. Документ подписан усиленной электронной подписью — хранится сам документ, файл подписи и, если подписант действовал по доверенности, машиночитаемая доверенность. Доверенность входит в состав кадрового документа. Если уполномоченный работник, который подписывал кадровые документы, увольняется, первой отзывают его доверенность. Для электронных копий, связанных с электронными делами, пункт 160 Правил № 77 предусматривает формат архивного хранения PDF/A.
При проверке, в споре или при смене оператора КЭДО нужна выгрузка файлов, а не просмотр документа на экране. До выбора системы стоит задать оператору конкретные вопросы:
- где физически хранятся данные и кто получает к ним доступ: обычно это провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр;
- выгружается ли комплект целиком в требуемом формате: документ, файл подписи, доверенность;
- есть ли разграничение доступа по ролям и журнал обращений к документам;
- что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы.
Если документы хранит внешний провайдер, появляется третье лицо, которому передаются персональные данные работников. На такую передачу нужно согласие работника, и в нём нужно назвать, кому именно передаются данные.
В сервисе Добыто электронный архив входит в тариф «Бизнес»: подписанные документы переходят во вкладку «Архив» со статусами и маршрутами согласования, а комплект документа выгружается для проверки или суда. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на ней видно, умеют ли сотрудники пользоваться системой, до того как через неё пойдут заявления об увольнении и переводе.
Важный нюанс из практики: в споре об увольнении через КЭДО у работодателя были Положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и согласие работника. Районный суд и апелляция встали на его сторону, кассация отменила решения, и при новом рассмотрении в январе 2023 года работник выиграл. Решающими оказались записи собственной системы работодателя: подпись выдали в день подписания заявления об увольнении, а подписывал за работника другой человек. Электронный архив хранит и журнал событий: дату выдачи подписи, идентификацию, кто контролировал подпись. Проверьте, что ваш ЛНА описывает порядок идентификации, а даты выдачи подписи и первых кадровых действий с ней не совпадают.
Когда без бумажного архива не обойтись
Полный отказ от бумаги невозможен по двум причинам. Документы из части 3 статьи 22.1 ТК РФ существуют только на бумаге. Второе ограничение процессуальное: часть 8 статьи 75 АПК РФ позволяет суду потребовать подлинник, если он представлен копией в электронном виде, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, реквизитов или подписи. Бумажные документы, подписанные до перехода на КЭДО, дохраняются на бумаге до конца своих сроков.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначают экспертизу. Перед отказом от бумажного архива посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Архивные справки и копии кадровых документов: сроки ответа
Работающему сотруднику копии документов, связанных с работой, выдают не позднее 3 рабочих дней со дня письменного заявления. Срок установлен статьёй 62 ТК РФ; полный текст кодекса в PDF опубликован на сайте Государственной инспекции труда. При КЭДО действуют части 10 и 11 статьи 22.3 ТК РФ: заявление можно подать через систему работодателя или через платформу «Работа в России», срок тот же — 3 рабочих дня. Невыдача документов наказывается по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица и ИП, от 30 000 до 50 000 рублей для юрлица. Повторное нарушение по части 2 — от 50 000 до 70 000 рублей для юрлица, для должностного лица штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на 1-3 года.
Статья 62 говорит о работнике. Прямого указания, что трёхдневный срок распространяется на бывшего работника, в ней нет. Запросы уволенных сотрудников о стаже и заработке относятся к запросам социально-правового характера, и для них Правила № 77 (пункты 182 и 184) устанавливают срок 30 календарных дней со дня регистрации. Ответ оформляют архивной справкой, архивной выпиской, архивной копией или информационным письмом. Запрос регистрируют в день поступления: от этой даты считается срок.
Факт: распечатанный электронный документ — копия, а не оригинал. Чтобы распечатка имела силу, её заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус либо сама организация с отметкой о верности копии.
В Добыто электронные документы работника хранятся в архиве системы вместе с файлами подписи. Копию для бывшего сотрудника кадровая служба готовит из архива и заверяет отметкой о верности копии.
Ликвидация компании: куда уходит архив и где получить справку в Москве
При ликвидации негосударственной организации ликвидатор или конкурсный управляющий передаёт документы в государственный или муниципальный архив по договору. Передаются в упорядоченном состоянии документы по личному составу, документы Архивного фонда и архивные документы с неистекшими сроками хранения. Это пункт 10 статьи 23 закона № 125-ФЗ. Документы по личному составу ликвидированной организации без правопреемника, зарегистрированной в Москве, принимает Главархив Москвы; передачу начинают с письма-заявления в Главархив.
