XML-схема описания кадрового документа задаёт машиночитаемую часть электронного документа, связанного с работой: файл wredc_data.xml лежит рядом с PDF/A-1A и файлами подписей и описывает, кто, что и когда подписал. Состав и форматы закреплены приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н, зарегистрирован в Минюсте 30.09.2022 под № 70317, применяется с 1 марта 2023 года. Проверяющий открывает не визуализацию, а комплект файлов: основную часть в PDF/A-1A, приложения, отсоединённые файлы подписи, машиночитаемую доверенность при подписании по доверенности и описание в XML. Различие, от которого зависит настройка обмена: документы из части 1 статьи 22.3 ТК РФ работодатель подписывает только УКЭП, для остальных допускается УНЭП, а работник по этому же перечню подписывает УКЭП или УНЭП и ПЭП здесь не проходит.
Разберём структуру контейнера по элементам, ограничения длины полей и кодировку, покажем матрицу допустимых подписей по видам документов и точки, где проверка ломается: кириллица в имени файла, обычный PDF вместо PDF/A-1A, BOM в XML, потерянный файл .sig при выгрузке. Пошаговая настройка обмена между учётной системой и КЭДО, чек-лист перед запуском, требования к долговременной проверяемости подписи и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
Из чего состоит электронный кадровый документ по 578н
Единые требования описывают не один файл, а комплект. Основная часть — файл PDF/A-1A, то есть подмножество PDF со встроенными шрифтами, тегированной структурой и запретом на внешние зависимости. Рядом лежат приложения, если они есть, файлы электронных подписей по 63-ФЗ, машиночитаемая доверенность в XML по утверждённому Минцифры формату, если документ подписывает уполномоченный, и описание документа в файле wredc_data.xml. Имя основного файла подчиняется строгой маске: латинские буквы, цифры и подчёркивание, до 250 символов, расширение .pdf. Кириллица, пробелы, скобки и точки внутри имени ломают приём на стороне принимающей системы ещё до разбора содержимого.
Описание формируется в кодировке UTF-8 без BOM. Три байта маркера в начале файла — самая частая причина, по которой валидатор отказывается разбирать корректный по смыслу XML. Все файлы комплекта размещаются в корне, вложенные каталоги внутри архива не предусмотрены. Текст приказа и приложение с едиными требованиями опубликованы на официальном сайте Минтруда в разделе приказов, там же лежит файл приложения в DOCX.
| Часть комплекта | Формат и имя | Что ломается при ошибке |
|---|---|---|
| Основная часть документа | PDF/A-1A, имя из латиницы, цифр и подчёркивания до 250 символов | Обычный PDF без профиля A-1A принимающая сторона считает несоответствующим формату |
| Приложения к документу | Текстовые, табличные, графические и структурированные форматы, расширение 3-4 символа | Приложение вне комплекта не связано с документом и не подтверждается подписью |
| Файлы электронной подписи | Отсоединённые файлы подписи по 63-ФЗ, по одному на подписанта | Потеря файла подписи при выгрузке превращает документ в неподписанный набор байтов |
| Машиночитаемая доверенность | XML в формате Минцифры, при подписании уполномоченным лицом | Без МЧД полномочия подписанта из комплекта не подтверждаются |
| Описание документа | wredc_data.xml, UTF-8 без BOM, по XML-схеме версии 1.0 | Документ не идентифицируется: нет вида, номера, даты и связки с работником |
Комплект работает как единое целое: PDF отвечает за читаемость через десятилетия, XML — за машинную обработку и поиск, файлы подписи — за доказательство. Выгружать из системы КЭДО нужно все части сразу, иначе проверить документ по отдельности невозможно.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «При проверке смотрят не на то, как документ выглядит на экране, а на то, что лежит в выгрузке. Если из системы уезжает только PDF без описания и без файлов подписи, спор о подписании закрыть нечем. Возьмите за правило выгружать комплект целиком и проверять его на стороннем сервисе до того, как он понадобится в конфликтной ситуации.»
