Выбор КЭДО сводится к восьми проверяемым критериям: допустимые виды электронной подписи, перечень документов, которые система реально закрывает, способ интеграции с учётной системой, движок маршрутов и ролей, вариант поставки вместе с лицензиями вендора, электронный архив, юридическая обвязка по 152-ФЗ и модель тарификации. Виды подписи проверяются первыми: по статье 22.3 ТК РФ трудовой договор работодатель подписывает только УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП, и ПЭП для этого документа не годится. Главное различие, которое делит короткий список надвое, — вариант поставки. В облаке вендора подключение занимает минуты, серверы и резервные копии не ваша забота; при установке в контур компании вы сами отвечаете за инфраструктуру, за электронный архив и за оценку соответствия требованиям по персональным данным.
Дальше разберём каждый критерий: какие вопросы задавать вендору, какие ответы считать проверяемыми и какие пункты типового технического задания только удорожают проект. Покажем, что поставщики закрывают словом «гибкость» и как детализировать это требование, чтобы сравнение вообще стало возможным. Таблица допустимости видов подписи по документам, сценарная таблица «что критично при вашей численности», разбор ошибок с ценой каждой, образцы ЛНА для перехода и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
Что решить до того, как смотреть демоверсии
Заказчики приходят к вендорам в трёх состояниях. Первые несут детально проработанное техническое задание на десятки страниц, собранное бизнесом, ИТ и информационной безопасностью. Вторые формулируют требования верхнеуровнево, без деталей. Третьи говорят «нам нужен КЭДО, мы читали, что это экономит деньги». Сравнивать платформы можно только из первого или второго состояния: без своего списка требований вы сравниваете не системы, а качество презентаций.
Минимальный набор входных данных, который нужно собрать до первой демонстрации: численность и доля дистанционных работников, перечень кадровых документов по частоте (отпуска, командировки, ознакомление с ЛНА, приём, переводы, расчётные листки), название и релиз учётной системы, требования службы безопасности к месту хранения данных, наличие самозанятых и исполнителей по ГПХ, а также ответ на вопрос, кто в вашей схеме будет оператором персональных данных. Без этих шести пунктов любое коммерческое предложение будет посчитано «в среднем по рынку».
Факт: на дату публикации КЭДО остаётся добровольным. Нормативных актов, которые обязывали бы компании перейти на электронные кадровые документы, нет, несмотря на встречающиеся в сети утверждения об обратном.
Как сравнить платформы КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте реестр документов, которые вы хотите подписывать электронно, и проставьте напротив каждого допустимый вид подписи по статье 22.3 ТК РФ. Это фильтр, который сразу отсекает часть предложений.
- Шаг 2. Зафиксируйте вариант поставки: облако вендора, установка в ваш контур или гибрид. Согласуйте его со службой безопасности до демонстраций, а не после выбора.
- Шаг 3. Запросите у вендора способ интеграции именно с вашей конфигурацией и релизом учётной системы: готовый коннектор или документация API. Формулировка «интеграция с 1С есть» без указания конфигураций ничего не означает.
- Шаг 4. Проверьте движок процессов на своём сложном маршруте: параллельное и последовательное согласование, выбор подписанта по роли, срок на этапе, действие системы при просрочке.
- Шаг 5. Запросите лицензии ФСТЭК и ФСБ, сертификат на версию продукта и результаты нагрузочного тестирования. Все три документа проверяемы и относятся к вендору, а не к обещаниям менеджера.
- Шаг 6. Проведите пилот на одном подразделении и подпишите в нём реальный документ, а не демонстрационный. После этого выгрузите архив с файлами подписи и проверьте подпись независимым инструментом.
В практике Добыто пилотная группа собирается до раскатки на всю компанию: это снимает основную часть ошибок настройки маршрутов и показывает реальную скорость реакции поддержки. Стоимость пилота обычно нулевая, а вот отказ от него оплачивается позже переделкой маршрутов на всём штате.
Виды электронной подписи: ПЭП, УНЭП и УКЭП в кадровых документах
Три вида подписи отличаются способом формирования и юридическим статусом. ПЭП — это связка логина, пароля и, как правило, кода из SMS: она подтверждает факт подписания конкретным лицом, но не гарантирует неизменность документа. УНЭП и УКЭП создаются криптографическими средствами и фиксируют, что после подписания документ не менялся. Разница между ними в том, что квалифицированный сертификат выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, а неквалифицированный может быть выпущен в информационной системе работодателя или в приложении Госключ.
