Выпуск УНЭП стоит компании от 0 до 500 рублей в год на одного сотрудника, а сопоставимая по функциям УКЭП — от 2 000 до 5 000 рублей в год на человека. Ноль получается там, где работник подписывает документы через инфраструктуру электронного правительства в приложении Госключ: сертификат бесплатен для обеих сторон, платной остаётся только разовая интеграция. Расходы на получение и использование подписи работника по части 5 статьи 22.2 ТК РФ несёт работодатель. Для бюджета критична единица тарификации: УНЭП в системе вендора считается по сертификатам на человека в год, УНЭП ЕСИА не тарифицируется вовсе, а часть сервисов дополнительно берёт плату за каждый подписанный документ.
Разберём четыре статьи расходов на подписи, три способа массовой выдачи УНЭП и то, чем УНЭП отличается от ПЭП и УКЭП с точки зрения счёта, а не юридической теории. Покажем, как считать бюджет на 100, 500 и 2 500 человек и где смета обычно вырастает вдвое против плана. Готовые расчёты по численности, чек-лист подготовки к массовой выдаче, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы бухгалтера — во второй половине статьи.
Из чего складывается стоимость УНЭП при массовой выдаче
Смета на подписи состоит из четырёх частей, и только первая из них попадает в коммерческое предложение вендора. Это плата за сертификат, плата за подписание, разовые затраты на интеграцию и скрытая часть — трудозатраты кадровой службы на идентификацию, выпуск, продление и восстановление паролей.
Коммерческая УНЭП, выпущенная в информационной системе вендора, обходится примерно в 500 рублей в год на сотрудника. Отдельные сервисы строят тариф иначе: 400 рублей за выпуск одной подписи плюс 25 рублей за каждый подписанный документ. При среднем потоке около 20 кадровых документов в год на человека вторая часть тарифа перевешивает первую. УКЭП стоит от 2 000 до 5 000 рублей в год на сотрудника, а ПЭП формально бесплатна, но тянет за собой стоимость каждого СМС-сообщения для подтверждения.
Ниже — сравнение видов подписи по трём параметрам, которые определяют выбор при массовой выдаче: защищённость, удобство для работника и допустимость в кадровом документообороте.
| Вид подписи | Безопасность | Применимость в КЭДО | Плата за использование |
|---|---|---|---|
| Простая ЭП | 10 % | 10 % | стоимость каждого СМС-сообщения |
| ПЭП ЕСИА | 30 % | 30 % | бесплатно |
| УНЭП в информационной системе | 50 % | 80 % | около 500 руб. в год на сотрудника |
| УНЭП Госключ | 75 % | 80 % | бесплатно, разовые затраты на интеграцию |
| УКЭП Госключ | 100 % | 100 % | бесплатно, разовые затраты на интеграцию |
| УКЭП из удостоверяющего центра | 100 % | 100 % | от 2 до 5 тыс. руб. в год на сотрудника |
Из таблицы видно, где ломается привычная логика «дороже значит лучше»: УНЭП Госключ даёт более высокую защищённость, чем платная УНЭП в системе вендора, при нулевой плате за использование. Разница в удобстве при этом обратная: чем выше уровень подписи, тем длиннее путь работника до первого подписанного документа.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Бухгалтеру приносят коммерческое предложение с ценой за сертификат и просят согласовать сумму. Считать надо не сертификаты, а два потока сразу: выпуск подписей и плату за подписанные документы. Один и тот же сервис может брать 400 рублей за подпись и 25 рублей за документ, и при 20 документах в год на человека второй поток окажется больше первого. Запросите у вендора раздельные цифры по обеим строкам до подписания договора.»
УНЭП, ПЭП и УКЭП: за что именно вы платите
Три вида подписи различаются не силой «по ощущениям», а способом подтверждения личности и тем, кто отвечает за ключ. ПЭП подтверждает, что действие совершено под конкретной учётной записью: логин, пароль, код из СМС. УНЭП создаётся средствами криптографии, показывает автора и фиксирует, что после подписания документ не менялся. УКЭП добавляет к этому квалифицированный сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и по 63-ФЗ приравнивается к собственноручной подписи без дополнительных соглашений.