Что лежит внутри wredc_data.xml
Корневой элемент описания — wredcData. У него атрибут id с идентификатором данных, атрибут version с фиксированным значением 1.0 и необязательный created с датой формирования сведений. Внутри два элемента: content со сведениями о работодателе и документе и signature со сведениями об электронной подписи в формате X.509. Отдельный элемент docType несёт код вида документа или кадрового мероприятия, коды сгруппированы по 12 тематическим группам: приём, перевод, отпуск, командировка, увольнение и так далее.
Схема жёстко ограничивает длины. Наименование документа и его номер — до 255 символов каждое, имя файла — до 250 символов плюс расширение из 3-4 символов, части ФИО — до 64 символов кириллицей с допустимым дефисом. Наименование работодателя — строка до 512 символов. Эти ограничения важны на выгрузке из учётной системы: длинные наименования подразделений и номера приказов вида «ЛС-123/2026-доп» обрезаются или отбраковываются, и разбираться приходится уже по логам. Актуальная XML-схема описания опубликована на сайте Минтруда отдельным XSD-файлом, её удобно положить в репозиторий и валидировать каждый исходящий контейнер автоматически.
Лайфхак: добавьте валидацию по XSD в конвейер сборки интеграции и прогоняйте на ней не один эталонный документ, а выборку из реальной базы: приказы с длинными основаниями, сотрудников с двойными фамилиями и подразделения с полными юридическими наименованиями.
Важный нюанс из практики: справочник соответствия между видами документов учётной системы и кодами docType проще завести до старта обмена, а не после. Каждый новый тип документа в системе КЭДО без сопоставленного кода уходит в описание с пустым или дефолтным значением, и через полгода архив приходится переразбирать вручную. В сервисе Добыто типы документов и маршруты настраиваются в отдельном разделе, поэтому сопоставление кодов делается один раз на уровне справочника, а не в каждом документе.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница, которая попадает в описание подписи
Три вида подписи определены статьёй 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Простая электронная подпись подтверждает факт формирования подписи конкретным лицом через коды и пароли: логин, СМС-код, push в приложении. Усиленная неквалифицированная подпись создаётся средствами криптографии на закрытом ключе, показывает изменение документа после подписания и определяет владельца сертификата, но выпускается любым удостоверяющим центром или самим оператором системы. Усиленная квалифицированная подпись отличается тем, что сертификат выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, а средства подписи имеют подтверждение соответствия ФСБ России, из-за чего документ по умолчанию равнозначен бумажному с собственноручной подписью.
Запросы про «единицу измерения УКЭП» и «тип подписки УКЭП» отражают частое заблуждение. Подпись не продаётся подписками и не измеряется штуками для организации: квалифицированный сертификат выпускается на конкретное физическое лицо и обычно действует 12-15 месяцев, а лицензия на криптопровайдер покупается отдельно и бывает годовой или бессрочной. Сотрудник с ПЭП и сотрудник с УКЭП различаются не тарифом, а тем, что первый подтверждает личность в системе, а второй владеет закрытым ключом на носителе или в облаке удостоверяющего центра.
| Признак | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Как формируется | Коды, пароли, СМС и push | Криптопреобразование на закрытом ключе | Криптопреобразование, средства с подтверждением соответствия ФСБ России |
| Кто выдаёт | Оператор системы, в которой работает сотрудник | Удостоверяющий центр или сама система КЭДО, в том числе через инфраструктуру электронного правительства | Аккредитованный удостоверяющий центр, для юрлица — УЦ ФНС и его доверенные лица |
| Что видно при проверке | Запись в журнале системы: кто, когда, каким кодом подтвердил | Сертификат владельца, целостность файла, время подписания | То же плюс цепочка доверия до аккредитованного УЦ и статус сертификата по спискам отзыва |
| Отдельный файл подписи в комплекте | Нет, доказательство лежит в журналах и соглашении сторон | Да, отсоединённый файл подписи | Да, отсоединённый файл подписи |
| Где применяется в КЭДО | Заявления и согласия работника, если правила установлены соглашением сторон и ЛНА | Большинство документов работодателя и работника в информационной системе работодателя | Документы из части 1 статьи 22.3 ТК РФ со стороны работодателя |
Для интеграции разница сводится к одному вопросу: появляется ли в комплекте отдельный файл подписи с сертификатом. ПЭП такого файла не даёт, поэтому доказательная база живёт в журналах системы, и выгружать их нужно вместе с документом.