Для сравнения платформ значение имеет не теория, а таблица допустимости. Статья 22.3 ТК РФ делит кадровые документы на две группы, и в первой ПЭП не применяется вообще.
| Группа документов | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования и изменения к ним | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв, ознакомление с приказом о дисциплинарном взыскании | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Остальные кадровые документы: приказы, заявления, ЛНА, графики, уведомления, расчётные листки | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Акт о несчастном случае, приказ об увольнении, документы об инструктаже по охране труда, бумажная трудовая книжка | только бумага | только бумага |
Отсюда практический вывод для тендера: система должна поддерживать все три вида подписи в разных сочетаниях, иначе часть процессов останется на бумаге. Универсальная рабочая связка — УКЭП со стороны работодателя и УНЭП со стороны работника: она закрывает обе группы документов и не заставляет сотрудника разбираться в видах подписи.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Со стороны организации кадровые документы подписываются усиленной подписью, и для трудового договора это всегда УКЭП: ни ПЭП, ни неквалифицированная подпись работодателя здесь не подойдут. Работнику при этом достаточно УНЭП, и её выпускают внутри сервиса за пару кликов, пароль сотрудник задаёт сам. Прежде чем сравнивать интерфейсы, разложите свой реестр документов по этим двум колонкам — половина вопросов к вендорам отпадёт.»
Внимание: требование подписывать кадровые документы простой подписью через портал «Работа в России» добавляет в цепочку ещё один сервис, отдельную авторизацию и точку отказа, а мобильного приложения у портала нет. Обязанности использовать этот портал для подписания у работодателя нет.
Облачная подпись, мобильная подпись и Госключ
Ключ подписи хранится либо у пользователя (смартфон, токен), либо в защищённом хранилище удостоверяющего центра. Мобильный вариант специалисты по безопасности считают надёжнее: ключ находится в непосредственном владении человека, и в споре доказать принадлежность подписи проще. Облачная подпись удобнее в массовом сценарии, но обращение к стороннему хранилищу и подтверждение по SMS обсуждаются как отдельный риск. У вендора имеет смысл спрашивать не «есть ли облачная подпись», а где физически хранится ключ и как подтверждается операция подписания.
Отдельная ветка — Госключ. Приложение выпускает и УНЭП, и УКЭП, сертификат бесплатен для гражданина и для работодателя, идентификация проходит дистанционно, а сама подпись работает не только в кадровых документах. Порядок формирования и использования УНЭП в этой инфраструктуре задан постановлением Правительства от 1 декабря 2021 года № 2152, а установить приложение и посмотреть клиентский путь можно через сервис Госключ на портале госуслуг. Минус для КЭДО тоже известен: сотрудник уходит из личного кабинета в отдельный интерфейс, и тело документа передаётся во внешнюю систему, что обсуждается со службой безопасности отдельно.
Проверьте подпись на документе из пилотного подписания
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющие центры. Проверка чужой подписи независимым инструментом — нормальная процедура приёмки пилота: вы видите, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат.
Какие документы система должна закрывать
Четыре документа закон оставляет на бумаге при любой системе: акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, и бумажная трудовая книжка, если работник её сохранил. Логика по инструктажам простая: он проводится очно, и подпись подтверждает именно очное участие. Всё остальное переводится в электронный вид без дублирования на бумаге, и дублировать документы «на всякий случай» после перехода не нужно.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Дальше начинается зона, где системы расходятся. Самые массовые документы у большинства компаний — отпуска, командировки и ознакомление с локальными нормативными актами. Ознакомление с ЛНА стоит проверять придирчиво: сильная система один раз получает базу документов с привязкой к должностям и подразделениям, а затем сама собирает комплект новому сотруднику, следит за сроком ознакомления, напоминает о просрочке и при публикации новой редакции автоматически отправляет её всем, на кого документ распространяется. Слабая система переводит в электронный вид только сам факт подписания, а комплектование остаётся ручным.
Второй вопрос — внештатный персонал. Если у вас есть самозанятые и исполнители по ГПХ, уточните, подписывает ли система документы с ними и в каком интерфейсе. Требования к работникам по трудовому договору на исполнителей не переносятся: с ними оформляется соглашение об электронном документообороте, и при использовании ПЭП или УНЭП такое соглашение обязательно должно описывать порядок проверки подписи.