Отсюда и разная единица тарификации, из-за которой сметы расходятся с фактом. У УКЭП единица измерения — квалифицированный сертификат на конкретное физическое лицо, срок его действия обычно составляет один год, поэтому подписка считается по формуле «человек умножить на год». У коммерческой УНЭП единица та же, но цена ниже: удостоверяющий центр не аккредитован по требованиям для квалифицированных сертификатов. У ПЭП тарифицируется не сертификат, а событие: отправленное СМС-сообщение. У УНЭП через Госключ единицы тарификации нет вообще — работник выпускает сертификат сам в мобильном приложении, компания за это не платит.
Факт: на 15 апреля 2026 года в Госключе выпущено более 41,2 млн сертификатов, а количество подключённых организаций превысило 3 200, из них более 1 000 используют приложение именно в кадровом документообороте.
В практике Добыто расхождение сметы с фактом чаще всего возникает именно здесь: компания сравнивает цены за сертификат, не заметив, что у одного из сервисов основной доход идёт с платы за документы. Сравнивать предложения вендоров можно только после приведения их к одной единице. Переведите каждое КП в годовую стоимость на одного активного подписанта с учётом планового числа документов, иначе тариф «за сертификат» и тариф «за документ» несопоставимы.
Три способа выдать УНЭП сотрудникам и цена каждого
Статья 22.3 ТК РФ разрешает работнику подписывать кадровые документы усиленной неквалифицированной подписью двух происхождений: созданной по соглашению сторон в информационной системе и полученной через инфраструктуру электронного правительства. Третий вариант — УКЭП. От выбора зависит не только цена, но и то, какие документы вы обязаны оформить до первой подписи.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| УНЭП по соглашению сторон в системе вендора | соглашение с каждым работником, годовая плата за сертификат, процедура продления и перевыпуска | наличие у работника подтверждённой учётной записи на Госуслугах |
| УНЭП ЕСИА через Госключ | подтверждённая учётная запись и смартфон у работника, разовая интеграция, информирование персонала | соглашение об использовании УНЭП с работником не требуется |
| УКЭП из аккредитованного удостоверяющего центра | очная идентификация, годовая плата 2-5 тыс. руб. на человека, носитель ключа и его хранение | экономия на трудозатратах кадровой службы |
Ключевая правовая деталь для второго сценария: часть 2 статьи 22.3 ТК РФ прямо допускает УНЭП, полученную через инфраструктуру электронного правительства, и это снимает необходимость подписывать с работником отдельное соглашение об использовании неквалифицированной подписи. Порядок создания и использования такого сертификата установлен постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2021 г. № 2152.
Отдельная статья расходов, которую забывают при выборе первого и третьего сценариев, — носитель ключа. Токен нужен там, где подпись используется в государственных системах и у руководителя, а для массового подписания рядовыми сотрудниками облачное хранение или Госключ закрывают ту же задачу без закупки устройств.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проверьте, какой подписью подписан ваш документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, без отдельной платы за сертификат, а УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Расчёт бюджета на 100, 500 и 2 500 сотрудников
Считаем по трём базовым ставкам: 400 рублей за выпуск одной подписи, 25 рублей за подписанный документ при 20 документах в год на человека, от 2 000 рублей в год за УКЭП. Цифры показывают не абстрактную выгоду, а разрыв между строками сметы при одинаковом объёме документооборота.
| Численность | Выпуск подписей по 400 руб. | Плата за документы по 25 руб. | УКЭП от 2 000 руб. в год | УНЭП ЕСИА |
|---|---|---|---|---|
| 100 человек | 40 000 руб. | 50 000 руб. | от 200 000 руб. | 0 руб. |
| 500 человек | 200 000 руб. | 250 000 руб. | от 1 000 000 руб. | 0 руб. |
| 2 500 человек | 1 000 000 руб. | 1 250 000 руб. | от 5 000 000 руб. | 0 руб. |
На 2 500 сотрудников только выпуск подписей даёт миллион рублей, а плата за документооборот добавляет ещё 1,25 млн. Обе строки исчезают при переходе на бесплатную УНЭП, и остаются разовые затраты на интеграцию плюс работа по информированию персонала.