Проверьте подпись на выгруженном кадровом документе
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Со стороны кадровой службы для подписания используется усиленная квалифицированная подпись, а работнику неквалифицированную подпись выпускают прямо в сервисе: он задаёт пароль и подписывает в два действия, никуда не выезжая. Разводите эти два процесса на старте проекта: выпуск подписей для кадровиков идёт через удостоверяющий центр и занимает время, а массовый выпуск подписей сотрудникам — это про интерфейс и связь, а не про поездки.»
Какая подпись допустима для конкретного кадрового документа
Статья 22.3 ТК РФ делит документы на две группы. По первой группе работодатель в собственной информационной системе применяет только УКЭП: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, изменения к ним, приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора. По остальным документам работодателю достаточно УНЭП, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Работник по документам первой группы подписывает УКЭП или УНЭП, в том числе полученной через Госуслуги. По остальным документам работник вправе использовать ПЭП, если правила её применения установлены соглашением сторон и локальным нормативным актом. Расходы на получение и использование работником электронной подписи несёт работодатель, переложить их на сотрудника нельзя.
| Сценарий | Подпись работодателя | Подпись работника | Что настроить в обмене |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор и допсоглашения к нему | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП | Маршрут с обязательной проверкой типа сертификата подписанта до отправки |
| Договор о материальной ответственности, ученический договор | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП | Отдельный тип документа с запретом ПЭП на уровне настроек |
| Приказ о дисциплинарном взыскании, уведомление об изменении условий договора | Только УКЭП | Ознакомление подписью работника по правилам ЛНА | Разделение сценариев подписания и ознакомления в маршруте |
| Заявление на отпуск, служебная записка, согласие на обработку персональных данных | УКЭП или УНЭП | ПЭП допустима при закреплённых правилах | Выгрузка журналов подтверждения ПЭП вместе с документом |
| Ознакомление с ЛНА, приказы по основной деятельности | УКЭП или УНЭП | ПЭП допустима при закреплённых правилах | Пакетная рассылка с расчётом пиковой нагрузки |
Матрица из этой таблицы переносится в настройки типов документов, а не остаётся в голове у интегратора. Тогда система сама не даст отправить трудовой договор по маршруту, где у подписанта со стороны компании нет квалифицированного сертификата.
Внимание: сотрудники, принятые до 31 декабря 2021 года, переходят на КЭДО только по письменному согласию, а отказ от перехода не может быть основанием для увольнения или иных санкций. Для тех, кто впервые устраивается на работу, согласие не требуется, но уведомление о работе в электронном формате всё равно оформляется.
Цена ошибки в выборе подписи считается не стоимостью переоформления. Трудовой договор, подписанный со стороны компании УНЭП вместо УКЭП, оформлен ненадлежащим образом: часть 4 статьи 5.27 КоАП предусматривает штраф на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей, на должностное лицо от 10 000 до 20 000 рублей. По прочим нарушениям трудового законодательства действует часть 1 статьи 5.27 КоАП со штрафом на организацию от 30 000 до 50 000 рублей. В суде такой документ придётся подтверждать другими доказательствами, а это уже вопрос сохранности журналов и архива.
Как настроить обмен между учётной системой и системой КЭДО
Кадровые документы рождаются в учётной системе, а подписываются и хранятся в системе КЭДО. Обмен строится в две стороны: из учётной системы уходят сотрудники, оргструктура, штатное расписание и печатные формы документов, обратно возвращаются статусы подписания и ссылка на подписанный комплект. Ключом сопоставления работника обычно служит СНИЛС: табельный номер меняется при переводе, а ФИО не уникальны.