Интеграция с учётной системой: коннектор или API
Кадровые документы в большинстве компаний рождаются в учётной системе, а подписываются и хранятся в системе КЭДО. Интеграция — это мост между ними, и от его типа напрямую зависит срок проекта. Готовый коннектор устанавливается расширением примерно за час и не требует вашей команды разработки. Интеграция через API занимает от 2 дней до 2 месяцев и зависит от квалификации ваших разработчиков.
Формулировка «интеграция с 1С есть» проверяется двумя уточняющими вопросами: с какими конфигурациями и с какими релизами. Коннекторы чаще делают под зарплатные конфигурации, а комплексная автоматизация и ERP устроены сложнее, и готового решения под них может не быть. Отдельно спросите, как вендор сопровождает обновления: релизы учётной системы и релизы КЭДО выходят независимо, и интеграцию нужно поддерживать с обеих сторон.
Кейс из практики: в проекте на нетиповой зарплатной конфигурации крупной компании коробочный коннектор пришлось дорабатывать: типовых конфигураций у компаний с несколькими тысячами сотрудников практически не встречается. Вывод для тендера: запрашивайте не факт наличия интеграции, а перечень поддерживаемых релизов и порядок доработки, включая того, кто её оплачивает.
Если учётная система самописная, подключайте свою команду разработки уже на этапе выбора: пусть она посмотрит документацию API и получит тестовые доступы до подписания договора. В Добыто модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, дальше документы синхронизируются автоматически, но и это проверяется на пилоте, а не принимается на слово.
Маршруты, роли и процессы вокруг подписания
Система, которая умеет только подписывать и хранить, работает как электронная ручка. Эффект от неё есть: расстояния перестают мешать, документы лежат в одном месте. Но кадровое делопроизводство шире. Перевод сотрудника начинается не с приказа, а со служебной записки или заявления, проходит согласование, собирает параметры для учётной системы и заканчивается пост-процессом: подготовкой рабочего места, выдачей доступов, закрытием учётной записи при увольнении.
Проверяемых признаков процессного движка три. Первый: маршрут собирается из блоков в наглядном редакторе, причём блоки бывают не только «согласовать» и «подписать», но и «поставить задачу» смежному подразделению. Второй: участник этапа выбирается по роли, а система сама вычисляет, какому кадровику подразделения уйдёт заявление, — это критично для холдингов, где сотрудник числится в одном юрлице, а согласует отсутствие у руководителя из другого. Третий: на этапе задаётся срок и поведение при просрочке, вплоть до автоматического закрытия этапа и возврата документа кадровику.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: ««Гибкая система» — это маркетинговый термин, гибкими себя называют все. Требование работает только в детализированном виде: настраиваем процесс любой сложности, добавляем блоки задач, назначаем участника по роли, ставим срок на этапе. Пропишите это в техническом задании такими словами, и на демонстрациях станет видно, где гибкость реальная, а где она на словах.»
Важный нюанс из практики: компании меняют систему КЭДО именно из-за отсутствия процессной части. Если вендор изначально строил продукт как платформу подписания, кадровое делопроизводство в нём не появится к нужному вам сроку, и проект приходится начинать заново с другой платформой.
Вариант поставки, лицензии вендора и работа под нагрузкой
Вариантов поставки три: облако вендора, установка в контур компании и гибрид. Облако снимает с вас инфраструктуру, локальная установка даёт контроль над данными, резервными копиями и архивом. В 2025 году запросов на локальное развёртывание у среднего и крупного бизнеса стало больше, часть компаний целенаправленно уходит из облака обратно в свой контур, и вопрос обычно инициирует служба безопасности, а не ИТ.
Разрешительные документы вендора делятся на три вида, и их часто путают. Лицензия разрешает вид деятельности: ФСТЭК выдаёт лицензии на техническую защиту конфиденциальной информации и на разработку средств защиты, ФСБ — свои. Любая система, где проверяется хотя бы пароль пользователя, попадает под разработку средств защиты информации, и лицензия у разработчика должна быть. Сертификат подтверждает соответствие требованиям для конкретной версии продукта, и на каждую новую версию его получают заново. Аттестат относится не к продукту, а к вашей информационной системе, и это уже зона ответственности оператора.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Наличие лицензии у разработчика проверяет покупатель, и делать это нужно до договора: регуляторы вправе прекратить деятельность организации или запретить использование продукта, и остаться без поставщика можно в неудобный момент. Сертифицированная версия обязательна не всем — точно нужна государственным организациям и тем, у кого по закону требуется высокий уровень защищённости. Если своего подразделения информационной безопасности нет, привлеките лицензиата ФСТЭК хотя бы затем, чтобы письменно убедиться, что аттестация вам не требуется.»