Кейс из практики: компания-разработчик HR-решений перевела на КЭДО 1 100 сотрудников и перешла на подписание через Госключ. Документооборот по одному кадровому процессу сократился до 15-30 минут против нескольких недель на бумаге, экономия на электронных подписях составила 0,5 млн рублей в год.
Во что обходится ошибка в расчёте
Первая ошибка — оплата годовых сертификатов авансом на всю численность. При текучести в 20 % за год пятая часть сертификатов остаётся неиспользованной, а вернуть деньги за подпись уволившегося работника нельзя: сертификат уже выпущен на физическое лицо. На 500 сотрудниках это 40 000 рублей выброшенного бюджета только по строке выпуска.
Вторая ошибка дороже. Если документ из перечня части 1 статьи 22.3 ТК РФ подписан работником простой электронной подписью вместо усиленной, ГИТ не признаёт его оформленным надлежащим образом. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ обходится юридическому лицу в 30 000-50 000 рублей, а сам документ теряет доказательственную силу в споре. Стоимость сэкономленных на подписях сумм на этом фоне перестаёт иметь значение.
Внимание: при самостоятельном подключении к Госключу без агентского договора обезличенный сертификат организации выпускает лично генеральный директор и перевыпускает его каждый год. Если директор в длительной командировке, подписание в компании останавливается.
Кто платит за подпись работника и как это оформить
Часть 5 статьи 22.2 ТК РФ возлагает на работодателя расходы на получение работником электронной подписи, если её нет, и на её использование. Удержать стоимость сертификата из зарплаты, поставить условие «подпись за свой счёт» в трудовой договор или в локальный нормативный акт нельзя. Обратная ситуация закон разрешает: работник вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную подпись, и тогда компания за неё не платит.
Для перехода на КЭДО нужен комплект из четырёх документов: приказ или иной ЛНА о введении электронного документооборота, положение о ведении КЭДО с перечнем документов и видов подписи, уведомление работников и их письменные согласия. Если вы выдаёте УНЭП по соглашению сторон, к комплекту добавляется соглашение об использовании подписи и согласие на обработку персональных данных для выпуска сертификата. При работе через Госключ соглашение об использовании УНЭП не требуется, а способы идентификации и порядок выпуска сертификата описаны на странице Госключа на портале Госуслуг.
Полезно знать: при подключении по агентскому договору вендора требуется согласие сотрудников на передачу персональных данных в сторону вендора. При самостоятельном подключении такое согласие не нужно, но появляется обязанность ежегодного перевыпуска сертификата организации.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Соглашение об использовании УНЭП по соглашению сторон — это документ на каждого работника, который кто-то должен собрать, проверить и сохранить. При численности в несколько тысяч человек эта работа стоит дороже самих сертификатов. Прежде чем считать экономию на подписи, посчитайте, сколько человеко-часов уйдёт на сбор бумаг: у варианта с УНЭП через ЕСИА этой строки в смете нет.»
Шаблоны документов для перехода на КЭДО и выдачи подписей
Комплект закрывает и правовую часть перехода, и оформление подписи; начните с уведомления работникам, без него сбор согласий начинать рано.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных для выпуска сертификата ЭП | Скачать |
| Заявление на аннулирование сертификата ЭП | Скачать |
| Дорожная карта внедрения КЭДО (Excel) | Скачать |
Как сократить расходы на подписи при массовой выдаче
Экономия складывается не из скидки вендора, а из отказа от платных единиц тарификации там, где закон разрешает бесплатные. Шесть приёмов, которые дают измеримый эффект.
- Перевести массовое подписание на УНЭП через ЕСИА. Убирает обе платные строки: и выпуск сертификата, и плату за документ.
- Не переводить всех разом. Сотрудников с действующей платной подписью переводят по мере её истечения или утери, а не досрочно: оплаченный период не пропадает.
- Отказаться от закупки токенов для рядовых сотрудников. Аппаратный носитель оставляют руководителю и тем, кто работает с государственными системами.