Полезно знать: возврат подписанных документов обратно в учётную систему выглядит удобно, но даёт полное задвоение файлов и рост нагрузки на базу. Практичнее возвращать статус и ссылку, по которой кадровый специалист открывает подписанный документ из карточки сотрудника.
Что проверить до запуска обмена
- Контактные данные. У каждого сотрудника заполнены телефон или электронная почта: без хотя бы одного контакта личный кабинет не создаётся и документ уходить некуда.
- Оргструктура и штатное расписание. Подразделения и должности выгружаются без дублей, у каждого подразделения назначен ответственный кадровый специалист для маршрутизации.
- ЛНА и согласия. Приняты положение о КЭДО и приказ о введении, собраны согласия сотрудников, принятых до 31 декабря 2021 года.
- Матрица подписей. Для каждого типа документа зафиксировано, какая подпись допустима у работодателя и у работника.
- Справочник docType. Виды документов учётной системы сопоставлены кодам кадровых мероприятий из единых требований.
- Тестовая выгрузка. Один документ каждого типа прогнан через валидацию по XSD и проверку подписи вне системы, в которой он подписан.
Как настроить обмен данными между 1С:ЗУП и системой КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Установите модуль интеграции в базу и укажите адрес сервиса, организацию и ответственного администратора с рабочим телефоном и почтой.
- Шаг 2. Настройте правила публикации кабинетов: выберите филиалы, подразделения и должности, с которых начинается обмен, и оставьте пилотную группу вместо всей компании.
- Шаг 3. Выгрузите сотрудников и обработайте список ошибок заполнения: строки без контактов система не публикует, их правят в базе, а не в сервисе.
- Шаг 4. Заведите типы документов, шаблоны и маршруты согласования, привяжите к каждому типу допустимые виды подписи и код docType.
- Шаг 5. Настройте расписание синхронизации кадровых данных и статусов, отдельно проверьте поведение при повторной отправке одного и того же документа, чтобы не плодить дубли.
- Шаг 6. Проведите тестовый цикл на пилотной группе: создание документа, маршрут, подписание с двух сторон, выгрузка комплекта, валидация XML и проверка подписи.
- Шаг 7. Раскатывайте на остальные подразделения по группам, контролируя пиковую нагрузку при массовых рассылках на ознакомление.
Шаблоны и чек-листы для настройки обмена в КЭДО
Комплект для проекта внедрения: начните с чек-листа настройки, дальше распределите права и закрепите правила в локальных актах.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Чек-лист настройки КЭДО в 1С:ЗУП | Скачать |
| Матрица прав и ролей КЭДО в 1С:ЗУП | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Дорожная карта внедрения КЭДО | Скачать |
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Маршрут — это не украшение интерфейса, а правило распределения документа между людьми. Если за каждым подразделением закреплён свой кадровый специалист, система должна определять получателя сама по роли, а не полагаться на выбор автора заявления. Опишите роли до старта обмена, иначе на третьей сотне документов маршруты начнут вести не туда.»
Где ломается проверка комплекта
Ошибки формата обнаруживаются не в момент подписания, а через месяцы, когда документ понадобился. Кириллица и пробелы в имени файла, обычный PDF вместо PDF/A-1A, BOM в начале XML, вложенные папки внутри архива — каждая из этих мелочей делает комплект невалидным при формальной проверке, хотя визуально документ открывается нормально.
Вторая группа проблем связана с подписью. Присоединённая подпись вместо откреплённой меняет структуру выгрузки: документ оказывается внутри контейнера подписи, и принимающая сторона видит бинарный файл вместо PDF. Отсутствие метки времени превращает проверку в спор о дате: после истечения срока действия сертификата подтвердить, что подпись поставлена в период его действия, нечем. Отзыв сертификата подписанта задним числом закрывает вопрос ещё жёстче, если в комплекте нет доказательства момента подписания.