Оценка соответствия по 152-ФЗ обязательна, но проводится двумя способами: самостоятельно с оформлением акта оценки соответствия либо с привлечением лицензиата ФСТЭК, и тогда это аттестация с выдачей аттестата. Какой вариант ваш, определяется нормативными документами для вашего типа организации, а не советом менеджера вендора.
Полезно знать: работа под нагрузкой почти никогда не попадает в техническое задание, а при рассылке ЛНА в систему одновременно заходят тысячи сотрудников. Запрашивайте результаты нагрузочного тестирования в цифрах: у зрелых платформ есть подтверждённые показатели вплоть до 50 000 одновременно работающих пользователей.
Электронный архив и сроки хранения
Кадровые документы живут дольше, чем договор с вендором. Трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 или 75 лет, графики отпусков и табели — 5 лет, штатные расписания и ЛНА — постоянно. Перевод в электронный вид сроки не меняет, поэтому архив в КЭДО — не опция, а часть предмета сравнения.
Требования к системам хранения сформулированы в типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов, утверждённых приказом Росархива от 15 июня 2020 года. Этот документ читается как инструкция по выбору: в нём описано, что система обязана уметь для поддержания юридической значимости документа. Второй ориентир — ГОСТ Р 57762-2017 об обеспечении долговременной сохранности электронных документов со стратегией из восьми элементов: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. Право организации самостоятельно создавать архив закреплено пунктом 2 статьи 13 125-ФЗ об архивном деле.
Три вопроса вендору, которые закрывают тему архива. Первый: выгружается ли юридически значимый комплект, то есть документ вместе с файлами подписи, а не PDF со штампом. Второй: что происходит с доступом к архиву после расторжения лицензионного договора — как правило, доступ к архивной версии сохраняется, но это условие ищется в договоре, а не в презентации. Третий: как система поддерживает документы со сроком хранения в десятилетия, включая перештамповку и миграцию форматов.
Образцы ЛНА и соглашений для перехода на КЭДО
Комплект собран под этап подготовки: начните с положения о ведении КЭДО, остальные документы опираются на него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Дорожная карта внедрения КЭДО | Скачать |
Юридическая обвязка: ЛНА, согласия и персональные данные
Комплект документов зависит от того, с кем вы переходите на электронное взаимодействие. Со штатными работниками нужен локальный нормативный акт о ведении КЭДО, приказ о его введении, уведомление и письменное согласие работника по статье 22.2 ТК РФ. Согласие не требуется от тех, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа на эту дату: таких сотрудников достаточно уведомить. Отказ работника от КЭДО не является основанием для увольнения или иных санкций, и с ним работают на бумаге.
Дистанционные работники — отдельный поток. Порядок обмена электронными документами с ними регулируется главой о дистанционной работе, которая появилась раньше статей 22.1-22.3, поэтому правила ЭДО для них разумно вынести в отдельный локальный акт о дистанционной работе, а не распространять общий порядок автоматически. Смешивать два потока в одном ЛНА — типичная ошибка на этапе подготовки.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «По умолчанию согласие на КЭДО берётся письменно, на бумаге, и пока безопаснее придерживаться именно этой позиции: в возможном споре такое согласие выглядит убедительнее любых альтернативных схем сбора. Проверьте отдельно, кто в вашей связке оператор персональных данных: если работников в сервисе регистрирует работодатель и передаёт их данные при интеграции, сервис обрабатывает данные по вашему поручению, а согласие собираете вы.»
Вопрос о поручении обработки по 152-ФЗ задаётся вендору письменно, потому что от ответа зависит, чьи это риски. При массовой регистрации сотрудников работодатель передаёт персональные данные в сервис и остаётся оператором, а вендор выступает обработчиком по поручению. Сценарий, где сотрудник регистрируется сам и сервис собирает согласие напрямую, тоже встречается, но он меняет всю схему ответственности. С учётом оборотных штрафов за утечки персональных данных этот пункт проверяют службы безопасности, и на первых встречах вопросы задают именно они, а бизнес-требования обсуждаются уже вторым слоем.