- Считать активных подписантов, а не штатную численность. Часть сотрудников за год не подписывает ни одного документа, и платить за их сертификаты незачем.
- Собрать базу знаний до старта. Инструкции, короткие видео о подписании и работа с руководителями подразделений снимают основную часть обращений в поддержку.
- Проверить, какие документы вообще нельзя переводить в электронный вид. Трудовые книжки, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда остаются на бумаге, подписи под них не нужны.
Как перевести компанию на бесплатную УНЭП: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выгрузите из учётной системы список сотрудников с указанием тех, у кого уже есть действующая электронная подпись, и срока её действия.
- Шаг 2. Выберите модель подключения: агентский договор с вендором либо самостоятельная интеграция с выпуском обезличенного сертификата организации.
- Шаг 3. Обновите положение о ведении КЭДО: укажите виды подписи по каждому типу документа и порядок действий при отказе работника.
- Шаг 4. Запустите пилотную группу на одном подразделении и соберите список типовых вопросов работников.
- Шаг 5. Проведите информационную кампанию: рассылка, инструкция на портале, ролик о подписании, поддержка со стороны руководителей подразделений.
- Шаг 6. Переводите остальных по мере истечения ранее выданных подписей и фиксируйте в реестре, кто на какой подписи работает.
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: она снимает основную часть ошибок настройки маршрутов и показывает реальную долю сотрудников, которым понадобится помощь при первом подписании.
Лайфхак: начинайте прогрев кандидатов ещё на этапе отклика на вакансию. При таком подходе доля трудовых договоров, подписанных в приложении сразу при приёме, доходит до 95 %, и компания не выпускает для новичков платные сертификаты.
Кейс из практики: банк федерального масштаба шёл от старта проекта до пилота около 4 месяцев. Действующих сотрудников разделили на три группы: 25 % работали с УКЭП или платной УНЭП, 75 % — только с ПЭП, менее 1 % вообще не пользовались КЭДО. Первую группу переводили по завершении или утере подписи, ко второй применяли информационную кампанию, с третьей заключали дополнительные соглашения. Доля сотрудников с бесплатной подписью выросла до 90 %.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Массовый перевод сотрудников на новую подпись упирается не в технологию, а в готовность людей ставить приложение. Работает связка из четырёх элементов: рассылка, баннеры на корпоративном портале, амбассадоры в подразделениях и отдельная работа с руководителями. Заложите на эту кампанию столько же внимания, сколько на интеграцию, иначе половина сотрудников останется на бумаге.»
Когда переход на бесплатную УНЭП не даёт экономии
Смена подписи не решает задачу в четырёх ситуациях, и честнее увидеть это до начала проекта.
Первая: компания до 25 человек с редким документооборотом. Здесь абсолютная экономия измеряется десятками тысяч рублей в год и не окупает трудозатрат на перестройку процессов.
Вторая: сотрудники без подтверждённой учётной записи на Госуслугах или без смартфона. Приложение требует и того, и другого, и при значительной доле линейного персонала без смартфонов часть людей придётся оставить на другом виде подписи.
Третья: подписание документов, где по закону нужна именно квалифицированная подпись стороны за пределами трудовых отношений. УНЭП работника не заменяет УКЭП организации при работе с контрагентами и государственными системами.
Четвёртая: компания только начинает КЭДО и одновременно меняет учётную систему. Два проекта сразу растягивают сроки, и экономия на подписях теряется на удвоенных трудозатратах внедрения.
Важный нюанс из практики: телеком-компания с многолетним КЭДО за первый квартал 2026 года довела долю перешедших на электронный документооборот до 72 % сотрудников, а 64 % кандидатов трудоустраивались с электронной подписью. Оставшаяся часть персонала — это не техническая проблема, а нормальный остаток, который закрывается годами и требует бумажного контура.