Бывшему работнику ликвидированной компании справку о стаже выдаёт архив, где хранятся документы работодателя. В Москве это Центральный государственный архив города Москвы: его электронная приёмная доступна через официальный портал архивов Москвы. Перед запросом выясните, передавала ли компания документы в архив: если архив работодателя не был сдан при ликвидации, сведений о стаже там не будет.
Стоимость электронного архива и КЭДО в Добыто на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, нужен ли электронный архив с интеграцией с 1С.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в подключение |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| УКЭП для сотрудников через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Электронный архив входит в тариф «Бизнес», поэтому для компаний, которые переводят хранение кадровых документов в электронный вид, итог считается от численности сотрудников с учётом минимальной оплаты за 50 человек. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия и состав каждого пакета — на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Управление хранением кадровых документов начинается со срока: его берут из отраслевого перечня, а при его отсутствии из Перечня № 236, и записывают в номенклатуру дел вместе со статьёй. Экспертная комиссия решает спорные сроки и отбирает дела к уничтожению, а уничтожение без акта и экспертизы ценности запрещено. Электронный архив подчиняется тем же срокам, что и бумажный, но часть документов ТК РФ оставляет только на бумаге, а электронный документ хранится комплектом с файлом подписи и доверенностью.
В Добыто мы выстраиваем КЭДО с учётом архивных сроков с первого дня: определяем, какие документы остаются на бумаге, а какие подписываются и хранятся в электронном архиве системы с возможностью выгрузки для проверки и суда.
Частые вопросы о хранении кадровых документов
Какой срок применять, если работник уволился в 2005 году, а принят был в 1998-м?
Срок 50 или 75 лет зависит от года завершения делопроизводства по делу, а не от даты приёма. Если дело завершено после 01.01.2003, документы хранятся 50 лет, если до этой даты — 75 лет. Это правило статьи 22.1 закона № 125-ФЗ, и оно же стоит за отметкой 50/75 в Перечне № 236.
Сколько хранить трудовую книжку, которую работник не забрал при увольнении?
Работодатель хранит невостребованную трудовую книжку до востребования, это пункт 43 Порядка, утверждённого приказом Минтруда № 320н. При передаче в архив организации невостребованные подлинные личные документы, включая трудовые книжки, хранятся 50/75 лет по статье 449 Перечня № 236. Движение книжек отражается в книге учёта, которая хранится 50/75 лет по статье 463.
Можно ли отсканировать бумажный архив и уничтожить оригиналы?
Нет. Документ, подписанный от руки, хранится на бумаге весь срок по Перечню № 236, а скан остаётся электронным образом, а не электронным документом. Суд вправе потребовать подлинник по части 8 статьи 75 АПК РФ. Сканы полезны как рабочие копии для поиска, но уничтожать оригиналы с неистекшим сроком нельзя.
Нужно ли согласие уволенного работника, чтобы хранить его личное дело в архиве?
Отдельное согласие на архивное хранение не требуется. Статья 21 закона № 152-ФЗ обязывает уничтожать персональные данные по достижении цели, если иное не предусмотрено федеральным законом, а обязанность хранить документы по личному составу 50/75 лет установлена законом № 125-ФЗ. Согласие нужно, если документы передаются третьему лицу, например внешнему провайдеру электронного архива.
Распространяется ли приказ Росархива № 91 2026 года на коммерческую компанию?
Нет. Приказ Росархива от 09.07.2026 № 91, действующий с 23.08.2026, изменил Правила делопроизводства для государственных органов и органов местного самоуправления. Коммерческие организации продолжают работать по Правилам № 77 и Перечню № 236.
Сколько хранить приказ о приёме, если он оформлен вместе с отпуском в одном приказе?
Срок определяется по наиболее длительному предмету: приказ, который содержит сведения о приёме, хранится 50/75 лет по статье 434 Перечня № 236, даже если в нём есть пункт об отпуске со сроком 5 лет. Чтобы не хранить пятилетние сведения полвека, приказы по личному составу с разными сроками издают отдельными документами и подшивают в разные дела.