Что критично в вашем сценарии
Универсального короткого списка платформ не существует: критичное для распределённой сети вторично для одного офиса. Таблица показывает, на чём фокусироваться и на что не тратить время в тендере.
| Сценарий | Критично | Вторично |
|---|---|---|
| До 50 сотрудников, один офис | Скорость запуска, облачная поставка, цена за сотрудника, базовые шаблоны | Локальная установка, нагрузочные тесты, low-code редактор маршрутов |
| Распределённая сеть, тысячи сотрудников, филиалы | Выбор подписанта по роли, работа под нагрузкой, доставка пуш-уведомлениями и SMS | Интеграция с мессенджерами, кастомизация интерфейса |
| Типовая конфигурация 1С:ЗУП | Готовый коннектор, поддержка релизов обеих систем | Документация API, свои разработчики |
| Самописная или нетиповая учётная система, ERP | Документация API, тестовые доступы, ресурс своей разработки, срок от 2 дней до 2 месяцев | Готовый коробочный коннектор |
| Государственное или бюджетное учреждение | Лицензии ФСТЭК и ФСБ, сертифицированная версия, локальная поставка или государственное облако | Скорость запуска, вариативность тарифов |
| Много дистанционных работников и исполнителей по ГПХ | Подписание с внештатными исполнителями, Госключ, мобильное приложение, приём без визита в офис | Печатные формы приказов, оформление бумажного архива |
Сценарий с медициной и экстренным набором показывает, зачем нужна нижняя строка таблицы. Федеральный медицинский центр формировал кадровый резерв специалистов по всей стране: около 800 человек, готовых выехать при чрезвычайной ситуации. Пока КЭДО не было, экстренное оформление около 200 человек за несколько дней приходилось закрывать обходными решениями. С личными кабинетами и заранее собранным комплектом документов приём перестал зависеть от географии.
Ошибки при выборе и цена ошибки
Первая ошибка — требовать возврат подписанных документов обратно в учётную систему. Мотив понятен: кадровик хочет видеть документ там, где привык работать. Но это задваивает базу и нагрузку на учётную систему, а дальнейшая судьба такого документа неясна: перештамповка и архивное хранение реализованы в системе КЭДО, а не в учётной. Задача решается открытием документа по гиперссылке из привычного интерфейса.
Вторая ошибка — интеграция с мессенджерами для уведомлений. Единого мессенджера, которым пользуются все сотрудники, не существует, поддерживать придётся сразу несколько, а любой из них может стать недоступным, и процессы встанут. Пуш-уведомления в мобильном приложении и SMS доходят даже на кнопочный телефон без интернета.
Третья ошибка — выбирать по известности поставщика, не заглядывая на шаг вперёд. Если через год вы захотите автоматизировать не подписание, а кадровые процессы целиком, платформа без процессного движка вас туда не пустит.
Цена ошибки считается не переплатой за лицензии. Смена системы через год — это повторное внедрение, повторная интеграция, перенос архива и новая волна обучения сотрудников, при этом ЛНА и часть согласий переоформляются заново. Отдельная строка — вид подписи: документ, подписанный не тем видом подписи, который допускает статья 22.3 ТК РФ, считается оформленным ненадлежащим образом. Это нарушение по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, до 50 000 рублей на юридическое лицо, и в трудовом споре такой документ не работает как доказательство.
Когда менять систему КЭДО не нужно
Если у вас до 50 человек в одном офисе, документы подписываются раз в квартал, а учётная система типовая, гнаться за платформой с low-code движком и локальной поставкой смысла нет: вы оплатите функциональность, которой не воспользуетесь. Не нужен переход и в ситуации, когда действующая система закрывает ваш реестр документов, а неудобство сводится к настройке маршрутов, — это решается на стороне администратора. И отдельно: КЭДО не заменяет очный инструктаж по охране труда и не отменяет бумажные документы из перечня исключений, поэтому обещание «полностью безбумажной компании» проверяйте на этих четырёх позициях.
Стоимость КЭДО: тарифы и из чего складывается цена
Стоимость зависит от численности подключаемых сотрудников, набора функций и варианта поставки. Модель тарификации стоит сравнивать отдельно: часть вендоров дробит цену на внедрение, модули и подписи, и итог становится непрозрачным.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата на год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении сотрудника |
| Получение УКЭП | через партнёров-удостоверяющие центры | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного тарифа и потребности в выделенном сервере или кастомной интеграции; электронные подписи для сотрудников в цену уже включены, отдельной строкой они не считаются. Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указана минимальная оплата по тарифу «Бизнес».
Тариф меняется в любую сторону в течение срока: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начинать с меньшего пакета на время пилота допустимо.