Третья группа — организационная. Массовая рассылка ЛНА на ознакомление одномоментно приводит в систему тысячи сотрудников, и архитектура, спроектированная под десятки одновременных сессий, встаёт. Проверять поведение под нагрузкой нужно до раскатки на всю компанию, а не после первого приказа для всего штата. В практике Добыто мы закладываем пилотную группу и первую массовую рассылку разносим по подразделениям.
Факт: ГОСТ Р 57762-2017 перечисляет свойства, которые нужно сохранить для долговременного хранения электронных документов: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, а также конвертацию, миграцию и безопасность. Формат PDF/A-1A и описание в XML закрывают первые три свойства, остальные обеспечивает система хранения.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Спор почти никогда не начинается со слов «документ не в том формате». Он начинается с того, что работник отрицает подписание, а компания предъявляет один PDF без файла подписи и без журналов. Держите выгрузку комплекта штатной операцией: полный набор файлов по любому документу должен собираться за минуты, а не через обращение к вендору.»
Хранение: чтобы подпись проверялась через десятилетия
Документы по личному составу хранятся 50 лет, если созданы после 2003 года, и это требование 125-ФЗ об архивном деле. Сертификат подписи столько не живёт, криптоалгоритмы за такой срок меняются. Поэтому в момент подписания в комплект добавляется метка доверенного времени, а затем подпись усовершенствуется: поверх исходной надстраиваются доказательства действительности сертификата на момент подписания.
Требования к самой системе хранения описаны в типовых функциональных требованиях Росархива от 15 июня 2020 года к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов, а правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов утверждены приказом Минкультуры № 526. Полезный практический вывод: система КЭДО должна уметь не только подписывать, но и вести номенклатуру, регистрировать документы и передавать их в архив. Если этих функций нет, комплект придётся выгружать в смежную систему, и каждая такая передача создаёт риск потери файлов подписи. В Добыто исполненный документ попадает во вкладку архива с доступом по ролям, поэтому комплект собирается из одного места, а не из папок разных подразделений.
Важный нюанс из практики: при смене вендора КЭДО архив переносится комплектами, а не только PDF-файлами. Перед миграцией стоит выгрузить десяток документов разных типов, проверить подписи вне обеих систем и только потом планировать перенос всего объёма.
Когда единый формат по 578н не требуется
Требования распространяются на документы, которые оформляются в электронном виде без дублирования на бумаге. Если компания печатает и подписывает документ на бумаге, а в системе хранит скан-копию, эта копия не становится электронным кадровым документом и в формат 578н не укладывается.
Четыре вида документов закон оставляет вне КЭДО по статье 22.1 ТК РФ: трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Планировать под них форматы обмена не нужно, эти документы оформляются по своим правилам.
Отдельный сценарий — платформа «Работа в России». Использовать её как канал подписания закон не обязывает, а для интеграции это дополнительная точка отказа: сотруднику нужно уходить из привычного интерфейса, проходить отдельную авторизацию, а любой сбой на стороне внешнего сервиса останавливает подписание. Если у компании есть собственная информационная система КЭДО, второй канал чаще усложняет схему, чем страхует её.
Стоимость подключения КЭДО и обмена данными
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и того, нужна ли интеграция с учётной системой и выделенная инфраструктура.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Минимальная оплата на тарифе «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | на всех тарифах |
| УКЭП для подписания документов из части 1 статьи 22.3 ТК РФ | через партнёров-удостоверяющих центров | по регламенту УЦ |
| Готовый модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговый счёт складывается из численности подключённых сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и API считаются отдельно. Полный перечень условий и состав каждого пакета опубликован на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду оплаченного срока.