Стоимость КЭДО в Добыто: тарифы 2026 года
Итоговая сумма зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с 1С, кастомных шаблонов, электронного архива.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», ПЭП, УНЭП и УКЭП, неограниченно сотрудников | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | 1 год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9 %, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | рассчитывается индивидуально |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому отдельной строки «выпуск сертификатов» в бюджете не появляется. Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, понизить тариф тоже можно в любое время. Для бухгалтера это означает, что переплата за неиспользованный период не фиксируется на год вперёд.
Выводы
Стоимость подписей при массовой выдаче определяется не ценой сертификата, а выбранной единицей тарификации. Платная УНЭП считается по формуле «человек умножить на год» и часто дополняется платой за каждый документ, а УНЭП через инфраструктуру электронного правительства не тарифицируется вообще. На 2 500 сотрудниках разница между этими моделями измеряется миллионами рублей в год, при этом расходы на подпись работника в любом случае несёт работодатель по части 5 статьи 22.2 ТК РФ. Экономия достигается постепенным переводом персонала по мере истечения ранее выданных подписей, отказом от токенов для рядовых сотрудников и расчётом бюджета по активным подписантам.
Мы в Добыто ведём такие переходы с обеих сторон: настраиваем маршруты подписания и виды подписи по типам документов и помогаем свести смету так, чтобы платными оставались только те позиции, которые невозможно закрыть бесплатной подписью.
Частые вопросы
Можно ли удержать стоимость подписи из зарплаты работника, который уволился через месяц после выпуска сертификата?
Нет. Часть 5 статьи 22.2 ТК РФ относит расходы на получение и использование электронной подписи работника к расходам работодателя, и исключений для короткого срока работы там нет. Вернуть деньги за годовой сертификат уволившегося тоже не получится: он выпущен на конкретное физическое лицо. Единственный способ не терять эти суммы при высокой текучести — использовать подпись, которая не тарифицируется, либо выпускать сертификаты после прохождения испытательного срока.
Хватит ли единоличному исполнительному органу простой электронной подписи для кадровых документов?
Нет. При работе в собственной информационной системе работодателя сторона работодателя подписывает кадровые документы усиленной квалифицированной подписью. Исключение сделано для цифровой платформы «Работа в России», где работодателю допустима усиленная неквалифицированная подпись. ПЭП руководителя закрывает внутренние согласования и переписку, но не заменяет подпись работодателя под трудовым договором или приказом.
Что делать с уже оплаченными коммерческими сертификатами, если решили перейти на бесплатную подпись?
Досрочно аннулировать их ради перехода невыгодно: оплаченный период не возвращается. Рабочая схема — переводить сотрудников по мере завершения срока действия сертификата или его утери, а всех новых принимать сразу на бесплатную подпись. Параллельно ведите реестр, в котором видно, кто на какой подписи работает: без него маршруты подписания начнут ломаться.
Нужно ли подписывать с работником соглашение об использовании УНЭП, если он подписывает через приложение Госключ?
Нет. Часть 2 статьи 22.3 ТК РФ допускает использование работником усиленной неквалифицированной подписи, полученной через инфраструктуру электронного правительства, и отдельное соглашение об использовании такой подписи с работником не заключается. Порядок создания и использования сертификата установлен постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2021 г. № 2152. Согласие на переход на электронный документооборот при этом остаётся обязательным.
Остаётся ли действительным документ, если сертификат сотрудника истёк через год после подписания?
Да, если на момент подписания сертификат действовал и это подтверждается меткой доверенного времени. Поэтому при выборе сервиса проверяйте, проставляет ли он штамп времени и как организовано хранение подписанных файлов: без метки времени доказать действительность подписи спустя годы сложно. Хранение документов в приложении, выпустившем сертификат, с середины 2024 года не ограничено по сроку.
Как посчитать реальную нагрузку на бюджет, если численность в течение года меняется?
Считайте не среднесписочную численность, а число активных подписантов: сотрудников, которые за год подписали хотя бы один документ. К нему добавьте плановый приём и умножьте на ставку выпуска сертификата, затем отдельной строкой посчитайте плату за документы исходя из числа кадровых документов на человека в год. Две строки, посчитанные раздельно, дают верхнюю границу расходов, а сравнение с нулевой ставкой по бесплатной подписи показывает потенциал сокращения.