Выводы
Сравнение платформ КЭДО начинается не с интерфейса, а с реестра ваших документов и допустимых для них видов подписи по статье 22.3 ТК РФ. Дальше проверяются интеграция с конкретной конфигурацией учётной системы, процессный движок с ролями и сроками на этапах, вариант поставки с лицензиями вендора, архив с горизонтом хранения до 50 лет и прозрачность тарификации. Юридическая обвязка — ЛНА, уведомления, согласия и распределение ролей по 152-ФЗ — готовится параллельно выбору, а не после него.
Мы в Добыто ведём такие проекты в обе стороны: помогаем собрать требования тем, кто приходит без технического задания, и разбираем спорные пункты у тех, кто приносит готовый документ. Пилотная группа, реальное подписание и выгрузка архива с файлами подписи закрывают большую часть вопросов ещё до покупки.
Частые вопросы
Может ли директор подписывать кадровые документы простой электронной подписью?
Нет. Единоличный исполнительный орган подписывает кадровые документы от лица работодателя усиленной подписью: для трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров и приказов о дисциплинарном взыскании — только УКЭП, для остальных документов допускается УКЭП или УНЭП. ПЭП со стороны работодателя статья 22.3 ТК РФ не предусматривает. Право подписи можно передать другому сотруднику: кадровику, бухгалтеру по зарплате, уполномоченному лицу, оформив это приказом, а при подписании от лица организации физическим лицом — машиночитаемой доверенностью, зарегистрированной в ФНС.
В каких единицах тарифицируется УКЭП и что вендоры называют типом подписки?
Электронная подпись не измеряется в штуках документов или мегабайтах. Тарифицируется либо сертификат, либо активный кабинет пользователя: в одном кабинете действует одна активная подпись, и её перевыпуск при забытом пароле обычно не оплачивается отдельно. «Тип подписки» в коммерческих предложениях означает пакет функций, а не вид подписи, поэтому в сравнительной таблице эти два столбца нужно разводить: какие виды подписи поддерживаются и что входит в пакет.
Нужно ли отдельное соглашение с работником об использовании УНЭП?
Квалифицированная подпись признаётся по умолчанию, соглашение для неё не требуется. Для ПЭП и УНЭП соглашение обязательно, если их использование не предусмотрено федеральным законом, и оно должно описывать порядок проверки подписи. Для кадровых отношений применение неквалифицированной подписи прямо предусмотрено Трудовым кодексом, но с исполнителями по ГПХ и самозанятыми соглашение об электронном документообороте заключается отдельно: на них правила статей 22.1-22.3 не распространяются.
Что произойдёт с электронным архивом, если расторгнуть договор с вендором?
В лицензионных договорах обычно предусмотрен доступ к архивной версии после расторжения, и разработчики продолжают поддерживать хранение. Но проверять это нужно по тексту договора до подписания, а не по презентации. Дополнительно запросите порядок выгрузки юридически значимого комплекта: документ плюс файлы подписи, чтобы архив оставался пригодным для проверки при сроках хранения 50 и 75 лет.
Нужно ли брать письменное согласие у дистанционных работников?
С дистанционными работниками порядок обмена электронными документами регулируется главой Трудового кодекса о дистанционной работе, и условия взаимодействия можно закрепить локальным нормативным актом о дистанционной работе и трудовым договором. Для остальных работников безопаснее собирать письменное согласие на бумаге по статье 22.2 ТК РФ. Исключение — принятые после 31 декабря 2021 года без трудового стажа на эту дату: их достаточно уведомить.
Сколько времени закладывать на обучение сотрудников при запуске?
Практика показывает, что рядовым сотрудникам хватает одного-двух вебинаров: выпуск подписи, подача заявления, подписание документа. Кадровым специалистам нужен более широкий блок, включая работу в интерфейсе учётной системы после интеграции. Отдельно закладывайте сопровождение первых десятков подписаний: именно на них всплывают ошибки маршрутов и незаполненные контакты сотрудников, из-за которых кабинеты не активируются.
Обязательно ли выбирать систему с сертификатом ФСТЭК?
Не всем. Сертифицированный продукт точно нужен государственным организациям и тем, у кого по закону требуются высокие уровни защищённости информационной системы. Остальным необходимость определяется анализом нормативных документов для конкретной организации и системы, и такой анализ проводит лицензиат ФСТЭК. Лицензия у разработчика на разработку средств защиты информации требуется в любом случае: под неё попадает любая система, где проверяется хотя бы пароль пользователя.