Выводы
Электронный кадровый документ — это комплект файлов, а не один PDF. Приказ 578н задаёт основную часть в PDF/A-1A, отсоединённые файлы подписи, машиночитаемую доверенность при подписании уполномоченным и описание в wredc_data.xml по схеме версии 1.0 с ограничениями по длинам полей и кодировкой UTF-8 без BOM. Вид подписи определяется не удобством, а перечнем из статьи 22.3 ТК РФ: по трудовому договору, договору о материальной ответственности, ученическому договору, приказу о дисциплинарном взыскании и уведомлению об изменении условий работодатель применяет только УКЭП. Настройка обмена сводится к сопоставлению справочников, матрице подписей по типам документов и валидации выгрузки до того, как документ понадобится в споре.
Мы в Добыто ведём такие проекты с той же последовательностью: пилотная группа, сопоставление типов документов и кодов кадровых мероприятий, проверка комплекта на выгрузке и только потом раскатка на всю компанию. Модуль интеграции с 1С:ЗУП, маршруты, типы документов и электронный архив настраиваются в одном контуре, поэтому доказательная часть собирается автоматически, а не вручную по требованию проверяющего.
Частые вопросы
Как проверить, что PDF действительно соответствует профилю PDF/A-1A
Профиль проверяется валидатором, а не глазами: свойства файла в просмотрщике показывают заявленный профиль, но не подтверждают соответствие. Для регулярной проверки в конвейере используют валидаторы PDF/A, которые проверяют встроенные шрифты, цветовые профили, отсутствие внешних ссылок и прозрачности. Если печатная форма собирается из шаблона в учётной системе, достаточно один раз настроить генерацию в PDF/A-1A и добавить проверку одного файла каждого типа при обновлении шаблонов.
Что делать, если сотрудник подписал документ УНЭП из Госключа, а система ждала УКЭП
По документам из части 1 статьи 22.3 ТК РФ работник вправе подписывать УКЭП или УНЭП, в том числе полученной через инфраструктуру электронного правительства, поэтому такая подпись со стороны работника допустима. Ограничение по УКЭП в этом перечне относится к работодателю. Если система жёстко требует квалифицированный сертификат от работника, это настройка платформы, а не требование закона, и её стоит пересмотреть, чтобы не блокировать подписание.
Как в описании документа отражается подписание по доверенности
Если документ подписывает не руководитель, а уполномоченное лицо, в комплект добавляется машиночитаемая доверенность в XML по формату, утверждённому Минцифры. Сама доверенность подписывается тем, кто её выдал, и передаётся вместе с документом. Проверяющая сторона по цепочке связывает сертификат подписанта с полномочиями из МЧД, поэтому терять этот файл при выгрузке нельзя так же, как файл подписи.
Нужен ли формат 578н для ознакомления с локальными нормативными актами
Ознакомление и подписание — разные операции. Ознакомление фиксирует, что работник прочитал документ, и оформляется по правилам, закреплённым в положении о КЭДО, а сам ЛНА остаётся документом работодателя. Единые требования применяются к документам, связанным с работой, которые оформляются в электронном виде без дублирования на бумаге, поэтому при переводе ознакомлений в электронный вид формат комплекта проще выдерживать единообразно для всех типов, чем делить процессы на два регламента.
Кто платит за электронную подпись работника
Расходы на получение и использование работником электронной подписи несёт работодатель. Это относится и к неквалифицированной подписи, выпускаемой в системе, и к случаям, когда сотруднику требуется квалифицированный сертификат. Переложить стоимость выпуска на сотрудника или удержать её из зарплаты нельзя.
Как перенести архив подписанных документов при смене системы КЭДО
Переносить нужно комплекты целиком: основную часть, приложения, файлы подписей, машиночитаемые доверенности и описания. Перед миграцией проверьте на выборке из разных типов документов, что подписи валидируются вне обеих систем, и убедитесь, что в них есть метки времени: без них после истечения срока действия сертификатов подтвердить дату подписания будет нечем. Планируйте отдельную проверку целостности после переноса, сверяя количество файлов и контрольные суммы.
